Forslag til svar på spørsmål stilt av Eivor Evenrud(R) og Marit Halse(R) til byråd Kjetil Lund Forvaltningsrutiner i Boligbygg Oslo KF

Transkript

1 Byrådsavdeling for næring og eierskap Rådhuset 0037 OSLO Deres referanse: Vår referanse:, Forslag til svar på spørsmål stilt av Eivor Evenrud(R) og Marit Halse(R) til byråd Kjetil Lund Forvaltningsrutiner i Vi viser til e-post fra NOE 8. januar, der en refererer til sju spesifikke spørsmål stilt av bystyrerepresentantene Eivor Evenrud(R) og Marit Halse(R) til byråd Kjetil Lund, angående Boligbyggs forvaltningsrutiner. I dette brevet gir vi forslag til svar på disse spørsmålene. Spørsmål 1. Hvilke rutiner finnes for å undersøke andre leiligheter i samme bygård eller blokk når det oppdages fuktskader, muggsopp, råte eller andre fuktskader i en leilighet? Dersom forvalter, beboer eller bydelens oppfølgingstjeneste oppdager eller får mistanke om muggsopp o.l., loggføres saken som en forespørsel i BBYs FDVsystem. Helt rutinemessig blir alle slike saker fulgt opp av teknisk forvalter, eventuelt i samråd med vår ekspertleverandør på dette området, p.t. Mycoteam hvorpå sanering/utbedring gjennomføres. Hvis alt tyder på at det er en lokal forekomst, gjøres det ingen undersøkelser i omliggende leiligheter. Dette er typisk tilfellet der forekomsten skyldes f. eks. mangelfull lufting, tett kjøkkenventilator og/eller kjeler som står på kok i mange timer daglig. Hvis undersøkelsene viser at forekomsten skyldes vannlekkasjer/-inntrenging eller feilkonstruksjon, gjøres det undersøkelser i alle leiligheter som antas å kunne være berørt. Slike undersøkelser kan etter omstendighetene også kreve et en åpner vegg-/ gulvkonstruksjoner. Spørsmål 2. Hvilke rutiner har Boligbygg for å sikre at folk får annen bolig mens det må gjøres rehabilitering eller utbedring av helseskadelige problemer slik som muggsopp? I større rehab-caser må vi skille mellom prosjekter som berører leilighetene i stor grad (f. eks. våtromsrehabilitering) og prosjekter som i hovedsak gjelder fasade, bygningsgrunn, tak, mv. Det er i hovedsak i de førstnevnte tilfellene det kan være aktuelt å omplassere beboere midlertidig. I de fleste slike tilfeller flyttes alle beboerne oppgang for oppgang etter initiativ fra BBY, dels pga. ulempene for beboer, dels pga. at det gir mer rasjonell prosjektgjennom-føring. I noen få tilfeller blir beboere omplassert på grunnlag av legeerklæring ang. støy-/ støvfølsomhet. Besøksadresse: Wergelandsveien 3. Postadresse: Postboks 1192 Sentrum, 0107 Oslo. E-post: postmottak@bby.oslo.kommune.no. Telefon: Kontonr.: Org. nr.:

2 Ved omplassering er etablert praksis at beboerne plasseres i en midlertidig leilighet av noenlunde samme størrelse og i samme område, det siste for å sikre kontinuitet når det gjelder barnehage/skole, tjenester fra bydelen, mv. Etablert praksis er videre at beboer i slike tilfeller fortsetter å betale leie for sin permanente leilighet, men uten å bli belastet for leie i den midlertidige leiligheten. Ved utbedring/oppgradering av våtrom i enkeltleiligheter som er ikke inngår i et større prosjekt vil spørsmålet om omplassering/erstatningsbolig bli vurdert fra sak til sak, avhengig både av beboers livs-/helsesituasjon og hvor inngripende tiltaket er. Ved sopp-/skadedyrsanering vil det i de fleste tilfellene ikke være påkrevd med flytting, da helserisikoen normalt er lav og saneringen normalt er ukomplisert og kan gjøres raskt. I de relativt få tilfellene hvor det påvises moderat til høy helserisiko og/eller saneringen krever større bygningsmessige tiltak, vil beboer få tilbud om omplassering eller annet botilbud på BBYs regning. Spørsmål 3. Hvordan sikres det at beboere får refundert deler av innbetalt husleie for perioden de ikke kan bo i boligen på grunn av helseskadelige forhold eller hvis det viser seg at boligen har hatt lavere standard enn gjengs leie har tatt utgangspunkt i? Hvis utflytting fra boligen er påkrevd eller anbefalt av lege, vil som nevnt beboer få tilbud om erstatningsleilighet eller annet botilbud på BBYs regning. Hvis omplasseringsleiligheten er mindre enn den permanente boligen, eller beboer velger å bo midlertidig hos venner/kjente/familie, vil beboer vil få redusert eller refundert sin husleie. I slike tilfeller anvendes det lempelig skjønn. Boligbygg må også ta hensyn til om vedkommende beboer mottar bostøtte, slik at beløpene kan samkjøres og korrekt beløp blir refundert. Når det gjelder forholdet mellom leienivå og standard, er det slik at det gjennomføres uavhengig leiepristaksering av alle boliger ifm. nytildeling. Dette skjer etter at boligen er istandsatt til normalt god utleiestandard. Dersom leiligheten likevel har noe lavere standard enn det som er gjengs (f. eks. fordi den ligger på gateplan med noe dårlige lysforhold), får boligen da en forholdsmessig avkortning. Dette gjør at leien blir lavere enn gjennomsnittlig gjengs leie for det aktuelle området og den aktuelle boligstørrelsen. I lengebodde leiligheter foretas det for øvrig retaksering minimum hvert åttende år som ledd i gjengs leie -reguleringer og ellers i forbindelse med større oppgraderinger, f. eks. våtromsrehabilitering. Standardforringelse ila. leietiden som skyldes beboers manglende ivaretakelse av vedlikeholdsplikten, kommer ikke til uttrykk i form av lavere leie. Spørsmål 4. Hvilke rutiner har man for å loggføre henvendelser fra beboere i kommunale boliger? 2

3 Boligbygg registrerer alle henvendelser som krever oppfølging i sine saksbehandlingssystemer - Plania (FDV) og DocuLive (arkiv). Henvendelser pr. brev og e-post arkiveres først i Doculive, hvorpå det etter omstendighetene blir opprettet en forespørsel i Plania. Henvendelser via telefon og kundesenter (ca årlig) registreres direkte i Plania. Saker i Doculive og Plania blir lukket først når de er løst - I form av utbedring eller at vi konstaterer at saken påhviler beboer. Når vi bruker uttrykket «henvendelser som krever oppfølging» er det fordi BBY mottar et nokså stort antall henvendelser om trivielle forhold som åpenbart faller inn under beboers plikter. Dette gjelder f. eks. skifte av lyspærer, etc. Se for øvrig siste setning i svaret på spørsmål 6. Spørsmål 5. Hvis beboere kontakter Boligbygg på andre måter enn via Boligbyggs kundesenter; hvilke rutiner finnes for å loggføre henvendelsen og sikre at de får kontakt med rette vedkommende? I tillegg til kundesenteret (telefon, kontaktskjema, skranke) har vi flere kanaler for beboernes henvendelser til BBY. Dette er særlig muligheten til direktekontakt pr. telefon og e-post med forvalter, husleiekonsulent og teknisk forvalter. I annenlinjen gjelder at alle eiendommer/boliger og dermed leieforhold er fordelt mellom medarbeiderne, slik at ansvaret for oppfølging av en spesifikk adresse er entydig plassert. For øvrig er rutinene for loggføring av henvendelser de samme uavhengig av kanal, ref. svaret på spørsmål 4. Det nevnes at vi tidvis fanger opp at beboer har rettet en henvendelse angående boligen eller leieforholdet til bydelens boligkontor eller oppfølgingstjeneste. I slike tilfeller er vi naturligvis avhengige av at bydelen henviser beboeren til BBY eller at bydelen selv påtar seg å formidle henvendelsen videre til oss. Spørsmål 6. Hvordan følges henvendelser fra beboere i kommunale boliger opp? Dette er et vidtfavnende spørsmål, og svaret må nødvendigvis bli litt omfangsrikt. Boligbygg er organisert med en førstelinjetjeneste og en annenlinje. Førstelinjen utgjøres av kundesenteret, som er åpent kl alle virkedager. Disse mottar og registrerer årlig ca henvendelser de fleste ang. husleiespørsmål, men mange også vedr. tekniske spørsmål. Et stort antall saker løses i førstelinjen. De resterende kanaliseres videre til annenlinjetjenesten, som utgjøres av fagseksjonene i BBYs forvaltningsavdeling, bl.a. husleieseksjonen, drifts- og vedlikeholdsseksjonen og forvaltningsteamene. Vi bemerker at beboere også kan nå BBY med viktige hastesaker på døgnbasis (24/7) gjennom vakttelefonen som bemannes av BBYs vekterselskap (p.t. Securitas). Vektertjenesten forholder seg i sin tur til BBYs bakvaktsordning, som er en turnusvakt blant ca ti av BBYs ledere. På områder hvor det kan oppstå HMSsaker som må løses raskt, har våre rammeavtalepartnere døgnvakt, slik at 3

4 forholdet kan utbedres også på kvelds-/nattestid og i helger. Dette gjelder f. eks. ved vannlekkasjer og heisstans. Når det gjelder utbedringen av tekniske avvik gjøres enkle oppgaver av BBYs egne boservicemedarbeidere, mens andre utbedringer utføres av rammeavtaleleverandører. Vi har slike leverandører i hele spekteret av disipliner; f. eks. VVS/rør, elektro, maling/gulvlegging, skadedyrsanering, brannteknikk, inneklima og ventilasjon. Som sagt er det mange saker som kan løses der og da pr. telefon eller oppmøte særlig husleiespørsmål. Når det imidlertid gjelder henvendelser om tekniske forhold, vil behandlingen bero på forholdets art og kritikalitet. Dersom det dreier seg om vannlekkasjer, branntekniske forhold, etc. blir sakene rubrisert som hastesaker, og disse blir fulgt opp og håndtert umiddelbart. Saker som gjelder øvrige forhold kan ta noe lengre tid, men sjelden mer enn sju-ti dager å «lukke». Dette kan dreie seg om f. eks. defekte panelovner og kjøkkenvifter, sopp eller skadedyr. I de tilfellene det tar lengre tid, kan det skyldes at det må gjøres større bygningsmessige tiltak eller at det er vanskelig å påtreffe beboer hjemme. Noen saker er så vidt klare at vi kan rekvirere istandsettelse uten noen forutgående befaring. Som regel er imidlertid slik befaring påkrevd, for å bringe på det rene hva forholdet består i slik at vi i neste instans kan bestille utbedring. Det foregår også en siling basert på hva som er leietakers ansvar etter husleieloven og leiekontrakten, og hva som er BBYs ansvar. Spørsmål 7: Hvilke rutiner har Boligbygg KF for å undersøke standarden i de kommunale boligene på eget initiativ, og hvor ofte gjøres slike kontroller? Boligbygg utfører en rekke tilsyn på eget initiativ, hvorav de viktigste er: Vi setter i stand ca leiligheter pr. år ifm. beboerskifter. Leilighetene pusses da opp til god utleiestandard. Denne oppussingen omfatter selvfølgelig også kontroller og evt. sanering av sopp, råte, mv. Det foretas årlig el-tilsyn i 25 % av våre bebodde leiligheter, dvs. ca leiligheter pr. år. Dette innebærer at alle leilighetene skal ha tilsyn ila. en fireårssyklus. Det er en stående instruks at en i forbindelse med el-tilsynet også skal se etter HMS-relaterte forhold. Avvik meldes fortløpende inn i Plania. Det gjennomføres årlig ca kombinerte skadedyr- og HMSinspeksjoner etter en særskilt risikovurdering. I tillegg kommer inspeksjoner der det allerede er mistanke om skadedyrforekomst. I tillegg utfører vi årlig om lag særskilte HMS- og fremleiekontroller i boligmassen. Disse utføres i hovedsak basert på bekymringsmeldinger fra naboer eller bydelen. 4

5 Vi har ca årlige tekniske arbeidsordrer knyttet til forhold i bebodde leiligheter, normalt basert på henvendelser fra beboere, men også basert på forhold som er fanget opp gjennom el-tilsyn, HMS-kontroller og blokkinspeksjoner. Eksempler på tiltak som faller inn under denne posten er utskifting av panelovner, blandebatterier, stikkontakter, dører/vinduer og gulvbelegg. Vi foretar også mindre utbedringsarbeid i baderom, f. eks. silikonfuging og utbedring av sluk. Utover ovennevnte er Boligbygg varsomme med å gjøre undersøkelser i bebodde leilighetene på eget initiativ. Dette er i hovedsak begrunnet i respekten for folks privatliv. Vi ber NOE ta kontakt dersom noe er uklart eller en ønsker utfyllende redegjørelser. Med vennlig hilsen Svein H. Gjønnes forvaltningsdirektør Elektronisk godkjent og ekspedert uten signatur 5