Leveranse organisering EM-arbeidet i nye Lindesnes

Transkript

1 Nye Lindesnes Leveranse organisering EM-arbeidet i nye Lindesnes [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn] Beslutning: [Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres,] Bemanning av neste fase: Signatur (prosjekteier): Neste fase ferdig: [Dato]

2 1 INNLEDNING Det pågår 27 delprosjekter i kommunereformprosjektet nye Lindesnes pr september De fleste av disse er har vært gjennom - eller er i konseptfasen. I konseptfasen klarlegges delprosjektets hensikt og mandat, og da gjennomføres en kartlegging av dagens oppgaver, rutiner, ressurser mv. for det tjenesteområdet/ arbeidsområdet delprosjektet gjelder. De fleste delprosjektene er nå klare for planleggingsfasen, og prosjektleder ønsker med dette dokumentet/skjemaet å bidra til en enkel og god gjennomføring av denne fasen. Behov Prosjektidé Problem De 27 delprosjektene kan grupperes i 2 hovedtyper: Delprosjekter som har en egen (politisk) styringsgruppe eller som er tverrgående (sektorovergripende) (8 stk.). Disse delprosjektene er nå stort sett allerede i gjennomføringsfasen. Delprosjekter som koordineres av ett av de 4 prosjektstyrene (19 stk.). Disse er stort sett i eller klare for planleggingsfasen. Dette dokumentet/skjemaet gjelder i hovedsak disse delprosjektene. Dokumentet/skjemaet er utarbeidet for å angi hva planleggingsfasen må drøfte og beskrive som en forberedelse til gjennomføringsfasen. For enkelte delprosjekter er det allerede utarbeidet god dokumentasjon som er tilstrekkelig for å gå i gang med gjennomføringsfasen. For andre delprosjekter kan dette dokumentet/skjemaet ses på som en «bestilling» til delprosjektets planleggingsfase, og som en forutsetning for å kunne gå inn i gjennomføringsfasen. Planleggingsfasen skal for de fleste delprosjektene være gjennomført i løpet av 2018, slik at gjennomføringsfasen kan startes på nyåret Side 2 av 9

3 2 TEMAER SOM BØR VÆRE OMFATTET AV PROSJEKTFORSLAGET FRA KONSEPTFASEN, OG SOM MÅ BEARBEIDES OG BESVARES GJENNOM PLANLEGGINGSFASEN Fyll ut de feltene som er relevante for delprosjektets ansvarsområde. Spørsmålene/tema gjelder for hvordan den nye kommune planlegges. Spørsmålene besvares kortfattet og enkelt. 2.1 Tjenesteområde/oppgaver i delprosjektet Beskrive hvilke oppgaver/produkter/tjenester delprosjektet omfatter Sammenslåing av avdelingene for EM i Mandal og Lindesnes. Enslige mindreårige flyktninger kommer alene og uten familie til Norge og blir bosatt i kommunene først etter et opphold på omsorgssenter/mottak. Når EM blir bosatt i kommunen blir de bosatt i boliger som er tilnærmet likt et ordinært hjem. De ansatte jobber ut ifra traumebevisst omsorg og fokus på psykisk helse. De motiverer til selvstendiggjøring av hver enkelt ungdom og integrering i lokalsamfunnet. Det jobbes for en god struktur på hverdagen, skole og fritidsaktiviteter. De ansatte har tett samarbeid med eksterne aktører, blant annet verge, skole og frivillige. Disse ungdommene er ofte traumatiserte gjennom for eksempel; krevende flukt, voldelige opplevelser, usikkerhet, savn etter familie, relasjonsskader og tapt barndom. Kommunens arbeid med EM må være koordinert og alle involverte bør ha god kompetanse innenfor traumebevisst omsorg. Erfaringer viser at det kan være krevende å få til gode behandlingsløp når ungdommene har psykiske utfordringer, rus/atferdsproblematikk eller manglende boferdigheter. Skole, helse og kommunal koordinering mener vi er viktig i dette arbeidet. Lykkes vi med dette vil tilknytning til NAV ikke være nødvendig, da ungdommene vil følge vanlige løp på lik linje med norske ungdommer. Ut i fra dette mener vi at organiseringen inn under Oppvekst er fornuftig for det langsiktige integreringsarbeidet av EM Oversikt brukergrupper (internt/eksternt) Enslige mindreårige flyktninger bosatt i bofellesskap og på hybel med oppfølging Mulige framtidige scenarier (se litt i krystallkula) En avdeling under Oppvekst lokalisert i Familiens hus. Tilpasse drift og tjenestetilbud for de to avdelingene (EM Mandal EM Lindesnes) som skal slås sammen. EM-bolig Mandal; mulig omorganisering/nedbemanning i 2019 basert på forventninger om antall bosatte. EM-bolig nye Lindesnes foretar omorganisering i 2020 ut i fra alder på bosatte ungdommer. Side 3 av 9

4 2.2 Forslag til organisering av ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny struktur med begrunnelse (ut fra dagens økonomiske rammer) Oppvekst Enhetsleder EMF Avdelingsleder Bofellesskap Gruppeleder Utegruppe Koordinator Avdeling for EMF organiseres under Oppvekst i Familiens hus. Administrativ funksjon i avdelingen fortsetter som i dag, med administrativ base samlokalisert med Familiens hus. Med tilgang til relevante samarbeidspartnere. Færre EM bor i bofellesskap og flere flytter på hybel. Utegruppa (som er en mobil tjeneste) jobber med oppfølging av ungdommer på hybel bør derfor styrkes. I 2020 vil antallet hybelboere være doblet og Utegruppa skal følge ungdommene opp etter skoletid. Vi ser for oss team på to ansatte som treffer ungdommene. Utegruppa vil bestå av tre hele stillinger i bofelleskap med miljøterapeuter og miljøarbeidere i todelt turnus. Våken nattevakt. Ut i fra ungdommenes behov ser vi at døgnbemanning er nødvendig. Lange vakter er gunstig for at ungdommene skal oppleve kontinuitet og sammenheng i hverdagen. EM-ungdom kan oppleve hyppige vaktskifter som krevende. Medlever-turnus bør vurderes i ny struktur. Medlever turnus er vakter som går ut over hele døgn. Kommunesammenslåing gir tjenesten mulighet til å se på ting på nytt og tilpasse driften etter ungdommenes behov. Ansattes hovedoppgaver er å bygge tillit/relasjoner og bidra til at ungdommene har en stabil hverdag. Samtidig ser vi behov for og nytte av strukturerte eksterne tjenester, som helse/skole. Et godt samarbeid og utarbeidete rutiner gjør oppfølgingen av EM mer målrettet. En plan for samordnede tjenester til EM bør inngå kommunens øvrige integreringsplan Svar på relevante føringer fra intensjonsavtalen Effektivitet: Lokal identitet: Framtidsansvar: Andre føringer fra intensjonsavtalen: Side 4 av 9

5 2.2.3 Endringer fra tidl. strukturer / hvordan skal dette håndteres? Administrativ sammenslåing. Avdelingene har per i dag hver sin avdelingsleder. Den nye organiseringen vil ha en avdelingsleder. Det grunnleggende turnusarbeidet overlates til egen ansatt i kommunen. Avdelingsleder/gruppeleder legger fremdeles inn avvik. Drift av bolig fra Lindesnes og drift av bolig fra Mandal slås sammen, inkludert drift av Utegruppa. Overgang til samme turnus/ressursstyringsprogram Risikovurdering (Scenarier/konsekvens/sannsynlighet/forebyggende tiltak) Driftsreduksjon/omorganisering. Kompetansetap ved at ansatte går over i andre stillinger i kommunen. For ungdommene kan dette bety brudd/tap av relasjoner, kontinuitet og tillit. Utrygghet kan føre ungdommene ut i krevende atferd/skolefravær, rus, isolering og radikalisering. Kulturforskjeller blant ansatte i boligene. Dette kan påvirke ny struktur og sammenslåing av ansattgrupper. Ansattes medvirkning er en viktig del av prosessen. Ulike digitale løsninger kan hindre god drift i avdelingen. Opplæring i eventuelt nye digitale fagsystemer er påkrevd Vurdering av alternative forslag til ny struktur (økonomiske konsekvenser og fordeler og ulemper ved de ulike modellene) 2.3 Gevinstoversikt for ny sektor/enhet/fagområde Beskrivelse av gevinster Ungdommene har allerede god kontakt på tvers av kommunene. Vi forventer mer rasjonell drift i fagområdet ved kommunesammenslåing. Side 5 av 9

6 2.3.2 Forutsetninger inkl. behov for samhandling/bistand fra andre utenfor egen sektor/enhet/fagområde Samhandling er viktig for å oppnå gode tjenester, og det er viktig at samarbeidet med kvalifiseringsenheten og andre kommunale tjenester, NAV, fylkeskommunen, IMDi, frivillige og med fastlegene videreutvikles Gevinstansvarlig Inga Øybekk Måleindikator(er) Skolefravær - oppnådd utdannelse antall avvik i boligene - sykefravær blant ansatte - måloppnåelse i virksomhetsplan, økonomiske besparelser, brukerråd/erfaringssamtaler med tidligere beboere Risikovurdering (risiko for at gevinster ikke kan tas ut). Traumatiserte ungdommer som utfordrer miljøet påvirker andre ungdommer og ansatte. 2.4 Bemanningsplan for ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny organisering Årsverk Turnus Kompetansefordeling og -behov mm. Avdelingsleder med faglig-, økonomisk- og personalansvar. Miljøterapeuter og miljøarbeidere 7,5 årsverk pr. bolig. En gruppeleder pr. bolig. 3 årsverk i Utegruppa, Totalt 19 årsverk Begrunnelse Nåværende drift tilsier denne grunnbemanningen Endringer fra tidl. organisering / hvordan skal dette håndteres? Personalet, rutiner, kulturer og praksis må samkjøres. Ansattes medvirkning er en viktig del av prosessen. Workshops, kurs, teambuilding og sosiale bli kjent arrangementer kan være fornuftige tiltak. Side 6 av 9

7 2.5 Interkommunale samarbeid og løsninger for ny kommune Oversikt tidligere samarbeid (i én eller flere av kommunene) Administrasjonene for EM Mandal og EM Lindesnes er allerede samlokalisert. Samarbeider i dag med Kvalifiseringsenheten og Barnevern sør. Det er pr. i dag et interkommunalt samarbeid i form av regionsnettverk for EM. Mandal, Lindesnes, Lyngdal, Kvinesdal, Flekkefjord. Nyttig erfaringsutveksling Begrunnet forslag til ny løsning i egen kommunal regi eller gjennom interkommunalt samarbeid. Et tett samarbeid med Kvalifiseringsenheten, Barnevernet og helse/psykisk helse er viktig for å kunne gi ungdommen et koordinert helhetlig oppfølging. 2.6 Digitale løsninger for ny sektor/enhet/fagområde koordinert med overordnet digital strategi Aktuelle områder for digitalisering Alle tre kommunene bruker i dag Visma flyktning. Det må bygges ny database, og dette arbeidet er allerede iverksatt Ideer for hvordan digitaliseringen (2.6.1) kan gjennomføres. Det settes ned en gruppe for å jobbe med dette Forutsetninger (bistand fra andre, tekniske endringer, mv.) Oppbygging og klargjøring av ny database krever bistand fra DDV, Visma og fra de tre kommunene. 2.7 Plan for samordning og iverksetting av reglement og/eller rutiner for ny sektor Plan for innføring Begrunnelse Rutiner, sjekklister og maler ønsker gjennomgått så snart organiseringen er valgt. Så kan vi bli enige om nytt felles reglement og rutiner. Rutinene legges i K-losen, Marnardal og Mandal bruker i dag Beskrivelse av nødvendige tilpasninger fra dagens reglementer / hvordan gjennomføres endringene? Det settes ned en gruppe for å gjennomgå disse rutinene Risikovurdering Nye planer og reglementer er ikke på plass tidsnok. Dette han forstyrre sammenslåingsprossen og dempe eierskap. Side 7 av 9

8 Ansattes eierskap til nye planer og reglementer kan være lav. Fortsetter å jobbe etter gamle planer og reglementer. Kan skape forvirring og dissonans Plan for innføring Det settes ned en arbeidsgruppe som lager nye rutiner. Denne gruppen må bestå av ledelse og ansatte i dagens kommuner. Det må arrangeres kurs og fagdager for implementering. Nye rutiner legges i K-losen. 2.8 Plan for samordning av planverk for sektoren Begrunnet forslag til løsning Mandal kommune har en politisk vedtatt integreringsplan, gjeldende perioden I dag har Marnardal kommune rutiner for integrering, som er politisk vedtatt. Lindesnes kommune har egne rutiner for integrering, som er behandlet administrativt. Prosjektgruppen ønsker at arbeidet med å lage ny plan iverksettes snarest, så denne er klar i god tid før kommunesammenslåingen Begrunnelse Å lage en integreringsplan tar tid. Det er ønskelig med konkrete politiske føringer for dette arbeidet Implikasjoner / hvordan skal dette håndteres Det ansettes en egen integreringsrådgiver som har ansvar for integreringsplanen. Denne samarbeider tett med prosjektgruppa for flyktning og integrering Risiko Det er stor risiko for at vi starter en ny kommune uten at en integreringsplan er på plass. Konsekvensene er store dersom det ikke foreligger overordnede føringer for integreringsarbeidet i den nye kommunen. Tiltak; ansette en integreringsrådgiver som jobber med integreringsplan. Planen bør være vedtatt innen juni 2019 for at struktur og rutiner skal være på plass før Iverksetting av planene for delprosjektets ansvarsområder Hva må iverksettes og i hvilken rekkefølge? (Tidsplan) Organisering og lokalisering i kommunen Bemanning/omstilling - hvem skal jobbe hvor? Arbeidsgruppe som jobber med nye planer (reglementer/rutiner) Legge inn ansatte i nytt turnussystem og sette opp denne Milepæler Nye reglementer og rutiner for EM foreligger. Det er avklart hvem som skal jobbe hvor fra og med Alle ansatte ligger inne i nytt og oppdatert turnussystem. Alle ansatte har fått sin turnus for Hvilke aktiviteter har avhengigheter til andre delprosjekter? Den overordnede organiseringen av ny kommune. Side 8 av 9

9 Digitaliseringsprosjektet 2.10 Samarbeid/samspill med andre sektorer/enheter/ fagområder Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som får tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «leveranser» er avstemt med disse. Det er viktig at hele den nye kommunen tar sitt ansvar når det gjelder integrering av nye bosatte Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som lever tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «behov» er avstemt med disse. Enslige mindreårige flyktninger trenger kommunale tjenester på lik linje med andre innbyggere. Dette gjelder skole, helse, fritidsaktiviteter, frivillighet etc. Det er viktig at tiltak og tilbud er kjent og lett tilgjengelig. En tiltaksvifte som beskriver dette kan være nyttig. En tiltaksvifte er et dokument/hefte som lister opp og beskriver tiltak og tilbud i kommunen og tverrfaglige samarbeidsarenaer. Den kan også ha veiledere for ulike problemstillinger. Side 9 av 9