Medlems og klubbnett for NGTFs lag Brukermanual ved oppstart Versjon 13-17/

Transkript

1 Mysoft Idrett Mysoft Idrett Medlems og klubbnett for NGTFs lag Brukermanual ved oppstart Versjon 13-17/ INNHOLDFORTEGNELSE Side 1: Innlogging 2 2: Oppdatering av egen profil 3 3: Startsiden, oppbygning og grunnfunksjonalitet 4 4: Oppdatering av lagsinformasjon 5 5: Opprette anlegg 6 6: Opprette treningssted 6 7: Opprette parti 8 8: Knytte medlemmer til parti 13 Tildele plasser fra venteliste 15 9: Registrere nye medlemmer 16 10: Sende ut passord på nytt til medlemmer / grupper 17 11: Opprettelse av OCR konto tilpasset bruk i Mysoft 18 12: Økonomiske forhold 19 Gebyr på faktura Betaling for SMS-bruk Overstyrt pris 13: Aktivering av portalen for medlemmene 20 14: Medlemskontingent i forhold til treningsavgift 20 15: Vedlikehold og kvalitetssikring av medlemsinformasjon 21 16: Eksport av deltakerlister til Excel 22 17: Utsendelse av sms til partier 23 18: Økonomirutiner 24 19: Faktura og purrerutiner 24 20: Økonomi - rapporter og oversikter 25 21: Registrere betaling uten KID Korrigere innbetaling på feil KID 27 23: Registrere og refundere dobbel betaling Kreditering, godskriving, utmelding av medlemmer 30 25: Ny sesong 31 26: Overføre deltagere fra ett parti til et annet ved ny sesong 32 27: Nytt styre, endring av roller 33 28: Rettigheter for trenere 33 29: Trenerlisenser 33 30: Legge til trenerlisenser for neste sesong 34 31: Legge til konkurranselisens 35 32: E-post eller SMS til grupper / partier, utvalg av medl : Web-shop 40 34: Betaling med kort 42 35: Overgang til nytt år 43 36: Masseutmelding av medlemmer / vedlikehold og rydding 44 Side 1

2 1: INNLOGGING Innloggingen starter enten fra forsiden til Gym og Turn, eller fra lagets egen hjemmeside. Når du har klikket på denne linken kommer du til innloggingsbildet til portalen. Her skal du normalt skrive inn det brukernavnet og det passordet du har fått tilsendt. Alle lag har samme innlogingsportal. HUSK Å KONTAKTE NGTF v/torill Aas Sundby, Arild Norderud eller Øistein Leren for å få aktivert laget for dine medlemmer når du er klar til det. Skulle du glemme passordet ditt, så bruker du Glemt passord funksjonen for å få tilsendt nytt passord. Skriv inn e-post adressen din. Denne sjekkes mot den som ligger i systemet, og hvis det er samsvar vil du få tilsendt e-post med brukernavn og passord. NB! Dersom din e-post adresse også er knyttet til en annen person, så vil du få feilmelding om at e-posten ikke er registrert. Da trenger du medlemsnummeret ditt i Mysoft basen slik at du kan benytte det som Brukernavn. Du kan få dette ved å kontakte medlemsansvarlig eller en av de andre i styret i laget ditt. Side 2

3 2: OPPDATERING AV EGEN PROFIL (denne siden ligger tilgjengelig på Når du har fått tilsendt brukernavn og passord, så går du tilbake til innloggingssiden og bruker den informasjonen du har fått tilsendt for å logge deg inn. Det første du så skal gjøre er å oppdatere opplysningene på deg selv ved å følge anvisningene nedenfor. Informasjonene om deg selv finner du under menyvalget Min profil Alle felt med rød stjerne må fylles ut! Felt med krav om navn på foresatte forsvinner når alderen på medlemmet er over 18 år. Trykk lagre når du har fylt ut alt. Ved forsøk på å lagre uten at alle pliktige felt er fylt ut, vises manglende info med rødt øverst til venstre. Fyll inn det som mangler og trykk Lagre på nytt. Side 3

4 3: STARTSIDEN, OPPBYGNING OG GRUNNFUNKSJONALITET, INNSETTING AV PERSONER I VERV - TILDELING AV RETTIGHETER Laget er knyttet til den krets som laget hører til i. Ved innlogging kommer du automatisk inn med den rolle og de rettigheter du har knyttet til din rolle i ditt lag. Dette er en knapp du kommer til å bruke veldig mye, det er den som åpner opp de valgene du har bedt om. Vi skal starte arbeidet med å opprette hvilke personer som er medlemmer i styret i laget. Ved å definere hvem dette er, så tildeles de roller slik at de får tilgang til å utføre oppgaver for laget i Mysoft Idrett. For å komme igang klikker du på pilene ved siden av Styre/utvalg, og velger Styre i ditt lag. Hvis du skal tildele roller, så benytter du de grønne plusstegnene som nå står ved siden av medlemmene i listen nedenfor. Side 4 Ved å klikke på det grønne plusstegnet til høyre for den aktuelle personen, så får du mulighet til å legge til verv på denne personen. I vårt tilfelle her så har vi valgt Angelina Jolie til å være medlems ansvarlig. Ved oppstart er det i styret lagt inn leder og medlemsansvarlig. Dere vedlikeholder deretter alt dette selv. De personer som opprettes i styret får rettigheter til å bruke portalen på vegne av laget. Dersom du trenger andre Vervtyper, så må du kontakte NGTF på e-post: mysoft@gymogturn.no Hvis du bare ønsker å se hvem som har ulike roller i styret, så trykker du på valget Vis styre/utvalg

5 4: OPPDATERING AV LAGSINFORMASJON Klikk på +tegnet ved siden av Informasjon for å åpne stedet for oppdatering av grunnleggende informasjon om eget lag. Her legger du inn de korrekte informasjonene. Noe har blitt tatt med når vi konverterte alle lag i oppstarten av prosjektet, men det er viktig at du vedlikeholder denne informasjonen slik at den er oppdatert og korrekt. Du kan også legge inn lagets logo på denne siden. Den vil da bli tatt med på fakturaer som sendes ut fra laget. Logoen bør ikke være for stor. Du må huske å legge inn e-post til laget eller til lederen, da dette er den e-posten som brukes når krets eller forbund kommuniserer med dere gjennom systemet. Husk også å legge inn e-post faktura. Det er til denne adressen at fakturaer fra NGTF vil bli sendt. I rubrikken for kontonummer skal du skrive det kontonummeret som hører til den kontoen som dere har inngått OCR avtale om, jfr kap. 11. NB! Dersom dere endrer kontonummer, så MÅ forbundet få beskjed slik at riktig kontonummer legges inn i systemet for innlesing av innbetalinger (OCR). Side 5

6 5: OPPRETTE ANLEGG Det neste trinnet for å komme igang er å opprette de anlegg og treningssteder dere har. Under menyen Funksjoner klikker du på pilen ved siden av og velger Anlegg. Godkjenn valget ved å klikke på knappen ved siden av valgboksen. Da får du opp dette bildet, og klikker på Legg til ny Her må du fylle ut de rød feltene før du lagrer. Anlegget skal/kan etterpå deles i flere saler dersom dere har det. Dette er det neste trinnet og er kalt treningssteder. I feltet for kommune er det kommunenummeret som fylles inn, dette finner du på lagets informasjonsside. (Se pkt 4, side 5) 6: OPPRETTE TRENINGSSTED Når du har opprettet anlegget skal du opprette Treningssted. Det kan være at dere bare har en gymsal, og da blir det bare ett treningssted, men det kan også være at dere har en apparatsal, et styrketreningsrom, en idrettshall el.l. Under Funksjoner velger du nå Treningssted og godkjenner med knappen til høyre. Side 6

7 Når du har klikket på knappen ved siden av valgboksen hvor du valgte Anlegg, så får du opp bildet til venstre. Velg Legg til ny Når du skal registrere treningssted så MÅ du fylle ut de feltene som har rød stjerne, mens de andre kan du la være eller du kan ta de senere. Vi håper at du tar deg tid til å sette merke ved de utstyrstyper som finnes på dette treningsstedet. Det kan være svært ulikt hvilket utstyr som er tilgjengelig i de ulike treningsstedene, noe som vil framgå etterhvert som du får lagret alle treningsstedene dine. Dersom dere har flere saler i en bygning, så blir det å betrakte som flere treningssteder i samme anlegg. Dersom dere trener både i gymsalen på en skole, og i en idrettshall ved siden skolen eller et annet sted, så blir det to anlegg. Nedenfor finner du et eksempel som viser hvordan du kan bruke denne lista. Du setter hake ved utstyrstypen og bruker fritekstfeltet for å fylle ut opplysninger som du kan ha nytte av. Grunnen til at vi etterspør disse opplysningene er at vi på forbundsnivå ønsker å kunne bruke reelle data for å kunne påvirke myndigheter til bedre rammevilkår for dere. Det kan også være at denne listen kan være en hjelp for dere til å holde oversikt over utstyret, selv om den kanskje kan bli for enkel. Side 7

8 7. OPPRETTE PARTI Etter at treningsstedet er opprettet, så skal du opprette partiene dine. Funksjonen finnes i funksjonsmenyen. Velg Parti og trykk på knappen med de tre pilene. Når du har valgt parti får du opp en side som ser slik ut, og her velger du Legg til I dette registreringsbildet må du også fylle ut alle feltene som er merket med rød stjerne. Navn på parti: Her velger dere det som dere har som navn på partiene deres. NB! Denne vises også på fakturaene. Status settes til Aktiv for partier som er i bruk. Gren er det valget du må gjøre for at deltagerne skal bli tellet riktig på idrettsregistrering. Her finner du alle grenene som tilhører Gym og turn. Dersom dere er et fleridrettslag og trenger andre grener, så kontakter dere NGTF for å få opprettet disse. I forhold til Idrettsregistreringen vil systemet kun telle opp de som er aktive på et parti. Personer med verv telles med i kategori 301 (dette ordnes av systemet). Side 8

9 Alder fra-til må legges inn med heltallsverdier. Det betyr at dersom du vil at de som f.eks fyller 7 år i løpet av året skal kunne delta på dette partiet, så må du legge Alder fra som 6 og alder til som 7. Du må oppgi hvor mange deltagere det skal være på partiet, og hvorvidt du vil bruke ventelistefunksjonen. Du må også oppgi hvilket kjønn som partiet er for. Startdatoen er den datoen treningen starter. Sluttdatoen er den datoen treningen slutter i det semesteret. Systemet fungerer best hvis start og sluttdatoene er innenfor samme halvår, f.eks vår og høst. Treningstidspunktet (dag og tid) skal legges inn litt senere. Du må også sette inn prisen som deltagerne skal betale for å delta på partiet. Dette er treningsavgiften. Se også punkt 14 for å finne ytterligere avklaring på forskjellen mellom begrepene kontingent og treningsavgift. Hvis dere ønsker muligheten for å gi søskenmoderasjon eller å kunne tilby å trene på flere partier for en pris, så må dere velge å sette Overstyr pris til Ja. Se mer detaljer i punkt 12 side 19. Faktureringen vil starte på den datoen dere setter som startdato, og går deretter daglig. Side 9

10 Du må velge om partiet er åpent eller lukket, dvs i forhold til hvem som kan få melde seg på. Åpent betyr at det ligger tilgjengelig for alle, Lukket betyr at du har satt krav til forkunnskaper, ferdigheter for at medlemmene skal kunne være med. Det er bare dere med administratorrettigheter (styret) som kan legge til medlemmer i lukkede partier. Legge til Hovedtrener. Trykk på SØK. Du får opp denne søkesiden, og her skriver du inn et søkekriterie for å finne den treneren du skal legge til. Du kan bruke enten ett av feltene å søke etter, eller flere felt samtidig. Bruker du flere felt, så begrenses søket. Bruker du bare ett felt, så er søket mer åpent og du får flere treff. Du kan også søke uten å legge inn noe her, og da får du alle trenerne i laget ditt som har gyldig lisens. Jeg har lagt inn etternavn, og får opp aktuelle trenere. For å velge trener, så klikker du på navnet til den du ønsker å legge til. Når du har valgt trener, så vil du komme tilbake til partiredigeringen, og du finner trenerens navn listet opp. Det er bare plass til en hovedtrener, men når du nå trykker Lagre, så vil du kunne legge til Hjelpetrenere på samme måte. Bildet ved siden av, viser hvordan det ser ut etter at du trykket lagre. Hjelpetrenerknappen er kommet fram. Treningstider skal legges til ved å trykke her. Side 10

11 Under Hovedinnhold er det listet opp en god del stikkord som vi håper dekker det som skjer på dette partiet. Dette er utfyllende informasjon om hvilken aktivitet som foregår på dette partiet, og det vil kunne være nyttig informasjon for de som har lyst til å begynne, og samtidig gir det krets og forbund en mulighet til å tilby kurs i forhold til de aktivitetene som foregår. Her er det fint om dere setter så mange kryss dere trenger for å beskrive hovedinnholdet. Vi har også bedt dere sette kryss for å markere om det er breddeaktivitet eller konkurranseaktivitet slik at vi får en bedre oversikt enn vi har hatt tidligere når vi har registert i Idrettsregistreringen. Legge til treningstider. Klikk på Treningstider, og du får muligheten til å legge til så mange treningstider du ønsker for dette partiet. Klikk på Legg til ny, og bildet blir redigerbart. Det kommer røde stjerner på de feltene som må fylles ut. Jeg har valgt dag, hvilket treningssted partiet trener i, når treningen starter (bruk kolon mellom timer og minutter), og til slutt hvor lenge treningen varer. Klikker på Lagre, og får en bekreftelse på at treningstiden er lagret. Når du nå velger å se treningstidene for dette partiet igjen, så har det kommet opp hvilke to treningstider partiet har. For å slette en treningstid, så bruker du søppelbøtta, og for å endre på treningstiden (sted eller tidspunkt) så bruker du blyanten. Side 11

12 Siste trinn når et parti er opprettet, er å velge om det skal gjøres tilgjengelig (synlig) gjennom å merke av for Publisering. Deretter må det også merkes av for Påmelding for å gjøre partiet åpent for påmelding fra medlemmer. Denne muligheten innebærer at laget kan klargjøre alle partiene, og så kunne åpne for påmelding på et gitt tidspunkt. Når partiet blir publisert, så dannes det en internettside som dere kan legge ut en link til på deres egen hjemmeside. Presentasjonen av partiene ser da slik ut. De som klikker på Gå til påmelding vil komme til innloggingsiden som trenger brukernavn og passord. Dersom de ikke er medlemmer enda, må de først gå til den siden hvor de kan melde seg inn i laget, og der kan de i samme prosess som innmeldingen, også legge til hvilket parti de ønsker å delta på. Side 12

13 8: KNYTTE MEDLEMMER TIL PARTIER Det er to muligheter til å få knyttet utøvere til parti. Du kan enten gå inn på en og en utøver og velge partiet som han skal være knyttet til slik som det blir vist i denne veiledningen, eller du kan be medlemmene selv logge seg på og velge partiet de skal delta på. I neste sesong kan du oppdatere medlemslista for hele partier samtidig. Da benyttes funksjonen Partioppsett Husk at du må opprette nye partier for hver sesong. Før du begynner å knytte enkeltutøvere til partier, så kan det være gunstig å gjøre et utvalg av medlemsmassen slik at du lettere ser at du har fått med deg alle. Til venstre er vist to ulike søk basert på å finne de som er født før eller etter en bestemt dato, i vårt tilfelle Da kan du få fram en liste som du igjen kan sortere etter alder, eller fødselsdato eller noen av de andre kolonnene som står der. Når du så skal knytte personer til partier, så klikker du på personikonet og får opp bildet nedenfor. I dette bildet klikker du på Nytt parti og får muligheten til å knytte person til parti. Side 13

14 I det vinduet som da kommer opp velger du hvilket parti du vil koble denne personen til. Du får bare opp partier som passer til denne personens alder og kjønn. Når valget er gjort vil du kunne se hvilken status denne personen får, om han blir påmeldt eller om han blir satt på venteliste. I vårt tilfelle ble det ventelisteplass. Når du så trykker på Send påmelding får du opp en kvittering på at det er sendt e-post til denne personen om at han er påmeldt dette partiet, og han vil også få oppgitt status i forhold til om han er kommet med eller har blitt satt på venteliste. Det sendes automatisk ut e-post når dere gjør en endring i en persons påmeldingsstatus. Personen vil også kunne se denne informasjonen på sin profil. Side 14

15 TILDELE PLASSER FRA VENTELISTE Ventelistene opprettes automatisk hvis du har valgt at det er venteliste på partiet. Systemet tildeler plasser til deltagere etter hvert som de melder seg på, og det sendes e-post kvittering når de har meldt seg på. Dette gjelder for de som allerede er godkjente som medlemmer. Nyinnmeldte medlemmer kommer inn på den reserverte plassen på listen ved godkjenningstidspunktet. Systemet holder av plass til dem selv om de ikke er ferdig godkjent. Innmeldingstidspunktet framgår av lista som du behandler under Godkjenn medlem, se punkt 9. De som kommer på venteliste, får beskjed om at de er på liste, men ikke hvilken plass. Det er dere som lag som kan bestemme hvem som får plassen, basert på den politikk dere har valgt for det. Dette gjøres ved å velge Administrasjon deltakere partier, søke opp det partiet du vil gjøre noe med, og så får du opp en liste som vist ovenfor. Dere ser der rangeringen, men dere velger likevel fritt hvem av de på venteliste som du vil tilby plassen. Gjennom dette kan du også overstyre antallet plasser på partiet. Ved å klikke på nedtrekksmenyen bak status, så kan du endre denne for den personen. Her har vi endret status fra Venteliste til Påmeldt, og får da opp dialogboksen til venstre. Her får vi mulighet til å få kopi av den meldingen som går ut til medlemmet slik at vi kan holde oversikt over hva som gjort med den enkelte. Alle slike statusendringer gir samme dialogboks med mulighet til å avbryte handlingen, eller gjennomføre og samtidig får e-post kvittering. Adressen til medlemsansvarlig legges inn i Lagsinfo, se punkt 4. Side 15

16 9: REGISTRERE NYE MEDLEMMER / GODKJENNE INNMELDINGER FRA PORTALEN Personer med verv (styret mm) kan melde inn nye medlemmer direkte i portalen. Dette gjøres ved å velge Godkjenne medlem under Funksjoner. Når du har gjort det valget, vil du komme til den siden hvor du får opp en liste over de som har meldt seg inn selv, samt muligheten til at du som ansvarlig kan melde inn nye medlemmer direkte. For å melde inn nye medlemmer klikker du på Nytt medlem. Da kommer dette bildet opp, og du må legge inn alle pliktige opplysninger (rød stjerne). Valg av parti kan gjøres senere også. Når du klikker på Lagre, så forsvinner denne personen fra skjermen, men vil nå ha kommet inn i medlemslista. Hvis noen har meldt seg inn gjennom nettportalen, så vil de ligge i en liste som du finner med funksjonen Godkjenne medlem. Lista inneholder tidsangivelse for innmelding slik at du kan sortere de i tidsrekkefølge når du skal godkjenne de. Det er denne rekkefølgen som danner grunnlaget for innbyrdes plassering på eventuelle ventelister også, slik at det er gunstig å godkjenne i den rekkefølgen de har meldt seg inn. For at disse skal bli godkjent og få tilsendt brukernavn og passord, må du klikke på blyanten for å redigere informasjonen på medlemmet. Der velger du godkjenn. Før du lagrer klikker du på Dublettsjekk for å se om personen finnes fra før. Dersom personen finnes fra før, så noterer du hvilke partier personen vil inn på, samt de personinformasjonene som finnes der før du avslår han som medlem. Deretter oppdaterer du den medlemsinformasjonen som allerede er i Mysoft på denne personen. Side 16

17 10: SENDE UT PASSORD TIL MEDLEMMER / GRUPPER Alle får tilsendt medlemsnummer og passord når medlemsskapet er godkjent. Det hender at noen glemmer passordet sitt, og da kan dere enkelt sende ut det på nytt til enkeltmedlemmer eller grupper av medlemmer. NB! Ved å sende ut på nytt, så slettes det passordet som medlemmet selv har laget dersom de har gjort en endring. Du kan lage søket åpent slik at du finner mange, eller helt spesifikt så du bare sender til en person. Klikker du på knappen nederst så vil systemet spørre deg en gang til om du er sikker på at du vil sende ut på nytt før utsendingen skjer. Side 17

18 11: OPPRETTELSE AV OCR-KONTO TILPASSET BRUK I MYSOFT Det enkelte lag må først opprette en OCR-avtale med sin egen bank. Denne OCR-avtalen skal knyttes til NGTF sitt kundeforhold med Dnb slik at betalingene blir registrert og informasjonen om betalingsstatus på det enkelte medlem oppdateres i medlemsdatabasen og er tilgjengelig for laget. Dere må opprette en avtale med egen bank, og dere må ved inngåelsen av OCR avtalen opplyse om følgende: - Lengden på KID er 20 tegn - Det brukes Modulus 10 I tillegg må dere oppgi hvem som er mottaker av konteringsdata. Dette er DNB Connect, og KundeenhetsID er Disse to siste informasjonene er de som knytter lagets OCR-avtale sammen med den sentrale avtalen slik at informasjone- Her står navnet på lagets bank. Her fyller dere inn informasjon om eget lag i de aktuelle rubrikkene. Her skal det stå kryss på OCR. X ne oppdateres på det enkelte medlem. Når dere så har fått avtalen med banken deres, tar dere kontakt med vår kontaktperson i DnB på følgende kontaktinfo: Kristin Nilsen Cash Management Tlf: E-post: kristin.consani.nilsen@dnb.no Hun vil hjelpe dere med å knytte deres avtale sammen med den overordnede avtalen for NGTF i Nets. Oppgi gjerne følgende referanseinformasjon: MYSOFT Idrett for NGTF Kontaktperson hos NGTF er Arild Norderud, e-post: arild.norderud@gymogturn.no Her skal det stå kryss i ruten for MOD 10 Her skal dere skrive tallet 20 i rubrikk for antall siffer Kundeenhets ID er Her skriver du inn DNB Connect Her må dere sette kryss i A eller B. Setter dere kryss i A kan dere også benytte kontoen til andre innbetalinger, men det kan bli mer manuell registrering i Mysoft. Side 18

19 12: ØKONOMISKE FORHOLD, PRAKTISK ORGANISERING GEBYR PÅ FAKTURAER Systemet ble vedtatt finansiert gjennom de gebyrene som legges på fakturaene som går fra laget til medlemmet. Fakturagebyret er laget slik at hvis dere velger halvårlig fakturering (en faktura pr. parti) så er gebyret kr. 20,- hvorav dere beholder kr. 5,- (25%) i eget lag. Dere vil motta en faktura fra NGTF hvert tertial på resten av gebyrene, kr. 15,- (75%). Ved hyppigere fakturering er gebyret satt lavere. Gebyrsatsen styres automatisk av systemet. Det er ingen gebyr på fakturaer fra forbundet til lagene. Det er ingen gebyr på purringer Det er dere som lag som mottar hele gebyrsummen ved innbetaling fra medlemmene, men dere vil altså få en faktura tre ganger pr. år som utgjør 75% av det dere har mottatt i gebyrer foregående tertial. BETALING FOR SMS BRUK Kostnadene ved SMS-bruk dekkes av mottakeren av SMS-ene som sendes. Det er kr. 3,- pr. SMS slik at den løsningen må brukes med omtanke. I utgangspunktet er profilene til medlemmene satt slik at de har reservert seg mot å motta SMS, så de må selv aktivt gjøre en endring der for å kunne motta viktige beskjeder fra dere. NGTF betaler for abonnementsløsningen og driften av denne ordningen gjennom de inntekter som bruken av løsningen genererer. OVERSTYRT PRIS Dette gir muligheten til å ha et system med søskenmoderasjon, eller at man tilbyr en pris pr. halvår og gjennom den gir muligheten til at medlemmene kan trene på flere partier. Valget gjøres for hvert enkelt parti, og i utgangspunktet er det satt til at det ikke er overstyrt pris, dvs Nei, noe som betyr at prisen er fast og lik for alle. Med dette valget iverksettes fakturarutinene automatisk. Når du går inn på oversikten over medlemmene på et slikt parti, så ser listen eksempelvis slik ut. Her ser du at det ikke er mulig å gjøre noe med prisene, i motsetning til hvis det er valgt Ja på overstyrt pris. Da ser listene eksempelvis slik ut og du kan endre prisene enkeltvis. Hvis det er valgt å bruke Overstyrt pris, så må prisen på de enkelte medlemmene godkjennes individuelt før fakturering finner sted. Side 19

20 13: AKTIVERING AV PORTALEN FOR MEDLEMMENE Dette må gjøres av forbundet for at medlemmene skal få tilgang! Ta kontakt med Øistein Leren på e-post: eller på tlf (dagtid). Ved aktivering sendes det ut e-post med brukernavn og passord til alle registrerte medlemmer, samt at det blir åpnet for innmelding av nye medlemmer og påmelding til partier for både gamle og nye medlemmer. Igangsetting av faktureringen må også gjøres av NGTF ved første gangs oppstart. Ta kontakt med Øistein Leren som oppgitt foran. 14: MEDLEMSKONTINGENT I FORHOLD TIL PRIS PÅ PARTI (TRENINGSAVGIFT) I følge NIFs lov er det en stor prinsipiell forskjell på medlemskontingent og treningsavgift. Medlemskontingenten gir et medlem rettigheter og plikter, slik som stemmerett og valgbarhet på årsmøtet. Treningsavgiften er betalingen for å få trene på et parti. De lag som i dag har en felles avgift hvor medlemskontingenten er i denne summen, må gjøre de nødvendige endringer for å skille på disse. Kontingenten knyttes til begrepet Medlemskategori, mens treningsavgiften knyttes til prisen på partier, slik som vist i kapittel 7. Side 20

21 15: VEDLIKEHOLD OG KVALITETSSIKRING AV MEDLEMSINFORMASJON Det er viktig at dere vedlikeholder dataene deres, og følger opp medlemmene slik at det blir så gode data som mulig. Ved å trykke på Liste når du har fått opp startbildet for medlemsadministrasjon vil du få opp liste over alle de som er registrert som medlemmer i deres lag. Bildet som er vist her viser at det mangler mobilnummer på 5 øverste, og det mangler e-post på den øverste og tre til under der. Både e-post og mobilnummer er helt nødvendige for at systemet skal fungere. Dere må da enten be de som har mangler på sine informasjoner om å ordne dette selv, se kap 2, eller så kan dere også legge inn denne informasjonen direkte. Brukerveiledningen for å vedlikeholde egen profil ligger også på under menyvalget Mysoft Idrett i øverste menylinje. Du kan sortere listen over medlemmene etter de ulike overskriftene ved å klikke på overskriftene. Klikker du på Alder så får du de i aldersrekkefølge, og klikker du Alder en gang til så byttes rekkefølgen. Tilsvarende kan du gjøre på alle overskriftene og dermed lett finne de som mangler noe eller hvor det kan være helt klart at det er feil i dataene. Side 21

22 16: EKSPORT AV DELTAKERLISTER TIL EXCEL Det er to steder hvor du kan få opp deltakerlister for partier, og også muligheten til å eksportere de til excel. Den muligheten som gir et utdrag som har den mest relevante informasjonen finner du når du velger Administrasjon delt. parti under funksjoner, og der velger det aktuelle partiet. Da får du opp et bilde som vist til venstre, og kan velge om du vil eksportere til excel ved å klikke på ikonet for eksport. Du kan også eksportere til excel når du har valgt et parti ved hjelp av Utvalg og Parti. Den listen du da får opp inneholder all informasjon om de aktuelle medlemmene, og er slik sett ikke egnet til bruk for trenere for partiene, men kan være aktuell i noen sammenhenger for ledelsen i lagene. Du kan også laste over komplett medlemsliste til Excel ved å trykke Vis liste når du har kommet inn på Medlemsadministrasjon. Da er valget helt åpent og du får mulighet til å eksportere alle til samme excelfil. Side 22

23 17: UTSENDELSE AV SMS TIL PARTIER (SE OGSÅ PUNKT 32 FOR UTVALG PÅ TVERS AV PARTIER Du kan sende SMS med beskjeder på inntil 160 tegn til partier eller til andre utvalg av medlemsmassen. Ved utsendelse til partier, starter du med å velge Partiet under Administrasjon delt. parti, og der klikke på ikonet for SMS (mobiltelefonen). Du får da opp et bilde med oversikt over de som står på lista, og du kan fjerne de som eventuelt ikke skal motta beskjeden ved å dobbeltklikke på de aktuelle. Deretter skriver du inn meldingen og hvem meldingen kommer fra. Klikker på send. Du får et kontrollspørsmål, og tilslutt får du en bekreftelse på at SMS blir sendt. Side 23 HUSK AT DET ER MOTTAKEREN SOM BETALER FOR SMS-EN (kr 3,-) og at mottakeren må ha gitt tillatelse til å ta i mot SMS i sin egen profil for at dette skal fungere.

24 18: ØKONOMIRUTINER Mysoft inneholder ganske mange økonomirapporter og muligheter for å følge opp innbetalingene. I menyvalget for funksjoner, finnes disse rutinene under Økonomirapporter Innlesingen av data i systemet foretas daglig fra NGTF sentralt. Innbetalinger som er gjort med KID vil da bli oppdatert på det enkelte medlem, men laget også kan ta ut ulike oversikter. Det første valget er Økonomisk oversikt, og her ser du at det er mulighet for å søke dypere inn i datamaterialet ved å klikke på + tegnet foran linjene. Denne muligheten foreligger i mange rapporter slik at man kan komme ned på medlemsnivå og både se status og gjøre korrigeringer. Klikker man på Status på utestående fordringer så får man igjen en oversikt hvor man kan gå inn på det enkelte medlem og se status og endringer. Du kan også få oversikt over hvem og hva som er utestående på det som er purret 1. gang og tilsvarende for 2. gang. 19: FAKTURA OG PURRERUTINER Faktura sendes automatisk første natt etter det som laget har definert som dato for start av fakturering, jfr punkt 7 side 9. Deretter sendes det fakturaer hver natt på de som ikke har blitt sendt ut tidligere. Etter en måned sendes det ut purringer hver 14. dag etter fakturadato på den enkelte faktura. Dette skjer tre ganger automatisk. Deretter må den enkelte purres opp manuelt gjennom at dere sender kopi av faktura, eller at dere tar kontakt direkte med medlemmet. Det er ikke satt gebyr på purringene. Dersom noen betaler for mye, vil det bli registrert som Forhåndsbetaling, og dette vil bli trukket fra neste gang det sendes faktura til dette medlemmet. Faktura til mindreårige (under 18 år) sen- Side 24

25 des til oppgitt fakturadresse. Hvis den ikke er fylt ut sendes den til foresattadresse. Dersom den ikke finnes, sendes den til medlemmet selv. I fall noen ikke har e-post, så må lagets e-post legges inn slik at det kan tas utskrift av faktura som så kan sendes til medlemmet i vanlig post. 20: ØKONOMI - RAPPORTER OG OVERSIKTER Systemet gir mulighet til å hente ut posteringsjournaler for ulike perioder til bruk i regnskapet og ved avstemming av bank. Ved å velge Prøvekjøring så kan samme rapportgrunnlag finnes flere ganger. Dersom det er valgt normal kjøring, så kan allerede avsluttede rapporter finnes i arkivet, men da kan man ikke endre rapportperioden. De ulike valgene her finnes under Økonomirapporter i Funksjonsmenyen. Når du ber om valget Faktura og betalingsjournal, så vil det komme en liste over alle bevegelser i perioden, og nederst finner du en journal som splitter inntektene på de ulike regnskapskontiene, slik som vist nedenfor. I eksempelet nedenfor er de detaljerte bevegelsene som står først i rapporten klippet vekk. Side 25

26 21: REGISTRERE BETALING UTEN KID Registrering av innbetalinger som er foretatt enten gjennom bank uten bruk av KID, eller som kontant oppgjør til kassererer, registreres på følgende måte: 1: Søk opp personen i Mysoft 2: Klikk på dollartegnet bak den aktuelle fakturaen 3: Skriv inn betalingsdato og bilags tekst i rubrikken for Bilagsregistrering 4: Marker for Betaling 5: Trykk Lagre og skriv så ut ved å bruke utskriftsikonet øverst til høyre. Side 26