Saksframlegg. Trondheim kommune. Prosjekt "frivillighetskoordinator" - sluttrapport Arkivsaksnr.: 07/17165

Transkript

1 Prosjekt "frivillighetskoordinator" - sluttrapport Arkivsaksnr.: 07/17165 Saksframlegg Forslag til vedtak: 1. Formannskapet tar saken om prosjekt frivillighetskoordinator til orientering. 2. Ordningen med frivillighetskoordinator videreføres. 3. Tiltakene frivillighetskoordinatoren har foreslått i sin rapport følges opp Saksfremlegg - arkivsak 07/

2 1. Innledning Medio 2004 opprettet rådmannen prosjektstilling for frivillighetskoordinator for en periode på 2 år, i tråd med Bystyrets budsjettvedtak for Prosjekt Frivillighetskoordinator i er et byomfattende prosjekt med mål om å koordinere kommunens samhandling med frivillige og utarbeide en strategi for hvordan samspillet mellom frivillig sektor og kommunen kan bidra til økt frivillig innsats. Utviklingstjenesten har evaluert prosjektet, og frivillighetskoordinator har utarbeidet sluttrapport. Evalueringen viser at prosjektet har vært vellykket ved at de fleste målene for prosjektet er nådd og at frivillighetskoordinator har utviklet gode relasjoner med ulike aktører innenfor frivillighets-sektoren. På bakgrunn av evaluerings-og sluttrapport anbefaler rådmannen å opprette fast stilling for frivillighetskoordinator og at stillingen gis nytt mandat. Rådmannen ber om at formannskapet tar saken til orientering. 2. Fakta Det vises til arkivsaksnr.: 05/36846, Frivillighetskoordinator - statusrapport etter 1 år, hvor formannskapet ble orientert om status i det frivillige arbeidet i kommunen. 3. Mål for prosjekt frivillighetskoordinator Prosjekt frivillighetskoordinator i har følgende overordnet målsetting: å koordinere kommunens samhandling med frivillige og utarbeide en strategi for hvordan samspillet mellom frivillig sektor og kommunen kan bidra til økt frivillig innsats. Arbeidsoppgavene i prosjektperioden hadde følgende delmål: Utarbeide en strategi for samhandling mellom frivillige og kommunale tjenester Holdningsarbeid blant ansatte Kunnskapsutvikling og formidling Intern og ekstern informasjon Økonomiske tilskuddsordninger Bygge broer mellom tjenesteområder Samordne frivillig innsats Legg til rette for å generere frivillig innsats Veilede kommunale enheter med hensyn til frivillige Andre arbeidsoppgaver: o Opprette et Frivillighetstråd o Følge opp handlingsplan i sak 03/09577: frivillige overtar/deler på drift av bydelskaféer (Ranheim, Tempe, Saupstad) o Frivillighetsarbeid i SFO og barnehage (Heimdal) o Delta i SAFT (Samarbeidsforum for tiltak for barn og unge) o Delta i arbeidsgruppe for markering av FNs internasjonale Frivillighetsdag. 4 EVALUERING 4.1 Evalueringstema Saksfremlegg - arkivsak 07/

3 Utviklingstjenesten har evaluert prosjekt frivillighetskoordinator for å finne ut om prosjektet har oppnådd følgende: 1. koordinere kommunens samhandling med frivillig aktivitet 2. om en strategi for samspill mellom frivillig sektor og kommunen kan bidra til økt frivillig innsats 3. hvordan har prosjektet blitt tatt i mot hos samarbeidspartnere. 4.2 Metode Det ble gjennomført intervju med frivillighetskoordinator, representanter fra rådmannens fagstab, ledere for frivillighetssentralene, representanter fra privat organisert frivillighetsarbeid og en frivillighetsarbeider samt nettbasert spørreundersøkelse for for alle som på en eller annen måte er engasjert innenfor frivillighetssektoren. 4.3 Spørreskjema - svarprosent Den nettbaserte spørreundersøkelsen ble sendt til ca 70 kontakter innenfor frivillighets-sektoren, hvorav 35 besvarte undersøkelsen. Det gir en svarprosent på av 35 respondenter har vært i kontakt med frivillighetskoordinator. 4.4 Vurdering av resultat Mandat for frivillighetskoodinator er svært omfattende og kan gi tolkingsmuligheter. Navnet "frivillighetskoordinator" er blitt problematisert ved at noen respondenter mener at kommunen har til hensikt å koordinere frivillighetssektoren, mens kommunen har ment å være en dialogpartner og tilrettelegger for frivillig innsats. Koordinatorprosjektet skulle gjøre det lettere å komme i kontakt med kommunen. Frivillighetskoordinator-prosjektet har også blitt møtt med en viss skepsis i forhold til at det offentlige tar initiativ til koordineringen av et felt som for en stor del består av private lag og foreninger. Frivillighetskoordinatoren i Trondheim har vært tilknyttet rådmannens fagstab, mens andre steder er flere frivillighetskoordinatorer underlagt den private delen av frivillig-hetssektoren. I en stabsfunksjon har en ofte anledning til nær kontakt og samarbeid med kollega for gjensidig støtte og løpende kommunikasjon; noen å tenke sammen med. Slik var det ikke for friviliighetskoordinator, da dennes kontorplass var lokalisert i Saupstad Nærmiljøsentral. Enkelte informanter har også stilt spørsmål ved hvordan kommunen tenkte seg en at frivillighetskoordinator ville bli hørt og sett på bred front i frivillighetssektoren når denne verken hadde et sentralt kontor, budsjett eller noen form for sanksjonsmidler eller makt som kunne hjelpe på koordineringsprosessene. Evalueringsrapporten viser til at frivillighetskoordinator har fulgt mandatet for prosjektet og sørget for stor aktivitet og tilstedeværelse på mange forskjellige måter. Dette spenner vidt, fra årlig markering av FNs internasjonale Frivillighetsdag, til skriftlig henvendelse til hver enkelt frivillighetsgruppe/lag/forening med informasjon om virksomheten og invitasjon til felles drahjelp. Frivillighetskoordinator har vært på tilbudssiden i svært mange sammenhenger. Fra personer som har vært i kontakt med frivillighetskoordinator-prosjektet og som har svart på Utviklingstjenestens spørsmål er det bare gode tilbakemeldinger i forhold til arbeidet som er utført i feltet. På tross av dette har flere respondenter problematisert enkelte sider ved selve prosjektet. Det har blitt uttrykt en viss engstelse for at det skal medvirke til byråkratisering av frivillighets-arbeidet. Det er også reist spørsmål hvorfor en frivillighetskoordinator settes inn for å gjøre en jobb i et sammensatt og vanskelig felt, uten andre midler enn seg selv som person. Med andre ord, at det ikke foreligger noen incitamenter, noe som kan motivere de forskjellige aktørene til å ønske å samarbeide med en kommunal Saksfremlegg - arkivsak 07/

4 koordinator. Det har under denne evalueringen fremkommet indikasjoner på at prosjektet ikke ble så godt kjent ute i sektoren blant frivillighetsarbeidere generelt. Dette kan være fordi undersøkelsen for en stor del ble besvart av andre enn de menige frivillige. Hvor kjent frivillighets-koordinator-prosjektet ble i praksis avhenger ikke bare av hvor godt kommunen hadde til-rettelagt og informert i forbindelse med lanseringen av prosjektet, men også av hvor mye de enkelte frivillighetsledere og ansatte i den enkelte frivillighetsorganisasjon lar informasjonen flyte videre til egne samarbeidspartnere. På tross av enkelte motforestillinger, viser undersøkelsen at de fleste ønsker en videreføring av ordningen med "Frivillighetskoordinator" i kommunen. Informantene gir uttrykk for flere måter å organisere dette på, men felles for de fleste er at det ønskes en form for knutepunkt og informasjonssenter både inn mot kommunen, men også ute i frivillighetssektoren blant de forskjellige aktørene. Blant annet begrunnes dette med at det i dag faktisk foregår parallelt arbeid i sektoren, av og til som en konkurranse. Dette er et svært sentralt aspekt ved ønsket om at frivillighetssektoren skal koordineres. 5. Slutt-rapport fra frivilligetskoordinator Slutt-rapporten fra frivillighetskoordinator inneholder en god oversikt over arbeidet som er utført, erfaringer fra arbeidet og anbefalinger for det videre arbeidet. Frivillighetskoordinator har enten vært i kontakt med eller samarbeidet med en rekke kommunale enheter og frivillige lag og organisasjoner. Frivillighetssentralene er en sentral aktør i nærmiljøet og ultimo 2006 ble det inngått Partnerskapsavtale mellom sentralene og kommunen, en avtale som anses banebrytende også på nasjonalt nivå. Prosjektleder mener at prosjektet har ført til økt bevissthet om frivillig innsats som fenomen og ressurs. Rapporten konkluderer med at kommunen først og fremst bør være en tilrettelegger for frivillig innsats. Innsatsen og dens innhold bør i hovedsak initieres og styres av de frivillige. Erfaringene synes å være at lett tilgjengelig informasjon er av stor betydning for samhandling og videreutvikling av samhandling mellom frivillig sektor og kommunen. I tillegg til oppfølging av konkrete tiltak, anbefales utarbeidelse av en bevisst og helhetlig lokal frivillighetspolitikk, hvor følgende punkter kan inkluderes: skal vise handlende respekt for mangfoldet. De frivillige inviteres inn på kommunens arenaer, på sine premisser. Kommunen kan ønske spesifikk frivillig innsats, men ikke kreve. skal skape forutsigbarhet for samarbeidsparter med klare kommunikasjonslinjer og beslutningsmyndighet. skal bidra til utvikling av en kultur for økt deling av erfaringer og kunnskap frivillige lag og organisasjoner imellom og mellom kommunen og frivillig sektor. skal bidra til å finne balansen mellom hva de frivillige kan bidra med i kommunale enheter uten at verken frivillige eller ansatte opplever at de blir forbigått eller utnyttet. Frivillighetskoordinator foreslår oppfølging av følgende tiltak: 1. Nettsiden bør ha frivillighet som et hovedtema under Finn en tjeneste på første side. Nettsiden om frivillighet bør være godt oppdatert og videreutvikles. 2. Tilgjengeligheten og brukervennligheten for databasen bør utvikles og økes i samråd med lag og organisasjoner. 3. Informasjon fra og kommunens nettside om frivillighet bør være sammenfallende Saksfremlegg - arkivsak 07/

5 med informasjon om lag og organisasjoner på 4. Utvikle et gratismagasin om frivillig innsats i byen, tilsvarende Oslo s frivillig 5. Utvikle et undervisningsopplegg ut fra håndboken Å samarbeide med frivillige fra prosjektet Samhandling mellom frivillig innsats og omsorgssektoren. 6. Etablere Forum For Frivillighet med avklart rolle og innhold. Det oppnevnes kontaktpersoner/faste deltakere fra kommunens administrasjon. 7. Etablere Frivillighetens Hus med møtelokaler, kontorlokaler og tilhørende fasiliteter. Kommunal finansiering av en stilling som skal administrere huset. 8. Arrangere et årlig seminar Frivillighet på dagsorden, i forbindelse med Frivillighetsdagen. 9. Videreføre og videreutvikle ordningen med utdeling av Frivillighetsprisen og mottakelse for frivillige på FNs Internasjonale dag for frivillighet 5. desember. 10. Opprette en tilskuddsordning hvor organisasjonene kan søke på midlene for gjennomføring av felles kurs og lignende som involverer alle/flere lag og organisasjoner. 11. Tilby reelt gratis lokaler for frivillige lag og organisasjoner (skoler, bydelskafeer). 12. Initiere dialog med departementet om en forsøksordning hvor oppgaver og ansvar overfor den enkelte frivillighetssentral overføres fra KKD til kommunen. 13. Sekundært initiere dialog med KKD for fjerning av kravet om antall årsverk ved frivillighetssentralene, for skifte av fokus til aktiviteter som gir et kraftfylt og aktivt nærmiljø. 14. Overføre eierskap av frivillighetssentralene til frivillige lag og organisasjoner og andre aktører i det enkelte nærmiljø. 15. Etablere et eget forum for de kommunale representantene for å ivareta utveksling av informasjon, erfaringer og kunnskap. 16. Utarbeide et tydelig mandat for kommunens representasjon. 17. Utarbeide en handlingsplan knyttet til Partnerskapsavtalen mellom Frivillighetssentralene og Trondheim kommune. 18. Viderføre og viderutvikle samarbeid med etablerte og nye kontakter, samt videreføre deltakelse i KS sitt nettverk. 6. Vurdering Rådmannen er tilfreds med arbeidet til frivillighetskoordinator og er enig i forslag til tiltak som må følges opp. Rådmannen vil derfor foreslå overfor Formannskapet at det opprettes en fast stilling for frivillighetskoordinator. Rådmannen vil prioritere opprettelse av et Frivillighetens Hus som kan være felles møtested for frivillighetssektoren. Utfordringen blir å finne ledige lokaler som har sentral beliggenhet. Flere informanter i frivillighetssektoren uttrykker skepsis til frivillighetskoordinator-prosjektet fordi det offentlige tar initiativ til å koordinere frivillig aktivitet som utføres av private lag og organisasjoner. For å skape en sterkere tilknytning mellom frivillighetssektoren og frivillighetskoordinator bør kommunjen ta initiativ til å få opprettet et Forum for Frivillighet som kan bestå av representanter fra byens frivillighetssentraler, lag og organisasjoner. Om frivillighetskoordinator og rådmannen møter jevnlig i et slikt forum vil det styrke dialogen og bidra til gjensidig tillit. Om Formannskapet vedtar at ordningen med en kommunal frivillighetskoordinator skal videreføres, vil Rådmannen sørge for at frivillighetskoordinator blir plassert slik organisatorisk og fysisk at forholdene blir lagt best mulig til rette for å få gjort en så god jobb som mulig. Frivillighetsskoordinator`s mandat vil bl.a være å jobbe videre med å utarbeide en helhetlig plan for frivillighet i Trondheim. 7 Oppsummering /anbefalinger Saksfremlegg - arkivsak 07/

6 Evalueringsrapporten fra Utviklingstjenesten ble utført etter 2 års drift og denne konkluderer med at prosjektet har vært vellykket. Frivillighetskoordinatorens hovedoppgave var å bygge relasjoner med forskjellige aktører i frivillighetssektoren. Slik kunne det dannes grunnlag for videre koordinering av tjenester og medvirke til nyrekruttering av frivillige aktører. Dette har i stor grad vært gjort der det har vært mulig, men siden relasjoner krever to parter, har det også vært områder hvor dette har vært vanskelig. I hovedsak hadde det sammenheng med at informasjonen om frivillighets-koordinatorprosjektet ikke var kjent av alle, eller at en positiv innstilling til prosjektet manglet hos en del aktører. Rådmannen er meget tilfreds med arbeidet som frivillighetskoordinator har utført og foreslår følgende: Ordningen med frivillighetskoordinator videreføres. Frivillighetskoordinator tilknyttes rådmannen. Tiltakene frivillighetskoordinatoren har foreslått i sin rapport følges opp Rådmannen i Trondheim, 9/ Tor Åm kommunaldirektør Vedlegg: 1. Evalueringsrapporten fra Utviklingstjenesten 2. Slutt-rapporten fra Frivillighetskoordinator. Eirik Roos Rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 07/