Leveranse/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling ) Delprosjekt Servicetjenester arbeidsgruppe post/arkiv
|
|
- Edith Arntsen
- 5 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Nye Lindesnes Leveranse/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling ) Delprosjekt Servicetjenester arbeidsgruppe post/arkiv [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn] Beslutning: [Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres,] Bemanning av neste fase: Signatur (prosjekteier): Neste fase ferdig: [Dato]
2 Side 2 av 16
3 1 INNLEDNING Det pågår 27 delprosjekter i kommunereformprosjektet nye Lindesnes pr september De fleste av disse er har vært gjennom - eller er i konseptfasen. I konseptfasen klarlegges delprosjektets hensikt og mandat, og da gjennomføres en kartlegging av dagens oppgaver, rutiner, ressurser mv. for det tjenesteområdet/ arbeidsområdet delprosjektet gjelder. De fleste delprosjektene er nå klare for planleggingsfasen, og prosjektleder ønsker med dette dokumentet/skjemaet å bidra til en enkel og god gjennomføring av denne fasen. Behov Prosjektidé Problem De 27 delprosjektene kan grupperes i 2 hovedtyper: Delprosjekter som har en egen (politisk) styringsgruppe eller som er tverrgående (sektorovergripende) (8 stk.). Disse delprosjektene er nå stort sett allerede i gjennomføringsfasen. Delprosjekter som koordineres av ett av de 4 prosjektstyrene (19 stk.). Disse er stort sett i eller klare for planleggingsfasen. Dette dokumentet/skjemaet gjelder i hovedsak disse delprosjektene. Dokumentet/skjemaet er utarbeidet for å angi hva planleggingsfasen må drøfte og beskrive som en forberedelse til gjennomføringsfasen. For enkelte delprosjekter er det allerede utarbeidet god dokumentasjon som er tilstrekkelig for å gå i gang med gjennomføringsfasen. For andre delprosjekter kan dette dokumentet/skjemaet ses på som en «bestilling» til delprosjektets planleggingsfase, og som en forutsetning for å kunne gå inn i gjennomføringsfasen. Planleggingsfasen skal for de fleste delprosjektene være gjennomført i løpet av 2018, slik at gjennomføringsfasen kan startes på nyåret Side 3 av 16
4 2 TEMAER SOM BØR VÆRE OMFATTET AV PROSJEKTFORSLAGET FRA KONSEPTFASEN, OG SOM MÅ BEARBEIDES OG BESVARES GJENNOM PLANLEGGINGSFASEN Fyll ut de feltene som er relevante for delprosjektets ansvarsområde. Spørsmålene/tema gjelder for hvordan den nye kommune planlegges. Spørsmålene besvares kortfattet og enkelt. 2.1 Tjenesteområde/oppgaver i delprosjektet Beskrive hvilke oppgaver/produkter/tjenester delprosjektet omfatter Gjennomføre oppgaver ut fra kartlegging og fremdriftsplan Arkivtjeneste vurdere alternative organisasjonsformer og en beskrivelse av fordeler og ulemper Håndtering av post vurdere arbeidsprosesser og organisering og se på sammenhengen mot muligheter i nytt sak/arkivsystem. I denne anskaffelsen er målet å skille saksbehandling og arkiv. Det skal også i størst mulig grad tas i bruk fellesløsninger som er klare. Beskriv fordeler og ulemper med de ulike alternativer Brukerstøtte og opplæring må se i sammenheng med anskaffelse av nytt sak/arkiv system Oversikt brukergrupper (internt/eksternt) Innbyggere Politikere/folkevalgte Ansatte Næringsliv Media Mulige framtidige scenarier (se litt i krystallkula) Elektroniske kommunikasjon og arkivering Arkivtjenesten endrer seg til å være en controllerfunksjon 2.2 Forslag til organisering av ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny struktur med begrunnelse (ut fra dagens økonomiske rammer) Sentralisert arkivtjeneste Et dokumentsenter: Side 4 av 16
5 All post mottas sentralt og sortering, skanning og registrering av arkivverdig dokumentasjon gjøres sentralt for sak/arkiv og alle fagsystemer. Dokumentsenteret vil da ha arkivansvar for alle bevaringsverdige arkiver i hele kommunen. Fordeler med sentralisert arkivtjenesten dokumentsenter: Styrket faglig styring og styrket fagmiljø - profesjonalisering Kunne skape et sterkt og utviklende fagmiljø med ansatte som har arkiv som hovedoppgave med bedre samarbeid og kompetanseutveksling Arkivleders faglig styring og oversikt bedres drastisk Kontroll og kvalitetssikring med arkivdanningen i fagsystemene Arkivet involveres i innkjøp av nye systemer med konsekvens for arkiv Bedre tjenester til innbyggerne Økt dokumentfangst, særlig e-post Lettere å følge lov og regelverk Gode muligheter for utvikling av god og enhetlig portal med innbyggeren i fokus Mer sikker dokumentflyt og sikring av personopplysninger, kompetanse på lovverk Stordriftsfordeler Stordriftsfordeler økonomisk, personalmessig, lokaler (bortsettingsarkiv) Bedre arkivdrift internt i kommunen for saksbehandlerne Ensartet og profesjonell brukerstøtte Bedre tilgangsstyring og kompetanse på personopplysningslov Ulemper med sentralisert arkivtjeneste: Utfordring med flytting av ressurser (stillingsbrøker) Muligheten for personlig brukerstøtte fra arkivpersonell ut i organisasjonen reduseres Holdninger blant personell (motstand) Økonomiske konsekvenser: Side 5 av 16
6 Vi mener at opprettelse av et dokumentsenter kan gjøres innenfor dagens økonomiske rammer. Det vil være utgifter med ombygging og innredning av lokaler for dokumentsenter, bortsettingslokale for skanna dokumenter og anskaffelse av nye systemer Svar på relevante føringer fra intensjonsavtalen Effektivitet: Anskaffelse av nytt sak/arkivsystem som er mer fleksibelt, lav brukerterskel og enklere å bruke. Tar i bruk funksjonen Svar inn som effektiviserer registrering av post via Altinn. Lokal identitet: Anskaffelse av systemer hvor kommunikasjon med innbyggere kan foregå elektronisk gjør at bosetting kan skje i hele kommunen. Forutsetter tilgang til internett. Framtidsansvar: Elektronisk kommunikasjon vil redusere bruk av papir som er positivt for klima. Andre føringer fra intensjonsavtalen: Et dokumentsenter vil bli mer robust i forhold til ressurser og bedre sikkerhet/personvern med hensyn til dokumentflyt. De ansatte vil ha god kompetanse på arkivlov og personvern Endringer fra tidl. strukturer / hvordan skal dette håndteres? Post og arkivoppgaver blir flyttet fra enhetene til dokumentsenteret. Stillingsressurser på enhetene må gjennomgås og vurderes flyttes til dokumentsenter, evt. tilsetting skjer ved intern utlysning. Noen enheter får frigjort tid ved at arbeidsoppgaver blir flyttet. Kvalifiserte fagfolk kan bruke full tid på fagoppgavene, for eksempel helsesøster kan være helsesøster Risikovurdering (Scenarier/konsekvens/sannsynlighet/forebyggende tiltak) Digitaliseringsprosjekter blir forsinket, feiler eller ikke kan leveres Tilstrekkelig ressurser Vurdering av alternative forslag til ny struktur (økonomiske konsekvenser og fordeler og ulemper ved de ulike modellene) Desentralisering arkivtjeneste dagens ordning Ved en desentralisert arkivtjeneste blir post til sak/arkiv registrert sentralt, men post til fagarkivet blir registrert på enhetene, slik det gjøres i dag. Enhetene har en arkivansvarlig som har ansvar for post og arkivoppgaver. I en matriseorganisering kan sentralarkivet og arkivansvarlige på enhetene samarbeide på tvers med arkivoppgavene. Side 6 av 16
7 Fordeler: Felles rutiner sak/arkiv og sentral arkivledelse Egen arkivansvarlig på enhetene Viktig dokumentasjon for innbyggerne blir ivaretatt av personer som har lang og god erfaring Nærhet for saksbehandlere til fagarkivene. Ulemper: Øker sårbarheten ved sykdom/ferie osv. Har ofte et sterkt eierforhold til egne fagarkiver, men ikke generelt til arkivoppgaver. Kan føre til feil praksis/uhensiktsmessige rutiner og dokumenttap Arkivpersonell har flere tilleggsoppgaver som kan føre til å svekke fagmiljøet/faglige oppgaver Inngående post på papir må fremdeles fordeles via intern post som er mindre sikkert Erfaringer tilsier at en god del dokumentasjon ikke blir arkivert Økonomiske konsekvenser: Dette alternativet kan gjøres innenfor dagens økonomiske rammer. Det vil være eventuelt ombygging og innredning av lokaler og anskaffelse av nye systemer som vil gi økte kostnader. Effektivitet Anskaffelse av nytt sak/arkivsystem som er mer fleksibelt, ha lav brukerterskel og enklere å bruke. Tar i bruk funksjonen Svar inn som effektiviserer registrering av post via Altinn. Redusert effektivitet da papirpost må fordeles enhetene og leveres ut med intern post. Lokal identitet Anskaffelse av systemer hvor kommunikasjon med innbyggere kan foregå elektronisk gjør at bosetting kan skje i hele kommunen. Framtidsrettet Elektronisk kommunikasjon vil redusere bruk av papir som er positivt for klima. Robust Ved færre ansatte blir arkivtjenesten mer sårbar ved sykdom og ferier Ansatte på enheten har også tilleggsoppgaver som hindrer at arkivarbeid blir prioritert. Side 7 av 16
8 2.3 Gevinstoversikt for ny sektor/enhet/fagområde Beskrivelse av gevinster Alternativ 1 Sentralisert arkiv - Dokumentsenter: Frigjort arbeidstid og forenklede arbeidsrutiner ved at dokumentflyten blir effektivisert og reduserer intern post forutsetter elektronisk arkivering, Arkivoppgaver forsvinner fra noen enheter og frigjør arbeidstid Øker arkivkompetansen og bedre utnyttelse av ressurser Like arkivrutiner for hele kommunen Ved elektronisk dokumentflyt mer sikker flyt av personopplysninger Bedre dokumentfangst som øker kvaliteten på arkivet mindre dokumenttap Enklere å utvikle og å ta i bruk nye digitale løsninger Ser bedre alle behov i hele organisasjonen og blir mer effektiv Integrasjoner av ulike fagsystemer Bruk av Skype i brukerstøtten For at dokumentsenteret skal kunne oppnå høy grad av gevinstrealisering er det viktig at dokumentsenteret ikke fragmenteres og deles opp. Fagmiljøet må holdes samlet, slik at man sikrer en helhetlig og standardisert dokumentforvaltning, god kvalitet, gode utviklingsmuligheter og effektiv oppgaveløsning. Gevinsten tas ut i økt kvalitet, økt brukertilfredshet og bedre styrings- og beslutningsgrunnlag. Styrking av fagmiljøet og bedre tjenestetilbud til innbyggere er andre forventede gevinster. Gode kommunikasjonsløsninger er viktig for at kommunen effektivt skal kunne håndtere innbyggerdialoger og yte rask og god hjelp. Løsningene må gjøre det enkelt å kommunisere og arkivere innbyggerdialoger om nødvendig. Integrasjoner med kommunens arkivsystemer vil derfor være viktig for å oppnå gevinster. Gevinstene som vil tas ut gjennom en sentralisert arkivtjeneste og fullelektronisk saksbehandling og arkivering vil i hovedsak tas ut i organisasjonen, ikke i dokumentsenteret. Dokumentsenteret vil få økt arbeidsmengde. Det blir større mengde dokumenter som skal behandles og elektronisk arkivering fører til flere Side 8 av 16
9 kontroller og kvalitetsikringsoppgaver med arkivdanningen i alle arkivsystemer bla. sikker lagring og oppfølging av post og arkivrutiner. Alternativ 2 Desentralisert arkiv Ikke identifisert gevinster Anskaffelse av nye løsninger til Nye Lindesnes med Svar ut/svar inn, digitale skjema, elektronisk arkiv og digital signatur vil gi gevinster uavhengig av hvilke alternativer vi velger Forutsetninger inkl. behov for samhandling/bistand fra andre utenfor egen sektor/enhet/fagområde Systemer og eventuelle integrasjoner og elektroniske skjema må være på plass innen Samarbeid med DDV og Ikava er en forutsetning. Dokumentsenteret vil gjennom utvikling av digitale løsninger trenge å samhandle med de mest relevante fagområdet, særlig mot IT-faget er samhandlingsgevinstene store. Dokumentsenteret vil være en intern støttefunksjon som sikrer effektiv jobbutførelse på alle nivå. Nærhet til majoriteten av brukere gir gevinster som forenkler tett brukerstøtte, kursgjennomføring, rådgivning og evnen til raskt å kunne løse kritiske utfordringer Gevinstansvarlig Ikke avklart Måleindikator(er) Mengde arkivmateriale på papir og elektronisk Risikovurdering (risiko for at gevinster ikke kan tas ut). Digitaliseringsprosjekter blir forsinket, feiler eller ikke kan leveres. For få arkivressurser til å opprettholde gode tjenester 2.4 Bemanningsplan for ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny organisering Årsverk Årsverk Turnus Kompetansefordeling og -behov mm. Side 9 av 16
10 Kartleggingen i de 3 kommunene viser at det er 15 stillinger på post og arkivoppgaver. Vi anbefaler at disse stillingene opprettholdes i et dokumentsenter. Innføring av nye systemer vil effektuere arbeidet og ved elektronisk arkivering vil oppgaver med ordning av papirarkiver forsvinne. Imidlertidig vil elektronisk arkiv føre til merarbeid med kontroll med kvaliteten på det som blir arkivert. Det har også vært for lite ressurser til ordning av papirarkiver og det er derfor lite å spare her. Erfaring fra andre kommuner er at nytt system og god oppfølging av rutiner vil føre til økt dokumentfangst og bedre kvalitet på registreringen og dette krever tilstrekkelig med ressurser. Ikava har også anbefalt at vi opprettholder 15 årsverk. Dokumentsenter må inneholde 15 årsverk som fordeles slik: 100 % Leder med fag-, personal- og økonomiansvar 100 % Systemansvarlig Konsulentstillinger fordelt på Velferd, Oppvekst, Samfunn og Stab/sak/arkiv Bud 100 % Lærling i kontorfag Oversikt stillingsressurs iht. kartlegging Kommune Stillings- ressurs Sentralarkiv Antall Pers. Stillingsressurs fagarkiv/ merkantile Mandal 503,33% 8 527%= 100 % Stab Helse og omsorg 85 % Familiens hus 200 % Skole 13 % PPT 53% Voksenopplæring 5% Teknisk forvaltning 21% Kultur Lindesnes 150 % % = 50 % Nav Mandal 10 % Helsestasjon 30 % Omsorgsenter 50 % Skole 30 % Kompetansesenter Antall Pers. Stillingsressurs fagarkiv/ fagstillinger 11 20% (ABT) (reg. dokumenter fra Helsenett/ Meldingutveksling) 30 % = 10 % helsestasjon 10 % flyktningtjenesten 10 % Nav Ant. Pers Side 10 av 16
11 Marnardal 100% 4 20% helse og omsorg 20% skole/barnehage % helsesøster merkantilt 10% NAV kommunalt Sum 753,33% % 27 80% 14 NB. Budstilling i Mandal på 53,33 % var ikke opprinnelig regnet med i de 15 årsverk. 100 % Lærlingstilling er ikke tatt med i antall ressurser. Andre kommuner ressurser Iht. Rapport fra Sandefjord kommune ble dokumentsenter opprettet med 21 stillinger. Sandefjord kommune har innbyggere. De skriver i sin rapport at innsparingen kun gikk på frigjøring av tid på enhetene, mens dokumentsenter fikk merarbeid da det ble økt dokumentfangst og bedre oppfølging av rutiner. Grimstad og Arendal kommune har et interkommunalt samarbeid på lønn, regnskap og arkiv AKST Agder kommunale støttetjenester. Til sammen blir det innbyggere. Ved besøk hos dem ble det oppgitt at de har 12,5 stilling til arkiv. Leder er kun fagleder. Daglig ledere av AKST hadde personal og økonomansvar. De ga uttrykk for at det var for få stillinger og klarte ikke å oppfylle alle lovpålagte arkivoppgaver. 2 3 Organisering av dokumentsenter Det gir betydelige stordriftsfordeler om dokumentsenteret lokaliseres der hovedtyngden av brukere i sak- og arkivløsningen befinner seg. Dette gir nærhet til mange brukere, og enklere mulighet for bruker-støtte, kursgjennomføring og rådgivning. Dokumentsenteret vil forestå utførelsen av all dokumentforvaltning og således være en sentral funksjon i organisasjonen. Det er viktig med korte linjer til ledelsen slik at arkivfaglige utfordringer enkelt kan avklares og deretter utføres. En sentral lokalisering av dokumentsenteret vil også gi signaleffekter som vil være nyttige for å skape lojalitet til dokumentforvaltningsrutiner, sak- og arkivløsningen og dermed bidra til en god arkivkultur i kommunen. Det er også viktig at med tilgang til internett og strøm. Dokumentsenteret kan ikke være i et område med ofte strømbrudd. Dokumentsenter anbefaler vi blir organisert i stab/ direkte underlagt assisterende rådmann. Side 11 av 16
12 Alternativ underlagt Innovasjon og digitalisering. I begge alternativ har leder personal- og økonomiansvar. Kompetanse For å få en profesjonalisert arkivtjeneste vil kompetanseheving være et viktig tiltak. Dokumentsenterets kompetanse må bygges på allerede eksisterende kompetanse som finnes i de 3 kommunene og plan for kompetanseheving for de enkelte målgruppene må i første fase ses på i forbindelse med ny sak/arkivløsning og nye fagarkiver. Det må legges opp til faste kurs for nyansatte, oppfriskningskurs, brukerstøtteløsninger, e-læring og kollegastøtte. Lokaler - Cellekontor (dokument med personopplysninger) - Kontor for leder - Møterom - Rom for skannere, frankeringsmaskin - Rom for kopimaskin - skjermet pga. kopiering av eks. elevmapper med personopplysninger - Dedikerte skannere og arbeidsstasjoner for sikker sone - Tilgang til spiserom - Rom for postmottak, åpning og sortering, posthyller ikke tilgang for alle - Sikkert arkivrom midlertidig lagring av innskanna dokumenter Arbeidsgruppen ser for seg en løsning med postbehandling- og grovsorteringsrom med muligheter for postfordeling av ikke arkivverdig post, cellekontorer for den enkelte ansatte pr kontor, eget kontor for leder med mulighet for mindre møter, kontor for systemansvarlig, lokaler til felles møtevirksomhet/intern opplæring. Dersom dokumentsenteret ikke legges til en lokasjon med egne spise- og pausemuligheter vil slike arealbehov komme i tillegg Begrunnelse Bemanningsplan for dokumentsenter vil sikre kvaliteten av arkiveringen og føre til økt dokumentfangst ved å ha nok ressurser for oppfølging av rutiner. Side 12 av 16
13 Dokumentsenter vil håndtere mange dokumenter med personopplysninger og tilgang til dokumenter skal kun være for ansatte i dokumentsenteret. Det må derfor være arbeidsrom som er skjermet for tilgang Endringer fra tidl. organisering / hvordan skal dette håndteres? Blir flere ressurser som trenger arbeidsplass/utstyr. 2.5 Interkommunale samarbeid og løsninger for ny kommune Oversikt tidligere samarbeid (i én eller flere av kommunene) Det er pt.ikke avklart hvilke interkommunale samarbeid som forsetter. Når dette er avklart må det gjøres en gjennomgang hvilke Nye Lindesnes skal ha arkivansvar for. Vi har satt opp de samarbeid som de 3 kommunene i dag har et arkivansvar for. Lindesnesregionen Medisinske Senter sak/arkiv Mandal Geodatasamarbeidet (felles geodataløsninger)- sak/arkiv Marnardal Landbruksforvaltningen sak/arkiv Marnardal SLT (Kriminalitetsforebygging)- sak/arkiv Mandal Lindesnesfondet (Næringsfond)- sak/arkiv Mandal Lindesnesregionen/-rådet sak/arkiv - Mandal Kompetansesenter Sør - sak/arkiv Lindesnes, PPT Mandal sak/arkiv Mandal Barnevern Sør sak/arkiv Mandal Begrunnet forslag til ny løsning i egen kommunal regi eller gjennom interkommunalt samarbeid. Det blir et arbeidskrevende år i 2019 med omorganisering til Nye kommune og utskifting av mange systemer. Vi mener derfor det er best å opprettholde dagens ordning i forhold til interkommunalt samarbeid. Hvilke samarbeid som fortsetter må avklares før endelig løsning blir bestemt. 2.6 Digitale løsninger for ny sektor/enhet/fagområde koordinert med overordnet digital strategi Aktuelle områder for digitalisering Alle fagområder hvor man lagrer arkivdokumenter Side 13 av 16
14 2.6.1 Ideer for hvordan digitaliseringen (2.6.1) kan gjennomføres. Utskifting av fagsystemer slik at all kommunikasjon ekstern og internt foregår elektronisk Forutsetninger (bistand fra andre, tekniske endringer, mv.) DDV, Ikava 2.7 Plan for samordning og iverksetting av reglement og/eller rutiner for ny sektor Plan for innføring Rutiner for personalmapper, elevmapper, barnehagemapper, byggesaker, plansaker, oppmåling, Startlån (nytt system), generelle saker, politiske saker, byggeprosjekt (kommunale), anbud, Pleie og omsorg, PPT, Helsestasjon, LRMS, Voksenopplæring Begrunnelse Lovpålagt å ha rutiner på de enkelte fagområder. I tillegg er det et behov i organisasjonen å ha skriftlige rutiner for å vite hvilke dokumenter som skal arkiveres og hvordan arkiveringen skal foregå Beskrivelse av nødvendige tilpasninger fra dagens reglementer / hvordan gjennomføres endringene? Nødvendige tilpasninger vil skje når nye systemer er avklart Risikovurdering Mange nye systemer som skiftes ut samtidig og kan føre til at man ikke rekker å gjøre alle rutiner ferdige til Plan for innføring Settes i gang så snart nye systemer er bestemt og installert. Side 14 av 16
15 2.8 Plan for samordning av planverk for sektoren Begrunnet forslag til løsning Lage en arkivplan for Nye Lindesnes. Bruk av nettsiden arkivplan.no. Brukes i dag av alle 3 kommuner og her legges alle rutiner. I tillegg vil det være et oppdatert regelverk da dette blir gjort automatisk Begrunnelse Lovpålagt å ha en arkivplan med alle rutiner og oppdatert regelverk Implikasjoner / hvordan skal dette håndteres Utarbeides sammen med Ikava. Rutiner utarbeides så snart system er bestemt og installert Risiko Mange nye systemer som skiftes ut samtidig og kan føre til at man ikke rekker å gjøre alle rutiner ferdige til Iverksetting av planene for delprosjektets ansvarsområder Hva må iverksettes og i hvilken rekkefølge? (Tidsplan) Kartlegging oppgaver, systemer, ressurser Juni 18 Ordne papirarkiv Oppdatere arkivplan i gammel kommune Lage ny arkivplan til ny kommune (opprettelse) Organisering og ansettelse av arkivtjenesten/ansettelse av leder Des.19 Des.18 Des.18 (opprettelse) Ferdig des.19 Mai19 Gjennomgang maler/standard tekst - klart språk Mai 19 Oversikt fagsystemer Febr. 19 Installasjon og konfigurering sak/arkiv Mai/Juni 19 Registrering av nye brukere Fra mai 19 Opplæring superbruker/politiske saker Fra mai 19 Opprettelse av mapper Fra mai 19 Side 15 av 16
16 Lage nye rutiner Fra mai 19 Ombygging/flytting arkivlokale Oktober 19 Medlemskap i Ikava Oppsigelse avtaler (innkjøpsgruppa ansvar for oversikt, men også oppsigelse?) Opplæring i nye systemer Juni19 Des Skarpt skille av fagsystemer/ klargjøring Uttrekk fagsystemer Fra Innsyn i historiske arkiv Fra Milepæler Nov./Des.19 politiske saker sept Hvilke aktiviteter har avhengigheter til andre delprosjekter? Digitalisering og anskaffelse av systemer, Administrativ organisering, Interkommunale samarbeid, Oversikt over ansatte på enhetene for å registrere brukere og opplæring, Lokalisering av dokumentsenter 2.10 Samarbeid/samspill med andre sektorer/enheter/ fagområder Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som får tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «leveranser» er avstemt med disse. Alle enheter Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som lever tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «behov» er avstemt med disse. Alle enheter Side 16 av 16
Leveransemal/-skjema delprosjekt
Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprosjekt Delprosjekt Servicetjenester Arbeidsgruppe Politisk sekretariat [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av
DetaljerLeveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling ) Legetjenester
Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling10.10.18) Legetjenester Delleveranse - kommuneoverlege [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: 5003 Behandlet
DetaljerLeveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling )
Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling10.10.18) Arbeidsgruppe internkontroll og informasjonssikkerhet [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer:
DetaljerLeveranse organisering EM-arbeidet i nye Lindesnes
Nye Lindesnes Leveranse organisering EM-arbeidet i nye Lindesnes [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: [dato] [navn]
DetaljerOrganisering av integreringsarbeidet som egen enhet i nye Lindesnes kommune
Nye Lindesnes Organisering av integreringsarbeidet som egen enhet i nye Lindesnes kommune [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet
DetaljerORGANISERING AV INTEGRERINGSARBEIDET I NAV
Nye Lindesnes ORGANISERING AV INTEGRERINGSARBEIDET I NAV [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn] Beslutning:
DetaljerKartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv
Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO LINDESNES KOMMUNE Rådhusveien 9 4520 LINDESNES Dato 21.11.2018 Din ref. Vår ref. 2018/10045 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerFelles dokumentsenter for Arendal og Grimstad Innlegg på KAI-konferansen, Aust-Agder Museum og Arkiv, 16.09.2015
Felles dokumentsenter for Arendal og Grimstad Innlegg på KAI-konferansen, Aust-Agder Museum og Arkiv, 16.09.2015 Kåre Gamlemshaug Fagleder dokumentsenteret Agder kommunale støttetjenester By Finnmark77
DetaljerNye Lindesnes kommune. Leveranse delprosjekt Service Oppsummering av arbeidsgruppenes leveranser
Nye Lindesnes kommune Leveranse delprosjekt Service Oppsummering av arbeidsgruppenes leveranser Innhold 1 Innledning:... 3 2 Administrativ organisering nye Lindesnes... 4 3 Sentrale føringer for arbeidsgruppene
DetaljerLindesnes Vi bygger den nye kommunen sammen
Lindesnes 2020 Vi bygger den nye kommunen sammen Vi bygger den nye kommunen sammen Ansatte innen alle fagområder, tillitsvalgte, verneombud og ledere jobber og finner løsninger sammen Administrativt styrt
DetaljerLindesnes Vi bygger den nye kommunen sammen
Lindesnes 2020 Vi bygger den nye kommunen sammen Vi bygger den nye kommunen sammen Ansatte innen alle fagområder, tillitsvalgte, verneombud og ledere jobber og finner løsninger sammen Administrativt styrt
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerLeveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling ) Arbeidsgruppe BU
Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling10.10.18) Arbeidsgruppe BU [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier:
DetaljerInnføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen
Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune Foto: Bjørn Erik Olsen «Arkivene er kommunen, alt annet kan byttes ut, men uten arkivene hersker kaos og tilfeldighet.» Agenda Mandat og
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerHva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem?
Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Solfrid Kjærran, nestleder Arkiv i Nordland 25.11.15 Skulpturlandskap Nordland Meløy Foto: Aina Sprauten Bakgrunn Henvendelser fra kommunene til KS
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerHvordan yte gode tjenester når vi aldri har definert hva god arkivkvalitet er? Hvilken betydning har statistikken for å måle kvalitet?
Hvordan yte gode tjenester når vi aldri har definert hva god arkivkvalitet er? Hvilken betydning har statistikken for å måle kvalitet? Jorunn Bødtker, Finansdepartementet Gustav Gudbrandsen, Klima- og
DetaljerKommunesammenslåingen
Kommunesammenslåingen Stokke Andebu Sandefjord IKA Kongsbergs rolle i prosjektarbeidet Veien til dokumentsenteret Jahn Pettersen Seksjonsleder i assisterende rådmanns stab Dokumentsenterleder Kommunesammenslåing
DetaljerNye Lindesnes. Leveransemal /-skjema delprosjekt (Mal oppdatert prosjektledersamling ) Teknisk drift rev rev. 4.1.
Nye Lindesnes Leveransemal /-skjema delprosjekt (Mal oppdatert prosjektledersamling10.10.18) Teknisk drift 14.11.2018 rev. 15.12.18 rev. 4.1.19 [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer:
DetaljerNorsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015
Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerNye Kristiansand kommune Stillingsbeskrivelser nivå 2 og 3. Organisasjon, personal og stab
Nye Kristiansand kommune Stillingsbeskrivelser nivå 2 og 3 Organisasjon, personal og stab Organisasjon, personal og stab Organisasjon og personal 2 Nivå-modell Direktør 5 ledere på nivå 2 Uavhengig kommuneadvokat
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe
DetaljerDokumentasjon- og arkivseminar
Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om
DetaljerFØRSTE UTKAST TIL SJEKKLISTE FOR KOMMUNER
FØRSTE UTKAST TIL SJEKKLISTE FOR KOMMUNER Konsekvenser av å endre kommunenummer April 2017 Forbehold: Dette er en delleveranse for en pågående utredning. Flere områder er ikke ferdig utredet, og det tas
DetaljerDIGITALISERINGSSTRATEGI FOR DDV-SAMARBEIDET
Visjon for digitalisering Overordnet prinsipper Satsningsområder Ansvar og roller Verktøy for gjennomføring DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR DDV-SAMARBEIDET 2018-2020 1 Innledning Digital strategi 2018-2020
DetaljerHva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis
Hva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis Pétur Kristjánsson, seniorrådgiver, Seksjon for dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket IKAMR Kontaktkonferansen 29. mai 2018 1 Organisering av Arkivverket
DetaljerArkivbestandskartlegging
Arkivbestandskartlegging Birte Young Fagleder arkiv Øygarden kommune, Prosjektleder for kartlegging, effektivisering og digitalisering av arkiv i Fjell, Sund og Øygarden kommune Styreleder for Interkommunalt
DetaljerDigitaliseringsstrategi
Digitaliseringsstrategi 2014-2029 Stavanger kommune skal gi innbyggerne og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Den digitale dialogen skal legge vekt på åpenhet og tilgjengelighet. Digitale verktøy
Detaljer«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet
«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet Prosjekt: Nytt sak og arkivsystem Et tilbakeblikk: Samarbeidet i Grenland startet i 2008 nytt sak og arkivsystem. Prosjekt etablert og anskaffelsesprosess igangsatt
DetaljerWorkshop 3. med arkivarene
Workshop 3 med arkivarene 15.11.2018 Oversikt over workshops Tema: Vurdere organiseringen av arkivoppgavene ved UiO Workshop 1 Onsdag 9-16 Scandic Hotel Workshop 2 Onsdag 9-16 Scandic Hotel Workshop 3
DetaljerEn bevarings og kassasjonsplan blir til
En bevarings og kassasjonsplan blir til Birte Young Fagleder arkiv Øygarden kommune, Prosjektleder for kartlegging, effektivisering og digitalisering av arkiv i Fjell, Sund og Øygarden kommune, Styreleder
DetaljerDigitaliseringsstrategi Birkenes kommune Vedtatt av RLG Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune 1
Digitaliseringsstrategi Birkenes kommune 2021 Vedtatt av RLG 15.05.17 Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune 1 Innholdsfortegnelse 1.0 Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune... 3 1.1 Visjon
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerOrientering fra prosjektleder Nye Steinkjer kommune
Orientering fra prosjektleder Nye Steinkjer kommune Orienteringen inneholder Status nå Informasjon/kommunikasjon Prosjektplan og budsjett Økonomiske virkemidler fra KMD Status nå Prosjekt "Arkiv nye Steinkjer"
DetaljerGrunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
DetaljerHvordan organisere en kommunesammenslåing på dokumentasjonsfeltet
Hvordan organisere en kommunesammenslåing på dokumentasjonsfeltet v/eirin Farmen Ass.rådmann Andebu kommune Påtroppende leder av enhet «strategi og samfunn» i Nye Sandefjord kommune Litt bakgrunn Samtaler
Detaljerfor prosjektet Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter planleggingsfasen
Prosjektbegrunnelse for prosjektet Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter planleggingsfasen Denne fylles ut ved behandling Prosjektnummer: Saksnummer: Versjon 1.0 11.11.2015 Behandlet
DetaljerKommunereform og andre ting. Lars-Jørgen Sandberg statsarkivar i Oslo
Kommunereform og andre ting Lars-Jørgen Sandberg statsarkivar i Oslo Arkiv kan gå tapt i kommunereformen Rådmennenes skjulte milliongjeld Fra to kronikker i Kommunal Rapport 2014 og 2015 Arkivstatistikken
DetaljerWorkshop 1. med personalledere for arkivarer
Workshop 1 med personalledere for arkivarer 20.11.2018 Agenda 09:00-09:05 Velkommen 09:05-09:15-Bakgrunn for vurdering av organisering ved driftsstart 2020 09:15-10:00 Din vurdering av mulig organisering?
DetaljerErfaringer fra tre fusjoner
Erfaringer fra tre fusjoner 2009-2016 - sett fra et arkivfaglig ståsted Seksjonssjef Anita Dahlberg Om UiT Norges arktiske universitet - Vedtatt opprettet 1968 Breddeuniversitet med både klassiske universitetsfag
DetaljerKONTAKTKONFERANSEN KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT
KONTAKTKONFERANSEN 17.06.2019 KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT Nytt sak-arkivsystem og smart informasjonsforvaltning - nye moglegheiter (og utfordringar!) Introduksjon: Kort om status Bk360 i
DetaljerDigitaliseringsstrategi
Digitaliseringsstrategi 2014 2029 Innsatsområder Ansvar og roller Mål Brukerbehov Utfordringer Verdigrunnlag Digitaliseringsstrategien Stavanger kommune skal gi innbyggerne og næringsliv et reelt digitalt
DetaljerWorkshop 2. med arkivarene
Workshop 2 med arkivarene 07.11.2018 Oversikt over workshops Tema: Vurdere organiseringen av arkivoppgavene ved UiO Workshop 1 Onsdag 9-16 Scandic Hotel Workshop 2 Onsdag 9-16 Scandic Hotel Workshop 3
DetaljerPROSJEKT ARKIV SENJA 2020 Sammenslåing av kommunene Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy
PROSJEKT ARKIV SENJA 2020 Sammenslåing av kommunene Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy Prosjektorganisering Mandat Tidsperiode 2016-2018 Utfordringer Gevinst Delprosjekt 9.4 Ikt, arkiv og geodata Faggruppe
DetaljerProsjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, delprosjekt 1
Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, delprosjekt 1 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet skal erstatte dagens system for saksbehandling og arkivering med mer hensiktsmessige løsninger. Anskaffelsen
DetaljerStatus UiO SA delprosjekt 1. Styringsgruppemøte 12/12-18
Status UiO SA delprosjekt 1 Styringsgruppemøte 12/12-18 Akkurat nå Referansegruppe på plass. Invitert til møte mandag17/12-18 Orientere tjenestemannsorganisasjonen om høstens aktiviteter torsdag 13/12-12
DetaljerArkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret
Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt
DetaljerTiltaksplan digitalisering 2019
Tiltaksplan digitalisering 2019 Kommunene i Kongsbergregionen etablerte våren 2015 en felles strategi for sitt digitaliseringssamarbeid for perioden 2015 2018. SuksIT som er kommunenes felles digitaliseringsorgan
DetaljerLeveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling ) Mennesker med Psykisk utviklingshemning utviklingsforstyrrelser
Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling10.10.18) Mennesker med Psykisk utviklingshemning utviklingsforstyrrelser [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer:
DetaljerOrganisering av den administrative arkivtjenesten i NAV
Organisering av den administrative arkivtjenesten i NAV Prosjekt ELSA II 14.03.19 Runar Hartvigsen, Trude Berg Sjøvoll Om NAV Prosjekt ELSA Utredningsarbeidet Besluttet løsning Etablering av dokumentsentre
DetaljerFellesnemnda 8.des 2015
Fellesnemnda 8.des 2015 Orientering fra møte i ansettelsesutvalget 24.11 Prosjektleders orientering Ansettelsesutvalget 24.11 Premisser for rekruttering av nye Sandefjord kommunes øverste ledelse Prosess
DetaljerDigitaliseringsstrategi
Sentral stab og støtte Kommunestyrets vedtak Digitaliseringsstrategi 2018-2020 Innhold Vår digitale visjon... 2 Innledning... 3 Digital tjenesteproduksjon... 4 Fem målområder... 5 1. Brukeren i sentrum...
DetaljerVeileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten
www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne
DetaljerNordland. en arkivversting?
Nordland en arkivversting? Bolk 2 Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av
DetaljerRevisjon av arkivloven med forskrifter
Revisjon av arkivloven med forskrifter IKAs kontaktkonferanse 30. mai 2018 Lovverket Lov om arkiv Overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv Gir kongen fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser
DetaljerARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER
ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester ble sendt ut for syvende gang i år (2018).
DetaljerReferat fra møte i delprosjekt System, arkiv og digitalisering Tjeldsund Saksnr.17/824 Arkivkode 009 Dato:
Referat fra møte i delprosjekt System, arkiv og digitalisering Tjeldsund 2020 Til: Prosjektrådmannen Kopi til: Hjemmeside Tjeldsund 2020, referansegruppe Fra: Arkiv Tjeldsund 2020 Saksnr.17/824 Arkivkode
DetaljerKS-FIKS-plattformen. Kontaktkonferansen Arkiv i Nordland Bodø
KS-FIKS-plattformen Kontaktkonferansen Arkiv i Nordland Bodø 12.04.18 Innhold Hva har vi gjort i Bodø kommune hvorfor digitalisere hvor kan vi få effekt mål og tiltak utfordringer og frustrasjoner Hva
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerRådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen
Ås kommune Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Postboks 195 1431 ÅS Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/00616-28 Trine Christensen 20.07.2016 K-sak 69/15: Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapport
DetaljerKonsekvenser Eller: Rydd opp eller ta følgene. Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning Avdeling Forvaltning Arkivverket
Konsekvenser Eller: Rydd opp eller ta følgene Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning Avdeling Forvaltning Arkivverket Litt om tilsyn Omorganisering i 2016 en seksjon Behov for bedre og mer
DetaljerNOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT
Prosjektforslag NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: 14.07.2017 Fredrikstad kommune Per-Arne Aas Beslutning: Starte
DetaljerProsjektmandat. IT i nye Moss kommune. Delprosjektleder: Skal rekrutteres. Planlagt startdato: Planlagt sluttdato:
IT i nye Moss kommune Delprosjektleder: Skal rekrutteres Planlagt startdato: 01.03.2018 Planlagt sluttdato: 30.06.2020 Arkivreferanse: 1. BAKGRUNN 8.juni 2016 vedtok Stortinget ny kommunestruktur. Moss
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerArbeidsgruppe: Dokumentsenter
Arbeidsgruppe: Dokumentsenter Planlagt start- og sluttdato: Oppdragsgiver: Interimnemnda for nye Askim-Hobøl A. Organisering Arbeidsgruppe: Trude Paulsen, Eva Strandli, Randi Bjørkevold, Tove Grøttjord
DetaljerTilsyn med arkivene i Mandal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerDigital strategi for HALD Februar 2019
Digital strategi for HALD Februar 2019 Besøksadresse: Strandgata 52 Rådhuset, 8805 Sandnessjøen Tlf. 75 07 50 00 www.alstahaug.kommune.no Agenda Innledning Visjon og Ambisjon for digitaliseringsarbeidet
DetaljerDIGITALE KONSEKVENSER AV EN KOMMUNE- SAMMENSLÅING. Grete Kvernland-Berg 25. April 2017
DIGITALE KONSEKVENSER AV EN KOMMUNE- SAMMENSLÅING Grete Kvernland-Berg 25. April 2017 1 Innlegget er basert på FoU om digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing 2 FoU-rapporten inneholder en detaljert
DetaljerKommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS
Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Vil kommunereformen medføre utilsiktet arkivtap? 2 KS interessepolitiske posisjoner for arkiv og dokumentbehandling KS mener
DetaljerArkiv i kommunereformen
Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar
DetaljerR I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R
R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for
Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
DetaljerNotat for beslutning Delprosjekt D3-004 System HsPro Nye Drammen kommune
Notat for beslutning Delprosjekt D3-004 System HsPro Nye Drammen kommune Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1 Innhold 1. Formål med notat for beslutning... 3 2. Kort om delprosjektet...
DetaljerArkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne
Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne Av ei som er fra Ålesund: Karin Gjelsten Fagsjef for moderne arkiv Bergen Byarkiv DIGITAL KOMMUNIKASJON
DetaljerAnne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Område forskning, innovasjon og digitalisering
Elevdokumentasjon rapporten http://www.ks.no/tema/innovasjon-og-forskning1/forskning-ogutredning/ferske-fou-rapporter/fou-fra-minnepenn-til-sikker-arkivering/ Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Område
DetaljerGEVINSTER VED ORDEN I EGET HUS
GEVINSTER VED ORDEN I EGET HUS Kommunedagen Difi Grete Kvernland-Berg 13. februar 2018 1 Les: FoU om digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing 2 FoU-rapporten inneholder en detaljert utredning av
DetaljerPå vei mot morgendagens løsninger - arkivets rolle. Gunn Sværen, rådgiver
På vei mot morgendagens løsninger - arkivets rolle Gunn Sværen, rådgiver Hvem er jeg? Gunn Sværen Rådgiver, Digitalisering og IT Utvikling 10 år i Bærum kommune 15 år innen informasjonsforvaltning i oljebransjen
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
DetaljerSaksgang i Trondheim kommune
Saksgang i Trondheim kommune Norsk arkivråd, Bergen 27.03.12 Kari Myhre, Trondheim byarkiv Trondheim kommune en kompleks organisasjon ca. 230 enheter, ca. 15.000 ansatte ca. 5.000 brukere på sak/arkiv
DetaljerSikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon
Visma FLYT Arkiv Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Sikring av papirbasert og elektronisk arkivmateriale VISMA FLYT ARKIV DE GODE GRUNNENE: Sikker lagring av sensitiv data Forbedret
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Namsos kommune Rådmann Ketil Sørvig Serviceboks 1006 7809 NAMSOS Dato 12.07.2018 Din ref. 2018/1127-5 Vår ref. 2018/1560 Saksbehandler Sigrun Rasmussen Endelig
DetaljerDigitaliseringsstrategi. - trygghet og tillit til teknologi
- trygghet og tillit til teknologi Utkast til behandling i kommunestyret 18. oktober 2018 BAKGRUNN OG MÅL Digitaliseringsstrategien beskriver sentrale innsatsområder for å møte innbyggerne der de er, yte
DetaljerForvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning
Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014 sikrer at Sentralarkivets virkeområde utvides til å
DetaljerVeien til Dokumentsenteret
Veien til Dokumentsenteret Kommunesammenslåingen mellom Stokke, Andebu og Sandefjord Jahn Pettersen Seksjonsleder dokumentsenteret Noen stikkord Startfasen Ambisjoner Prosjekt «Sikre dokumentforvaltningen
DetaljerHelse og omsorg Kartlegging
Helse og omsorg Kartlegging Kartlagt dagens organisering i de tre kommunene: Lindesnes: Helse- og omsorgssjef, 4 enheter Marnardal: Kommunalsjef, 4 enheter Mandal: Kommunalsjef, 5 enheter, stab helse og
DetaljerHva skal vi snakke om i denne sesjonen?
Martin Bould 21.4.2015 Overgang til elektronisk arkiv, og oppgradering Hva forventer vi som leverandør og hva bør dere ha avklart? Den arkiv- og saksbehandlingsfaglige «greia» Hva skal vi snakke om i denne
DetaljerKontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet.
2A5W HFSD T79I Side 1 av 9 R-76 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 MOT-TATT Svarfristen er onsdan 5.anril 2017. BJLIGN KOMMUNF. Du starter undersøkelsen ved å trykke
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Flesberg kommune Rådmann Jon Gjæver Pedersen 3623 LAMPELAND Din ref. Vår ref. Dato 2017/90 2017/889 LILLUN 19.02.2018 Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Vi takker for godt samarbeid i forbindelse
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerNy offentlighetslov Erfaringer i Bærum kommune
Ny offentlighetslov Erfaringer i Bærum kommune Innlegg på v/gunn Sværen gunn.svaren@baerum.kommune.no Innhold Kort om Bærum kommune Sak/arkiv, innsyn og gradering Ny offentlighetslov Forberedelser Erfaringer
DetaljerArkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur. Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning,
Arkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Ansvar og hovedoppgaver Forvaltning (avdelingen): Ansvar for Arkivverkets tjenester
DetaljerIndre Østfold kommune
Mandat for OPPVEKST Livsmestring og læring Indre Østfold kommune Behandlet dato: Behandlet av (delprosjektleder): Sted: Gry Sjødin Neander 5K Beslutning: Prosjektet gjennomføres i hht mandatet. Signatur
Detaljer