Bolig og eiendomsforvaltning gjennom FDVU verktøy

Transkript

1 Bolig og eiendomsforvaltning gjennom FDVU verktøy Hilde Bjertnæs og Rune Karlsen, Boligbygg Agenda Bakteppe og valg av løsning Oppfanging og lukking av avvik Effektive arbeidsprosesser

2 Formål og hovedmål Bystyret har vedtatt følgende formål og hovedmål for Boligbygg: Foretaket skal være et sosialt virkemiddel for å fremskaffe boliger til de målgrupper kommunen til enhver tid ønsker å tilgodese med boliger. Foretaket skal eie og forvalte boliger på vegne av Oslo kommune etter forretningsmessige prinsipper. Hovedmål: Oslo kommunes eiendom skal være en effektiv innsatsfaktor i den kommunale tjenesteytingen. Forvaltningen av kommunens eiendommer skal være kostnadseffektiv. Realverdien av kommunens eiendommer varetas. Noen nøkkeltall Oslo og Norges største utleier av boliger utleie til definerte målgrupper Totalt ca m² Ca mennesker bor i våre boliger Istandsetting og tildeling av ca boliger årlig årlige kontraktsfornyelser Ca utbedringer årlig i bebodde leiligheter 115 ansatte boliger (6 492 kommunale og i B/L og B/S). Kundesenter: henvendelser 40 kjøpte boliger (26 i 2010) 338 bygg 39 solgte boliger (52 i 2010) 67 % andel tidsbestemte kontrakter. Gjennomsnittlig husleie: kr /mnd

3 Tiltak i eiendomsmassen fra 2004 Ca boliger overført fra bydelene i 2004 dårlig stand og høy ledighet Høyt fokus på vedlikeholdsetterslepet inkl. salg av uhensiktsmessig eiendom Investert ca 1,4 mrd. kr i vedlikeholdsetterslepet siden 2004 Istandsetting av ca boliger årlig for ny utleie (gj.snitt på ca kr ) Ca utbedringer årlig i bebodde leiligheter (gj.snitt på ca kr ) Klima og miljø isolering, utfasing av oljefyringsanlegg Brannsikkerhet uskifting av dører og vinduer, el. kontroll i boliger årlig avvik håndteres forløpende. Bakteppe Boligbygg før 2010 Begrenset bruk av IT-systemer Kundesenteret ingen tilgang til informasjon når leietakere ringte Lite informasjon på tvers i organisasjonen, hver seksjon jobbet med sitt Driftsorganisasjon uten prosessfokus Vanskelig å måle effektivitet og produktivitet Kun tilgang til historisk informasjon Løsning for forvaltning(utleie) TIPS Gule lapper Regneark Mail Word-dokumenter Doculive Rekvisisjonsblokker Dårlig datakvalitet Lite samhandling og informasjonsdeling Stor grad av personavhengighet Kundesenterets rolle

4 FDVU-implementeringsprosjektet jan 2010 januar 2011 Anskaffelsesprosjekt Kravspesifikasjon utarbeidet Plania-løsningen valgt Implementering av Plania i BBY Standardsystem Plania tilpasses BBY BBY tilpasses ny løsning Videreutvikling av løsningen 8 års perspektiv FDVU-prosjektets 4 hovedleveranser 1. Implementert Plania systemstøtte (for BBY s forretningsprosesser) 2. Definerte og dokumenterte forretningsprosesser i BBY 3. Dokumentert foreslåtte endringer i ansvarsområder og evt. organisering som følge av ny løsning 4. Definerte og dokumenterte støtteprosesser og rammeverk for applikasjonsforvaltning gjennom løsningen livsløp, sett i sammenheng med øvrig IT i BBY og mot eksterne tjenesteleverandører

5 Boligbyggs prosesser og sammenhenger i Plania

6 Rehabilitering, drift og vedlikehold Driftstjenester Fjerne skrot og søppel Skifte lyspærer Reparasjon av låser og calling Reparasjon av knuste ruter Fjerning av tagging Reparasjon/drift av vaskerier Gressklipping/beskjæring Snømåking og strøing av gårdsplass Fjerne skadedyr

7 Bomiljø - driftstjenester Vaktmestertjenester 16 vaktmestre 1 HMS kontrollør 2 arbeidsleder/administrasjon Årlig kostnad: ca millioner Ekstra bortkjøring av avfall 30 til 40 tonn per mnd 2 til 3 biler med 7 mann Årlig kostnad: 4 5 millioner Vektertjenster (vaktavtale) Vaktrunder fra 16 til 08 med 8 vektere og en arbeidsleder Døgnåpen alarmtelefon Umiddelbar utbedring evt. sikring ved alvorlige hendelser Årlig kostnad: Ca 4 millioner kroner Snøbrøyting, strøing og feiing Rep. og serviceavtale for 100 heiser Drift og service av fyringsanlegg og vannbåren varme Diverse håndverkertjenester Renhold av fellesområder Grøntavtale Viktig for rask oppfølging av avvik, det fysiske bomiljøet og trivsel for beboerne Vi har mange krav å følge opp: Radonkartlegging Legionellakartlegging/rutiner

8 D og V: Definisjoner (basert på NS) Driftsoppgaver Alle oppgaver/rutiner for at en bygning/et anlegg skal fungere som planlagt Systemstøtte i Plania vil være periodiske jobber Eks: Serviceavtaler, renhold, vaktmester m.m. Periodisk vedlikehold Vedlikehold med periodiske intervaller for å opprettholde standarden Systemstøtte i Plania vil være periodiske jobber Eks: male vinduer og fasader, skifte tak Løpende vedlikehold Tiltak for å rette på tilfeldige skader, ikke planlagte aktiviteter og tiltak Systemstøtte i Plania vil være korrektive aktiviteter (arbeidsordre) (P01 Bestilling, varemottak, utbetaling) Eks: klargjøring av leiligheter, oppretting etter hærverk, rette skader Fornyelse Heving av nivå i forhold til opprinnelig standard Videre inndelt i utbedringer, rehabiliteringer, ombygninger og moderniseringer Systemstøtte i Plania vil være prosjekter (P07 Prosjektprosessen) P05a Driftsoppgaver

9 Avvikshåndtering Mange kilder /kanaler Beboere Leverandører med og uten driftsavtaler Egne befaringer Bydeler Plutselige hendelser kontra planmessig vedlikehold Felles løsning for BBY og leverandør vedr planmessig vedlikehold Periodiske jobber settes opp AO tildeles leverandør Tilbakemelding på utført arbeid via web Avvik meldes via web Prioritering i forhold til HMS kontra andre Utbedring bestilles, utføres og avvik lukkes Effektive arbeidsprosesser

10 Risiki Organisasjonsendringsprosjekt; stor motstand i organisasjonen, forankring internt Stort opplæringsbehov p.g.a. stort antall brukere med lite eller ingen systemstøtte i dag Behov for omskolering som følge av endrede prosesser og prosedyrer, endrede behov for kompetanse Mange samtidige prosjekter som trekker på samme interne ressurser med stor gjensidig avhengighet/påvirkning Lite prosessorientering/lite automatiserte arbeidsprosesser i ny løsning Dårlig datakvalitet Intern IT-kapasitet i BBY (ingen IT-avdeling) Kritiske suksessfaktorer Ny løsning støtter faktiske forretningsprosesser Forretningskrav blir godt ivaretatt Tilgang på mange nok og gode nok linjeressurser Sluttbrukerne tar i bruk systemet Evne (kunnskap, trening, deltagelse, støtte) Vilje (forankring, innsalg, kommunikasjon) Det er tett samarbeid mellom implementeringspartner og mottaksapparat Tilstrekkelig hand-over til applikasjonsdrift/applikasjonsforvaltning av løsning Eierskap defineres og forankres Ansvar defineres og forankres (applikasjonsdrift, applikasjonsforvaltning) Hva gir Plania? Styringssystem med sanntidsinformasjon Gjennomsiktighet - all informasjon ligger tilgjengelig i ett system Mer oversiktlig for bydelene som får tilgang direkte til Boligbyggs data Komplett eiendomsregister Komplett kunderegister, alle henvendelser i ett system Arbeidsordre, bestilling og kontering i samme system gir god oversikt og muligheter for leverandøroppfølging Støtte for Boligbyggs prosesser

11 Effektive arbeidsprosesser FDVU systemet ivaretar BBYs forretningsprosesser knyttet til utleie, drift og vedlikehold av kommunale boliger med tilhørende eiendommer i Oslo kommune Arbeidsverktøy for alle ansatte i BBY bydelene ved tildeling av kommunal bolig til leietakere (Plania WEB) Leverandører ved tildeling av arbeidsordre og avviksmeldinger (Plania WEB) Plania gir alle i BBY oversikt over all pågående aktivitet i bygningsmassen. historisk arbeid i bygningsmassen. aktive og historiske leieforhold Plania muliggjør samarbeid på tvers og gir oversikt over den totale aktiviteten i foretaket slik at det er mulig å prioritere mellom ulike tiltak Plania har landet som Boligbyggs styringssystem og har skapt grunnlag for forbedring og videreutvikling. Fortsatt rom for forbedring Effektivisering av arbeidsprosesser Samhandling med leverandører Tilpasning av organisasjon til nye arbeidsprosesser Ta i bruk funksjonalitet som er tilgjengelig i systemet Utnytte teknologien i enda større grad