Kom i gang med. Mysoft Oppdatert

Transkript

1 Kom i gang med Mysoft Oppdatert Innhold: 1. Generelt 2 2. Innlogging og oppdatering av egen profil Startsiden, oppbygning og grunnfunksjonalitet Oppdatering av lagsinformasjon Opprette anlegg 9 6. Opprette treningssted Opprette parti Knytte medlemmer til parti / endringer / utmelding Registrere nye medlemmer Sende ut e-post til aktive medlemmer samt passord til medlemmer / grupper Opprettelse av OCR-konto tilpasset bruk i Mysoft Økonomiske forhold etter oppstart Aktivering av portalen for medlemmene Medlemskontingent i forhold til treningsavgift Eksempel på brukerveiledning til egne medlemmer Trenerlisenser Legge til konkurranselisens Overgang til ny sesong Web shop Regnskapsrapporter Medlemsstatistikk Kom i gang sjekkpunkter

2 1. Generelt: Alle henvendelser / spørsmål vedrørende Mysoft skal sendes til Mysoft@gymogturn.no Denne brukermanualen gjelder for administratorer / medlemsansvarlige i foreningen / turngruppa Medlemmer som registrerer seg for første gang og melder seg på et parti får melding om at de får tilsendt passord. Denne e-posten sendes ikke ut før medlemsansvarlig i foreningen/turngruppa har godkjent medlemmet. 2. Innlogging og oppdatering av egen profil: Når klubben er registrere for første gang, legges leder og eventuelt medlemsansvarlig inn i databasen, og de får tilsendt medlemsnummer og passord. Innlogging for et ordinært medlem: Innlogging starter enten fra hjemmesiden til NGTF eller fra lagets / foreningens egen hjemmeside. Når du har klikket på «Medlem» kommer du til innloggingsbildet under: 2

3 Her skriver medlemmet inn det brukernavnet og passordet han/hun har fått tilsendt, og kommer da til «sin profil». Hvis man ikke er medlem fra før, klikk på «bli medlem». Det første medlemmet skal gjøre er å oppdatere opplysningene om seg selv. Alle felt med rød stjerne må fylles ut. Felt vedrørende navn etc. på foresatte, fremkommer når alderen på medlemmet er under 18 år. Trykk «Lagre» når alt er fylt ut. Ved forsøk på å lagre uten at alle pliktige felt er fylt ut, vises manglende informasjon med rødt øverst til venstre. Fyll inn det som mangler og trykk Lagre på nytt. Ved utsending av e-post til medlemmer under 18 år, vil det bli sendt e-post både til foresatt 1, foresatt 2 og medlemmet selv. Innlogging for en administrator (medlem av styret eller medlemsansvarlig): Når du har klikket på og «Medlemsadministrasjon» (gjelder de som administrerer laget/klubben) kommer du til innloggingsbildet under: 3

4 Her skriver du inn det brukernavnet og passordet du har fått tilsendt. Alle lag/foreninger har samme innloggingsportal. Husk å kontakte NGTF v/ for å få aktivert laget/foreningen for dine medlemmer når du er klar til det. Skulle du glemme passordet ditt, så klikker du på «Glemt passord» funksjonen for å få tilsendt nytt passord. Skriv inn e-post adressen din. Denne sjekkes mot det som ligger i systemet, og hvis det er samsvar vil du få tilsendt e-post med brukernavn og passord. NB! Dersom din e-post adresse også er knyttet til en annen person, vil du få feilmelding om at e-posten ikke er registrert. Da trenger du medlemsnummeret ditt i Mysoft basen slik at du kan benytte det som brukernavn. Du kan få dette ved å kontakte medlemsansvarlig eller en av de andre i styret i laget/foreningen din. Husk å endre til et passord som er lettere å huske. 4

5 3. Startsiden, oppbygning og grunnfunksjonalitet: Ved å klikke på «medlemsservice» vil man alltid komme tilbake til hovedbildet med de ulike menyvalg. For å komme tilbake til hovedbildet Klikk på «Administrasjon». Laget er knyttet til den krets som laget hører til i. Ved innlogging kommer du automatisk inn med den rolle og de rettigheter du har knyttet til din rolle i ditt lag. «Administrasjon» er en knapp du kommer til å bruke veldig mye, det er den som åpner opp menyen med alle funksjonene (parti, økonomiske rapporter etc.) 5

6 Søke fram aktive medlemmer: Klikk på «Medlemsservice» klikk deretter på forstørrelsesglasset i den grå ruten der det står «Medlemmer». Scroll ned, og de aktive medlemmene vil da listes opp. Man kan gå inn på oversikt reskontroposter og medlemsprofilen til det enkelte medlem ved å klikke på hhv. dollartegn eller blyanttegn. Tildele verv: Vi skal starte med å opprette hvilke personer som er medlemmer i styret i laget. Ved å definere hvem dette er, tildeles de roller slik at de får tilgang til å utføre oppgaver for laget i Mysoft. For å komme i gang klikker du på blyanten ved siden av «Verv». Da kommer det opp hvem som har verv i ditt lag. Hvis du skal tildele roller, så klikker du på plusstegnet, så får du mulighet til å legge til verv. Noter medlemsnummeret for å hente fram personen. 6

7 Ved oppstart er det i styret lagt inn leder og medlemsansvarlig. Dere vedlikeholder deretter dette selv. De personer som opprettes i styret får rettigheter til å bruke portalen på vegne av laget. Dersom du trenger andre vervtyper, så må du kontakte NGTF på e- post mysoft@gymogturn.no Du kan slette verv ved å klikke på krysset. 4. Oppdatering av lagsinformasjon: Klikk på blyanttegnet ved siden av «Orgledd» for å åpne stedet for oppdatering av grunnleggende informasjon om eget lag. Her legger du inn de korrekte informasjonene. Det er viktig at du vedlikeholder denne informasjonen slik at den er oppdatert og korrekt. Du må huske å legge inn e-post til laget eller til lederen, da dette er den e-posten som brukes når krets eller forbund kommuniserer med dere gjennom systemet. 7

8 Husk også å legge inn e-post faktura. Det er til denne adressen at fakturaer fra NGTF vil bli sendt. I rubrikken for kontonummer skal du skrive det kontonummeret som hører til den kontoen som dere har inngått OCR avtale med. NB! Dersom dere endrer kontonummer, så MÅ forbundet få beskjed slik at riktig kontonummer legges inn i systemet for innlesing av innbetalinger (OCR). Dette er viktig, ellers blir det feil når betalingene blir lest inn. Det er krav til at fakturaer skal inneholde informasjon om utsteders organisasjonsnummer. Dette feltet er nå lagt til slik at laget selv legger til korrekt organisasjonsnummer. Dersom man er i MVA registeret, så legges også MVA til i det siste feltet. Dere kan selv velge antall dager vedr. forfall fakturaer og antall dager mellom purringene. I tillegg kan dere selv definere tekst ved tredje gangs purring. 8

9 5. Opprette anlegg: Det neste trinnet for å komme i gang er å opprette de anlegg og treningssteder dere har. Under menyen «Administrasjon» klikker du på Anlegg. Klikk på Legg til ny. Her må du fylle ut de røde feltene før du lagrer (klikk på «opprett»). Anlegget skal/kan etterpå deles i flere saler dersom dere har det. Dette er det neste trinnet og er kalt treningssteder. I feltet for kommune er det kommunenummeret som fylles inn, dette finner du under «orgledd» (se pkt. over). 9

10 6. Opprette treningssted: Når du har opprettet anlegget skal du opprette Treningssted. Det kan være at dere bare har en gymsal, og da blir det bare ett treningssted, men det kan også være at dere har en apparatsal, et styrketreningsrom, en idrettshall eller lignende. Under Administrasjon velger du nå Treningssted. Når du har klikket på knappen ved siden av valgboksen hvor du valgte «Anlegg», så får du opp bildet nederst på siden. Velg Legg til ny Når du skal registrere treningssted så MÅ du fylle ut de feltene som har rød stjerne, mens de andre kan du la være eller du kan ta de senere. Vi håper at du tar deg tid til å sette merke ved de utstyrstyper som finnes på dette treningsstedet. Det vil være ulikt hvilket utstyr som er tilgjengelig i de ulike treningsstedene, noe som vil framgå etter hvert som du får lagret alle treningsstedene dine. Dersom dere har flere saler i en bygning, så blir det å betrakte som flere treningssteder i samme anlegg. Dersom dere trener både i gymsalen på en skole, og i en idrettshall ved siden av skolen eller et annet sted, så blir det to anlegg. Nedenfor finner du et eksempel som viser hvordan du kan bruke denne lista. Du setter hake ved utstyrstypen og bruker fritekstfeltet for å fylle ut opplysninger som du kan ha nytte av. Grunnen til at vi etterspør disse opplysningene er at vi på forbundsnivå ønsker å kunne bruke reelle data for å kunne påvirke myndigheter til bedre rammevilkår for dere. Det kan også være at denne listen kan være en hjelp for dere til å holde oversikt over utstyret, selv om den kanskje kan bli for enkel. 10

11 11

12 7. Opprette parti: Etter at treningsstedet er opprettet, så skal du opprette partiene dine. Funksjonen finnes i funksjonsmenyen. Velg Parti. 12

13 Når du har valgt parti får du opp dette bildet, og her velger du Legg til. I dette registreringsbildet må du også fylle ut alle feltene som er merket med rød stjerne. Navn på parti: Her velger dere det som dere har som navn på partiene deres. NB! Denne vises også på fakturaene. Et tips er å bruke H-18 (Høst 18), V-19 etc. til slutt i partinavnet. Eksempel på navnsetting: Gymlek J 4-5 år ( ) Tor H-18 Status settes til Aktiv for partier som er i bruk. Gren er det valget du må gjøre for at deltagerne skal bli tellet riktig på idrettsregistrering. Her finner du alle grenene som tilhører NGTF. Dersom dere er et fleridrettslag og trenger andre grener, så kontakter dere NGTF for å få opprettet disse. I forhold til Idrettsregistreringen vil systemet kun telle opp de som er aktive på et parti. Personer med verv telles med i kategori Gymnastikk- og breddeaktivitet (dette ordnes av systemet). Lisensierte trenere som er lagt inn som hovedtrener eller hjelpetrener på et parti vil også telles med i 301. Det er viktig at partiene settes opp med riktig gren Turn = konkurranseaktivitet (dvs. apparatturn for kvinner/menn). Veldig mye av aktiviteten på partiene er derfor ikke «turn» (302), men «gymnastikk/breddeaktivitet» (301). 13

14 Alder fra-til må legges inn med heltallsverdier. Det betyr at dersom du vil at de som for eksempel fyller 7 år i løpet av året skal kunne delta på dette partiet, så må du legge Alder fra som 7 og alder til som 7. Du må oppgi hvor mange deltagere (Antall plasser) det skal være på partiet, og hvorvidt du vil bruke ventelistefunksjonen. Du må også oppgi hvilket kjønn som partiet er for. Startdatoen er den datoen treningen starter. Sluttdatoen er den datoen treningen slutter i det semesteret. Systemet fungerer best hvis start og sluttdatoene er innenfor samme halvår, for eksempel vår og høst. Treningstidspunktet (dag og tid) skal legges inn litt senere. 14

15 Du må også sette inn prisen som deltakerne skal betale for å delta på partiet. Dette er treningsavgiften. Se også punktet vedrørende ytterligere avklaring på forskjellen mellom begrepene kontingent og treningsavgift. Hvis dere ønsker mulighet til å gi søskenmoderasjon eller å kunne tilby å trene på flere partier for en pris, så må dere velge å sette «Overstyr pris» til Ja. Se mer detaljer i punkt 12. Faktureringen vil starte på den datoen dere setter som startdato, og går deretter daglig. Du må velge om partiet er åpent eller lukket, dvs. i forhold til hvem som kan få melde seg på. Åpent betyr at det ligger tilgjengelig for alle. Lukket betyr at du har satt krav til forkunnskaper / ferdigheter for at medlemmene skal kunne være med. Det er kun dere med administratorrettigheter (styret) som kan legge til medlemmer i lukkede partier. Det er nå mulighet til å angi ulike inntektskonti, avdelinger og prosjekt knyttet til de enkelte partiene. Default er det satt opp at det inntektsføres mot konto 3925, og avdeling er satt til 0, det samme er prosjekt. De lag som ønsker å kunne finne igjen inntektene knyttet til ulike partier tar i bruk de kontoer, avdelinger og prosjekter. Det er lagt inn sperre i forhold til kontoer som er i bruk til andre felles føringer i systemet. Før man kan legge til trener, må vedkommende være registrert som medlem og trenerlisens må være opprettet. Se eget punkt vedrørende trenerlisens. 15

16 Legge til hovedtrener. Trykk på søk: Du får opp denne søkesiden, og her skriver du inn et søkekriterium for å finne den treneren du skal legge til. Du kan bruke enten ett av feltene å søke etter, eller flere felt samtidig. Bruker du flere felt, så begrenses søket. Bruker du bare ett felt, så er søket mer åpent og du får flere treff. Du kan også søke uten å legge inn noe her, og da får du alle trenerne i laget ditt som har gyldig lisens. Jeg har lagt inn etternavn, og får opp aktuelle trenere. For å velge trener, så klikker du på navnet til den du ønsker å legge til. 16

17 Når du har valgt trener, så vil du komme tilbake til partiredigeringen, og du finner trenerens navn listet opp. Det er bare plass til én hovedtrener, men når du nå trykker lagre, så vil du kunne legge til hjelpetrenere på samme måte. Bildet ved siden av, viser hvordan det ser ut etter at du trykket lagre. Hjelpetrenerknappen er kommet fram. Under Hovedinnhold er det listet opp en god del stikkord som vi håper dekker det som skjer på dette partiet. Dette er utfyllende informasjon om hvilken aktivitet som foregår på dette partiet, og det vil kunne være nyttig informasjon for de som har lyst til å begynne, og samtidig gir det krets og forbund en mulighet til å tilby kurs i forhold til de aktivitetene som foregår. Her er det fint om dere setter så mange kryss dere trenger for å beskrive hovedinnholdet. Vi har også bedt dere sette kryss for å markere om det er breddeaktivitet eller konkurranseaktivitet slik at vi får en bedre oversikt enn vi har hatt tidligere når vi har registrert i Idrettsregistreringen. Legge til treningstider: Klikk på Treningstider. Du får nå mulighet til å legge til så mange treningstider du ønsker for dette partiet. Klikk på «Legg til ny», og bildet blir redigerbart. Det kommer røde stjerner på de feltene som må fylles ut. Jeg har valgt dag, hvilket treningssted partiet trener i, når treningen starter (bruk kolon mellom timer og minutter, f.eks. 17:00), og til slutt hvor lenge treningen varer (antall minutter, f.eks. 60). Klikk på lagre, og få en bekreftelse på at treningstiden er lagret. Når du nå velger å 17

18 se treningstidene for dette partiet igjen, så har det kommet opp hvilken treningstid partiet har. NB! Hvis man ikke legger inn treningstider, blir ikke partiet synlig for medlemmene. 18

19 For å slette en treningstid, så bruker du søppelbøtta, og for å endre på treningstiden (sted eller tidspunkt) så bruker du blyanten. Siste trinn når et parti er opprettet, er å velge om det skal gjøres tilgjengelig (synlig) gjennom å merke av for Publisering. Deretter må det også merkes av for Påmelding for å gjøre partiet åpent for påmelding fra medlemmer. Denne muligheten innebærer at laget kan klargjøre alle partiene, og så kunne åpne for påmelding på et gitt tidspunkt. 19

20 Når partiet blir publisert, så dannes det en internettside som dere kan legge ut en link til på deres egen hjemmeside. Presentasjonen av partiene ser da ut som på bildet under. De som klikker på Gå til påmelding vil komme til innloggingsiden som trenger brukernavn og passord. Dersom de ikke er medlemmer ennå, må de først gå til den siden hvor de kan melde seg inn i laget, og der kan de i samme prosess som innmeldingen, også legge til hvilket parti de ønsker å delta på. 20

21 8. Knytte medlemmer til partier / endringer / utmelding: Det er to muligheter til å knytte utøvere til parti. Du kan enten gå inn på en og en utøver og velge partiet som han skal være knyttet til slik som vist under, eller du kan be medlemmene selv logge seg på og velge partiet de skal delta på. I neste sesong kan du oppdatere medlemslisten for hele partier samtidig. Da benyttes funksjonen Partioppsett. NB! Husk at du må opprette nye partier for hver sesong. Før du begynner å knytte enkeltutøvere til partier, så kan det være gunstig å gjøre et utvalg av medlemsmassen slik at du lettere ser at du har fått med deg alle. Klikk på medlemsservice, lupen og scroll ned for å få fram medlemsoversikten. 21

22 Under er vist et «avansert søk» basert på å finne de som er født før eller etter en bestemt dato, i vårt tilfelle de som er født mellom og Da kan du få fram en liste som du igjen kan sortere etter alder, eller fødselsdato eller noen av de andre kolonnene som står der. Når du så skal knytte personer til partier, så klikker du på blyanten. I dette bildet klikker du på Nytt parti og får muligheten til å knytte person til parti. 22

23 I det vinduet som da kommer opp velger du hvilket parti du vil koble denne personen til. Du får bare opp partier som passer til denne personens alder og kjønn. Når valget er gjort vil du kunne se hvilken status denne personen får, om han blir påmeldt eller om han blir satt på venteliste. Når du så trykker på Send påmelding får du opp en kvittering på at det er sendt e-post til denne personen/foresatte om at han er påmeldt dette partiet, og han vil også få oppgitt status i forhold til om han er kommet med eller har blitt satt på venteliste. Det sendes automatisk ut e-post når dere gjør en endring i en persons påmeldingsstatus. 23

24 Eksisterende medlemmer vil også kunne melde seg på et parti fra sin profil ved å klikke på «Partipåmelding» 24

25 Kommentarer fra medlemmene til laget omkring deltagelsen på et parti er nå synlig som ikon bak den enkelte partipåmelding. Dette gjelder også dersom man står inne i funksjonen Administrasjon deltakere partier. Utmeldingsfunksjonen har nå blitt gjort slik at den bringer deg igjennom kontrollene omkring medlemmets økonomi før utmelding kan foretas, samt at den setter status på partipåmelding til sluttet når medlemmet blir meldt ut. Alt styres nå fra dette bildet. Det er mulig å legge til kommentarer når medlemmene melder seg på, for eksempel i forhold til prioritering av ønsker, ønske om å trene samtidig med nabobarn o.l. Disse kommentarene blir nå synlige både på Administrasjon deltagere parti og bak den enkeltes liste over partier medlemmet er påmeldt. 25

26 Utskrift av status om medlemmet har betalt for seg: Utskrift av kundereskontro (hvorvidt man har betalt et parti eller ikke) er nå gjort tilgjengelig gjennom at det er kommet et printerikon over partipåmeldingene inne på medlemmets personlige profil. Tildele plasser fra venteliste: Ventelistene opprettes automatisk hvis du har valgt at det er venteliste på partiet. Systemet tildeler plasser til deltagere etter hvert som de melder seg på, og det sendes e- post kvittering når de har meldt seg på. Dette gjelder for de som allerede er godkjente som medlemmer. Nyinnmeldte medlemmer kommer inn på den reserverte plassen på listen ved godkjenningstidspunktet. Systemet holder av plass til dem selv om de ikke er ferdig godkjent. Innmeldingstidspunktet framgår av lista som du behandler under «Godkjenn medlem», se eget punkt. De som kommer på venteliste, får beskjed om at de er på liste samt hvilken plass. Det er dere som lag som kan bestemme hvem som får plassen, basert på den politikk dere har valgt for det. Dette gjøres ved å velge Administrasjon deltakere partier, eller på profilen til medlemmet, søke opp det partiet du vil gjøre noe med, og så får du opp en liste som vist under. Dere ser der rangeringen, men dere velger likevel fritt hvem av de på venteliste som du vil tilby plassen. Gjennom dette kan du også overstyre antallet plasser på partiet. 26

27 Ved å klikke på nedtrekksmenyen bak status, så kan du endre denne for dette medlemmet. Her har vi endret status fra Venteliste til Påmeldt, og får da opp dialogboksen under. Her får vi mulighet til å få kopi av den meldingen som går ut til medlemmet slik at vi kan holde oversikt over hva som er gjort med den enkelte. Alle slike statusendringer gir samme dialogboks med mulighet til å avbryte handlingen, eller gjennomføre og samtidig får e-post kvittering. Adressen til medlemsansvarlig legges inn i Lagsinfo, se tidligere punkt. 27

28 Utmelding: Utmelding av medlemmer starter ved å legge inn utmeldingsdato i medlemmets profil, og endre status fra Aktiv til Utmeldt. Trykk så på Lagre. Systemet vil nå gjøre et søk på personens økonomiske forhold. Dersom det er noen regninger som ikke er betalt, vil du få opp bildet på neste side og kan gå direkte fra dette til bildet til medlemmets økonomiske oversikt for å gjøre de nødvendige valg der. Deretter legges utmeldingsdato inn på nytt slik som ovenfor og man trykker på Lagre på nytt. Da vil utmeldingen bli effektuert og påmeldingen i partiene vil bli satt til sluttet. Husk evt. konkurranselisens. Det må meldes fra til NGTF hvis den står ubetalt slik at vi kan kreditere den. Purringer kommer hvis ikke det er gjort. 28

29 Noen ganger kan det være noen «ører» som sperrer for avmelding, som ikke er synlig for klubben. Kontakt da NGTF ved å sende e-post til 9. Registrere nye medlemmer / godkjenne innmeldinger fra portalen Personer med verv (styret mv.) kan melde inn nye medlemmer direkte i portalen. Dette gjøres ved å velge «Godkjenne medlem» under «Administrasjon». Når du har gjort det valget, vil du komme til den siden hvor du får opp en liste over de som har meldt seg inn selv, samt muligheten til at du som ansvarlig kan melde inn nye medlemmer direkte. 29

30 For å melde inn nye medlemmer klikker du på «Nytt medlem». Da kommer bildet under opp, og du må legge inn alle pliktige opplysninger (felt med rød stjerne må fylles ut). Valg av parti kan gjøres senere også. Når du klikker på Lagre, så forsvinner denne personen fra skjermen, men vil nå ha kommet inn i medlemslisten. Hvis noen har meldt seg inn gjennom nettportalen, så vil de ligge i en liste som du finner med funksjonen «Godkjenne medlem». Listen inneholder tidsangivelse for innmelding slik at du kan sortere de i tidsrekkefølge når du skal godkjenne de. Det er denne rekkefølgen som danner grunnlaget for innbyrdes plassering på eventuelle ventelister. Det er derfor gunstig å godkjenne i den rekkefølgen de har meldt seg inn. 30

31 For at disse skal bli godkjent og få tilsendt brukernavn og passord, må du klikke på blyanten for å redigere informasjonen på medlemmet. Der velger du «Godkjent». Før du lagrer, klikker du på «Duplikatsjekk» for å se om personen finnes fra før. Dersom personen finnes fra før, så noterer du hvilke partier personen vil inn på, samt de personinformasjonene som finnes der før du avslår han som medlem. Deretter oppdaterer du den medlemsinformasjonen som allerede er i Mysoft på denne personen. Dersom personen eksisterer fra før vil medlemmet komme opp på duplikatsjekken: Klikk på velg. Eksisterende medlemsnummer vil da bli liggende. 31

32 10. Sende ut e-post til aktive medlemmer samt passord til medlemmer / grupper Ønsker man å sende ut e-post til alle aktive medlemmer, kan man gjøre det ved å søke fram aktive medlemmer og klikke på symbolet for utsendelse av e-post via webklient. Man kan laste opp vedlegg ved å klikke på bindersen. 32

33 Alle får tilsendt medlemsnummer (brukernavn) og passord når medlemskapet er godkjent. Det hender at noen glemmer passordet sitt, og da kan dere enkelt sende det ut på nytt til enkeltmedlemmer eller grupper av medlemmer. NB! Ved å sende ut på nytt, så slettes det passordet som medlemmet selv har laget, dersom de har gjort en endring. Du kan lage søket åpent slik at du finner mange, eller helt spesifikt så du bare sender til én person. 33

34 11. Opprettelse av OCR-konto tilpasset bruk i Mysoft Det enkelte lag/forening må først opprette en OCR-avtale med sin lokale bankforbindelse. Denne OCR-avtalen skal knyttes til NGTF sitt kundeforhold med DNB slik at betalingene blir registrert og informasjonen om betalingsstatus på det enkelte medlem oppdateres i medlemsdatabasen og er tilgjengelig for laget. Dere må opprette en avtale med egen bank, og dere må ved inngåelsen av OCR avtalen opplyse om følgende: - Lengden på KID er 20 tegn - Det brukes Modulus 10 - Daglig overføring av data I tillegg må dere oppgi hvem som er mottaker av konteringsdata. Dette er DNB Connect, og KundeenhetsID er Disse to siste informasjonene er de som knytter lagets OCR-avtale sammen med den sentrale avtalen slik at informasjonene oppdateres på det enkelte medlem. Når dere så har fått avtalen med banken deres, tar dere kontakt med vår kontaktperson i DnB på følgende kontaktinfo: Kristin Nilsen Cash Management Telefon: E-post: kristin.consani.nilsen@dnb.no Hun vil hjelpe dere med å knytte deres avtale sammen med den overordnede avtalen for NGTF i Nets. Oppgi gjerne følgende referanseinformasjon: MYSOFT Idrett for NGTF Se skjema neste side. 34

35 35

36 Det må også sendes inn et fullmaktsskjema som må underskrives av leder i laget. Kontoeiers organisasjonsnummer, kontoeiers navn og kontonummer må fylles ut. Send e-post til mysoft@gymogturn.no 36

37 Oppstart med kortbetaling: «Betaling partipåmelding» under menypunktet «Orgledd» endres fra å være «Faktura» til å bli «Kort»: Det skal legges inn to koder som mottas fra Nets: Merchant ID og Token. Mysoftløsningen er kun programmert for kobling mot Nets og forutsetter at laget /foreningen selv kontakter NETS og inngår avtale. 12. Økonomiske forhold Gebyr på fakturaer Systemet ble vedtatt finansiert gjennom de gebyrene som legges på fakturaene som går fra laget til medlemmet. Fakturagebyret er laget slik at hvis dere velger halvårlig fakturering (en faktura pr. parti) så er gebyret kr. 20,- hvorav dere beholder kr. 5,- (25 %) i eget lag. Dere vil motta en faktura fra NGTF hvert tertial på resten av gebyrene, kr. 15,- (75 %). Ved hyppigere fakturering er gebyret satt lavere. Gebyrsatsen styres automatisk av systemet. Det er ingen gebyr på fakturaer fra forbundet til lagene. Det er ingen gebyr på purringer. Det er dere som lag som mottar hele gebyrsummen ved innbetaling fra medlemmene, men dere vil altså få en faktura tre ganger pr. år som utgjør 75 % av det dere har mottatt i gebyrer foregående tertial. Betaling for SMS bruk Kostnadene ved SMS-bruk dekkes av mottakeren av SMS-ene som sendes. Det er kr. 3,- pr. SMS slik at den løsningen må brukes med omtanke. I utgangspunktet er profilene til medlemmene satt slik at de har reservert seg mot å motta SMS, så de må selv aktivt gjøre en endring der for å kunne motta viktige beskjeder fra dere. NGTF betaler for abonnementsløsningen og driften av denne ordningen gjennom de inntekter som bruken av løsningen genererer. Overstyrt pris Dette gir muligheten til å ha et system med søskenmoderasjon, eller at man tilbyr en pris pr. halvår og gjennom den gir muligheten til at medlemmene kan trene på flere partier. Valget gjøres for hvert enkelt parti, og i utgangspunktet er det satt til at det ikke er overstyrt pris, det vil si Nei, noe som betyr at prisen er fast og lik for alle. Med dette valget iverksettes fakturarutinene automatisk. 37

38 Når du går inn på oversikten over medlemmene på et parti, så ser listen eksempelvis ut som bildet under. Her ser du at det er mulig å gjøre noe med prisene, i og med at det her er valgt «Ja» på overstyr pris. I bildet «Administrasjon deltakere partier» kan prisen da endres på det enkelte medlem. Hvis det er valgt Nei på overstyrt pris, kommer ikke dette valget fram i bildet «Administrasjon deltakere partier». Hvis det er valgt å bruke «overstyrt pris», må prisen på de enkelte medlemmene godkjennes individuelt før fakturering finner sted. Dersom medlemmer begynner sent i semesteret og det besluttes at disse skal betale en redusert treningsavgift, kan man i bildet under sette inn den aktuelle prisen. Forutsetningen er som sagt at det er valgt overstyrt pris = Ja på det aktuelle partiet. Man må da gå inn på «Administrasjon deltakere partier» og hake av for «pris ok» før faktura går ut. Søkeår i bildet under er foregående, inneværende og neste år. 38

39 Økonomiske forhold etter at man har startet opp: Her er noen «varianter» som dere sikkert kommer borti, etter hvert som betalingene kommer inn: Registrere betaling uten KID Registrering av innbetalinger som er foretatt enten gjennom bank uten bruk av KID, eller som kontant oppgjør til kasserer: Informasjon om økonomiske forhold knyttet til enkeltmedlemmet finner dere ved å klikke på dollartegnet bak navnet når medlemmene er listet opp. Når du har klikket på dollartegnet kommer det opp et bilde der man kan klikke på en blyant eller et dollartegn. Klikk på dollartegnet bak den aktuelle fakturaen Skriv inn betalingsdato og bilagstekst («Manuell innbetaling uten KID») i rubrikken for Bilagsregistrering. Marker for «Betaling» Trykk «Lagre» og skriv ut ved å bruke utskriftsikonet øverst til høyre. Korrigere innbetaling på feil KID Søk fram den aktuelle personen hvor dobbeltbetalingen er registrert. Det kan for eksempel typisk være to søsken, der alt er betalt inn med samme KID. Søk fram med etternavn. Tilfellet kan være at innbetalingen er registrert på feil person, i dette tilfellet dobbel betaling. Det blir da oppført som forhåndsbetaling. Klikk på dollartegnet bak den som har fått registrert som forhåndsbetaling. Man får da opp bildet som viser detaljer omkring forhåndsbetalingen. Skriv inn informasjon under betalingsregistrering som vist under. Trykk lagre, og denne profilen er i orden. Dette er personen som hadde betalt dobbelt, men vi skal nå bruke denne «utbetalingen» til å lage en «betaling» av utestående på den andre profilen. Klikk på dollartegnet på den andre personen og det kommer opp at det er en utestående fordring. Klikk på dollartegnet bak hvor det er et restbeløp, og du får muligheten til å registrere en betaling. Nå står det betaling nederst til venstre siden dette er en utestående fordring. Du legger inn informasjonene og trykker lagre. Deretter skrives registreringen ut. Da er begge profilene i orden. 39

40 Registrere og refundere dobbel betaling Det er to steder du må håndtere dobbel innbetaling, og disse to er uavhengige av hverandre. Det ene er her i Mysoft, og det andre er at de faktisk får tilbake pengene sine, noe som skjer gjennom utbetaling i banken. Klikk på dollartegnet på den aktuelle person. For mye innbetalt vil fremkomme som Forhåndsbetaling. Klikk på dollartegnet bak denne linjen, og legg inn betalingsdato (dvs. den datoen du tilbakebetaler pengene). Beløpet er forhåndsutfylt hvis det er snakk om hele beløpet. Legg til en tekst som forklaring på bilaget, og så velger du Utbetaling. Når du nå trykker på lagre, så er Mysoft systemet i orden på denne personen. Husk å skrive ut etter at du har lagret slik at du har bilag til regnskapet. Uskriftsikonet kommer øverst til høyre når du har lagret. Deretter må du gjøre utbetalingen i banken. Kreditering Informasjon om økonomiske forhold knyttet til enkeltmedlemmet finner dere ved å klikke på dollartegnet bak navnet når medlemmene er listet opp. Når du har klikket på dollartegnet kommer det opp et bilde der man kan klikke på en blyant eller et dollartegn. Klikker du på blyanten får du opp muligheten til å sende kopi av fakturaen. Klikk på «Send kopi». Dersom det kommer opp melding om «Kunne ikke sende e-posten, fant ikke vedlegget, klikk på «Ja, send e-posten for meg automatisk»), eventuelt gjøre endringer i fakturaen. Det er også her du kan danne kreditnota på hele eller deler av beløpet. Husk at det er beløpet/beløpene som står i ruten med minustegn foran som blir kreditert. Klikker du på dollartegnet, så får du mulighet til å registrere manuell innbetaling eller kreditere hele fakturaen eller deler av beløpet. 40

41 Sende kopi av faktura til alle som ikke har betalt: Klikk på lupe ved «Ikke betalte medlemmer». Sende faktura på nytt: Den grønne pilen dukker opp bak partiet i profilen til medlemmet når partipåmeldingen er fakturert. Ved fakturering av en partipåmelding, blir partipåmeldingen markert i systemet slik at faktureringsrutinene ikke tar tak i en partipåmeldingen mer enn en gang. Hvis en partifaktura som er sendt et medlem er feil, kan tilbakestillingsikonet (den grønne pilen) benyttes. Tilbakestillings-ikonet "tømmer" markeringen på partipåmeldingen slik at det blir mulig å fakturere partipåmeldingen på nytt. Fakturaen som ble feil må manuelt krediteres slik at medlemmet ikke blir purret. Økonomisk partirapport: For å få en oversikt over de som har betalt på et parti, kan man nå gå inn på rapporten «Økonomisk partirapport» som ligger under hovedoverskriften «Parti». Ved å skrive inn partinavn øverst, vil rapporten vise hvem som har betalt og eventuelt er kreditert, samt hvilke medlemmer som har sluttet. 41

42 Fakturaer som administreres av NGTF: Fakturaer som NGTF administrerer kan kun endres fra NGTF. Dette gjelder konkurranselisenser, trenerlisenser og andel fakturagebyrer. 13. Aktivering av portalen for medlemmene Dette må gjøres av forbundet for at medlemmene skal få tilgang! Ta kontakt på e-post: Ved aktivering sendes det ut e-post med brukernavn og passord til alle registrerte medlemmer, samt at det blir åpnet for innmelding av nye medlemmer og påmelding til partier for både gamle og nye medlemmer. Det er mulig å kun åpne for påmelding og vente med å åpne for fakturering til alt er klart. Igangsetting av faktureringen må også gjøres av NGTF ved første gangs oppstart. Ta kontakt på e-post 14. Medlemskontingent i forhold til pris på parti (treningsavgift) I følge NIFs lov er det en stor prinsipiell forskjell på medlemskontingent og treningsavgift. Medlemskontingenten gir et medlem rettigheter og plikter, slik som stemmerett og valgbarhet på årsmøtet. Treningsavgiften er betalingen for å få trene på et parti. De lag som i dag har en felles avgift hvor medlemskontingenten er i denne summen, må gjøre de nødvendige endringer (årsmøtevedtak) for å skille på disse. Kontingenten knyttes til begrepet Medlemskategori. 42

43 Treningsavgiften knyttes til prisen på partier, slik som vist i eget punkt. 43

44 15. Eksempel på brukerveiledning til egne medlemmer: Eksempel fra hjemmesiden til Arendals turnforening 44

45 45

46 16. Trenerlisenser: Trener må være registrert som medlem i Mysoft før man kan registrere lisensen. Legge til trenerlisens for neste sesong: INGEN TRENERLISENSER FLYTTES AUTOMATISK OVER TIL NY SESONG! Dere må manuelt opprette trenerlisenser for ny periode. Fra 1. mai er det stengt for registrering av gammel periode, og neste periode(år) kommer opp som eneste alternativ. Dvs. at etter 1. mai 2018, må lisensår 2019 ( ) velges Fakturaen går ut 1. september. Det er en fordel å redigere og rette før denne datoen, da går en samlet faktura på de som er registrert. Etter denne datoen går faktura natten etter at en trener er registrert. Hvis dere har mange trenere som har hatt lisens i forrige periode, er det to måter å legge til lisens for ny periode. Hvis du ikke er helt sikker på at alle informasjoner om personen er i orden, bør du gjøre det på denne måten: Hent fram personen via medlemsadministrasjon, søk på navn eller medlemsnummeret og klikk på blyanten. Når du har kommet inn på personens profil, kan du samtidig sjekke at mailadresse, telefonnummer og adresse er riktig. Det er viktig at alle trenere har en e-post adresse. De som er under 18 år, må i tillegg ha foresattes e-post adresse og telefonnummer Rediger hvis behov, og til slutt, klikk på «Opprett trenerlisens» (nederst i profilbildet). 46

47 Klikk på lagre. 47

48 Den andre måten; Gå inn på menypunktet «Lisensadministrasjon». Skriv inn årstallet for gjeldende lisenser (2018 som er perioden SØK alle de som har lisens kommer opp (søker du på status alle så kommer både de med godkjent betalt lisens opp, og de som står med fakturert (betyr at det ikke er betalt for dem, eller at fakturaen er betalt feil slik at det ikke er registrert) Klikk på legg til ny Nytt bilde med nytt årstall 2018 kommer opp. Klikk på søk. 48

49 Nytt bilde, klikk på søk en gang til Da kommer alle trenerne opp igjen, og du kan sette musepekeren på den som skal ha lisens for ny periode, klikke, og vedkommende kommer opp i et nytt bilde Personen er hentet fram og du kan registrere lisenstypen og lagre. 49

50 Godkjent lagring. Hvis du har lagt til lisens på en som allikevel ikke skal ha, og oppdager det før faktura sendes ut, kan du hente vedkommende fram igjen og klikke på søppelbøtte- tegnet og vedkommende fjernes. 50

51 17. Legg til konkurranselisens: Konkurranselisensen betales av den enkelte, og fakturaene sendes ut enkeltvis. Enkeltmedlemmer kan løse konkurranselisens gjennom å legge det til i sin profil. Faktura sendes ut påfølgende natt, og innbetaling skjer ved bruk av KID. NY SESONG KONKURRANSELISENS Det sendes ikke automatisk ut ny til de som har lisens fra før! Personer som er registrert i Mysoft som styremedlemmer og medlemsansvarlige, kan gjøre dette: Velg Konkurranselisenser. For å søke fram de som hadde tilsvarende lisens forrige år, så trykker du «Søk» uten at det er lagt inn søkekriterier. Da kommer listen over de som har vært registrert i systemet med Konkurranselisens opp. Du bør for sikkerhets skyld sjekke at mailadressen til vedkommende er riktig. Da må du inn på profilbildet først. Denne listen kan du også lagre som egen Excel-fil for å plukke ut hvem som skal registreres for ny sesong. Trykk på Legg til ny for å starte arbeidet. Søk på person; i dette eksemplet; Petter Aas 51

52 Klikk på linjen over personen som kommer opp, og nytt bilde kommer: Nytt årstall. Husk at det er to kategorier av konkurranselisenser. Systemet vil tildele riktig kategori basert på alder. Lagre. Kategori 1: Kr. 200,- for utøvere f.o.m. det året de fyller 9 t.o.m. det året de fyller 12 år Kategori 2: Kr. 500,- for utøvere f.o.m. det året de fyller 13 år Faktura går ut natten etter at registreringen er gjort. Den går fra noreply@gymogturn.no Hvis fakturaen av en eller annen grunn ikke kommer fram, kan både foreningens ledelse og den enkelte utøver (i de foreninger som bruker Mysoft fullt ut) finne betalingsinformasjonen i Mysoft; Klikk på Excel-symbolet og man vil da bl.a. kunne se kontonummer, beløp og KIDnummer. 52

53 18. Overgang til ny sesong: Mysoft holder oversikt over den totale aktiviteten i løpet av året, og det er dermed både et system for den daglige aktiviteten i den enkelte sesong, samtidig som det er lagets arkiv over hvem som var med på de ulike partiene i de ulike sesongene og årene. Ved ny sesong må alle de partiene som skal være i aktivitet den kommende sesongen opprettes som nye partier. Du bør legge til en informasjon i partinavnet som sier hvilket år og hvilken sesong, f.eks. H-18 på alle partiene dere skal ha i høstsesongen Det er laget en egen rutine som brukes når du skal lage nye partier basert på forrige sesongs partier. Denne kopierer det meste av informasjonen fra gammelt til nytt parti, og så kan du korrigere det som skal endres. Her har vi valgt Gymlek 8-9 V-14 som utgangspunkt for kopiering. Klikker på symbolet for kopiering, og får opp denne dialogboksen. Her skriver du inn de nye informasjonene. Du kan også legge til trener for dette partiet. Man får tilknyttet hovedtrener når det er opprettet lisens for treneren. Lisensen vil gjelde for Lisensår = Etter 1. mai, må man registrere trenere på nytt lisensår (2019) 53

54 Klikk på kopier og du får opp partiet. Her er alle feltene tilgjenglige for redigering, men det eneste du MÅ redigere er navnet. Her har vi endret navnet ved å føye til H-14 i stedet for V-14 som var vårpartiet. NB! HUSK at prisene må være ferdig justert på partiene før du gjør påmeldinger. Det er prisen i påmeldingstidspunktet som vil bestemme hva som kommer på fakturaen til medlemmet. Partiet har beholdt treningstidene som var på vårpartiet, men de kan også endres dersom partiet har andre treningstider i den nye sesongen. 54

55 Overføre deltakere fra et parti til et annet ved ny sesong: I funksjonsmenyen velger du «Partioppsett» og får opp et vindu hvor du kan vedlikeholde medlemmer på de ulike partiene, og flytte de over til nye partier i neste sesong. Dette kan du gjøre før du har åpnet partiet for påmelding for andre. Her har jeg valgt «Apparatturn gutter 10-12». Når du trykker på søk, så får du opp alle de som har status påmeldt på det partiet du vil flytte fra. Jeg kan velge hvilket parti jeg skal flytte deltakerne til, men utgangspunktet er at de flyttes til det partiet du har valgt som «Flyttes til». Trykk på «Flytt medl.» og alle de du har valgt har blitt lagt inn som deltakere på Apparatturn H-14. Ved å hente fram det nye partiet under funksjonsvalget «Administrasjon deltakere partier», så finner vi at deltakerne er overført til det nye partiet. 55

56 Her er oversikten over partiene til Testlaget, og her fremgår det at det partiet som det nå er overført deltakere til, ikke er publisert og heller ikke åpent for påmelding. Som administrator kan du altså ordne disse påmeldingene før partiet publiseres. Hvis du har noen på venteliste på inneværende sesongs parti, og du vil flytte over disse også, må du gå på «Administrasjon delt. partier» og klikke på «flytt venteliste deltakere» 56

57 Velg parti som de skal flyttes til og klikk på «Flytt deltakere» Medlemskontingent: Medlemskontingenten og fakturering av denne forholder seg til hvilken status medlemmet har ved faktureringstidpunktet (normalt februar hvert år). Det er feltet «Neste periode år/mnd.» på medlemsprofilbildet til det enkelte medlem som bestemmer når kontingenten sendes ut. Dere må gå igjennom medlemslisten før fakturaene sendes ut og sette de som ikke skal være medlemmer lenger til medlemsstatus Utmeldt og oppgi dato for utmelding. Faktura for treningsavgift følger påmelding på parti, så den ordner seg selv i sammenheng med deltagelse på parti eller ikke. 57

58 Masseutmelding av medlemmer / vedlikehold og rydding: Det er krevende å holde styr på medlemslistene når det er stor gjennomstrømning av aktive fra sesong til sesong. Funksjonen Masseutmelding medlem er en søkefunksjon som vil hjelpe dere med dette arbeidet. Denne funksjonen gjør et søk i medlemsbasen og viser fram medlemmer som hadde en aktiv partipåmelding i forrige sesong, men som ikke har meldt seg på noe parti i inneværende sesong. De som allerede har meldt seg på nytt parti vises altså ikke i søket. Som vist under, så kan du da melde ut alle som vises på den aktuelle siden, eller du kan melde ut enkelte av dem dersom ikke alle skal meldes ut. Det er dere som kjenner medlemmene og kan avgjøre om dere vet at de har sluttet eller om de fortsatt skal stå som medlemmer. Søket er satt til å søke på barn, ungdom og voksne. Man kan velge medlemsstatus aktiv eller passiv. 58

59 NB! Husk på at du må ordne opp med økonomien til de enkelte før du melder de ut, siden systemet vil fortsette å purre inntil de er purret tre ganger. Som det fremgår av oversikten over, kan ikke det ene medlemmet meldes ut, fordi det er utestående beløp. Benytt «dollartegnet» for å sjekke om det er noe utestående på et medlem. Fakturering av medlemskontingent vil skje for de med vanlig årsinndeling, slik at oppryddingen ved nytt år bør være gjort før det. Mange lag har imidlertid valgt en annen måned enn februar for utsendelse av kontingent. Dersom man av ulike årsaker ønsker å endre måned for fakturering av kontingent, ta kontakt på Eksempel på informasjon til medlemmene som kan sendes ut på e-post: Hei alle medlemmer, Her kommer viktig informasjon for oppstart til høsten. OPPSTART HØSTEN 2018: Vi starter opp igjen uka etter skolestart, 28. august. Timeplanen blir omtrent som i vår, de siste brikker skal på plass før vi legger ut timeplanen på hjemmesiden. OBS! Alle som har vært påmeldt og betalt treningsavgift blir automatisk overført til samme parti/dag for høsten. Skal du fortsette til høsten trenger du dermed ikke å gjøre noe. Dersom du IKKE ønsker plassen til høsten og/eller vil melde deg ut av foreningen, send mail med navn og fødselsdato på medlemmet som skal slutte til parti@xxturnforening.no, sett «Utmelding» i emnefeltet. Dersom du vil bytte treningsdag, må du selv logge deg inn på medlemssidene (se veiledning på hjemmesiden og melde deg opp til nytt parti. 6. august ca. kl. 18:00 åpnes det for påmelding til nye partier og for nye medlemmer. Husk å gi beskjed om du skal melde deg av et parti. Bindende påmelding. For mer informasjon: Følg oss også på Facebook! Vi ønsker alle en riktig god sommer! Mvh XX Turnforening 59

60 19. Web Shop: Mysoft inneholder også mulighet for Webshop (egenandeler til konkurranser, salg av treningstøy m.m). I denne kan laget legge ut for salg til egne medlemmer, eller vi kan også få laget slik at flere lag i samme område/ krets kan bestille varen. Webshopen må organiseres av laget selv, og dere må organisere varene i ulike varegrupper. I Funksjonsmenyen finnes menyvalget Varesalg og her starter vi med å velge «Varegrupper.» Når dere har valgt Varegrupper så kommer det opp en oversikt over de varegruppene dere allerede har opprettet (hvis dere har gjort det tidligere), og dere får også muligheten til å legge til ny varegruppe. Når dere har opprettet den ønskede varegruppen, går dere tilbake til funksjonsmenyen og velger «Varer». 60

61 Når dere har valgt Varer, så kommer det opp en side hvor dere kan redigere eksisterende varer, eller legge til nye varer. Dere må velge hvilken varegruppevaren hører til i. 61

62 Regnskapsinformasjonen er svært viktig å fylle ut nøye. Her har vi vist salg av utdanningsmateriell, noe som ikke er mva. pliktig. Regnskapskontoen vi har brukt her er 3100, som er den vanlige for avgiftsfritt varesalg. Sjekk med regnskapsføreren deres hvilken konto dere skal føre de ulike salgene mot. Dette vil vises i de regnskapsrapportene som dere henter fra Mysoft, og som er grunnlaget for regnskapsføringen. Det er ikke sikkert dere har avdeling eller prosjekt, så de kan stå tomme. Varen er tilgjengelig for salg umiddelbart og medlemmene vil finne dem når de går inn i lagets web-shop. 62

63 Medlemmet finner den aktuelle varen, legger inn antall og legger til i handlevognen. Når det er gjort, så klikker man på Gå til handelvognen som står nederst til høyre, og man får opp forsendelsesadresse og fakturainformasjon. Alle fakturaer går pr. e-post. Når bestillingen er sendt, kommer det en e-post til bestiller, og de får også en kvittering på skjermen. For å få oversikt over bestilte varer, kan man klikke på «Bestilte varer» i funksjonsmenyen og deretter begrense søket ved å velge aktuell varegruppe og vare. 63

64 Bestilte varer: Viser en rapport over alle varer som er bestilt, her ligger også antall «tell» på barnekretsturnstevner, landsturnstevner etc. dersom dette er lagt inn på medlemsprofilene. Barnekretsturnstevne: Noen lag benytter Mysoft til påmelding til barnekretsturnstevne. De aktuelle varer må da opprettes og de andre lagene i kretsen må få tilsendt aktuell lenke til webshop slik at de kan logge seg inn i webshop til arrangørklubben og kjøpe totalt antall varer. I tillegg må arrangørklubben få tilsendt deltakerliste på Excel fra hver klubb. 64

65 20. Regnskapsrapporter i Mysoft 1: Regnskapsprinsipper 2: Kontoer i bruk 3: Fakturajournal 4: Betalingsjournal 5: Faktura- og betalingsjournal 6: Månedsoppgjør og avstemming bank 7: Økonomisk oversikt 8: Kontoutskrift pr. medlem 1: Regnskapsprinsipper: Regnskapsføringen i Mysoft følger norsk standard for regnskapsføring, noe som betyr at inntektene inntektsføres i systemet på det tidspunktet fakturaen utstedes. Det er også på dette tidspunktet at fordelingen mellom ulike avdelinger og prosjekter foretas og blir registrert i systemet. Dette er i tråd med hvordan andre regnskapssystemer også fungerer, men forskjellen som oppstår for lagene i bruk av Mysoft idrett, er at kundereskontroen på detaljnivå er å finne i Mysoft, mens lagets regnskap med bankavstemming er å finne i det ordinære regnskapssystemet. Regnskapsføringer for et lag som vil holde oversikt over hva som skal inntektsføres på de enkelte prosjekter og avdelinger pr. måned, må dermed hente de nødvendige detaljene fra Fakturajournalen. Føring av innbetalinger og avstemming mot bank gjøres ved bruk av Betalingsjournalen. Alle opplysningene er også å finne i den kombinerte rapporten Faktura og betalingsjournal, men den kan være litt vanskeligere å få oversikt over hvis man ønsker detaljene. Det kan være gunstig å benytte prøvekjøring når dere henter ut opplysningene, siden dere da kan gjøre ulike utdrag helt ned til enkeltdager dersom det er behov for å sjekke detaljer. Rapportene finnes i funksjonsmenyen under valget Posteringsjournal slik som vist nedenfor. Når dere har valgt posteringsjournal, vil dere få opp dette bildet. Her bør det velges Prøvekjøring og så den rapporten dere ønsker og trenger. 65

66 2: Kontoer som er i bruk Vi har tatt i bruk en del kontonummer i regnskapsdelen av systemet. De fleste kan dere bestemme selv. Vi har forhåndsdefinert alle som må defineres, og noen er låst for redigering. I tillegg til kontonummer, kan dere også sette opp fakturainformasjonen i kontingent, treningsavgift (parti) og varesalg slik at dere får anvist avdeling og prosjekt for å få et mer detaljert bilde av økonomien. Følgende konti er i bruk og kan ikke endres av laget. Balanseposter i regnskapet 1500 Kundereskontro, utestående krav overfor medlemmene Innbetalinger på bank. Denne kan endres etter avtale med NGTF Konto for føring av mva dersom det i varemodulen foregår mva-pliktig salg. Dette vil kun være aktuelt for foreninger som er mva-registrert for deler av sin omsetning. 66

67 Resultatposter i regnskapet 3960 Gebyrer. NGTF fakturerer laget etterskuddsvis tre ganger pr. år for 75% av netto inntekt på denne kontoen. Nettosummene pr måned framgår av den fakturaen laget får tilsendt. Følgende konti er i bruk, men kan endres av laget 3920 Standard konto for medlemskontingent Se bildet nedenfor for å finne hvor denne kontoen settes inn. I dette bildet kan det også legges til både avdeling og prosjekt dersom det er ønskelig i forhold til mer detaljert regnskapsføring. I systemet er 3920 valgt som forhåndsdefinert verdi for medlemskontingenten slik det også er vist at NIF anbefaler i idrettens kontoplan Standard konto for treningsavgift. I bildet nedenfor er den satt inn nede i høyre kolonne. Systemet har 3925 som forhåndsdefinert verdi ferdig fylt ut, men dere kan endre denne selv. Det kan IKKE brukes samme kontonummer her som dere har valgt på kontingent. Dere kan heller IKKE bruke 3960 som er forbeholdt gebyrene. 67

68 Inntektskontoer som egner seg til treningsavgift i idrettens kontoplan er i serien. Jfr. utdraget fra idrettens kontoplan nedenfor. Det kan være samme konto på treningsavgiftene på alle partier, eller dere kan skille på det etter et system dere selv definerer. 68

69 Det er fornuftig å velge andre konti på varesalg enn det som er valgt på andre steder. Det er fortsatt en sperre mot å kunne velge kontoen for gebyr og kontoen for medlemskontingent. Dere kan ha samme konto på flere ulike varer. I arbeidet med å ta i bruk konto og avdeling/prosjekt, så er det viktig at dere jobber sammen med de som skal føre regnskapet, for dette er informasjon som de vil ha nytte av. 3: Fakturajournal Nedenfor er et bilde av en fakturajournal for bevegelser på en bestemt dato. Det er valgt å vise én dato for lettere å lære å tolke informasjonen. 69

70 I dette bildet finner vi en del ulik informasjon som jeg redegjør for nedenfor. Det er satt inn pil og nummer ved de ulike postene i rapporten for å lette forklaringen. 1: Det er foretatt én fakturering på denne dagen. Den framkommer som positivt tall i fakturajournalen. En utstedelse av en faktura vises da også gjennom at det kommer en linje på kr. 4320,- på Debet på konto 1500 kundereskontro. Fakturaen fører til en økning i inntekten (kredit) på konto 3960 på kr. 20,-. Dette er gebyret på fakturaen. Så er det en kreditering på kr. 4300,- mot konto 3925 som er treningsavgiften for disse to partiene. Partiene hører til i avdeling 3 begge to, og derfor kommer tallet 3 fram i kolonnen for Avdeling. Det er ikke definert noe prosjekt på dette partiet, så derfor står det 0 i den kolonnen. 2: Negative tall i listen i fakturajournalen er oversikt over krediteringer som er foretatt denne dagen. Disse vil finnes igjen i posteringsjournalen nedenfor på følgende måte: Konto 1500 krediteres med kr. 7735,- Det betyr at man har en reduksjon i forventet inntekt fordi man har færre krav overfor medlemmene. (Summen 7735 består av summene ) og da ser vi at det ved kreditering også blir gjort reduksjoner i forventede inntekter innenfor de aktuelle konto, avdelinger og prosjekt. Dette er en fakturajournal, og i tråd med norsk standard for regnskapsføring, så regnskapsføres inntektene ved fakturering / kreditering. Det er også grunnen til at det er her vi finner hvilke avdelinger som inntektene er ført i forhold til. Hvis dere ikke har satt inn noen avdelingstall noe sted, så vil det her være 0 i alle 70

71 linjer. Hvorvidt man vil føre alle disse bevegelsene hver dag eller ved månedens slutt, det avgjør det enkelte lag, men i all hovedsak vil jeg anta at det er tilstrekkelig at dette gjøres ved månedsavslutning. 4:Betalingsjournal Betalinger føres mot konto for bankinnskudd (1920) og mot kundereskontro (1500). Det er altså ingen føring mot de ulike inntektskontiene, siden det allerede er gjort i faktureringsøyeblikket. Dette er i tråd med reglene for regnskapsførsel. Dette fører til at føringene i forhold til betalingsjournalen blir som vist i denne posteringsjournalen en postering mot konto 1920 og en tilsvarende motpost i konto : Faktura- og betalingsjournal Nedenfor er det vist et utklipp av den journalen som framkommer når man velger den kombinerte rapporten. Da kommer alle bevegelsene vi har analysert ovenfor inn i samme ramme nederst, og kan være litt vanskeligere å holde oversikt over. Ved å studere eksempelet ovenfor så vil dere finne igjen alle tallene, men nå vil det være summeringer av både faktura og betalingsjournalen som inngår i bevegelsene på kundereskontro (1500). 71

72 6: Månedsoppgjør og avstemming av bank Utklippet nedenfor er fra betalingsjournalen for samme lag for en hel måned, og vi finner igjen innbetalingen på den som vi så på tidligere. Denne rapporten brukes for å avstemme mot bank, hvis man da ikke har valgt å gjøre det daglig. Her framgår innbetalinger pr. dag, og de som har kommet inn via normal innlesning av fil sentralt er å finne i linjene markert med OCR bet. Linjer med teksten Lok.bet er gjort i portalen av laget selv. Dersom det er konto 1920, så er det en innbetaling som er registrert. Dersom det er konto 7745 (som f.eks vist i linje 2) så er det foretatt en avskrivning av en faktura. 72

73 73

74 Ved gjennomgang av bankavstemming, så må eventuelle andre innbetalinger som da ikke er merket som OCR i egen bankutskrift registreres lokalt i portalen. Det kan også i noen tilfeller ha kommet betalinger som ikke har blitt registrert på grunn av feil i KID eller lignende, de vil dere finne listet i OCR-logg i portalen. Disse må også da registreres manuelt. 7: Økonomisk oversikt Denne rapporten har en drilldown funksjon som er vanlig i andre regnskapsprogrammer, og hvor det er mulig å klikke seg helt inn til detaljene på den enkelte faktura. Den gir en mulighet til å raskt skaffe oversikt både på overordnet nivå og på detaljnivå. 8: Kontoutskrift pr. medlem Dette er en rapport hvor dere har mulighet til å gjøre utvalg på perioder for å finne hva som har foregått på de enkelte medlemmene i den aktuelle perioden. Det er også en mulighet for å ganske raskt få en oversikt over hvem som skylder penger, og hvem som eventuelt har penger til gode. 74

75 21. Medlemsstatistikk: For å få korrekt rapportering, benyttes rapporten «Medlemsstatistikk» (ligger under «funksjoner» opp til høyre i bildet «Medlemsadministrasjon»). Kjør «oppfrisk tall» (nederst i skjermbildet) dersom dette ikke er gjort. Klikk på «Administrasjon» og «Medlemsstatistikk». Klikk på «Oppfrisk tall» nederst i skjermbildet. Ved å summere «Aktivitetsstatistikk 301 Gymnastikk og breddeaktivitet, 302 Turn, 303 Rytmisk gymnastikk, 304 Troppsgymnastikk, 307 Gymnastikkhjul og 308 Trampoline», skal man få et riktig aktivitetstall. I dette tallet fremkommer alle som har vært tilknyttet et parti i I tillegg må det plusses på eventuelle trenere som ikke har vært tilknyttet et parti i Mysoft. Personer i styret skal automatisk havne i 301. Man kan kontrollere tallene ved å klikke på lenken som viser antall medlemmer under hvert aldersintervall. Eventuelle feil som oppdages (f.eks. medlemmer som ligger registrert flere ganger) må justeres når man puncher tallene inn i skjemaet til Idrettsforbundet. Når rapporten er kjørt kan man også overføre tallene til Excel og sortere på medlemsnummer og deretter slette de som er registrert mer enn en gang. Ved å sortere tabellen på kjønn og alder, vil man lettere finne tallene som skal rapporteres i de ulike aldersintervaller. Hvis det er personer som har begynt på et parti, men sluttet igjen etter kort tid, må man eventuelt slette disse i regnearket for å få korrekte tall. Rapporteringen er innen 30. april. Forutsetningen for å få korrekte tall i Mysoft er at man har benyttet Mysoft i hele 2017 (både vår- og høstsesong). 75

76 22. KOM I GANG MED MYSOFT FRA HØSTEN 2018! Gjør de nødvendige forberedelsene for ditt lag ved å følge punktene som er nøye beskrevet i denne veiledningen. Følgende trinn bør følges: Aktivitet Oppnevne to personer som skal være medlemsansvarlige Klargjøre systemet for påmelding: Opprette anlegg, treningssted, partier, gi tilgang til systemet til styret etc. Informere medlemmene om at det vil bli en ny form Beskrivelse Å ta i bruk et nytt system vil alltid kreve en ekstra innsats, spesielt i oppstarten. Det er derfor en fordel at det er to personer som kan jobbe sammen om dette. Styret: Registrere alle i styret med verv. Se side 6-7. Opprette anlegg og treningssted(er). Se side Opprette partier med pris, start og sluttdato, partinavn etc. Se side Medlemskategori: Medlemskategorier må legges inn. Se 42. Kontingent: Kontingentsatser og fakturatekst må legges inn. Se side 43. Det må sendes e-post / deles ut informasjon / legges informasjon på hjemmesiden om at det kommer nytt medlemssystem fra for medlemsregis trering fra og med høsten 2018 Opprette OCR-konto Åpne for påmelding Åpne for fakturering og med høsten 2018 samt hvor de kan gå inn for å melde seg på: tal/page/portal/gt_utv/gt_bli_med lem?p_o3_pk_id=520 (Denne linken er unik for hvert lag og blir aktiv når vi åpner for påmelding) OCR-konto må opprettes i den lokale banken. Det må gjøres knytning mot den sentrale avtalen til NGTF. Se side Når dere mener at alt er opprettet mht. partier, anlegg, treningssted, treningstider etc., sendes det e-post til mysoft@gymogturn.no Vi vil da ta en siste sjekk før vi åpner for påmelding. Dere velger selv fakturadato på partiene. Ta kontakt før denne datoen nås (mysoft@gymogturn.no) slik at det kan gjøres en siste sjekk før fakturering slås på og fakturaer sendes ut til medlemmene på e- post. Spesielle forhold å være klar over: Personer som ligger i systemet fra før: De fleste foreninger har noen personer som ligger i systemet. Dette kan være utøvere eller trenere med konkurranse- eller trenerlisens som har blitt konvertert inn. Denne listen må det ryddes i. Bl.a. må man sette de som ikke lengre er aktive som utmeldt. Kontingent: I systemet skilles det mellom treningsavgift (prisen som ligger inne på det enkelte parti) og kontingent (knyttes til medlemmets rettigheter bl.a. når det gjelder å ha stemmerett på årsmøte). Dersom man ikke har skilt mellom kontingent og treningsavgift må man på første årsmøte vedta kontingent (ofte en forholdsvis lav sats). Inntil dette er gjort, vil det stå null i kontingentsatser i Mysoft. I fleridrettslag er det ofte slik at hovedstyret innkrever kontingenten. I slike tilfeller vil det stå null i kontingentsatser i Mysoft. Februar ligger som standardmåned i systemet på kontingent. Det bør samkjøres med fakturadato på treningsavgift slik at alt kommer på samme faktura. 76

77 Ett eller to semestre? De fleste foreningene / klubber opererer med to semestre (et høstsemester og et vårsemester). Mysoft fungerer best når systemet er satt opp slik. Man får blant annet bedre kontroll med de som begynner og slutter i et nytt semester. Det er imidlertid også mulig å bare operere med ett «semester» (start om høsten og slutt om våren), men det anbefales som sagt å ha to semestre pr. år. Hvis du har spørsmål underveis i prosessen kan du sende e-post til mysoft@gymogturn.no. Flere manualer og brukerveiledninger finnes på Dersom det er ønskelig med et telefonmøte med styret / medlemsansvarlige kan det sendes e-post til mysoft@gymogturn.no slik at vi kan avtale dette. Når alt er lagt inn, så er det nedenfor en sjekkliste som det kan være greit å gå igjennom før oppstart. Starter laget opp i august, bør alle punktene under være klare innen utgangen av juni: Styre: Er alle i styret registrert med verv? Medlemskategori: Er alle medlemskategorier lagt inn? Kontingent: Er kontingentsatser lagt inn? Er fakturatekst lagt inn? Informasjon om laget: Er OCR-konto opprettet og er det gjort avtale med DNB ved Kristin Nilsen om knytning av avtale mot Nets? Er lagets e-postadresse lagt inn både mht. kommunikasjon og fakturamottak? Anlegg: Er alle anlegg opprettet? 77

78 Treningssteder: Er alle treningssteder opprettet? Partier: Er alle partier opprettet og med riktig pris? Er det merket av for påmelding og publisering? Ender partinavnene med "H-18" etc.? På partier med overstyrt pris: Er det haket av for godkjent pris? Treningstider: Er alle treningstider opprettet? Medlemmer: Har alle e-post? Har alle mobilnummer? Er alle sluttede satt status "sluttet" på? Er alle knyttet til et parti? Hjemmesiden: Er det lagt inn informasjon om Mysoft på hjemmesiden? Se eksempel på: Er det informert til medlemmene om at Mysoft tas i bruk? Hvis du har ytterligere spørsmål, så kan det sendes e-post til mysoft@gymogturn.no Lykke til! 78