Eva Cecilie Steigre (Sp) Kåre Vevang (Ap) Ove Silseth, ordfører Håvard Herskedal, økonomimedarbeider

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I EIDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/15 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Nye Formannskapssal, Eide rådhus Sak nr: 16/15 21/15 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Ola Krogstad, leder (Ap) Eli Sildnes, nestleder (H) Eva Cecilie Steigre (Sp) Kåre Vevang (Ap) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Willy Farstad (H) Ingen Kathleen Wiik Silseth (H) Åse Solveig Eriksen, rådgiver June B. Fostervoll, regnskapsrevisor Ole Bjørn Moen, rådmann Ove Silseth, ordfører Håvard Herskedal, økonomimedarbeider Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 16/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12. MAI 2015 PS 17/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 18/15 EIDE KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT FOR 1.TERTIAL 2015 PS 19/15 PS 20/15 PS 21/15 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I EIDE KOMMUNE. REVIDERING FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «SAMHANDLINGSREFORMEN I EIDE KOMMUNE». GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN OPPFØLGINGSLISTE PS 16/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12. MAI 2015 Protokollen fra møte 12. mai 2015 godkjennes. Side 1 av 5

2 Leder orienterte. PS 17/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 07/15 RS 08/15 RS 09/15 Årsrapport 2014 Eide kommune - saksprotokoll Eide kommunestyre i k-sak 15/18 Regnskaper for Eide kommune saksprotokoll Eide kommunestyre i k-sak 15/19 Valg av revisjonsordning for Eide kommune - saksprotokoll Eide kommunestyre i k-sak 15/27 RS 10/15 Godkjenning av selskapsavtale og eieravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS - saksprotokoll Eide kommunestyre i k-sak 15/28 RS 11/15 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon M&R referat fra møte i styringsgruppa Orienteringssaker: Utvalgets leder orienterte om status i prosjektet med å slå sammen revisjonsenhetene. OS 12/15 Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R. Årsmelding for 2014 OS 13/15 Orientering om Eide kommunes regnskapsavdeling funksjon, oppgave og erfaring med felles regnskapsavdeling med Fræna kommune orientering ved økonomimedarbeider / rådmann Økonomimedarbeider Håvard Herskedal og rådmann Ole Bjørn Moen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Avtalen om felles regnskapsavdeling mellom Eide og Fræna kommuner trådte i kraft fra 1. januar Regnskapsavdelingen ble lagt til Eide som er vertskommune for samarbeidet. Regnskapsavdelingen har 6 årsverk og har som sin primæroppgave å føre regnskap for Eide og Fræna kommuner, samt kirkeregnskapene i begge kommuner. Det føres ca bilag og handteres fakturaer hvert år. Side 2 av 5

3 Utregnet etter timeregistrering noen år tilbake, dekker Fræna 61 % av kostnadene. Regnskapsavdelingens oppgaver er bilagsføring, fakturering og innfordring. I tillegg bistår de med budsjettarbeid og rapporteringer. I 2014 byttet kommunen regnskapssystem fra Agresso til Visma. Regnskapsavdelingen har i den forbindelse hatt ansvar for opplæring av ledere og brukere av systemene. Nye oppgaver er e-handel, e-faktura og økonomirapportering. Erfaringen med felles regnskapsavdeling er i Eide veldig god og de ansatte er fornøyd da dette gir et større og mer robust fagmiljø. Rådmannen ga uttrykk for at regnskapsavdelingen har høy kompetanse og at det er nær kontakt mellom rådmann og regnskapsavdelingen. Økonomisjefen i Fræna kommune og de ansatte på servicekontoret i Fræna ser et visst behov for å ha regnskapsmedarbeidere i egen kommune, men kommunestyret i Fræna har vedtatt å videreføre felles innfordrings- og regnskapskontor med Eide kommune inntil videre. Økonomisjefen i Fræna har nå hyppigere møter med regnskapsavdelingen i Eide for å bedre samhandlingen. Utvalgets leder takket for en god og informativ orientering. PS 18/15 EIDE KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2015 Kontrollutvalget tar driftsrapporten for 1. tertial 2015, sammen med rådmannens muntlige redegjørelse til orientering. Rådmann Ole Bjørn Moen orienterte innledningsvis om enhetens rapportering til administrasjonen som igjen danner grunnlaget for kommunens driftsrapport. Videre redegjorde rådmannen for driftsresultatet pr. 1. tertial og prognosene for driftsresultatet for Rådmannen kommenterte også den budsjetterte bruk av disposisjonsfondet til å balansere driftsbudsjettet for 2015, samt endringen i skatteinngangen. PS 19/15 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I EIDE KOMMUNE. REVIDERING Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler det fremlagte forslag til revidert Reglement for kontrollutvalget i Eide kommune som oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalget i Eide kommune slik det fremgår av saken. Side 3 av 5

4 Sekretær orienterte og redegjorde for de endringer som er tatt inn i reglementet. Det fremkom en merknad til det framlagte forslag til revidert reglement: 8. Samspillet mellom kontrollutvalget og kommunestyret, 2. avsnitt, 2. setning skal lyde som følgende: Saker som kontrollutvalget fremmer til kommunestyret skal primært behandles før de politiske sakene.. Utkastet til revidert reglement vil bli rettet før oversending til kommunestyret. Reglement for kontrollutvalget i Eide kommune oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalget i Eide kommune slik det fremgår av saken. PS 20/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «SAMHANDLINGSREFORMEN I EIDE KOMMUNE». GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget godkjenner den fremlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Samhandlingsreformen i Eide kommune med de merknader og tilføyelser som måtte fremkomme i møtet. Prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføringen av prosjektet. Forvaltningsrevisor Anny Sønderland orienterte om oppstart av arbeidet med prosjektet og redegjorde for problemstillingene som fremgår av prosjektplanen. Utvalget drøftet om problemstillingene i prosjektplanen var i samsvar med bestillingen fra kontrollutvalget. Det fremkom ingen forslag til endringer eller tilføyelser til planen, men det ble stilt spørsmål til forvaltningsrevisor om problemstillingen omkring reinnleggelser ved sykehuset vil bli berørt i rapporten. Utfordringer med transport til og fra sykehuset ble også kommentert. PS 21/15 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres ingen endringer. Side 4 av 5

5 Leder og sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som er på oppfølgingslisten. Det ble ikke fremmet forslag til nye saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Ola Krogstad Eli Sildnes Kåre Vevang leder nestleder Eva Cecilie Steigre Kathleen Wiik Silseth Åse Solveig Eriksen sekretær Side 5 av 5