Organisering av arbeidet med bosetting av flyktninger i Risør kommune

Transkript

1 RISØR KOMMUNE NAV Arkivsak: 2010/ Arkiv: F30 Saksbeh: Hege Kristin Kirkhusmo Dato: Organisering av arbeidet med bosetting av flyktninger i Risør kommune Utv.saksnr Utvalg Møtedato 7/16 Helse- og omsorgskomitéen /16 Komité for barnehage, skole og voksenopplæring /16 Administrasjonsutvalg /16 Bystyret Rådmannens innstilling: Bystyret tar arbeidsgruppas rapport til etterretning. Det opprettes en ny enhet som kalles «Enhet for bosetting og integrering» med egen enhetsleder, med oppstart senest innen Enheten består av Voksenopplæringen i Risør kommune (VIRK), Avdeling for bosetting enslige mindreårige (EM) og Flyktningetjenesten som i dag er i NAV. Det kommunale ansvar for dialog og samhandling med asylmottak og UDI legges også inn i enheten. De administrative funksjonene for enheten bør i størst mulig grad samlokaliseres. Enheten innplasseres organisatorisk i nåværende område: Barnehage, skole og voksenopplæring (under kommunalsjef Inger Bømark Lunde). Området Barnehage, skole og voksenopplæring endrer navn til «Oppvekst og integrering» Kostnadene til etablering av enheten, inkludert ny enhetsleder, dekkes ved bruk av økte tilskudd og ellers innenfor de tre enheters gjeldende rammer (NAV flyktning, VIRK og EM).

2 Vedlegg: 1 Rapport -Organisering av arbeidet med bosetting av flyktninger i Risør kommune Kort resymé Det ble oppnevnt en arbeidsgruppe ledet av NAV-leder høsten 2014, som skulle foreta en gjennomgang av organiseringen av flyktningarbeidet i Risør kommune. Mandat fra rådmannen: «Er dagens organisering den mest hensiktsmessige, best faglige og mest kostnadseffektive? Overordnet mål: Lykkes i bosettingsarbeidet; sikre en optimal organisering til gode for flyktningene våre». Det vises også til kommuneplanens visjon Vi skal vokse. Arbeidsgruppa har stått fritt til å tenke prosjektorganisering, tidsperspektiv, men innenfor eksisterende økonomiske ramme.. Arbeidsgruppa har bestått av NAV-leder, enhetsleder habilitering, rektor på voksenopplæringen i Risør kommune (VIRK), avdelingsleder bosetting enslige mindreårige (EM) og teamleder NAV. Enhet for habilitering bidro også med medarbeider for å ivareta sekretærfunksjonen. I tråd med kommunens internkontrollrutine for omstillingsprosesser ble vernetjenesten ved hovedverneombud og fagorganisasjonene (Utdanningsforbundet, Delta, Fagforbundet og FO invitert inn til et samarbeid om utredningen tidlig i prosessen. Arbeidsgruppa har levert en rapport med en gjennomgang av organiseringen av flyktningarbeidet i Risør kommune og konkluderer med et forslag om fremtidig organisering. Dette omhandler tjenestene som har ansvar for bosatte flyktninger innenfor 5-årsperioden; NAV-flyktning, VIRK og EM. Saksopplysninger Tjenestene har vært organisert på ulikt vis de siste årene: Først var flyktningetjenesten organisert direkte under rådmannen, så med kontor på VIRK til Etter dette i enhet for kvalifisering i sosialtjenesten på kommunehuset, før NAV-etableringen i juni 2009 da fortsatt i enhet for kvalifisering. EM ble først etablert som prosjekt i 2010, så overført i drift, inn under Enhet for kvalifisering ble bosetting for EM organisatorisk plassert inn i Enhet for habilitering, og NAV ble en egen enhet med blant annet ansvar for den ordinære flyktningetjenesten. Flyktningetjenesten har altså vært flyttet rundt omkring, og det har vært mye omorganisering. Den siste omorganiseringen skjedde ganske fort, og uten involvering av medarbeidere og tillitsvalgte. Det har i etterkant vært diskusjoner på om dette var den beste organiseringen. VIRK er organisert under Enhet for skole, 15 årsverk pr. august 2015 med lokaler på Hønseheia. EM er organisert under Enhet for habilitering, 15,7 årsverk pr august 2015 med kontorplass på kommunehuset. Drifter to kollektiv på Vestlandstykket og følger også opp ungdommer i egne leiligheter. NAV-flyktning er organisert i enhet for NAV med 3 årsverk pr august 2015 og i tillegg kommer ledelsesressurs via NAV-leder og teamleder, kontorplass er på Tjenna. Antall årsverk har økt etter at rapporten er skrevet grunnet økt bosetting og antall asylanter. I 2012 ble det etablert en såkalt 5-er gruppe da tjenesten var spredt og det var behov for et fora for samarbeid og samordning av tjenestene. Denne gruppa består fortsatt og består av enhetslederne fra NAV og Habilitering, rektor på VIRK, avdelingsleder EM og teamleder NAV. I desember 2013 etablerte Egebo AS et desentralisert asylmottak i Risør kommune og pr desember 2015 er det 190 beboere der. De har også planer om å etablere et mottak for enslige mindreårige flyktninger med inntil 70 beboere. Når UDI skal opprette et asylmottak i en kommune, tar de kontakt med den politiske ledelsen i kommunen så fort de får et tilbud fra en driftsoperatør. Driftsoperatøren trenger nødvendige tillatelser fra kommunen bla. etter plan- og bygningsloven (byggetillatelse,

3 bruksendring m.m), men selve etableringen krever ingen politisk godkjenning i kommunen. Når behovet for plasser øker raskt, kan det gå kort tid fra UDI tar kontakt med kommunen og til mottaket er i drift. Kommuner med asylmottak og omsorgssentre har ansvar for lovpålagte tjenester til beboerne. Vertskommunene vil motta et tilskudd som skal dekke kommunenes gjennomsnittlige utgifter til helse, barnevern, tolk og administrasjon i forbindelse med at det drives et asylmottak eller omsorgssenter i kommunen. Dialog og samhandling med UDI og mottaket har ligget på ordfører og rådmanns- og kommunalsjefsnivå. Det har ikke vært arbeidsgruppas mandat å se på hvor ansvaret for dialog og samhandling med asylmottak skal plasseres organisatorisk, men med den utviklingen vi har sett på området det siste året er dette blitt aktualisert. Når den nye enheten nå blir opprettet, er det naturlig at enheten blir kommunens kontaktpunkt og koordinerende ledd mot UDI og eksisterende og evt. fremtidige mottak. Økonomi Det vises til budsjett 2016 selv om vi vet allerede nå at det ligger an til økte inntekter grunnet bosettingsvedtaket som bystyret fattet Dette da vedtatt bosetting er høyere enn budsjettet la opp til. Det gis integreringstilskudd fra IMDi til kommunen ( refusjon fra BUF-etat, tilskudd til voksenopplæring og vertskommunetilskudd for asylmottak. I tillegg til vertskommunetilskuddet kan et asylmottak ha innvirkning på rammetilskuddet til kommunen. Beboere som har fått oppholdstillatelse, kan bli folkeregistrerte i kommunen, og vil da telle med ved beregning av innbyggertilskuddet. Ordningen med vertskommunetilskudd reguleres av UDIs rundskriv RS Tilskudd til vertskommuner for asylmottak eller omsorgssenter som du finner på udiregelverk.no Den foreslåtte omorganiseringen vil gi en effektiviseringsgevinst på flere områder. Særlig når det gjelder arbeidet som gjøres innen økonomistyring, tilskuddsordninger, enklere saksbehandleroppgaver og oppgaver av mer merkantil art. Det er vanskelig å synliggjøre dette kun på et års budsjett, men på litt lengre sikt vil man kunne ta ut dette i form av noen færre stillinger på dette området. Dette er vanskelig å konkretisere fordi det er avhengig av hvor mange kommunen skal bosette i årene fremover. Det vil være midler fra tre ulike enheter og i tillegg vertskommunetilskudd ifm asylmottak, som nå er direkte underlagt rådmannen i dagens organisasjonsmodell, som sammen skal finansiere en enhetslederstilling. Økte lønnskostnader dekkes innenfor de nevnte enhetenes rammer. Kommuneplan Visjon: VI SKAL VOKSE SSB forutsier at vekst bl.a. vil komme i form av økt innvandring Risør kommunes oppgave er å bidra til at de som kommer til vår kommune i størst mulig grad blir satt i stand til å bidra på en positiv måte i det norske samfunnet, til å bli selvstendige og selvhjulpne og til å gjøre gode valg for eget liv. Delmål 1: Vi skal ha skoleresultater over landsgjennomsnittet Vi vil gi barn som vokser opp i Risør valgmuligheter Lyst til å lære og faglige prestasjoner henger tett sammen med barnas helse og familiesituasjon. Barnehagen danner et viktig grunnlag for videre læring.

4 For å oppnå gode skoleresultater må hele grunnopplæringen 1-13 sees i sammenheng. Delmål 4: Risør kommune skal delta aktivt i utviklingen i regionen Vi vil bidra til verdiskapning i regionen Vi vil bidra til mangfoldig regionalt kulturliv Delmål 4: Vi skal være en kommune hvor flere flytter inn enn ut Vi vil øke antall innvandrere Folkehelse og levekår En robust og kompetent enhet med vekt på flerkulturell forståelse, samt traumebevisst omsorg, vil gi trygge medarbeiderne som gir gode tjenester. Risør kommune som arbeidsgiver er opptatt av at medarbeiderne skal oppleve mestring i jobben og dette er viktig i et folkehelseperspektiv. Klima og miljø Ikke relevant i denne saken Vurderinger Rapporten «Evaluering og forslag til ny organisering av arbeidet med flyktninger i Risør kommune 2015» ligger til grunn for de vurderinger som er gjort. Medarbeidere i de tre aktuelle tjenestene har lenge uttalt at de mener at det er lite hensiktsmessig at dette arbeidet er spredt slik det er nå, det oppnås ikke god nok effekt av kompetansen og ressursene. Syv ulike modeller har vært vurdert av arbeidsgruppa og dette fremkommer i vedlagte rapport. Arbeidsgruppa konkluderer med at den beste løsningen vil være: VIRK, EM og NAV-flyktning samles i en egen enhet med egen enhetsleder, samt at man samlokaliseres på Hønseheia slik at det kan fungere som et internasjonalt senter. Enheten kan hete Enhet for mangfold og integrering. Den nye enheten bør legges inn under det som i dag er området barnehage, skole og voksenopplæring. Rapporten anbefaler altså å flytte dette arbeidet fra område helse og omsorg og innplassere det i område barnehage/skole/virk. Dette for å markere og bevisstgjøre alle på at det er kvalifisering til skole og arbeid som skal vektlegges. Ved denne omleggingen skjer det en forskyvning av oppgaver, ansvar og ressurser mellom de to kommunalsjefsområdene (helse og sosial og skole/barnehage/virk). Kommunalsjef skole/barnehage og VIRK vil få utvidet sitt område mens kommunalsjef helse og sosial vil få en tilsvarende reduksjon. Etter rådmannens vurdering er dette en akseptabel justering da kommunalsjef helse og omsorg har et stort og omfattende område i dag. I tillegg er vedkommende kommunalsjef også tungt involvert i regionale satsinger (som leder av helse- og sosiallederforum i Østre Agder). Rådmannen vil likevel signalisere at han i løpet av 1. halvår 2016 vil se på andre organisatoriske endringer som kan får betydning for fordelingen av oppgaver og ansvar innenfor kommunalsjefsområdene. Dersom disse blir omfattende, vil det bli forberedt en politisk sak på dette. Det er enighet om at flyktningetjenesten ikke hører inn under enhet for habilitering Arbeidsgruppa mener også at det er hensiktsmessig at flyktningetjenesten går ut av NAV. Saksbehandling knyttet til økonomisk sosialhjelp, samt annet som faller inn under Lov om sosiale tjenester, blir igjen i NAV da dette er klart definert og lovregulert. Flyktningene introduseres da for NAV på samme måte og ved samme behov som andre innbyggere. Det vurderes som svært viktig at kontorplasser til medarbeiderne i den nye enheten blir samlokalisert

5 for å få ønsket effekt av å jobbe i en felles enhet hvor den viktigste kompetansen ansees å være flerkulturell kompetanse, traumebevisst omsorg, samt undervisning/pedagogikk. Da det er på VIRK de aller fleste flyktningene oppholder seg det meste av dagen vil det være et godt grep at alle deler av flyktningetjenesten også er plassert der skolen og undervisningen foregår. Arbeidsgruppa nevner i rapporten at fylkeskommunen bygger ut lokalene der VIRK er i dag, slik at kommunen leier et større areal. Det påpekes også at det allerede er for liten plass der, etter at rapporten er levert er dette allerede tatt tak i og større lokaler er planlagt midlertidig løst ved brakker. Enhet for eiendom må videre vurdere ulike løsninger, leie av fylkeskommunen eller bygge selv, om det skal satses på modulbaserte enheter for å sikre en større fleksibilitet osv. En mellomløsning man også kan se for seg; kontorene i en mellomperiode kan lokaliseres til kommunehuset (enhetsleder, EM og NAV-flyktning), men det må evt kun være i en midlertidig periode. Samarbeidsavtaler må utarbeides mellom den nye enheten og de samarbeidende tjenestene i kommunen som: helsestasjon, barnevern, NAV, skolene og barnehagene. Det utarbeides satser og fattes administrative vedtak på etablering, utstyr og ventelønn før introduksjonsstønaden. Dette blir en enhet av en slik størrelse at den bør ledes av en egen enhetsleder for å lykkes. Det blir en enhet med ca 45 årsverk til sammen og med ansvar for mange forskjellige sider av bosettingsarbeidet, flere kulturer som til sammen skal utvikles til å bli en sterk enhet. En ny enhetsleder må få handlingsrom til å utvikle den nye enheten, men en kan se for seg en modell med to avdelinger med hver sine avdelingsledere med personalansvar. Den ene hvor bosetting/miljøarbeid og integrering er hovedfokuset og hvor den andre med skole / introduksjonsprogram er hovedfokuset. For å sikre beboere i asylmottak de tjenester de har krav på, er det nødvendig med et tett og strukturert samarbeid mellom vertskommune og innkvarteringstilbudet. Den særskilte kompetansen som er nødvendig i det flyktningefaglige arbeidet vil nå hovedsakelig bli konsentrert til den nye enheten og det vil således være fornuftig også å innplassere dialog og samhandlingen med asylmottak og UDI her. Det vil være her den fulle oversikt på fagfeltet og ansvarsområdet ligger. Bosetting av flyktninger er en permanent kommunal oppgave på lik linje med andre kommunale oppgaver. Bosettingsarbeidet må i likhet med andre kommunale oppgaver inn i faste og planlagte former, basert på flerårige vedtak og plantall. Utviklingen på bosettingstallet og antall asylanter vi har sett i løpet av 2015 har gjort den utredningen arbeidsgruppa har foretatt enda med aktuell enn man opprinnelig så for seg. Det er svært viktig at kommunen etablerer et apparat som er robust og kompetent og hvor de tjenestene som har dette fagfeltet som sitt hovedarbeid samles i en felles enhet. På denne måten vil en få en organisering som både ivaretar en mulighet for effektivisering og utviklingen av bedre tjenester til flyktningene. Det vil også gjøre det mulig å koordinere og samordne samarbeidet med frivillige organisasjoner på en helt annen måte enn det vi ser i dag. Arbeidsgruppa har gjort en grundig utrednings-/evaluering og det er verdt å merke seg at samtlige hovedtillitsvalgte, samt hovedverneombudet bifaller det forslaget som rapporten konkluderer med. Rådmannen finner å kunne støtte de anbefalinger som er gjort. Rådmannens konklusjon Bystyret tar arbeidsgruppas rapport til etterretning.

6 Det opprettes en ny enhet som kalles «Enhet for bosetting og integrering» med egen enhetsleder, med oppstart senest innen Enheten består av Voksenopplæringen i Risør kommune (VIRK), Avdeling for bosetting enslige mindreårige (EM) og Flyktningetjenesten som i dag er i NAV. Det kommunale ansvar for dialog og samhandling med asylmottak og UDI legges også inn i enheten. De administrative funksjonene for enheten bør i størst mulig grad samlokaliseres. Enheten innplasseres organisatorisk i nåværende område: Barnehage, skole og voksenopplæring (under kommunalsjef Inger Bømark Lunde). Området Barnehage, skole og voksenopplæring endrer navn til «Oppvekst og integrering» Kostnadene til etablering av enheten, inkludert ny enhetsleder, dekkes ved bruk av økte tilskudd og ellers innenfor de tre enheters gjeldende rammer (NAV flyktning, VIRK og EM).