NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD

Transkript

1 MØTE: Nærøy kirkelige fellesråd DATO: TID: STED: Menighetshuset SAKER TIL BEHANDLING Godkjenning av innkalling og saksliste FS Orienterings- og referatsaker FS Brannvern i kirkene fortsettelse på saken FS Evt. sanarbeid med Leka sokn FS Økonomirapport pr. april 2014 FS Møteplan høst 2014 FS Eventuelt

2 MØTEBOK Side : 2 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f14-12 Sak: F14-12 Orienterings- og referatsaker 1. Steine kirke er åpnet. Multibygg har leid inn et firma som har tatt ned spiret og reparert kjølen. 2. Namdal Regnskap har varslet om at timeprisen deres vil øke til kr 515,- fom Eksisterende pris er kr 480,-. Vi vil fortsatt få 10 % rabatt. 3. Ang. oppfølging av brev fra organisasjonskomiteen ang. å se på hvilke områder vi ønsker tjenesteyting fra kommunen. (Sak FS 14-11) De områder hvor kirkevergen ser at det er størst utfordringer er; - Kirkegårdsarbeidet ute arbeidet - Renhold av kirkene Kirkevergen og leder i fellesrådet har vært i møte med ordfører og rådmann og drøftet muligheter for tjenesteyting. Kommuneledelsen er interessert i ytterligere detaljer for hva dette kan innebære både praktisk og økonomisk. Kirkevergen skal konkretisere og regne på hva dette vil innebære. 4. Ny vara for ansatte i Nærøy kirkelige fellesråd er valgt etter at Ivar Arne Aarmo slutter Ny vara er Iren Flasnes. 5. Brev fra Ivar Arne Aarmo. Brevet lese opp på møtet. Orienteringene tas til etterretning.

3 MØTEBOK Side : 3 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F14-10 Sak: F14-10 Brannvern i kirkene fortsettelse på saken SAKSOPPLYSNING: Kirkevergen har vært i dialog med firma SMC Skagemo Maritime Consultancy AS og fått tilbud på pris for brannvernarbeid og serviceavtale. Pris på brannvernarbeidet i 2014 vil være: Tegninger, planer, risikoanalyse, montering av utstyr, rapportering ca kr ,- Estimert kostnad på innkjøp/oppgradering av utstyr ca kr ,- Brannvernlederkurs alle kirketjenere og kirkeverge kr ,- Deretter vil årlig vedlikeholdskostnad bli ca kr ,- Dette inkluderer kontroll av brannapparat, slanger, lys, og deltakelse på 1 brannøvelse. Vi ser for oss at vi gjennomfører en brannøvelse hvert år i en kirke, rullerer på kirkene. Kirkevergen har vært i kontakt med kommunen, og de anbefaler at vi signerer avtalen og iverksetter dette arbeidet snarest. Kostnadene med dette arbeidet tas fra disposisjonsfondet for dette året. Videre bør det innarbeides i budsjettet. Kirkevergen gis tillatelse til å inngå serviceavtale med SMC for brannvernarbeid i kirkene i Nærøy kirkelige fellesråd og sende alle kirketjenerne på brannvernkurs i år. Årets kostnader dekkes via disposisjonsfondet.

4 MØTEBOK Side : 4 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F14-13 Sak: F14-13 Evt. samarbeid med Leka sokn SAKSOPPLYSNING: Leka har søkt etter ny kirkeverge i 50 %, og i den forbindelse sendte kirkevergen en henvendelse for å signalisere at vi kan være interessert i å inngå forhandlinger ang. samorganisering av stillingen. Kirkeverge og fellesrådsleder på Leka var interessert i dette, og kirkeverge og prost har vært i møte med de på Leka. De skal ha møte i fellesrådet den og det vil da bli avgjort hvilket alternativ de ønsker å gå inn for. Alternativene er: 1. De kan velge å tilsette den ene søkeren de har 2. De kan lyse ut stillingen på nytt 3. De kan inngå forhandlinger med Nærøy kirkelige fellesråd Hvis Leka ønsker å inngå samarbeid med oss vil vi få 50 % kirkevergestilling til disposisjon i tillegg til den vi har i Nærøy. Dvs. 150 % kirkeverge. Vi har en 50 % ledig stilling etter Ivar Arne her i Nærøy. Dvs. at vi har en hel stilling til disposisjon totalt. Ønsket er å få ansette en konsulent i 100 % stilling som blir nestleder i staben for både Nærøy og Leka. Konsulenten bør ha minimum høyskoleutdanning, og vil få delegert noen av hovedoppgavene i forhold til uteseksjonen, og bli en driftsleder for den delen. Bør ha god datakunnskap og teknisk og praktisk kunnskap om bygg og drift. Praktisk drift av et Leka kontor Vi kan tilby en kontordag pr uke på Leka. Dette blir mindre enn hva de har pr i dag, men det er lite besøk på kontoret. Kirkevergen eller konsulenten kan variere på å reise utover, og begge kan være der ved behov. Vi kan gi et bedre servicetilbud ved at vi har bemannet hovedkontor på Kolvereid hver dag og kan nås på mail og telefon hver dag i tiden Pr i dag har Leka sokn en avtale om tjenesteyting med Leka kommune. Denne omfatter:

5 1. Merkantile tjenester/personal - Kommunen fører regnskap, kirkelig ansatte inkl. i kommunens kurs, IT, brannvern, bedriftshelsetjeneste 2. Kontor for kirkeadministrasjonen - Kontor, lager, renhold, energi, telefon, kontorutstyr, kontorrekvisita, innkjøpsavtaler for maskiner, utstyr 3. Kirke og kirkelig bygningsmasse - Løpende drift og vedlikehold 4. Kirkegård/gravplass/anlegg - Løpende drift og vedlikehold, vei, vann, avløp, beplanting, renovasjon, brøyting, arbeidsklær, bruk av kommunens utstyr/maskiner. Kommunen foretar graving av graver etter henvisning av kirketjener. 5. Maskiner/utstyr Oppgaver som må fylles av kirkeverge - Postbehandling - Saksbehandling og forvaltning av økonomi og eiendommer - Sekretærfunksjon for fellesråd/menighetsråd og utvalg - Personalledelse - Brannvernleder Oppgaver som kan utføres av konsulent - (Prostesekretær 20 %) - Gravregistrene - Kirkegårdsdrift - Kirkebygg forvaltning Økonomi Budsjett for 2013 var overføringer fra kommunen kr ,-. Tjenesteytingsavtalen med kommunen koster kr ,- pr år. Kirkevergen gis anledning til å inngå forhandlinger med Leka fellesråd ang. samordning av kontorarbeidet som hittil har blitt ivaretatt av kirkevergen på Leka. En evt. avtale må godkjennes av Nærøy Kirkelige Fellesrådet før den kan signeres.

6 MØTEBOK Side : 6 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F14-14 Sak: F14-14 Økonomirapport pr. april 2014 Resultatregnskap alle avdelinger Balanse tom. april 2014 SAKSOPPLYSNING: Regnskapsrapporten viser et mindreforbruk på kr ,59. Det er mindre utgifter til lønn da vi har en halvstilling mindre på organist. Vi leier delvis inn en vikar på trekkspill. Han vil bli brukt ganske mye i sommer under ferieavviklingen. Eller har vi fått noen sykepengerefusjoner. Vi har gjort noen grep på kontorsiden i forhold til hjelpemidler og utstyr for å forbedre arbeidssituasjonen. Vi har ordnet ny hjemmeside og kjøpt inn konfirmantmodulen til prestene. Det er kjøpt inn to nye stasjonære PC er, da vi hadde noe utstyr som var svært dårlig. Disse er ikke blitt fakturert enda, så de vises ikke på rapporten. Regnskapshonorar er noe høyere enn budsjettert for perioden. Det er mindre inntekt på festeavgifter enn budsjettert, dette skyldes at det ikke er blitt sendt ut nye krav. Dette vil bli prioritert etter ferien. Orienteringen tas til etterretning.

7 MØTEBOK Side : 7 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F14-15 Sak: F14-15 Møteplan høst 2014 SAKSOPPLYSNINGER: Kommunestyre og formannskap har ikke offentliggjort noen møteplaner for høsten enda. Møteplan foreslås for høsten 2014; Torsdag 28. august Torsdag 30. oktober Torsdag 18. desember Setter opp datoer i slutten av måneden slik at vi har større sjanse for å få regnskapsrapportene for siste måned med på møtet. Følgende møteplan foreslås for høsten 2014 med forbehold om endringer; Torsdag 28. august Torsdag 30. oktober Torsdag 18. desember