SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Anne-Bjørg Aspheim Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 18/861 POLITISK BUDSJETTPROSESS 2019 OG ARBEID MED MÅLFORMULERINGER

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Anne-Bjørg Aspheim Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 18/861 POLITISK BUDSJETTPROSESS 2019 OG ARBEID MED MÅLFORMULERINGER Rådmannens innstilling 1. Skissert politisk prosess for økonomiplan og budsjett 2019, godkjennes. 2. Prosess for involvering av målformulering gjennomføres i første omgang i sentraladministrasjonen. Politisk involvering innebærer Vedlegg Ingen vedlegg Kortversjon Saken omhandler forslag til prosess for budsjett 2019 økonomiplan , der det tas høyde for kommunestyrets vedtak om involvering i målformuleringsprosesser. Bakgrunn Bakgrunnen for saken er ønsket om å avklare politisk involvering i forbindelse med neste budsjettprosess slik at den administrative prosessen kan legges opp etter dette. I tillegg er det lagt opp til at kommunestyrets vedtak om involvering i forbindelse med målformuleringer, tas inn som en del av forslaget til budsjettprosessen. Saksopplysninger Kommunelovens 44 og 45 gir føringer for behandlingen av hhv økonomiplanen og årsbudsjettet. Formannskapet innstiller overfor kommunestyret både for økonomiplanen og årsbudsjettet. Innstillingen skal ligge ute til offentlig ettersyn i minst 14 dager før kommunestyret fatter vedtak. Når formannskapets innstilling legges ut, innebærer det at forslag til vedtak som ligger ute skal være kjent for allmennheten. I og med at formannskapet gjennom kommuneloven har et særskilt ansvar i budsjett- og økonomiplansaker, er det naturlig å ta utgangspunkt i formannskapet når møtepunktene fastsettes. For å sikre ytterligere forankring, er det ønskelig at også gruppeledere og tillitvalgte tas med i enkelte av møtene.

2 For å sikre at prosessen er kjent i forkant og møter politiske forventninger ift. deltakelse og innhold, så legges det opp en to-delt prosess. Om våren vil hovedtemaet være en felles situasjonsforståelse basert på delvis historiske data (regnskap, årsmelding, måloppnåelse) og delvis framtidsrettet perspektiv (kommuneproposisjonen og andre tall, eks. demografiske tall). Hensikten med møtene er, foruten å få felles innsikt i utfordringsbildet og mulighet for å gi styringssignaler til rådmannen for det videre arbeidet. Det foreslås følgende prosess med politisk involvering. Tidspunkt Deltakere Hva presenteres Mål med evt Heldagsmøte Formannskap og gruppeledere Tillitsvalgte Kostra-tall KS Hva ser vi av årsmeldingen? Måloppnåelse 2017 mål 2018 videreføring 2019? Foreløpige rammer Kommuneproposisjonen Evt. tall befolkningsutvikling/andre nøkkeltall KST-møte Kommunestyret Årsmelding 2017 og regnskap 2017 behandles FSK-møte Formannskap og gruppeledere Skisse etater Kommunebarometeret? Måldiskusjon for 2019 møtet/forventninger Felles situajsonsforståelse Forventninger klargjøres (pol/adm ift prosessen fremover) Adm. lager grunnlag som sendes ut i forkant Kommunestyret kan gi føringer for budsjettarbeidet. Tilbakemeldinger ift. skisse, hva ønskes med/ikke med? Diskusjon mål KST-møte Kommunestyret Fremleggelse rådmannens Informasjon forslag Ukene 45 og 46 Hovedutvalgene Budsjettforslagene for etatene behandles i sine respektive hovedutvalg Hovedutvalgene kommer med innspill på mål for 2019 FSK-møte Formannskapet Budsjettet behandles Formannskapet avgir innstilling på budsjett KST-møte Kommunestyret Budsjettet behandles Endelig vedtak budsjett Første FSK-møte etter KST-møtet Formannskapet Budsjettprosessen evalueres Målformulering Kommunestyret vedtok i sak 97/17 punkt 22 følgende ang. målformuleringer: Hva fungerte bra og hva kan bli bedre?

3 Politikere bør involveres i rådmannens initiativ til å starte et arbeid med bedre målformuleringer og bør utvides til å gjelde målformuleringer generelt. Kommuneplanens samfunnsdel ble vedtatt 22/5-17. Denne gir overordnede mål og føringer for kommunens arbeid de neste årene. De prioriterte satsingsområdene er: Folkehelse og levekår Tilpasning av tjenestetilbud i tråd med endringer i befolkning og behov Samferdsel og kommunikasjon Omdømme Hvert av de fire satsingsområdene i samfunnsdelen har mål og strategier for oppfølging. For eksempel så er overordnet mål for folkehelse: Modum skal være en foregangskommune innenfor forebyggende og helsefremmende arbeid. Frafall fra skole og yrkesliv skal reduseres. Noen av målene i samfunnsdelen er retningsmål, dvs. mål som må konkretiseres ytterligere. Første kulepunkt innen folkehelse er et retningsmål. Mål for frafall fra skole og yrkesliv er et konkret mål, der en ved endt periode kan sjekke om målet er nådd eller ikke. Målene i samfunnsdelen følges opp i etatene gjennom mer konkrete mål. I tillegg til overnevnte satsingsområder, er det andre forhold i samfunnsdelen som skal ivaretas. Dette gjelder klima og energi, bærekraftig areal- og ressursbruk, samfunnssikkerhet og beredskap, universell utforming, barn og unges interesser og kulturminnevern. Alle disse har egne mål for planperioden. Mål for tjenesten eller etaten skal ha en klar forbindelse opp mot overordnede mål som kommunen har, dvs. etatsvise mål må støtte opp under samfunnsmålene. For å sette det på spissen; virksomhetens aktivitetsplan/handlingsplan må ha en direkte link mot kommuneplanens samfunnsdel. Etatenes mål er utarbeidet på bakgrunn av overordnede mål og strategier i samfunnsdelen. Etatene for helse og sosial, teknisk, undervisning og kultur har alle mål som fremkommer i økonomiplanen. Undervisning har i sin økonomiplan tatt inn målene vedtatt gjennom styringsdokumentene for skole og barnehage i Modum. Styringsdokumentene ble vedtatt i 2016 og Vedtatt helse og velferdsplan (vedtatt i 2017) ligger til grunn for målene for helse og sosial.

4 Kulturetatens mål er forankret i strategidokumentet for barn og unges oppvekstvilkår og kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet. Teknisk etat sine mål er forankret i kommuneplanens samfunnsdel, næringsplan og klima- og energiplan. Sentraladministrasjonen har ikke utarbeidet tilsvarende mål og det er derfor lagt opp til en prosess som skal resultere i konkrete målformuleringer for etaten til bruk ved neste rullering av økonomiplanen. I forslaget til budsjettprosess, så legges det opp til at det ved de to første budsjettmøtene diskuteres status på måloppnåelse for alle etatene og deretter evt. korrigerte mål og ambisjonsnivå på målene, jfr. tabellen ovenfor. Gode mål skal.. Bygge opp under overordnede målsettinger, gitt eksempelvis i samfunnsdelen eller temaplaner. Ha betydning for bruker/samfunnet o Det må derfor avklares hvem som er bruker av tjenesten o Målene må henge sammen med overordnede utfordringer for samfunnet/brukerne Gi en retning eller forbedring og kommunen må i etterkant kunne finne ut om målene er nådd. Være innenfor kommunens handlingsrom. Antall mål bør videre begrenses, for mange mål fungerer ikke i praksis. Måloppnåelsen gjøres ved å måle på indikatorer. Indikatorene bør være lett å generere, gjerne ved hjelp av egne fagsystem. De må være faktabasert og kunne brukes over tid. Indikatorarbeidet kommer gjerne som en parallell til, eller i etterkant av, målarbeidet. Drøftinger Sentraladministrasjonen har ikke et «eget» hovedutvalg og det er derfor naturlig å ta utgangspunkt i formannskapet for å involvere det politiske nivået slik kommunestyret har vedtatt. Kommunestyrets vedtak åpner for at det skal være en politisk involvering generelt i målformuleringsarbeidet. I og med at sentraladministrasjonen ikke har egne mål, er det naturlig å bruke etaten som en pilot for målarbeidet, både for å gjøre noen erfaringer på prosess, men også da de andre etatene har forankret sine målformuleringer gjennom politiske planvedtak. Det foreslås derfor at en bruker tiden frem til september med målformuleringer. Prosessen kan gjennomføres ved at formannskapet brukes som styringsgruppe underveis i arbeidet og det legges opp til avklaringer i ordinære formannskapsmøter. Alternativt

5 kan formannskapets medlemmer involveres mer direkte gjennom deltakelser i egne møter, dette uten at medlemmene blir inhabile ved senere politisk behandling. Prosessen bør omfatte: Definisjon av brukere av sentraladministrasjonen Overordnede planer/andre vedtak som påvirker arbeidet/målformuleringen i sentraladministrasjonen Hva er kvalitet for brukere av sentraladministrasjonen? Hvillke målområder er aktuelle å ha som utgangspunkt? Målformulering Evaluering av prosessen Konklusjon Rådmannen anbefaler at overnevnte prosess for budsjettarbeidet vedtas og at arbeidet med målformulering i første omgang omfatter sentraladministrasjonen. Denne prosessen går parallelt med budsjettprosessen. Graden av involvering fra politisk nivå, jfr. avsnitt under drøfting, avklares av kommunestyret.