DEN NORSKE KIRKE Hamar kirkelige fellesråd

Transkript

1 Møtebok for Møtedato: Møtetid: kl. 15:00 Møtested: Rådhuset 342 Neste møte: 7. september Tilstede: Arild Berg, Solveig Seem, Berit Johansen, Stein Frøysang, Leif Jørn Hvidsten, Daniel Flugstad. Meldt forfall: Sjur Skjævesland, Jøran Folstad. Saker Sak 019/17 Finansiering av 4 årlige utgivelser av Kirkebladet Kirkevergen inviterte økonomikontaktene for Kirkebladet til møte om budsjett med fokus på annonsesalg og drøfting av justert budsjett for Finn Haugom og Berit Nyberg har gjort en flott innsats med å kartlegge inntekt- og utgiftssidene ved produksjonen. Dette har bidratt til økte inntekter pr 1. kvartal på kr og det foreslås dermed et budsjett for salg av annonser til bladet i 2017 på kr Et realistisk budsjett vil likevel mangle kr i samlede inntekter. Fellesrådet har utfordret kirkevergen i møte 12. januar om å søke finansiering av kirkebladets produksjon over fellesrådets økonomi. Pr i dag er det to finansieringsmuligheter uten å øke belastningen i opprinnelig budsjettvedtak. Enten bruk av disposisjonsfond eller å disponere inntekter fra sykerefusjon. Det foreslås følgende budsjettjusteringer som vist i oppsettet nedenfor. Regnskapsrapport kirkebladet 1. utgivelse 2017 Kontotekst Regnskap 1. utgivelse Justert budsj 2017 Oppr budsjett Resultat 2016 Avgiftspliktig salg; annonser Refusjon mva drift 25 % Refusjon Vang MR (periodisert) Refusjon Hamar MR (periodisert) Tilskudd Gaver Sum inntekter Trykking programmer Porto Utgående mva 25 %

2 Sum utgifter SUM totalt (mer-/mindreforbruk) vedtar et tilskudd på kr til produksjon av Hamar og Vang sokns informasjonsblad Kirkebladet i Det er knyttet usikkerhet til budsjetterte inntekter fra frivillige gaver. Tilskuddet finansieres med bruk av inntektene fra sykepengerefusjon. Sak 020/17 Etablering av nettverk for kirkelig fellesråd og invitasjon til ledere om vedtar å ikke delta i nettverk for fellesrådsledere. Sak 021/17 Økning av festeavgift på graver i Hamar og Vang Bakgrunn Kirkevergen viser til behandling av økonomirapport pr 1. kvartal i møte 11.mai sak 012/17 med et forsiktig merforbruk på kjøp av varer og tjenester pr 1. kvartal. Notat og oversikt over inntekts- og utgiftsforhold I behandling av sak 017/17 Eventuelt den 11. mai presenterte kirkevergen en oversikt i 12. punkter med potensielle inntekts- og utgiftsforhold som med iverksetting vil virke positivt inn på styringen av virksomheten for å oppnå balanse i regnskapet ved årets slutt. Punktene en og to i oversikten gjelder søknader som ble sendt til Hamar kommune tidligere i år og som ville redusert belastningen i drift. Disse er avslått av rådmannen. Punkt tre gjelder budsjettkontrollen og viser at det må vises stor bevissthet ved innkjøp av varer og tjenester og at det ikke under noen omstendigheter må gjøres bestillinger som går utover vedtatt budsjett. Kirkevergen vil sammen med menighetsleder og driftsleder gjøre justering og omfordeling innenfor vedtatt budsjett i henhold til delegasjonsreglementet og som skal gjennomarbeides med øvrige budsjettansvarlige. Fellesrådets økonomiplan og drøftingsmøte med kommuneledelse Fellesrådet har sendt rådmannen ny økonomiplan med hovedpriroritet i drift om få gjenopprettet driftsbevilgning til tilskuddsnivået fra Kommunens pålegg om 5 % effektivisering utgjorde en drifsreduksjon på kr I to siste drøftingsmøter mellom kirkelg fellesråd og administrativ og politisk kommuneledelse har rådmannen understreket at fellesrådet må påregne i større grad å sørge for eventuelle økninger i inntekter.

3 Anbefaling Kirkevergen mener det er grunnlag for å anbefale fellesrådet å gjøre et første grep for å øke inntektene i budsjettet på festeavgift innen utgangen av 1. halvår Vedtak om å øke festeavgiften på graver fra kr 325 til kr 350 pr år. Det gir en samlet inntektsøkning på kr Beregningen er basert på at totalt 1053 graver forfaller til betaling. Et antall festere frasier seg hvert år videre gravfeste. Dermed slettes graven(e) og kan for framtiden tas i bruk av andre. Forrige regulering av festeavgift ble vedtatt i fellesrådet 28. januar Økningen da var på kr 25.- vedtar å øke festeavgiften på alle graver på gravplassene i Hamar og Vang med kr 25 pr år. Ny festeavgift for 2017 blir kr 350 pr år pr grav. Kirkevergen bes å sende saken til kommunestyret i Hamar for behandling. Sak 022/17 Finansiering av nytt gulv i domkirken Hamar kirkelig fellesråd har vedtatt å legge nytt gulv i domkirken og dette bør gjøres før det tas en endelig beslutning om produksjon og montering av nytt orgel. Gulvet i kirken vil ha innvirkning på hvordan orgelet bør bygges og tilpasses av hensyn til rommets akustikk. Bakgrunn Følgende tiltak med finansering er vedtatt i inneværende års budsjett for Hamar domkirke: Nytt gulv i kirkerom og i koret kr Vaske og male kirkebenker kr Belysning utvendig fasade kr Asfaltering og annet utearealer kr Fakta Det er arbeidet med ulike materialalternativer når det gjelder valg av gulv i kirken. Etter forslag fra interiørarkitekt opererer vi med følgende tre alternativer etter anbefalt prioritet: 1. Helter eik: 30 mm tykkelse - limes til betongunderlag med fleksibelt lim. Mulig bredde er cm. Tregulvet overflatebehandles med olje og kan slipes mange ganger og repareres enkelt med eiketreplugger. Hele planker kan senere byttes ut ved skade og/eller særlig slitasje. Kirkebenkene kan skrus fast i selve eikegulvet uten å måtte boltes ned i betongen. 2. Parkett i eik: 21 mm tykkelse limes til betongunderlag med fleksibelt lim. Mulig bredde er cm. Overflatebehandles med olje og kan slipes maks 1-2 ganger og er mulig å reparere meg eikespon/eikeplugger. Kirkebenkene kan ikke skrus fast igjennom parketten og ned i betonggulvet pga. det fleksible limet. Benkene må derfor festes ved at det monteres en skinne langs benkeradene for festing av benkene.

4 3. Linoleum: 3 mm tykkelse belegg med eikemønster limes til betongunderlag. Dette er det billigste alternativet, men er dette en Domkirke verdig? Kirkebenkene må skrus fast i betonggulvet. Konsekvenser Gulvarealet i domkirken utgjør ca. 400 kvm. Ut fra veiledende priser for de ulike alternativene antydes her en ca. kostnad for de ulike materialvalgene inkludert montering: 1. Heltre eik ca. kr 3000 pr kvm x 400 = ( ink.mva) 2. Eikeparkett ca. kr 2000 pr kvm x 400 = ( ink.mva) 3. Linoleum ca. kr 1000 pr kvm x 400 = ( ink.mva) vedtar en gulvløsning med heltre eik i hovedrommet og i koret i Hamar domkirke. Finansering skjer med budsjett for inneværende år på kr Finansering av øvrig prosjektandel behandles i budsjett for Det forutsettes at kommunestyret fastholder økonomiplanen hvor investeringstilskuddet til fellesrådet skal økes til kr 2 millioner årlig fra og med Kirkevergen bes framlegge skisseforslag med og uten montering med mønster i gulvet for drøfting og tilslutning i Hamar menighetsråd. Det utarbeides nødvendige dokumenter for søknad til biskopen for godkjenning før prosjektet legges ut for offentlig anbudskonkurranse. Fellesrådet vedtar å utsette prosjektet med kirkebenkene til behandling av investeringsbudsjett for Sak 023/17 Tilbud om "kirkens hus" i Holsetgata 2 Kirkelig fellesråd og kirkeverge har siste tre år hatt dialog årlig med kommuneledelsen om kontorlokalene i Rådhuset som disponeres til kirkekontor for domprost, sogneprest, kirkeverge og administrasjon for gravferdsmyndighet og menighetsadministrasjon. Kommunen hadde på et tidlig tidspunkt behov for kontorene til egen virksomhet, men lokalene som kommunen tilbød i Midtbyen Park fant ikke kirkevergen egnet som «kirkens hus». Et viktig kriterium for ny sentrumslokalisering er nærhet til kirke eller kirkegård. Dermed er domkirken eller Hamar kirkegård de mest aktuelle stedene for en framtidig lokalisering. Det må nevnes at på tross av Rådhusets moderne og trivelige kontorlokaler så er tilgjengeligheten for besøkende og publikum dårlig som følge av et avlåst hus. Fakta Ved inngangen til 2017 ble kirkevergen kjent med at en eiendommen Holsetgata 2 ved domkirken ville søke etter nye leietagere i Holsetgata 2 er bygningen til høyre i bilde. På motsatt side ligger misjonshuset som tilhører Normisjon. I bakkant skimtes møne og fasade på Ynglingen som tilhører KFUM Hamar.

5 Kirkeverge, driftsleder og sogneprest har vært i møte med eier og gjennomført befaring i huset. Det er åpenbare ombyggingsbehov for å gjøre lokalene egnet slik vi ser for oss et «kirkens hus». Et tilbud om leieforhold i Holsetgata 2 må kunne betraktes som en sjelden mulighet hvis lokalisering nær domkirken er ønskelig. Partenes konklusjon på bakgrunn av møtet: 1. Huseier ønsker å strekke seg langt for at Den norske kirke i Hamar kan leie Holsetgata 2 ut fra at begge parter ønsker et langtidsperspektiv for leieforholdet. Huseier ser det ikke som aktuelt at eiendommen skal selges. 2. Ut fra et langtidsperspektiv for leieforholdet (10 år + 10 år) vurderer kirkeverge og driftsleder at desto bedre eiendommen kan tilpasses kirkens bruk, desto mer interessant er prosjektet. Dette handler om optimal ombygging og tilpasning til viktige bruksbehov for permanent opphold. 3. Det er i leietakers interesse å tilby å ta framtidig ansvar for utvendig vedlikehold på bygning og uteareal, i den hensikt at det kan påvirke den årlige leieprisen positivt. 4. Huseier engasjerer arkitekt og presenterer en løsning for Holtegata 2 som er tilpasset kirkelig virksomhet og inkludert en kalkyle for leiekostnader. Partene deler prosjekteringsutgiftene med en kostnadsramme på maks kr Kirkeverge har meddelt huseier at fellesrådets betalingsevne pr i dag tislvarer nåværende husleieutgifter for lokalene i Rådhuset. Økonomi i leieforholdet i Rådhuset Fellesrådet har i dag 10 kontorer i Rådhuset + tilgang til alle møte- og kursrom inkludert parkeringsplasser til en årlig utgift på ca. kr Hvem tar beslutning om nye lokaler? I delegasjonsreglementet som fellesrådet vedtok 8. desember 2016 heter det under «myndighet til kirkevergen»: Kirkevergen har myndighet til å inngå avtale om leie av menighets- og prestekontorer etter dialog med den aktuelle menighet og prest. Det andre hovedmomentet er fellesrådets budsjetter. Kirkevergen må sørge for at det finnes

6 økonomisk dekning for beslutningen. ser positivt på det arbeidet som pågår med tanke på en meget god lokalisering av kirkekontoret. Den nære lokaliseringen til domkirken og bysentrum skaper god tilgjengelighet for besøkende og publikum og med et felles administrativt tilholdssted for prester og øvrige ansatte. Når ombyggingsplaner og kalkyle for leieforholdet foreligger ber fellesrådets arbeidsutvalget innlede dialog med kommuneledelsen for å avklare økonomiske og eventuelt praktiske forhold av betydning for videre beslutninger. Sak 024/17 Fellesrådet ber kommunen ivareta totalansvaret for fasaderehabilitering av Fakta Det er avholdt to forberedende prosjektmøter mellom Hamar kommune og konsulentfirma Betong Øst i prosjektet for rehabiliering av krematoriets fasade. Det planlegges oppstart av arbeider i første halvdel av På bakgrunn av kompleksiteten i prosjektet og mangel på kompetanse og ressuser har fellesrådet formelt forespurt kommunen om å ta ansvar for hele prosjektet og gjennomføring. Eiendomssjefen har respondert positivt på henvendelsen og bekrefter at kommunen tar prosjektet. Fellesrådet har Et aktuelt og uforutsigbart forhold i prosjektet er i hvor stort omfang det vil avdekkes skader og defekter i byggets konstruksjon når mineralittpussen fjernes. Konsulentfirmaet mener det kan måtte påregnes «skjulte overraskelser». Det er bevilget kr 8,0 mill. til prosjektet. Kommunestyret har bevilget midlene til kirkelig fellesråd. Eierskapet til krematoriet Kirkelig fellesråd er gravferdsmyndighet i kommunen og har ansvaret for alle arealer hvor det skjer gravlegging. Eierskapet til krematoriet har aldri vært gjenstand for omstendelige drøftinger mellom kirke og kommune. På ross av at kirkeloven av 1997 definererer at kirkegården som kirkesoknets eiendom er hjemmelen til dette arealet ikke formelt overført til soknet v/kirkelig fellesråd. Det vil muligens være en riktig diskusjon om kommune og kirke tar opp drøftinger omkring framtidig eierskap til Hmar krematorium. Fellesrådet ber kommunen ta anvar for prosjektets økonomi Kirkevergen ser det som naturlig at kommunen gjennom totalansvaret for rehabiliteringsprosjektet må ivareta ansvaret for økonomien. Det betyr at de kr 8 millioner som er vedtatt bevilget i 2017 og 2018 blir værende i «kommunekassa» og koblet til prosjektet hvor alle attesteringer og anvisninger må tilligge prosjktansvarlig. Det er likefrullt ikke riktig, ei heller ønskelig at en eventuell søknad om tilleggsbevilgning til krematoriet skal måtte komme fra kirkelig fellesråd. Prosjektet må i dette tilfelle både betraktes og utføres, samt sikres av Hamar kommune i sin helhet. Dette er kommunens egen prosjektprioritering og det er de som rettmessig må ivarear alle sider ved framdriften, også det økonomiske.

7 Om nødvendig kan kirkevergen gis myndighet til å anvise tilbakebetaling av kr mill. i 2017 og vedtar å be Hamar kommune om å ta ansvaret for den samlede økonomien med en bevilgning på kr 8 millioner til prosjektet med rehabiliering av Hamar krematoriuem. Kommunen har overfor kirkevergen tidligere bekreftet at de tar ansvar for prosjektering og gjennomføring av rehabiliteringsprosjektet.. Arild Berg, leder Solveig Seem, nestleder Berit Johansen, medlem Stein Frøysang, medlem Leif Jørn Hvidsten (Biskopens repr.)