STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 23. april 2012 Møtetid: Møtested: Fylkets Hus, møterom Sætra Saker: 012/12 018/12 Av 5 medlemmer møtte 5. Følgende medlemmer møtte Stein Arve Torgnesøy Torfinn Aas Johan Christian Mørkved Olaug Fjellmo Fjørtoft Ida Bruheim Derås Andre Per Helge Genberg, KomSek Trøndelag IKS Grethe Haugan Aasen, KomRev Trøndelag IKS Svein Stornes, KomRev Trøndelag IKS Sigrid Hynne, KomRev Trøndelag IKS (sak 18) Trond Waldal, Steinkjer kommune (sak 14 og 15) Merknader Det var ingen merknader til innkalling og sakliste. Underskrifter Stein Arve Torgnesøy leder Torfinn Aas nestleder Ida Bruheim Derås Johan Chr Mørkved Olaug Fjellmo Fjørtoft

2 SAKLISTE Sak nr. 012/12 013/12 014/12 015/12 016/12 017/12 018/12 Sakstittel Referatsaker Orientering fra revisjonen Kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskap 2011 for Steinkjer kommuneskoger Ogndalsbruket KF Kontrollutvalgets uttalelse Steinkjer kommunes årsregnskap for 2011 Besøk ved kommunale avdelinger oppsummering og oppgfølging Reglement for kontrollutvalget Plan for forvaltningsrevisjon for perioden

3 SAK 012/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. SAK 013/12 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Revisjonen gikk gjennom regelverk for kommunalt regnskap. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. SAK 014/12 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAP 2011 FOR STEINKJER KOMMUNESKOGER OGNDALSBRUKET KF 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3

4 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. SAK 015/12 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STEINKJER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Steinkjer kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet - for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Sekretariatet la fram nytt, korrigert forslag til uttalelse. Kommunens administrasjon orienterte. 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Steinkjer kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet - for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. SAK 016/12 BESØK VED KOMMUNALE INSTITUSJONER/AVDELINGER - OPPSUMMERING Kontrollutvalget oversender følgende orientering til kommunestyret: Ut fra de opplysninger kontrollutvalget har fått i møter med representanter for ledelse, ansatte og brukere ved Steinkjer ungdomsskole og Egge ungdomsskole, mener utvalget at skolene samlet sett drives godt. 4

5 Kontrollutvalget ser likevel generelt forbedringspunkter på flere felt i forhold til samordning og samhandling. Dette gjelder mellom ulike enheter i kommunen, der rutinene for samarbeid mellom skolene og ansvarlige enheter for områder som IKT og bygningsvedlikehold bør bli bedre. Skolens ledelse, foreldre og elever har sjøl et ansvar for å aktivisere rådsorganene slik at alle grupper blir ansvarliggjort, sikres innflytelse og får et eierforhold til skolens felles målsettinger. Videre kan samarbeidet mellom ungdomsskolene, barneskolene og de videregående skolene utvikles og styrkes for å lette overgangen og stimulere til tilpasset opplæring. Det er en utfordring at ikke-pedagogisk personale ikke opplever seg som fullt likestilt med de andre ansatte ved skolene. Medarbeidersamtaler bør gjennomføres jevnlig for alle ansatte. Endret forslag: Kontrollutvalget oversender følgende orientering til kommunestyret: Ut fra de opplysninger kontrollutvalget har fått i møter med representanter for ledelse, ansatte og brukere ved Steinkjer ungdomsskole og Egge ungdomsskole, vil utvalget uttale: Kontrollutvalget ser generelt forbedringspunkter på flere felt i forhold til kommunikasjon, samordning og samhandling: - Dette gjelder mellom ulike enheter i kommunen, der rutinene for samarbeid mellom skolene og ansvarlige enheter for områder som IKT og bygningsvedlikehold bør bli bedre. - Skolens ledelse, foreldre og elever har sjøl et ansvar for å aktivisere rådsorganene slik at alle grupper blir ansvarliggjort, sikres innflytelse og får et eierforhold til skolens felles målsettinger, særlig prosessen rundt virksomhetsplanen. - Videre kan samarbeidet mellom ungdomsskolene, barneskolene og de videregående skolene utvikles og styrkes for å lette overgangen og stimulere til tilpasset opplæring. Det er en utfordring at ikke-pedagogisk personale ikke opplever seg som fullt likestilt med de andre ansatte ved skolene. Medarbeidersamtaler er et viktig personalpolitisk virkemiddel og må gjennomføres jevnlig for alle ansatte. Kontrollutvalget oversender følgende orientering til kommunestyret: Ut fra de opplysninger kontrollutvalget har fått i møter med representanter for ledelse, ansatte og brukere ved Steinkjer ungdomsskole og Egge ungdomsskole, vil utvalget uttale: 5

6 Kontrollutvalget ser generelt forbedringspunkter på flere felt i forhold til kommunikasjon, samordning og samhandling: - Dette gjelder mellom ulike enheter i kommunen, der rutinene for samarbeid mellom skolene og ansvarlige enheter for områder som IKT og bygningsvedlikehold bør bli bedre. - Skolens ledelse, foreldre og elever har sjøl et ansvar for å aktivisere rådsorganene slik at alle grupper blir ansvarliggjort, sikres innflytelse og får et eierforhold til skolens felles målsettinger, særlig prosessen rundt virksomhetsplanen. - Videre kan samarbeidet mellom ungdomsskolene, barneskolene og de videregående skolene utvikles og styrkes for å lette overgangen og stimulere til tilpasset opplæring. Det er en utfordring at ikke-pedagogisk personale ikke opplever seg som fullt likestilt med de andre ansatte ved skolene. Medarbeidersamtaler er et viktig personalpolitisk virkemiddel og må gjennomføres jevnlig for alle ansatte. SAK 017/12 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslaget til revidert reglement for Steinkjer kontrollutvalg. Følgende endring av pkt 2.7: Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslaget til revidert reglement for Steinkjer kontrollutvalg, med endret pkt SAK 018/12 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONS- PROSJEKT I STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 6

7 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden :.. 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. Endret pkt. 2 i innstillingen til kommunestyret: Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden : 1. Oppvekst og forebygging med vekt på spesialundervisning 2. Økonomisk styring, budsjettprosess og intern kontroll 3. Vedlikehold 4. INVEST 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden oversendes kommunestyret for videre behandling. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret slutter seg til det framlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden : 1. Oppvekst og forebygging med vekt på spesialundervisning 2. Økonomisk styring, budsjettprosess og intern kontroll 3. Vedlikehold 4.INVEST 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. 7