Videreutvikling Tusenhjemmet, jf. PS 16/212

Transkript

1 Økonomi- og finansavdelingen Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /9978 Saksnummer Utvalg Møtedato Formannskapet Bystyret Videreutvikling Tusenhjemmet, jf. PS 16/212 Rådmannens forslag til innstilling 1. Det inngås en samarbeidsavtale og en oppdatert driftsavtale mellom Tusenhjemmet Bodø AS og Bodø kommune. 2. Det opprettes en arbeidsgruppe som skal jobbe videre med samhandlingen mellom Tusenhjemmet, Bodø Frivillighetssentral og Bodø kommune. 3. Utvikling- og eiendomsavdelingen tar over drift av bygget til Tusenhjemmet Bodø AS. Tilskuddet til Tusenhjemmet økes med tilsvarende beløp som husleien til selskapet. Finansiering finnes i økonomiplan Behovet for tekniske utbedringer av anlegget vurderes i økonomiplan Det vurderes et samarbeid der Bodø kommune drifter enkelte IKT-tjenester, samt at Tusenhjemmet får benytte noen av Bodø kommunes lisenser der dette er økonomisk gunstig. 5. Det arbeides mot det mål å innlemme Tusenhjemmet Bodø AS i Bodø kommunes innkjøpsavtaler. 6. Egenkapitalen til Tusenhjemmet vurderes økt i forbindelse med økonomiplan Tusenhjemmet overtar driften av portalene «Aktiv i Bodø» og «Tilskuddsportalen» i en prøveperiode. Sammendrag I PS 16/212 ble det vedtatt å nedsette «en arbeidsgruppe med representanter fra OK-avdelingen, HO-avdelingen, Økonomi- og finansavdelingen og Tusenhjemmet Bodø AS for å vurdere fremtidig drift og organisering av Tusenhjemmet AS samt bruk av Tusenhjemmetbygget.» Arbeidsgruppen har hatt seks møter, hvorav tre av dem har vært med representanter fra Tusenhjemmet og andre tilknyttede parter (daglig leder, ressursgruppe i Tusenhjemmet, frivillighetssentralen og folkehelsekoordinator). Arbeidsgruppen har utarbeidet en rapport som går gjennom relevante områder og diskuterer ulike aspekter ved Tusenhjemmets drift i dag, og ser på utviklingsmuligheter fremover. Med bakgrunn i den vedlagte rapporten er det foreslått flere ulike tiltak for å lette den økonomiske situasjonen til Tusenhjemmet Bodø AS, samtidig som man ser på videreutvikling i samarbeid med Bodø kommunes planer og satsningsområder

2 Saksopplysninger For en fullstendig gjennomgang av saksopplysninger og vurderinger vises det til vedlagte rapport. Nedenfor følger kun oppsummeringen av det arbeidet som er utført. Tusenhjemmet er et bygg som inneholder et bo og aktivitetssenter for eldre. Tusenhjemmet Bodø AS ble etablert som ideelt aksjeselskap i 2013, jf. PS 13/7, og eier bygningen og drifter aktivitetssenteret. Senteret ble første gang tatt i bruk i desember I april 2016 ble Tusenhjemmet Bodø AS overtatt av Bodø kommune fra BBL. Ved opprettelsen av selskapet ble det i PS 13/7 vedtatt «Med bakgrunn i velstandsutviklingen for «dagens» generasjon som pensjoneres, oppfordres det nye styret i Tusenhjemmet å utarbeide en framtidig plan på hvordan Bodø kommunestilskudd og driftsomkostninger tilknyttet fellesskapet kan reduseres.» Kommunen fulgte opp vedtaket i økonomiplan der det årlige tilskuddet til selskapet ble redusert med kroner fra og med Selskapet har i etterkant av dette hatt utfordringer tilknyttet stram likviditet og en drift som har gått med underskudd i de fleste år. I 2016 sendte selskapet inn en søknad om å få økte rammer, og fikk innvilget et kortsiktig likviditetslån i tertialrapport 1 det samme året. Selskapet hadde ikke mulighet til å betale ned dette lånet og i ny sak PS 16/212 ble det vedtatt følgende: 1. Det settes ned en arbeidsgruppe med representanter fra OK-avdelingen, HO-avdelingen, Økonomi- og finansavdelingen og Tusenhjemmet Bodø AS for å vurdere fremtidig drift og organisering av Tusenhjemmet AS samt bruk av Tusenhjemmetbygget. 2. Rådmannen legger frem en sak om dette i løpet av første halvår Kortsiktig likviditetslån pålydende kroner omgjøres til et engangstilskudd, dette finansieres med bruk av disposisjonsfond. Arbeidsgruppen har hatt seks møter, hvorav tre av dem har vært med representanter fra Tusenhjemmet og andre tilknyttede parter (daglig leder, ressursgruppe i Tusenhjemmet, frivillighetssentralen og folkehelsekoordinator). Det er etablert en egen ressursgruppe i Tusenhjemmet Bodø AS som har arbeidet parallelt med en egen handlingsplan for selskapet. Denne planen er referert i rapporten, og ligger vedlagt. Arbeidsgruppen har utarbeidet vedlagte rapport, som inneholder disse kapitlene: - Bakgrunn og innledning - Tusenhjemmets aktivitet - Økonomi - Organisering - Bygg - Tiltak - Konklusjon og oppsummering Vurderinger For en fullstendig gjennomgang av saksopplysninger og vurderinger henvises det til vedlagte rapport. Nedenfor følger kun oppsummering og forslag til tiltak hentet ut fra rapporten. Arbeidsgruppen har vurdert ulike områder der Tusenhjemmet og kommunen kunne koordinert sine tjenester, og der Tusenhjemmet kunne bli sterkere tilknyttet ulike funksjoner der Bodø kommune har god kompetanse internt. Det er også sett på nye tiltak som kan gjøre driften mer økonomisk stabil. Nedenfor er en liste over ulike tiltak som foreslås gjennomført innenfor ulike

3 satsningsområder. Det har vært en målsetting for gruppen at de foreslåtte tiltak både forbedrer og utvikler det allerede gode tilbudet som gis fra Tusenhjemmet og andre innenfor kultur- og frivillighetsarbeidet. 1. Samarbeidsavtale / ny driftsavtale med kommunen Det utarbeides en egen samarbeidsavtale eller en oppdatert driftsavtale med en avdeling i Bodø kommune. Det etableres et kontaktnettverk gjennom avdelingen der kommunaldirektør er kontaktperson. 2. Samarbeid om frivillighet Det foreslås å opprette en arbeidsgruppe som kan jobbe videre med samhandlingen mellom Tusenhjemmet, Bodø Frivillighetssentral og Bodø kommune. Arbeidsgruppen skal se på hvordan dagens aktivitet og organisering kan videreutvikles slik at den kommunale ressursbruken optimaliseres. Tiltakene må sees i sammenheng, og alle tilgjengelige arealer for aktivitet må sikres god utnyttelse. 3. Drift av eiendomsmassen Tusenhjemmet Bodø AS har som tidligere nevnt ansvaret for drift og vedlikehold av eiendomsmassen. Selskapet mangler derimot kompetanse på denne delen av driften, og bruker både mye tid og penger på denne delen. Bodø kommune er gjennom utviklings- og eiendomsavdelingen en profesjonell drifter av bygg som har kompetanse der Tusenhjemmet Bodø AS ikke har det. Det foreslås at det utarbeides en husleieavtale mellom Bodø kommune og Tusenhjemmet for drift av byggene. Videre foreslås det at det forhandles videre hva som skal inkluderes i denne avtalen, og at tilskuddet til Tusenhjemmet Bodø AS økes med husleieavtalens beløp. Behov for utbedring av det tekniske anlegget vurderes inn i økonomiplan Drift av IKT Tusenhjemmet har hatt utfordringer tilknyttet IKT-tjenester. Det vurderes, i samarbeid med kommunens IKT-kontor, å fase inn Tusenhjemmet i kommunens nettverk og lisenser. I forkant av dette så må Tusenhjemmets behov utredes og det må vurderes om det er økonomisk gunstig å gjennomføre. 5. Innkjøpsavtaler Tusenhjemmet er per nå en liten enhet som antas å ikke få de beste innkjøpsavtalene. I tillegg brukes det mye tid på å innhente anbud og velge leverandører i de enkelte tilfeller. Bodø kommune har et godt og velfungerende innkjøpskontor og er driver av innkjøpssamarbeidet i Salten. Det innebærer at kommunen er en stor aktør, med stort volum og dermed rabatterte priser. Her kan det være potensielle gevinster å hente ved at Tusenhjemmet innlemmes som part i nye innkjøpsavtaler. Det vil særlig kunne være mye å hente på innkjøp til kafeen. Det arbeides videre opp mot innkjøpskontoret for å kunne formalisere et samarbeid. 6. Øke egenkapital Tusenhjemmet Bodø AS har over tid hatt en veldig stram likviditet. Den dårlige likviditeten tar opp både tid og ressurser som selskapet heller skulle brukt til å foreta gode langsiktige valg. Det er viktig at styret får ro til å videreutvikle tilbudet og gjøre langsiktige gode økonomiske valg. Det foreslås dermed å øke egenkapitalen i Tusenhjemmet Bodø AS i forbindelse med økonomiplan Eventuelle likviditetsproblemer i 2017 tas opp som egen sak. 7. Drift av portalen Aktiv i Bodø I arbeidet med Frivillighetsplan kom behovet for økt oversikt og tettere samarbeid med frivillige organisasjoner opp som et sentralt behov. Utvikling av egen nettportal, Aktiv i Bodø, ble

4 derfor et av hovedsatsingsområdene. En slik portal, som vil være en møteplass mellom Bodø kommune og frivillig sektor, og mellom de ulike aktørene i frivillig sektor er nå utviklet og ligger klar til publisering gjennom Portalen er tenkt driftet av Bodø kommune, men er ikke lansert fordi ansvaret for drift ikke har kommet på plass. Det foreslås at Tusenhjemmet tar over driften av denne portalen i en prøveperiode 8. Drift av tilskuddsportalen Tilskuddsportalen er en informasjonstjeneste som gjør brukeren i stand til enkelt å finne tilskudd og er effektiv i bruk. Tjenesten gir brukeren oppdatert og nøyaktig informasjon om tilskudds- og støtteordninger, som er søkbare for norske aktører. Abonnenter mottar nyheter om tilskudd, og tjenesten har en søkbar katalog med nærmere tilskuddsordninger. Tilskuddsportalen leveres på en kommunikasjonsplattform som gir kunden mulighet til å lagre og dele informasjon innad i organisasjonen, og mellom kommune og frivilligheten. Dette gir mulighet til å samhandle og hjelpe hverandre innad i kommunen og mot lag og foreninger i jakten etter tilskudd og ekstern finansiering. Tjenesten gir direkte varsler om viktige endringer og søknadsfrister. Det foreslås at Tusenhjemmet tar over driften av denne portalen i en prøveperiode. Konklusjon og anbefaling Arbeidsgruppen har gjennom seks møter sett på ulike deler av Tusenhjemmets aktivitet og drift. Gruppen har sett på dagens aktivitetstilbud og mulige utviklingspotensialer. Videre har man sett på organisering selskap eller virksomhet i kommunen, økonomien i selskapet og driften av bygget. Arbeidsgruppen har kommet frem til en rekke foreslåtte tiltak for å oppnå en mer effektiv og bedre koordinert innsats mot kommunens innbyggere innenfor Tusenhjemmets målgruppe. Det vises til vurderinger for utfyllende informasjon om enkelttiltakene. Det anbefales å implementere de tiltak og endringer som arbeidsgruppen i vedlagte rapport har foreslått. Rolf Kåre Jensen Rådmann Kornelija Rasic Kommunaldirektør for Økonomi og finans Saksbehandlere: Eirik Eide Haugmo, Liv-Bente Selø, Hege Ness Grøtterud Trykte vedlegg: 1 Rapport Videreutvikling Tusenhjemmet 2 Handlingsplan Tusenhjemmet <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen>

5