På vei mot morgendagens løsninger - arkivets rolle. Gunn Sværen, rådgiver

Transkript

1 På vei mot morgendagens løsninger - arkivets rolle Gunn Sværen, rådgiver

2 Hvem er jeg? Gunn Sværen Rådgiver, Digitalisering og IT Utvikling 10 år i Bærum kommune 15 år innen informasjonsforvaltning i oljebransjen Utdannet bibliotekar NA Landsstyre i flere perioder 2

3 Litt stolte! 3

4 kommer til å si noe om.. Bærum kommune arkivets oppdrag og rolle hva vi har oppnådd utfordringer for kommunen framover veien mot morgendagens løsninger 4

5 Femte største kommune Nærmere innbyggere en del av hovedstadsregionen Sandvika by er administrativt sentrum landets rikeste artsmangfold 5

6 Bæringene 2000 flere innbyggere hvert år 49 prosent har høyere utdanning 140 nasjonaliteter

7 Organisering 7

8 Oppdraget vårt DigIT Dokumentasjon, Utvikling og Brukerstøtte skal tilrettelegge for at brukerne skal kunne utarbeide, lagre, gjenfinne og dele relevant informasjon på en enkel, sikker og effektiv måte Hårete mål: det «usynlige» arkivet Virkemidler: automatisk data- og dokumentfangst, arbeidsflyt som automatiserer arkivfunksjoner, integrasjoner fagsystem/arkiv, tilrettelegge for enkel selvbetjening gjennom innsynsløsning, Min side, mv 8

9 Noen digitale milepæler : Sentraliserte arkivtjenesten og innførte elektronisk arkiv 2007: Publiserte offentlig journal og dokumenter på nett 2009&2010: Vant e-kommuneprisen full score på arkiv og innsyn 2010: Ansvar for digitale skjemaløsninger 2011: Digitale politikere - tett samarbeid med Politisk sekretariat : Skjemadesignerverktøy i samarbeid Acos 2014: SvarUt/digital post 2015: Nytt arbeidsflytverktøy og Acos Eiendom E-læring Bærumskilden historiske arkiver 2016: Årets arkiv (Norsk Arkivråd) 2017: SvarInn 9

10 Saksbehandlingsstøtte/arbeidsflyt Anskaffelser, Plan og Bygg, VA, Tilsyn, Politisk saksframlegg, Klagebehandling mm Standardisert og effektiv saksbehandling i tråd med lovverk Automatisering av arkivprosesser Sporbarhet Redusert sårbarhet 10

11 Selvbetjeningsløsninger Ca 140 digitale skjema for innbyggere, hel- eller halv-automatisk data/dokumentfangst Interne digitale skjema for ansatte med AD-pålogging for autentisering og pre-utfylling Foreløpig for tjenester i intern sone - stort potensiale for fagsystemer i sikker sone Innsynsløsning for søk mot aktivt og historiske arkiv 11

12 Fortsatt mye ugjort ingen grunn til å hvile på laurbærene! 12

13 Ting tar tid Inngående post sak/arkiv 2016, j.poster 33 % 41 % Automatisk e-post papir 26 % 13

14 Status digitalisering «Kommunesektoren er en betydelig leverandør av offentlige tjenester. Digitalisering av kommunale tjenester er derfor avgjørende for å nå målet om et digitalt førstevalg.» Digitalt førstevalg Kommunene har i liten grad digitalisert sine tjenester Arbeidet med digitalisering av kommunale tjenester har vesentlige hindringer (Riksrevisjonens undersøkelse av digitalisering av kommunale tjenester) Indikerer effektivitetspotensiale nær 20% for kommunesektoren 14

15 Rådmannens budskap Innen 2035 vokser vi flere blir flere eldre må bygge nok skoler, barnehager og omsorgs-tilbud. får ikke mer penger trenger flere ansatte skal digitalisere må jobbe smartere 15

16 Hovedmål for Bærum kommune Bærekraftige tjenester som gir innbyggerne mulighet for økt selvhjulpenhet, mestring og læring Balansert samfunnsutvikling - mangfoldig, grønn og urban En innovativ og endringsdyktig organisasjon med gjennomføringskraft Dialog og medvirkning for bedre løsninger 16

17 På vei mot morgendagens løsninger.. «Det skal etableres en innovasjonskultur innen 2017» Alle enheter må gjennom et utviklingsprogram Metodikk/verktøykasse Involvering av alle medarbeidere Digitaliseringsstrategi 17

18 Ett sammenhengende Bærum ekommune Kompleks og fragmentert dkommune Åpen og forenklet Reelt digitalt førstevalg Sammen bygger vi fremtiden. Mangfold, raushet og bærekraft. Helhetlig og samlet. 18

19 Vi har fått klarsignal! For å være innovative Gjøre forenklinger og forbedringer For at brukerne skal tas med Bidra til økt grad av selvhjulpenhet Dette betyr at vi som jobber med dokumentasjonsforvaltning/arkiv aktivt setter oss inn i kommunens strategier og mål setter mål som samsvarer med overordnede føringer Definerer handlingsrommet hvor vi kan skape merverdi 19

20 Dokumentasjonsforvaltning KS digitaliseringsstrategi «Digitale arkiv er både en forutsetning for og et resultat av en elektronisk kommunikasjon og saksbehandling» KS digitaliseringsstrategi «Kommunens og fylkeskommunens dokumentasjon skal være tilgjengelig på kort og lang sikt for alle som har rettmessige krav. For å oppnå dette må kommunal sektor ha forsvarlig og effektiv arkiv- og dokumentasjonsforvaltning både nå og i framtiden» 20

21 Kontinuerlig forbedring og innovasjon Lean innført som metode Daglig kapasitetsstyring av drift (tavlemøte) Forenkling og fornying fjerne tidstyver Ledelsesutviklingsprogrammet for innovasjon Brukerperspektivet og effektivisering Innovasjonstiltak digital arbeidsavtale 21

22 Digital arbeidsavtale 7000 arbeidsavtaler/1600 ansettelser årlig Ny avtale ved forlengelse av vikariat, skifte av arbeidssted, annen arbeidsoppgave Flere vedlegg som er egne dokumenter Hvert avtale skifter hender opptil 30 ganger Mange punkter i prosessen få verdiskapende Arbeidsavtalen krever signering Elektronisk signering er nøkkelen til en heldigital prosess drømmen om en heldigital prosess 22

23 Fra prosesskartleggingen 23

24 Kun 21% verdiskapende tid Prosesstid: 6 timer Post, sortere/bringe: Verdiskapende oppgave: Oversendelse, utskrift, arkiv: 4 timer 80 min 40 min 24

25 Status så langt.. Innovasjonstiltaket videreført som prosjekt Har gjennomført konsept- og planleggingsfasen Startet på gjennomføringsfasen: Benytte e-signaturløsning fra Difi Samarbeider med Acos om signeringsstøtte i WebSak løsning for automatisk arkivering av signert avtale i personalmappen Pilot august/september 2017 Full utrulling i organisasjonen innen

26 Forventede gevinster Økonomiske gevinster direkte og indirekte Bortfall av portoutgifter Bortfall papirhåndtering, skanning og arkivering, totalt ca 1 årsverk Frigjort tid tid til utvikling, økt kvalitet på tjenester Kvalitative gevinster Raskere ansettelsesprosess - bedre omdømme få de beste kandidatene Miljømessige redusert bruk av papir, mindre transport 26

27 Vår rolle Aktivt på banen der det skjer, når det skjer Som pådriver, veileder, tilrettelegger og medspiller Prioritere det som gir verdi Virksomhetsforståelse Tett samarbeid med IT Krevende, men spennende! 27

28 Takk for meg! 28