YTELSESBESKRIVELSE RAMMEAVTALE RYDDING, TØMMING OG RENGJØRING LEILIGHETER OG FELLESAREAL (2020)

Transkript

1 YTELSESBESKRIVELSE RAMMEAVTALE RYDDING, TØMMING OG RENGJØRING LEILIGHETER OG FELLESAREAL (2020) 1

2 1 Innhold 1. Oppdragsgiver Formålet med rammeavtalen Boligbyggs forventninger til leverandører Rammeavtalens omfang Fordeling av oppdrag Lik fordeling Kapasitet Om kontraktsarbeidet Frister Bestilling Prisposter Organisering av oppdrag Beboerhåndtering Tilgang i bebodde leiligheter Spesifikasjon av arbeidet Nøkkel- og låserutiner Krav til tjenesten Godkjent renholdsbedrift Faglig utførelse Renholdsnivå Aktsomhetsplikt Fotodokumentasjon Avfall Krav til språk

3 1. Oppdragsgiver Boligbygg Oslo KF skal være et sosialt virkemiddel for å fremskaffe boliger til de målgrupper kommunen til enhver tid ønsker å tilgodese med kommunale boliger. Foretaket skal eie og forvalte boliger på vegne av Oslo kommune etter forretningsmessige prinsipper. Foretaket har ansvaret for forvaltning, drift og vedlikehold av ca boliger. Les mer om Boligbygg på 2. Formålet med rammeavtalen Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtaler for rydding, tømming og rengjøring av leiligheter og fellesareal i forbindelse med drifting og rask istandsetting av boenheter etter utkastelser, ved større rehabiliteringer av leiligheter hvor leietaker må flytte ut og ellers ved behov i henhold til kontraktsdokumentene. Rammeavtalen er strategisk viktig da den er sentral i oppnåelsen av virksomhetens mål om rask istandsettelse av boligene etter utflytting, slik at lav ledighet sikres. Det er derfor sentralt med leverandører som prioriterer Boligbygg som kunde og gjennomfører oppdrag med rasjonell fremdrift og utfører oppdrag med god kvalitet. Boligbygg har egen avtale for oppussing av ubebodde leiligheter hvor det også inkluderer oppdrag for å tømme fra ubebodde leiligheter/boder eller lignende i oppdrag der dette inngår som en del av et sammensatt håndverkeroppdrag. Boligbygg har også egne avtaler for renhold av fellesareal. Nærværende avtale gjelder øvrige tømme/rydde/vaske-oppdrag. 3. Boligbyggs forventninger til leverandører Motivasjon og evne til å bidra. Kapasitet og oppgaveforståelse. Prioritere Boligbygg som kunde. Samarbeid og samhandling med Boligbygg og dennes samarbeidsparter. Forståelse og evne til å håndtere alle typer beboere med respekt. Kontinuerlig produksjon også i ferier. Fokus på miljø Ferdigstillelse til rett tid Arbeid av god kvalitet Seriøse leverandører Aktsomhet 4. Rammeavtalens omfang Boligbygg Oslo KF anslår at omfanget av denne anskaffelsen er ca. 2 MNOK pr. år fordelt på antall leverandører. Det presiseres at dette er cirka tall og at den reelle verdi vil avhenge av de konkrete behov som oppstår i rammeavtaleperioden. Boligbyggs budsjetter vil være medvirkende på størrelsen på avtalen. 4.1 Fordeling av oppdrag Boligbygg vil inngå parallelle rammeavtaler med 3 leverandører. 3

4 4.1.1 Lik fordeling Rammeavtalen er en avtale som forplikter oppdragsgiver å bestille oppdrag og tildele kontrakter til rammeavtaleleverandørene når oppdragene omfattes av oppdragsbeskrivelsen i rammeavtalen. Oppdrag vil tilstrebes likt fordelt på verdiomfang mellom alle rammeavtalepartene i løpet av avtaleperioden Kapasitet Leverandøren skal i utgangspunktet ha kapasitet til enhver tid å påta seg oppdrag når oppdragsgiver har et konkret behov. Dersom den likevel ikke har kapasitet til å påta seg oppdrag må det umiddelbart gis beskjed. Boligbygg har da anledning til å benytte en fritt valgt annen leverandør med kapasitet. Dersom leverandøren gjentatte ganger ikke har kapasitet til å påta seg oppdrag anses dette som mislighold av kontrakten, som kan medføre oppsigelse. 5. Om kontraktsarbeidet 5.1 Frister Arbeid som blir bestilt må påbegynnes snarest, og senest i løpet av 48 timer dersom ikke annet blir avtalt ved bestilling. 5.2 Bestilling Bestilling av arbeider skjer elektronisk gjennom Boligbyggs FDVU-system (PLANIA). Leverandør vil motta bestillingen elektronisk på mail. Omfanget av hvert oppdrag vil variere avhengig av behovet. De fleste bestillinger skjer uten befaring og baseres på rammeavtalens poster. 5.3 Prisposter Postprisene leverandøren oppga i tilbudet skal være inkludert samtlige kostnader leverandøren vil få i kontraktsperioden. Leverandøren har i den enkelte prispost beregnet en sum som inkluderer samtlige kostnader til eksempelvis kapitalytelser, rigging, drift, kostnader til transport, bomutgifter, parkering, arbeidsomkostninger, befaringer, servicebiltillegg, materiell, diett, fortjeneste, administrasjon, personlige tillegg, demontering, eventuell leie av biler/utstyr etc. I timeprisen er det kun effektive timer som faktureres, for eksempel ikke reisetid i forbindelse med oppdrag. I kilo-prisen for tømming skal samtlige kostnader inkluderes, for eksempel arbeidstimer, transportavgift, bruk av tilfredsstillende utstyr. Kilo-prisen gjelder alle typer avfall, også spesialavfall. Dokumentert fyllplassavgift og eventuelle øvrige dokumenterte gebyrer for spesialavfall er det eneste som belastes Boligbygg utenom kilo-prisen. Leverandøren vil ikke få oppdrag på denne avtalen under minstepris på NOK Dersom minsteprisen kommer til anvendelse skal det ikke faktureres noen kostnader utenom minsteprisen. 4

5 6. Organisering av oppdrag 6.1 Beboerhåndtering Alle beboere skal behandles med respekt, oppmerksomhet og serviceinnstilling. En del arbeid skal foregå i bebodde boliger eller fellesareal som beboere benytter. Man må også kunne anta at det i enkelte boliger/fellesareal er spesielle forhold man må ta hensyn til. F.eks. skadedyr (kakerlakker), brukte spøytespisser og uhygeniske forhold. Boligbygg har en sammensatt beboergruppe. Flere risikogrupper er blant personene som får kommunal bolig, blant annet eldre, flyktninger og personer med rus- og psykiatriproblemer. Noen er ikke vant til å ha besøk i sine boliger, og kan umiddelbart reagere med skepsis eller frustrasjon. Det er derfor særlig viktig at leverandørens ansatte viser hensyn og forståelse i møte med beboerne. Tydelig kommunikasjon er viktig, og av den grunn må minst 1 på plassen snakke skandinavisk. I noen tilfeller kan det oppstå kontaktproblemer med beboere, og i så fall må dette straks innrapporteres til Boligbygg. Leverandøren og dennes ansatte har taushetsplikt for beboers personlige forhold. 6.2 Tilgang i bebodde leiligheter Bygningene vil i hovedsak være i full drift, og det kan derfor forventes ujevn tilgang til leilighetene. Leverandøren skal gjøre ett dokumenterte forsøk pr oppdrag uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. Ved fortsatt manglende tilgang skal byggherren ha skriftlig beskjed, og sørge for tilgang innen to uker. 6.3 Spesifikasjon av arbeidet Rydding og tømming: o Tømming av inventar og løsøre fra leiligheter eller bod, kjeller og loft, og bortkjøring til godkjent kommunal fyllplass. Kvittering fra fyllplass skal fremlegges for Boligbygg og vedlegges fakturaen. o Nedpakking, rydding og flytting av inventar og løsøre i pappesker for bortkjøring til oppgitt adresse i Oslo. o Unntaksvis: oppbevaring av innbo og løsøre på godkjent lager, inkludert registrering innhold. Lagerleie betales av Boligbygg. o Rydding og tømming må gjennomføres i henhold til krav om avfallshåndtering og kildesortering. o Trapperom og fellesarealer skal ikke benyttes til mellomlagring. Vask og rengjøring: o Vask av vinduer. Det skal vaskes på begge sider av vinduene. Vinduene kan variere i type utførelse, utseende, sprosser etc. Eventuell lift betales av Boligbygg. o Vask av rom Lettvask/byggrengjøring av alle horisontale flater som gulv, benker, vindusposter etc. o Hovedrengjøring av rom der det må vaskes fra gulv til og med tak inkludert i og utenpå skap, skuffer og benker, samt sanitærutstyr etc. 5

6 o Leverandøren må benytte rengjøringsmidler som ikke skader omgivelser eller medfører skade eller ulempe for renholdspersonale eller brukerne i lokalene. Produktene skal i størst mulig grad være miljøvennlige. o Leverandør skal benytte profesjonelle renholdere. En renholders oppgave er å vurdere tilsmussing og oppnå standarden til tilfredsstillende kvalitetsnivå. Det er renholders oppgave å vurdere hvor mye som er nødvendig å gjøre og hvilke metoder som bør benyttes. Renholdet skal kvalitetssikres etter ferdigstilt arbeid. For alle oppdrag skal det være en arbeidsleder og vedkommende skal ha god faglig bakgrunn og kompetanse. Personalet må ha likt arbeidstøy med emblem og alle må ha ID kort. Det forutsettes at alle som skal utføre arbeidet har fått nødvendig opplæring. Beskrivelser av arbeid kan utføres enten selvstendig av leverandør eller i samarbeid med bestiller eller av bestiller alene. Alle henvendelser fra presse og media skal håndteres av Boligbygg. Sikkerhet i forbindelse med planlegging og utførelse av arbeid skal ivaretas. Risikovurdering og risikoforhold skal vurderes. Individuelle HMS-planer og eventuelle HMS-tiltak skal inngå i tilbudets poster. Kvalitetssikring vil i hovedsak baserer seg på leverandørens dokumenterte egenkontroll, samt felles befaringer mv. Oppdragsgiver eller hans representant vil også foreta jevnlig kvalitetskontroll i byggetiden. Leverandør skal legge til rette for disse kontroller. Leverandør må benytte tilfredsstillende utstyr, både for sikkerheten og for effektiv håndtering av oppdrag. Det innebærer verneutstyr, hansker, flyttetraller, varebiler. Alt som flyttes må behandles på en god måte, og leverandør må benytte varebil hvor gulvet dekkes til og tingene blir sikret. Leverandør må sende SMS eller på annen måte gi beskjed når arbeidet er ferdigstilt. 6.4 Nøkkel- og låserutiner Ytterdører skal til enhver tid holdes avlåst. Det samme gjelder dører inn til den enkelte leilighet. For oppdrag hentes og leveres nøkler i Wergelandsveien 1. For oppdrag i fellesarealer kan tilgang ofte avtales med vaktmester eller annen representant på bygget. Hindret tilgang i kjellere, loft Dersom nøkkel ikke kan skaffes, eller tilkomsten av annen grunn er hindret, til fellesarealer, kjellere og loft rapporterer leverandør dette til saksbehandler, evt. til kundesenter, som bestemmer hvilke aksjoner som skal igangsettes. Hindret tilgang til leilighet pga. HMS-forhold Ved nekt fra leverandør om å gå inn i leiligheten fordi det ikke er forsvarlig i henhold til helse, miljø og sikkerhet eller leier nekter håndverkerne tilgang til leiligheten for å utføre bestilt/avtalt arbeid, sendes en statusrapport til saksbehandler. Det gis en beskrivelse av de faktiske forhold. 6

7 7. Krav til tjenesten 7.1 Godkjent renholdsbedrift Leverandør skal selv være registrert i Arbeidstilsynets register over godkjente renholdsvirksomheter eller benytte underleverandør som er det. 7.2 Faglig utførelse Arbeidene skal tilfredsstille alle gjeldende forskrifter, standarder og alt utstyr skal være godkjent for bruk i Norge. Kvaliteten på utført arbeid skal være godkjent i forhold til leverandørens internkontrollsystem/kvalitetssystem før arbeidene meldes utført til oppdragsgiver. Kvalitetssikringssystemet skal brukes aktivt i et hvert oppdrag. 7.3 Renholdsnivå Når det er bestilt hovedrenhold skal det utføres fullstendig renhold. Det skal være så bra utført at leiligheten er innflytningsklar, boden kan videreføres til andre etc. 7.4 Aktsomhetsplikt Ved tømming av boder etter utflyttet leietaker, skal det ved tvil henges opp skriftlig varsel og informeres etter beste evne før boden tømmes. Dette gjelder i alle tilfeller der bodens lås må brytes opp, men også i de tilfeller der bodens innhold gir grunnlag for tvil om bodens eierforhold. Ved tømming og kasting av innhold fra bod har leverandør en selvstendig plikt til å foreta kontroll av bodens innhold, og å vurdere om den inneholder gjenstander av verdi. Dersom det oppstår tvil om utføringen av oppdraget, skal leverandør kontakte oppdragsgiver før boden tømmes. 7.5 Fotodokumentasjon Leverandøren er ansvarlig for relevant fotodokumentasjon: - Leverandør skal alltid ta bilder av bodenes innhold før tømming. - Dersom det kastes pappesker/søppelsekker skal disse åpnes og det skal tas bilder av det øverste innholdet. - Fotodokumentasjonen skal følge fakturaen. - Fotodokumentasjon skal være tydelig og i farger. 7.6 Avfall Avfallshåndtering skal følge krav i regelverket. 7.7 Krav til språk Gjennomføring av denne rammeavtalen skal foregå ved bruk av norsk språk. Dette omfatter alle forhold, herunder tegninger, beskrivelser, SHA, kvalitet, anvisninger på arbeidssted osv. Det skal til enhver tid være minst en representant på arbeidsstedet som behersker norsk eller annet skandinavisk språk, og vedkommende må kunne kommunisere med leverandørens øvrige ansatte samt oppdragsgivers leietaker på arbeidsstedet. 7