Møtet innkalt av: Kirkeverge

Transkript

1 PROTOKOLL FRA MØTE Odal kirkelige fellesråd Sand kirke Referent: Kirkeverge Type møte: Kirkelig fellesråd Møtet innkalt av: Kirkeverge Dagsorden SAK 10/16 Referatsaker/informasjonsaker A 11/16 Budsjett 2016 A 12/16 Budsjett 2017 A 13/16 Reglement A 14/16 Menighetsbladet Sør-Odal A 15/16 Eventuelt A Annen informasjon Forfall meldes til Asgeir Sektnan på tlf: TYPE Tilstede: Roar Johnsrud, Ivar Nordhagen, Harald Ottar Trøseid, Thomas Tinglum, Marius Skogstad, Ellen Brynjulvsrud, Ellen Anne Marit Utsi, Edel Lilleseth, Heidi Hitland, Asgeir Sektnan. 1

2 ODAL KIRKELIGE FELLESRÅD Saksfremlegg Møtedato Fellesrådet Sakstittel: Referatsaker/informasjonsaker Saksnummer: 10/16 Skarnes, Saksbehandler: Asgeir Sektnan a) Protokoll fra siste møte b) Personalsituasjonen c) Punkter til eventuelt Vedtak FR: a) Godkjent b) Til informasjon c) Eventuelt 1. Menighetsbladet, innspill til menighetsrådene 2. Gravearbeid sommeren 2016 ved Sand kirke Neste møte: 13. april, 18. mai, 22. juni, 14. september, 12. oktober, 7. desember Møtetid Forkortelser: FR MR ADMU AU AMU FU Kirkelig fellesråd Menighetsråd Administrasjonsutvalg/ partssammensatt utvalg Arbeidsutvalg Arbeidsmiljøutvalg Forhandlingsutvalg 2

3 ODAL KIRKELIGE FELLESRÅD Saksfremlegg Møtedato Fellesrådet Sakstittel: Budsjett 2016 Saksnummer: 11/16 Skarnes, Saksbehandler: Asgeir Sektnan SAKSOPPLYSNINGER: Budsjett for 2016, etter tildeling av tilskudd fra Nord-Odal og Sør-Odal kommune desember 2015, skal vedtas. Budsjettene er nå slått sammen til ett budsjett for Odal kirkelige fellesråd. Driftsbudsjett Odal kirkelige fellesråd Fastlønn Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Godtgjørelser folkevalgte Pensjonsinnskudd Trekkpliktige forsikringsordninger Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrelatert forbruksmateriell/utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Telefoni/datalinjer Post/bank Annonser/reklame/informasjon og representasjon Opplæring kurs (ikke oppgavepl.) Reiseutgifter/opplæring (ikke oppgpl.) Utgifter og godtgjørelser for reiser og diett/bil (oppgavepl.) Annet oppgavepliktige (feks. telefongodtgj.) Drift av egne maskiner/reiseutgifter Energi (strøm/olje/parafin) Forsikringer Leie av lokaler og grunn Avgifter/gebyrer og lisenser (f.eks kom.avg og lisenser)

4 3200 Inventar og utstyr Leie og kjøp av maskiner Vedlikehold og byggetjenester, nybygg Serviceavtaler og reparasjoner Materialer til vedlikehold Renhold- vaskeri og vaktmestertjenester Konsulenttjenster (juridisk bistand/regnskapstjenester) Sum utgifter Brukerbetaling kirkelige tjenester (vigsel og gravferd) Betaling fra deltakere (f.eks bet. fra foreldre) Husleie inntekter/festeavgift Tilskudd fra statlige insitusjoner Tilskudd fra kommune Tilskudd fra menighetsråd Renteinntekter Sum inntekter Balanse 0 Driftsbudsjettet inneholder i post 3230: Maling Oppstad kirke (Oppsparte midler) Maling av kapellene i Mo ( ) og Sand ( ), totalt (Ekstra tilskudd fra Nord-Odal kommune, post 3830) Investeringsbudsjett: Ferdig sprinkling og brannslanger i kirkene i Sør-Odal, Gjerde, Sand kirkegård, Enøk tiltak Mo kirke, Utbedring av tak Trøftskogen,

5 Skjematisk fremstilt: Fordeling av kostnader delt etter grupper: Trosopplæring er øremerket midler fra stat og menighetsråd Aktiviteter er midler øremerket oppgaver via oppsparte midler eller ekstra tilskudd fra kommunen. Lønn Faste utgifter Trosopplæring Aktiviteter Annet Totalt kr Lønn Faste utgifter Annet Totalt kr

6 * Fellesrådet den Sakstittel: Budsjett 2016 Saksnummer: 11/16 Administrasjonens forslag til vedtak: Budsjett 2016 vedtas. Vedtak FR: Budsjett 2016 vedtas. 6

7 ODAL KIRKELIGE FELLESRÅD Saksfremlegg Møtedato Fellesrådet Sakstittel: Budsjett 2017 Saksnummer: 12/16 Skarnes, Saksbehandler: Asgeir Sektnan SAKSOPPLYSNINGER: Budsjettet settes opp ut fra kirkelovens 15 - Kommunens økonomiske ansvar og skal inneholde driftsutgifter og investeringer. Budsjett for 2016 skal i følge fellesrådets økonomiplan legges frem for kommunen før sommeren Før budsjettet vedtas i fellesrådet skal det innhentes behov fra menighetsrådene. kirkelovens 15 - Kommunens økonomiske ansvar Kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd: a) utgifter til bygging, drift og vedlikehold av kirker, b) utgifter til anlegg og drift av gravplasser, c) utgifter til stillinger for kirketjener, klokker og organist/kantor ved hver kirke, og til daglig leder av kirkelig fellesråd, d) driftsutgifter for fellesråd og menighetsråd, herunder utgifter til administrasjon og kontorhold, e) utgifter til lokaler, utstyr og materiell til konfirmasjonsopplæring, f) utgifter til kontorhold for prester. Fellesrådets budsjettforslag skal også omfatte utgifter til kirkelig undervisning, diakoni, kirkemusikk og andre kirkelige tiltak i soknene. Utgiftsdekningen skal gi grunnlag for at det i soknene kan holdes de gudstjenester biskopen forordner, at nødvendige kirkelige tjenester kan ytes, at arbeidsforholdene for de kirkelig tilsatte er tilfredsstillende og at menighetsråd og fellesråd har tilstrekkelig administrativ hjelp. 7

8 Etter avtale med kirkelig fellesråd kan kommunal tjenesteyting tre i stedet for særskilt bevilgning til formål som nevnt i denne paragraf. Kongen kan gi forskrift om kommunenes forpliktelser etter denne paragraf. Kommunen kan ta opp lån for finansiering av sine forpliktelser etter første ledd bokstav a) og b). De nærmere vilkår for kommunens låneopptak fremgår av kommunelovens 50. Representant for kirkelig fellesråd kan gis møte- og talerett i kommunale organ når disse behandler saker som direkte berører fellesrådets virksomhet. Endret ved lover 30 aug 2002 nr. 68 (ikr. 1 jan 2003 iflg. res. 30 aug 2002 nr. 942), 26 aug 2011 nr. 40 (ikr. 1 jan 2012 iflg. res. 26 aug 2011 nr. 866). OPPSUMMERING: Driftsbudsjett settes opp etter innspill fra menighetsrådene Vedtatt budsjett for 2016 er grunnlag. Investeringsbudsjett settes opp etter innspill fra menighetsrådene. Vedlagt økonomiplan er gjennomgått av stab. Er det andre saker menighetsrådene vil ha med, meldes dette. Er det saker menighetsrådene ønsker å bidra i økonomisk, meldes dette. Endelig prioritering og budsjett 2017 vedtas på møte i fellesrådet 18. mai. Innspill sendes kirkevergen senest innen 10. mai. * Fellesrådet den Sakstittel: Budsjett 2017 Saksnummer: 12/16 Administrasjonens forslag til vedtak: Driftsbudsjett settes opp etter innspill fra menighetsrådene Vedtatt budsjett for 2016 er grunnlag. Investeringsbudsjett settes opp etter innspill fra menighetsrådene. Vedlagt økonomiplanplan gjennomgås av menighetsråd. Er det andre saker menighetsrådene vil ha med, meldes dette. Er det saker menighetsrådene ønsker å bidra i økonomisk, meldes dette. Menighetsrådene prioriterer fem saker hver. Endelig prioritering og budsjett 2017 vedtas på møte i fellesrådet 18. mai. Innspill sendes kirkevergen senest innen 10. mai. 8

9 Vedtak FR: Driftsbudsjett settes opp etter innspill fra menighetsrådene Vedtatt budsjett for 2016 er grunnlag. Investeringsbudsjett settes opp etter innspill fra menighetsrådene. Vedlagt økonomiplanplan gjennomgås av menighetsråd. Er det andre saker menighetsrådene vil ha med, meldes dette. Er det saker menighetsrådene ønsker å bidra i økonomisk, meldes dette. Menighetsrådene prioriterer fem saker hver. Endelig prioritering og budsjett 2017 vedtas på møte i fellesrådet 18. mai. Innspill sendes kirkevergen senest innen 10. mai. 9

10 ODAL KIRKELIGE FELLESRÅD Saksfremlegg Møtedato Fellesrådet Sakstittel: Reglement Saksnummer: 13/16 Skarnes, Saksbehandler: Asgeir Sektnan SAKSOPPLYSNINGER: Det ligger til grunn flere reglement, vedtekter og avtaler for fellesrådets arbeid og delegering. Her er en oversikt. De med gult ligger vedlagt til behandling på møte i fellesrådet. De andre kommer til behandling i senere møter. Reglement: Ansvar Arbeidsreglement Avtales med tillitsvalgt AU og tillitsvalgt Administrasjonsutvalget Etter forslag fra KA FR Permisjonsreglement Etter forslag fra KA FR Tilsettingsreglement Etter forslag fra KA FR Økonomireglement Etter forslag fra KA FR Seniorpolitikk Etter forslag fra KA og kommunenes vedtak FR Politiattest Etter forslag fra KA FR Verdi- og måldokument Eget utarbeidet dokument. Verdi- og måldokument gir FR en beskrivelse av fellesrådets virksomhet, selvforståelse og målsettinger for fellesrådet. Det er et verktøy for årlig og langsiktig planlegging, oppfølging, risikovurdering etc. Vedtekter: Kirkegårdsvedtekter Samkjøre de som er i begge kommunene FR Festeavgifter gebyr Samkjøre de som er i begge kommunene. Festeavgift vedtas i kommunestyret. FR Beredskap: Beredskapsplan overordnet Hvilke planer skal vi ha for forskjellige kriser. Barn- og ungdomsarbeid Mediehåndtering Kriseplan ved større hendelser Plan ved overgrep Samarbeid kirkeverge/prost 10 ADMU

11 Avtaler: IA-avtale Avtale om inkluderende arbeidsliv KV HMS-Øst Avtale om HMS tjenester, bedriftshelsetjeneste etc. KV Lederavtale Avtale med daglig leder FR Arbeidsavtaler Med ansatte. KV Stillingsinstrukser Med ansatte ADMU Tjenesteyting Kommunen KV OPPSUMMERING: Følgende reglement er vedlagt for vedtak. Administrasjonsutvalget Etter forslag fra KA FR Permisjonsreglement Etter forslag fra KA FR Tilsettingsreglement Etter forslag fra KA FR Økonomireglement Etter forslag fra KA FR Seniorpolitikk Etter forslag fra KA og kommunenes vedtak FR Politiattest Etter forslag fra KA FR * Fellesrådet den Sakstittel: Reglement Saksnummer: 13/16 Administrasjonens forslag til vedtak: Fellesrådet vedtar følgende: Reglement for administrasjonsutvalget Permisjonsreglement Tilsettingsreglement Økonomireglement Reglement for seniorpolitikk Reglement for innhenting av politiattest Vedtak FR: Reglement for administrasjonsutvalget Permisjonsreglement Tilsettingsreglement Økonomireglement Reglement for seniorpolitikk Reglement for innhenting av politiattest 11

12 ODAL KIRKELIGE FELLESRÅD Saksfremlegg Møtedato Fellesrådet Sakstittel: Menighetsbladet Sør-Odal Saksnummer: 14/16 Skarnes, Saksbehandler: Asgeir Sektnan SAKSOPPLYSNINGER: Ansvaret for menighetsbladet i Sør-Odal ble i 2010 flyttet til kirkevergen ut fra kirkevergens tidligere bakgrunn innen norsk presse. Hvert menighetsråd skulle da være representert og bidra til utgivelse av bladet. Regnskap ble også overført til fellesrådet da regnskapsfører ønsket å trappe ned. Det er tidkrevende og mye ekstraarbeid som er pålagt kirkeverge med utgivelse av menighetsbladet. OPPSUMMERING: I den nye situasjonen med nytt felles fellesråd mener jeg det er unaturlig å være redaktør og ansvarlig for menighetsbladet i Sør-Odal. Ut fra det ønsker jeg at produksjon og regnskap av menighetsbladet flyttes tilbake til menighetene i Sør-Odal. * Fellesrådet den Sakstittel: Menighetsbladet Sør-Odal Saksnummer: 14/16 Administrasjonens forslag til vedtak: Produksjon og regnskap av menighetsbladet flyttes tilbake til menighetene i Sør-Odal. Vedtak FR: Produksjon og regnskap av menighetsbladet flyttes tilbake til menighetene i Sør-Odal. 12

13 ODAL KIRKELIGE FELLESRÅD Saksfremlegg Møtedato Fellesrådet Sakstittel: Eventuelt Saksnummer: 15/16 1) Kirkevergen sender et innspill til menighetsrådene om en diskusjon vedrørende menighetsbladene. Som i dag, eller ett menighetsblad for Odalen. 2) Gravearbeid sommeren 2016 ved Sand kirke. Vi er gjort kjent med at det skal foretas gravearbeid i vegen ved Sand kirke i regi av Juptjenn vannverk. Kirkevergen tar kontakt med leder i Jupkjenn vannverk, Ole Theodor Holth for å informere om 150-års jubileet i Sand kirke og oppsett av nytt gjerde, slik at dette ikke kolliderer med gravearbeidet. 13