Saksframlegg. TILBAKEMELDING PÅ FYLKESMANNENS RAPPORT ETTER TILSYN MED TRONDHEIM KOMMUNE SOM BARNEHAGEMYNDIGHET Arkivsaksnr.

Transkript

1 Saksframlegg TILBAKEMELDING PÅ FYLKESMANNENS RAPPORT ETTER TILSYN MED TRONDHEIM KOMMUNE SOM BARNEHAGEMYNDIGHET Arkivsaksnr.: 10/17203 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar rådmannens tilbakemelding på Fylkesmannens rapport etter tilsyn med Trondheim kommune som barnehagemyndighet til orientering ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Saksutredning: Bakgrunn Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Trondheim kommune som barnehagemyndighet høsten Formålet med tilsynet var å vurdere hvordan Trondheim kommune oppfyller lovpålagt oppgave knyttet til tilsyn med barnehagene, jf Lov om barnehage 16. Rapport fra tilsynet ble oversendt rådmannen i januar Det er gjennomført et møte mellom Fylkesmannen og rådmannen om rapportens innhold. Frist for tilbakemelding fra rådmannen er satt til 15. mai 2010 Fakta I Fylkesmannens rapport av fremgår det at det er funnet et avvik i forhold til Trondheim kommunes tilsyn med trondheimsbarnehagene, jf. Lov om barnehager 16: Trondheim kommunes tilsyn med barnehagene fanger ikke i tilstrekkelig grad opp om barnehagene driver i samsvar med barnehageloven. Nedenfor gjennomgås og kommenteres Fylkesmannens funn og hvilke tiltak kommunen vil gjennomføre for å lukke avviket. Avslutningsvis oppsummeres dette i plan for lukking av avvik med frister for gjennomføring. 1. Den elektroniske rapporteringen indikerer mulige lovbrudd med behov for tilsyn i et tilstrekkelig omfang Trondheim kommunes elektroniske tilsyn med alle barnehager avdekker at; - 6 barnehager ikke har utarbeidet årsplan - 65 barnehager ikke har behandlet årsplanen i samarbeidsutvalg/brukerråd - 10 barnehager ikke har rutiner for innhenting av politiattest - 17 barnehager ikke har rutiner for innhenting av helseskjema Oppvekstkontoret er delegert myndighet for tilsyn med trondheimsbarnehagene. Etter gjennomført Saksfremlegg - arkivsak 10/

2 elektronisk tilsyn, har Oppvekstkontoret igangsatt tiltak for å sikre at den enkelte barnehage lukker alle avvik knyttet til overnevnte forhold. Alle avvik vil være lukket jf. trykt vedlegg 1. Saksfremlegg - arkivsak 10/

3 2. En barnehage har flere barn enn det antall barn barnehagen er godkjent for og i en barnehage går det fram at det ikke er tilstrekkelig pedagogisk bemanning. Trondheim kommune har meget god oversikt over antall barn i barnehagene knyttet til godkjenning av areal. Kommunen har i løpet av de siste to årene hatt en full gjennomgang av alle barnehager for å gi ny godkjenning av barnehagenes netto leke- og oppholdsareal. I forbindelse med dette arbeidet har alle trondheimsbarnehagene hatt besøk av Trondheim kommune. I et stort antall av barnehagene er arealbruken gjennomgått i samarbeid med eier, styrer, foreldrerepresentanter, godkjenningsmyndighet og miljørettet helsevern. På grunnlag av dette arbeidet er det utarbeidet nye godkjenninger av barnehagenes netto lekeog oppholdsareal. I dette arbeidet er alle barnehagenes areal tegnet og lagret elektronisk. Videre har Trondheim kommune et administrativt barnehagesystem, Extens, hvor alle barn som til enhver tid har plass i barnehage er registrert. Oppvekstkontoret er delegert myndighet for samordnet opptak i kommunen. Prosedyrer for opptak inneholder blant annet elektronisk kobling mellom godkjent leke- og oppholdsareal, antall barn og bemanning. Dette innebærer at tilsynsmyndigheten til enhver tid har oversikt over antall barn i barnehagene i forhold til godkjent leke- og oppholdsareal og bemanning. Kommunen hadde på tidspunkt for tilsyn gitt en barnehage dispensasjon fra arealkravet for å ta inn et ekstra barn utover godkjent areal. Begrunnelsen for dispensasjonen var en kriseplassering. Avviket i forbindelse med pedagogisk bemanning var avtalt med kommunen. I dette tilfellet er barnehagen gitt tillatelse til, for en kortere periode, å ta inn ekstra barn (innenfor godkjent leke- og oppholdsareal) uten samtidig å måtte tilsette en pedagog ekstra for denne perioden. I forbindelse med fylkesmannens tilsyn omtalte kommunen disse forholdene. 3. Informasjon om hvor foreldre kan henvende seg ved bekymring knyttet til barnehagetilbudet. I sak 08/17062; systemrettet tilsyn i trondheimsbarnehagene, redegjør kommunen for hvordan tilsynsmyndigheten skal legge til rette for brukernes mulighet for å beklage seg/klage på barnehagetilbudet. Rådmannen har utarbeidet rutiner for oppfølging av denne typen henvendelser. Rutinene beskriver oppfølging av beklagelsen/klagen gjennom innhenting av opplysninger fra barnehagen og eventuelt anmeldt/uanmeldt stedlig tilsyn. Vedtatte rutiner for oppfølging av beklagelser/klager er gjennomgått med alle barnehagenes styrere/eiere. I rutinen framgår det at det er barnehagenes styrer som har ansvaret for å informere/veilede foreldre som ønsker å uttrykke bekymring over barnehagetilbudet. For å sikre at rutinene følges, vil kommunen jevnlig gjennomgå denne rutinen med barnehagenes styrere. Kommunens samling av oppgaver knyttet til Oppvekstkontoret, medfører at foreldre til barn i førskolealder jevnlig har kontakt med kontoret blant annet i forbindelse med søknad om barnehageplass, spesialpedagogisk tilbud og foreldrebetaling. I dette arbeidet er det lagt til rette for ulike former for kommunikasjon og informasjon med foreldre; kommunens nettsider, telefon, e-post og nettprat. I forhold til å informere foreldre om muligheten for å ta kontakt med tilsynsmyndigheten ved bekymring over barnehagetilbudet, vil kommunen tilstrebe og informere om rutinene knyttet til dette på kommunens hjemmesider. 4. Kommunen gjennomfører få stedlige tilsyn på bakgrunn av beklagelser og klager. Saksfremlegg - arkivsak 10/

4 Oppvekstkontoret har i 2009 registrert 27 henvendelser fra foreldre som er behandlet i henhold til rutinene for hendelsesbasert tilsyn. Disse henvendelsene, som er betegnet som beklagelser/klager, omhandler alt fra klage på opptakskriterier, åpningstider, utetid for barna, barnehagenes rutiner i forbindelse med turer, innhold i tilbudet og lignende. Av det totale antallet henvendelser, har Oppvekstkontoret i 4 av disse tilfellene vurdert at innholdet i henvendelsen er av en slik karakter at stedlig tilsyn er gjennomført. Det resterende antallet henvendelser er alle fulgt opp med andre virkemidler enn stedlig tilsyn. Alle henvendelser er skriftlig dokumentert og fulgt opp. 5. Kommunen har lite kjennskap til barnehagetilbudet i de private barnehagene Rådmannen har overfor fylkesmannen dokumentert systematisk samarbeid, veiledning og oppfølging av alle trondheimsbarnehagene. Kommunen redegjør for samarbeid på mange ulike arenaer; gjennom prosjektarbeid, kurs og opplæringstiltak, informasjons- og opplæringsmøter med eiere/styrere/veiledere og andre møter knyttet til drift, forvaltning og utvikling av barnehagetilbudet. At styrere i private barnehager i møte med fylkesmannen uttrykker at kommunen ikke har tilstrekkelig kjennskap til deres barnehage, kan bygge på at kommunen og den enkelte styrer har forskjellig forståelse for hva kjennskap til virksomheten innebærer. Rådmannen har forståelse for at styrere i private barnehager har ønske om tettere samarbeid og oppfølging fra kommunens side. Rådmannen vil allikevel øke hyppigheten av kontakten og relasjonen med private styrer og eiere for bedre å ivareta ansvaret som myndighet i henhold til barnehagelovens bestemmelser. 6. Delegeringsreglement av er ikke tilstrekkelig kjent i organisasjonen. Tidlig høsten 2008 vedtok bystyret i Trondheim plan for systemrettet tilsyn i trondheimsbarnehagene. I arbeidet med saken, ble styrere/eiere i alle barnehagene orientert om arbeidet. Etter vedtak i bystyret ble barnehagene i november samme år orientert skriftlig om kommunens plan for systemrettet tilsyn med barnehagene. Det ble deretter gitt skriftlig informasjon til alle barnehagene om tilsynet i forkant av kommunens elektroniske tilsyn. Like etter dette mottok alle trondheimsbarnehagene et elektronisk tilsynsskjema og følgebrev hvor kommunens ansvar som tilsynsmyndighet ble redegjort for. I tillegg til skriftlig og muntlig informasjon som beskrevet over, er kommunens arbeid med systemrettet tilsyn i trondheimsbarnehagene, og delegeringsreglementet, lagt som informasjon på kommunens nettsider. Rådmannen ser utfordringene knyttet til det å kunne gi god og tilstrekkelig informasjon og vil ha et særlig fokus på dette i det videre arbeidet. 7. Leder av oppvekstkontoret rapporterer ikke på tilsyn gjennom lederavtalen. Tilsyn med barnehagene er en driftsoppgave ved Oppvekstkontoret. Lederavtalen mellom rådmannen og lederen av kontoret omhandler årlige prioriterte utviklingsområder på oppvekstsektoren som er delegert til Oppvekstkontoret. Det er tett kontakt mellom rådmannen og Oppvekstkontoret i forhold til alle oppgaver som er delegert, også oppgaven med å føre tilsyn med trondheimsbarnehagene. Lederen for Oppvekstkontoret har i egne rapporter informert rådmannen om resultatene av det elektroniske tilsynet, oppfølgingen av avdekte avvik og hendelsesbaserte tilsyn som er gjennomført i Oppsummering og konklusjon Kommunens oppgaver som barnehagemyndighet er utvidet og det har tatt tid å etablere rutiner og skape forståelse i privat sektor for denne myndighetens arbeid. Fylkesmannen gir tilbakemelding om at Saksfremlegg - arkivsak 10/

5 kommunen har etablert et godt system for tilsyn, men systemet hadde hatt kort virketid på tidspunktet for gjennomføring av tilsynet. Fylkesmannen har i sin rapport konkludert med at størrelsen på kommunens barnehagesektor tilsier at kommunens tilsyn med barnehagene ikke i tilstrekkelig grad fanger opp om barnehagene driver i samsvar med barnehagelovens bestemmelser. Det antall avvik de fant ute i barnehagene kan tyde på at det er behov for å innskjerpe praksis og rutiner både i private og kommunale barnehager. Rådmannen har den tro at det nye tilsynssystemet vil virke oppdragende med hensyn til å overholde lov og forskrift. Det er ikke økonomiske rammer til å øke bemanningen for å gjennomføre mer omfattende kontroller og tilsynsbesøk. Rådmannen ser imidlertid mulighet for å øke kontakten med de private barnehagene. Det er fokus på kvalitet både i de private og kommunale barnehagene, og rådmannen vil sørge for at også forvaltningsmessig kvalitet blir vektlagt. I trykt vedlegg 1 redegjør rådmannen for hvordan Trondheim kommune vil lukke Fylkesmannens påpekte avvik innen utgangen av Rådmannen i Trondheim, 28.april 2010 Jorid Midtlyng rådmann/kommunaldirektør Anne Behrens Enhetsleder Hilde Skybakmoen rådgiver Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Vedlegg: Fylkesmannens rapport etter tilsyn med Trondheim kommune av Plan for lukking av avvik med frister for gjennomføring... Sett inn saksutredningen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 10/