Meldt forfall: Leif Jørn Hvidsten, Mette Engebretsen Nordli, Per Olav Sanner, Jøran Folstad, Ragnfrid Granerud.

Transkript

1 Møtebok for Hamar kirkelige fellesråd Møtedato: Møtetid: kl. 15:00 17:15 Møtested: Rådhuset 342 Neste møte: Torsdag 25.februar kl Tilstede: Arild Berg, Solveig Seem, Berit Johansen, Stein Frøysang, Sjur Skjævesland, Per Erik Stave Engdal, Inger Marie Steinsland Fæster, Daniel Flugstad. Meldt forfall: Leif Jørn Hvidsten, Mette Engebretsen Nordli, Per Olav Sanner, Jøran Folstad, Ragnfrid Granerud. Saker Sak 001/16 Økonomireglement for kirkelig fellesråd 2016 Kirkelig fellesråd vedtar fremlagte økonomireglement for 2016 med de endringer som fremkommer i møtet. Hedmark Revisjon IKS har gitt forslag til endringer i vedtatt økonomireglementet som fellesrådet følger opp som endringsforslag i behandling av reglementet for Dette berører punktene: 1.1 Bakgrunn Årsbudsjettet Fullmakter fra fellesrådet til arbeidsutvalget (AU) Momskompensasjon Kirkelig fellesråd vedtar fremlagte økonomireglement for 2016 med de endringer som fremkommer i møtet. Sak 002/16 Økonomireglement for menighetsråd Hamar kirkelige fellesråd vedtar framlagte økonomireglement for Vang menighet. Hamar kirkelige fellesråd vedtar framlagte økonomireglement for Hamar menighet. Reglementet ble gjennomgått og punkt 11 ble på forslag fra Hedmark Revisjon IKS lagt til reglementet for Vang menighet.

2 Hamar kirkelige fellesråd vedtar framlagte økonomireglement for Vang menighet og Hamar menighet med endringsforslag som er mottatt fra Hedmark Revisjon IKS. Sak 003/16 Revidert driftsbudsjett for 2016 etter kommunens reduksjon i bevilgning Kirkelig fellesråd vedtar framlagte revidert budsjett for 2016 med samtlige momenter som er forberedt i budsjettforslaget med konkretisering av følgende hovedmomenter: 1. Lønnsbudsjettet tilpasses en lønnsvekst på 2 % i Aktiviteten i kirkelig virksomhet i Hamar og Vang må tilstrebes en avvikling som mest mulig begrenser behovet for tilleggs bemanning utover de faste stillinger og gjennomføring av lovpålagte oppgaver. 3. Fellesrådet vedtar å gi tilskudd på kr til gjennomføring av domkirkens 150-års jubileum som finansieres med tilsvarende beløp ved bruk av ubundet disposisjonsfond. Revidert budsjett finansieres med bruk av disposisjonsfond på totalt kr Fellesrådet vedtar å øke avgiftene slik det fremkommer i vedlagte tjeneste- og prisoversikt. 5. Fellesrådet gir kirkevergen myndighet til å vurdere typen konsertarrangementer og hvorvidt det er mest hensiktsmessig og lønnsomt å tilby utleiekontrakt basert på prosentsats av billettinntektene eller fast pris i henhold til vedtatte avgifter. 6. Fellesrådet ber kirkevergen påse at planlagt kontroll av alle el-installasjoner gjennomføres i alle offentlige bygg i Fellesråd ber menighetsrådene i Hamar og Vang å drøfte forslaget om å stoppe annonsering av ukentlig «prekenlist» i HA og gi tilbakemelding til fellesrådet. Årlig kostnad for disse kunngjøringene er kr Fellesrådet ber kirkevergen å si fra seg kontorer i Rådhuset hvis resterende arealer dekker behovet og hvis kommunen aksepterer en umiddelbar besparelse årlig som varslet. 9. Fellesrådet vedtar å øke avgift på feste av grav fra kr 300 til kr 325 pr år pr. grav. Kirkevergen bes å oversende vedtaket til rådmannen for behandling i kommunestyret. Fellerådet har mottat et krav fra Hamar kommune gjennom kommunestyrevedtaket om 5 % effektivisering. Dette medfører en samlet reduksjon i driftsbevilgning på kr Dette fremkommer som kr (5% av tilskuddsramme i 2015) pluss underjustert lønns- og prisvekst i 2016 på kr Det er lagt 5 % reduksjon i alle budsjett konto på alt kjøp av varer og tjenester som finansieres over kommunebevilgningen. Trosopplæring, kirkemusikkproduksjon i domkirken og statlige stillinger berøres ikke. Beregning av lønnskostnader i 2016 for en uendret bemanning, er budsjettert for en lønnsvekst på 2 % (redusert fra 3 %). I forhold til to ubesatte stillinger er det muligheter til å redusere lønnskostnadene med

3 tilnærmet en halv stilling. Pensjonskostnader til KLP gjennom reguleringspremien for 2016 vurderes til å bli vesentlig lavere enn i 2014 (kr ), men noe høyere enn for 2015 (kr ). I forhold til vedtatt budsjett den 26. novdember 2015 reduseres pensjonskostnader i revidert budsjett med kr På tross av at fellesrådet i møte besluttet å beholde festeavgift på graver på kr 300 uendret, er det i revidert budsjettforslag lagt inn en økning på kr 25 pr grav. Vedtak om endring av festeavgift skal til behandling i Hamar kommunestyret. Kirkevergen foreslår å gi tilskudd på kr til gjennomføring av domkirkens 150-års jubileum ved bruk av disposisjonsfond med tilsvarende. Det gir en samlet bruk av disposisjonsfond på kr Følgende tiltak ble drøftet for å styrke budsjettet: prosj. 137 Bruk av disposisjonsfond Tilskudd til markering av domkirkens 150-års jubileum Tariffbestemt Tariffbestemt lønnstillegg kveld og helger, kr 50 pr time Tilskudd fra FR Konfirmantarbeid Hamar Tilskudd fra FR Konfirmantarbeid Vang Følgende tiltak ble drøftet, men ikke vedtatt i revidert budsjett: Annonsering Stoppe annonsering av prekenliste i HA under "Kunngjøringer" Årskontroll elinstallasjoner Utsette årskontrollen til Musikkavgift Innføre avgift for forhåndsspill ved gravferdsseremonier Vigselavgift utenbys boende Omgjøring av vedtak fra 26. november Bill. Inntekter, eksterne Økning av prosentsats bill. Inntekter utleie til konserter fra 16%-18%/18%-20% SUM Det var drøfting om å øke prosentssatsene for billettinntekter på utleie av kirker til eksterne konsertarrangementer. Dette vil slå negativt ut for lokale amatørarrangører hvor inntektene i slike arrangementer / konserter er svært beskjedent. Avgiftene beholdes uendret. Fellesrådet drøftet muligheter til å innføre fastpris på arrangementer for eksterne ararangører og musikere. Fellesrådet gikk inn for kirkevergens forslag til vedtak. Fellesrådet er innstilt på å gi et bidrag til gjennomføringen av 150-årsjubileet i domkirken og var opptatt av at jubileet blir synliggjort på en tydelig måte, og at det legges mye i å skape interesse og engasjement omkring arrangementer. Fellesrådet ber om at pkt 7 i forslag til vedtak strykes.

4 Kirkelig fellesråd vedtar framlagte revidert budsjett for 2016 med konkretisering av følgende hovedmomenter: 1. Lønnsbudsjettet tilpasses en lønnsvekst på 2 % i Aktiviteten i kirkelig virksomhet i Hamar og Vang må tilstrebes en avvikling som mest mulig begrenser behovet for tilleggs bemanning utover de faste stillinger og gjennomføring av lovpålagte oppgaver. 3. Fellesrådet vedtar å gi tilskudd på kr til gjennomføring av domkirkens 150-års jubileum som finansieres med tilsvarende beløp ved bruk av ubundet disposisjonsfond. Revidert budsjett finansieres med bruk av disposisjonsfond på totalt kr Fellesrådet vedtar å øke avgiftene slik det fremkommer i vedlagte tjeneste- og prisoversikt. 5. Fellesrådet gir kirkevergen myndighet til å vurdere typen konsertarrangementer og hvorvidt det er mest hensiktsmessig og lønnsomt å tilby utleiekontrakt basert på prosentsats av billettinntektene eller fast pris i henhold til vedtatte avgifter. 6. Fellesrådet ber kirkevergen påse at planlagt kontroll av alle el-installasjoner gjennomføres i alle offentlige bygg i Fellesrådet ber kirkevergen å si fra seg kontorer i Rådhuset hvis resterende arealer dekker behovet og hvis kommunen aksepterer en umiddelbar reduksjon i årlig leie på kr som meddelt. 8. Fellesrådet vedtar å øke avgift på feste av grav fra kr 300 til kr 325 pr år pr. grav. Kirkevergen bes å oversende vedtaket til rådmannen for behandling i kommunestyret. Sak 004/16 Revidert investeringsbudsjett etter kommunestyrets reduksjon i tilskudd Hamar kirkelige fellesråd vedtar framlagte forslag til investeringsbudsjett, alternativ 2 for 2016 som har følgende hovedmomenter: 1. Ferdigstille påbegynte investeringstiltak som beskrevet. 2. Skifte av gulvet i domkirken utsettes til 2017 og maling av kirkebenkene utføres i sammenheng med dette tiltaket. Øvrige mindre prosjekter i og utenfor domkirken utføres i Det kan benyttes kr til investering i maskiner og utstyr. 4. Budsjettet vedtas med bruk av kr ubundet investeringsfond (udisponert fra tidl. år). 5. Egenkapitaltilskuddet budsjetteres med kr Det avsettes kr i 2016 til finansiering av orgel til domkirken. Fellesrådet drøftet i hovedsak tidspunkt for når det ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre hovedtiltakene, maling av kirkebenker og utskfting av gulv, i domkirken. For å unngå å stenge domkirken i jubileumsåret ønsker fellesrådet å at disse prosjektene kan forberedes til gjennomføring tidlig i Revidert budsjettforslag ble synliggjort i to ulike alternativer basert på kommunestyrets tilskudd på kr

5 Vedtatt investeringsramme fra kommune INVESTERING fra inneværende år Hamar kirkelige fellesråd vedtar framlagte forslag til investeringsbudsjettfor 2016 alternativ 2, som har følgende hovedmomenter: 1. Ferdigstille påbegynte investeringstiltak som beskrevet. 2. Skifte av gulvet i domkirken utsettes til 2017 og maling av kirkebenkene utføres i sammenheng med dette tiltaket. Øvrige mindre prosjekter i og utenfor domkirken utføres i Det kan benyttes kr til investering i maskiner og utstyr. 4. Budsjettet vedtas med bruk av kr ubundet investeringsfond (udisponert fra tidl. år). 5. Egenkapitaltilskuddet budsjetteres med kr Det avsettes kr i 2016 til finansiering av orgel til domkirken. Sak 005/16 Styringsdokument for kirkelig fellesråd 2016 Hamar kirkelige fellesråd vedtar styringsdokumentets plan for møter. 1. Fellesrådet tar dokumentet for øvrig til orientering og ber menighetsrådene om å drøfte hovedpunkt D «Virksomhet, fokusområder og prioriteringer» med tanke på planarbeid på kjerneområder, prioriterte aktiviteter og særlige innsatsområder. 2. Fellesrådet ber om innspill og tilbakemelding etterhvert som menighetsrådene kommer i gang med drøftinger omkring egen virksomhet og i arbeidet med å sette mål for lokalt og felles arbeid i fellesrådsområdet. Fellesrådet drøftet hvordan dokumentet kan anvendes som et styringsverktøy for ressursene. Det vil være hensiktsmessig å behandle dokumentet i menighetsrådene i løpet av høstsemesteret og på denne måten gi innspill til fellesrådet på konkrete satsningsområder og prioriteringer i virksomheten. Hamar kirkelige fellesråd vedtar styringsdokumentets plan for møter. 1. Fellesrådet tar dokumentet for øvrig til orientering og ber menighetsrådene om å drøfte hovedpunkt D «Virksomhet, fokusområder og prioriteringer» med tanke på planarbeid på kjerneområder, prioriterte aktiviteter og særlige innsatsområder. 2. Fellesrådet ber om innspill og tilbakemelding etterhvert som menighetsrådene kommer i gang med drøftinger omkring egen virksomhet og i arbeidet med å sette mål for lokalt og felles arbeid i fellesrådsområdet. 3. Fellesrådet ber om at pkt. C omarbeides med ny visjon for Den norske kirke.

6 Sak 006/16 Endret studieopplegg og søknad om permisjon til studiesamlinger Fellesrådet er positive til endring av vedtatt studieopplegg for kirkeverge, men at det da er viktig å ikke strekke det utover Hamar kirkelig fellesråd godkjenner endring av studieframdriften for kirkeverge og vedtar å gi lønnet permisjon til å følge nødvendige studiesamlinger og veiledning, samt utgiftsdekning høsten 2016 og våren Meldingssaker Sak Status i saken om Klokkergården Fellesrådet delegerte i forrige periode til arbeidsutvalget å fremforhandle en sluttavtale i form av festekontrakt med kommunen. Fellesrådets AU bes å følge opp dette videre. Sak Status om nytt orgel til domkirken Fellesrådsleder og ordfører ble i møte enige om få til et møte med aktuelle finansieringspartnere. Orgelkomiteen har bedt om et møte med fellesrådets AU tirsdag 26. januar. Sak Instruks for kirkelig fellesråd Instruks for kirkelig fellesråd er utsendt sammen med saksdokumentene. Instruksen ble vedtatt i Sak Piano er gitt som gave til Hamar krematorium Ivan Ivantchev er musiker og jobber i Hamar kulturskole. Han har gitt kirkelig fellesråd et akustisk piano som gave. Instrumentet er nå på plass på galleriet i Hamar krematorium. Sak Framtidig "kirkesenter" i Kirkebakken Kommunen varslet fellesrådet i 2013 at det kunne være aktuelt for kirken å finne nye lokaler innenfor en treårs periode. Kirkevergen undersøkte muligheter for lokaler i denne perioden. Etter fellesrådets møte med kommuneledelsen høsten 2015, er denne tidshorisonten forskjøvet ytterligere. Det er mottatt tilbakemelding fra eierne av Folkets Hus i Kirkebakken. Lokaler i 1. etasje blir ledig i 2018/19 og fellesrådet vil bli kontaktet med tilbud om leieavtale. Sak Kontaktliste fellesrådsmedlemmer Kontaktliste ble sendt ut til medlemmene i forkant av fellesrådsmøtet. Sak Sambruk av kontorer i Storhamar kirke - ansatte og kirkens SOS Storhamar kirke er base for trosopplæringsarbeidet for menighetene. Etter denne lokaliseringen i 2015, er erfaringen at dette er vanskelig å kombinere med Kirkens SOS og bruk av kontorlokaler, slik leiekontrakten pr. i dag er innrettet. Ansatte har i større grad enn før behov for kontorplassene / arbeidsrom på kveldstid. Kirkevergen ønsker å si opp avtalen i løpet av 1. halvår. Alternativt kan kirkevergen tilby kontorlokalene i

7 Hamar krematorium med tilsvarende leiekontrakt som i dag. Disse lokalene vil gi stor fleksibilitet for Kirkens SOS for bruk til ulike tider etter behov.. Arild Berg, leder Solveig Seem, nestleder Stein Frøysang, medlem Berit Johansen, medlem Sjur Skjævesland (Komm. Per Erik S. Engdal (vara repr.) biskopens repr.)