Organisering av integreringsarbeidet som egen enhet i nye Lindesnes kommune

Transkript

1 Nye Lindesnes Organisering av integreringsarbeidet som egen enhet i nye Lindesnes kommune [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn] Beslutning: [Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres,] Bemanning av neste fase: Signatur (prosjekteier): Neste fase ferdig: [Dato]

2 1 INNLEDNING Det pågår 27 delprosjekter i kommunereformprosjektet nye Lindesnes pr september De fleste av disse er har vært gjennom - eller er i konseptfasen. I konseptfasen klarlegges delprosjektets hensikt og mandat, og da gjennomføres en kartlegging av dagens oppgaver, rutiner, ressurser mv. for det tjenesteområdet/ arbeidsområdet delprosjektet gjelder. De fleste delprosjektene er nå klare for planleggingsfasen, og prosjektleder ønsker med dette dokumentet/skjemaet å bidra til en enkel og god gjennomføring av denne fasen. Behov Prosjektidé Problem De 27 delprosjektene kan grupperes i 2 hovedtyper: Delprosjekter som har en egen (politisk) styringsgruppe eller som er tverrgående (sektorovergripende) (8 stk.). Disse delprosjektene er nå stort sett allerede i gjennomføringsfasen. Delprosjekter som koordineres av ett av de 4 prosjektstyrene (19 stk.). Disse er stort sett i eller klare for planleggingsfasen. Dette dokumentet/skjemaet gjelder i hovedsak disse delprosjektene. Dokumentet/skjemaet er utarbeidet for å angi hva planleggingsfasen må drøfte og beskrive som en forberedelse til gjennomføringsfasen. For enkelte delprosjekter er det allerede utarbeidet god dokumentasjon som er tilstrekkelig for å gå i gang med gjennomføringsfasen. For andre delprosjekter kan dette dokumentet/skjemaet ses på som en «bestilling» til delprosjektets planleggingsfase, og som en forutsetning for å kunne gå inn i gjennomføringsfasen. Planleggingsfasen skal for de fleste delprosjektene være gjennomført i løpet av 2018, slik at gjennomføringsfasen kan startes på nyåret Side 2 av 10

3 2 TEMAER SOM BØR VÆRE OMFATTET AV PROSJEKTFORSLAGET FRA KONSEPTFASEN, OG SOM MÅ BEARBEIDES OG BESVARES GJENNOM PLANLEGGINGSFASEN Fyll ut de feltene som er relevante for delprosjektets ansvarsområde. Spørsmålene/tema gjelder for hvordan den nye kommune planlegges. Spørsmålene besvares kortfattet og enkelt. 2.1 Tjenesteområde/oppgaver i delprosjektet Beskrive hvilke oppgaver/produkter/tjenester delprosjektet omfatter Bosetting av flyktninger Introduksjonsprogram Voksenopplæring/norskopplæring/grunnskole for voksne Mottaksskole Enslige mindreårige Økonomi: Budsjettering og regnskap, søke statlige tilskudd (funkhemtilskudd) Koordinere integreringsarbeidet i kommunen Oversikt brukergrupper (internt/eksternt) Bosatte flyktninger / familier i 5 års perioden Familiegjenforente Bosatte enslige mindreårige Mulige framtidige scenarier (se litt i krystallkula) Uforutsigbarhet i bosettingstall. Dette får konsekvenser for integreringsøkonomien og kompetansenivået i forhold til opp og nedbemanning. 2.2 Forslag til organisering av ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny struktur i Oppvekst (ut fra dagens økonomiske rammer) Flyktningtjenesten er organisert ulikt i hele landet. I Mandal og Marnardal er det organisert under NAV, i Lindesnes under rådmannens stab i kommunen. Forskning viser at type organisering ikke har noe å si for om en lykkes i integreringsarbeidet. Likevel viser en tendens til at flere kommuner legger flyktningarbeidet utenfor NAV, deriblant Kristiansand og K3. Vårt forslag er at flyktningtjenesten samlokaliseres i Mikkelsmyrveien 2 sammen med Kvalifiseringsenheten, som egen enhet inn under Oppvekst. To enheter i samme bygg, med hver sin enhetsleder. Begge enhetsledere rapporterer til samme kommunalsjef. Flyktningtjenesten har ansvar for alt innen bosetting og introduksjonsprogram. Flyktningtjenesten har også ansvar for miljøarbeid, koordinering av integreringsarbeidet og for regnskap og budsjett. Ansvar for enslige mindreårige legges til avdeling for enslige mindreårige i familiens hus, organisert under Oppvekst. Side 3 av 10

4 2.2.2 Svar på relevante føringer fra intensjonsavtalen Effektivitet blant de beste i landet: Kommunen skal levere gode tjenester til innbyggere og næringsliv, og være et sted folk ønsker å flytte til. Tjenestekvaliteten skal være på høyde med det beste i norske kommuner. Tjenestene som skal leveres i denne nye organiseringen, gjelder alt innen bosetting av flyktninger, introduksjonsprogram, norskopplæring og grunnskoleopplæring. Ved å samlokalisere flyktningtjenesten med Kvalifiseringsenheten i Mikkelsmyrveien 2, vil dette være en effektiv løsning, både når det gjelder økonomi, tidsbesparende og kvalitativt bedre tjenester. Gjennom å være samlokaliserte vil arealene i Mikkelsmyrveien 2 bli fullt utnyttet, slik at det ikke vil bli stående noen tomme rom. Avtalen Mandal kommune har med huseier går ut i Det vil være faglig effektivt å samlokalisere Kvalifiseringsenheten og flyktningtjenesten. Samarbeidsmøtene rundt deltakerne vil bli mer effektive, både når det gjelder tid og faglig innhold, fordi tjenestene er samlokalisert. Lokal identitet som plattform for trivsel og kontinuerlig videreutvikling: Innbyggerne skal i størst mulig grad ha et tilbud i nærheten av eget bosted. Særlig gjelder dette barn, unge og eldre. Skolestrukturen i kommunen skal ikke endres. Ved å samlokalisere flyktningtjenesten i Mikkelsmyrveien 2, vil deltakerne oppleve en lokal identitet, til tross for at de bor i Marnardal og Lindesnes kommune i dag. Dette fordi deltakerne er vant til å ta bussen til Mikkelsmyrveien 2 og til mottaksskolen med barna. Deltakerne kjenner lokalene, og har vært vant til at flyktningtjenesten er tilstede flere dager i uka i Mikkelsmyrveien 2. Det er allerede etablert tett samarbeid mellom flyktningtjenesten og det lokale næringsliv, frivillige lag og foreninger. Arbeidstilhørighet hos flyktninger som er utenfor arbeidslivet, kan kun oppnås med tett samarbeid. Flyktningtjenesten og de frivillige er allerede etablert i samarbeidet i lokalene i Mikkelsmyrveien 2 Framtidsansvar-som rettesnor for planlegging og prioritering: Fokus på levekår og folkehelse skal prege all planlegging, og kommunen skal tilby innbyggerne tjenester som gir dem trygghet gjennom hele livsløpet. Kommunale lokaler og tjenester skal ha universell utforming for å sikre at alle kan delta. Lokalene Kvalifiseringsenheten bruker i dag i Mikkelsmyrveien 2, er universelt utformet, slik at alle innbyggerne, uansett funksjonsnivå, kan delta. Deltakerne i introduksjonsprogrammet er vant til å bruke bygget. Andre føringer fra intensjonsavtalen: Endringer fra tidl. strukturer / hvordan skal dette håndteres? I dag er flyktningtjenesten organisert ulikt i de tre kommunene. Mandal og Marnardal er organisert som en del av NAV, mens i Lindesnes er den organisert som en del av rådmannens stab. I ny større kommune, vil dette håndteres ved at ansatte som jobber på området i dag, fortsetter inn i ny kommune, med sin kompetanse fra «gammel» kommune. Størrelsen på organisasjonen vil påvirke daglig drift, og vil bli justert etter hvor mange bosatte flyktninger som til enhver tid bor i kommunen. Samarbeid og fleksibilitet mellom ansatte i den nye strukturen er nødvendig for en helhetlig integrering. Vi bygger opp en ny flyktningtjeneste og tar med de beste løsninger fra hver kommune. Side 4 av 10

5 2.2.4 Risikovurdering (Scenarier/konsekvens/sannsynlighet/forebyggende tiltak) Uforutsigbart antall flyktninger som kommer til kommunen: Ved at bosettingene i kommunen går ned, mister vi integreringstilskudd, som gjør at vi må redusere driften og nedbemanne. Ved nedbemanning står vi i fare for å miste flerkulturell kompetanse. Ved at bosettingene i kommunen går drastisk opp (2015) må vi hurtig bemanne opp, få tak i riktig kompetanse, boliger og være fleksible. Tiltak: For å imøtekomme denne risikoen må vi følge med på utviklingen, og organisere driften ut i fra antall bosettinger. Ved nedbemanning kan kompetansen til de ansatte ved flyktningtjenesten brukes i andre deler av kommunen. Økonomiske konsekvenser/uforutsigbarhet: Ved at bosettingene går ned, mister vi også statlige tilskudd. Det vil ikke være økonomi til å opprettholde driften. Tiltak: God økonomistyring. Driften må organiseres etter antall bosatte. Det er mulig å sette ubrukte midler på fond, ved årets slutt. Samarbeidet med NAV kan bli utfordrende. To enheter med forskjellig ansvarsområder (økonomisk sosialhjelp, statlige tiltak/ytelser) for samme brukere. Tiltak: Faste samarbeidsmøter mellom flyktningtjenesten og NAV angående brukeren kan styrke samarbeidet. Ansatte og generell frykt for endring og ny struktur, kan føre til potensielle utfordringer. Tiltak: Involvere ansatte i organisasjonsutviklingen og kulturbygging. Implementering og samkjøring av digitale fagsystemer. Det kan være en risiko for at dette ikke er på plass innen Tiltak: Det er nedsatt ei gruppe, som i sammenslåingsprosessen jobber med implementering av «Visma flyktning og voksenopplæring». Dette er et kjent fagsystem for alle tre kommunene, som vi ønsker å fortsette med inn i ny kommune Vurdering av alternative forslag til ny struktur (økonomiske konsekvenser og fordeler og ulemper ved de ulike modellene) Prosjektgruppen har vurdert alternative organiseringer, en i rådmannens stab og en der alt integreringsarbeidet er samlet i en egen enhet, Integreringshus. Organisering inn under rådmannens stab, ser vi som lite hensiktsmessig, siden Kvalifiseringsenheten og EM ønsker å være inn under Oppvekst. Å samle integreringsarbeidet i egen enhet, «Integreringshus», ser vi på som hensiktsmessig, men denne organiseringen vil ta lenger tid å utarbeide. Det er i tillegg utarbeidet et forslag der integreringsarbeidet organiseres i NAV. Se eget levereanseskjema på dette forslaget. 2.3 Gevinstoversikt for ny sektor/enhet/fagområde Beskrivelse av gevinster Samlokalisering vil gi økt samarbeid mellom ansatte som jobber med flyktninger. Dette vil gi økt gevinst ved redusert stress hos de ansatte. Vi mener dette kan føre til samkjørte tjenester og bedre tilgjengelighet. Mer effektiv administrasjon og utnytte allerede tilgjengelige bygg/kontorarealer. Side 5 av 10

6 Samlokalisering vil føre til større fleksibilitet mellom enhetene og større mulighet for kompetansedeling på tvers av fagområder. Ved å samlokalisere flyktningtjenesten med Kvalifiseringsenheten, vil dette redusere tidsbruken som i dag blir brukt til forflytning av ansatte mellom flyktningtjenesten og Kvalifiseringsenheten, der deltakerne er. Den reduserte tidsbruken vil kunne brukes effektivt til andre oppgaver. I tillegg til dette vil det føre til mindre stress hos de ansatte i flyktningtjenesten, noe som igjen kan føre til mindre sykefravær. Gjennom å organisere flyktningtjenesten under Oppvekst i lokalene til Kvalifiseringsenheten, vil de ansatte i flyktningtjenesten få mulighet til å bygge opp en helt ny, kommunal tjeneste og struktur. Ved å gjøre det på denne måten, vil alle kommunene få en stemme inn i samarbeidet, uten at de «små» kommunene må gå inn i et allerede etablert system. Ved å organisere flyktningtjenesten i kommunal regi, står enheten fritt til å velge tiltak som settes inn mot den enkelte bosatte, uten å være bundet til etablerte ordninger Forutsetninger inkl. behov for samhandling/bistand fra andre utenfor egen sektor/enhet/fagområde Samhandling er viktig for å oppnå resultater og det er viktig at samarbeidet med Kvalifiseringsenheten og andre kommunale enheter, NAV, Fylkeskommunen, IMDi, arbeidsgivere, kommunale tjenester, frivillige, Fylkesmannen, og fastlegene og andre de andre helsetjenestestene videreutvikles Gevinstansvarlig Inga Øybekk Måleindikator(er) Direkte (økonomiske besparelser), indirekte (tid/prosent), kvalitative (omdømme, bedre tjenester). Antall deltakere i arbeid eller utdanning etter endt introduksjonsprogram Risikovurdering (risiko for at gevinster ikke kan tas ut). Samarbeidet fungerer ikke som forventet. Fag/profesjonsuenighet. Manglende endringsvilje hos ansatte. Administrative utfordringer: To personalgrupper med hver sin leder. Plassmangel ved oppbemanning dersom antall bosettinger øker. 2.4 Bemanningsplan for ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny organisering Årsverk Turnus Kompetansefordeling og -behov mm. En enhetsleder for enheten Flyktningtjenesten, med fag- og personalansvar, og ansvar for integreringsbudsjett og regnskap. Side 6 av 10

7 To fagledere for introduksjonsprogram og bosetting. Disse har ansvar for den faglige oppfølgingen av flyktningkoordinatorene. Flyktningkoordinatorer som bosetter og veileder flyktningene når det gjelder økonomi, skolegang, helsesituasjon, praktiske oppgaver, fritid etc. Antall årsverk for flyktningkoordinatorer tilpasses driften for den nye enheten ut i fra bosettingen. En tilskuddskoordinator for å søke statlige tilskudd (funkhem tilskudd) Ansatte i andre enheter, for eksempel i psykisk helse, på familiesenteret, på helsestasjonen, på NAV, i PPT og ellers i skolen, og i Frivilligsentralen, lønnet av integreringstilskuddet, vurderes etter behov/bosettingstall. Ved utlysninger kreves høgskoleutdanning / bachelor, fortrinnsvis innenfor interkulturell forståelse, eller erfaring fra tilsvarende arbeid Begrunnelse Det må utarbeides en ny integreringsplan for nye Lindesnes. Denne må inneholde bemanningsnøkler Endringer fra tidl. organisering / hvordan skal dette håndteres? Personale, rutiner, kulturer og praksis må samkjøres. Dette gjøres i prosess sammen med hele kollegiet. 2.5 Interkommunale samarbeid og løsninger for ny kommune Oversikt tidligere samarbeid (i én eller flere av kommunene) Det planlegges at KMV-prosjektet (Kvalifisering av Minoritetspråklige Voksne), samarbeidet mellom Fylkeskommunen, Kvalifiseringsenheten og kommunene, fortsetter i 2020, og organiseres inn i ordinær drift. Det er ønskelig med fortsatt samarbeid med Mandal videregående og kombinasjonsklassene der Begrunnet forslag til ny løsning i egen kommunal regi eller gjennom interkommunalt samarbeid. Begrunnelsen for å samarbeide med fylkeskommunen, er fordi vi ser at gjennom samarbeid drar vi nytte av hverandres faglige kompetanse og erfaringer. Side 7 av 10

8 2.6 Digitale løsninger for ny sektor/enhet/fagområde koordinert med overordnet digital strategi Aktuelle områder for digitalisering Alle tre kommunene bruker i dag Visma Flyktning. Det må bygges ny database, og dette arbeidet er allerede iverksatt Ideer for hvordan digitaliseringen (2.6.1) kan gjennomføres. Ei gruppe settes ned for å jobbe med dette Forutsetninger (bistand fra andre, tekniske endringer, mv.) Oppbyggingen og klargjøringen av ny database krever bistand fra DDV, Visma og fra de tre kommunene. 2.7 Plan for samordning og iverksetting av reglement og/eller rutiner for ny sektor Plan for innføring Rutiner, sjekklister og maler ønskes gjennomgått så snart organiseringen er valgt, så vi kan bli enige om nytt felles reglement og rutiner. Rutinene legges i K-losen, som Marnardal og Mandal bruker i dag Begrunnelse Det settes ned ei gruppe for å gå igjennom disse rutinene Beskrivelse av nødvendige tilpasninger fra dagens reglementer / hvordan gjennomføres endringene? Det settes ned ei gruppe for å gå igjennom disse rutinene Risikovurdering Risikoen er at rutinene ikke er på plass og at kommunene fortsetter å jobbe med gamle rutiner etter at kommunene er slått sammen. Det er også risiko for at ansatte ikke vil forholde seg til nye rutiner, og fortsetter med de gamle rutinene Plan for innføring Det settes ned ei arbeidsgruppe som lager nye rutiner. Denne gruppa må bestå av ledelse og ansatte i dagens kommuner. Det må arrangeres kurs og fagdager for implementering. Disse rutinene legges i K-losen. 2.8 Plan for samordning av planverk for sektoren Begrunnet forslag til løsning Mandal kommune har en politisk vedtatt integreringsplan, gjeldende perioden I dag har Marnardal rutiner for integrering, som er politisk vedtatt. Lindesnes kommune har egne rutiner for integrering, som er behandlet administrativt. Prosjektgruppen ønsker at arbeidet med å lage ny plan iverksettes snarest, så denne er klar i god tid før kommunesammenslåingen. Side 8 av 10

9 2.8.2 Begrunnelse Å lage en integreringsplan tar tid. Det er ønskelig med konkrete politiske føringer på dette arbeidet Implikasjoner / hvordan skal dette håndteres Det ansettes en egen integreringsrådgiver som har ansvar for integreringsplanen. Denne samarbeider tett med prosjektgruppa for flyktning og integrering Risiko Det er stor risiko for at vi starter en ny kommune uten at en integreringsplan er på plass. Konsekvensene er store dersom det ikke foreligger overordnede føringer for integreringsarbeidet i den nye kommunen. Tiltaket for at vi skal komme i havn er at det ansettes en person som jobber med dette i perioden fram mot kommunesammenslåingen. Denne bør være vedtatt innen juni 2019, for at struktur og rutiner er på plass før Iverksetting av planene for delprosjektets ansvarsområder Hva må iverksettes og i hvilken rekkefølge? (Tidsplan) Først må det bli tatt en avgjørelse på organisering av integreringsarbeidet, innenfor eller utenfor NAV. Etter dette må det settes ned arbeidsgrupper som skal jobbe fram rutiner og system for integrering. Parallelt med dette må strukturen for Kvalifiseringsenheten legges (mottaksskole, kombinasjonsklasser og voksenopplæring) og organiseringen av enslige mindreårige Milepæler Hvilke aktiviteter har avhengigheter til andre delprosjekter? Den overordnede organiseringen av ny kommune. Digitaliseringsprosjektet NAV sin organisering er avhengig av hvordan integreringsarbeidet skal organiseres 2.10 Samarbeid/samspill med andre sektorer/enheter/ fagområder Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som får tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «leveranser» er avstemt med disse. Det er viktig at hele den nye kommunen tar sitt ansvar når det gjelder integrering av nye bosatte. Dette må koordineres av flyktningtjenesten. Når det oppstår utfordringer, tar andre kontakt med integreringsavdelingen for samarbeid og motsatt Side 9 av 10

10 Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som lever tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «behov» er avstemt med disse. Bosatte flyktninger trenger kommunale tjenester på lik linje med andre innbyggere. Dette gjelder både skole, helse, familiens hus, NAV, boligkontor etc. De ansatte ved disse enhetene behandler de bosatte flykningene på lik linje med andre innbyggere i den nye kommunen. Side 10 av 10