Leveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling ) Arbeidsgruppe BU

Transkript

1 Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling ) Arbeidsgruppe BU [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn] Beslutning: [Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres,] Bemanning av neste fase: Signatur (prosjekteier): Neste fase ferdig: [Dato]

2 1 INNLEDNING Det pågår 27 delprosjekter i kommunereformprosjektet nye Lindesnes pr september De fleste av disse er har vært gjennom - eller er i konseptfasen. I konseptfasen klarlegges delprosjektets hensikt og mandat, og da gjennomføres en kartlegging av dagens oppgaver, rutiner, ressurser mv. for det tjenesteområdet/ arbeidsområdet delprosjektet gjelder. De fleste delprosjektene er nå klare for planleggingsfasen, og prosjektleder ønsker med dette dokumentet/skjemaet å bidra til en enkel og god gjennomføring av denne fasen. Behov Prosjektidé Problem De 27 delprosjektene kan grupperes i 2 hovedtyper: Delprosjekter som har en egen (politisk) styringsgruppe eller som er tverrgående (sektorovergripende) (8 stk.). Disse delprosjektene er nå stort sett allerede i gjennomføringsfasen. Delprosjekter som koordineres av ett av de 4 prosjektstyrene (19 stk.). Disse er stort sett i eller klare for planleggingsfasen. Dette dokumentet/skjemaet gjelder i hovedsak disse delprosjektene. Dokumentet/skjemaet er utarbeidet for å angi hva planleggingsfasen må drøfte og beskrive som en forberedelse til gjennomføringsfasen. For enkelte delprosjekter er det allerede utarbeidet god dokumentasjon som er tilstrekkelig for å gå i gang med gjennomføringsfasen. For andre delprosjekter kan dette dokumentet/skjemaet ses på som en «bestilling» til delprosjektets planleggingsfase, og som en forutsetning for å kunne gå inn i gjennomføringsfasen. Planleggingsfasen skal for de fleste delprosjektene være gjennomført i løpet av 2018, slik at gjennomføringsfasen kan startes på nyåret Side 2 av 13

3 2 TEMAER SOM BØR VÆRE OMFATTET AV PROSJEKTFORSLAGET FRA KONSEPTFASEN, OG SOM MÅ BEARBEIDES OG BESVARES GJENNOM PLANLEGGINGSFASEN Fyll ut de feltene som er relevante for delprosjektets ansvarsområde. Spørsmålene/tema gjelder for hvordan den nye kommune planlegges. Spørsmålene besvares kortfattet og enkelt. 2.1 Tjenesteområde/oppgaver i delprosjektet Beskrive hvilke oppgaver/produkter/tjenester delprosjektet omfatter Organisere Barne- og ungdomsråd i nye Lindesnes Oversikt brukergrupper (internt/eksternt) Barn og unge som deltagere. Politikere som beslutningstakere. Administrasjon som saksbehandlere/utredere Mulige framtidige scenarier (se litt i krystallkula) 1. BU er et legitimt medvirkningsorgansom består av deltagere fra alle skolekretsene. BU har god rekruttering og har god representativitet jmf LIM planen. De møtes jevnlig og utvikler derfor trygghet og erfaring. 2. Samspille med politikere og administrasjon er godt. Flere ungdommer møter i ulike utvalg og representerer barn og unge. Det finnes gode ambassadører for barne- og ungdomsråd i administrasjon som aktivt innhenter BU sine innspill. Politikerne lytter og inkluderer barn og unges innspill i sine vedtak. Politikere og administrasjon finner stadig nye arenaer hvor deler av beslutningene eller hele beslutninger kan legges til BU 3. Samspillet med skole er godt. Medvirkning i BU er en del av demokratiopplæringen i skolen. Skolen legge til rette for at opplæring demokrati og valg er en del av valgprosessen til BU. Ettersom samspillet med skole er godt og det er plass i skolen til BU sitt arbeid, bruker BU representantene aktivt elevråd og klasser for å skape debatt og engasjement rundt de prosessene BU deltar i. BU representantene legger sammen med kontaktlærere for elevråd og BU koordinator til rette for ulike typer medvirkningsprosesser. 4. Det er tettere kontakt mellom kultur/ ungdomsarbeid og medvirkningsarbeidet. Kulturaktiviteter kan benyttes i medvirkningsarbeid både som uttrykk for barn og unges tanker og meninger om sin samtid, men også gjennom at barn og unge har innflytelse på kulturaktiviteter og arrangementer. 5. Det er et tett samarbeid med barn og unges representant i plansaker. 6. Barn og unge er mer representert i plansaker og de har en tydelig stemme som synliggjøres gjennom hele planprosessen. Det legges til rette for medvirkningsprosesser. Det er en tydelig forventning fra kommunen at private utbyggere, så vel som kommunale, legger til rette for medvirkningsprosesser som er reelle. 7. Det er et aktivt og kompetent koordinatorteam som har god kontakt med ungdommene i BU og elevrådene. Arbeidstiden er fleksible og tilrettelagt for arbeidet med ungdommer. Side 3 av 13

4 2.2 Forslag til organisering av ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny struktur med begrunnelse (ut fra dagens økonomiske rammer) Dagens struktur: Ansattresurss ca 100 % Drift: aktivitetsmidler, kr Senario 1 Foreslått fra politikerne jmf rapport fra delprosjekt om politisk organisering: 1.1 :barneråd- to fra hver barneskole: 22 barn (private er inkludert). 1.2 :ungdomsråd: 18 rep, to fra hver ungdomsskole, 2 fra hver av de kom ung klubb pluss 4 fra vgs Det velges tre fra hvert råd som utgjør AU ( arbeidsutvalg). AU velger representanter til politiske organ. Det skal foreligge økonomisk støtte til drift og ansatt til å koordinere rådene. Praktisk gjennomføring: Erfaringsmessig mener vi at det er hensiktsmessig å legge til rette for BU møter i skoletiden. Da er ungdommene mer tilgjengelige og fokusert på oppgaven. I dag er de fleste ungdommene engasjert og svært opptatt både med fritidsaktiviteter og lekser etter skoletid. Arbeidsutvalgsmøter kan legges til etter skoletid. Disse møtene kan gjennomføres både gjennom fysiske møter og via digitale plattformer. Det er viktig t ungdommene selv tar ansvar for hvordan de vil løse dette men at det tilrettelegges for at koordinatorene er tilstede og hjelper med gjennomføring og veileder underveis. Det er realistisk å tenke at vi kan gjennomføre inntil 7 møter med hvert av rådene i året. Det bør legges vekt på oppstartssamling som en bli kjent arena og en viktig arena for opplæring. Ungdommene bør selv få mulighet til å være med i beslutningen av hvordan dette best kan gjennomføres. Tilbakemeldingene fra ungdommene er at dette er en viktig samling som har betydning for hvordan rådet fungerer resten av året. Utdele aktivitetsmidler: Viktig å sørge for at barne- og ungdomsrådet får dele ut eksklusive midler. Altså ikke i tillegg til andre. I dag har Mandal kr. Vi anbefaler at summen må økes og får muligheten til å ha ansvar for en relevant sum til støtte for aktiviteter for barn og unge. Det bør legges til grunn at midlene de deler ut ikke skal være «sandpåstrøing» eller være et argument for at de ikke skal ta del i andre beslutninger. Denne ordningen må sees i sammenheng med øvrige utdelinger av midler til lag og foreninger. Man bør være konsekvent i sin beslutning i å overføre myndighet for beslutninger til barn og unge og denne ordningen er et godt eksempel på overføring av beslutningsmyndighet der det i prinsippet ikke er avgjørende at voksne folkevalgte politikere har siste ordet. Det må utarbeides et årshjul som beskriver når og hvordan barn og unge skal delta. For eksempel i budsjettprosessen. Barn og unge bør ha mulighet til å gi innspill tidlig i prosessen, samtidig som de har mulighet til å delta i det politiske ordskifte. Kordinator har faste møter med kontaktlærere for elevråd og representant for barn og unge i plansaker. Side 4 av 13

5 Kordinator får oversikt over politiske saker til behandling og har faste møter med ordfører. Utfordringene: Dette er en omfattende ordning som involverer mange barn og unge. Vi har store geografiske avstander som er krevende med tanke på felles møter. Det er tidkrevende å gjennomføre møter. Fordeler: Svært representativ og involverer mange. Noe som gjør at mange barn og unge vil oppleve at de har innflytelse og at deres meninger tas på alvor. De yngste barna er en del av ordningen og deres stemmer er ivaretatt. Scenario 2 Vi opprettholder dagens tre ungdomsråd og det velges representanter fra hvert ungdomsråd som utgjør et sentralt og operativt arbeidsutvalg (AU) Det er en felles møteplass i året, fortrinnsvis oppstartskonferanse, hvor ungdommene kan jobbe frem hvilke temaer de mener er viktigst for dette året. Politikerne møter ungdommene på denne konferansen. Det er arbeidsutvalget som ivaretar representasjonen i kommunestyret og øvrige politiske utvalg. Ellers er utdeling av aktivitetsmidler og samarbeidsrelasjoner de samme som tidligere beskrevet. Det vil være jevnlige møter innenfor «gamle» kommunegrenser. Innspillene vil ivaretas i AU. Utfordring: Ungdommene vil først og fremst beholde fokus på sine lokale utfordringer og det kan være krevende å få dem inn i tankegangen om at vi er en kommune. De blir lite kjent med hverandres utfordringer. Fordeler: Mindre kostnader til transport og mindre fravær. Trygger gruppe fordi de kjenner hverandre bedre, det vil gjøre det lettere å få dem engasjert. Scenario 3: Det velges et ungdomsråd bestående av 15 barn og unge. Det utarbeides regler for geografisk spredning. Kandidatene som ønsker å stille til valg kan sende inn sin nominasjon. Valgliste utarbeides og elevrådene stemmer og sender inn sine resultatene. Ungdomsrådet kan møtes 7-8 ganger i året, ha oppstartssamling og fungerer likt det vi ser i kommunene i dag og som beskrevet i scenario 1. Utfordringer: ikke alle skolekretser vil være representert. Det kan oppleves som stor avstand mellom elevråd og BU,- lite samarbeid. De vil måtte velge og stemme på kandidater de ikke vet hvem er. BU sin legitimitet kan stilles spørsmål ved. Fordeler: Mindre og mer effektivt. Side 5 av 13

6 2.2.2 Svar på relevante føringer fra intensjonsavtalen Effektivitet: Et godt og aktivt BU vil bidra til mer treffsikre beslutninger for kommunen. Lokal identitet: Ivaretas ved representanter fra hver skole, delaktige i ulike grendeutvalg Framtidsansvar: BU bidrar til å styrke felleskap og demokratiske verdier. Skal bidra til å styrke valgdeltagelse, bidrar til at flere ønsker å ta samfunnsansvar Andre føringer fra intensjonsavtalen: Ivaretar medvirkning og medborgerskap Endringer fra tidl. strukturer / hvordan skal dette håndteres? Vi går fra tre utvalg til to, men får større geografiske avstander å håndtere som vil presse oss på tid. Vi er avhengig av å gjennomføre denne endringen sammen med ungdommene for å finne den beste måten å gjøre dette på. Vi har startet med å samle ungdommene i felles prosjekt for å lage et politisk grunnlag. Gjennom at ungdommene selv jobber for å finne ut hva som er viktig for dem og hvordan de vil medvirke i en ny kommune legger vi et godt grunnlag for overgangen Risikovurdering (Scenarier/konsekvens/sannsynlighet/forebyggende tiltak) Større avstander gjør det vanskeligere å ivareta ungdommene på sitt lokalsted. Det kan medføre sviktende engasjement. Vi har erfart at ungdommens engasjement i stor grad avhenger av koordinatorens evne til å informere og «holde tråden» for ungdommene. Det er viktig at ungdommene har en god relasjon til koordinator. Forebyggende tiltak: Avstanden kan ikke forebygges, men teknologiske løsninger som skype og facetime kan benyttes. Likevel ikke i så stor grad som hos voksne ettersom ungdommene er avhengig av gode relasjoner og gode prosesser. Det er viktig å legge til rette for at ungdommene får godkjent fraværet sitt og at vi kan flette BU arbeidet inn i den overordnede demokratiopplæringen i skolen. Det bør utredes nærmere hvordan dette kan gjøres for å redusere risikofaktorere som hindrer ungdommenes deltagelse i BU og som muliggjør møter. Det vil være krevende for 1 ansatt å følge opp ungdommer over et så stort geografisk område. Mer enn 1 ansatt bidrar til at vi kan være mer ute og treffe ungdommer der de er, bedre relasjoner og mer kontinuitet i arbeidet Vurdering av alternative forslag til ny struktur (økonomiske konsekvenser og fordeler og ulemper ved de ulike modellene) Senario 1: Side 6 av 13

7 Fordeler: Gir representasjon fra alle deler av kommunen, gir ungdommene mulighet til å møtes på tvers, gir en demokratisk linje rett inn i kommunestyret, har en passelig gruppe med ungdommer/barn. Konsekvenser: Krever at vi er to voksne, da kan man jobbe mer kreativt og ha større fleksibilitet, tidsbruk, tiden ungdommene ikke er på skole Ulempen: Store avstander, tidkrevende, transportkostnader Senario 2: Fordeler: kortere avstander, tettere kontakt med sitt lokalsamfunn, tryggere grupper, Mindre fravær på skolen(?) Ulempe: Mer fragmentert arbeid, vanskeligere å samle innspillene og gi ungdommene en klar stemme, ungdommene kan bli spilt ut mot hverandre, bygger lite felles kultur og identitet Vil kreve mange møter og mye administrasjon Senario 3: Fordeler: Rekrutterer de som er mest engasjert og de mest dedikerte ungdommer, vil gi lavere driftkostnader og et BU som er tett på beslutningene Ulemper: Elitisering og et lite representativt BU, Dårlig link mellom elevråd og BU, vanskeligere å få ut informasjon om BU sitt arbeid til andre barn og unge og det vil være mer sårbart for utskiftninger. Vi velger senario 1: Det gir beste utslag på demokratisk linje og funksjon legitimitet til ungdomsgruppa eierskap,- mange vil oppleve at de kjenner til BU og kjenne eierskap til den demokratiske linja representasjon,- ale skolene er representert. Kostnadskrevende, men nødvendig hvis man skal oppnå målsetning i intensjonsavtalen 2.3 Gevinstoversikt for ny sektor/enhet/fagområde Beskrivelse av gevinster 1. Gir kunnskap til beslutningsgrunnlaget og øker mulighetene for treffsikre beslutninger 2. Forankring gjør det lettere å iverksette politiske vedtak 3. Deltagelse gir medansvar, ungdommene føler de deltar og tar ansvar for løsninger 4. Mobiliserer frivillighet 5. Øker opplevelsen av tilhørighet, identitet og felleskap 6. Gir økt rekrutering til politikk og organisasjonsliv Side 7 av 13

8 7. Erasmus pluss muligheter gjennom prosjekter og seminarer både for ungdommer og koordinatorer. Økonomiske gevinster Forutsetninger inkl. behov for samhandling/bistand fra andre utenfor egen sektor/enhet/fagområde Samhandling med skole, oppvekst, kultur, planavdelinger. Krever godt samarbeid med skoler og elevrådsansvarlige, forutsetning er at kontaktlærere for elevråd må ha tilstrekkelig med tid for å gjennomføre samarbeide. Bør se for muligheter for at BU koordinatorer får mulighet til å undervise i demokrati Samarbeid med tjenestene for barn og unge slik at de kan være med å påvirke tjenestetilbudet Samarbeid med kultur om arrangement, utveksling Samarbeid med planavdeling, krever samarbeid for å realisere kapittel 5 i plan og bygningsloven. Bidra og samarbeide med planavdeling for å gjennomføre medvirkningsprosesser i planarbeid. Barn og unges representant i plansaker jmf pb-loven. Bør legges sammen med de som skal jobbe med medvirkning for barn og unge. Selve medvirkningen og ombudsrollen er nært knyttet sammen og bør sees i sammenheng. Samarbeidet med Aktiv ungdom, utveksling, Samarbeid med Redd barna Ungdommens fylkesting Fylkesmannens ungdomsråd Fylkesmannens planavdeling Gevinstansvarlig Måleindikator(er) Barn og unges egen vurdering. BU evaluerer hvert år om de opplever å bli hørt og få gjennomslag. Politikerne vurderer om de opplever BU som konstruktive, aktive og delaktige Risikovurdering (risiko for at gevinster ikke kan tas ut). At ansatte ute i organisasjonen ikke tar ansvar for å hente ut barn og unges innspill Mangel på tilrettelegging gjør at ungdomsrådene mister sin legitimitet Hvis vi ikke klarer å følge opp den organisatoriske anbefalingen før nytt kommunestyret vil mye av BU sin legitimitet forsvinne og synliggjøringen av BU sin betydning vil være vanskelig. Manglene økonomisk grunnlag for arbeidet gjør at man blir prisgitt frivillighet og dugnad for å gjennomføre gevinster Politisk overstyring,- hvis ungdommene ikke får tilstrekkelig demokratisk makt. De må oppleve reell medvirkning og må selv være med å forme sitt demokratiske organ. Side 8 av 13

9 2.4 Bemanningsplan for ny sektor/enhet/fagområde Forslag til ny organisering Årsverk Turnus Kompetansefordeling og -behov mm. Årsverk: 100% koordinator stilling. Stillinga må organiseres i sammenheng med:- andre som driver med medvirkningsarbeid f.eks klubbarbeidere/ ungdomsarbeidere og evt andre som driver med medvirkningsarbeid i evt bygdeutvalg eller andre som skal drive med borgermedvirkning i kommunen. Gjennom samarbeid kan metoder utvikles og dras veksler på. 100 % stilling er en forutsetning for å kunne holde oversikt og for å kunne være tilgjengelig i pågående prosesser. For å dekke opp behov ved turer, gjennomføring av møter og reiser er det nødvendig å ha en ekstra person. Vi anbefaler 30-50% stilling. Og ber denne sees i sammenheng med resurser til klubbarbeid/ barn og unges representant i plansaker. Dette vil styrke kontakten til ungdomsmiljøene. Behov for å kunne jobbe kveldsarbeid/ fleksibel arbeidstid. Vi anbefaler minst mulig administrasjon rundt dette og at man heller inngår avtaler om fast avspasering og ferier. Kompetansefordeling koordinator: Høgere utdanning med barnefaglig kompetanse, grunnleggende kunnskap om politikk og offentlig forvaltning Barne- og ungdomsarbeider. Det er ikke innenfor vårt mandat å vurdere hvordan barn og unges representant i plansaker skal sees på i denne sammenheng. Vi vil likevel understreke at denne funksjonen bør sees i sammenheng med medvirkningsstrukturen for barn og unge. Representanten for plansaker har ført og fremst en ombudsfunksjon og skal påse at barn og unges interesser er beskrevet og ivaretatt slik retningslinjer nasjonalt og lokalt beskriver samt påse at barn og unge har fått medvirke. I realiteten må denne personen og koordinator for BU sette seg inn i de samme sakene som ungdommene skal få medvirke og medvirkningsprosesser skal gjennomføres. I Kristiansand har de en egen stilling som ivaretar nettopp medvirkningsprosessene. Og Nye Lindesnes bør se nærmere på nettopp dette ettersom Fylkesmannen i større og større grad holder fokus på nettopp dette området i plansaker. Totalt mener vi at vi kunne fått to fulle stillinger hvis vi hadde sett alle disse funksjonene i sammenheng. Det ville også kunne vurderes om slike funksjoner ville vært nyttig i et større team der kommunen i større grad involverte borgere i lokalutvikling av planarbeid. I rådmannens stab ser vi for oss at vi kan bygge opp en egen gruppe som arbeider med medvirkning og involvering og her vil både koordinator for BU og representant for plansaker, og medvirkningskoordinator i plansaker kunne hatt en naturlig plass. Side 9 av 13

10 2.4.2 Begrunnelse Å være to på tur med barn og unge gir beskyttelse i forhold til påstander om seksuelle overgrep og gir økt trygghet for barn og unge. Sikkerhetsvurdering krever at man er minst to voksne hvis noe skjer akutt Bedre gjennomføring av møter og prosjekter Økt fleksibilitet Ensomt arbeid, viktig å ha noen «å kaste ball med» Lettere å skape kompetanseutvikling når man er del av et større team Endringer fra tidl. organisering / hvordan skal dette håndteres? Viktig med tidlige avklaringer og beslutninger. Det krever tid å planlegge og organisere for et nytt BU. Et nytt BU må være i gang senest september 2019, og planleggingen med dette må være påbegynt mai Interkommunale samarbeid og løsninger for ny kommune Oversikt tidligere samarbeid (i én eller flere av kommunene) Begrunnet forslag til ny løsning i egen kommunal regi eller gjennom interkommunalt samarbeid. 2.6 Digitale løsninger for ny sektor/enhet/fagområde koordinert med overordnet digital strategi Aktuelle områder for digitalisering Ung i Lindesnes- nettside Snapchat Instagram Facebook Koble på it s learning slik at vi kan kommunisere lettere med elevene ute i skolen. Side 10 av 13

11 Ønsker å ta i bruk digitale verktøy i medvirkningsprosesser i plansaker. For eksempel minecraft og VR briller. Dette ville være bra både for barn og voksne og gi større tilgang til kompliserte prosesser og senke terskelen for medvirkning Ideer for hvordan digitaliseringen (2.6.1) kan gjennomføres Forutsetninger (bistand fra andre, tekniske endringer, mv.) Bærbare PC er, smarttelefoner, utstyr til å lage filmer, program for å lage filmer og evt andre digitale løsninger, kursing i digitale plattformer og kommunikasjon. Opplæring. 2.7 Plan for samordning og iverksetting av reglement og/eller rutiner for ny sektor Plan for innføring Gjennomføre ungdomspolitiske møter, utarbeide barn og unges innspill til ny kommuner, ferdig i utgangen av februar. Avklaring av personal innen mai Sak til Fellesnemda må komme i april med formål å iverksette nytt ungdomsråd Felles ungdomsrådsmøte i mai for å utarbeide vedtekter Legges frem for nytt kommunestyre Gjennomføre valg ved alle skoler i august. Oppstarts samling i september Begrunnelse BU følger skoleåret og ikke valgår eller kalenderår Beskrivelse av nødvendige tilpasninger fra dagens reglementer / hvordan gjennomføres endringene? Politiske vedtak Ny personal situasjon Fullmakter i perioden august til desember Risikovurdering Ingen store risikoer, men det er avgjørende av nødvendige fullmakter og beslutninger fattes innen våren Plan for innføring Side 11 av 13

12 2.8 Plan for samordning av planverk for sektoren Begrunnet forslag til løsning Begrunnelse Implikasjoner / hvordan skal dette håndteres Risiko 2.9 Iverksetting av planene for delprosjektets ansvarsområder Hva må iverksettes og i hvilken rekkefølge? (Tidsplan) Milepæler Samlinga februar Sak til fellesnemda Kordinatorer er på plass Samling i mai Valg høsten 2019 Vedtak nye vedtekter nytt kommunestyret Hvilke aktiviteter har avhengigheter til andre delprosjekter? Vi er ikke avhengig av andre delprosjekter 2.10 Samarbeid/samspill med andre sektorer/enheter/ fagområder Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som får tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «leveranser» er avstemt med disse. Det er avgjørende at alle får god opplæring og innføring av barnekonvensjonen som ligger til grunn for ideen om at barn og unge skal medvirke. Alle ledere bør få opplæring i denne og presentert for ansvaret de selv har for å involvere barn og unge på riktige tidspunkt. Det bør vurderes å ta i bruk «sjumilssteget» for opplæring og implementering. Side 12 av 13

13 Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som lever tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «behov» er avstemt med disse. Side 13 av 13