Nye Lindesnes. Leveransemal /-skjema delprosjekt (Mal oppdatert prosjektledersamling ) Teknisk drift rev rev. 4.1.

Transkript

1 Nye Lindesnes Leveransemal /-skjema delprosjekt (Mal oppdatert prosjektledersamling ) Teknisk drift rev rev [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av:

2 [navn] KML/HOS/FAN Beslutning: Delprosjektet har gjennomgått og videresender til styringsgruppa Bemanning av neste fase: Signatur (prosjekteier): Neste fase ferdig: [Dato] Side 2 av 14

3 1 INNLEDNING Det pågår 27 delprosjekter i kommunereformprosjektet nye Lindesnes pr september De fleste av disse er har vært gjennom - eller er i konseptfasen. I konseptfasen klarlegges delprosjektets hensikt og mandat, og da gjennomføres en kartlegging av dagens oppgaver, rutiner, ressurser mv. for det tjenesteområdet/ arbeidsområdet delprosjektet gjelder. De fleste delprosjektene er nå klare for planleggingsfasen, og prosjektleder ønsker med dette dokumentet/skjemaet å bidra til en enkel og god gjennomføring av denne fasen. Behov Prosjektidé Problem De 27 delprosjektene kan grupperes i 2 hovedtyper: Delprosjekter som har en egen (politisk) styringsgruppe eller som er tverrgående (sektorovergripende) (8 stk.). Disse delprosjektene er nå stort sett allerede i gjennomføringsfasen. Delprosjekter som koordineres av ett av de 4 prosjektstyrene (19 stk.). Disse er stort sett i eller klare for planleggingsfasen. Dette dokumentet/skjemaet gjelder i hovedsak disse delprosjektene. Dokumentet/skjemaet er utarbeidet for å angi hva planleggingsfasen må drøfte og beskrive som en forberedelse til gjennomføringsfasen. For enkelte delprosjekter er det allerede utarbeidet god dokumentasjon som er tilstrekkelig for å gå i gang med gjennomføringsfasen. For andre delprosjekter kan dette dokumentet/skjemaet ses på som en «bestilling» til delprosjektets planleggingsfase, og som en forutsetning for å kunne gå inn i gjennomføringsfasen. Planleggingsfasen skal for de fleste delprosjektene være gjennomført i løpet av 2018, slik at gjennomføringsfasen kan startes på nyåret Side 3 av 14

4 2 TEMAER SOM BØR VÆRE OMFATTET AV PROSJEKTFORSLAGET FRA KONSEPTFASEN, OG SOM MÅ BEARBEIDES OG BESVARES GJENNOM PLANLEGGINGSFASEN Fyll ut de feltene som er relevante for delprosjektets ansvarsområde. Spørsmålene/tema gjelder for hvordan den nye kommune planlegges. Spørsmålene besvares kortfattet og enkelt. 2.1 Tjenesteområde/oppgaver i delprosjektet Beskrive hvilke oppgaver/produkter/tjenester delprosjektet omfatter Delprosjektet jobber med overordnet organisering og struktur av teknisk drift som skal levere gode og kvalitetssikrede tekniske tjenester knyttet til vei, vann, avløp og bygg fra planlegging til utførsel. Levere gode og fremtidsrettede tekniske tjenester til innbyggere, brukere og abonnenter. Samt kommunen som grunneier. Det arbeides i flere underprosjekt som renhold omsorg/teknisk drift, avklaring havn, vakt med mer Oversikt brukergrupper (internt/eksternt) Rektor, lærere og elever tilknyttet skolene. Idrettslag, brukere av idrettsbygg og svømmehaller. Ansatte på omsorgssenter og beboere på omsorgssenter. Ansatte og daglige ledere på formålsbygg. Brukere av kulturbygg med museer og bibliotek. Abonnenter på vann og avløp. Velforeninger og brukere av lekeplasser, veier og parker Mulige framtidige scenarier (se litt i krystallkula) Mer ekstremvær løst med mindre ressurser og i en større kommune. Større avstand og større areal, flere innbyggere. Forventning fra innbyggere spesielt knyttet til digitalisering, responstid og informasjon. Økende krav til arkivering, rapportering vs krav til effektivitet. Økende samfunnsansvar knyttet til å ta inn lærlinger, lærekandidater, arbeidspraksis kontra krav til effektivitet. Samskaping/brukermedvirkning. 2.2 Forslag til organisering av ny sektor/enhet/fagområde Lokalisering og kartlegging av antall ansatte i kommunene i dag GEVINST VED SAMLOKALISERING AV TEKNISK FORVALTNING OG TEKNISK DRIFT Teknisk drift og teknisk forvaltning har flere faglige områder med behov for samarbeid og avklaringer. Samlokalisering av forvaltning og drift vil for flere saker gi raskere og bedre saksbehandling for våre kunder ved at faglige avklaringer kan tas fortløpende mellom saksbehandlerne på tvers av enhetene. Samt at vi i større grad sikrer kommunens inntekt i form av anleggsbidrag og teknisk kvalitet på kommunaltekniske anlegg som kommunen overtar for drift og forvaltning. Det åpner for dialog underveis og avklare problemstillinger underveis i saker. Det går raskere og med bedre kvalitet når vi sitter tettere og Side 4 av 14

5 kan avklare problemstillinger underveis. Her er noen eksempler på saksområder med utstrakt samarbeid og behov for avklaringer; -Kommunen mottar nabovarsel og møter på oppmålingsforretninger på vegne av kommunen som grunneier. Samlokalisering bidrar til å forenkle samarbeidet. Dette gjelder når kommunen er grunneier og i andre saker med behov for avklaring mellom enhetene. -I forbindelse med byggesaker kommer det i de fleste byggesaker spørsmål om privat/kommunalt vann/avløp. Spesielt i randsonene rundt tettbebyggelse samt i noe mere spredt bebyggelse må teknisk forvaltning avklare med teknisk drift mulighet for tilkobling til kommunale anlegg. Samt tekniske krav i forbindelse med tilkobling. -Utbyggingsavtaler gir kommunen hjemmel til å stille krav til teknisk kvalitet, rekkefølge for utbygging og utbyggers bidrag til bl.a kommunal infrastruktur. Arbeid med utbyggingsavtaler og oppfølging av disse krever utstrakt samarbeid mellom teknisk forvaltning og drift. Prinsippvedtak for krav til utbyggingsavtaler hjemles politisk iht plan- og bygningsloven, loven som forvaltning er satt til å håndheve. Oppstart og saksbehandling av utbyggingsavtaler skal iht loven politisk behandles parallelt med tilhørende reguleringsplan. Utbyggingsavtalene inneholder bl.a krav i reguleringsplan (teknisk forvaltning), tekniske krav knyttet til vei, vann, avløp, lekeplasser mm (teknisk drift). Utbyggingsavtalene kan ved behov stille krav om anleggsbidrag knyttet til opparbeidelse/bidrag til teknisk anlegg. Innkreving av anleggsbidrag forutsetter godt samarbeid med teknisk forvaltning. -Krav til avkjørsel både i regulert/ikke regulertområde forutsetter samarbeid mellom forvaltning og drift. Med tett samarbeid blir det enklere å avklare behov for uttalelser og omfang av tekniske krav. -Dispensasjon fra byggegrense på kommunal vei må faglig vurderes i samarbeid med teknisk drift. Kan f.eks legge inn krav om at utbygger må dekke skader veivedlikehold, brøyteskader mm. Dette er eksempler på områder der teknisk drift og teknisk forvaltning må ha et utstrakt samarbeid. Med samlokalisering av forvaltning og drift vil uttalelser og faglig samarbeid kunne flettes inn i det daglige arbeidet. Samt at enhetene på en enklere og mere effektiv måte kan innarbeide dette i fortløpende felles kvalitetssikrings- og forbedringsarbeid. KARTLEGGING ANSATTE TEKNISK DRIFT Kartleggingen viser at vi i dag har 22 ansatte som har «innearbeid» i teknisk drift og 100 som jobber ute. I forslag til ny organisering av teknisk drift er det foreslått 5 faglige avdelingsledere for drift i «blå» bokser. Teknisk drift har ut fra denne kartleggingen 17 ansatte som kan vurderes lokalisert utenom selve driften. Teknisk forvaltning har 33 (inkludert landbruk). Teknisk inne 50 ansatte. I Marnardal og Lindesnes kommune er alt merkantilt personell organisert i tjenestetorget/servicekontor og disse ressursene (1-2 stillinger?) blir vel vurdert i forhold til teknisk drift. ANTALL ANSATTE Inne/Stab Ute tekniske fag Ute renhold Marnardal Lindesnes 4 11** 11 Mandal 16* Sum Side 5 av 14

6 *inkl 1 på boligkontor, 3 merkantile og 1 renholdsleder. (Renholdsleder i Lindesnes kommune 50% lederstilling og 50% renholder) **inkl 1 flyktningevaktmester som også følger opp de som har arbeidsplikt via NAV Svar på relevante føringer fra intensjonsavtalen Effektivitet: Prosjektet har som mål å tilrettelegge for optimal ressursbruk både for personell og materiell. Med å tilrettelegge for godt planlagt produksjon av tjenester slik at vi oppnår en god ressursutnyttelse. Med skille mellom adhoc og planlagte oppgaver. Vi legger vekt på kvalitetssikring av produkt og prosjekt. Lokal identitet: Vi bygger ny kultur og tilhørighet mot at tilhørighet til ny kommune over tid blir sterkere enn til de tre kommunene. Dette arbeidet med kulturbygging er startet med felles allmøter og møtepunkter. Vi jobber videre med institusjonsbygging og for teknisk drift vil det innebære felles faglige forståelser og kulturelle forståelser som alle må få mulighet til å få et eieforhold til samt felles uniformer og noen felles møtepunkter som felles kontor, oppmøtested med mer. Det må skapes en lokal identitet som sikrer trivsel men samtidig skaper et nytt fellesskap som er fremtidsrettet. En fremtidsrettet og fremoverlent arbeidsplass kan fremme lokal identitet og stolthet over egen kommune og arbeidsplass. Der det er naturlig vil deler av tjenestene løses ute i nærmiljøet men det er viktig å ivareta det nye fellesskapet og felles kultur i ny kommune. Framtidsansvar: Teknisk drift skal levere gode og fremtidsrettede tjenester til innbyggere og næringsliv gjennom god ressursbruk. I prosjektet ønskes det tilrettelagt for brukernes forventninger mht digitalisering, informasjon og responstid, noe som forutsetter at det etableres fremtidsrettede publikumsmottak. Detmå tas høyde for klimatiske endringer som forutsetter at ulike enheter har et tett og tverrfaglig samarbeid. Det forventes at teknisk drift leverer kvalitetssikrede tjenester mht kvalitet drikkevann, HMS, gode byggeprosjekt, god økonomi med mer. Andre føringer fra intensjonsavtalen: Endringer fra tidl. strukturer / hvordan skal dette håndteres? Tre kommuner skal bli til en. De tre kommunene er ulikt organisert og det er mål om å ta med det beste fra de tre kommunene. Dagens struktur i kommunene er funksjonsstrukturer. Forslag til ny struktur er matrisestruktur og innføring av denne strukturen forutsetter at ledere er opplærte, inneforstått med og er gode eksempler for øvrige ansatte. For å lykkes med dette må enhetsleder på plass så tidlig som mulig slik at implementering av ny organisasjonsstruktur starter. I vedlagt figur der det rød markering rundt de to områdene vi har startet arbeid med endring av organisasjonen. Det er flere elementer som det må settes av tid til for å endre strukturen som foreslått. Samt innarbeide den nye strukturen i organisasjonen. Side 6 av 14

7 2.2.4 Risikovurdering (Scenarier/konsekvens/sannsynlighet/forebyggende tiltak) Risiko knyttet til at det tar lang tid før enhetsleder er på plass. Organisasjonen er tint opp for endring omgående. Dersom tar enhetsleder og implementering på nyåret og opprettholder fare for at organisasjonen fryser og opprettholder gamle strukturer og kultur Fare ved at kommunene slås sammen med gammel struktur. Og da er det bortimot umulig å endre organisasjonen. Side 7 av 14

8 2.2.5 Vurdering av alternative forslag til ny struktur (økonomiske konsekvenser og fordeler og ulemper ved de ulike modellene) Side 8 av 14

9 Grønt/park er ulikt organisert i Mandal, Marnardal og Mandal. I Mandal kommune er vei/park samorgansiert. I Marnardal og Lindesnes er grønt og bygg samorganisert. Med bakgrunn i dette er grønt foreslått organisert som egen avdeling. 2.3 Gevinstoversikt for ny sektor/enhet/fagområde Beskrivelse av gevinster Våre forutsetninger for gevinst; Gevinster relateres til en/flere bruker/interessenter. Det er lagt inn en oversikt over brukergrupper i denne leveringsmalen. Interessenter for teknisk drift er bl.a ansatte, ledere, brukere, foreninger diverse, andre offentlige. Gevinst knyttes til muligheter vurdert ut fra risiko knyttet til denne. Delprosjekt teknisk drift utarbeider en gevinstrealiseringsplan som føles opp og realiseres i linjeorganisasjonen. Beskrivelse av gevinster; 1. Bedre og tydeligere arbeidsprosesser. Med bedre og tydeligere arbeidsprosesser sikres i større grad at alle brukere får en helhetlig og samme behandling ut fra rettssikkerhet og likhetsprinsippet. 2. Bedre kvalitet som følge av større fagmiljø ute og inne. Med et større fagmiljø vil det være mulig å bli mere spesialisert og dermed levere bedre faglige tjenester. 3. Bedre på samordning mellom fagmiljøene som sikrer tverrfaglighet. 4. Med egne dedikerte som jobber med Kvalitetssikring sikres kvalitetssirkelen. 5. Felles maskinpark bør kunne gi økonomisk gevinst. 6. Felles vaktordning bør kunne gi økonomisk gevinst. Forutsetter overordnet avklaring. 7. Bedre planlagt arbeidstid som skille planlagt og adhoc-oppgaver kan frigjøre tid til andre/mer kvalitet på oppgaver. Og økt yrkesstolthet. Side 9 av 14

10 2.3.2 Forutsetninger inkl. behov for samhandling/bistand fra andre utenfor egen sektor/enhet/fagområde Vi er navet og samarbeider med alle enheter og etater Gevinstansvarlig Måleindikator(er) Kvalitetsindikator i kvalitetssikringsarbeidet. Økonomisk indikator for maskinpark. Medarbeidertilfredshet Risikovurdering (risiko for at gevinster ikke kan tas ut). Knapphet på tid. Manglende lederskap og medarbeiderskap. 2.4 Bemanningsplan for ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny organisering venter på enhetsleder Årsverk Turnus Kompetansefordeling og -behov mm. Dette kommer etter valg av struktur og leder Begrunnelse Endringer fra tidl. organisering / hvordan skal dette håndteres? Side 10 av 14

11 2.5 Interkommunale samarbeid og løsninger for ny kommune Oversikt tidligere samarbeid (i én eller flere av kommunene) Havn må samordnes mellom Lindesnes kommune og Mandal havn evt ny organisering. Arbeid for kirka må avklares. Mandal og Lindesnes kommune har samarbeidsavtaler knyttet til snørydding. Marnardal kommune har i tillegg graving av graver på kirkegården Begrunnet forslag til ny løsning i egen kommunal regi eller gjennom interkommunalt samarbeid. Avklare ansvar for vedlikehold av kirkegård og ansvar for havn. 2.6 Digitale løsninger for ny sektor/enhet/fagområde koordinert med overordnet digital strategi Aktuelle områder for digitalisering Innbyggerportal min side. Nytt saksbehandlersystem tilrettelagt for teknisk drift med link til kart og matrikkel Felles database for ledningsnett, SD-anlegg, energiportal, facilit, kart mm. Avviksmeldingssystem tilrettelagt for utefolk. Sikkerjobbanalyse og rapport om uønsket hendelse Ideer for hvordan digitaliseringen (2.6.1) kan gjennomføres. På de ansattes premisser slik at de får en enklere hverdag og innbyggerne får en bedre tjeneste Forutsetninger (bistand fra andre, tekniske endringer, mv.) Forutsetning er at de ansatte får investere i nødvendige digitale verktøy mer enn i dag (inkl nettbrett, smarttelefon, apps etc). I dag ses mobiltelefon og nettbrett som et personlig gode. Vi mener dette er arbeidsverktøy på linje med andre arbeidsverktøy. Oppgradering bør ikke være knyttet opp mot privatøkonomi men styres av behov fra den enkelte arbeidsplass. Nytt saksbehandlersystem (enkelt arkiv fra mail med mer). Felles minside for hele kommunen som sikrer gjenbruk av data og er knyttet til eiendommene i kommunen. 2.7 Plan for samordning og iverksetting av reglement og/eller rutiner for ny sektor Plan for innføring Avventer enhetsleder. Anbefalt innføring; 1. Enhetsleder (ny dato ) 2. Ledergruppa i teknisk drift (ny dato ) 3. Avdeling plan og prosjekt (ny dato ) 4. Avdeling for utvikling og kvalitet (ny dato ) 5. Øvrig struktur Side 11 av 14

12 2.7.2 Begrunnelse Omfattende endring og det forutsetter en ny leder og ny struktur på plass. Det må settes av tid til implementering i organisasjonen Beskrivelse av nødvendige tilpasninger fra dagens reglementer / hvordan gjennomføres endringene? Se punkt over Risikovurdering Fortsetter 3 parallell teknisk drift med tilhørende dobbeltarbeid og frustrasjon Plan for innføring Viser til pkt Plan for samordning av planverk for sektoren Begrunnet forslag til løsning Plan og prosjektgruppa etableres som første del av strukturen. Starter arbeid med plan for produksjonsdel på renhold, vei, bygg og vann/avløp Begrunnelse Fordi vi har mye planverk som må koordineres og dette arbeidet ligger i dag ute i avdelingen. Planarbeidet samles i plan/utvikling. Dette blir en avdeling som er gode på planarbeid på tvers av fagområdene på teknisk drift Implikasjoner / hvordan skal dette håndteres Planavdeling med planverk må være på plass for å sikre samordnede investeringer og drift Risiko Uforutsigbarhet for innbyggere/utbygger med manglende felles normer og kvalitet på arbeid som utføres på vei, vann, avløp, bygg med medfølgende forutsigbarhet. Kan risikere at det blir ulik kvalitet på tjeneste i de tre kommunene. 2.9 Iverksetting av planene for delprosjektets ansvarsområder Hva må iverksettes og i hvilken rekkefølge? (Tidsplan) 1. Enhetsleder (ny dato ) 2. Ledergruppa i teknisk drift (ny dato ) 3. Avdeling plan og prosjekt (ny dato ), utarbeider driftsplaner og investeringsplaner 4. Avdeling for utvikling og kvalitet (ny dato ), utarbeider rutiner og planverk for kvalitetssikring og videreutvikling med digitalisering. 5. Øvrig struktur Side 12 av 14

13 2.9.2 Milepæler 1. Enhetsleder Plan for tilpasning av bygningsmasse/kontor/oppmøtested Plan for innplassering av hvor og hva og hvem Vakt--og beredskapsordning Flytte til ny arbeidsplass (kan om det er mulig bli delflytting etter hvert som enhetene er klare) Hvilke aktiviteter har avhengigheter til andre delprosjekter? Avklare grensesnitt til andre enheter, etater og virksomheter. Lagt inn i erfaringslogg Samarbeid/samspill med andre sektorer/enheter/ fagområder Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som får tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «leveranser» er avstemt med disse. Helse, oppvekst, stab/støtte. Vaktmestertjenester, infrastruktur vei, vann, avløp. Byggeprosjekt Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som lever tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «behov» er avstemt med disse. Stab og støttefunksjoner knyttet til teknisk drift er ulikt organisert i Mandal, Marnardal og Lindesnes kommune. I Mandal kommune har teknisk drift støttefunksjoner ansatt og organisert internt i teknisk drift. Teknisk drift i Marnardal og Lindesnes kommune har ingen støttefunksjoner ansatt på teknisk drift. For Marnardal og Lindesnes er støttefunksjoner ansatt i andre enheter; Servicekontor(felleskontor)t ansvar for bl.a; Servicekontoret har ansvar for å legge inn avgifter og sende ut fakturaer. De sender ut diverse brev, siste vedrørende oppfordring til å installere vannmåler. Teknisk drift gjør vedtak om fritak o.a. som ikke følger direkte av forskrift. Sette opp sakskart for teknisk styre Ymse oppgaver som stab og støtte, deriblant skrive ut skjøte, sørge for tinglysing mm Personalkontoret hovedansvar for; Alle stillingsannonser (vi bidrar med innspill til faglige krav) knyttet til utlysing av stillinger Henter ut søkerlister De arrangerer og gjennomfører intervju vi deltar og bidrar med faglige innspill Har sterke innspill til avlønning (!) Utarbeider alle arbeidsavtaler Deltar i de fleste møter knyttet til personalbehandling Har hovedoversikt over personlige tillegg i lønn Hovedoversikt i personalmapper Side 13 av 14

14 Gjennomfører nærværssamtaler med NAV og skriver referat. Vi deltar i møte med våre medarbeidere etter innkalling fra personal. Mm Økonomikontoret Bidrar med å sette opp mal for budsjett og detaljbudsjett Lager gode oversikt over vedtatte tiltak på drift og investering vedtatt i årsbudsjettet Bidrar ved regnskapsgjennomgang Bidrar ved tertialrapporter Syr sammen budsjett Er alltid tilgjengelige for spørsmål, vi er stadig på økonomikontoret og de er gode samarbeidspartnere Side 14 av 14