DEN NORSKE KIRKE Hamar kirkelige fellesråd

Transkript

1 Møtebok for Møtedato: Møtetid: kl. 15:00 Møtested: Rådhuset 342 Neste møte: 16. mars 2017 Tilstede: Arild Berg, Solveig Seem, Berit Johansen, Stein Frøysang, Sjur Skjævesland, Leif Jørn Hvidsten, Daniel Flugstad. Meldt forfall: Ingen Saker Sak Signert festekontrakt for Ridabu skole - gjenopptagelse av øvrige uavklarte arealer. Kommunestyret vedtok i 2013 en eiendomsoverdragelse av kirkearealer uten at det var enighet mellom kommune og fellesråd. Dette gjelder arealer ved Storhamar kirke og Hamar domkirke. Kirkevergen vil nå gjenoppta prosessen med disse sakene. Se vedlagte søknad om tilleggsarealer av Denne ble purret den 8.september samme år. Henvendelsen er fortsatt ubesvart fra rådmannen. Sak 001/17 Økonomireglement for kirkelig fellesråd 2017 vedtar fremlagte økonomireglement for Det er ikke mottatt tilbakemelding fra Hedmark Revisjon IKS som tilsier at det er påkreved med justeringer for Det fremkom ikke forslag til endringer i fellesrådsmøtet. vedtar fremlagte økonomireglement for Sak 002/17 Forslag til delegasjonsreglement for kirkelig fellesråd Kirkelig fellesråd vedtar fremlagte delegasjonsreglement. Kirkevergen bes å forberede for revidering ett reglement til hvert fellesrådsmøte i 2017.

2 Kirkevergen gjennomgikk forslag til delegasjonsreglement punkt for punkt. Fremlagte forslag er i all hovedsak innrettet ut fra gjeldende praksis hva gjelder myndighetsutøvelse. Møtet drøftet noen justeringer i forhold til hva som er mest hensiktsmessig delegering for virksomhetens effektivitet. Delegasjon av myndighet til andre utvalg og virksomhetsforhold fremgår av følgende vedtatte reglementer: - Administrasjonsutvalg (og Arbeidsmiljøutvalg) - Tilsettingsreglement - Arbeidsreglement - Permisjonsreglement - Økonomireglement - Kirkegårdsvedtekter Kirkelig fellesråd vedtar fremlagte delegasjonsreglement med de endringer som fremkom i møtet. Fellesrådet vil påbegynne revidering av reglementer i inneværende år og ber kirkevergen å forberede for revidering ett reglement til hvert fellesrådsmøte. Sak 003/17 Styringsdokument vedtar styringsdokumentets plan for møter. 2. Fellesrådet tar dokumentet for øvrig til orientering og ber menighetsrådene om å drøfte hovedpunkt G «Virksomhet, fokusområder og prioriteringer» med tanke på planarbeid på kjerneområder, prioriterte aktiviteter og særlige innsatsområder. 3. Fellesrådet ber kirkevergen sørge for at handlingsplaner for diakoni, trosopplæring og kirkemusikk legges fram for behandling i menighetsrådene på bakgrunn av fellesrådets vedtatte budsjett. Styringsdokumentet inneholder møtesteder og kontaktpunkter for råd, utvalg og ansatte. Det er utarbeidet formål med møtene og gitt overordnede rolleavklaringer for koordinering av ansvar og oppgaver. Målsettingen er å bevisstgjøre og styrke samhandling mellom ansatte og mellom frivillige og ansatte. Hensikten med dokumentet er å bidra til utvikling av virksomhet, bevissthet om ressursstyring og ansvarlighet om prioritering av aktiviteter og tiltak i forhold til menighetenes og fellesrådets planverk og i samsvar med vedtatte budsjetter. Hovedpunkt J - Handlingsplaner Nytt i dette styringsdokumetnete er Handlingsplaner under utarbeidelse for kirkemusikk, diakoni og trosopplæring. Det er i disse tatt med utdrag fra sentrale og lokale planer om innsatsområdene. Menighetsrådene oppfordres til å drøfte aktiviteter og hendelser i 2017, samt fokusområder og prioriteringer i menighetslivet hva angår gudstjenesteliv, sang og musikk, diakoni, trosopplæring og annen undervisning m.m., og i lys av rådets virksomhetsansvar. Hovedpunkt G «Virksomhet, fokusområder og prioriteringer» er en opplisting av hendelser og aktiviteter skjer i kirkene. En tydeliggjøring av menighetsrådenes aktiviteter og mål for arbeidet, vil bidra til at fellesrådet kan

3 koordinere ressursene og gjennom ansatte fokusere tydeligere på prioriterte oppgaver. Dokumentet er ment å være et dynamisk styringsverktøy fra år til år for blant annet å synligjøre behov og forventninger som eksisterer i virksomheten og skape bevissthet om egne ressurser og hvordan disse til enhver tid disponeres og fordeles i og mellom to kirkesokn. 1. vedtar styringsdokumentets plan for møter. 2. Fellesrådet tar dokumentet for øvrig til orientering og ber menighetsrådene om å drøfte hovedpunkt G «Virksomhet, fokusområder og prioriteringer» med tanke på planarbeid og utarbeidesle av mål på kjerneområder, prioriterte aktiviteter og særlige innsatsområder. 3. Fellesrådet ber kirkevergen sørge for at handlingsplaner for diakoni, trosopplæring og kirkemusikk legges fram for behandling i menighetsrådene på bakgrunn av fellesrådets vedtatte budsjett. Sak 004/17 Finansiering til rehabilitering av bygningsfasade Hamar krematorium ber Hamar kommune om å påta seg ansvaret med rehabilitering av Hamar krematoriums bygningsfasade inkludert taket, samt renovering av inngangsportalen til krematoriet fra Arvesen veg. Hamar kommune har vedtatt kr 8 millioner til finansieringen. Kirkevergen er fellesrådets kontaktperson gjennom prosjektfasen. Hamar kommunestyre behandlet rådmannens forslag til budsjettrammer til kirkelig fellesråd 21. desember Et enstemmig vedtak tilgodeser Hamar krematorium med kr 8 millioner til rehabilitering av bygningsfasaden. Konsekvenser Kirkevergen har i samråd med driftsleder vurdert investeringstiltaket for Hamar krematorium til å bli for krevende å håndtere med fellesrådets tilgjengelige kompetanse og ressurser. Det anbefales derfor at fellesrådet ber Hamar kommune om å forberede, gjennomføre og ferdigstille prosjektet innenfor vedtatte bevilgning. ber Hamar kommune om å påta seg ansvaret med rehabilitering av Hamar krematoriums bygningsfasade inkludert taket, samt renovering av inngangsportalen til krematoriet fra Arvesen veg. Kirkevergen er fellesrådets kontaktperson gjennom prosjektfasen. Sak 005/17 Fokus på virksomhetsstyring, kompetansebehov og stillingsendringer Det siste året har kommunens krav om effektivisering lagt et ekstra press på lokalkirkelig virksomhet. Den økonomiske situasjonen er mer krevende enn på lenge. Den daglige loppfølgingen beslaglegger enda mer tid i arbeid med virksomhetens ressurser og oppfølging av økonomien.

4 Fellesrådets leder uttrykte viktigheten av at vi som lokalkirke og representert ved menigheten, menighetsråd, fellesråd, frivillige og ansatte vil være tjent med en kontinuerlig utvikling av planer og drøfting av prioriteringer. Dette krever god ledelse og styring. De samlede ressurser må settes inn på planlagt og prioriterte hendelser og slik at effektene gir ønskede resultater. For å være en god og tilgjengelig kirke for folk med godt tilrettelagte møtepunkter, må man se viktigheten i å utøve ledelse i tråd med de til enhver tid definerte planer og innsatsområder. I ett av styringsdokumentets hovedmål for 2017 refereres følgende hovedpunkt: Fellesrådet skal bidra til at menighetsrådene kan utvikle virksomhetsplaner for gudstjenester, diakoni, trosopplæring og kirkemusikk for økt styring av ressursene. Fellesrådets leder er opptatt av at rollen som kirkeverge og daglig leder i større grad bør involveres i å utøve ledelse for lokalkirkens virksomhet. På bakgrunn av medarbeidersamtale med daglig leder, fremkommer at kirkevergens arbeidshverdag beslaglegges for en stor del administrative og økonomiske oppgaver. Fellesrådets leder ønsker å medvirke til at kirkeverge og daglig leder i enda større grad kan fokusere på å utøve ledelse med et sterkere fokus på rådenes virksomhetsansvar og i relasjon til både ansatte og frivillige. Hvis dette skal kunne gjennomføres, må det være andre ansatte med kompetanse innenfor økonomi og administrasjon som i det daglige kan ivareta noen av kirkevergens oppgaver. Fellesrådsleder mener derfor at Administrasjonsutvalget må se på hvilke behov som vil oppstå som følge av ovennevnte problemstilling. Det foreslås å foreta en gjennomgang av stillinger og kompetanse i administrasjonen. Kan dette løses innenfor eksisterende administrative stillinger eller må det vurderes andre prosesser. Ved nye stillingsutlysninger er det viktig å foreta intern drøfting av virksomhetens behov og foreta en vurdering av om hva som eventuelt kan løses. oversender saken slik den er drøftet i møtet til Administrasjonsutvalget. Fellesrådet ber om at det søkes en løsning for å innrette en administrativ stilling med tilstrekkelig kompetanse i økonomi for blant annet å kunne arbeide med oppgaver innen regnskap og rapportering. Sak 006/17 Finansering av Kirkebladet Kirkebladet i sin nåværende utgave utgjør enkostnad på ca kr for hver utgivelse. I 2016 var det fire utgivelser. Hamar og Vang menigheter bidrar med kr av Kirkebladets konstnader, henholdsvis kr og Fellesrådet dekket inn merforbruket på kr i Det er enstemmighet for at Kirkebladet har en viktig funksjon lokalt. Det er et nyttig informasjonsblad for den kirkelige virksomheten som bør videreføres. Menighetene har høsten 2016 opprettet økonomikontakter for å se på inntektsmuligheter og

5 kostnadsbesparelser. Det er oppdaget at en del av annonsene som ble avtalt til utgivelser i 2016 ikke er fakturert og økonomikontaktene søker å kunne innbringe dette som inntekter i Hamar kirkelige fellseråd ber kirkevergen innkalle til et møte med menighetenes økonomikontakter og sammen se på framtidige muligheter for en 100 % finansiering av Kirkebladet gjennom fellesrådets budsjettrammer.. Arild Berg, leder Solveig Seem, nestleder Berit Johansen, medlem Sjur Skjævesland (Komm. repr.) Stein Frøysang, medlem Leif Jørn Hvidsten (Biskopens repr.)