KONGSBERGREGIONEN - RÅDMANNSUTVALGET november 2018 MØTEROM STYGGEMANN, KRONA, KONGSBERG. Tid: kl 10:00-13:00

Transkript

1 Møteinnkalling Rådmannsutvalget 30. november 2018 MØTEROM STYGGEMANN, KRONA, KONGSBERG Tid: kl 10:00-13:00 Styremøte Responssenteret kl. 09:00-10:00 (egen innkalling fra Camilla Lobben) Til: Jon G. Pedersen, Hans Henrik Thune, Rune Antonsen, Rune Enghult, Jan Erik Søhol, Stine Nyheim Folserås, Wenche Grinderud Ingar Vaskinn Konstituert daglig leder Kongsbergregionen Mob Side 1 av 11

2 INNHOLD Sak 041/18: Godkjenning av møtereferat... 2 Sak 042/18: Nytt fra sekretariatet... 2 Sak 043/18: Samarbeid on nødvann i Kongsbergregionen... 3 Sak 044/18: Regional Sak-/Arkiv løsning - status og vegen videre... 7 Sak 045/18: Strategiprosess Kongsbergregionen... 7 Sak 046/18: Vegglifjell tunnelen igangsetting av verdianalyse... 9 Sak 047/18: Næringssamarbeidet Eventuelt Felles bord SAK 041/18: GODKJENNING AV MØTEREFERAT Saksbehandler: Ingar Vaskinn Referat fra møtet i rådmannsutvalget Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Møtet 26. oktober blei utsatt til novembermøtet. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra SAK 042/18: NYTT FRA SEKRETARIATET Ingen dokumenter Saksbehandler: Ingar Vaskinn Daglig leder har en fast post i møtene der det gis muntlige orienteringer om hva som er på dagsorden i sekretariatet. Side 2 av 11

3 Halvor Rostad orienterer om status samarbeid om arkivtjenester. Det tas sikte på å legge fram en anbefaling til Rådmannsutvalget i februar Eventuell innføring kan skje etter kommunevalget og etablering ved årsskiftet 2019/2020. Rådmennene ønsker en konkret bestilling på slik gjennomføring på en slik gjennomføring for å sikre at det blir gjennomført. Digital dialog så ser man gevinster av «Kommune Kari». Orientering om innovasjonssamarbeid med Prokom i forhold til portal, oppstart januar 2019 og løsning før sommeren Britt Inger Kolsett orienterte om innføring av skoleadministrativt system. Det er nylig grundig gjennomgått i oppvekstnettverket. IST har levert en dårlig referanse med forsinkelser, det vil bli sendt et krav om erstatning for merkostnader. Siri Baklid i Flesberg er kontakt i oppvekstnettverket som følger opp dette sammen med advokat i Kongsberg kommune. Det jobbes parallelt med å lande administrativt system og ISTlæring. For IST-læring opsjon for heving dersom systemet ikke leverer på behovene. Bård Riibe i Kongsberg kommune frikjøpes 50% til å følge opp innføringen. Tas til orientering. Tas til orientering. SAK 043/18: SAMARBEID OM NØDVANN I KONGSBERGREGIONEN Ingen Saksbehandler: Ingar Vaskinn og Odd Resser (Kongsberg kommune) Saken er et innspill til et eventuelt regionalt samarbeid om nødvannsberedskap, beskrive bakgrunnen for samarbeidet og antyde en ramme for anskaffelsen. Rammevilkår, krav i lov og forskrift Lov om kommunal beredskapsplikt (Sivilbeskyttelsesloven 14 og 15), krever at kommunene gjennomfører tiltak for å ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet, herunder vannforsyning, samt at vannverkseiere/kommunene plikter å sikre levering av drikkevann i tilstrekkelige mengder. I Forskrift om vannforsyning og drikkevann (Drikkevannsforskriften 11 og 12) kreves det at sårbarheten kartlegges gjennom hele vannveien og skadereduserende tiltak implementeres i alle sårbare ledd. Dette krever at kommunene har et opplegg for nødvannsforsyning. Helseberedskapslovens ( 1-1) formål er å verne befolkningens liv og helse og bidra til at nødvendig helsehjelp, helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid. For å ivareta lovens formål, skal virksomheter loven omfatter Side 3 av 11

4 kunne fortsette og om nødvendig omlegge og utvide driften under krig, kriser og katastrofer i fredstid, på basis av den daglige tjeneste, oppdaterte planverk og regelmessige øvelser, slik det er bestemt i eller i medhold av loven. Denne loven gjelder blant annet for vannverk ( 1-3, g). Mattilsynets veiledning til «Økt beredskap i vannforsyningen» (april 2017-B1.3) anbefaler at nødvannsforsyning etableres innen 24 timer etter bortfall av ordinær vannforsyning. Vannet skal kunne brukes til drikke og matlaging, og bør de første tre døgn være minst 3 liter og så økes til 10 liter pr døgn fram til normal leveranse er gjenopprettet. Det anbefales også at nødvannforsyningen dimensjoneres i forhold til antall personer som er berørt. Status i kommunene Mange kommuner har en forventning til at utstyr til distribusjon av nødvann ved store kriser og katastrofer kan rekvireres fra private ressurser eller samles inn fra omkringliggende kommuner ved behov. Det er imidlertid sjelden at tilgangen til disse ressursene er formalisert i avtaler. Det er også store begrensinger i tilgang på nødvendig materiell. Konsekvenser av å legge beslag på private ressurser over lengre tidsrom er dessuten lite utredet. Standarden på dette utstyret er også varierende og oppdateringer av inventarlister er ofte mangelfulle. Ved omfattende regionale kriser og katastrofer bør det heller ikke forventes at omkringliggende kommuner eller nasjonale organisasjoner umiddelbart stiller ressurser til rådighet dersom det ikke foreligger konkrete avtaler om dette. I Kongsberg kommune er det etableirt en begrenset nødvannsforsyning med to tanker, en på 5 m 3 og en på 10 m 3, og et lager på 700 distribusjonsposer à 10 liter. Mattilsynet har underkjent denne løsningen, og pålagt kommunen å anskaffe tilstrekkelig nødvannskapasitet. Kapasiteten kan gjerne etableires som et samarbeid mellom flere kommuner, eksempelvis i Kongsbergregionen. Kommunen har startet arbeidet, og har gjennomført en førstegangs kartlegging av kritisk vannbehov hos kritiske abonnenter. Behovet er vesentlig større enn eksisterende tilgang på materiell. Under den tørre sommeren i år har det i Kongsberg vært flere henvendelser fra private som har slitt med egne vannforsyninger. Ut fra vår kjennskap til de andre kommunene i regionen synes det som om det er behov for en oppgradering av utstyr til distribusjon av nødvann. Det tilgjengelige nødvannsutstyret er stort sett beregnet på hendelser som berører maksimalt et hundretalls mennesker over timer eller få døgn. Vannverkenes og kommunenes beredskap skal likevel omfatte hele vannveien og søke å implementere skadereduserende tiltak i alle sårbare ledd. Målet med dette arbeidet er å redusere antall berørte mennesker til et minimum. Eksempler på regionale samarbeid og dimensjonering Det finnes flere regionale samarbeid om nødvann for mellomstore kommuner. I et interregionalt prosjekt bleii det utredet felles anskaffelse av materiell for nødvann for tre regioner. Prosjektet blei realisert for to regioner: Grenland, med Skien og Porsgrunn, og lagringslokasjon ved Skien kommune VA-enheten. Buskerud/GVD (Godt Vann Drammen), med Drammen, Nedre Eiker, Øvre Eiker, Svelvik, Sande, Lier, Røyken, Hurum og Modum. Enheten er lagret på VIVA og har beregnet kapasitet til å forsyne mellom og personer. Buskerud/GVD har følgende elementer: Side 4 av 11

5 1 stk 10 m3 ståltank med pumpe, for krokløft 2 stk 1 m3 palletank på henger til løpende småhendelser og planlagte vannavslag 1 stk 20 container med 35 stk 1 m3 palletanker og distribusjonsutstyr. I samarbeid med to andre regionale løsninger forventer de å kunne forsyne ca personer. Lover og forskrifter gir ingen klare pålegg om nødvannsmengde og dekningsomfang, men krever kun at det leveres drikkevann i tilstrekkelige mengder til det antall personer som er berørt. Mattilsynet anbefaler 3 liter kritisk vann pr person de første tre døgn til drikke og matlaging. Deretter utvides leveransen med vann til også å gjelde hygieniske formål til 10 liter pr person/døgn. Røde Kors anbefaler 15 liter pr person/døgn. Kirkens nødhjelp forholder seg også til 15 liter pr person/døgn. Varige strømutfall, IKT-angrep, flom/tørke, sabotasje/hærverk, kritisk ledningsbrudd og forurensninger av drikkevannskilden vil kunne påvirke store deler av befolkningen. I en rapport bestilt av Direktoratet for Samfunnssikkerhet og beredskap, som omhandler sårbarhet i vannforsyningen ( /R1 14. nov 2003), vurderes nødvann som eneste alternativ når alt annet svikter og det eneste tiltaket som med sikkerhet vil virke som en nødløsning ved alle trusler i vannforsyningen. GVD-samarbeidet mener at de ved å ha tilgang til utstyr med kapasitet til å betjene opptil personer vil kunne utgjøre et minimum av beredskap for å oppfylle kravene i Sivilbeskyttelsesloven og Drikkevannsforskriften. Dette fordrer avtaler om lån og utveksling av tilsvarende utstyr med tilstøtende regioner. Pr i dag er det to sammenlignbare regioner i Norge som har utredet dimensjonerende kapasitet for nødvannsforsyning; IVAR i Stavangerregionen og et samarbeid mellom Oslo og ti omkringliggende kommuner. Det blei vurdert i begge regionene at nødvannforsyningen skal kunne dekke en totalsvikt for et delområde på opptil innbyggere. Det er derfor grunn til å presisere at dimensjoneringen i Oslo og Stavanger/IVAR ikke knytter seg til konkrete hendelser/scenarier, men er et uttrykk for en generell vurdering/antagelse. Forskjellen i dimensjoneringen mellom IVAR og Oslosamarbeidet er antall liter pr person/døgn. IVAR har som mål å levere 30 liter pr person/døgn, mens Oslosamarbeidet har lagt seg på 15 liter pr person/døgn. Risiko for utfall må vurderes for ulike strekninger i ledningsnettet. Beregningene blir derfor overslag over gjennomsnittlige store områder med forholdsvis høy sårbarhet. Vannforsyningen har forskjellig struktur i regionkommunene. Sårbarheter og behov vil variere deretter. Kommuner som har etablert felles nødvannsløsninger har ikke fått pålegg fra mattilsynet om å utvide kapasiteten. Økonomi GVD-samarbeidets løsning blei anskaffet til en kostnad av kr (2016). Årlige driftskostnader for daglig bruk, husleie og reservedeler ligger under kr I eksempelet under er anskaffelseskostnad stipulert til kr (inklusive prisstigning) og årlige driftsutgifter satt til kr Det bør drøftes om ordningen skal ha et fastledd for deltakelse i beredskap, eller om det skal vær en ren fordeling pr innbygger. Eksempelet er satt med 25% fast og 75% etter innbyggertall. Side 5 av 11

6 Investeringskostnader Driftskostnader Pr. kommune Innbyggertall Totalt Pr. kommune Innbyggertall Totalt Tinn Notodden Nore og Uvdal Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Sum Det er etablert omfattende nødvannsløsninger flere steder. Det skulle derfor ikke være stort behov for omfattende utredninger av hvilket materiell som skal anskaffes. En arbeidsplan kan være: 1. Kartlegge nødvannsbehov i kommunene i Kongsbergregionen 2. Avklare deltakerkommuner 3. Vurdere og tilpasse innhold i nødvanssatsen, avklare ekstra utstyr til daglig drift i kommunene 4. Anskaffelsesprosess 5. Implementering, testing og rutiner 6. Øve med materiell til daglig drift 7. Inngå interregionale samarbeidsavtaler Rådmannsutvalget iverksetter kartlegging av nødvannsbehov i kommunene i Kongsbergregionen. Når kartleggingen foreligger avklares videre prosjekt med deltakerkommuner. Rådmannsutvalget iverksetter kartlegging av nødvannsbehov i kommunene i Kongsbergregionen. Når kartleggingen foreligger avklares videre prosjekt med deltakerkommuner. Side 6 av 11

7 SAK 044/18: REGIONAL SAK-/ARKIVLØSNING STATUS OG VEIEN VIDERE Saksbehandler: Anne Rygaard/Ingar Vaskinn Endringsbilag til avtalen med Evry (ikke vedlagt) Rådmannsutvalget er regionens styringsgruppe for implementering av nytt sak- og arkivsystem. I juni 2018 blei det undertegnet et endringsbilag med Evry som blant annet inneholder en ny fremdriftsplan. Denne planen har følgende viktige datoer: : Evry skal ha oppgradert testmiljøet vårt iht. avklarte krav - potensielt dagbøter : Leveransen skal være godkjent for videre utrulling (OBS dette er ikke en ekspektanse av leveransen, men bare en godkjenning for videre utrulling) - potensielt dagbøter Januar 19: Neste kommune går i produksjon Ingen sanksjoner Mars mai 19: Resterende kommuner går i produksjon Ingen sanksjoner : Godkjenningsprøve er gjennomført og løsningen er godkjent potensielt dagbøter Pr i dag er man forsiktig optimistisk med tanke på at Evry klarer å innfri sine forpliktelser knyttet til de to første milepælene. Det vil bli noe mindre avvik, som det må avtalefestes oppfølging av, men det er en realistisk mulighet for at Elements kommer til å fungere så pass bra at det vil være forsvarlig å kjøre i gang neste kommune rundt 1. februar i Prosjektet ber om at Rådmannsutvalget tar beslutning om hvilken kommune som skal være neste kommune. Prosjektleder anbefaler at man lander på en av de kommunene som har mellomstørrelse i regionen. Dette kan være Nore og Uvdal, Tinn, Notodden. Under er listet fordeler og ulemper sett fra prosjektets synspunkt. Nore og Uvdal: + God arkivbemanning + Greit å håndtere antall saksbehandlere - Har avdelinger som ikke er i Ephorte i dag. - Litt små i forhold til å gi reel test-verdi for de største kommunene - Uavklart teknisk plattform, spesielt for de som ikke er i Ephorte i dag Tinn: + Fin størrelse. + Meget god arkivbemanning. + Papirløs i dag - Litt uavklart tekniske plattform, men fordel at alle er i Ephorte Side 7 av 11

8 Notodden: + Får prøvd en større kommune. + Grei arkivbemanning. + Bruker VDI (kontroll på teknisk plattform) - Mange enkeltpersoner å følge opp. - Har avdelinger som ikke er i ESA i dag (ikke erfaring med sakssystem) Den neste kommunen som igangsettes skal gi prosjektet erfaringer med hvor mye tid som må medregnes til overgang, opplæring og oppfølging. Innføringen i Hjartdal har ikke gitt relevant erfaring pga. for mange store tekniske utfordringer fra leverandøren sin side. Det anbefales derfor at foreløpig plan for igangkjøring av resterende kommuner står, men at prosjektet får frihet til å konkretisere planen med de ulike oppstartsteam fra hver kommune. Rådmannsutvalget vil bli løpende orientert om status. Det er tenkt å ha et felles oppstartsmøte for alle igangkjøringsteam i løpet av november. Hver kommunene må konkretisere oppstartsteam (gjelder ikke Hjartdal) til sak- og arkivprosjektet. Oppstartsteamet må inneholde dagens arkivleder, en fra rådmannens ledergruppe og aktuelle superbrukere. Navnene bør være klare til 26. oktober Prosjektleder vil være til stede under saksbehandlingen. Siden forrige saksutsendelse er Tinn kommune iverksatt som neste kommune. Prosjektleder Anne Rygaard hadde en innledende presentasjon til diskusjonen i Rådmannsutvalget som legges ved referatet. I tillegg til milepæler i saken blir det en ny milepæl i Rådmannsutvalget i januar Rådmannsutvalget diskuterer saken og beslutter lokale implementeringsteam i hver kommune. Prosjektet innarbeider Tinn kommune i prosjektplanen som neste kommune til å ta i bruk Elements. Det avholdes felles oppstartsmøte for kommunenes igangkjøringsteam så snart som mulig. Endelig beslutning om igangkjøring av neste kommune, og videre utrulling, tas i rådmannsutvalget i januar, og beslutning om terminering vurderes da. Det vil bli lagt særlig vekt på stabil produksjon i Hjartdal, og prosjektleder bes om å orientere Evry om dette og vektlegge det i sin anbefaling Side 8 av 11

9 SAK 045/18: STRATEGIPROSESS KONGSBERGREGIONEN Notat strategiprosess Kongsbergregionen november 2019 Saksbehandler: Ingar Vaskinn For å få på plass en revidert strategi for Kongsbergregionen i 2019 bør det legges opp til en prosess som muliggjør vedtak før valget. Det betyr i praksis at det bør foreligge en strategi før sommerferien Notatet var på sakslista til Regionrådet 13. november. Det blei en god diskusjon i Regionrådet som fattet følgende vedtak: Utsetter saken til rådmannsutvalget har behandlet strategiprosess i sitt førstkommende møte. Det ønskes en prosess som fører til vedtak før valget Notat om strategiprosess legges fram til behandling i Regionrådet 22. januar 2019, med formål å gjennomføre en rullering av strategien før valget Rådmannsutvalget anbefaler at strategiprosessen fokuserer på den politiske posisjonen og Kongsbergregionens synlighet i de to nye regionene Viken og Telemark/Vestfold. Notat om strategiprosess legges fram til behandling i Regionrådet 22. januar 2019, med formål å gjennomføre en rullering av strategien før valget Rådmannsutvalget anbefaler at strategiprosessen fokuserer på den politiske posisjonen og Kongsbergregionens synlighet i de to nye regionene Viken og Telemark/Vestfold. SAK 046/18: VEGGLIFJELL TUNNELEN IGANGSETTING UTREDNING SAMFUNNSNYTTE Saksbehandler: Ingar Vaskinn Regionrådssak 019/18 (ikke vedlagt) I saken i Regionrådet legges det opp til at det skal søkes finansiering til utredning av samfunnsnytten. Det foreslås i saken å søke Buskerud og Telemark fylkeskommuner om midler til finansiering av utredningen. Vegglifjelltunnelen er begrunnet med lokal nytte. Det bør derfor drøftes om man lokalt med de kommunene som har prosjektet hos seg, og som forventes å få størst direkte nytte, kan bidra noe til finansiering av en utredning av samfunnsnytte. Lokalt eierskap Side 9 av 11

10 og engasjement kan og bør synliggjøres gjennom lokale bidrag. Det anbefales at Rådmannsutvalget drøfter detter før arbeid med søknad igangsettes. Rådmannsutvalget vurderer kommunale bidrag til utredning av samfunnsnytten for Vegglifjell tunnelen. Rådmannsutvalget ønsker å ha det som et regionalt prosjekt og finansieres i det regionale fellesskapet. Sekretariatet finner en løsning på dette. SAK 047/18: NÆRINGSSAMARBEIDET Saksbehandler: Ingar Vaskinn Ingen Tilrettelegging for næringsutvikling og arbeidsplasser er ett av fem strategiområder i Kongsbergsregionens styrings- og strategidokument. Daglig leder ønsker her å bringe Næringssamarbeidet inn til rådmannsutvalget slik at rådmannsutvalget kan være en del av dette strategisk viktige område for regionen. Kongsbergregionen som fellesskap og alle kommunene i regionen har vekst som ambisjon. Situasjonen er ganske lik over hele regionen, alle kommunene sliter med å realisere vekst eller holde ønsket vekst. Alle kommunene i regionen er avhengig av et vekstkraftig næringsliv med en positiv sysselsettingsutvikling for å realisere befolkningsvekst. Utfordringene er noe ulike mellom kommunene men overordnet behov er det samme, vekst i næringslivet. Det foregår mye bra næringsutvikling i kommunene med Notodden Utvikling, Rjukan Næringsutvikling, næringssamarbeidet i Numedal/omstillingsprogrammet i Rollag, og i det sterke næringsmiljøet i Kongsberg. Næringssamarbeidet ser at konkurransen om menneskene og ressursene øker. Digitaliseringen i alle bransjer øker konkurransen, men gir også nye muligheter. Endringene skjer hurtigere enn før og de store globale aktørene og selskapene tar sterke posisjoner også inn mot våre lokalsamfunn. Samtidig ligger det åpent mange nye muligheter. Næringssamarbeidet ønsker å fokusere på disse mulighet4ene. Næringssamarbeidet jobber nå med å konkretisere følgende regionale prosjekter: Fremtidens etablering bo/arbeid for unge voksne i distriktene Verdensklasse opplevelser med basis i matkultur/historie/biøkonomi/teknologi Internasjonal motorbane for (elektrisk) motorsport ved Elgsjø, teknologi/opplevelser/besøk Samarbeid med Regionalpark Haldenkanalen for posisjonering inn i storfylket Viken Side 10 av 11

11 Disse prosjektene jobbes det nå konkret med og det vil komme prosjektplaner med samarbeidsaktører og finansieringsløsninger. I forhold til Regionalpark Haldenkanalen så har Næringssamarbeidet har etter invitasjon fra regionalparken lagt et arbeidsmøte til Bjørkelangen 3. og 4. desember for å se på hva et eventuelt slikt samarbeid kan bety for Kongsbergregionen. Rådmannsutvalget støtter næringssamarbeidets prosjekter og ønsker å følge disse videre for å eventuelt kunne forsterke og sikre lokal forankring av arbeidet. Rådmannsutvalget støtter næringssamarbeidets prosjekter og ønsker å følge disse videre for å eventuelt kunne forsterke og sikre lokal forankring av arbeidet. Rådmannsutvalget ber om at verdensarv tas med i punktet verdensklasse opplevelser, og at det er fokus på posisjonering inn i det nye fylket Telemark/Vestfold, og at dette tas inn i kulepunkt fire mht. posisjonering for samarbeid i de nye regionene. Næringssamarbeidet jobber nå med å konkretisere følgende regionale prosjekter: Fremtidens etablering bo/arbeid for unge voksne i distriktene Verdensarv og verdensklasse opplevelser med basis i matkultur/historie/biøkonomi/teknologi Internasjonal motorbane for (elektrisk) motorsport ved Elgsjø, teknologi/opplevelser/besøk Samarbeid med Regionalpark Haldenkanalen for posisjonering inn i de nye fylkene Viken og Telemark/Vestfold EVENTUELT Høring regional klimaplan for Telemark Rådmannsutvalgets vurdering er at det er kommunene som uttaler seg til slike planer. Digitaliseringsrådet KS (Rune Engehult): Hvordan kan KS best være en utviklingspartner for medlemmene på digitaliseringsområdet? Bør KS gis et mer formelt mandat på vegne av sine medlemmer på digitaliseringsområdet? Hvile områder er aktuelle og hvilke forutsetninger må en slik rolle hvile på? Jeg foreslår at rådmannsutvalget ber SuksIT/Britt Inger utarbeide forslag til høringssvar som kommunene i Kongsbergregionen kan bruke når de svarer på disse spørsmålene. Rådmannsutvalget støtter dette. FELLES BORD Ingen saker. Side 11 av 11