Innkalling for Tjenesteutvalget. Møte starter kl 18 med: Omvisning og informasjon om oppussingssituasjonen, skolen, ressurser og utviklingsarbeid

Transkript

1 Birkenes kommune Innkalling for Tjenesteutvalget Møtedato: Møtested: Birkeland skole, inngang fra skolegården Møtetid: 18:00-20:00 Møte starter kl 18 med: Omvisning og informasjon om oppussingssituasjonen, skolen, ressurser og utviklingsarbeid Orientering om Knutepunktets barnevernsprosjekt v/prosjektleder Johanne M Nilsen Behanling av saker starter kl 19:00 Saksnr Tittel Saksliste 039/14 Godkjenning av møteprotokoll /14 Delegasjonssaker 041/14 Driftsrapportering 2. tertial 042/14 Strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen. 043/14 Retningslinjer kulturpriser - mandat og oppnevning komite 044/14 Forebygging av 1% MC-kriminalitet 045/14 Tillatelse til motorferdsel i utmark i forbindelse med oppsett av vindmålemaster 046/14 Dispensasjon til motorferdsel i utmark- firhjuling og snøskuter 047/14 Dispensasjon til motorferdsel i utmark 048/14 Demensplan /14 Møtekalender 2015

2 Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon Birkeland, Gunnar Høygilt Leder Anne Stapnes Helse- og velferdssjef

3 Meldinger tjenesteutvalg oktober 2014 Joker Fritidsklubb Joker Fritidsklubb har fortsatt åpent hver onsdag og fredag kveld. De har meget god aktivitet for tiden og det er mange unge som bruker klubben. I høstferien har de pusset litt opp i lokalene og det er blitt veldig bra der. De har blant annet fått et nytt airhockeyspill som de håper blir populært. Gjermund Birkeland er klubbleder og har for tiden hjelp av to assistenter som bytter litt på å være der. De har et snitt på hele 65 unge innom hver åpningskveld. Birkelandsdagene 2014 Det ble en fantastisk helg på Birkeland med stort sett fint vær, god stemning og masse folk. Fredagen var det «Liv på strøget» fra kl 15 og det var mye folk i gata. På kvelden var det nesten 3000 mennesker på Tobias jorde som fikk oppleve Hanne Sørvåg med band, Pål Rake og de lokale heltene «Homebirds». Lørdagen gikk over i historien med ny rekord i publikumsoppmøte med over 5000 innenfor portene og de fikk oppleve Åsmund Åmliband, Birkebilla musikkteater, 430 veteranbiler, olabiløp og mye mer. Det ble stor suksess også på museumsdagen på søndagen med bla a vikingaktiviteter for barn, auksjon og demonstrasjoner. Grunnlovsmarkering på Herefoss 21.september Det ble en verdig og fin markering av grunnlovsjubileet på Nes gård på Herefoss søndag 21.september. Ordfører Arild Windsland stilte i mørk dress og flosshatt, barn og voksne var kledd i tidsriktige kostymer noe som skapte en flott ramme rundt arrangementet. Bygdekvinnelagene i Birkenes og Vegusdal hadde serveringen av blant annet brødpudding som ble servert som desssert på Eidsvold i etterkommere etter Eidsvoldmannen Thomas Bryn var tilstede på arrangementet. Bryn bodde på Nes og representerte landsdelen da grunnloven ble laget i Det ble holdt flere foredrag og Birkebilla musikkteater stilte med barnevandrersangen fra musikalen Tusenårsreisen. Nye turstier og skiltprosjekt langs tursti Tovdalselva og skiløype Tveide Birkenes kommune har sammen med Birkenes IL søkt om midler fra Gjensidigestiftelsen( via Den norske turistforening) til nye skilt og infotavler langs elva og skiløypa på Tveide. «Norske lakseelver» har også et prosjekt på gang med skilting langs Tovdalselva og vi ser for oss et samarbeid her. En frivillig gruppe er nå i gang med å rydde ny sti langs vestsida av elva fra Teinefossbrua og opp til Slågedalsbrua. Grunneierne er positive og vi håper at skilt og infotavler er på plass til våren/forsommeren Det skal lages ny bred turløype langs elva fra Fiane og oppover mot Flakkebrua. Denne stien vil bli universelt utformet. Grunneier er positiv og det satses på at løypa er ferdig innen Birkenes kommune har fått tilsagn om statlige spillemidler til denne løypa. Elva er en perle og det er viktig å gjøre elvebredden tilgjengelig for flest mulig.

4 Toppturer 2014 Ny rekord i 2014 med besøk på de 15 toppene. Toppturprosjektet startet i 2005 og har stadig utviklet seg. Det er blitt et meget godt folkehelsetiltak og det er mange som får se nye sider av Birkenes. Mange klarer også å få fullt klippekort og kommer innom kulturkontoret og får toppturpremie. Her er statistikk over utviklingen: Tilsyn og befaring fra kulturdepartementet Tirsdag 7.oktober var avdelingsdirektør Ole Fredriksen i Kulturdepartementet og fylkesidrettskonsulent Nils Andre Gundersen på befaring/tilsyn i Birkenes. De befarte idrettsanleggene ved skoleområdet på Valstrand/Birkeland og i Birkenesparken. Hensikten med tilsynet var å se hvordan spillemidler ble benyttet og om anleggene svarte til formålet. De fikk gode bekreftelser på at anleggene i Birkenes skaper stor aktivitet. Kulturpriser Det er nødvendig med en gjennomgang av tildelingsregler for kulturpriser. Nærmere info i møtet.

5 Birkenes kommune Økonomikontor Pb BIRKELAND Dok. ref. Dato: 14/689-10, jp Saksbehandler: LIDA Notat med hovedtall økonomi september Hovedhensikten med denne rapporten er å gi en oversikt på et tidlig tidspunkt over hvordan de store budsjettpostene beveger seg. Rapporten kommenterer ikke alle avvikene, men tar for seg hovedtall pr september med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftskostnadene og driftsinntektene(1b*), er det bare personalkostnadene som er kommentert. Øvrige driftskostnader blir kommentert nærmere i tertialrapportene. Regnskap sammenlignet med budsjett pr september ( ): Regnskap sep Budsjett sep Budsjett 2014 Regnskap 2013 Avvik i NOK Regnskap hitil i år Budsjett hitil i år Avvik hitil i år Avvi k i % Teknisk Ressursse nter Skole og barnehage Helse og velferd Servicesen ter Kirken Fellesområ der Mer /mindrefor bruk Regnskapsmessig er det et mindreforbruk i forhold til budsjett på kr 19,3 mill. pr. september. Dette gjelder i hovedsak periodisering av skatt- og rammeinntekter. Frie inntekter pr september: Postboks 115 Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: 4795 Birkeland postmottak@birkenes.kommune.no

6 Regnskap tom Budsjett tom Budsjett september september Avvik 2014(inkl.endringer) Frie inntekter pr september** Regnskapsmessig er det et positivt avvik hittil i år på kr 16,9 mill. pr september. Det forventes at det jevner seg ut i fht. budsjett i løpet av året. Underliggende er at Birkenes har mottatt høyere rammetilskudd og inntektsutjevning i perioden enn periodisert i budsjettet. Prognosen for budsjettpostene er at de går i balanse. Foreløpig kjent avvik fra budsjett er kr 0,2 mindre i inntekter gjeldende konsesjonsavgift. Netto finans pr september: Regnskap tom Budsjett tom Budsjett september september Avvik 2014(inkl.endringer) Netto finans pr september*** Regnskapsmessig er det et overskudd på kr 3,9 mill på finansinntektene. Det skyldes i hovedsak at det ikke er overført midler til dispsosisjonsfond, periodiseringsavvik i renter, og at urealisert avkastning på gevinst på verdipapirer er høyere enn budsjettert. Det ligger imidlertid an til at kommunens rentekostnader og renteinntekter blir litt lavere enn budsjettert og estimatet er at det vi påløpe netto 0,2 mill. mindre i kostnader enn budsjettert. Foreløpig ligger urealisert gevinst på verdipapirer an til å være kr 0,5 høyere enn budsjettert. Minimumsavdrag investeringslån er imidlertid estimert til å bli kr 1,1 mill høyere enn budsjett. Totalt estimert avvik er ca kr 0,4 mill negativt avvik gjeldende netto finans pr september. Potensiell oppside er at estimatene gjeldende avkastning av verdipapirer og rentekostnader er forsiktig. Utvikling i likviditet: Utvikling i likviditet (10 000) des.13 Februar Mars April Mai Juli August September Sum likvide midler Netto likvide midler fratrukket bundne midler Blå linje markerer penger i banken. Rød linje er fratrukket bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler og bundne fond. Pr september utgjør bundne midler ca kr 39 mill. av de kr 47 mill. som Side 2 av 4

7 står i banken. Det er imidlertid viktig å merke seg at det i tredje kvartal i år ble foretatt en del investeringer som ble betalt, mens det regnskapsteknisk ikke blir trukket av ubrukte lånemidler før ved årsslutt. Pr september utgjør det ca kr 8,4 mill. Eiendomsskatt for 1. halvår 2014 er utfakturert, men ikke innbetalt pr september. *1A er det rapporteringskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift,integreringstislskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenterog utbytte. Utviklingen i personalkostnader pr. oktober: LØNNSKOSTNADER INKLUSIV SOSIALE KOSTNADER, SYKELØNNSREFUSJONER OG INNSPARINGSKRAV Regnskap pr måned Gjennomsnittlig regnskap pr måned Budsjett pr måned Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Utviklingen i personalkostnader hittil i år er positiv i forhold til å innfri innsparingskravene i 2014, selv om nedbemanningen henger etter. I september og oktober stiger månedskostnaden noe i forhold til budsjett, men sykelønnsrefusjoner for oktober er ikke regnskapsført ennå. Forøvrig har det kommet noen lønnsjusteringer til utbetaling, men som det ikke er budsjettjustert for ennå. Det må også bemerkes at selv om kommunen klarer å holde seg noenlunde innenfor personalbudjettet så knytter det seg også et bortfall av inntekter til noen av kostnadene som er redusert her som brukerbetalinger SFO og oppholdsbetaling på sykehjemmet. Juni måned er alltid litt spesiell ettersom det utbetales feriepenger i den måneden som er avsatt gjennom året. Side 3 av 4

8 Personalkostnader og budsjett pr område Regnskap Budsjett Teknisk, helse og velferd og servicesenter ser ut til å klare sitt lønnsbudsjett. Helse & velferd har en del drahjelp, fordi de på grunn av mye vikarbruk ikke får så høye pensjonskostnader som budsjettert. Skole & barnehage har vanskeligere for å holde sitt lønnsbudsjett, men jobber aktivt med ressursfordeling. Kommunen får sannsynligvis noe lavere pensjonskostnader enn budsjettert, en del av det er allerede en del av de reduserte lønnskostnadene. Det ser heller ikke ut til at kommunen vil bruke alle de midlene som var avsatt til lønnsjusteringer, budsjettet er tatt ut av grafene. Lisa Dahl Controller Side 4 av 4

9 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 039/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /3817 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

10 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 040/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /3817 Delegasjonssaker Administrasjonens forslag til vedtak: Underliggende saker: Saksnummer Tittel 023/14 Søknad om bygging av landbruksvei på gnr.143, brn 1 og 2 022/14 Omdisponering av jordbruksareal - behandling etter Jordloven 027/14 Vedtak om tilskudd til drenering av jordbruksjord 026/14 Tillatelse til kjøring med snøskuter

11 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 041/14 Tjenesteutvalget PS /14 Formannskapet PS Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl K /689 Driftsrapportering 2. tertial Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Alle avdelinger tilstreber å kun bruke de budsjettmidler som er nødvendig for så sikre forsvarlig drift 2. Av budsjettert avsetning til disposisjonsfond brukes kr 0,8 mill. til å dekke underskuddet i barnevernet, kr 0,8 mill til å dekke utgiftene til skoleelever med spesielle behov, og kr 0,2 mill til å dekke kjøp av eksterne tjenester innenfor servicesenteret 3. Ubrukte lånemidler med intil kr 17,7 mill. brukes til å finansiere investeringsprosjekter fram til kommunen mottar de planlagte inntektene/tilskuddene. 4. Tertilarapport for 2. tertial 2014 tas for øvrig til etterretning. Vedlegg: Tertialrapport Birkenes- gjeld - 2 tertial Birkenes_kommune_-_Tertialrapport_2014T2 Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Tertialrapporten gir en samlet fremstilling av regnskaps- og budsjettsituasjonen basert på tjenesteområdenes rapporteringer og status på fellesområdet pr 31. august Rapporten skal gi informasjon om faktisk nåsituasjon, og forslag til tiltak der det rapporteres vesentlige avvik. Rapporten skal også synliggjøre en forventet årsprognose totalt, og innenfor hvert tjenesteområde.

12 Administrasjonen har gjennom året gitt kommunestyret drifts- og økonomirapportering for januar/februar, mars og tertialrapport for 1. tertial. Videre har administrasjonen gitt tjenesteutvalget og formannsskapet driftsrapportering for mai og juni/juli. Drift Oppsummering Et viktig grep for kommunens økonomi i 2014 har vært å innføre eiendomsskatt, som er den muligheten kommunen har til å øke inntektsgrunnlaget sitt på en forutsigbar måte. Det har gitt økte inntekter på ca kr 9,1 mill i Budsjettet inneholder store innsparingstiltak med helårseffekt allerede i Kr 8,1 mill i budsjettreduksjon på tjenesteområdene ble vedtatt av kommunestyret, og sammen med endringer i Stortingets budsjett ble det til sammen over kr 9,0 mill. I innsparingskravet til kommunestyret lå det et forslag til nedbemanning på 8 personer, samt relativt store innsparinger på driftskostnader. Når det gjelder nedbemanning har omstillingsprosessen nødvendigvis tatt tid, fordi tiltakene først måtte planlegges og så igangsettes innenfor de lover og regler som finnes. Ressurser og organisasjonen er derfor ikke helt i mål ennå. Tabell: Faktisk forbruk av årsverk pr. august 2014 Årsverk budsjett: Stillingshjemler pr august Faktisk forbruk pr august Nedbemanningskrav Teknisk 43,3 46,1 42,7 2 Ressurssenteret 19,2 20,2 20,2 0 Skole og barnehage 140,2 xx 138,1 4 Helse og velferd 107,4 105,3 82,7 2 Servicesenteret 17,1 13,7 14,7 0 Totalt 327,2 XX 298,3 8 Teknisk sektor Arbeidet er i gang med å se på konkurranseutsetting eller annen form for drift av tjenestene. Helt konkret er det utført kartlegging av renholdstjenesten med gjennomgang av ressurser. Tjenesteområdet totalt sett har vært noe underbemannet de siste månedene, og har derfor utfordringer i forhold til å gjennomføre daglig drift. Enkelte lovpålagte og påkrevde oppgaver har blitt utsatt.

13 Tjenesteområdet har ikke nedbemannet på permanent basis ennå, men latt vakanser stå åpne for å klare innsparingskravet sitt i påvente av at man får til en enhetlig strategi. Det ble vedtatt et budsjett hvor innsparingskravet i drift er vanskelig å gjennomføre. Det gjelder særlig energiutgifter, brøyting og vedlikeholdskostnader som var på kr 1,3 mill. Det er særlig brøyteutgifter og energiutgifter som det forventes et overforbruk på. Etterslepet på vedlikehold er ellers alvorlig i kommunen. Ressurssenteret Dette området er nytt fra 1.8, og etablert for faglig støtte og tverrfaglig samordning. Ressurssenteret består av barnevern, helsestasjon, flyktningetjenesten, PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste), SLT (kriminalitetsforebyggende tiltak), PMTO (foreldreveiledning), spesialpedagogisk tjeneste barnehage og psykisk helse voksne. Tjenestene som hører inn under området har styrket sin bemanning i tråd med budsjett og prosjekter. SLT-koordinator øker med 0,4 prosjektstilling, flyktningetjenesten er inne i en planlagt opptrappingsplan og har økt med 0,1 stilling. Helsestasjonen er tilført 0,5 stilling, samt at det er 15 % prosjektstilling finansiert av Helsedirektoratet. I tillegg er det ansatt en ny konstituert enhetsleder for Ressurssenteret som tar med seg faglederoppgaver innen flyktning og prosjektledelse for tidlig innsats. Barneverntjenesten har flere tunge saker og stort trykk i saksbehandling. Det arbeides med prosessen fram mot felles barnevern med Lillesand. Det er også et prosjekt for å se på et utvidet samarbeid eller sammenslåing med flere av Knutepunktkommunene. Skole og barnehage Der er vedtatt nye handlingsplaner i kommunestyret som skal følges opp som virksomhetsplaner ved hver avdeling, og med felles kompetansetiltak. Ellers har det vært gjort en jobb i forhold til nedbemanning, men som ikke fremkommer tydelig i denne tabellen over årsverk fordi det har oppstått nye behov andre steder. Tjenesteområdet henter derfor ut liten økonomisk effekt av sine nedbemanningstiltak totalt sett, og vil derfor ikke klare å holde seg innenfor budsjettrammen. Foreløpige tall viser en svak nedgang i antall elever med spesialundervisning, men dette vil først kunne bekreftes endelig gjennom den offisielle GSI målingen som har 1. oktober som telledato. Helse og velferd Planlegging og endring av 7 sykehjemsplasser til omsorgsboliger er gjennomført med operativ virkning fra oktober. Prosessen har vært utfordrende, og omfattet mange ansatte. Faktisk bruk av stillingshjemler gjenspeiler ikke hvor mange som er i bruk pr august. Det er et stort vikarforbruk som ikke vises i denne oversikten i perioden. Faktisk reduksjon, som følge av endringene som er gjort, utgjør 3,7 årsverk. Det er urovekkende høyt sykefravær innen helse, og det er stor sannsynlighet for at det er en sammenheng mellom fravær og omstilling. Den enkelte sykemeldte følges opp, og det sees en økning av samtaler i- og henvisninger til møteplassen. Servicesenter Administrasjonen har samlet administrative tjenester for støtte og strategisk oppfølging i et servicesenter som ledes av økonomisjef. Personal er den siste tjenesten som innlemmes, og dette skjedde samtidig med etablering av servicesenteret fra 1.8. Arbeidspresset i tjenesteområdene påvirker også servicesenteret med påtrykk til særlig arkiv og personal.

14 Viktige endringer som er foretatt i fht. sammenligning av stillingshjemler er at innen servicesenteret har personell innen lønn/regnskap og IT-drift blitt overført til henholdsvis Struktur1 og KR IKT. Dette utgjør totalt 5,5 årsverk. Det er opprettet en stilling som kvalitetsrådgiver med ansvar for HMS, internkontroll beredskap og kvalitetssikring av tjenestene i hele kommunen. Den viktigste oppgaven er å støtte organisasjonen i å utvikle en praksis med kontinuerlig forbedring i alle ledd. Budsjett 2014 for servicesenteret inneholdt en styrking på 50 % til kvalitetsrådgiver innen HMS, mens øvrige hjemler og oppgaver er overført fra teknisk (beredskap) og skole (rådgiver under tjenestesjef). I tillegg har vi engasjert en prosjektleder for organisasjonsutvikling for et år med oppstart 1.8. Budsjett til kompetanse, konsulentbistand og omstilling prioriteres til dette engasjementet. Dette er gjort fordi vi ikke kan fortsette å skyve på nødvendige omstillingsoppgaver, deriblant delegasjonsreglement og system for internopplæring. Øvrige kommetarer Når vi går inn mot siste tredjedel av året er det helt klart at vi mangler finansiering til en del enkeltprosjekter. Det har kommet inn kostnader gjeldende fjoråret, vi har ikke fått refusjon av spillemidler som lovet oss, innføring av eiendomsskatt kostet oss ny programvare og boligene på Lille Tømmeråsen faller dyrere enn budsjettert. I tillegg er markedet svært tregt når det gjelder salg av næringseiendom på Tveide og planlagt salg av kommunale boliger. Det ser foreløpig ikke ut til at kommunen trenger å foreta noe ekstra låneopptak for å finansiere investeringene, og en del av avvikene vil jevne seg ut over de neste årene, men lånefinansierte investeringer blir noe høyere enn budsjettert. I andre tertial har eksterne konsulenter vært engasjert i et oppdrag for å analysere kommunens økonomi med hensikt å bruke det som underlag til en finansstrategi fremover med hensyn til å klare å nedbetale gjeld. Organisasjonen merker godt at den økonomiske rammen er stram for å løse arbeidsoppgaver innenfor lov og forsvarlighet. Tertialrapporten viser at risikoen i budsjettet for 2014 ikke gir oss noe handlingsrom, og omstillingsprosessen i Birkenes kommune må fortsette. Regnskapet pr 2. tertial 2014 Totalt for kommunen viser regnskapet et positivt avvik på kr 15,8 mill. sammenlignet med budsjett per 31. august Det skyldes i hovedsak periodisering av skatte- og rammeinntektene. Dette vil utjevne seg fram mot slutten av året.

15 Årsprognose 2014 Fellesområdet(1A) rapporterer med en årsprognose pr august som viser et negativt avvik sammenlignet med budsjett på totalt kr 0,8 mill. Dette fordeler seg på: Konsesjonsavvgift kr 0,2 mill.(negativt) Gevinst finansielle instrumenter kr 0,3. mill.(positivt). Netto renteinntekter og renteutgifter langsiktig gjeld, kr 0,2 mill.(positivt). Avdrag lån, kr -1,1 mill.(negativt) Tjenesteområdene rapporterer totalt en årsprognose med negativt avvik på kr 4,7 mill. som fordeler seg på følgende måte: Teknisk, kr 1,5 mill.(negativt) Ressurssenteret, kr 0,6 mill.(negativt) Skole og oppvekst, kr 2,5 mill. (negativt) Helse og velferd, kr 0,0 mill. Kommunale fellesområder, kr 0,1 mill. (negativt) Kirken, kr 0,0 mill. Pensjonskostnader på tjenesteområdene usikkert (positivt) Hovedområder hvor det forventes negative avvik: Avdrag lån Brøyte og strømutgifter Statlige institusjonsplasser og saksomkostninger barnevernet Tilpasset skoletilbud og skysskostnader Innsparingstiltak knyttet til nedbemanning i skolen og voksenopplæringen IKT avtaler, prosjektkostnader og endring i premieavvik Hovedområder hvor det kan forventes positivt avvik: Avkastning finansielle eiendeler Hjemmetjenesten Boveiledertjenesten Foreløpige prognoser løpende pensjonskostnader ser positive ut pr. 2. tertial. Tallene er derimot usikre. Mer spesifikke kommentarer fremkommer under de enkelte tjenesteområdene.

16 Birkenes kommune rapporterer en årsprognose som viser et negativt avvik totalt på kr 5,5 mill. sammenlignet med budsjett. Kommunen har budsjettert med kr 1,8 mill. til overføring ubundne driftsfond. Foreløpig estimat for udekket underskudd blir dermed kr 3,7 mill. I hele tusen Regnskap pr Budsjett pr Budsjett 2014 Årsprognose 2014 Avvik budsjett prognose Til fordeling "driftskaka" Budsjettskjema 1B Årsprognose Det jobbes målrettet med tiltak i henhold til hva som er beskrevet i budsjett og økonomiplanen for Status på tiltak fremkommer i kommentarene til hvert tjenesteområde.

17 Økonomiske oversikt Regnskap pr Budsjett pr Budsjett 2014 Årsprognose 2014 Avvik årsbudsjett/prognose Regnskapsskjema 1A - drift Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd Sum frie disponible inntekter Renteinntekter og utbytte Gevinst finansielle instrumenter (omløpsmidler) Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg Tap finansielle instrumenter (omløpsmidler) 0 Avdrag på lån Netto finansinnt./utg Til dekning av tidligere regnsk.m. merforbruk Til ubundne avsetninger Til bundne avsetninger Bruk av tidligere regnsk.m. mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Netto avsetninger Overført til investeringsregnskapet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B)

18 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk Drift fellesområdet (1A) Oppstillingen over viser hva kommunen har til fordeling etter at finansposter og avsetninger er fratrukket frie disponible inntekter. Vesentlige avvik sammenlignet med budsjett pr 2. tertial er kommentert nærmere nedenfor. Videre er det utarbeidet en årsprognose. Årsprognosen tilsier at det vil bli kr 0,8 mill. mindre å fordele til drift enn budsjettert. Dette er også kommentert nærmere andre steder i tertialrapporten. Skatt og rammetilskudd Skatteanslaget ble nedjustert i revidert nasjonalbudsjett pga. lavere lønnsvekst og lavere skatteinngang i begynnelsen av året. Trenden fortsetter pr august, men endelig skatteinngang er ikke klar før i oktober. Estimater utarbeidet av Telemarksforskning med årsprognose gir grunn å opprettholde budsjettene. Skatt på eiendom Pr august er det fortsatt bare utfakturert eiendomsskatt for verker og bruk. 1. halvår er utfakturert pr september og er som forventet på justert budsjett. Konsesjonsavgift Årsprognosen forventes å bli noe lavere enn budsjett og nedjusteres med 0,2 mill. Investeringskompensasjon reform 97 Årsprognose forventes å bli som budsjettert; kr 0,3 mill. Momskompensajon investeringer kapitaltilskudd ihandlingsplan eldreomsorg og øvrige rentekompensasjoner. Forventes å bli tilnærmet som budsjettert. Integreringstilskudd Inntektsgruppen forventes pr august å blir som budsjettert. Utbytte fra Agder energi Utbytte fra Agder energi er utbetalt med kr 8,9 mill. som regulert budsjett. Finansavkastning obligasjoner og aksjer Avkastningen hittil i år er på kr 3,3 mill (5,2 %). Årsbudsjettet er på kr 3,1 mill. Hittil i år er avkastningen på kr 1,2 mill over budsjett.

19 Renteinntekter av bankinnskudd Negativt avvik pr august med kr 0,5 mill. Renter gjeldende 3. kvartal er ikke bokført ennå, men vil ikke forklare hele avviket. Kommunen har ikke foretatt det låneoptaket som var forutsatt i budsjett/og økonomiplan og må ses opp mot rentekostnadene. Anslag på negativt avvik er ca kr 0,4 mill. Renteinntekter og kalkulatoriske avskrivninger Årsprognosen har et estimat som budsjettert. Renteutgifter Regnskapsmessig er det bokført 1,3 mill. mindre i renteutgifter enn budsjettert. Årsprognosen tilsier at kostnadene blir kr 0,6 mill. lavere enn budsjettert. Avdrag lån Avdrag på lån er bokført med 0,2 mill over budsjettert. Estimat årsprognose tilsier avdrag på 12,8 mill. som medfører et negativt avvik på kr 1,1 mill. Netto avsetninger Dersom årsresultatet blir som det framkommer i årsprognosen, vil budsjettert avsetning på kr 1,8 mill. måtte brukes til å dekke deler av estimert underskudd. Likviditet Kommunen har pr. 31. august en likviditet på kr 36,2 mill. Av dette utgjør: 8,2 mill.skattetrekk 19,3 mill. ubrukte lånemidler 15,5 mill er knyttet til bundne fond Når midler som er bundet til spesifikke formål trekkes ut, så har kommunen en negativ likviditet på kr 6,8 mill. Det må presiseres at det som står som ubrukte lånemidler skal brukes til finansiering av investeringer som ikke er belastet dem ennå, men er utbetalt. Estimatene blir derfor noe unøyaktige når vi har kommet så langt ut i året. Behovet for å etablere kassekreditt vurderes løpende. Sammendrag drift fordelt på tjenesteområdene (1B) Oppstillingen på neste side viser hvordan «driftskaka» er fordelt på tjenesteområdene regnskapsmessig pr august sammenlignet med budsjett. I tillegg er det i samme tabell innarbeidet en netto årsprognose pr tjenesteområde basert på rapport fra tjenestesjefer.

20 Regnskap Budsjett pr Budsjett 2014 Årsprognose 2014 Avvik årsprognose/budsjett Teknisk Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Ressurssenter Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Skole og barnehage Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Helse og velferd Sum personalkostnader Sum andre kostnader

21 Sum inntekter Netto Servicesenter Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Kirken Sum andre kostnader Netto Netto rammeområder Tabellen nedenfor viser utvikling i sykefravær pr. 2. tertial siste fire år: Hele kommune Korttidsfravær i %(< 16 dager) Langtidsfravær i %(>16 dager) Totalt fravær i % ,4 6,1 7, ,5 5,9 7, ,4 6,3 7, ,3 6,7 8,1 Korttidsfravær er i denne oppstillingen definert som arbeidsgiverperioden (opp til 16 dager), mens langtidsfravær er definert fra 17 dager og oppover. Som det fremkommer er korttidsfraværet fallende til godt under 2 %, mens langtidsfraværet et økende til 6,7%. Et fravær på totalt 8,1% er høyere enn det bør være, selv om det er noe lavere enn i 1. tertial (9,1 %). Administrasjonen er av den oppfatning at det er lagt godt til rette for forebyggende arbeid knyttet til nærvær, og også oppfølging i forhold til sykefravær. Investeringer Korte kommentarer: Budsjetterte brutto investeringer er på kr 40,2 mill i 2014, og netto kr 16,2 mill. I andre tertial er det investert for kr 5,3 mill. Av dette utgjør boliger for leietakere med spesielle behov i Lille Tømmeråsen 4,6 mill og Tveide næringspark kr 0,5 mill. Pr. august har det påløpt netto kr 7,2 mill, der de samme prosjektene utgjør hovedinvesteringen. Det har påløpt nærmere kr 1,9 mill. i kostnader gjeldende Tveide Næringspark. En stor andel av disse påløp egentlig i Salg av tomter har stått fullstendig stille og det forventes ikke noen større pågang resten av året. Det var budsjettert med en netto på kr 4 mill. på prosjektet. Det vil si at nærmere kr 5,8 mill må finansieres utover budsjettet. Kommunen står i kø for spillemidler til nytt gulv i Birkeneshallen som var budsjettert som en inntekt i år som ikke kommmer på kr 0,2 mill. Det har påløpt prosjektkostnader på eiendomstakseringer som ikke lå inne i

22 investeringsprosjektet på kr 0,2 mill. Både kjøp og salg av kommunale boliger står stille. Kjøp av nye mer einede boliger er avventet på grunn av stillestående salg ettersom disse eventuelt må finansieres på annen måte. Boliger for leietakere med spesielle behov blir overskredet med kr 0,8 mill. i årets budsjett fordi det har vært sammenblanding budsjettmessig med Digerhaug. Dette vil jevne seg ut i 2015 når begge prosjektene kommer i mål. Boligene på Digerhaug blir en del forsinket og deler av både kostnadene og tilskuddet fra husbanken kommer ikke før til neste år. 4 boliger får en totalkostnad på kr 6,8 mill. brutto. Netto blir det en mindrekostnad enn budsjettert tilsvarende 0,8 mill. på Lille Tømmeråsen. Det vil imidlertid påløpe noen kostnader i år som kommunen ikke vil få tilsvarende tilskudd fra husbanken på før neste år. Det vil si at de to prosjektene vil til sammen ha en underdekning i finansieringen i år som vil løse seg i Natveitåsen viser en inntekt på kr 0,5 mill. Det vil imidlertid påløpe mer kostnader her i år som administrasjonen ikke har oversikt over pr. i dag. Salg av tomter på Natveitåsen står stille for tiden. Prosjekter som kan utsettes/ikke forventes ferdigstilt/eller annen inntekt i 2014: Landbruksplan på kr 0,1 mill. utsettes til neste år Det er fortsatt noe midler igjen på møbelkjøp som kanskje kan brukes til å dekke noe av ovenstående. VA-anlegg i g/s vei FV 402 Speiderfeltet Jordbruna, ser ut til å holde budsjettrammen på totalt kr 7,1 mill., med kr 3,6 mill budsjettert i Det vil sannsynligvis ikke påløpe mer enn kr 0,2 mill. i 2014 Flytting av vannledning strøget blir ikke gjennomført i år kr 0,3 mill. Boligene på Digerhaug er forsinket, det er usikkert hvor mye ettersom arbeidet startes i høst.

23 Årsprognosene på investeringer tilsier at kommunen må bruke noe mer investeringslån enn planlagt. Kommunen vil imidlertid klare å dekke merkostnadene med omdisponeringer innenfor tildelt ramme, men vil ha problem med å også dekke bortfall av planlagte inntekter ved salg av Tveide næringspark og tildeling av spillemidler. Vi antar at kommunen vil motta inntektene senere i planperioden.kommunen fikk også tildelt noe mindre startlån slik at estimatet for låneforbruket som reduserer låneforbruket noe selv om det totalt sett blir høyere enn budsjettert. Prognoser tilsier at det ikke vil være behov for å ta opp mer lån enn kommuen har som ubrukte lånemidler på kr 17,7 mill. TJENESTEOMRÅDENE Teknisk Regnskap pr Budsjett pr Budsjett 2014 Års-prognose 2014 Avvik budsjett/årsprognose 2014 Teknisk Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Driftsoppgaver og tiltak: Tjenesteområdet teknisk ivaretar drift og vedlikehold av kommunale bygninger, vann og avløpsnett, kommunale veger, friluftsområder med mer. Tjenesteområdet har også ansvar for planlegging og gjennomføring av investeringsprosjekter knyttet til vedlikeholdsoppgaver, oppgraderingstiltak og nye bygg og infrastrukturtiltak (vei, vann og avløp). Videre har området ansvaret for forvaltningsmessige oppgaver innenfor planleggging, byggesak, oppmåling, landbruk, geodata, miljø med mer. Svært mye av arbeidet styres av krav som settes gjennom lovpålagte oppgaver. Dette er oppgaver som kommunen får avvik med tilhørene sanksjoner dersom de ikke blir utført. Disse oppgavene har naturlig nok høyest prioritet. Teknisk har de siste måneder hatt en særdeles utfordrende ressurssituasjon, med teknisk leder delvis i foreldrepermisjon og fravær som følge av sykemeldinger, blant annet avdelingsleder bygg. Situasjonen har vært spesielt utfordrende i forbindelse med utsending av første faktura for eiendomsskatt, som har krevd mye saksbehandling og håndtering av henvendelser. Enkelte

24 lovpålagte oppgave blir fremdeles ikke tilstrekkelig ivaretatt, andre lovpålagte oppgaver har måtte utsettes. Det utføres ingen oppgaver utover lovpålagte og øvrige påkrevde oppgaver for å holde leveringssikkerhet på veg, vann og avløp. De driftsmessige oppgavene preges også av at kommunen over tid har hatt et stadig økende vedlikeholdsetterslep. Generelt dårlig vedlikehold som innebærer at det brukes mye ressurser på å rette skader som oppstår, «brannslokking». Teknisk har som målsetning bærekraftig verdiforvaltning. Slik situasjonen er pr i dag klarer vi ikke å oppnå en slik målsetning. Vi klarer kun i noen grad å begrense økningen i forfall. Det jobbes likevel med løsninger som skal gi oss bedre rom for planlegging av driftsoppgaver og dokumentasjon på prioriterte og videre utførte oppgaver. Dette gjøres ved bruk av FDV-systemet Plania. Det forventes at systemet er fullt innarbeidet og kan brukes som grunnlag for planlegging av oppgaver fra Som grunnlag for budsjettering, vil systemet først ivareta fullt ut fra 2016 og i økonomiplanperioden for Avdeling plan og utvikling preges av stor arbeidsmengde, med spesielt høyt trykk på byggesak. Det jobbes med flere utviklingsoppgaver knyttet til kommuneplanarbeidet med en relativt omfattende revisjon av samfunnsdelen. I perioden har også sentrumsplanen blitt ferdigstilt for politisk 1. gangs behandling. Det har vært bytte av saksbehandler for plan, og fagleder geodata er engasjert som avdelingsleder etter at tidligere avdelingsleder sluttet 1.8. Byggesak har svært stor saksmengde ift den kapasiteten fagområdet har, men har med få unntak likevel klart å behandle saker innenfor tidsfrister. Det er ikke restanser innenfor byggesak, men det er oppgaver som ligger til byggesak som ikke i tilstrekkelig grad kan ivaretas med tilgjengelige ressurser. Dette gjelder bla. matrikkelføring, tilsyn, oppfølging av ulovligheter og generell veiledning. Det meste av dette er lovpålagte oppgaver. Det er samtidig viktig å presisere at Birkenes kommune behandler langt flere byggesaker pr årsverk enn nabokommuner vi har sammenlignet oss med. Innenfor jord og skogbruk er det også høy aktivitet. Det arbeides med stedsutvikling i form av planer og prosjekter for Strøget, Engesland og Herefoss, samt at det satses på arbeid med prosjekt Telemarksveien. Det jobbes med næringsstrategi knyttet opp mot arbeidet med utgangspunkt i Knutepunktet. Innenfor oppmåling er nå arbeidet med midlertidige forretninger avsluttet, kommunen har nå ikke restanser på dette området. Det er også prosess på adressering og arbeid med andre gamle saker. Nye saker håndteres slik at det ikke bygges nye restanser. Første utfakturering av eiendomsskatt har medført stort trykk i perioder på teknisk kontor, spesielt gjelder dette tiden etter utsending av første faktura for innbetaling av skatt. Det har vært behov for

25 avklaringer av spørsmål og informasjon om rettinger, samt oppfølging av klager mm. Flere personer har vært involvert i dette arbeidet, og har medført at andre oppgaver får lengre responstid. Det kan medføre restanser på enkelte områder, men det jobbes hardt for å unngå dette. Produksjon av vann og avløpshåndtering er tilfredsstillende. Det er utført tilsyn med enkelte avvik som er rettet. Hovedplan for vann og avløp på Birkeland er ferdigstilt. Denne gir et godt grunnlag for nødvendige tiltak og investeringer i økonomiplanperioden Det pågår også arbeider med planlagte vedlikeholdsoppgaver i enkelte vannbrudd. Arbeidet med vann og avløpsledninger til Tveide næringspark, som skal legges i ny gang- og sykkelveg, er i gang. Det forventes at selve anleggsarbeidet i stor grad utføres i Det jobbes videre aktivt med selvkostberegninger som ligger til grunn for beregning av kommunale vann og avløpsavgifter. Kommunen innførte system for dette i 2014 og har gjennom dette etablert et godt verktøy for budsjettering fra Dette verktøyet gir også rom for planlegging av avgiftsnivået kommende år. Innen vei starten året med store snøfall og tilhørende behov for brøyting og snørydding uten at det har vært frost. Dette har mange steder medført stor slitasje på veiene, da spesielt grusveien som kommunen har mest av. Vedlikeholdsbehovet, bare for å rette brøyteskader, er større enn tilgjengelige ressurser for vegvedlikehold. Den store slitasjen, med tilhørende store reparasjonskostnader, kommer som følge av at vegene i utgangspunktet ikke er vedlikeholdt på et tilstrekkelig nivå over tid. Det prioriteres lapping på vegene etter behov, og enkel rens av stikkrenner. Dette utføres med kommunenes egne ressurser. Øvrig vedlikehold, grusing av veger og grøfterensk er utført så langt mulig innenfor tilgjengelig budsjett der det er mest påkrevd. Det er en utfordrende oppgave å prioritere strekninger ettersom flere har en svært dårlig standard. Det er store oppgaver innenfor veg og de fleste av vegne har en standard som er kritisk lav. Vegene holder ikke en standard som brukerne må kunne forvente. Det er enkelte steder så dårlig forfatning på vegene at kontraktører nekter å gjennomføre brøyting neste vintersesong dersom vegene ikke utbedres. Det arbeides nå med en streng prioritering av vedlikeholdsoppgaver som kan bidra til å holde vegene fremkommelige også kommende vinter. Forfallet på vegene er likevel stadig økende og vedlikeholdsetterslepet så betydelig at det på de fleste veger vil kreves store investeringer for å få vegen i økonomisk bærekraftig stand. Mangel på tilstrekkelig vedlikehold kom godt til syne på i august, da store regnskyll flere steder medførte stor utgravning i veger og i enkelte tilfeller hele vegbredden. Dette er skader som må rettes og krever mye arbeid. Samtidig risikerer en at samme punkt også må rettes etter neste regnskyll dersom ikke vegen oppgraderes/vedlikeholdes til nødvendig nivå. Bygg og eiendom har utført kartlegging av renholdstjenesten. Dette er nødvendig grunnlag for å kunne gå videre med anbudskonkurranse for vurdering av utsetting av renholdstjenesten.

26 Kartleggingen har vist mulighet for å redusere noe på de ressursene som benyttes på renhold i dag. Det er avgjørende at kommunen har et godt grunnlag å bygge en forespørsel på for å sette rikige krav og danne et tilstrekkelig sammenligningsgrunnlag. Videre er det god fremdrift for innlegging bygningsdata i FDV systemet Plania. Det gjøres et stort arbeid med ENØK knyttet til et fellesprosjekt i Knutepunktet. Det gjøres en del løpende vedlikehold, men tilgjengelige ressurser begrenser arbeidet til det som er helt prekært at utføres. Vedlikeholdsarbeidet utføres primært av egne ressurser. Det jobbes også med tiltak og bedre kontroll av strømforbruket. En sammenligning av strømforbruk på formålsbyggene i kommunen 1. kvartal 2013 og 1. kvartal 2014 viser et redusert forbruk av strøm på kwh. Reduksjon i forbruk har også fortsatt i 2. kvartal sammenlignet med Anslått redusert forbruk 2. tertial sammenlignet med 2013 er anslått til rundt kwh. De fleste byggene har et mindreforbruk på ca %. Faktorer som kan påvirke dette er for eksempel et mer bevisst forhold til energibruk hos de ansatte, klima/ utetemperatur og drift/ tiltak i bygget. Teknisk har sendt ut et skriv med tips til strømsparing til alle avdelinger i kommunen i et forsøk på å bevisstgjøre de ansatte i forhold til strømforbruk. Dette er at arbeid vi vil fortsette med. Når det gjelder klima/ utetemperatur så var vinteren mildere i 2014, som også gir virkning for strømforbruket. Videre har strømprisene vært noe høyere i Dette medfører reduksjon i den reelle besparelsen av redusert forbruk. Personal: Årsverk Årsverk Faktisk bruk budsjett 2014 stillingshjemler stillingshjemler 40,2 42,9 39,7 3,1 3,3 2,9 Rad 1 er fellesområdet teknisk. Rad 2 er kultur. Økningen i hjemler fra budsjett skyldes at renholdere fra sykehjemmet er overført til teknisk. Området har fått noen reduksjoner i faktisk bruk av stillingshjemler, bla a med oppsigelser av deler av stillinger på renhold, samt et par permisjoner. Det er også enkelte vakanser. Arbeidet som er utført med kartlegging av renholdstjenester vil gi et grunnlag for gjennomgang av

27 behov for hjemler på de ulike stedene. Økonomi: Hovedtrekket er at personalkostnader ligger på eller noe under budsjett på de ulike ansvarene. Totale besparelser på personalkostander pr 2. tertial er tilnærmet kr 0,7 mill. som er i henhold til vedtatte besparelser (totalt 1,2 mill). Besparelsene kommer delvis på stillinger som er vakante. Det forventes at det arbeidet som gjøres utover året vil gi flere reduksjoner i lønnsutgifter som er permanente. Totalforbruk i 2. tertial er i følge regnskapet høyere enn budsjetterte tall. En del av dette skyldes periodisering. Et område som gir stort avvik er kalk hvor det har påløpt store utgifter. Dette vil dekkes gjennom overføringer fra staten som utbetales i slutten av året. For brøyting er det et reelt avvik i forhold til budsjett. Merforbruket første del av året er på kr 0,6 mill. Avviket gjelder for det totale brøytebudsjettet satt av for hele året. Denne budsjettposten må forventes å bli ytterligere overskredet i siste del av året med en normal vinter. Det er ikke realistisk å bruke avsatte vedlikeholdsmidler til å dekke dette avviket sett i lys av de kritiske behov for tiltak på vegene som er beskrevet over. Utgifter til strøm er høyere enn budsjettet. Det er over vist et betydelig redusert forbruk sammenlignet med tilsvarende periode i Kostnader til energi er basert på stipulert forbruk. Avregning skjer i januar hvert år, og redusert forbruk vil først bli synliggjort da. Ettersom strømpriser er høyere i 2014 enn 2013 ligger det an til at kostander for strøm i regnskapet for 2014 vil være rundt kr 1,1 mill over budsjett. Det er estimert ut fra tilsvarende kostnader i 4. kvartal 2014 som i 4. kvartal Regnskapet viser avvik på område barnehagebygg tilsvarende. Avviket skyldes kostnader som ikke er viderefakturert. Når alle aktuelle poster er viderefakturert forventes ansvaret å ligge på budsjett. Gebyrinntektene på byggesak er ca kr 0,4 mill. over budsjett. Dette kommer som følge av større saksmengde enn forventet. Normalt vil saksmengden på slutten av året bli noe lavere enn i sommermånedene. Gebyrinntekter for kartforretninger mm er i tertialet ca 0,2 mill. under budsjett. Dette tilsvarer nivået på saker som ennå ikke er fakturert. Det rapporteres derfor ikke om avvik på dette området. Det er noe reduserte gebyrinntekter i starten av året. Dette skyldes bla. a at det til nå i år ikke er arbeidet med arealplaner. Dette forventes å jevne seg ut over året, men det er ingen sikkerhet for de aktuelle inntektene. Erfaring tilsier likevel at prognose for året vil være i tråd med inntekter i budsjett.

28 Totalt for teknisk rapporteres pr 2. tertial en årsprognose med negativt avvik på ca kr 1,5 mill. Ressurssenteret Regnskap pr Budsjett pr Budsjett 2014 Årsprognose 2014 Avvik budsjett/årsprognose 2014 Ressurssenter Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Driftsoppgaver og tiltak: Ressurssenteret ble etablert Med hensyn til budsjett, regnskap og personal er det fortsatt noen endringer som ikke er fullført. Etablering av et nytt tjenesteområde tar tid og er krevende. Resultat i forhold til ressursbruk og samordning av tjenester må dermed ses over tid. PP-tjenesten får flere henvisninger og har for tiden noe ventetid. Det arbeides med å gå gjennom de som får logopedhjelp for å se om det er mulig å få ned utgiftene. SLT-koordinator stillingen er økt til 100 %, finansiert med eksterne prosjektmidler. Flyktningetjenesten arbeider med å bosette i tråd med det antallet som er vedtatt. Helsestasjonen har stort press pga innføring av ny vaksine og nye rutiner knyttet til oppfølging av nyfødte. Det er nylig tilsatt vikar i 40 % stilling knyttet til psykisk helse for barn og unge.

29 Barneverntjenesten har flere tunge saker og stort trykk i saksbehandling. Det arbeides med prosessen fram mot felles barnevern med Lillesand. Det er også et prosjekt for å se på et utvidet samarbeid eller sammenslåing med flere av Knutepunktkommunene. Psykiatrisk sykepleie har et jevnt antall brukere og aktivitetsnivå. Det arbeides med å oppgradere aktivitetslokalene. Personal: Årsverk budsjett Årsverk stillingshjemler Faktisk bruk 2014 stillings-hjemler 19,2 20,2 20,2 Økning i årsverk skyldes i hovedsak følgende: SLT-koordinator øker med 0,4 prosjektstilling. Flyktningetjenesten er inne i en planlagt opptrappingsplan og har økt med 0,1 stilling. Helsestasjonen er tilført 0,5 stilling i tråd med budsjett, samt at det er 15 % prosjektstilling finansiert av Helsedirektoratet. Fra 1. august ble det ansatt ny konstituert leder for Ressurssenteret som tar med seg faglederoppgaver innen flyktning og prosjektledelse tidlig innsats. Det har vært et par nyansettelser i vikariater i august, ellers stabilt mht personal. For Ressurssenteret sett under ett var sykefraværet i august 1,2 %. For 2. tertial var sykefraværet 0,9 % for ansatte i de ansvarsområdene som nå er i Ressurssenteret. Det lave sykefraværet er et godt utgangspunkt for videre arbeid med drift og videreutvikling av området. Økonomi: På grunn av at det er noen endringer som ikke er fullført, gir ikke regnskapet et helt korrekt bilde. For noen ansvarsområder er det ikke sammenlignbare tall. Tjenesteområdet er styrket i tråd med budsjett til helsestasjon og ledelse av enheten, men det må i tillegg brukes prosjektmidler. For Ressurssenteret sett under ett ligger det an til å bli et merforbruk på kr 0,6 mill. i inneværende år. Det arbeides jevnt over med å tilpasse drift til budsjett, og det ligger an til et mindreforbruk på ca ,- fordelt på flere ansvarsområder. Samtidig har barnevern og PPT betydelig merforbruk på totalt kr 1,5 mill.

30 PP-tjenesten ligger an til et merforbruk på kr 0,1 mill. Dette skyldes kjøp av tjenester fra andre som stort sett er utgifter til logoped. SLT-regnskapet er i tråd med budsjettet. Det blir tilført eksterne prosjektmidler for å dekke stillingsøkningen. Flyktningetjenesten ligger an til et mindreforbruk på omtrent kr 0,4 mill. Dette skyldes i hovedsak at det ikke er blitt stillingsøkning i tråd med det som var planlagt. På grunn av flere beboere på SANA Birkeland (Statlige mottak for asylsøkere) er vertskommunetilskuddet økt. Det ser ut til å bli omtrent kr 0,3 mill. i merinntekt. Helsestasjonen er i balanse. Barnevernstjenesten får et betydelig merforbruk inneværende år. Dette er i hovedsak økte utgifter til institusjonsplasseringer, fosterhjemsgodtgjøring og sakkyndig bistand. Det er også et mindreforbruk knyttet til blant annet avlastning og engasjementer. Ut fra det som vi vet nå, ser det ut til å bli et merforbruk på ca kr 1,4 mill. inneværende år. Psykiatrisk sykepleie ser ut til å få et mindreforbruk på omtrent kr 0,2 mill. Dette vises ikke i regnskapet da det er feilføringer mht ansatte og lønn. Det arbeides med å rette opp i dette.

31 Skole og barnehage Skole og barnehage Regnskap pr Budsjett pr Budsjett 2014 Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Års-prognose 2014 Avvik budsjett/årsprognose 2014 Netto Driftsoppgaver og tiltak: Fra 1. august er det gjennomført en organisasjonsendring ved etablering av Ressurssenter. Tjenesteområdet rapporterer nå på barnehage, skole og kulturskole. Barnehage- og skoleår er godt i gang, og kommunen ble i svært liten grad påvirket av arbeidskonflikten mellom KS og utdanningsforbundet. Både barnehage og skole har nå fått vedtatt nye handlingsplaner i kommunestyret som skal følges opp med egne virksomhetsplaner ved hver avdeling og felles kompetansetiltak. Dette er en god plattform for arbeidet med å øke kvaliteten fremover i både barnehage og skole. Det er nå avgjørende for videre utvikling at det utarbeides gode framdriftsplaner der de kommunale satsningsområdene for skole og barnehage kobles langsiktig opp mot eksterne kompetanseprosjekter og samarbeidssatsninger. Organisasjonen har et høyt ambisjonsnivå, men må likevel være tålmodig og jobbe langsiktig. Det er nedsatt egne arbeidsgrupper/framdriftsgrupper innenfor flere områder, og samarbeidet med politisk referansegruppe vil fortsette. Foreløpige tall viser en svak nedgang i antall elever med spesialundervisning, men dette vil først kunne bekreftes endelig gjennom den offisielle GSI målingen som har 1. oktober som telledato. Vi har også store forventninger til at samarbeidet mellom barnehage og skole inn mot det nye Ressurssenteret vil gi gode resultater. Likevel vil vi allerede nå påpeke at man i løpet av høsten bør gjennomgå de tjenestene som ble overført fra gamle skole- og oppvekst til ressurssenteret. Det gjelder spesielt for de som utfører spes.ped. tiltak for barn i barnehagen. Kommunene bestemmer selv hvor leksehjelp skal settes inn, og Valstrand forsøker nå ut ordning med leksehjelp i ungdomskolen. Her er vi tidlig ute sammenlignet med mange andre kommuner. Personal: Det er flere nye ledere i organisasjonen fra 1.august. Kulturskolen har ny konstituert rektor i Nina Martinsen, Valstrand skole har ny konstituert rektor i Birte Kittelsen og Voksenopplæringen har ny konstituert rektor i Karl Axel Moen. Vi har for første gang på lenge lærere og ledere i gang med etter og videreutdanningsløp. Det betyr fire lærere, to på rektorskole og en på styrerutdanning for barnehage. Behovet og ønsket har vært stort lenge, men hovedårsaken nå er at den statlige finansieringen er kraftig forbedret. Det er også flyttet en 20 % ressurs fra skolene og over i en kommunal IT ressurs for skolene. Dette har også i lang tid vært et ønske og et behov. Kortidsfraværet i skole og barnehage er lavt og det forteller oss at de ansatte står i krevende oppgaver på en god måte og at avdelingenes leder har lykkes med å ivareta sine medarbeidere i

32 krevende tider. Langtidsfraværet har sine egne årsaker og kommenteres ikke her utover at de ser i liten grad ut til å ha sammenheng med arbeidsforholdene. Årsverkene rapporteres med utgangspunkt i budsjetterte stillingshjemler etter at overførte hjemler til Ressurssenteret er trukket fra. Faktisk bruk er beregnet ut fra forbruk i august inkl stillinger som er godkjent for tilsetting. Det ligger fortsatt en usikkerhet i om utgangspunktet er korrekt nok. Årsaken ligger først og fremst i hvordan spesialpedagogiske tiltak i barnehage har vært ført og i forhold knyttet til elever fra andre kommuner med ekstern finansiering. Årsverk Årsverk Faktisk bruk budsjett 2014 stillingshjemler stillingshjemler 140,2 XX 138,1 Tallene er forklart i tabellen nedenfor. Selv om vi har forbedret presisjonsnivået med i større grad å synliggjøre både reduksjoner og økninger, så er det fortsatt usikkerheter knyttet til tallene. Usikkerhetene relateres til om utgangspunktet er presist nok (budsjett 2014 ), forhold knyttet til føring av spes.ped tiltak i barnehage, overgang til nye ledere og ledere i permisjon og elever fra andre kommuner som utløser ekstra ressurs med ekstern finansiering. Tabellen viser årsverk/hjemler fordelt på avdelinger pr. august 2014: Hjemler i Reduksjon Økning av Årsverk i bruk Kommentarer budsjett av årsverk i Årsverk I Pr Pr ( inkl tilsettinger som er godkjent av omplass.utv. Birkeland bhg 9,8 0,2 10,0 Her er det usikkerheter pga spes.ped tiltak og lederskifter Natveitå. bhg 15,4 0,2 15,6 Det var budsjettert med 16,00 fra august så det kan også vurderes som en red. Engesl. bhg 6,2 1,8 4,4 Midlertidig pga redusert barnetall Herefoss skole/sfo 5,2 0,4 4,84,6 stillinger på lærere 0,3 stillinger SFO Engesl skole/sfo 14,8 1,0 15,1 Tallet er reelt sett lavere pga høye refusjoner med redusert vikarbruk. Synliggjort med ett årsverk Valstrand 25,7 1,6 24,1

33 Birkel. 44,6 0,5 2,2 46,8 Reduksjonen er snitt på Skole/sfo midlertidige reduksj. Økningen er relatert til helt nødvendige behov. Ca 2,8 årverk har ekstern refusjon VO+ mottsk. 10,2 10,1 Tallene viser 10,3, men reell innsparing nå gir Kulturskolen 5,8 0,3 5,5 Inkl Lillesand, reduksjon pga bortfall av kulturskoletimen fra august Sentral bhg+skole 2,6 1,0 1,6 Rådgiver sluttet 1. mars Deler av hjemmel er brukt utenom skole/bhg Totalt 140,2 6,5 2,6 138,1 Forskjellen knyttes til skjønnsvurdering av midlertidige red., beregning av spes.ped og behov for presiseringer fra Engesland skole pga rektors permisjon i rapporteringsperioden Økonomi: Økonomien baserer seg på budsjettet etter budsjettregulering jfr første tertial. Kulturskolen forventes å være i balanse ved årsslutt. Skole sentralt forventes med et overforbruk på ca kr 0,5 mill. Dette er fortsatt usikre tall pga. elever i andre kommuner, fordeling av skysskostnader og endelig bruk av prosjektmidler. Barnehage sentralt forventes å være i balanse eller med et lite overforbruk mht spes.ped tiltak, tilskudd til private peker i retning av overforbruk mens refusjoner til barn i andre kommuner ser ut til å få et underforbruk. Totalt sett er det sannsynlig at området går i balanse, men dette er det usikkerhet rundt. Neste års utbetalinger til private barnehager vil bli basert på kommunalt regnskap for Dette vil være mer forutsigbart, men fortsatt er det svært problematisk at tilskuddene beregnes på bakgrunn av kommunal drift. Forutsetningen for at barnehageområdet sentralt, inkl tilskudd til de private, skal kunne gå i balanse, er at de kommunale barnehagene bedrer budsjettsituasjonen i forhold til budsjettbalanse ut året. Barnehagene Natveitåsen barnehage forventes pr d.d ikke helt i balanse inkl innsparingskravet, men de er en stor barnehage og utnytter potensialet godt. Det er derfor ikke umulig at de klarer det. Engesland barnehage har underforbruk pga nedbemanning pga reduserte barnetall. De ser i tillegg ut til å klare

34 innsparingskravet. Birkeland barnehage er den barnehagen som sliter mest opp mot budsjett. Dette flere årsaker, men her pekes det spesielt på at de er den barnehagen som har hatt størst utfordringer pga barn med spesielle behov. Totalt sett kan det pr d.d være en realistisk forventning at barnehagene totalt sett klarer å oppnå balanse. Skolene Valstrand ser ut til å kunne gå i balanse eller litt bedre i forhold til opprinnelig budsjett, men vil slite med å klare et innsparingskrav utover dette på kr 0,6 mill. Valstrand har fått nye krevende utfordringer som vil bety økt bruk av ressurser og som gjør dette vanskeligere. Birkeland skole forventer også totalt sett et overforbruk inkl innsparingskrav på kr 0,6 mill. Overforbruket på de to store skolene kan bli opp mot 1 mill, men de kjører samtidig meget stramt for å ta inn mest mulig. Engesland forventes i balanse eller bedre. Årsaken er stram styring mht vikar både ved kortere og lengre fravær. Herefoss skole er i en litt spesiell situasjon ut fra en nedbemanningssituasjon. Skolen har nå kun lærere som ansatte, men det har tatt tid å få overført øvrige ansatte til nye arbeidsplasser. Det ser derfor ut som om skolen har et høyere forbruk enn de i realiteten har. Realistisk sett kan man håpe på at Herefoss og Engesland totalt sett går med et lite overforbruk, men trolig ikke helt i balanse. Voksenopplæring/mottaksskolen har fortsatt en stor utfordring mht for høyt budsjetterte inntekter og muligheter for omlegging mht gruppestørrelser osv. Det bør nå utredes om ikke denne skolen både som organisasjon og mht fysisk plassering vil styrkes ved å sees i sammenheng med Valstrand. Det er i dagens situasjon vanskelig å fastslå nøyaktig prognose for overforbruk, men det vil trolig totalt sett bli opp mot 1,5 mill. I forhold til tidligere prognoser er det nå spesielt Birkeland skole som melder om høyere forbruk enn tidligere. For tjenesteområdet totalt sett forventes et overforbruk fra kr 2,0 2,5 mill. Det arbeides hardt i alle ledd for å redusere dette. Blant annet så viser erfaring at inntekter/refusjoner ofte er undervurdert og at man ved hardt arbeid kan lykkes i å utnytte dette. Tabell overforbruk Skole sentralt Hovedsakelig skyss og elever i andre kommuner. Barnehage sentralt 0 Usikkert pga spes.ped, barn i andre kommuner og helt

35 avhengig av lave kostnader i de kommunale barnehager Barnehagene 0 Forventes totalt sett noe bedre enn budsjett Skolene Beste kalkyle betinger at de lykkes med lave vikarkostnader Voksenopplæring/ Mottaksskole Dårligere enn tidligere meldt. Noe er kostnader, men en vesentlig del er lavere inntekter Kulturskolen 0 Totalt Dette er et pr d.d. optimistisk estimat

36 Helse og velferd Helse og velferd Regnskap pr Budsjett pr Budsjett 2014 Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Års-prognose 2014 Avvik budsjett/årsprognose 2014 Netto Driftsoppgaver og tiltak: Helse og velferd har gjennom hele året hatt fokus på omstillingsprosess, der målet har vært å tilpasse både dagens og fremtidens tjenestebehov. Prosessen har vært utfordrende, og omfattet mange ansatte. Det er nå funnet løsninger for alle assistenter og helsefagarbeidere som ble berørt av nedbemanning og ny turnus på sykehjemmet og i hjemmesykepleien. Ny turnus starter 6. oktober. Omstillingsprosessen omfatter ikke bare ansatte, men også våre tjenestemottakere og deres pårørende. Det merkes når tjenesteytingen skal forskyves, ved at sykehjemsplasser reduseres, og hjemmetjenester i større grad skal gis. I Birkenes kommune, har terskelen for å få sykehjemsplass vært relativt lav, på grunn av svært god sykehjemsdekning. Dette har skapt forventninger om at våre innbyggere skal få plass når de selv ønsker det. Nå er det et langt større fokus på at langtidsopphold tildeles bare de som har et omfattende, døgnkontinuerlig bistandsbehov på grunn av stor funksjonssvikt/oftest langt kommen demenssykdom, hvor det ikke er mulig å oppfylle bistandsbehovet i eget hjem eller annen tilpasset bolig. Resultatet av dette, er at noen som har hatt sitt hjem på sykehjemmet, anbefales å flytte til Rognlia, der det gis heldøgns omsorg- og pleie. Det er gjort en grundig og faglig vurdering i forhold til hvordan de fire gjenstående gruppene på sykehjemmet skal se ut. Dette har resultert i en beslutning om at to grupper skal være tilpasset demente, det blir en rehabiliteringsgruppe, og en langtidsavdeling primært for somatisk syke. De som har langtidsplass pr. i dag, må påregne og flytte til annen gruppe pga denne endringen. Både ansatte, beboere og deres pårørende har vært involvert i dette arbeidet. Hjemmetjenesten ble fra 1. august utvidet med avdelingene fysio, ergoterapi og aktivitetssenter. Dette er i tråd med strategien, og vil styrke et samordnet tjenestetilbud. De tjenester som nå ligger til enhet for hjemmetjenester, vil kunne samhandle på en bedre måte, og målet er å gi riktig kvalitet på tjenestene med målrettet ressursbruk. NAV kommune har i årets første 8 måneder arbeidet i henhold til tildelte oppgaver. Avdelingen har fått mange nye brukere innen feltet økonomisk sosialhjelp så langt, og det fremkommer også et økende antall ungdommer med drop-outs og rusproblemer på NAVs kundelister. I tillegg kommer et økende antall henvendelser for økonomisk rådgivning, og gjeldsrådgivningen er økende.

37 Boveiledertjenesten ser en økning på søknader om støttekontakt og omsorgslønn. Et prosjektsamarbeid med Grimstad og Lillesand kommune er igangsatt for å kunne gi et bedre fritidstilbud på tvers av kommunegrensene til unge under 18 år med vedtak på støttekontakt. I en av boligene er det ledig kapasitet på en plass, og det driftes med noe lavere bemanning. Digerhaug 2 har byggestart først i oktober. De berørte er informert. Personal: Endelig reduksjon av stillinger igangsettes ved oppstart av ny turnus. Som tidligere nevnt, har bemanningen allerede vært redusert over tid, pga av at reduksjon av plasser er blitt effektuert på Rognlia, allerede fra før sommeren. Vakante stillinger har blitt holdt midlertidig ledige, i påvente av at alt skal falle på plass i forhold til tidsplanen gjeldende omstillingen. Hos NAV er det fra mars 2014 vært ansatt en person i 20 % stilling for 9 måneder for å avhjelpe i forhold til saker innen økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning. Vedkommende lønnes etter regulativet for pensjonister. I omstillingsprosessen er det blitt klart at for å lykkes, er tydelig ledelse og god informasjon svært viktig på alle nivåer. Det som over tid har vært en utfordring i forhold til lederes mangel på støttefunksjoner, er om mulig blitt enda tydeligere i omstillingsprosessen. Det er ønskelig at ledere skal kunne utøve ledelse på et tilfredsstillende nivå, samtidig som de administrative oppgavene blir ivaretatt. Det vil i forbindelse med økonomiplanarbeidet vurderes hva som skal til for at dette kan løses på en bedre måte enn i dag. Sykefravær for tjenesteområde er 13,1 %. For 2013 var fraværet 13,8 % i samme periode. Dette er urovekkende høyt, og årsakene er sammensatte. Det er stor sannsynlighet for at det er en sammenheng mellom fravær og omstilling. Den enkelte sykemeldte følges opp, og det sees en økning av samtaler i- og henvisninger til møteplassen. Det er også gjort et vedtak i AMU, om at de ledere som har avdelinger med sykefravær over 10 % spesielt skal bli fulgt opp, i f.t. tilbud om samtaler og informasjon om de muligheter som finnes i forhold til tilbakeføring til arbeid for den enkelte ansatte. Ved sykehjemmet og i boveiledertjenesten er NAVs arbeidslivssenter allerede inne med bistand. Årsverk Årsverk Faktisk bruk budsjett 2014 stillingshjemler stillingshjemler 107,41 105,3 82,7

38 Fra , ble 3,3 årsverk, gjeldende psykisk helse flyttet fra Tjenesteområdet Helse og velferd til Ressurssenteret, og fra reduseres antall årsverk på sykehjemmet med 6,5. Allikevel er det slik at flere stillinger dekket på timebasis i kortere eller lengre perioder. Dette innebærer at faktisk bruk av hjemler fremdeles vil være høyere enn det som da vil fremkomme i hjemmelsoversikten. Økonomi: Tjenesteområdet har i sin helhet et mindreforbruk hittil i år. Noe av dette skyldes til dels store utgifter, slik som ferieavvikling og kjøp av tjenester fra andre kommuner, og som ikke er periodisert. En annen medvirkende årsak, er en noe for høy budsjettering av pensjonskostnader, slik at utgiftene ikke er i tråd med budsjett. Det er kun de tillegg som utbetales som månedslønn det skal beregnes pensjon av, og som skal meldes til KLP. Gjennom året frem til nå, er mange stillinger holdt vakante og de er blitt dekket opp på timebasis. Pensjonskostnaden faller da bort. De stillinger som dekkes inn av pensjonister, skal det heller ikke beregnes pensjon av. Vakante stillinger holdt midlertidig ledige, noe som igjen gir et mindreforbruk på fastlønn i enkelte avdelinger. På fellesområdet er det i budsjettet satt av kr 0,6 mill. til lønn engasjementer. Dette var tiltenkt forventede, økte behov. Kr 0,5 mill. av disse kan dekkes inn av hjemmetjenestens budsjettramme. Hjemmetjenesten får allikevel et mindreforbruk på anslagsvis kr 0,2 mill. Fra 01.08, ble fysioterapi, ergoterapi og aktivitetssenter innlemmet i enhet for hjemmetjenester. Disse avdelingene ser ut til å få et mindreforbruk på henholdsvis rundt kr 0,5 mill. og kr 0,05 mill. Dette skyldes at stillinger er holdt vakante, og at det ikke er leid inn ved fravær. Dette er ugunstig over tid, siden det demper aktiviteten, som i stor grad er tidlig innsats. Ledige stillinger er nå besatt. Dette gjelder både kommunale og private fysioterapeuter. Sykehjemmet får et merforbruk på mellom kr 1,6 og 1,8 mill. Hovedårsaken til dette er redusert oppholdsbetaling som følge av nedtrapping av antall rom. Det har vært helt nødvendig i omstillingen å ha fokus på ikke å fylle opp ledige plasser. På den måten er det ryddet plass til ny drift på Rognlia. Samtidig er det fokus på å holde plasser til tidsbegrensede opphold, for å øke fleksibiliteten i tjenesten. På den måten kan det gis avlastning og korttidsopphold til hjemmeboende, og pasienter kan tas i mot fra sykehuset slik avtale om dette forventer av oss. Kostnaden ved redusert oppholdsbetaling er ca. 0,1 mill. pr mnd. Innsparing på fastlønn blir mindre enn i utgangspunktet forventet, pga. at nedbemanningsprosessen har tatt lengre tid enn planlagt. Redusert drift trer i kraft fra 6. oktober, og det antas at innsparingen blir opp i mot kr 0,8 mill. Kravet er kr 1,4 mill. Noe av lærdommen ved omstillingsprosessen har vært, at det faktisk må ta tid, når alt og alle skal ivaretas på en forsvarlig måte.

39 Kjøkken, kantine og vaskeri får et mindreforbruk for året på anslagsvis kr 0,2 mill. Hovedårsaken til dette er at det var budsjettert med lønnsmidler for lærling for hele året, og at denne ikke var på plass før etter sommeren. Kjøkken/kantine og vaskeri legges til Enhet sykehjemmet fra 6. oktober. Dette gjøres fordi kjøkken og vaskeri i hovedsak betjener sykehjemmet i sitt daglige virke. Årsaken til mindreforbruk på ca. kr0,6 mill. i Boveiledertjenesten skyldes i hovedsak at byggetrinn 2 på Digerhaug ikke er igangsatt, og at man ikke har tilstrekkelig med støttekontakter og avlastningshjem. Ingen av NAVs ansvarsområder har store overforbruk, men det er verd å merke seg at utgiftene til økonomisk sosialhjelp er større enn det som er vanlig. Dette skyldes et økt antall brukere og redusert statlig støtte til kurs og tiltak for ungdom. Overforbruket på denne kontoen forventes å bli kr 0,2 mill. i Totalt sett vil NAV kunne komme ut i balanse for året i sin helhet. Den kommunale medfinansieringen av spesialisthelsetjenesten viser seg å bli nærmere 0,4 mill. høyere enn antatt. Kommunene må forholde seg til beregnet beløp, som justeres på grunnlag av innrapporterte data. Variasjonene innenfor de ulike ansvarsområdene er i bevegelse ut året, men slik det ser ut pr. i dag, er det estimert en årsprognose for tjenesteområdet som ligge mellom et positivt avvik på kr 0,4 mill og et negativt avvik på 0,1mill. Servicesenter Regnskap pr Budsjett pr Budsjett 2014 Servicesenter Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Års-prognose 2012 Avvik budsjett/årsprognose 2014

40 Netto Driftsoppgaver og tiltak: Med virkning fra 1. august er stabs- og støttefunksjoner samlet under felles ledelse. Fra samme tidspunkt har Kommunale fellesområder endret navn til Servicesenter. Det har også i 2. tertial pågått omstillinger i kommunen, både innen Servicesenteret, men også i tjenesteområdene. Dette har medført et høyt aktivitetsnivå i Servicesenterets avdelinger. Dette er kommentert nærmere nedenfor. Servicetorvet/arkiv Avdelingen har hatt høy aktivitet ifm. forberedelse, driftssetting og vedlikehold av nytt brukergrensesnitt på saksbehandlersystemet, samt ny politisk møteportal. I tillegg har, som nevnt over, aktivitetsnivået i organiasjonen forøvrig vært unormalt høyt med bl a innføring av eiendomsskatt og økt press på byggesaksavdeling. Dette medfører også merarbeid for avdelingen og da spesielt arkivtjenesten. IKT og beredskap Frem til 30. april var IKT en del Servicesenteret, og leverte tjenester innen IT drift, informasjon, prosjektledelse og beredskap til Birkenes kommune. Fra 1. mai inngår den operative delen av IT som en del av KR-IKT (felles fag- og driftsmiljø for Birkenes, Iveland, Kristiansand, Lillesand og Songdalen kommuner). Fra 1. mai ivaretar IKT formelt kun kjøp av IT-tjenester, samt Birkenes kommunes andel av prosjektkostnader knyttet til etablering av KR-IKT. Det er foreløpig ikke etablert en SLA mellom KR- IKT og kommunene, men arbeidet er i gang. Arbeidet med å opprette høyhastighetsforbindelse mellom kommunene og så flytte serverrommet til Kristiansand er i gang. Siste fase i sammenslåingen samordning av dataprogrammene vil forhåpentligvis skje ila Fasen er den mest tids- og ressurskrevende delen av sammenslåingen. IKT-rådgiver overtok i mars 2014 beredskapskoordinatorrollen. Samtidig fikk vi et tilsyn som resulterte i seks avvik og fire merknader. Dette tilsynet resulterer i at vi i 2014 må arbeide i alle tjenesteområdene, og på de fleste avdelingene, med å lukke avvik. Det er etablert et permanent beredskapsteam bestående av tre personer; to fra Servicesenteret og en fra Teknisk. Dette er et arbeid som ikke var planlagt, men som er helt nødvendig å gjennomføre. Det krever mye tid og ressurser i hele organisasjonen, og kommer i tillegg til løpende drift og andre nødvendige tiltak som må gjennomføres. Kommunestyret vil i desember få en sak om beredskapsplan basert på nye ROSanalyser fra avdelingene og en overordnet ROS-analyse fra rådmannens ledergruppe. Beredskapsplanen blir så en del av kommuneplanverket, og blir gjenstand for årlig gjennomgang. Personal Omstilling og nedbemanning krever svært mye tid og oppmerksomhet av ressurser på personal for å få forsvarlige prosesser. Dette medfører at avdelingen ikke har fått løst alle andre oppgaver med den fremdrift som har vært planlagt. Dette betyr bla. at kvalitetssystemprosjektet blir forsinket, og at avdelingen må øke kapasiteten for å få gjennomført andre nødvendige tiltak innen personalområdet. Fra august er kapasitet økt midlertidig for å ivareta både utviklingsoppgaver og løpende drift innen dette fagområdet Økonomikontoret (lønn og regnskap)

41 Frem til 31. april var økonomikontoret en del av Servicesenteret, og leverte tjenester innen lønn og regnskap til Birkenes kommune. Fra 1. mai inngår den operative delen av økonomikontoret som en del av Struktur1 (regnskap og lønn for Birkenes og Lillesand kommuner). Fra 1. mai ivaretar økonomikontoret kun kjøp av lønns- og regnskapstjenester, kjøp av kemnertjenester, samt Birkenes kommunes andel av prosjektkostnader knyttet til etablering av Struktur1. Det er etablert ServiceLeveranseAvtale mellom Struktur1 og Lillesand og Birkenes kommune. Det er startet et arbeid slik at Struktur1 legger til rette slik at begge kommunene kan ha mest mulig ensartede måter å operere på i forhold til grensesnittet mot Struktur1. Dette for å effektivisere Struktur1, men ikke minst legge forhold best mulig til rette for personal- og budsjettansvarlige, men også andre i begge kommunene som bruker tjenestene til Struktur1. Med virkning fra 1. januar 2015 vil økonomikontoret som eget ansvarsområde bli avviklet. Gjenstående budsjettposter vil bli ivaretatt innunder avdelingen Stab-fellestiltak. Stab-fellestiltak Området består av rådmann, økonomisjef og controller. Som følge av høyt aktivitetsnivå og endringer som pågår innen alle tjenesteområdene, medfører det også stor belastning på stab/fellestiltak. Den økonomiske situasjonen i kommunen krever tett oppfølging av den løpende operative driften, samtidig som prosjekter som går på tvers av to eller flere tjenesteområder/avdelinger skal koordineres og følges opp. I 2. tertial har det vært jobbet med finansiell risiko- og sårbarhetsanalyse. Denne skal igjen danne grunnlaget for utarbeidelse av en finansstrategi for kommunen, og den skal dekke utredningsbestillingen fra kommunestyret i budsjettvedtaket for Analysen ferdigstilles i september. Eiendomsskatteprosjektet har også krevd oppfølging i 2. tertial. Det oppstod tekniske problemer mht. fakturagrunnlaget. Dette medførte forsinkelser i utsendelse av fakturaene for både 1. halvår og 2. halvår. Arbeidet med nedbemanning og omplassering har krevd mye tid og arbeid i 2. tertial også. Personal: Som følge av organisasjonsmessige endringer innen flere av ansvarsområdene som er knyttet til Servicesenteret, har det vært bevegelser av stillingshjemler i forhold til opprinnelig budsjett for Servicesenteret. Tabellen nedenfor, med tilhørende kommentarer under tabellen viser og forklare bevegelsene. Årsverk budsjett 2014 Årsverk stillingshjemler Faktisk bruk stillingshjemler Ansvar 4300 Kommunestyre, utvalg mm. 1,0 1,0 1, Servicetorv 3,2 3,1 3, 4312 Sentralbord 0,5 0,5 0, Arkiv (inkl. personvern 10%) 1,3 1,6 1,6 Sum Servicetorv/arkiv 6,0 6,2 6, IT-virksomhet 3,0 1,0 1, Stab 4,0 4,0 4, Hovedtillitsvalgt 1,1 1,3 1, Hovedverneombud 0,2 0,2 0, Omstilling og opplæring - 1 2,0 Sum personal 1,3 2,5 3,5

42 6500 Økonomikontoret 3,7 0,0 0,0 Sum Servicesenter 17,9 13,7 14,7 Servicetorv/arkiv/ordfører 0,2 årsverk er overført fra økonomikontoret som følge av at administrasjon av startlån er lagt til Servicetorvet. IT-virksomhet Formell overføring av 2 medarbeidere innen IT fra Birkenes kommune til KR-IKT skjedde 1. mai. Det vil derimot være en glidende overgang før driftspersonalet er flyttet fysisk over; ca. medio oktober Stab Består av rådmann, personalsjef, økonomisjef og controller. Bemanningen har vært stabil, og med lavt sykefravær. Personal Ansvar 6211 gjelder frikjøpte hovedtillitsvalgte. 0,24 % hjemmel som framkommer som et merforbruk, gjelder intern organisasjonstillittsvalgt i Utdanningsforbundet. Lønnsutgifter for denne hjemmelen refunderes fullt ut av Utdanningsforbundet. På ansvar Omstilling og opplæring er det opprettet en hjemmel for kvalitetsrådgiver i 100 % stilling. I tillegg er det fra august opprettet en 100 % prosjekthjemmel i et år hvor vedkommende skal jobbe spesifikt med organisasjonsutvikling. Økonomikontoret Pr. 31. august er det ingen ansatte ved økonomikontoret. Av det opprinnelige budsjettet på 3,65 årsverk, er 0,2 årsverk overført til Servicetorvet (Startlån), og 3,45 årsverk er overført til Struktur1. Økonomi: Servicetorv/arkiv Arkiv har et merforbruk på kr 0,2 mill. i forhold til periodisert budsjett. Det skyldes i stor grad utgifter til Aust-Agder Arkivet på kr 0,5 mill. som belastes en gang i året (1. kvartal). Avdelingen forventer en årsprognose innenfor budsjettramme.

43 IKT og beredskap Basert på endringene som er kommentert over i forhold til etablering av KR-IKT, er budsjettet til IT det samme som den gitte rammen. IT har overforbruk på denne kontoen for avtaler pr august sammenlignet med budsjett. Dette skyldes hovedsakelig periodisering, men både usikkerhet knyttet til hvor stor regning vi i 2014 får fra KR-IKT, samt forventet press på denne kontoen grunnet inngåtte avtaler før posten ble redusert, gjør at vi må forvente et negativt avvik på ca. kr 0,1-0,2 mill. Beredskapsarbeidet finansieres av eget ansvar (1140) og denne vil inneværende gå i balanse. Tiltak som følge av nye ROS-analyser vil bli innberettet til beredskapskoordinator og tatt med som drift eller investering i budsjettet for IKT og beredskap forventer en årsprognose med negativt avvik på ca. kr 0,15 mill. Personal Avdelingen har økt bemanningen med ansettelse av kvalitetsrådgiver, og inngåelse av et engasjement i et år fra august Dette for å få kapasitet til å jobbe med nødvendige utviklingsprosjekter innen fagområdet. I tillegg blir det et mindre merforbruk pga skifte av hovedtillitsvalgt. Som følge av ovennevnte, forventer Personal en årsprognose med negativt avvik på ca. kr 0,3 mill. Økonomikontoret Basert på endringene som er kommentert over i forhold til etablering av Struktur1, er budsjettet til økonomikontoret regulert innenfor rammen for å speile ny organisering fra 1. mai. Økonomikontoret har et negativt avvik på kr 1,1 mill. pr august sammenlignet med budsjett. Dette skyldes hovedsaklig periodisering (kjøp av tjenester fra Kemneren i Kristiansandregionen og kjøp av tjenester fra Struktur1).Det er påløpt kostnader knyttet til kjøp av ekstern prosjektledelse for etablering av Struktur1 som det ikke er avsatt budsjettmidler til (130'). Årsprognose tilsier at økonomikontoret kan få et negativt avvik på ca. kr 0,1 mill. Stab/Fellestiltak Ansvar 6100 Stab har et lite positivt avvik i forhold til budsjett pr. 2. tertial. Årsprognosen forventer å bli innenfor budsjettrammen. Ansvar 6200 Fellestiltak har et positivt avvik på kr 1,9 mill. pr. august. Dette skyldes primært gjenstående «pott» som er avsatt til årets lønnsoppgjør, og som ikke er fordelt til avdelingene ennå. «Potten» skal dekke budsjettmessig den delen av lønnsoppgjøret som ikke er avsluttet ennå, men det kan se ut til at det vil stå igjen ca kr 1,4 mill. av denne når lønnsoppgjøret er ferdig. Ellers er det et positivt avvik på budsjettposten spesialtiltak. Dette vil endre seg noe i 3. tertial som følge av kjøp av bistand knyttet til utarbeidelse av finansiell risiko- og sårbarhetsanalyse. Allikevel forventes denne budsjettposten å få et positivt avvik ved årsslutt på ca. kr. 0,3 mill. Det er videre budsjettert med kr 0,3 mill. i gebyrinntekter på utsendelse av papirfakturaer. Denne inntekten kommer ikke i Budsjettert positivt premieavvik på netto kr 4,2 mill. er det, som tidligere år, stor usikkerhet rundt. Prognoser mottatt fra KLP og SPK tilsier at netto premieavvik vil bli ca kr. 0,9 mill. lavere enn budsjettert.

44 Årsprognosen for stab/fellestiltak er, på bakgrunn av overnevnte kommentarer, estimert til å få et negativt avvik på kr 0,9 mill. På bakgrunn av kommentarene og estimatene ovenfor, forventer Servicesenteret samlet en årsprognose med negativt avvik på ca. kr 0,1 mill. Kirken Regnskap pr Budsjett pr Budsjett 2014 Års-prognose 2014 Avvik budsjett/årsprognose 2014 Kirken Sum andre kostnader Netto Kirken forventes å holde budsjettrammen på kr 3,8 mill.

45 Birkenes kommune Gjeldsrapport 2. tertial 2014

46 Gjeldsporteføljen 2

47 Nøkkeltall Lån (L) 379,6 379,6 391,1 Rentekompensasjonsordninger 41,5 41,5 Netto rentebærende gjeld 338,1 338,1 Antall lån Utestående finansielle ins trumenter 96,0 96,0 96,0 Gjennomsnittlig kredittmargin i forhold til NIBOR (Es timat) 0,20 % 0,20 % 0,19 % Finans ielle instrumenters andel av total gjeld 25,3 % 25,3 % 24,5 % Påløpte renter hittil i år 8,1 7,1 11,6 Periodens rente 3,1 % 3,1 % 3,1 % Gjenværende løpetid til forfall (gj.snitt) 22,7 22,7 23,2 25% < Andel lån med jus tering av rente innenfor 12 måneder < 50% 42,6 % 42,6 % 43,9 % Finans ieringsforfall innenfor 12 måneder 0,0 % 0,0 % 0,0 % Største lånegiver Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken Største lånegivers andel av total gjeld 61,8 % 61,8 % 60,8 % Enkeltlån 25,3 % 25,3 % 25,0 % Ubenyttende finans ieringsfullmakter (MNOK) 14,8 14,8 14,8 Eiendelenes vektede løpetid 2 < Durasjon i normalporteføljen < 5 ** 2,32 2,33 2,02 Duras jon for et enkelt instrument 5,68 5,71 6,18 Per var kommunens lånevolum MNOK 379,6 Porteføljen bestod per utgangen av året av 28 lån Kommunen har to derivatavtaler med Nordea på et samlet volum av MNOK 96,0 Gjennomsnittlig løpetid til forfall var 22,7 ved utgangen av august Andel lånevolum med flytende rente var 42,6 % Durasjon i gjeldsporteføljen var 2,32 3

48 Resultat Budsjett 2014 Rentekostnader - periodisert (MNOK) 8,1 14,0 Rentekostnader (%) 3,1 % 3,6 % Faktisk Referanse Sammenlignet med referanseindeks 3,1 % 2,9 % Periodisert rentekostnad per utgangen av august var 3,1%, budsjettert rentekostnad er 3,6 % Referanserenten er på 2,9 %. Referanserenten har tilsvarende renteforfallsstruktur som kommunens referanseportefølje 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % Faktisk - periodisert Referanse Grafen viser utvikling i periodisert rentekostnad, målt mot samme referanserente som i tabellen ovenfor. Historisk rentekostnad avviker fra referanserenten grunnet rentebytteavtaler og fastrentelån inngått på tidspunkt hvor rentenivået var høyere enn dagens rentenivå. Over tid vil faktisk rentekostnad nærme seg referanserenten. 0,0 %

49 Prognose rentekostnader Basis scenario 12,4 12,2 11,6 12,2 Budsjett 14,0 14,8 17,5 17,5 Høyt scenario 12,8 16,2 17,4 18,8 Lavt scenario 12,3 11,0 10,2 10,3 20,0 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 Basis scenario Høyt scenario Lavt scenario Budsjett Tabellen og grafen viser renteprognoser for Birkenes kommune for budsjettperioden Det er tatt utgangspunkt i avledede fremtidige renter fra rentekurven per 31.08, samt budsjetterte avdrag og låneopptak for Birkenes, for å utarbeide en prognose over kommunens rentekostnader frem til 2017 Det er utledet prognoser for tre ulike rentescenario, hvor basis scenario er det mest sannsynlige utfallet Ut i fra dette ser vi at rentekostnadsprognosen er under budsjett for 2014, og for budsjettperioden

50 Rentebindingsforfall 100% 80% 60% 40% 20% Referanse Faktisk portefølje 0% < 3 mnd >= 3 mnd < 1>= 1 år < 2 år>= 2 år < 3 år>= 3 år < 4 år>= 4 år < 5 år>= 6 år < 7 år>= 7 år < 8 år>= 8 år < 9 år >= 9 år < 10 år år >= 10 år < 11 >= 11 år < 12 år år > <= Virkelig Referanse Virkelig% Norm% ,6 94,9 42,6% 25,0% ,0 0,0% ,0 28,5 12,1% 7,5% ,0 28,5 0,0% 7,5% ,0 28,5 0,0% 7,5% ,5 28,5 7,8% 7,5% ,0 28,5 0,0% 7,5% ,5 28,5 20,9% 7,5% ,0 28,5 0,0% 7,5% ,6 28,5 8,9% 7,5% ,5 28,5 7,8% 7,5% ,0 28,5 0,0% 7,5% Total volum: 379,6 379,6 100,0% 100,0% Søylediagrammet viser oversikt renteforfallsstruktur for gjeldsporteføljen, samt referanseporteføljens renteforfallsstruktur. Grafen og tabellen viser at man ligger noenlunde på strategi, med en noe høyere flytende andel lån enn strategien tilsier 6

51 Aktiviteter hittil i år Långiver Dato Beløp Rente Forfall Kommentar Husbanken Nedbetaling av 6 Husbanklån, i tillegg til ekstraordinært avdrag på 1 Husbanklån. Resterende minimumsavdrag for Birkenes nedbetalte 6 Husbanklån, og et ekstraordinært avdrag, i mars på et samlet volum på MNOK 6,4. Dette var resterende minimumsavdrag for

52 Finansreglement Gjennomsnittlig gjenværende rentebinding (durasjon vektet rentebindingstid) på samlet rentebærende gjeld skal til en hver tid være mellom 2 og 5 år. Durasjon på gjeldsporteføljen var på 2,32 per Gjeldsporteføljen skal ha en fastrenteandel på minimum 50 % og maksimalt 75 % (lån med rentebinding 1 år frem i tid og over). Kommunen hadde et volum på 57,4% med fast rente per

53 Markedsutvikling 9

54 Rentekurven faller med politisk uro og sanksjoner Fall i lange renter Kraftig fall i lange renter gjennom sommeren Korte pengemarkedsrenter er tilnærmet uendret, men har tidlig høst vist tegn til å falle ytterligere Lange renter har falt inntil 0,70% pst 4,50 4,00 3,50 3,00 2,50 Rentekurvens utvikling Politisk uro Russland/Ukraina sanksjoner Lavere økonomisk vekst i Europa og også fra Kina Smitte på norske renter 2,00 1,50 3 m 1 år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år 10

55 Forventning til rentedannelse Korte renter ble notert til om lag 3,25% i november En foreløpig bunn rundt 1,65% er notert rundt årsskiftet. Norges Bank signaliserer igjen at renteoppgangen er utsatt i tid og forventer lave renter i hele prognoseperioden frem til 2017 Figuren til høyre viser at fremtidsrenten (grå kurve) sammenliknet Norges Banks prognose( grønn kurve). Markedet forventer, fortsatt ingen økning i rentene fra 2014 Styringsrentene er lave i hele Euroområdet og Sverige. Lav økonomisk vekst i Europa og lave styringsrenter bidrar også til at norske korte renter. 1,90% 1,85% 1,80% 1,75% 1,70% 1,65% 1,60% 1,55% 1,50% 1,45% 1,40% Fremtidsrentene peker fortsatt ned Spotrente Styringsrente NB Referansebanen Faktisk forward 11

56 Finansiering Prisen norske kommuner betaler for korte og mellomlange lån (kredittkostnad) har stort sett være uendret gjennom årets to første tertialer, jfr figur til hø For 10-års løpetid på kreditten har kredittpremien falt beskjedent (0,1%) Kommunale låntakere etterspør i stor utstrekning, kreditter med inntil 2 års løpetid. Det er fortsatt stor interesse for rentebinding på 3 år. bp (0,01%) mar.06 sep.06 mar.07 Kredittkostnad kommuner sep.07 mar.08 sep.08 mar.09 sep.09 mar.10 sep.10 mar.11 sep.11 mar.12 3m 5 år 10 år sep.12 mar.13 sep.13 mar.14 sep.14 12

57 Birkenes kommune Avkastningsrapport 2. tertial 2014

58 Innhold Markedsrapport..... Porteføljesammendrag... Aktivaallokering mot strategi Stressing av porteføljen.. Avkastning totalporteføljen og enkeltmandater.... Porteføljeoversikt totalporteføljen. Avkastningsoversikt I..... Avkastningsoversikt II

59 Markedsutvikling 3

60 Aksjemarkedet Etter en svak start på året for aksjer, har andre tertial vært preget av bred og solid oppgang på verdens børser som på ny har nådd nye toppnoteringer. Dette til tross for uro i Ukraina, Syria og Irak. Mye av grunnen til utviklingen i aksjemarkedene de siste årene skyldes, som tidligere skrevet, god tilgang på likviditet som følge av tiltak fra flere sentralbanker og dermed lave renter som gjør aksjer relativt sett mer attraktivt. Det siste året har vi dog også sett bedring i den globale økonomien, og både i USA og Europa kommer det bedrede makrotall. Et av aksjemarkedene som har hatt sterkest utvikling, både målt i NOK og i lokal valuta, er Oslo Børs. Statoil har vært en stor bidragsyter til dette, i all hovedsak som følge av uttalelser om økt kostnadsdisiplin, men også økt oljepris som følge av uroen i Irak. Statoilaksjens utvikling har ført til at OSEFX har hatt en del svakere utvikling enn OSEBX. Aksjer i fremvoksende markeder har også hatt en god utvikling i 2014, etter et svakt år i fjor. Aksjemarkedet i USA steg mye i august, etter gode andrekvartalstall. Hittil i år er OSEBX opp 11,2 prosent, og MSCI World (målt i NOK) er opp 9,3 prosent. I lokal valuta er MSCI World oppe i en avkastning på 7,2 prosent. Tertialsvis avkastning på Oslo Børs og internasjonale aksjemarkeder, målt i NOK 20,0 % USA Japan 15,0 % UK World Europe Emerging Markets 10,0 % OSEBX 5,0 % 0,0 % -5,0 % -10,0 % -15,0 % 2. tertial tertial tertial tertial 2014 Avkastning i internasjonale aksjemarkeder i lokal valuta 130 Norge, OSEBX Verden, MSCI World Fremv. markeder, MSCI EM USA, S&P 500 Eurosonen, FTSE Euro des. 13 jan. 14 feb. 14 mar. 14 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14 4

61 Rentemarkedet Av grafen til høyre ser vi at renter, både globalt og i Norge, har falt gjennom Dette, sammen med fallende kredittmarginer (se neste side), har ført til hyggelig avkastning på renteinvesteringer. 2,5 2 Statsrenter i utvalgte land Norge UK Sverige EU USA Det siste kvartalet har det vært mye snakk om faren for deflasjon i eurosonen. Den europeiske sentralbanken kuttet i juni renten til 0,15 prosentpoeng og i august ytterligere med 0,10 prosentpoeng. Samtidig ble innskuddsrenten kuttet ytterligere til minus 0,20 prosentpoeng. ECB kunngjorde også at de vil iverksette et omfattende oppkjøpsprogram for obligasjoner for å bedre kredittilførselen til privat sektor. 1,5 1 0,5 0 aug. 12 okt. 12 des. 12 feb. 13 apr. 13 jun. 13 aug. 13 okt. 13 des. 13 feb. 14 apr. 14 jun. 14 aug. 14 Den amerikanske sentralbanken begynte nedtrappingen av støttekjøpene i fjor høst og vil fortsette med å kutte USD 10 mrd per rentemøte. Etter at den amerikanske sentralbanksjefen kunngjorde at renten kunne heves 6 mnd etter avslutting av støttekjøpene steg de amerikanske rentene som vist ved grafen nederst til høyre. Norges Bank har også avholdt rentemøte i juni, og her overrasket de markedet med å senke rentebanen mer enn ventet, samtidig som første renteøkning ble forskjøvet til høst Dette medførte både til et rentefall og til en svekkelse i kronen. Utvikling i rentenivå 3,5 USA 5-årig swap Eurosonen 5-årig swap 3 Norge 5-årig swap 2,5 2 1,5 1 0,5 0 sep. 13okt. 13nov. 13des. 13jan. 14 feb. 14mar. 14apr. 14mai. 14jun. 14 jul. 14 aug. 14 5

62 Kredittmarkedet Grafen øverst til høyre viser utviklingen i kredittspreader i USA for 5-årige obligasjoner med IGrating. Kredittspreader har jevnt over vært fallende hittil i år. Det er selskapene med lavest rating som har hatt størst reduksjon i kredittpremiene. Dette ser vi tydelig i grafen øverst hvor BBB-segmentet har hatt det største fallet innenfor IG. Spreadene for høyrenteobligasjoner har også kommet inn og befinner seg nå på svært lave nivåer. Inngang i spreadene fører isolert sett til positiv renteavkastning. I grafen nederst til høyre ser vi utvikling i de store europeiske økonomienes statsrentenivå. Disse har vært jevnt synkende og konvergerende siden sommeren i Dette skyldes i stor grad Mario Draghi og hans kontinuerlige uttalelser om at alle midler er tilgjengelige for å holde lange obligasjonsrenter nede. Den brede investment grade-indeksen Barclays Capital Global Credit Index var opp 7,6 prosent ved utgangen av august High yield-indeksen Merrill Lynch HY BB/B var opp 6,4 prosent. Fallende kredittspreader og synkende, noe stigende i USA, renteutvikling har ført til god avkastning for renteinvesteringer jun. 11 aug. 11 okt. 11 Utvikling i kredittpåslag for Investment Grade obligasjoner des. feb. apr jun. 12 aug. 12 okt. 12 des. 12 feb. apr jun. 13 aug. 13 okt. 13 Utvikling i statsrenter for utvalgte land Frankrike Tyskland USA BBB og over A og over AA og over des. 13 feb. apr Italia Spania 0 sep. 12 des. 12 mar. 13 jun. 13 sep. 13 des. 13 mar. 14 jun. 14 jun. aug

63 Makrobildet Det kommer stadig bedrede økonomiske data fra flere regioner, og det er fortsatt forventninger om bedret økonomisk vekst. USA har sett en nedgang i arbeidsledighet, oppgang i boligpriser, som vist ved grafene nederst til høyre, og også forbruk og industriproduksjon viser høye veksttall. Den amerikanske sentralbanken fortsetter å trappe ned de kvantitative lettelsene og det er ventet at de vil avslutte oppkjøpene i løpet av våren ,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 Utvikling i arbeidsledighet Norge Euroområdet USA UK Sverige Japan I eurosonen kommer det stadig nye målinger som viser tiltakende vekst, men av grafen øverst til høyre ser vi at utviklingen i arbeidsledighet kun har falt svakt hittil i år. Arbeidsledigheten i eurosonen som helhet er på 11,6 prosent, men det er fremdeles store interne variasjoner blant landene. Siste registrerte tall viser en arbeidsledighet på 25,1 prosent i Spania, mens den er 5,1 prosent i Tyskland. Hittil i år har det vært økende fokus på fallende prisvekst i eurosonen, ECB kuttet renten i begynnelsen av september og kunngjorde at de vil iverksette kvantitative lettelser for å forhindre mulig deflasjon samt bedre kredittilførselen til privat sektor i Europa. På Norges Banks siste rentemøte ble estimatet for den økonomiske veksten i 2014 revidert svakt ned. 2,0 0,0 feb apr. 11 mar. 02 jun. 11 aug. 11 okt. 11 sep. 02 mar. 03 sep. 03 mar. 04 des. 11 Norge USA feb. 12 apr. 12 Storbritannia sep. 04 mar. 05 sep. 05 mar. 06 jun. 12 aug. 12 okt. 12 Utvikling i boligpriser sep. 06 mar. 07 sep. 07 mar. 08 des. 12 feb. 13 apr. 13 sep. 08 mar. 09 sep. 09 mar. 10 jun. 13 aug. 13 okt. 13 des. 13 sep. 10 mar. 11 sep. 11 mar. 12 feb. 14 apr. 14 jun. 14 sep. 12 mar. 13 sep. 13 mar. 14 7

64 Valuta I 2013 så vi en bred svekkelse av den norske kronen, og dette fortsatte inn i Denne trenden ble brutt i februar da verdien av kronen styrket seg mot alle de store valutaene internasjonale valutaene. Av figuren nederst til høyre, som viser den importveide kronekursen I-44, fremgår dette tydelig Daglig utvikling i valuta USD EUR JPY GBP Etter Norges Banks rentemøte hvor rentebanen ble senket, og renteøkningen skjøvet ytterligere ut i tid, svekket den norske valutaen seg kraftig og svekkelsen har fortsatt frem til utgangen av tertialet. Dette fremgår også tydelig av figuren nederst til høyre jan. 13 apr. 13 jul. 13 okt. 13 jan. 14 apr. 14 jul. 14 Importveid kronekurs jan. 12 mar. 12 mai. 12 jul. 12 sep. 12 nov. 12 jan. 13 mar. 13 mai. 13 jul. 13 sep. 13 nov. 13 jan. 14 mar. 14 mai. 14 8

65 Porteføljen 9

66 Porteføljesammendrag Porteføljens prestasjoner Per 31. august 2014 var markedsverdien av Birkenes kommunes portefølje MNOK 68,2. Ved utgangen av andre tertial har porteføljen gitt en avkastning på 5,2 prosent, noe som tilsvarer en mindreavkastning på 0,1 prosentpoeng. Siden oppfølgingens start har porteføljen gitt en årlig avkastning på 6,4 prosent. Dette er 0,5 prosentpoeng sterkere enn indeks. Globale aksjer forvaltes av Lansdowne, KLP og Danske Invest ved utgangen av andre tertial. Den globale aksjeporteføljen hittil i år gitt en avkastning på 6,1 prosent. Dette tilsvarer en mindreavkastning på 3,3 prosentpoeng. Mindreavkastningen hittil i år kan i stor grad tilskrives Lansdowne DMLO som har hatt en avkastning på 2,5 prosent mot indeks på 6,4 prosent. Lansdowne er et aktivt fond i ultra large cap growth segmenetet. Siden fondet er aktivt forvaltet er det forventet en høy tracking error i fondet. Dette er også bakgrunnen til at KLP Aksje Global Indeks I er i porteføljen, nettopp for å dempe noe av den aktive risikoen. Avkastningen i Danske Invest Global Emerging Markets var 14,3 prosent ved utgangen av andre tertial, noe som var 1,4 prosentpoeng sterkere enn indeks. 10

67 Porteføljesammendrag Porteføljens prestasjoner Norske aksjer forvaltes per gjennom fondene KLP Aksje Norge Indeks, Fondsfinans Spar og Danske Invest Norske Aksjer Inst II. Den norske aksjeporteføljen har hittil i år gitt en avkastning på 9,4 prosent. Dette tilsvarer en mindreavkastning på 1,8 prosentpoeng. Fondsfinans Spar har hittil i år gitt en avkastning på 11,7 prosent. Dette tilsvarer en meravkastning på 2,1 prosent. DI Norske Aksjer har gitt en avkastning på 8,0 prosent, mot indeksens avkastning på 9,6 prosent. KLP Aksje Norge Indeks har så langt i år gitt en avkastning på 10,9 prosent, som tilsvarer en mindreavkastning på 0,3 prosentpoeng. Porteføljen for norske obligasjoner ble endret i april ved at fondet Nordea Obligasjon II ble byttet ut med Nordea Obligasjon III og DNB Obligasjon III. Aggregatet norske obligasjoner har hittil i år gitt en avkastning på 3,8 prosent, mot 2,4 prosent avkastning for indeks. I pengemarkedsporteføljen ble Nordea Likviditet Pluss ble byttet ut med Holberg Likviditet i april. Hittil i år har aggregatet gitt en avkastning på 1,7 prosent noe som tilsvarte en meravkastning på 0,8 prosentpoeng. Meravkastningen i norske renter kan delvis tilskrives at referanseindeksene ikke speiler forvalters investeringsunivers på en god måte, siden indeksene er rene statsindekser. 11

68 Porteføljesammendrag Porteføljens prestasjoner Aktivaklassen globale obligasjoner forvaltes av fondene BlueBay Investment Grade Euro Agg, Pimco Global Investment Grade Credit og Templeton Global Bond Fund. Kommunen solgte seg ut av Pimco Global Bond Fund i april og kjøpte seg opp i BlueBay Investment Grade Euro Agg. Globale obligasjoner har gitt en samlet avkastning på 6,8 prosent hittil i år, tilsvarende en meravkastning på 0,1 prosentpoeng. Pimco Global Investment Grade Credit har hittil i år gitt en avkastning på 7,8 prosent. Det tilsvarer en meravkastning på 0,2 prosentpoeng. Templeton Global Bond Fund ga en avkastning på 5,6 prosent, tilsvarende en mindreavkastning på 1,1 prosentpoeng. BlueBay Investment Grade Euro Agg har siden fondet ble tatt inn i porteføljen i april gitt en avkastning på 4,2 prosent, mot indeksavkastning på 5,5 prosent. Absolutt avkastning Porteføljens markedsverdi ved inngangen av 2014 var på MNOK 70,4. Ved utgangen av august var markedsverdien MNOK 68,2. Det har blitt tatt ut til sammen MNOK 5,7 av porteføljen så langt i 2014, og porteføljen har hatt en verdiøkning på MNOK 3,4. Norske obligasjoner har hittil i år gitt en avkastning på MNOK 0,9, og pengemarked har gitt en avkastning på MNOK 0,1. Globale obligasjoner har gitt en avkastning på MNOK 1,3. Norske aksjer har hatt en verdiøkning på MNOK 0,3, og globale aksjer har hatt en verdiøkning på MNOK 0,8. Allokeringsoversikten som fremkommer i denne rapporten viser at porteføljen ligger innenfor de strategiske rammene. 12

69 Porteføljesammendrag Relativ avkastning Porteføljens mindreavkastning hittil i år kan relateres til seleksjonsbidraget som har vært negativt. Det negative seleksjonsbidraget skyldes at forvalterne samlet sett har levert mindreavkastning sammenlignet med sine referanseindekser. Positivt allokeringsbidrag skyldes at man enten har vært overvektet i en aktivaklasse som har gjort det relativt bra, eller undervektet i en akrivaklasse som har gjort det relativt svakt. Det negative interaksjonsbidraget hittil i år skyldes at man har vært overvektet i aktivaklasser som har levert mindreavkastning eller undervektet i aktivaklasser som har gitt meravkastning sammenliknet med indeks. Porteføljen har levert meravkastning i 3 av 8 måneder i 2014, og i 26 av 44 måneder siden oppfølgingens start i 2012, noe som innebærer en konsistens på 59,1 %. 13

70 Allokering mot strategi Markedsverdi Strategi Avvik fra i MNOK i % Min Mål Maks strategi i % Norske aksjer 3,6 5,2 % 3 % 5 % 7 % 0,2 % Globale aksjer 14,1 20,7 % 15 % 20 % 25 % 0,7 % Norske obligasjoner 23,4 34,4 % 20 % 35 % 50 % -0,6 % Globale obligasjoner 20,5 30,0 % 15 % 30 % 50 % 0,0 % Pengemarked/bankinnskudd 6,6 9,7 % 5 % 10 % 37 % -0,3 % Totalportefølje 68,2 100,0 % 100,0 % Kommunen ligger innenfor de strategiske rammene for alle aktivaklasser per

71 Stressing av porteføljen Stresstest (tall i MNOK) Allokering Strategi Verdiendring som følge av 2 % skift i rentekurven -2,8-2,8 Verdiendring som følge av 20 % fall i globale aksjer -2,8-2,7 Verdiendring som følge av 30 % fall i norske aksjer -1,1-1,0 Verdiendring som følge av 10 % styrking av norske kroner -1,4-1,4 Verdiendring totalporteføljen -8,1-7,9 Verdiendring totalporteføljen (i %) -11,8 % -11,6 % Det totale verdifallet som følge av en stresstest med de definerte parameterne gitt dagens allokering er på MNOK 8,1. For strategien er det beregnede verdifallet MNOK 7,9. Stresstesten tar ikke hensyn til eventuelle korrelasjonseffekter mellom aktivaklassene. 15

72 Totalporteføljen og enkeltmandater 16,0 % 14,0 % 13,3 % Globale aksjer Norske aksjer Pengemarked Norge Norske obligasjoner Globale obligasjoner Totalportefølje 12,0 % 10,0 % 8,0 % 8,7 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % -2,0 % -4,0 % -6,0 % 5,3 % 5,0 % 4,4 % 4,2 % 3,9 % 3,8 % 2,3 % 2,4 % 2,8 % 1,3 % 0,1 % -0,1 % 0,8 % 1,7 % 0,6 % 1,6 % 0,9 % 2,1 % 0,8 % -1,7 % -4,5 % 2. tertial tertial tertial tertial

73 Totalporteføljen Birkenes kommune Nøkkeltall siden start Markedsverdi (TNOK) Standardavvik - Portefølje 2,3% Tracking Error 2,0% Avkastning - Portefølje 6,4% Standardavvik - Indeks 2,1% Info. Ratio 0,22 Avkastning - Indeks 5,9% Beta 0,63 Sharpe Ratio 2,18 Differanse 0,5% Forklaringsgrad 0,34 Konsistens 59,1% Porteføljevekst siden start Porteføljens akkumulerte meravkastning siden start 2,0% 1,0% 0,0% -1,0% -2,0% ,0% Indeks Portefølje Portefølje S.17 Dato

74 Avkastningsoversikt I Birkenes kommune Aktivaallokering Markedsverdi Strategisk fordeling Avvik Norske Obligasjoner i NOK i % Min Normal Max i % Norske Obligasjoner , ,6 Norske Aksjer , ,2 Globale Aksjer , ,7 Pengemarked , ,3 Globale Obligasjoner , ,0 Sum ,0 100,0 Avkastning hittil i år mot indeks S.18 Dato

75 Avkastningsoversikt II Birkenes kommune Avkastningsoversikt per måned Markedsverdi Månedlig avkastning, % Avkastning hittil i år, % Forvaltningsoppdrag MNOK jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Hittil i år Indeks Forskjell BlueBay IG Euro Agg 6,8 0,0 0,0 0,0 0,7 0,5 0,9 1,0 1,0 4,2 5,5-1,3 Danske Invest Global EM 1,5-3,3-0,8 4,6 2,2 3,0 3,1 4,9 0,0 14,3 12,9 1,4 Danske Invest Norske Aksjer 1,8-2,2 3,3 0,5 2,6 3,5 0,9-1,0 0,2 8,0 9,6-1,6 DNB Obligasjon III 11,8 0,0 0,0 0,0 0,4 0,6 0,8 0,4 0,3 2,5 1,8 0,7 Fondsfinans Spar 0,9 0,5 0,4 0,5 2,6 3,0 3,9-0,6 0,9 11,7 9,6 2,1 Holberg Likviditet 6,6 0,0 0,0 0,0 0,1 0,2 0,2 0,2 0,2 0,9 0,6 0,4 KLP AksjeGlobal Indeks I 5,2-0,1 0,0 0,0 0,5 2,3 4,7 1,0 0,4 9,0 8,8 0,2 KLP AksjeNorge Indeks 0,9-2,4 3,7 1,0 2,9 4,6 2,1-0,9-0,4 10,9 11,2-0,3 Lansdowne Dev. Markets 7,4 1,0 0,6-3,7-2,0 1,5 3,7-0,7 2,3 2,5 6,4-3,9 Nordea Obligasjon III 11,7 0,0 0,0 0,0 0,3 0,6 0,8 0,5 0,2 2,3 1,7 0,6 Pimco Global IG Credit 6,8 1,3 1,2 0,2 1,0 1,7 0,8-0,1 1,6 7,8 7,6 0,2 Templeton Global Bond Fund 6,8-2,3 1,8 1,7 0,1 2,3 0,5 0,2 1,3 5,6 6,7-1,1 (Avsl) Nordea Likv Pluss 0,0 0,3 0,2 0,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,8 0,4 0,4 (Avsl) Nordea Obligasjon II 0,0 0,9 0,0 0,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,2 0,8 0,5 (Avsl) Pimco Gl Bond Fund 0,0 1,0 1,0 0,4 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 2,6 2,5 0,0 Totalportefølje MNOK 68,2 0,2 0,4 0,1 0,2 0,8 0,9 0,2 0,5 3,4 Totalportefølje (%) 0,3 0,6 0,1 0,4 1,3 1,4 0,3 0,8 5,2 5,4-0,1 Referanseindeks (%) 0,5 0,3 0,3 0,7 1,0 1,4 0,4 0,6 S.19 Dato

76 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato Kommunestyret PS 042/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Jakob Olaus Mo K2 - U01 14/653 Strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen. Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Forslag til Strategisk Næringsplan for Kristiansandsregionen med tilhørende vedlegg vedtas. 2. Rådmannen bes om å igangsette arbeidet med å utvikle oppfølgende handlingsplan for å realisere planens mål og intensjon. Vedlegg: Strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen Strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen - vedlegg Innspill til strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen Regional plan for Kristiansandsregionen Påvirkbare drivkrefter for vekst i byutvikling - Agderforskning Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Planprosessen Kristiansand kommune har i samarbeid med kommunene i Knutepunkt Sørlandet utviklet forslag til en ny Strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen. Planen gir noen overordnede føringer og strategier for næringsarbeidet i et langsiktig perspektiv og skal danne fundamentet for næringsarbeidet i kommunene. Næringsplanen skal ligge til grunn for utviklingen av koordinerte handlingsplaner med konkrete tiltak i de enkelte kommunene.

77 Strategisk næringsplan for Knutepunkt Sørlandet skulle etter planen revideres hvert 4 år. Dette ble ikke gjort. Bystyret Kristiansand ba i stedet om at det ble vurdert en ny næringsmelding til politisk behandling (sak 51/12). Etter vedtak i Kommunalutvalget i Kristiansand ble arbeidet med strategisk næringsplan påbegynt. Styret i Knutepunkt Sørlandet vedtok at det skulle arbeides videre med utkastet til strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen med intensjon om å gjøre planen felles for Knutepunkt Sørlandet kommunene. I arbeidet med planutkastet har mer enn 15 aktører fra næringslivet, universitetet, forskningsinstitusjoner og andre viktige utviklingsaktører vært involvert gjennom dialogmøter og har bidratt med viktige innspill. Næringsforeningen i Kristiansandsregionen har i tillegg gitt et eget samlet innspill som ble i stor grad innarbeidet i forslaget. Det har i tillegg blitt holdt orienteringer i kommunalutvalget i Kristiansand, styret og rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet og i knutepunktkommunenes politiske og administrative utvalg. Formannskapene i kommunene har behandlet høringsforslaget i juni Kristiansand har på vegne av Knutepunkt kommunene sendt planen med tilhørende vedlegg ut til offentlig ettersyn i høringsperioden Innkomne merknader er i henhold til vedtakene behandlet av Kristiansand kommune på vegne av alle samarbeidskommuner. Revidert planforslag til Strategisk Næringsplan for Kristiansandsregionen er nå klar for endelig politisk behandling. Planforslaget behandles parallelt i alle samarbeidskommunene i Knutepunkt Sørlandet (Lillesand , Søgne , Birkenes 4.11., Iveland 6.11., Vennesla 6.11., Songdalen , Kristiansand ). Saken er drøftet i Knutepunktets rådmannsutvalg og innstillingen er omforent mellom rådmennene. Planforslaget Utkast til strategisk næringsplan er basert på omfattende analyser av aktuelle rapporter om regionens økonomiske utvikling med fokus på byregionens utfordringer og potensialer. Planen inneholder visjon, mål, og strategiske satsingsområder for kommunenes næringsarbeid. I tillegg er det utarbeidet et vedlegg som beskriver utgangspunktet for Kristiansandsregionen, og som belyser valg av strategi og satsingsområdene `Kompetanse`, `Innovasjon`, `Attraktiv storbyregion` og `Internasjonal konkurranseevne`. Regional plan for Kristiansandsregionen ligger til grunn for satsingsområdene `Transport og infrastruktur` og `Næringsarealer`. Planens visjon er: Kristiansandsregionen er Norges beste region å bo og arbeide i. - Næringsutvikling i Kristiansandsregionen bidrar til vekst og verdiskapning i hele landsdelen. For å sikre konsistens mellom planene er visjonens første del tatt fra Regional plan for Kristiansandsregionen Visjonens andre del er basert på innspill fra Næringsforeningen i Kristiansandsregionen ( ).

78 Planens overordnete mål er: Kristiansandsregionen skal ha høy vekst sammenlignet med øvrige storbyregioner. Vekst forstås her som verdiskapingsvekst per innbygger. For å nå målet må produktiviteten og sysselsettingen i regionen vokse sterkt ved samtidig ønsket vekst i antall innbyggere. Foreslått vekstmål på nivå med de øvrige storbyregioner er svært ambisiøst. Kristiansandsregionen har de siste årene ligget på et lavere nivå for flere av vekstindikatorene sammenlignet med de øvrige storbyregioner, både i absolutte tall og i vekstrate i forhold til øvrige storbyregioner. Planens seks strategiske satsingsområder er: Kompetanse Innovasjon Attraktiv storbyregion Internasjonal konkurranseevne Transport og infrastruktur Næringsarealer Innspill og høringsuttalelser Innkomne høringsinnspill er oppsummert i et eget vedlegg med administrasjonens merknader. Innspillene fra mange sentrale aktører for næringsutvikling i regionen har i all hovedsak vært positive både med tanke på involvering, felles planinitiativ i Kristiansandsregionen, prosess og i forhold til planens struktur og målsettinger. Det ble nevnt som positivt «at Kristiansand kommune har gått i bresjen for å lage en felles næringsstrategi for regionen og kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Videre er det positivt for hele Agder at Kristiansand inntar en offensiv posisjon i konkurranse med øvrige storbyer i landet.» (Aust- Agder fylkeskommune). «Kristiansandsregionen er den viktigste vekstkraften i vår landsdel. [ ] Næringsutvikling og økonomisk vekst i denne regionen har store, positive ringvirkninger for resten av landsdelen» (NHO Agder).. Visjonen er utledet fra Regional plan for Kristiansandsregionen som er utviklet og vedtatt av kommunene i regionen, samt Aust- og Vest Agder fylkeskommuner. Visjonen «Kristiansandsregionen er Norges beste region å bo og arbeide i» er dermed regionalt godt forankret. For å nå planens mål foreslår rådmannen å beholde planens visjon. Planen er justert etter bearbeiding av innkomne høringsinnspill, endringene er redegjort for i eget vedlegg. Utover tekstmessige endringer i plandokumentet er de viktigste endringene følgende:

79 - Betydningen av miljømessig bærekraft for vekst og verdiskapning er tydeliggjort under Overordnet mål og satsingene Innovasjon og Transport og infrastruktur - Overskriften for satsing `Internasjonalisering` er justert til `Internasjonal konkurranseevne` - Tillegg under satsing Kompetanse B. Tilrettelegge for universitetet og andre kunnskapsinstitusjoner: «Fremme tett og forpliktende samarbeid med Universitetet i Agder og FoU miljøer» - Tillegg under satsing Attraktiv storbyregion «...profilere regionens attraktivitet spesielt ovenfor bedrifter, etterspurt arbeidskraft, kompetanse, studenter og besøkende.» - Tillegg under satsing Transport og infrastruktur A. Arbeide for bedre vei- og kollektivløsninger i storbyregionen: «Utvide bo- og arbeidsmarkedet med nye veiprosjekter og satsing på kollektivtrafikk som binder sammen regionen» Oppfølging av planen Næringsplanens strategier skal operasjonaliseres gjennom fireårige handlingsplaner med konkrete tiltak. Disse vil utvikles for hver kommune som vedtar planen, og skal ta høyde for kommunenes ulike prioriteringer og ressurssituasjoner. De enkelte tiltak i handlingsplanene prioriteres i forbindelse med kommunenes årlige handlingsprogrammer. Utvikling av handlingsplanene er også en del av prosjektet «Styrke næringsutvikling i Kristiansandsregionen» støttet av Kommunal- og regionaldepartementets utviklingsprogram for byregioner. Prosjektets gjennomføring er forankret i alle knutepunktkommunene. Revisjon av planen vurderes i forbindelse med by-/kommunestyrets planstrategiarbeid. Kommunestyret i Birkenes behandlet saken (018/14) første gang og vedtok å gjennomføre prosjektet «Næringsutvikling i Kristiansandsregionen» i henhold til tilsagn fra KMDs utviklingsprogram for byregioner. Birkenes bidrag i prosjektet skal være arbeidstimer etter fordeling mellom deltakende kommuner. I møte i sak 035/14 vedtok Birkenes kommunestyre at forslag til Strategisk Næringsplan for Kristiansandsregionen med tilhørende vedlegg legges ut til offentlig ettersyn i Kristiansand kommune og at det ble utarbeidet en egen strategi for høringsprosessen i vår kommune. Kristiansand sendte i juni -14 forslaget ut på høring i perioden Kommunestyret i Birkenes behandlet høringsforslaget i sitt møte som sak 051/14. Vi viser til de strategiske satsingene (pkt. 4) som ble drøftet i dette saksframlegget og som kommunestyret tok til foreløpig orientering.

80 Vedlagte forslag til strategisk næringsstrategihøringsforslag er i samsvar med innspill fra kommunestyret endret i to punkter slik: Under satsing Kompetanse (side 6 i planen): «Fremme tett og forpliktende samarbeid med Universitetet i Agder og FOU miljøer», og under satsing Transport og infrastruktur (side 10 i planen): «Utvide bo og arbeidsmarkedet med nye veiprosjekter og satsing på kollektivtrafikk som binder sammen regionen. Kommunestyret kom også med følgende 3 innspill/spørsmål: Grønt inn i ordlyden i hele planen ikke bare ift skog og miljø. Er Birkenes låst i all næringsvirksomhet til knutepunktet, eller der det mulig å bevege seg til andre kommuner, spesielt med hensyn til veianlegg kai og tømmertransport, grønn kommune går ikke via havna i Kristiansand finner kommunen at det gunstig å inngå samarbeid med andre kommuner, må det være mulighet for det. Selve saken og de nevnte 3 innspill/spørsmål ble sendt til prosjektledelsen Så tidlig som i mars 2013 ble det oppnevnt en administrativ prosjektgruppe i vår kommune med mandat å utrede organiseringen av næringsarbeidet i Birkenes. Prosjektgruppa har avholdt flere interne møter i tillegg til dialogmøter med lokalt næringsliv. Det er levert en prosjektrapport datert om dette arbeidet som omhandler strategi for nærings-utvikling i Birkenes kommune. Tidsmessig sammenfalt dette med prosjekt Strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen som er en del av KMDs byutviklingsprogram for denne regionen. Birkenes Næringsforum er holdt løpende orientert om denne prosessen i styremøtene 26.03, 23.04, og i frokosttreff der prosjektleder Lukas Wedemeyer orienterte om prosessen med Strategisk næringsplan for vår region. I den videre prosessen vil vi arbeide med kommunens lokale handlingsplaner i nært samarbeid med lokalt næringsliv. Følgende prosjekter er fremmet for prosjektledelsen: 1. God kvalitet i barnehager og skoler. 2. Tidlig innsats: Folkehelse og velferd i alle faser av livet. 3.

81 Videreutvikle jord og skogbruksnæringene. Nisjeprodukter. 4. Stedsutvikling er næringsutvikling. Trivelige sentra med god stedskvalitet. 5. Utvikle kommunens reiseliv Visit Birkenes. 6. Utvikle og kommunisere stedskvaliteter. 7. Regionalt næringsfond for Birkenes, Iveland og Lillesand som lokalt virkemidd Det er avgjørende at handlingsplanene gjenspeiler tilgjengelige ressuser for å gjennomføre de aktuelle tiltak. Det er derfor naturlig at arbeidet med hanslingsplaner starter med en kartelggign av eksisterende tiltak som svarer til satsningsområdene i strategien. På bakgrunn av dette kan kommunen avgjøre nye tiltak enten alene eller i samarbeid med en eller flere av Knutepunktkommunene. Konklusjon Rådmannen mener strategisk næringsplan vil være et godt grunnlag for en felles satsing i regionen og anbefaler at planforslaget vedtas og at arbeidet med oppfølgende handlingsplaner settes i gang. Arbeidet med handlingsplaner starter med kartlegging av eksiterende tiltak som kan knyttes til de aktuelle satsningsområder.

82 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 043/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Wenche Flaa Eieland K1-076, K2 - C03 14/3790 Retningslinjer kulturpriser - mandat og oppnevning komite Administrasjonens forslag til vedtak: Administrasjonen foreslår å opprette en komite som skal se på nåværende retningslinjer og fremme forslag til eventuelle endringer. Komiteen skal spesielt se på muligheten for å finne en fast løsning i forhold til innkjøp av kunst til selve prisene. Komiteen får en ramme på inntil kr til dette arbeidet som belastes ubundet kulturfond Forslag komite: Gunnar Høygilt, Sigrun Frøysnes Flaa og Inger Slågedal fra tjenesteutvalget. Fra administrasjonen stiller kulturleder. Vedlegg: Kulturpris retningslinjer Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Retningslinjer for Birkenes kommunes kulturpriser ble vedtatt m/tillegg pkt 4 Ungbirk i sak 013/ Bakgrunn I de senere år har det vært vanlig at kulturprisen har bestått av et kunstverk fra en lokal kunstner og kulturblomsten har bestått av et keramikkfat laget av den lokale keramikeren Anne Marie Trældal. Ungbirken har bestått av en gavesjekk på kr Det å finne relevant kunst til selve kulturprisen har ikke alltid vært lett. Kunst er ganske personlig og

83 det er ikke sikkert at kunstverket alltid faller i smak og passer inn i omgivelsene til kulturprisvinneren. Anne Marie Trældal har nå flyttet fra kommunen og man bør derfor finne et annet kunstverk til kulturblomsten. Vurdering/Anbefaling Det foreslås å prøve å utarbeide spesialdesigna priser for Birkenes. Da vil det hvert år være den samme gjenkjennbare prisen og vil være noe helt unikt som ingen andre enn de ulike kulturprisvinnere har. Komiteen får mandat til å innhente forslag til faste kulturpriser og får en sum på kr til dette formål. De har også mandat til å innhente fagkompetanse hvis nødvendig ifht vurdering av innkomne forslag. Det er imidlertid ikke rom for å øke summene som brukes til de årlige kulturprisene utover vanlig prisstigning. Komiteen bes også gjennomgå retningslinjene for evt. å justere disse. Komiteen legger fram forslag til valg av fremtidige kulturpriser til vedtak i Tjenesteutvalget innen mai 2015.

84 Retningslinjer for Birkenes kommunes kulturpriser: Vedtatt m/endringer , sak 013/98 punkt 4 Ungbirk Kulturprisen: 1. Birkenes kommune deler hvert år ut en kulturpris. Det kan gjøres unntak fra dette hvis det et år ikke er aktuelle kandidater. 2. Formålet med utdelingen er å stimulere kulturlivet i Birkenes ved å gi honnør for særlig fortjenestefull innsats innenfor rammen av det utvidete kulturbegrep. Det tas hensyn til en best mulig spredning innenfor det utvidete kulturbegrep ved tildeling av kulturprisen. 3. Prisen deles ut til enkeltpersoner som har særlig tilknytning til kulturlivet i Birkenes. Prisen deles ut til personer som over tid har gjort fortjenestefull innsats for kultur- og organisasjonslivet i Birkenes. 4. Kulturprisen består av et anerkjent kunstverk. Det påsettes en metallplate på kunstverket med inskripsjon : Kulturprisvinner + årstall + Birkenes kommune 5. En egen komite vurderer de innkomne forslag og legger fram en innstilling for Tjenesteutvalget. Utvalget vedtar hvem som skal tildeles prisen. Komiteen/utvalget kan også komme med egne forslag på kandidater. 6. Prisen deles ut og offentliggjøres ved en passende anledning, fortrinnsvis ved den årlige kulturfesten/17.maifesten.

85 Ungbirken: 1. Birkenes kommune deler hvert år ut Ungbirken. Det kan gjøres unntak fra dette hvis det ikke er aktuelle kandidater. 2. Ungbirken skal være kommunens heder til ungdom under 20 år som fremmer kulturlivet i kommunen på en positiv måte og/eller markerer kommunen positivt utad..prisen kan i spesielle tilfeller også deles ut på andre områder enn kultur. 3. Prisen kan utdeles både til enkeltpersoner, grupper og lag. 4. Prisen består av diplom og blomst og gavesjekk på kr Hvis det et år blir valgt å dele ut flere enn en Ungbirk må beløpet deles. Forøvrig gjelder punkt 5 og 6 som for kulturprisen Kulturblomsten: 1. Birkenes kommune deler hvert år ut Kulturblomsten. Det kan gjøres unntak fra dette hvis det ikke er aktuelle kandidater. 2. Kulturblomsten er en heder til personer eller lag/organisasjoner som ved enkeltanledninger eller over tid har vist et engasjement langt utover det vanlige. Mottakeren bør ha framstått som spesielt skapende eller på annen måte ha bidratt til større forståelse for kulturell utvikling. 3. Prisen består av diplom og blomst. Forøvrig gjelder punkt 5 og 6 som for kulturprisen.

86 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 044/14 Tjenesteutvalget PS /14 Formannskapet PS /14 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Astrid Færden Gaare 14/3466 Forebygging av 1% MC-kriminalitet Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Birkenes kommune tar avstand fra organisert kriminalitet, herunder 1 % MC-klubber. Disse klubbene er uønsket i kommunen. Kommunen vil bruke gjeldende regelverk for å hindre etablering av slike klubber og miljøer, samt jobbe målrettet for å bekjempe eventuelle etablerte 1 % klubber. 2. Birkenes kommunes arbeid mot organisert kriminalitet, herunder 1 % MC-miljøet/ supportklubber, utøves i tett samarbeid med politiet. 3. Birkenes kommune ønsker at hele lokalsamfunnet, medregnet næringsliv og det sivile samfunn, bidrar til at 1 % MC-klubber ikke etablerer seg i kommunen. 4. Det skal arbeides målrettet gjennom SLT (Samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak) for å hindre at ungdom blir rekruttert til organisert kriminalitet og 1 % MC-miljøet. Link til andre dokumenter Forebygging av lokal, organisert kriminalitet ( Rapport KRÅD 2013) Forebygge og bekjempe kriminalitet fra enprosentmiljøet og kriminelle MC-gjenger( Håndbok Politiet/KS 2014)

87 Saksopplysninger/bakgrunn I Politirådsmøte på Birkeland 10/6-14, informerte politiet om 1 % MC. Politiet ser med bekymring på utviklingen av dette miljøet. 1 % MC er klubber og personer som definerer seg ut av det etablerte samfunnet, og som følger sine egne lover og regler. Regelverket skal følges, selv om det kolliderer med samfunnets regelverk. Det er absolutt krav om taushet overfor utenforstående. De er uniformerte, og har en hierarkisk organisering. Deltakere i dette miljøet er involvert i gjentakende og alvorlig kriminalitet, blant annet grov voldsbruk og narkotikakriminalitet. Kriminalitet er en legitim del av medlemmenes aktivitet, og flertallet er kriminelt aktive. Kripos omtaler 1 % klubbene som landets best organiserte kriminelle nettverk var ca.2/3 av medlemmene i 1 % klubbene straffedømt. Veksten i det kriminelle MC-miljøet gir grunn til bekymring. I 1997 besto dette miljøet av Hells Angels og Bandidos, som hadde 3 lokallag hver. I 2013 hadde miljøet vokst til 10 klubber med ca. 47 lokallag fordelt på ca.25 kommuner. I tillegg finnes et 40-talls støttegrupper fordelt på ca.40 kommuner. Aktive 1 % klubber i Agder er Bandidos og Outlaws i Kristiansand, Coffin Cheaters og Gladiators MC i Arendal og Devils Choice i Farsund. Mongols satser stort på å etablere seg i Norge, og jobber i rekordfart for å rekruttere medlemmer, samt at de begår mye kriminalitet for å styrke økonomien i klubbene. Enkelte klubber i Europa styres nå fra Kristiansand. 1 % klubbene har i de senere år etablert flere støttegrupper- såkalte «streetcrew». Dette er jevnt over yngre, kriminelle ungdommer med liten eller ingen fartstid i 1 % MC- miljøet. Streetcrewmedlemmene er redskaper for å få utført kriminalitet, som igjen er et ledd i å gjøre seg fortjent til et senere medlemskap i klubben. Også i Agder er det støttegrupper. Forebygging og bekjempelse av 1 % MC-miljøet, er et nasjonalt satsingsområde. Politidirektoratet og KS har i 2014 gitt ut en håndbok for politi og kommuner, som handler om dette. Politiets mål er å redusere antall eksisterende klubber, hindre rekruttering og hindre etablering av nye kriminelle MC-klubber. For å klare dette trenger de et tett samarbeid med kommunen.

88 Vurdering Hvorfor bekjempe 1 % MC i Birkenes? Birkenes er en kommune med mange avsidesliggende småbruk, som kan være attraktive som klubbhus. Ikke minst er det vanskelig å bli kvitt klubbene når de først er blitt etablert. Flere 1 % medlemmer bor i Birkenes og er aktivt knyttet til 1 % klubb. Det jobbes også for å rekruttere unge under 20 år. For ca.2,5 år siden avdekket politiet forsøk på å etablere klubbhus i Birkenes. Dette ble stoppet ved aktiv dialog med grunneier. Også i 2014 ble det observert personer fra en 1 % klubb som viste interesse for et småbruk i Birkenes. De fleste store narkotikasakene i Agder har link til 1 % -klubbene. Politiet har registret en aktiv rekruttering til de kriminelle klubbene i Norge og internasjonalt. Kommunens rolle er i første rekke å forebygge at barn og unge blir kriminelle, gjennom å anvende de forebyggende tjenestene som kommunen rår over. Gjennom SLT-samarbeidet kan politiet og en rekke kommunale virksomheter bidra til å forebygge og dermed hindre rekruttering av unge. Samtidig må det jobbes aktivt for å hindre etablering av 1 % MC-klubber. Kommunen har virkemidler som kan hindre etablering av nye klubber/klubbhus, eller vanskeliggjøre aktiviteten til etablerte klubber. Kommunen kan anvende plan- og bygningsloven, samt utføre eiendomstilsyn ( i.f.t. krav i lov om brann-eksplosjonsvern) for å gjøre det vanskelig å etablere lokale «festninger» og annen ulovlig bruk av lokaler. Kommunen kan også anvende alkohollov for å forhindre ulovlig skjenking på fester og tilstelninger, for dermed å gjøre aktiviteten i klubben mindre attraktiv. Kommunen må være årvåken, slik at vi ikke leier ut/selger til denne type virksomhet. Kommunen kan også informere andre potensielle utleiere/selgere slik at de ikke åpenlyst leier ut/selger til denne type grupper. Det er viktig at politiet blir høringsinstans i alle søknader som kan knyttes til et kriminelt MC-miljø, og at man ellers rådfører seg med politiet, dersom man er i tvil. Skal man lykkes i kampen mot de kriminelle MC-klubbene, kan ikke oppgaven overlates til politiets tradisjonelle arbeidsmetoder alene. For å skape tryggere lokalsamfunn må politiet samarbeide med andre offentlige etater, næringslivet og frivillige organisasjoner. Anbefaling I lokalt politiråd 10/6-14 ble det, etter politiets anbefaling, vedtatt at det lages sak på 1 % MC, som behandles i tjenesteutvalg, formannskap og kommunestyre.

89 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 045/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Merete Holtan Birknes K2 - K01, K3 - &18 14/3711 Tillatelse til motorferdsel i utmark i forbindelse med oppsett av vindmålemaster Administrasjonens forslag til vedtak: De miljørettslige prinsippene i 8 til 12 i naturmangfoldsloven er vurdert i saksutredelsen. Behovet for motorisert transport vurderes til å være så stort at den kan forsvares mot de eventuelle skader tiltaket kan medføre, eller presedensen en slik dispensasjon vil skape. Etter delegert myndighet vedtatt i Birkenes kommunestyre og i henhold til lov av 10. juni 1977 nr. 82 om motorferdsel i utmark og vassdrag 6 gis E. ON Wind Norway følgende dispensasjon: Navn: E. ON Wind Norway Type kjøretøy: helikopter Formål: oppføring av midlertidige vindmålemaster Kjørerute/ område: Landing vil skje innenfor landingssektor MM1 og MM2 (se vedlagte kart). Tidsrom: Anleggsfase: 29.september 2014 til 9. januar 2015, avhengig av værforhold. Demontering vil skje når måleperioden på 2 år er ferdig.

90 Merk: Denne dispensasjon skal følge kjøretøyet og fremvises på forlangende av offentlig oppsyns-/ tjenesteperson. Søker må selv hente inn grunneiers tillatelse på forhånd. Vedlegg: Landingssektor MM1 Landingssektor MM2 Søknad om motorferdsel - landingstillatelse Saksopplysninger: Rambøll A/S søker på vegne av E. ON Wind Sverige AB om tillatelse til å lande med helikopter på to planlagte lokaliteter for plassering av 2 midlertidige vindmøllemaster. Det er allerede innvilget dispensasjon fra kommuneplanen for oppføring av midlertidige vindmålemaster, MM1 og MM2, jf. sak 154/14. I tillegg er det gitt igangsettingstillatelse til oppføring av mastene i sak nr. 187/14 i medhold av lov om planlegging og byggesaksbehandling. E. ON Wind søker nå om dispensasjon fra Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag, jf. 6 søknad etter særlige grunner, for å gjennomføre tiltaket. Formelt grunnlag/ hjemmel: Lov av 10. juni 1977 nr. 82 om motorferdsel i utmark og vassdrag 6 Forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og på islagte vassdrag FOR Rundskriv T- 1/96 Naturmangfoldsloven 7, jf Bakgrunn: Etter 7 i naturmangfoldsloven skal de miljørettslige prinsippene i 8 og 12 legges til grunn som retningslinjer ved utøving av offentlig myndighet. 8 Kunnskapsgrunnlaget: Helikopter anses som den mest skånsomme form for transport fordi den ikke medfører skader på terreng. Omsøkt tiltak vil kunne føre til støy som vil kunne uroe vilt som oppholder seg i nærheten av landingsområdene. En vurderer likevel at det inntreffer så sjeldent at viltet ikke vil bli skadelidende. I følge artsdatabanken finnes det ingen rødlistede arter i området for landing. Det finnes heller ingen Miljøregistreringer i Skog i området for landing. 9 Føre-var prinsippet: Omsøkt tiltak medfører så langt kommunen kan se å ha avgrenset risiko for alvorlig og irreversibel skade på naturmiljøet. 10 Økosystemtilnærming og samlet belastning: Transporten vurderes i liten grad til å føre til større

91 belastning på økosystemet i området. 11 Kostnadene ved miljøforringelse skal bæres av tiltakshaver: Omsøkt tiltak faller ikke inn under denne bestemmelsen. 12 Miljøforsvarlige teknikker og driftsmetoder: Omsøkt tiltak faller ikke inn under denne bestemmelsen. Andre opplysninger: Kjøringen skal foregå etter de vilkår og regler som lov og forskrifter tilsier, og skal kun forgå i samsvar med omsøkt bruksområde og formål. Den som forsettlig eller uaktsomt overtrer loven, forskrifter, regler eller vilkår fastsatt i medhold av loven, eller medvirker hertil, er straffeansvarlig etter Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag 12. Mislighold av dispensasjon kan føre til inndragelse av løyve.

92 Storehei 2 (MM1 ) # Vindmålemast Storehei Landingssektor # vindmålemaster Landingssektor, 200 m fra målemastpunkt Km 0 0,25 0, /LHNTRH/

93 Storehei 3 (MM2 ) # Vindmålemast Storehei Landingssektor # vindmålemaster Landingssektor, 200 m fra målemastpunkt Km 0 0,25 0, /LHNTRH/

94 Birkenes kommune P.B Birkeland SØKNAD OM LANDINGSTILLATELSE MED HELIKOPTER FOR OPPSETT AV MIDLERTIDIGE VINDMÅLEMASTER Det vises til planutvalgets vedtak av 17/ (saksnummer: 154/14) der det innvilges dispensasjon fra kommuneplanen for oppføring av midlertidige vindmålemaster, MM1 og MM2. Det søkes med dette om dispensasjon fra lov om motorferdsel i utmark og vassdrag i medhold av lovens 6 for gjennomføring av tiltaket. Søker: E.ON Wind Norway, Branch of E.ON Wind Norway Carl Gustafs väg Malmö Det søkes at tillatelsen for landing med helikopter skal gjelde anleggsfase og demontering. Anleggsfasen vil være for perioden 29. september januar 2015, avhengig av værforhold. Dato Rambøll Mellomila 79 P.b Sluppen NO-7493 TRONDHEIM T F Vår ref. R Bakgrunn E.ON Wind Norway, Branch of E.ON Wind Norway, søkte våren 2014 Birkens kommune om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel for oppsetting av 2 vindmålemaster i Birkenes kommune. Kommunen ga tillatelse til tiltaket i høst Særlige grunner Kommunen har hjemmel til å innvilge dispensasjon fra motorferdselloven når særlige grunner taler for det. Det vises til at Norge gjennom EUs fornybardirektiv har forpliktet seg til å øke sin andel fornybar energi. Det er videre opprettet et felles elsertifikatmarked med Sverige for å sikre utbygging av fornybar kraftproduksjon, og en stor andel av dette vil være vindkraft. Det vises igjen til ovenfor nevnte forhåndsmelding. 1/2 Arkiv ref.: Z:\Projects\2012\ E.ON Byggesaksbehandling vindmålemaster\4 Basic Design\42 Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget\2 nye master\søknad om motorferdsel - landingstillatelse.docx Rambøll Norge AS NO MVA

95 Utvikling av vindkraftanlegg er svært omfattende, ressursintensive og tidkrevende prosesser. Gjennomføring av vindmålinger vil som nevnt bidra til viktige avklaringer i det konkrete prosjektet og må derfor anses for å ha stor samfunnsnytte. Helikopter vil være den mest effektive og skånsomme form for transport av master og personell inn i områdene og medfører ikke terrengmessige skader og ulemper. Område, omfang og tidsrom Landing med helikopter vil utelukkende skje i umiddelbar nærhet av angitt lokalisering av mastene og på egnet område. Oppsett av mastene vil ta omtrent to dager per mast, og mastene vil kunne oppføres parallelt for å sikre effektiv bruk av helikopteret. I anleggsperioden vil helikopter anvendes for å fly komponenter og personell fra en egnet riggplass ved bilveg til de aktuelle mastelokaliseringene. En egnet riggplass ved bilveg vil bli avklart med grunneier. Riggplassen som ble benyttet ved forrige montering vil benyttes igjen, dersom det er mulig. Det anslås et omfang på 15 flygninger per mast. Endelig søkes det om tillatelse til å anvende helikopter ved demontering av vindmålemastene ved måleperiodens slutt. Det anslås at omfanget av flygninger vil være noe lavere enn ved oppsett av mastene. Målemastene vil tidligst bli satt opp i 4. kvartal Det er viktig å komme i gang med markjobben i uke 40 for å ikke forstyrre elgjakten som starter 5. oktober. Det er derfor viktig å få en rask behandling slik at arbeidet kan starte opp tirsdag 30. september. Forslag til vilkår Det foreslås følgende vilkår for tillatelsen: Det er en forutsetning at man har grunneiers samtykke til landing. Landingen med helikopter skal være direkte relatert til oppsett og demontering av vindmålemaster. Det skal i størst mulig grad tas hensyn til hekketid for fugl og støyfølsom bebyggelse Tillatelsen skal medbringes og framvises ved kontroll. Med vennlig hilsen Linn-Mari Høgalmen Siv.ing./Rambøll Martin Westin Prosjektleder/SWECO på vegne av E.ON M linn.mari.hogalmen@ramboll.com 2/2 Arkiv ref.: Z:\Projects\2012\ E.ON Byggesaksbehandling vindmålemaster\4 Basic Design\42 Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget\2 nye master\søknad om motorferdsel - landingstillatelse.docx

96 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 046/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Merete Holtan Birknes K2 - K01 14/3807 Dispensasjon til motorferdsel i utmark- firhjuling og snøskuter Søker: E.ON Wind Administrasjonens forslag til vedtak: De miljørettslige prinsippene i 8 til 12 i Naturmangfoldsloven er vurdert i saksutredelsen. Behovet for motorisert transport vurderes til å være så stort at den kan forsvares mot de eventuelle skader tiltaket kan medføre, eller presedensen en slik dispensasjon vil skape. Etter delegert myndighet vedtatt i Birkenes kommunestyre og i henhold til Forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og på islagte vassdrag FOR og 7 gis E. ON Wind Norway med dette følgende dispensasjon: Formål: vedlikehold av to målemaster på Storehei Kjørerute/ område: soner merket på vedlagte kart (Kjørerute målemast MM1 og Kjørerute målemast MM2). NB! Det forutsettes at eksisterende veier blir brukt der hvor det finnes (se kart: Eksisterende vei MM1). Tidsrom: tidligst fra 4. kvartal 2014 og to år fremover, perioden avhenger av når oppstart blir. Merk: Denne dispensasjon skal følge kjøretøyet og fremvises på forlangende av offentlig oppsyns-/ tjenesteperson. Søker må selv hente inn grunneiers tillatelse på forhånd. Vedlegg: Søknad om motorferdsel i utmark - firhjuling og snøscooter Kjørerute målemast MM1

97 Kjørerute målemast MM2 Eksisterende vei til MM1 Miljøregistrering MM2 Saksopplysninger: E. ON Wind Norway søker om dispensasjon fra forbudet mot motorferdsel i utmark for å kunne drifte to midlertidige vindmålemaster. Søknaden gjelder både firhjuling og snøskuter. Antall turer er opplyst om å dreie seg om to ganger per mast per år. Formelt grunnlag/ hjemmel: Forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og på islagte vassdrag FOR og 7. Rundskriv T- 1/96 Naturmangfoldsloven 7, jf VURDERING: Etter 7 i naturmangfoldsloven skal de miljørettslige prinsippene i 8 og 12 legges til grunn som retningslinjer ved utøving av offentlig myndighet. 8 Kunnskapsgrunnlaget: I 2008 ble det av AT plan utarbeidet en MiS registrering (Miljøregistrering i skogbruk) i området. I de sonene som søker har skravert rundt de to aktuelle målemastene finnes det ingen miljøregistreringer. Men i nær kontakt med området for MM2 er det en MiS forekomst i Frustudalen (se vedlegg: Miljøregistrering MM2). Denne må søker være obs på. Rødlisten er en oversikt over arter som er vurdert å ha en risiko for å dø ut fra Norge. Det finnes ingen slike registreringer i de to aktuelle områdene. 9 Føre-var prinsippet: Noe av transporten skal foregå med snøskuter og skader på markvegetasjon og levende organismer under snøen vurderes da som minimal. Omsøkt tiltak vil føre til støy som kan uroe vilt. Vilt som går i eller oppholder seg like ved snøskutertraseen vil måtte flykte når det kommer en snøskuter. En vurderer likevel at det inntreffer så sjeldent at viltet ikke blir skadelidende. Erfaringene viser at de terrenggående motorkjøretøyene volder betydelig slitasje og skade på terrenget ved at belter og hjul vil etterlate seg merker og sår i naturen. I visse naturtyper som f.eks.

98 myr, våtmark, sparsom og sentvoksende vegetasjon, kan sporene etter motorkjøretøy bli permanente eller meget langvarige. Siden den omsøkte kjøringen ikke skal foregå i et stort omfang; søker opplyser to ganger per mast år, synes omsøkt tiltak å medføre så langt kommunen kan se å ha avgrenset risiko for alvorlig og irreversibel skade på naturmiljøet. 10 Økosystemtilnærming og samlet belastning: Transporten er av et så lite omfang at den vurderes i liten grad til å føre til større belastning på økosystemet i området. 11 Kostnadene ved miljøforringelse skal bæres av tiltakshaver: Omsøkt tiltak faller ikke inn under denne bestemmelsen. 12 Miljøforsvarlige teknikker og driftsmetoder: Omsøkt tiltak faller ikke inn under denne bestemmelsen. Andre opplysninger: Kjøringen skal foregå etter de vilkår og regler som lov og forskrifter tilsier, og skal kun forgå i samsvar med omsøkt bruksområde og formål. Den som forsettlig eller uaktsomt overtrer loven, forskrifter, regler eller vilkår fastsatt i medhold av loven, eller medvirker hertil, er straffeansvarlig etter Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag 12. Mislighold av dispensasjon kan føre til inndragelse av løyve. BAKGRUNN: Rambøll søker på vegne av E. ON Wind om dispensasjon fra det generelle forbudet om motorferdsel i utmark for å kunne drifte to midlertidige målemaster MM1 og MM2. Driftsperioden er satt til to år, og antall turer er estimert til 2 ganger per mast per år. Det er allerede innvilget dispensasjon fra kommuneplanen for oppføring av midlertidige vindmålemaster, MM1 og MM2, jf. sak 154/14. I tillegg er det gitt igangsettingstillatelse til oppføring av mastene i sak nr. 187/14 i medhold av lov om planlegging og byggesaksbehandling. E. ON Wind

99 søker nå om dispensasjon for å kunne gjennomføre tiltaket. De søker om å kunne bruke firhjuling eller snøskuter alt etter hva som kreves på tidspunktet de trenger å nå mastene. De opplyser i søknaden at driften dreier seg om tilstandskontroll, evt. skifting av utstyr og på MM2 masten også fylling av diesel i aggregatene. Etter forskriften, FOR , 6 og 7, har kommunen anledning til å gi dispensasjon til kjøring utover 2-5, dersom søkeren påviser et særlig behov som ikke knytter seg til turkjøring, og som ikke kan dekkes på annen måte. Dette er en ren skjønnsvurdering. For å kunne gi dispensasjon til en søker etter 6 i forskriften må påvise et særlig behov, behovet må ikke knytte seg til turkjøring, behovet må ikke kunne dekkes på annen måte, og behovet må vurderes mot mulige skader og ulemper ut fra målet om å redusere motorferdselen til et minimum. I dette tilfelle har søker et særlig behov for å komme seg til mastene for å drifte disse. Når tillatelse til å sette opp mastene allerede forekommer, så er det en naturlig konsekvens at det må en tillatelse til for å drifte de. Kan behovet her dekkes på en annen måte? I en driftsfase hvor man evt. skal transportere utstyr må det et motorkjøretøy til. Driftspersonell kan ikke gå til fots med utstyr. Mulige skader/ ulemper er vurdert under vurdering i saksfremstillingen. Og konklusjonen er at omfanget/ frekvensen på kjøringen er så pass liten, at det vurderes som å gjøre lite skade på miljø. Når det gjelder bruk av allerede eksisterende veier så er det en forutsetning i tillatelsen. Dette er meget viktig når det gjelder barmarkskjøring. Det finnes i kartet eksisterende veier nesten helt inn til MM1, men MM2 har ingen som kan sees i kartet. Grunneiere kan sitte på kunnskap om eksiterende veier, og det kan være lurt for søker å innhente informasjon der.

100 Birkenes kommune PB Birkeland Dear [Name] SØKNAD OM MOTORFERDSEL I UTMARK I FORBINDELSE MED VEDLIKEHOLD AV MÅLEMASTER PÅ STOREHEI Det søkes med dette om dispensasjon fra lov om motorferdsel i utmark og vassdrag i medhold av lovens 6. Søknaden gjelder tillatelse til bruk av firhjuling og snøscooter i Birkenes kommune, i driftsperioden til midlertidige målemaster. Søker er: E.ON Wind Norway, Branch of E.ON Wind Norway Carl Gustafs väg Malmö Dato 13. oktober 2014 Rambøll Mellomila 79 N-7493 Trondheim T F Det søkes om at tillatelsen skal gjelde for bruk av firhjuling og snøscooter i driftsperioden på to år. Og installering av «power packs» på MM2. Bakgrunn E.ON Wind Norway søkte våren 2014 Birkens kommune om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel for oppsetting av 2 vindmålemaster i Birkenes kommune. Kommunen ga tillatelse til tiltaket i høst Særlige grunner Kommunen har hjemmel til å innvilge dispensasjon fra motorferdselloven når særlige grunner taler for det. Det vises til at Norge gjennom EUs fornybardirektiv har forpliktet seg til å øke sin andel fornybar energi. Det er videre opprettet et felles elsertifikatmarkedet med Sverige for å sikre utbygging av fornybar kraftproduksjon, og en stor andel av dette vil være vindkraft. Utvikling av vindkraftanlegg er svært omfattende, ressursintensive og tidkrevende prosesser. Gjennomføring av vindmålinger vil som nevnt bidra til 1/2 Rambøll Norge AS NO MVA

101 viktige avklaringer i det konkrete prosjektet og må derfor anses for å ha stor samfunnsnytte. Firhjuling og snøscooter vil brukes i driftsfasen. Besøk av mastene i driftsfasen vil som regel skje med servicebil/mindre lastebil inn skogsbilveien i området og så nært til mastene som mulig. For å nå helt inn til mastene vil deretter en firhjuling bli benyttet i barmarkssesong, og eventuelt snøscooter ved vinterstid. Område, omfang og tidsrom Tillatelsen gjelder for vedlikehold av 2 vindmålemaster: MM1 og MM2, se vedlagt kart Vedlegg 1 og 2. Vedleggene har inntegnet soner for hvor firhjuling og/eller snøscooter skal kjøre. Driftsperioden er på to år. Det anslås et omfang på to turer per mast per år. Det vil være behov for å gjøre tilstandskontroller, evt. utskiftning av utstyr. Det vil i tillegg bli behov for å fylle diesel i aggregatene ("power packs") for de mastene der det blir aktuelt; MM2. Målemastene vil tidligst bli satt opp i 4. kvartal Forslag til vilkår Det foreslås følgende vilkår for tillatelsen: Bruk av firhjuling, gravemaskin og snøscooter skal være direkte relatert til oppsett, drift og demontering av vindmålemaster. Det skal i størst mulig grad tas hensyn til hekketid for fugl og støyfølsom bebyggelse. Tillatelsen skal medbringes og framvises ved kontroll. Med vennlig hilsen Linn-Mari Høgalmen Siv.ing./Rambøll Martin Westin Prosjektleder/SWECO på vegne av E.ON M linn.mari.hogalmen@ramboll.com Vedlegg: Vedlegg 1 kjørerute målemast MM1 Vedlegg 2 kjørerute målemast MM2 2/2

102 Storehei 2 (MM1 ) # Vindmålemast Storehei Kjøreruter # vindmålemaster kjøreruter målemast 80 m Km 0 0,25 0, /LHNTRH/

103 Storehei 3 (MM2 ) # Vindmålemast Storehei Kjøreruter # vindmålemaster kjøreruter målemast 120 m Km 0 0,25 0, /LHNTRH/

104 Skog og landskap MM m

105 Skog og landskap MM m

106 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 047/14 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Merete Holtan Birknes K2 - K01 14/3618 Dispensasjon til motorferdsel i utmark Bruk av ATV under idrettsarrangement- Svalandsgubben Administrasjonens forslag til vedtak: De miljørettslige prinsippene i 8 til 12 i naturmangfoldsloven er vurdert i saksutredelsen. Behovet for motorisert transport vurderes til å være så stort at det kan forsvares mot de eventuelle skader tiltaket kan medføre, eller presedensen en slik dispensasjon vil skape. Etter delegert myndighet vedtatt i Birkenes kommunestyre og i henhold til Forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og på islagte vassdrag FOR og 7 gis Gjermund Svaland med dette følgende dispensasjon: Formål: transport i forbindelse med idrettsarrangement, Svalandsgubben Kjørerute/ område: merket med blått på vedlagte kart. Forutsetning: kjøring skal foregå så langt det er mulig på eksisterende veier/ løyper. Tidsrom: en uke før og en uke etter siste søndag i oktober, for 2014 er siste søndag i oktober 26. oktober. Tillatelsen gjelder fra oktober 2014 og tom. 3. november Merk: Tillatelsen skal medbringes under transporten og vises frem på forlangende av politi eller oppsyn. Tillatelsen er personlig. Søker må selv hente inn grunneiers tillatelse på forhånd. Vedlegg: Kartvedlegg Miljøregistrering Flakk Miljøregistrering Ulskringsdalen Miljøregistrering ved Bjorhus

107 SAKSOPPLYSNINGER: Gjermund Svaland søker om dispensasjon til å bruke ATV en uke før, under og en uke etter Svalandsgubben. Formelt grunnlag/ hjemmel: Forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og på islagte vassdrag FOR og 7 Rundskriv T- 1/96 Naturmangfoldsloven 7, jf VURDERING: Etter 7 i naturmangfoldsloven skal de miljørettslige prinsippene i 8 og 12 legges til grunn som retningslinjer ved utøving av offentlig myndighet. 8 Kunnskapsgrunnlaget: Rødlisten er en oversikt over arter som er vurdert å ha en risiko for å dø ut fra Norge. Det finnes ingen slike registreringer i den aktuelle traseen. I 2008 ble det av AT plan utarbeidet en MiS registrering (Miljøregistrering i skogbruk) i området. Det er tre steder merket løype kommer i kontakt med Miljøregistreringer i skog: ved Flaksvann, i Ulskringsdalen og ved Bjorhus (se de tilhørende vedleggene). Alle tre steder gjelder miljøregistreringen rik bakkevegetasjon. Ved Flaksvann går løypen gjennom MiS registreringen. Denne løypen er en allerede eksisterende skogsvei/løype merket i kart (se vedlegg Miljøregistrering Flakk). Ved Ulskringsdalen og Bjorhus går eksisterende vei parallet ved MiS registrering, og søker må da være obs på at de finnes. Forutsetningen om at kjøring skal følge eksisterende vei tilsier at tiltaket ikke vil medføre påvirkning av de aktuelle registreringene. 9 Føre-var prinsippet: Erfaringene viser at de terrenggående motorkjøretøyene volder betydelig slitasje og skade på terrenget ved at belter og hjul vil etterlate seg merker og sår i naturen. I visse naturtyper som f.eks. myr, våtmark, sparsom og sentvoksende vegetasjon, kan sporene etter motorkjøretøy bli permanente eller meget langvarige. Siden den omsøkte kjøringen ikke skal foregå kontinuerlig, men i en kort avgrenset periode på to uker i året, og siden eksisterende vei vil bli benyttet i nesten hele løypen, synes omsøkt tiltak å medføre så langt kommunen kan se å ha avgrenset risiko for alvorlig og irreversibel skade på

108 naturmiljøet. 10 Økosystemtilnærming og samlet belastning: Transporten vurderes i liten grad til å føre til større belastning på økosystemet i området. 11 Kostnadene ved miljøforringelse skal bæres av tiltakshaver: Omsøkt tiltak faller ikke inn under denne bestemmelsen. 12 Miljøforsvarlige teknikker og driftsmetoder: Omsøkt tiltak faller ikke inn under denne bestemmelsen. ANDRE OPPLYSNINGER: Kjøringen skal foregå etter de vilkår og regler som lov og forskrifter tilsier, og skal kun forgå i samsvar med omsøkt bruksområde og formål. Den som forsettlig eller uaktsomt overtrer loven, forskrifter, regler eller vilkår fastsatt i medhold av loven, eller medvirker hertil, er straffeansvarlig etter Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag 12. Mislighold av dispensasjon kan føre til inndragelse av løyve. BAKGRUNN: Gjermund Svaland søker om å benytte ATV i utmark under forberedelsene til Svalandsgubben, under selve løpet og etter løpet til nedrigging. Under selve løpet skal kjøring benyttes til å hente/ frakte evt. skadde og til å få medisinsk personell ut i løypene om noe skulle skje. Denne kjøringen vil avgrense seg til en kort tidsrom hvert år. Etter forskriften, FOR , 6 og 7, har kommunen anledning til å gi dispensasjon til kjøring utover 2-5, dersom søkeren påviser et særlig behov som ikke knytter seg til turkjøring, og som ikke kan dekkes på annen måte. Dette er en ren skjønnsvurdering. I dette tilfelle har søker et særlig behov knyttet til et konkret arrangement. Det kan vanskelig la seg gjøre å dekke behovet på en annen måte. Rundskriv T-1/96 sier at for alle dispensasjoner etter forskriftens 5 og 6 bør det settes vilkår om at tillatelsen skal gjelde et bestemt tidsrom og som hovedregel bare for en bestemt eller et bestemt antall turer. Det kan unntaksvis gis tillatelser for lengre perioder, f.eks. kan det for kjøreformål som

109 strekker seg over flere år og som det ikke er tvil om berettigelsen av, gis tillatelse for flere år om gangen. Dispensasjonen bør under ingen omstendighet gjelde for et lengre tidsrom enn fem år. Dette idrettsarrangementet strekker seg over flere år, og bare en kort periode hvert år. Ut i fra dette bør det kunne gis dispensasjon for maks tidsrom som Rundskriv T-1/96 nevner, 5 år. Erfaringene viser at de terrenggående motorkjøretøyene volder betydelig slitasje og skade på terrenget ved at belter og hjul vil etterlate seg merker og sår i naturen. I visse naturtyper som f.eks. myr, våtmark, sparsom og sentvoksende vegetasjon, kan sporene etter motorkjøretøy bli permanente eller meget langvarige. På grunn av den sterke økningen i barmarkskjøring, og de store terrengskadene slik kjøring gir, skal forskriftens 6 praktiseres enda strengere for barmarkskjøring enn for kjøring på vinterføre. I dette tilfelle foregår kjøringen over et så kort tidsrom hvert år at kjøringen anses å ha en avgrenset risiko for alvorlig og irreversibel skade på naturmiljøet I denne søknaden er nesten hele den merkede traseen i traktorløype. Dette vil ofte være en trasé der motorferdselen vil gjøre minst skade eller være til minst ulempe. Det vil være lettere å gi tillatelse til kjøring når den kan foregå langs slik vei i følge Rundskriv T-1/96.

110

111 Skog og landskap m

112 Skog og landskap m