DEN NORSKE KIRKE Hamar kirkelige fellesråd

Transkript

1 Møtebok for Møtedato: Møtetid: kl. 15:00 Møtested: Rådhuset 342 Tilstede: Solveig Seem, Arild Berg, Berit Johansen, Stein Frøysang, Jøran Folstad, Leif Jørn Hvidsten, Daniel Flugstad. Meldt forfall: Sjur Skjævesland. Saker Sak Bispevisitas 2019 Biskopen besøker Hamar og Vang menigheter mars Arbeidskomité er nedsatt for å planlegge programmet for uken. Fellesrådet inviterer kommuneledelsen til et særskilt møte. Sak Befaring i oppussede lokaler i Holsetgata 2 Leder og nestleder i fellesrådet og domprosten har på invitasjon vært på befaring i nyoppussede lokaler i Holsetgata 2. Lokalene er blitt meget fine og fellesrådet finner det meget egnet som kirkelokaler i tillegg til en optimal lokalisering nær domkirken. Eierne av lokalene har strukket seg langt for å bidra til at kirkelig fellesråd på nytt kan vurdere flytting. Sak Status i arbeidet med utvelgelse av byggefirma til nytt orgel Av 13 interessenter, ble fem orgelfirma valgt valgt ut til å levere konkret tilbud. Det forhandles i disse dager med alle fem tilbydere. I den avsluttende fasen vil det mest sannsynlig bli foreslått to eller tre kandidater, hvorav anbefalingen om ett orgelfirma vil skje på bakgrunn av en flertallsbeslutning. Fellesrådet vil deretter behandle saken fram til en endelig beslutning den 18. oktober. Det er mottatt en henvendelse med forespørsel om det gamle orgelet kan overtas av en afrikansk menighet og restaureres på Madagaskar til bruk i en kirke. Sak Bispedømmets fagdager for alle kirkeansatte - redusert deltakelse november. Fellesrådet deltar med et begrenset antall ansatte som følge av budsjettet. Sak Varslet høring om ny kirkeordning høsten 2018 Første utkast til ny kirkeordning vil bli utsendt til alle menigheter og fellesråd i løpet av høsten med høringsfrist før jul. Sak Vurdering av gammelt kirkeinventar sammen med Riksantikvar Gammelt kirkeinventar fra Vang kirke, krematoriet og fra domkirken har vært lagret på Farmen skole på Ilseng i flere tiår. Dette ble i august flyttet til kommunens lokale i Stafsbergveien 44. Vi venter på bekreftelse fra Riksantikvar for tidspunkt for befaring. Ida Kristin Lie er menighetsrådets representant i arbeidet for vurdering, bevaring og avhending av kirkeinventaret. Fellesrådet vil måtte oppdrive nye lokaler for lagring av inventar som må bevares.

2 Sak Deltakelse på KA`s høstkonferanse Fellesrådet dekker deltagelse for Solveig Seem og Inger Fæster. Sak Status i rådmannens saksframstilling for prosjekt krematorium Saksrådgiver foreslår i saken at det bevilges midler til en arkitektkonkurranse etterfulgt av et forprosjekt for oppføring av tilbygg for kremasjonsanlegg inkludert et mindre seremonirom. Sak Orientering om virksomhet og personalnytt Fem fellesrådsansatte er i 100 % permisjon eller sykmelding pr En ansatt er delvis sykmeldt og i opptrapping når det gjelder ivaretakelse av stillingsoppgaver. Sak Referat oppstart "Navnet minnelund" Landskapsarkitekt er engasjert og det er bevilget en totalramme på kr til utredning og etablering av mulige navnet minnelund på alle kirkegårder og gravlund. Saken må til fellesråd og biskop for godkjenning. Prosjektet styres av konsulent i Hamar kommune. Sak 011/18 Økonomirapport pr budsjettkontroll Kjøp av varer og tjenester Det er kjøpt varer og tjenester for 4,2 mill. med et budsjett på 6,2. Det tilsvarer et prosentvis forbruk på 68 %. Et periodisert budsjett med lik utgiftsfordeling gjennom året gir et forbruk pr august på 66,7 %. Lønnsbudsjett mnd for mnd. Lønnsutgiftene viser en forbruksprosent pr l8 på 58,6 % i forhold til budsjett. Det gir en margin på 4,8 % eller positivt kr som skal dekke resultatet av sentralt lønnsoppgjør og reguleringspremie til KLP. Anslaget på regulerinspremien er varslet pr september d.å. Gjennomsnittlige lønnsutgifter pr mnd er budsjettert med kr Kremasjonsutgifter Det er betalt ut kr i kremasjonsavgift til Gjøvik pr 31. augsut og årlig refusjon fra Hamar kommuen er Gjennomsnittlig beløp pr måned er kr Det betyr en prognose for et merforburk på kremasjonsutgifter for året på kr Prognose Lønnsbudsjettet er beregnet ut fra eksisterende bemanning med en videreføring av vakanse i 40 % stilling. Det foreligger ingen uforutsette forhold som pr i dag tilsier at lønnsugiftene blir høyere enn budsjettert. Det er innrapportert til kommunestyrets behandling av ½ års rapportering et mulig merforbruk for 2018 i drift på inntil kr Investeringstiltak Ubrukte investeringsmidler er pr august kr Av dette skal kr (med fratrekk av konsulentutgifter i inneværende år) avsettes til bundet fond for nytt orgel.

3 Det vil bli et betydelig mindreforbruk i inneværende år som følge av at prosjektene som ble vedtatt for domkirken samlet ikke har tilstrekkelig finansiering og må utsettes. Rehabilitering av Øvre Vang kirke utvendig er ferdig til en pris på kr Arbeidet med tilpassning av sermonirommet i krematoriet har framdrift og ventes å kunne endelig godkjennes i løpet av året med montering av teknisk utstyr for elektriskk fjernstyring med senking/heving av teppe på fonnveggen. Farve- og interiørdesigner jobber for tiden med forslag til materialvalg og farvesetting av teppet som skal endelig godkjennes aav biskopen. Kirkelig fellesråd tar rapporten til orientering. Sak 012/18 Innspill fra menighetene til drifts- og investeringsbudsjett 2019 utarbeidet økonomiplan våren 2018 for ny periode Menighetsrådene i Hamar og Vang bes å komme med innspill fellesrådets budsjettbehandling av drifts- og investeringstiltak som ønskes prioritert for Av inneværende års planlagte investeringstiltak er arbeidet med gulv, benker og annet i domkirken utsatt til 2019 som følge av manglende finansiering, samt påvente av befaring med Riksantikvaren som har sterke anbefalinger vedrørende materialvalg til nytt gulv i kirkerommet. ber menighetsrådene i Hamar og Vang om innspill på tiltak og forslag til prioriteringer med bakgrunn i eksisterende økonomiplan. Innspillene må sendes kirkevergen innen 30. oktober d.å. Sak 013/18 Fellesrådets økonomi- og budsjettinnspill til Hamar kommune Hamar kommunestyret vedtok i møte 20. juni d.å. føringer for budsjett- og økonomiplanrammer for ny periode. På forespørsel til kommunens økonomiavvd. har kirkvergen mottatt følgende oversikt: Investeringsrammer Investeringsrammene som ble vedtatt av kommunestyret legges til grunn. Her foreslås årlig kr 2 mill. til investeringstiltak hvert år i neste 4-års periode.

4 Kirkelig fellesråds budsjettforslag legger til grunn utarbeidet økonomiplan for budsjett- og økonomiplanperioden Kommunestyrets føringer fra politisk behandling 20. juni d.å. er hensyntatt med tillegg av forhold som krever styrket økonomi for å kunne gjennomføres. Fellesrådet har i to foregående år meldt opp søknad om å få gjenopprettet samme nivå på økonomisk driftstilskudd som i Fra og med 2019 vil fellesrådet melde opp endringer i bevilgning knyttet til konkrete behov og tiltak: Driftstilskudd 1. Kirkelig fellesråd ber om få årlig tilleggsbevilgning på kr for å realisere flytting av kirkens administrasjon inkludert prestekontorene til nye lokaler i Holsetgata 2. Fellesrådet har mottatt nytt tilbud på en leieavtale på år som vurderes som en unik mulighet med plassering nær sentrum og domkirken. Merutgiftene til nye lokaler skal dekke kommunale avgifter, renovasjon, forbruksartikler, renhold og forsikring. Fellesrådet må bidra med å ta konkretisert vedlikeholdsansvar for bygningen og eiendommen utvendig og innvendig. 2. Økning i refusjon av kremasjonsavgift a) Fellesrådet ber kommunestyret om å øke refusjonssatsen for utgifter til Gjøvik krematorium og andre for innenbygds døde årlig kr b) Alternativt ber fellesrådet kommunen om å opptre som fakturamottaker for utgiftene til innenbygds kremasjoner som foretas på Gjøvik, Skedsmo og Oslo. vedtar budsjettinnspillet med endringer som fremkom i møtet for innspill til kommunen og konkretisert på behov slik: 1. Årlig økning i driftsbevilgning på kr til nye kirkelokaler i Holsetgata Årlig økning i refusjon av kremasjonsavgift på kr Fellesrådet henstiller denne gang kommunestyret om å bidra til en styrking av fellesrådets økonomiske situasjon til etablering av nytt kirkekontor med sentral plassering i sentrum av Hamar og nær domkirken i et langsiktig perspektiv. Sak 014/18 Eventuelt Ingen saker Hamar, 13. september Solveig Seem, leder Arild Berg, nestleder Berit Johansen, medlem

5 Stein Frøysang, medlem Leif Jørn Hvidsten (Biskopens repr.)