INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE

Transkript

1 Møte 9/2013 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Tirsdag 17. desember kl i Winthersgt 8

2 Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato Møtetid kl. 18:00 Møtested i fellesrådets lokaler, Winthersgt 8 Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Ann Lisbeth Leifsen, Tor Ellefsen, Ole Johnny Dahle, Ingrid Mjøen, Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde Kopi av innkallingen sendes: Inger Auen (verneombud), Eidanger menighetskontor, Klevstrand menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, Eidanger m.råd, Brevik m.råd, Klevstrand m.råd, Porsgrunn m.råd og sogneprestene (Ivar Brobakken, Bjarte Tysvær, Aud Bergheim og Hege Andal), samt revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 26. november Meldingssaker 0015 Prostens 10 minutter 0016 Kirkesjefens 10 minutter Vedtakssaker Sak 031/13 Økonomirapport pr november 2013 Sak 032/13 Driftsbudsjett 2014 Sak 033/13 Handlingsprogram Sak 034/13 Møteplan 1. halvår 2014 Sak 035/13 Konstituering 2014 Vel møtt! Porsgrunn Ole Johnny Dahle Leder

3 DEN NORSKE KIRKE Winthersgate PORSGRUNN Tlf: Faks: Porsgrunn Møtebok Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Kirkesjefens kontor Tilstede: Ivar Gundersen, Ingrid Sofie Mjøen, Tor Ellefsen, Ann Lisbeth Leifsen, Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Ole Johnny Dahle, Elin Aasheim, Hans Jørgen Rohde og Leif Bryn. Fra Administrasjonen møtte Kerstin Elisabeth Aas og Johannes Sørhaug. Innkallingen og referat fra sist møte, 22. oktober 2013, ble godkjent. Orienteringssaker 013 Prostens 10 minutter Kort orientering om bispevisitas i Klevstrand og Porsgrunn sogn 014 Kirkesjefens 10 minutter Status byggekomite/prosjektleder Heistad bedehus møte 27/11 Besøk av kirkebyggkonsulenten Ove Morten Berge 27/11 Koralbøker er på plass Oppsigelser 5 stillinger utlyses med det første. Litt om ansettelsesprosess Utvendig sprinkling Eidanger kirke, snart ferdigstilt Rådmannens forslag til investeringsbudsjett Formannskapets signaler om innarbeiding av sluttfinansiering Østre Porsgrunn kirke Tørmo kapell

4 Vedtakssaker Sak 028/13 Økonomirapport pr oktober 2013 Vedtak: Fellesrådet tar økonomirapport pr oktober 2013 til etterretning. Fellesrådet ønsker i fremtiden en mer komprimert rapport der kun hovedsummer fremgår, jfr sak 029/13. Sak 029/13 Økonomireglement kirkelig fellesråd - ny behandling Vedtak: Fellesrådet vedtar forslaget som sitt økonomireglement, gjeldende fra Sak 030/13 Hva skal være KAs strategi i fremtiden? Vedtak: Saken ble drøftet, og der det var nødvendig ble det foretatt avstemming. Kirkesjefen sender inn resultatet av gjennomgangen. Fellesrådet drøftet innspill til sitt handlingsprogramm, og ønsker innspill fra mendighetsrådene på dette. Til orienteringsak om Tørmo kapell lages det et notat som dokumenterer dagens bruk. Porsgrunn menighet bes om uttalelse knyttet til kapellets fremtid. For Johannes Sørhaug kirkesjef

5 Arkivsak 05/00104 Dato: Arkivsak-navn: Økonomiforvaltning Saksbehandler: js Dokumentnavn: Økonomirapport pr november 2013 Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /13 Arkivkode: 131 Utvalgssaksnr.: 031/13 Saksfremstilling Vedlagt følger ny oppstilling av regnskapet. Dette følger det vedtatte økonomireglementets bestemmelser, og forskrifter for kirkelig økonomiforvaltning. Det er ingen store avvik i forhold til det som tidligere har vært beskrevet og orientert om. Personalkostnadene viser så langt et mindreforbruk på ca kr Øvrige driftskostnader er også under god kontroll. Det er heller ikke avdekket større avvik på inntektspostene. Regnskapsrapport per periode 11 Konto Konto (T) Beløp Buds. Periodisert Budsjett justert Brukerbetaling, salg, avgifter Refusjoner/ overføringer Kalkulatoriske inntekter Statstilskudd Rammetilskudd egen kommune Sum driftsinntekter Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Kalk. Utg. ved komm. Tj.ytingsavt Refusjoner/ overføringer Tilskudd eksterne tiltak Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Renter og omkostninger, innlån Netto finansinntekter Avskrivninger Motpost avskrivninger Netto driftsresultat

6 Forslag til vedtak Økonomirapporten tas til etterretning. Vedtak Vedtak:

7 Arkivsak 05/00071 Dato: Arkivsak-navn: Årsbudsjett Saksbehandler: js Dokumentnavn: Driftsbudsjett 2014 Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /13 Arkivkode: 112 Utvalgssaksnr.: 032/13 Saksfremstilling Budsjettforslaget for 2014 bygger på fellesrådets budsjett for 2013 og de rammer som rådmannen har lagt i sitt hanslingsprogram som behansles i bystyret 12. desember. Rådmannens forslag baserer seg på en lønns- og prisvekst på 3% og en effektivisering på 1,3% (flatt kutt). Fellesrådets administrasjon har tatt hensyn til at en av våre medarbeidere går ut i barselspermisjon og at det settes inn vikar i deler av stillingen. Dette kompenseres med tilskudd fra staten (konto 7001). Videre er det innarbeidet midler til innkjøp av salmebøker. Administrasjones forslag baserer seg på at fellesrådet dekker antall salmebøker som tilsvarer gjennomsnitts gudstjenestebesøk (jfr kirkelig årsstatistikk). Dette utgjør til sammen ca 300 salmebøker, og utgjør en kostnad på kr Menighetsrådene kan da finansiere det man ønsker ut over gjennomsnittstall. Kirkesjefen foreslår at det innarbeides en økning i husleie på kr for å kunne arbeide videre med å finne ny og godt egnet lokalisering av fellesrådets administrasjon. Administrasjonen foreslår videre at inntektene preluderingspenger fordeles på stemming og nødvendig vedlikehold av orglene kr , og at kr fordeles og overføres til menighetsrådene for å styrke den kirkemusikalske aktivitet i menighetene. Administrasjonen ønsker å vurdere bruk av stillingsressursen når kirketjener med hovedarbeidssted på Vest går av med pensjon august Budsjettforslaget fremlegges med et budsjettert overskudd på kr før finans og årsopgjørsdisposisjonern. Dette tilsvarer en driftsmargin på 0,7% Vedlagte oppsett viser administrasjonens forslag til driftsbudsjett for 2014.

8 Forslag pr hovedgruppe: Oppsummert pr Forslag 2014 Konto Konto (T) Beløp Sum Budsjett budsjett sum personalkostn ader sum driftskostnade r Sum andre kostnader sum tjenesteyting sum mva og tilskudd Sum alle kostnader sum inntekter og overføringer bruk av fond overskudd Detaljert budsjettforslag pr konto: pr Forslag 2014 Konto Konto (T) Beløp Sum Budsjett budsjett 0100 Lønn faste stillinger 0102 Vikarlønn Lør/søn/kvelds tillegg T-trinn 0105 Helligdagsgodt gjørelse 0201 Vikarer ved sykdom 0300 Ekstrahjelp Overtid Annen lønn Trekkpl telefon/adsl over 1000 kr Møtegodtgjør elser

9 0801 Driftsutg folkevalgte 0900 Pensjonsinnsk udd 0902 Fri gruppelivsforsi kring 0903 Fri ulykkesforsikri ng 0990 Arbeidsgiverav gift Sum personalkostn ader 1001 Kontorrekvisit a 1004 Abonnement, aviser og tidsskrift 1005 Faglitteratur Kontormaterie ll div. utg IT-utstyr Matvarer Bevertning Annet forbruksmateri ell/råvarer og tjenester 1207 Velferdstiltak ansatte 1209 Arbeidstøy/kle sgodtgjørelse 1301 Porto Teletjenester Omkostninger /gebyrer bank 1401 Annonser m.v Konferanser Kurs og opplæring 1502 Overnatting Reiseutgifter Transportutgif ter 1702 Drivstoff og rekvisita - firmabil 1703 Vedlikehold/se

10 rvice - firmabil 1704 Bompenger/pa rkering 1705 Transport begravelser/kr emasjoner 1801 Strøm Vaktsystemer og vakthold 1852 Personforsikri nger 1853 Forsikringspre mier 1901 Husleie Lisenser m.m Kontingenter VAR-avgifter Sum driftskostnade r 2001 Inventar og utstyr 2002 Trykksaker Leie leasing kjøp av transportmidle r 2201 Leieavtale, driftsmidler 2212 Forsikringspre mier 2401 Service-, drifts og vedlikeholdsav taler 2702 Konsulenttjen ester 2711 Vedlikehold orgel 2890 Andre utgifter Refusjon til menighetsråd Teknisk drift kalkulatorisk 3902 Brukerservice kalkulatorisk 3903 Renhold kalkulatorisk 3904 Utenomhus

11 kalkulatorisk Sum tjenesteyting 4291 MVAkompensasjon på vedelag 4301 Tilskudd egen kommune, mva 4701 Tilskudd eksterne tiltak 5001 Renter og omkostninger, innlån 5301 Dekn. av tidl. års regnsk.messig merforbruk 5510 Avsetning bundne driftsfond Avskrivninger Sum disposisjoner Sum alle kostnader 6090 Preludering Avgiftsfritt salg av varer og tjenester 6205 Deltageravgift Leieinntekter kirker 6305 Festeavgifter Stellavtaler, inntekter for stellet 6512 Stellavtaler, adm. inntekter 7001 Refusjon fra staten 7101 Refusjon fra folketrygden 7291 MVA-ref krav fra drift 7501 Refusjoner fra menighetsråd 7701 Refusjon fra andre 7901 Kalkulatoriske

12 inntekter 8101 Statstilskudd Rammetilskud d egen kommune 8352 Egen kommune lønnsreg. Sum inntekter og overføringer 9001 Renter av bankkonto 9401 Bruk av disposisjonsfo nd 9510 Bruk av fondsmidler 9909 Motpost avskrivninger 9995 Lønn (hj.kto) med kontering 9996 Lønn (hj.kto) oppgavepl. ikke arb.giv.avg.pl 9997 Lønn (hj.kto) oppgavepl.og arb.giv.avg.pl Sum disposisjoner Sum alle inntekter Til disp.fond Forslag til vedtak Forslaget vedtas som fellesrådets budsjett for 2014 Vedtak Vedtak:

13 Arkivsak 05/00071 Dato: Arkivsak-navn: Årsbudsjett Saksbehandler: js Dokumentnavn: Handlingsprogram Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /13 Arkivkode: 112 Utvalgssaksnr.: 033/13 Saksfremstilling Handlingsprogram Generelt om rammene: Gjennom dette dokumentet ønsker vi å peke på de utfordringer vi ser for oss i kommende 4års periode. Det gjelder både drift og investering. Rammene er på mange måter lagt gjennom det bystyret vedtar som bevilgning til kirkelige formål. Bystyret vedtar sitt handlingsprogram 12. desember. Administrasjonen vurderer det slik at fellesrådet har dyktige og faglig godt kvalifiserte ansatte. Det gjøres en profesjonell jobb med gudstjenester, kirkelige handlinger, diakoni, undervisning og kirkemusikk. I hovedsak gjøres dette arbeidet parallelt i de 4 menighetene våre, og bemanningen er relativt lik. I tillegg har fellesrådet en administrasjon som legger til rette for god kirkelig aktivitet i menighetene. Fellesrådet er ansvarlig for drift og vedlikehold av kirkebyggene og administrering av alt som har med gravferd å gjøre. Fellesrådet har også ansvar for personalforvaltning og tett kontakt med kommunens administrasjon. Driftsbudsjett: Rådmannen legger i sitt forslag til grunn en lønns- og prisvekst på 3% (3,5% lønnsvekst og 2% prisstigning) Fellesrådet får tilført kostnadene ved lønnsoppgjør for 2014, og vi har i budsjettet forsøkt å innarbeide økningen. Videre foreslår rådmannen en generell effektivisering på 1.3%, som for fellesrådet tilsvarer ca kr Fellesrådets søknad om økning i bevilgning til administrative oppgaver er beskrevet, men ikke imøtekommet i rådmannens forslag. Kommunal ramme for kirken er foreslått med kr 17,6 mill. Dette innbefatter også tjenesteytingsavtalen. Det betyr at den kommunale bevilgningen foreslås opprettholdt på ca dagens nivå.

14 Driftsmessige utfordringer: Det er høy aktivitet i menighetene våre med mye godt arbeid. Vi må være oppmerksomme på at planer og ønsker kan harmonere med de ressurser vi har til rådighet. Jevnt over er arbeidsforholdene bra, med brukbare arbeidsplasser til de aller fleste av fellesrådets ansatte. Telefon- og datasystemer fungerer bra oppgraderes jevnlig. Alle stabene har bra kontorfasiliteter, som fungerer bra ut fra dagens organisasjonsform. I 2008 flyttet fellesrådet administrasjon ut av Teknisk bygg i kommunen og ble samlokalisert med Porsgrunn menighet sin stab. Dette har vært en nyttig erfaring, og administrasjonen har kommet mye nærmere den daglige drift av menigheten(e). Likevel er verken lokalisering eller tilgjengelighet optimal i forhold til besøkende. Videre er kontorkapasiteten sprengt i Winthersgt 8 og man bør fremskynde arbeidet med å finne andre lokaler til fellesrådets administrasjon. Samtidig bør organisatoriske endringer vurderes og sentralisering av merkantile funksjoner for fellesråd og menighetene vurderes. Handlingsprogram drift Budsjett Budsjett Budsjett sum personalkostnader sum driftskostnader Sum andre kostnader sum tjenesteyting sum mva og tilskudd Sum alle kostnader sum inntekter og overføringer ,5 bruk av fond , , ,00 overskudd ,5 Investeringsbudsjett: Fellesrådet oversendte rådmannen sitt vedtak om behov for handlingsplanperioden ( ). Denne inneholdt videreføring av kr 2 mill årlig til vedlikehold av kirkebyggene. I tillegg ba fellesrådet om 1,5 mill til fullfinansiering av rehabilitering av Tørmo kapell. Deretter 3,5 mill til brannsikring av Langangen kirke, 30 mill til fullfinansiering av ny Østre Porsgrunn kirke (2015 og -16), og til sist en økning av bevilgning til livssynsåpent seremonibygg (fra 20 til 35 mill). Disse behovene er med i rådmannens handlingsprogram, men rådmannen har ikke funnet plass til alle tiltakene. Tørmo kapell foreslås slik fellesrådet har søkt om, men finansieres med reduksjon av generelle vedlikeholdsmidler (fra 2,0 til 0,5 mill). Livssynsåpent seremonibygg er økt i rådmannens forslag fra 20,0 til 25,0 mill. Videre foreslår rådmannen at det bevilges 3,5 mill til sikring av Langangen kirke. Når det gjelder

15 finansiering av ny kirke har rådmannen ikke tatt dette med i sitt talloppsett, men i kommentaren sier han: Det er ikke tatt høyde for å foreslå bevilgning til Østre Porsgrunn kirke i dette handlingsprogrammet, men det forutsettes at dette blir tatt opp i egen søknad til kommunen når kirken har bedre oversikt over kostnadene ved de ulike konseptene. Ut fra formannskapets behandling av budsjettet har vi forstått at posisjonen er enige om at en søknad om midler til ny kirke vil bli behandlet i inneværende handlingsprogram. Dette er de økonomiske rammene fellesrådet må tilpasse sin virksomhet til. Kirkesjefen foreslår at det fokuseres på sikkerhet og drift knyttet til kjølerom og kirkeklokker i 2014 og at øvrige vedlikeholds- og rehabiliteringsbehov utsettes til 2015 ff. rådmannens forslag investeringsplan tidligere bev Prosjekt seremonibygg Eidanger kirkegård Kirkene - rehabilitering mv. 0, Tørmo kapell - oppgradering 7 1,5 Langangen kirke - brannsikring 3,5 sum kirke og trossamfunn 7 10, Gravplassforvaltning: Det er en omfattende tjenesteytingsavtale mellom fellesråd og kommune. En stor del av avtalen omfatter praktisk arbeid på gravplassene (kirkegårdene) Alt grønt- og gravearbeid (gressklipping, planting og beskjæring og åpning/lukking av graver er i all hovedsak dekket av avtalen. Fellesrådet har forvaltningsansvaret og hovedansvar for drift og vedlikehold av gravplassene. Fellesrådet har de senere år hatt fokus på oppmåling, digitalisering og sikring av gravminner. Dette arbeidet er omfattende og kirkesjefen foreslår at det opprettes en prosjektstilling med 2 3 års varighet for å fokusere på nødvendig planmessig utvikling, utarbeiding av ulike planer og ferdigstillelse av det pågående digitaliseringsarbeidet. Vi bør utarbeide verneplan, plan og behovsanalyse for gravplassene og plan for utvikling av anonyme gravfelt og navnet minnelund. Forslag til vedtak Forslaget vedtas som fellesrådets Handlingsprogram Vedtak Vedtak:

16 Arkivsak 05/00055 Dato: Arkivsak-navn: Saksbehandler: js Dokumentnavn: Møteplan 1. halvår 2014 Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /13 Arkivkode: Utvalgssaksnr.: 034/13 Saksfremstilling Følgende møteplan foreslås for kommende halvår: Mandag 27. januar Tirsdag 25. februar Tirsdag 25. mars Tirsdag 20. mai Tirsdag 17. juni Tidspunkt for møtene er kl Forslag til vedtak Forslaget vedtas som fellesrådets møteplan 1. halvår 2014 Vedtak Vedtak:

17 Arkivsak 05/00055 Dato: Arkivsak-navn: Saksbehandler: js Dokumentnavn: Konstituering 2014 Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /13 Arkivkode: Utvalgssaksnr.: 035/13 Saksfremstilling Det skal velges leder og nestleder av kirkelig fellesråd. Disse velges for et år ad gangen. Videre velges ett medlem i tillegg, som sammen med leder, nestleder og kirkesjef utgjør arbeidsutvalget (FAU), jfr Kirkelovens 12 og 13. Det skal velges 3 representanter til administrasjonsutvalg (KAU), jfr Hovedavtalen. Leder Nestleder Ett medlem Utgjør sammen med leder, nestleder og kirkesjef fellesrådets arbeidsutvalg (FAU) 3 representanter til administrasjonsutvalget (KAU) 3 representanter til forhandlingsutvalget Forslag til vedtak Saken fremlegges for drøfting og beslutning uten forslag til vedtak. Vedtak Vedtak:

18