Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Levekårsprosjektets hovedprosjekt - orientering om status i arbeidet og veien videre

Transkript

1 Arkiv: 031 Arkivsaksnr: 2012/ Saksbehandler: Margrete Magerøy Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Bystyret Levekårsprosjektets hovedprosjekt - orientering om status i arbeidet og veien videre Saksdokumenter utlagt på politisk sekretariat. Ikke mangfoldiggjort: Rapport fra prosjektgruppen i forprosjektet (desember 2011): Forslag til hovedprosjekt Levekårsprosjektet i Kristiansund kommune en breddesatsning for utsatte barn, unge og deres familier. Rapporten er også lagt ut på kommunens hjemmeside link Levekårsprosjektet: Rådmannen ber formannskapet legge saken frem for bystyret med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling 1. Bystyret tar Rådmannens statusrapport om Levekårsprosjektets hovedprosjekt til etterretning. 2. Bystyret gir sin tilslutning til en justering av hovedprosjektets prosjektorganisasjon i hht. Rådmannens forslag. Saksopplysninger Levekårsprosjektets hovedprosjekt ble behandlet av bystyret den (PS 12/2), som i samsvar med formannskapets innstilling gjorde følgende vedtak: 1. Bystyret vedtar rådmannens forslag til hovedprosjekt for Levekårsprosjektet i perioden med oppstart De økonomiske konsekvenser, en økning på kr fra 2013, dvs. til sammen en kommunal utgift på kr , søkes innarbeidet i økonomiplan Rådmannen legger frem sluttrapport for hovedprosjektet med anbefalinger om hvordan prosjektets arbeid skal følges opp i vanlig drift for bystyret innen

2 Nærmere om Levekårsprosjektets hovedprosjekt Det vises til rapporten fra prosjektgruppen i forprosjektet (desember 2011): Forslag til hovedprosjekt Levekårsprosjektet i Kristiansund kommune en breddesatsning for utsatte barn, unge og deres familier for en beskrivelse av vedtatt hovedprosjekt ( link Levekårsprosjektet). Levekårsprosjektet er en omfattende breddesatsning for utsatte barn, unge og deres familier. I hht. ovennevnte vedtak er den overordnede målsettingen med prosjektet å gjennomføre et langsiktig arbeid som kan bryte de mekanismene som produserer og reproduserer helsemessige og sosiale belastninger, samt andre utfordringer hos utsatte barn, unge og deres familier. Prosjektperioden for hovedprosjektet strekker seg fra februar 2012 desember Et langvarig utviklingsprosjekt av denne typen vil gjerne kreve ulik type innsats og involvering i ulike faser av prosjektperioden. I løpet av det første året har prosjektledelsen også gjort noen viktige erfaringer i forhold styrker og svakheter med dagens organisering. Dette er bakgrunnen for at Rådmannen i denne saken også legger frem et forslag om en justering av prosjektorganisasjonen. Orientering om status i arbeidet I det første året av hovedprosjektet har det vært viktig å arbeide for å etablere et godt samarbeid med aktuelle samarbeidsparter både innenfor og utenfor kommuneorganisasjonen. Involvering av forskning Eksternt har det blant annet vært viktig å knytte kontakter opp mot forskning og utdanningsinstitusjoner. Den grunnleggende tanken er at dokumentert kunnskap er en viktig forutsetning for å kunne identifisere de mest treffsikre tiltakene. I denne sammenhengen kan det nevnes at Levekårsprosjektet i samarbeid med Møreforsking Molde har fått delfinansiering fra Forskningsrådet til et prosjekt som omhandler deltakelse i organiserte fritidstilbud blant barn og unge, med et spesielt fokus på innvandrere. Møreforsking har i tilknytning til dette arbeidet gjennomført en spørreskjemaundersøkelse blant 5. og 10. klassingene i Kristiansund kommune. Pr dato arbeider Møreforsking med å analysere materialet. Videre planlegges det å søke Forskningsrådet om videre delfinansiering slik at det også kan gjøres en studie av hvordan frivillig sektor arbeider med rekruttering og integrering av denne målgruppen. Levekårsprosjektet er også med i en søknad til Forskningsrådet fra NTNU, Institutt for sosialt arbeid og helsevitenskap, som en eventuell samarbeidspart i prosjektet Likeverdige helse- og velferdstjenester der aktuelle samarbeidsområder/delprosjekter omhandler Barn, oppvekt og levekår, Barnevern og innvandring og Bolig som integreringsvirkemiddel. Disse prosjektene skal bygge på et firepartssamarbeid mellom kommune, forskning, utdanning og brukere. Deltakelse i dette prosjektet forutsetter imidlertid at NTNU får innvilget søknaden hos Forskningsrådet. Dette vil bli avgjort i løpet av februar Det er av vesentlig betydning at enheter og tjenester opplever at de tiltakene og delprosjektene som blir utprøvd gjennom Levekårsprosjektet er nyttige for deres brukere og kan gi kunnskap og erfaringsoverføring tilbake til enhetene og tjenestene. Levekårsprosjektet vil derfor, i løpet av våren 2013, gå ut med en anbudskonkurranse for å få engasjert et forskningsmiljø som både kan bistå prosjektet i arbeidet med å styrke kunnskapsgrunnlaget om målgruppene og satsningsområdene, samt å bistå prosjektet med evaluering av tiltak og delprosjekter. 2

3 Involvering av enheter og tjenester I et prosjekt der hovedsatsningsområdet er samarbeid og koordinering av tjenestetilbudet, er ansatte en sentral målgruppe. Prosjektledelsen har derfor lagt vekt på at berørte enheter og tjenester skal få være med å bestemme både mandatet og sammensetning av arbeidsgruppene i prosjektet. I alt 15 enheter og tjenester har vært invitert til å delta i dette arbeidet gjennom ressursgruppemøter med enhets- og tjenesteledere. Med utgangspunkt i vedtatt hovedprosjekt er det nedsatt fem bredt sammensatte arbeidsgrupper, som blant annet skal forslå konkrete tiltak og delprosjekter som skal prøves ut i prosjektet. Disse forslagene skal omfatte så vel organisering av arbeidet, kunnskap om utvalgte målgrupper, styrking av tjenestetilbudet, samarbeid med frivillig og privat sektor, samt tiltak som kan styrke barn og unges deltakelse og innflytelse. Disse arbeidsgruppene er ledet av medlemmer i prosjektleders arbeidsutvalg, som vil ha et særskilt ansvar for å koordinere arbeidet og ivareta helhetstenkningen i prosjektet (Jfr. punktet om målgrupper og satsningsområder nedenfor). Målgrupper og satsningsområder Rammene for Levekårsprosjektets arbeid er bestemt av de økonomiske og personellmessige ressursene. Det gjør at det må tas enkelte valg i forhold til om man skal gå i bredden eller i dybden innenfor de ulike målgruppene og satsningsområdene i prosjektet. I samråd med enheter og tjenester er det valgt ut to målgrupper som piloter i der det skal prøves ut ulike tiltak og delprosjekter for barn i alderen 0-13 år og deres foreldre: a) Barn og unge av foreldre med psykiske vansker/lidelser eller rusproblemer b) Barn og unge i minoritetsgrupper. Her forstått som utsatte barn, unge og deres familier innenfor flyktning- og innvandrerbefolkningen I 2015 skal man på bakgrunn av erfaringene fra dette arbeidet prøve ut tiltak for barn og unge på ungdomsskole og på videregående nivå. Ut fra erfaringene fra arbeidet med pilotgruppene skal det også vurderes om og hvordan man kan styrke samarbeidet og koordineringen av tjenestetilbudet til de andre målgruppene i prosjektet. De ulike satsningsområdene fordelt på de fem arbeidsgruppene: 1. Styring, organisering og kompetanse Bygge opp styringsstrukturer med overordnede målsettinger, strategier, budsjett og prioriteringer av tiltak, slik at helhetstenkningen ivaretas. Satse på felles kompetanseheving og forståelse gjennom satsing på fag- og organisasjonsutvikling. 2. Målgrupper og tjenestetilbud Pilot: Barn og unge av foreldre med psykiske vansker/lidelser eller rusproblemer Styrke kunnskapsgrunnlaget om målgruppen gjennom forskning og målrettet samarbeid om planleggings- og analysearbeidet. Bidra til en kvalitetsutvikling av tjenestetilbudet og tiltakene både internt i kommuneorganisasjonen og mellom første - og andrelinjetjenesten. 3. Målgrupper og tjenestetilbud Pilot: Utsatte barn, unge og deres familier innenfor flyktning- og innvandrerbefolkningen Styrke kunnskapsgrunnlaget om målgruppen gjennom forskning og målrettet samarbeid om planleggings- og analysearbeidet. Bidra til en kvalitetsutvikling av tjenestetilbudet og tiltakene både internt i kommuneorganisasjonen og mellom første - og andrelinjetjenesten. 3

4 4. Barn og unge - deltakelse og innflytelse (Satsningsområde: Annet i vedtatt hovedprosjekt) Arbeidsgruppen skal søke å besvare følgende spørsmål: Hvordan sikres barn og unges deltakelse/innflytelse i andre kommuner? Hvordan sikre at barn og unge får god informasjon om offentlige tilbud og tjenester? Hvordan sikre at barn og unges stemme blir hørt i lokale beslutningsorganer? Hvordan skape møteplasser for aktivitet og engasjement for levekår blant barn og unge (verksteder m.v.) - og prøve ut dette i praksis. 5. Ressurser i offentlig, privat og frivillig sektor Lage en oversikt over tilgjengelige ressurser i offentlig, privat og frivillig sektor, som kan mobiliseres i arbeidet med målgruppen og satsingsområdene Utarbeide modeller for samhandling mellom offentlig, privat og frivillig sektor som bidrar til: - At flere utsatte barn og unge deltar i fritidsaktiviteter - At flere arbeidsledige foreldre kommer i ønsket arbeid Overordnet mandat som er felles for alle arbeidsgruppene - Utarbeide arbeidsmål og prioriteringer i henhold til hovedprosjektets målgrupper og satsningsområder (godkjennes av styringsgruppen). - Utarbeide framdrift/milepælsplaner (godkjennes av styringsgruppen). - Innhente kunnskap om målgruppen - Gjøre seg kjent med relevante lover, forskrifter, retningslinjer, lokale vedtak, planer og tiltak på området. - Kartlegge utfordringer og utarbeide forslag til tiltak i samråd brukere og eventuelt andre aktuelle samarbeidsparter. I dette ligger det også en vurdering av om det er tiltak som kan innlemmes/igangsettes umiddelbart i prosjektet. - Bistå forskningsmiljø i forhold til evaluering av tiltak og delprosjekter. - Utarbeide statusrapport til styringsgruppen etter hvert halvår. - Utarbeide sluttrapport til styringsgruppen etter 4. halvår. I status- og sluttrapportene fra arbeidsgruppene skal det klargjøres hvordan brukerne har blitt involvert/medvirket i dette arbeidet. Levekårsprosjektet skal engasjere et forskningsmiljø som blant annet skal utarbeide og gjennomføre evalueringer av tiltak og delprosjekter i arbeidsgruppene. 4

5 Hovedprosjektets prosjektorganisasjon Dagens organisering av prosjektet Oppdragsgiver: Bystyret gjennom vedtak av Tabell 1 Nivå Sammensetning Leder Styringsgruppe Formannskapet Ordfører Prosjektgruppe Ressursgruppe - Høringsinstans Arbeidsutvalg - Koordinerer arbeidet i arbeidsgruppene : Arbeidsgrupper med satsningsområder: 1) Målgrupper og tjenestetilbud Pilot: Barn og unge av foreldre med psykiske vansker/lidelser eller rusproblemer 2) Målgrupper og tjenestetilbud Pilot: Utsatte barn, unge og deres familier innenfor flyktning- og innvandrerbefolkningen 3) Styring, organisering og kompetanse (Begge 4) Barn og unge deltakelse og innflytelse (Begge 5) Ressurser i offentlig, privat og frivillig sektor (Begge 3 kommunalsjefer, 1 brukerrepresentant, 1 hovedtillitsvalgt 1 repr. fra næringslivet 1 repr. fra spesialisthelsetjenesten, samt prosjektleder Representanter fra 15 enheter og tjenester, prosjektansvarlig kommunalsjef, samt prosjektleder Lederne for arbeidsgruppene Arbeidsutvalget, sentrale enheter, tjenester og andre samarbeidsaktører fordelt på 5 arbeidsgrupper (7-9 medlemmer pr gruppe) Prosjektansvarlig kommunalsjef Prosjektansvarlig kommunalsjef Prosjektleder Prosjektleder og de øvrige medlemmene av arbeidsutvalget leder hver sin arbeidsgruppe Rådmannens vurdering Utfordringer med dagens prosjektorganisering En hovedutfordring gjennom det første året (2012) har vært at det i vedtatt hovedprosjekt er lagt opp til bred involvering av eksterne og interne aktører i prosjektorganisasjonen, samtidig som det kun har vært en administrativ ressurs (prosjektleder) som har hatt ansvar for det utførende arbeidet i prosjektet. Levekårsprosjektet har ikke økonomiske midler til å kunne kjøpe fri ansatte til å delta i prosjektet, og arbeidet med å involvere enheter og tjenester i prosjektet har vært tidkrevende. En viktig forutsetning for at prosjektet skal lykkes er at enheter og tjenester i hovedsak kan prioritere deltakelse innenfor egne budsjettrammer. Størrelsen på prosjektet og knappe prosjektressurser har gjort det vanskelig å følge opp alle gruppene i prosjektet som ønskelig. Ut fra en tankegang om at Levekårsprosjektet 5

6 skal videreføres i vanlig drift, etter prosjektperiodens slutt (Jfr. bystyrets vedtak, punkt 3, av ), har hovedfokuset vært på involvering av enheter og tjenester. Det har vært gjennomført jevnlige møter med prosjektgruppen, og leder for styringsgruppen (ordfører) har vært orientert om fremdriften i arbeidet. Leder for styringsgruppen har også blitt invitert med på spesielle arrangement tilknyttet skolebesøk m.v. Videre har enheter og tjenester, gjennom ressursgruppemøtene, vært en høringsinstans i arbeidet med mandat og sammensetning av arbeidsgruppene. Når det gjelder formidling og informasjon om vedtatt hovedprosjektet, fikk følgende råd og utvalg en presentasjon av Levekårsprosjektet i løpet av 1. halvår 2012: Formannskap, Hovedutvalg for skole, barnehage og kultur, Hovedutvalg for helse, omsorg og sosial, Hovedutvalg for miljø og tekniske tjenester, Rådet for funksjonshemmede og Ungdomsrådet. Levekårsprosjektet har også på forespørsel orientert om arbeidet i andre sammenhenger. Videre leverer prosjektet artikler jevnlig i informasjonsbladet Kristiansund, som også legges ut på kommunens og Levekårsprosjektets hjemmeside ( Levekårsprosjektets arbeid med å involvere og forankre prosjektet ute i enheter og tjenester begynner å gi resultater i form av at mange ansatte og andre samarbeidsaktører pr dato er direkte involvert i prosjektarbeidet. Blant annet inngår sentrale enhets- og tjenesteledere i arbeidsutvalget. Medlemmene i arbeidsutvalget skal som nevnt lede arbeidet i arbeidsgruppene i perioden Videre er en rekke andre ansatte og samarbeidsaktører involverte som medlemmer i disse arbeidsgruppene. Dermed får prosjektorganisasjonen fra 2013 også flere ressurser som vil utgjøre den operative/uførende siden av prosjektet. Nå beveger Levekårsprosjektet seg over fra en fase der hovedtyngden har vært rettet mot involvering og forankring av prosjektet hos enheter, tjenester og andre samarbeidsparter til en mer operativ fase der utprøving av tiltak og delprosjekter vil stå sentralt. Dette vil kreve en effektiv prosjektorganisasjon, som også involverer enheter og tjenester mer direkte i prosjektarbeidet. Rådmannens forslag til justering av prosjektorganisasjonen: Tabell 2 Nivå Sammensetning Leder Styringsgruppe (7 medlemmer) Fra dagens styringsgruppe (formannskapet): - Ordfører - 1 representant fra opposisjonen Ordfører Prosjektgruppe (6 medlemmer) 5 arbeidsgrupper (ca. 40 personer) i : 1) Målgrupper og tjenestetilbud Pilot: Barn og unge av foreldre med psykiske vansker/lidelser eller rusproblemer 2) Målgrupper og tjenestetilbud Pilot: Utsatte barn, unge og deres familier innenfor flyktning- og innvandrerbefolkningen 3) Styring, organisering og kompetanse (Begge 4) Barn og unge deltakelse og innflytelse (Begge 5) Ressurser i offentlig, privat og frivillig sektor (Begge Fra dagens prosjektgruppe: - 3 kommunalsjefer - 1 hovedtillitsvalgt - 1 brukerrepresentant Fra dagens arbeidsutvalg: - prosjektleder - samt de andre lederne for arbeidsgruppene Arbeidsutvalget, sentrale enheter, tjenester og andre samarbeidsaktører Prosjektleder Prosjektleder og de øvrige medlemmene av prosjektgruppen leder hver sin arbeidsgruppe 6

7 Styringsgruppen Rådmannen vil foreslå en ny sammensetning av styringsgruppen som ivaretar både forankring i politisk ledelse, linjen i organisasjonen, ansatte og brukere. Konkret handler dette om at deler fra dagens styringsgruppe og prosjektgruppe blir slått sammen og blir den nye styringsgruppen. Dette vil også ivareta kontinuiteten i prosjektarbeidet. I prosjekter der man ikke har midler til å kjøpe fri ansatte til prosjektdeltakelse er det ofte vanlig praksis at linjeledere, som avgir personellmessige eller økonomiske ressurser til prosjektet, inngår i styringsgruppen. Levekårsprosjektet er imidlertid for omfattende til at det er mulig å gjennomføre dette i praksis. Rådmannen vil derfor anbefale at de tre kommunalsjefene ivaretar denne funksjonen. Rådmannen vil følgelig anbefale følgende sammensetning av styringsgruppen: Fra dagens styringsgruppe (formannskapet): Ordfører og en representant fra opposisjonen. Fra dagens prosjektgruppe: 3 kommunalsjefer, hovedtillitsvalgt og brukerrepresentant. Når det gjelder mandatet for styringsgruppen, er mange av de prinsipielle valgene og de økonomiske rammene allerede bestemt gjennom vedtatt hovedprosjekt. For at styringsgruppen skal få en mer aktiv rolle i Levekårsprosjektet vil Rådmannen anbefale at styringsgruppen også får i oppgave å vurdere og å prioritere forslag fra prosjektgruppen om hvilke tiltak og delprosjekter som skal prøves ut i Levekårsprosjektet. Prosjektgruppen En prosjektgruppe skal utgjøre det operative/utførende nivået i prosjektorganisasjonen, der oppgavene i prosjektet blir fordelt mellom medlemmene i gruppen. På mange måter er det arbeidsutvalget som har denne funksjonen pr dato. Rådmannen vil anbefale at dagens arbeidsutvalg, som består av prosjektleder og de andre lederne av arbeidsgruppene blir den nye prosjektgruppen. I praksis betyr dette bare et skifte av navn fra arbeidsutvalg til prosjektgruppe. Når det gjelder mandatet for prosjektgruppen, foreslår Rådmannen at dette blir som tidligere bestemt i vedtatt hovedprosjekt, men at de respektive medlemmene i prosjektgruppen i tillegg skal videreføre arbeidet med å lede og koordinere innsatsen i arbeidsgruppene. I tillegg skal prosjektgruppen ved prosjektleder ha i oppgave å legge frem forslag til tiltak og delprosjekter for styringsgruppen. Ressursgruppen Dagens ressursgruppe har hatt en viktig rolle i prosjektets arbeid med mandat og sammensetning av arbeidsgruppene, og i forhold til å forankre prosjektet ute i enhetene. Nå når arbeidsgruppene har startet sitt arbeid, er flere av medlemmene i ressursgruppen gått over som medlemmer i arbeidsgruppene. Videre er prosjektet kommet over i en fase der det er vil være et større behov for å kunne invitere aktuelle fag/ressurspersoner direkte inn i arbeidsgruppenes møter. Rådmannen vil derfor foreslå at ressursgruppen i sin opprinnelige form utgår. Arbeidsgrupper Når det gjelder de nedsatte arbeidsgruppene for , vil Rådmannen anbefale at disse får fortsette sitt påbegynte arbeid der det skal prøves ut ulike tiltak og delprosjekter for barn i alderen 0-13 år og deres foreldre for disse pilotene: a) Barn og unge av foreldre med psykiske vansker/lidelser eller rusproblemer b) Barn og unge i minoritetsgrupper. Her forstått som utsatte barn, unge og deres familier innenfor flyktning- og innvandrerbefolkningen Videre vil Rådmannen anbefale at Levekårsprosjektet i 2015, på bakgrunn av erfaringene fra dette arbeidet, skal prøve ut tiltak for barn og unge på ungdomsskole og 7

8 på videregående nivå, og videre vurdere om og hvordan man kan styrke samarbeidet og koordineringen av tjenestetilbudet til de andre målgruppene i prosjektet. I henhold til bystyrets vedtak av vil Rådmannen legge frem en sluttrapport fra hovedprosjektet med anbefalinger om hvordan prosjektets arbeid skal følges opp i vanlig drift for bystyret innen Klima eller miljøkonsekvenser av forslaget: Ingen Just Ingebrigtsen rådmann Helge A. Carlsen kommunalsjef 8