Klage på avslag på innsynskrav - lønnsøkninger for øverste leder og gjennomsnittslønn

Transkript

1 Kopi til: Marte Nilsen Dato: Vår ref: 18/ Deres ref: Klage på avslag på innsynskrav - lønnsøkninger for øverste leder og gjennomsnittslønn Leiv Erikssons vei 39 Postboks 3021 Lade N-7441 Trondheim TELEFON E-POST mail@dirmin.no WEB GIRO SWIFT DNBANOKK IBAN NO ORG.NR. NO SVALBARDKONTOR TELEFON Innledning Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard (DMF) viser til ovennevnte klage vedrørende krav om innsyn i sammenstilling av lønnsopplysninger, datert 11. juli DMF har på bakgrunn av klagen foretatt en ny vurdering av saken men ikke funnet grunnlag for omgjøring. Klagen oversendes derfor til Nærings- og fiskeridepartementet for endelig avgjørelse i henhold til fvl. 33 fjerde ledd. Vedlagt følger kopi av sakens dokumenter. 2. Sakens bakgrunn DMF mottok 8. juli krav om innsyn i lønnsøkninger øverste leder har hatt i sin ansettelsesperiode, årslønn og navn på de tre siste øverste lederne for DMF og lønnsøkning forrige leder hadde i sin ansettelsesperiode og gjennomsnittlig nåværende lønn for de enkelte stillingskoder som ikke er lederstillinger. 9. juli 2018 avslo DMF dette innsynskravet med hjemmel i offentleglova 9. Det ble samtidig informert om klagerett og muligheten for å be om nærmere begrunnelse. Anmodning om nærmere begrunnelse ble mottatt samme dag og begrunnelsen gitt i brev fra DMF den 11. juli Avslaget ble påklaget 11. juli Klagers anførsler Klager bestrider at sammenstillingen ikke kan gjøres med «enkle fremgangsmåter». DMF viser for øvrig til vedlagte klage i sin helhet. 4. DMF sin vurdering a. Rettsgrunnlag Utgangspunktet i offl. 9 er at man kan kreve innsyn i en sammenstilling fra databaser. Bestemmelsen omhandler opplysninger som er elektronisk lagret i databasene til organet og gjelder dersom sammenstillingen kan gjøres med

2 enkle fremgangsmåter. På visse vilkår har altså organet plikt til å produsere et nytt dokument (sammenstilling) på bakgrunn av opplysninger som foreligger elektronisk i organets databaser. Det er et vilkår i offl. 9 at slike sammenstillinger kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Vilkåret om «enkle fremgangsmåter» peker på den arbeidsbyrden organet vil bli påført ved å lage sammenstillingen. Justisdepartementet har i Ot.prp.nr. 102 ( ) s. 127 uttalt at «Der samanstillinga utelukkande kan gjerast ved hjelp av databaserte løysingar som kan setjast i gang ved hjelp av enkle kommandoar, vil vilkåret vere oppfylt. Dersom derimot samanstillinga krev meir tidkrevjande manuelle operasjonar, f.eks. der ein saksbehandlar sjølv må gå inn og vurdere kva opplysningar som skal samanstillast, vil ikkje dette vilkåret vere oppfylt. Paragrafen vil f.eks. kunne brukast i tilfeller der organet har databaserte løysingar som kan setje saman statistiske opplysningar frå dokument som finst i databasane til organet». b. Vurdering DMF tar ikke ut slike sammenstillinger per i dag og kan derfor ikke med «enkle kommandoer» hente ut disse opplysningene. DMF vil måtte innhente bistand fra andre organer som drifter databasen for å sammenstille de opplysningene som det her bes om. Vi kan følgelig ikke se at det faller inn under lovens vilkår om «enkle fremgangsmåter». Opplysninger knyttet til de tre siste øverste lederne for DMF omhandler ansettelsesforhold langt tilbake i tid. Det vil si at de eldste opplysningene ikke er å finne elektronisk, og følgelig ikke omhandles av bestemmelsen i offl. 9. Avslaget går ikke nærmere inn på dette, all den tid en sammenstilling uansett vil være en ressurskrevende prosess som ikke kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Vilkåret om «enkle fremgangsmåter» gjelder produksjonen av sammenstillingen jf. Tolkningsuttalelse fra Justisdepartementets lovavdeling av DMF har avslått kravet fordi DMF ikke kan produsere sammenstillingen med enkle fremgangsmåter. Det er følgelig ikke tatt stilling til hvorvidt opplysningene er taushetsbelagte. 5. Konklusjon DMF vurderer at det ikke fremkommer forhold i klagen som tilsier omgjøring av beslutning om avslag på innsynskravet. DMF opprettholder derfor avslaget av 9. juli Saken oversendes til Nærings- og fiskeridepartementet for videre behandling og avgjørelse. 2

3 Vennlig hilsen Hilde Marie Lingstad seksjonsleder Ingeborg Solberg seksjonsleder Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Saksbehandler: Hilde Marie Lingstad Vedlegg: Re_ innsyn etter Offentleglova - Lønnsnivået i Direktoratet for mineralforvaltning.msg Innsynskrav - lønnsøkninger for øverste leder og gjennomsnittslønn alle ansatte Re_ Dokument 18_ Innsynskrav - lnnsøkninger for øverste leder og gjennomsnittslønn alle ansatte sendt fra Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard.msg Anmodning om redegjørelse for avslag på innsynskrav - lønnsøkninger for øverste leder og gjennomsnittslønn Klage over innsyn etter Offentleglova - Lønnsnivået i Direktoratet for mineralforvaltning.msg Mottakere: Nærings - og fiskeridepartementet Kopi til: Marte Nilsen Postboks 8090 Dep 0032 OSLO 3

4 Fra: Marte Nilsen Sendt: 8. juli :20 Til: mail Emne: Re: innsyn etter Offentleglova - Lønnsnivået i Direktoratet for mineralforvaltning Kjære Direktoratet for mineralforvaltning, I medhold av offentleglova 9, som foreskriver at alle «kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til organet» ber jeg om en oppstilling som viser: Lønnsøkninger øverste leder har hatt i løpet av sin ansettelsesperiode. Årslønn og navn på de tre siste øverste lederne deres og lønnsøkninger forrige leder hadde i løpet av sin ansettelsesperiode. Gjennomsnittlig nåværende årslønn for de enkelte stillingskoder som ikke er lederstillinger. Ber om å få dette utlevert i Microsoft Excel-format. Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold og organet som mottar et innsynskrav skal «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», jf. offl. 29. Det er en maksimal frist på 3 virkedager for å saksbehandle innsynskrav, og svar skal følge formkravene i offentleglova og oppgi presis hjemmel for unntak og opplyse om klageadgang dersom dere ikke gir fullt innsyn, jf. 31 første ledd. Manglende svar etter femdagersfristen vil bli påklaget til overordnet organ, jf. 32 andre ledd. Med vennlig hilsen, Marte Nilsen Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar: foi+request f78d@mimesbronn.no Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bl i offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her: ctp.trendmicro.com:443/wis/clicktime/v1/query?url=https%3a%2f%2fwww.mimesbronn.no%2fhelp %2fofficers&umid=05fb d-4fb6-96c5- b457f539a361&auth=536e09a11f3d3ae20a fe c8c- 1c429b006cbacaa299e1f06825d4ab0c499c8ea7 Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side

5 Marte Nilsen Dato: Vår ref: 18/ Deres ref: Innsynskrav - lønnsøkninger for øverste leder og gjennomsnittslønn alle ansatte Leiv Erikssons vei 39 Postboks 3021 Lade N-7441 Trondheim TELEFON E-POST mail@dirmin.no WEB GIRO SWIFT DNBANOKK IBAN NO ORG.NR. NO SVALBARDKONTOR TELEFON Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard (DMF) viser til ovennevnte sak, datert 8. juli I saken bes det om innsyn i lønnsøkninger øverste leder har hatt i sin ansettelsesperiode, årslønn og navn på de tre siste øverste lederne for DMF og lønnsøkning forrige leder hadde i sin ansettelsesperiode og gjennomsnittlig nåværende lønn for de enkelte stillingskoder som ikke er lederstillinger. Innsynskravet er avslått med hjemmel i offentleglova 9. DMF kan ikke lage en sammenstilling av de etterspurte opplysningene med enkle framgangsmåter. Dersom det er ønske om det kan det oversendes en sammenstilling for 2017 over gjennomsnittslønn per stillingskode fordelt på kjønn som er laget i forbindelse med årsrapporteringen til NFD. Klage Det er etter offentleglova 32, jf. Forvaltningslovens kapittel VI, 3 ukers klagerett på avslaget fra mottakelsen av dette brevet. En eventuell klage stiles til Nærings- og fiskeridepartementet, men sendes til Direktoratet for mineralforvaltning, Postboks 3021 Lade, 7441 Trondheim. Etter forvaltningsloven 32 skal klagen være undertegnet, klagen skal nevne det vedtak som det klages over og nevne den eller de endringer av vedtaket som man ønsker når det gjelder det vedtaket det klages over. Klagen bør også nevne de grunner klagen støtter seg til. Vi gjør oppmerksom på den anledning dere har til å kreve ytterligere begrunnelse innen tre uker fra mottagelsen av brevet jf. Offenleglova 32, 2. ledd.

6 Vennlig hilsen Hilde Marie Lingstad seksjonsleder Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Saksbehandler: Hilde Marie Lingstad Mottakere: Marte Nilsen Kopi til: 2

7 Fra: Marte Nilsen Sendt: 9. juli :10 Til: mail Emne: Re: Dokument 18/ Innsynskrav - lnnsøkninger for øverste leder og gjennomsnittslønn alle ansatte sendt fra Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard Kjære Direktoratet for mineralforvaltning, Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynskrav. Jeg skriver for å be om en utvidet begrunnelse for Direktoratet for mineralforvaltning sitt avslag på min innsynshenvendelse «Lønnsnivået i Direktoratet for mineralforvaltning». Det er merkelig at dere ikke kan fremskaffe opplysningene, når et tosifret antall andre offentlige organ har klart dette på bare én virkedag. Dere må ha et veldig spesielt regnskapssystem der oppe? I tråd med offentleglova 31 andre ledd ber jeg om en nærmere begrunnelse for avslaget der hovedhensyn som har vært avgjørende for avslag er angitt: «Den som har fått avslag, kan innan tre veker frå avslaget vart motteke, krevje ei nærare grunngiving for avslaget der hovudomsyna som har vore avgjerande for avslaget, skal nemnast. Organet skal gi skriftleg grunngiving snarast råd og seinast innan ti arbeidsdagar etter at kravet vart motteke.» Videre ber jeg om at den utvidede begrunnelsen er juridisk korrekt og i tråd med formkravene i offentleglova, som krever at hjemmel for unntak spesifiseres med henvisning til ledd, bokstav eller nummer i paragrafene unntak hjemles i. Viser her til offentleglova 31 første ledd som foreskriver: «Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg. Organet skal alltid vise til den føresegna som gir grunnlag for avslaget, og til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Dersom 13 er grunnlag for avslaget, skal organet også vise til føresegna som pålegg teieplikt. Byggjer avslaget på forskrift, må organet opplyse om dette, og kva punkt i forskrifta avslaget byggjer på. Avslaget skal også opplyse om høvet til å klage og om klagefristen.» Det følger av offentleglova 31 at dere ikke kan gi ferdige, generelle svar, dersom disse ikke angir hovedhensynene som er relevante i den aktuelle saken. Minner også om at man ikke kan unnta hele dokumenter uten å samtidig vise til en av bokstavene i 12 for flere av hjemlene. Det er nærmere angitt i Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, øverst på s. 69: «I føresegnene i offentleglova 13, 15 andre ledd, 20 og 21, 22 andre punktum, 23 fyrste og andre ledd, 24 fyrste og tredje ledd og 26 andre ledd, tredje ledd andre punktum og fjerde ledd er unntakshøvet knytt til opplysningar.» Om det ikke er grunnlag for å bruke 12 skal dokumentet sladdes og gis ut. Minner i denne sammenhengen om punkt 5.2 i rettleiaren: «Ved praktiseringa av 12 er det viktig å vere merksam på at reglane i den nye lova som knytter unntakshøvet til opplysningar, er innførde for å oppnå auka

8 innsyn, og at det klare utgangspunktet er at resten av dokumentet skal vere offentleg. Offentleglova 12 må ikkje praktiserast slik at dette utgangspunktet blir undergrave.» Unntak etter offl. 13 første ledd jf. fvl. 13 første ledd første punkt gjelder sensitive personopplysninger, og kan ikke brukes for å unnta personopplysninger som sådan eller andre opplysninger. Dette er utdypet på s. 78 i rettleiaren. Videre kan dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger også frigis dersom personalia strykes slik at dokumentene ikke er identifiserbare. Vi minner også om at offentlig ansatte ikke har krav på unntak for opplysninger som belyser kritikkverdig opptreden i deres stilling. Offentleglova 13 første ledd jf. fvl. 13 første ledd andre punkt gjelder forretningshemmeligheter, men det er ikke opp til bedriften selv å avgjøre hva som kan unntas opplysningene må ha reell betydning for konkurranse. Unntak for forretningshemmeligheter krever i tillegg at det foretas en bred helhetsvurdering i forhold til om «behovet for hemmelighold veier tungt nok til å veie opp for forhold som kan tale for innsyn» (viser her til Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2016/1349). Unntak etter offl. 14 første ledd krever at dokumentet er utarbeidet til organets interne saksforberedelse. Forutsetningen er normalt at organet har utarbeidet dokumentet selv, at dokumentet ikke er sendt ut av organet og at det er ment for den interne saksforberedelse n. For at det skal være hjemmel for å bruke 15 forutsettes det at unntak er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser. 15 tredje ledd kan ikke brukes alene, men må brukes sammen med et av de første to leddene. Unntak etter 18 kan kun benyttes når organet er part i saken det dreier seg om. 20 forutsetter at innsyn er påkrevet av hensyn til utenrikspolitiske interesser, og har et strengt skadekrav. Det er ikke tilstrekkelig for å gjøre unntak at dokumentet gjelder våre interesser utenlands, og heller ikke fordi det er et dokument som gjelder innenrikspolitiske interesser som angår vår utenrikspolitikk. 21 gir kun anledning til å unnta opplysninger dersom det er påkrevet av hensyn til nasjonal trygghet eller forsvar; fjerntliggende og små skadevirkninger er ikke tilstrekkelig for å benytte hjemmelen. Unntak etter 22 omfatter bare dokument som direkte inngår som ledd i budsjettforberedelsene. Unntak etter 23 skal sikre offentlige organers posisjon i forhandlinger. Når forhandlingene er over, er det normalt ikke lenger behov for vern av slike dokumenter, og innsyn skal gis. For de fleste av hensynene som 24 skal sikre gjelder det at de etter noen tid ikke vil være tilstede. Det er ikke adgang til å unnta arbeidsavtale, opplysninger om bruttoutbetalinger eller dokumenter som gjelder forberedelse eller oppfølging av tilsettingssaker med henvisning til 25. Innsyn i bruttoutbetalinger gis ved oppstilling av informasjonen i et nytt dokument. I forhold til 26 kreves kreves det, for å kunne unnta, at det er snakk om konkrete opplysninger om et forskningsprosjekt i en sak som gjelder økonomisk stønad eller rådgivning fra det offentlige i forbindelse med prosjektet. Alle unntak unntatt 13 første ledd jf. fvl. 13 første ledd punkt 1 er kan-unntak, det betyr at organet kan gi ut dokumentene selv om det er mulig å unnta dem. Det skal gjøres en vurdering av merinnsyn etter 11: «Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak.» Anmoder om at dere gjør dere kjent med aktuelle kapitler i Justisdepartementets rettleiar til offentleglova i forbindelse med utarbeidelsen av svaret.

9 Ber om en snarlig tilbakemelding slik at jeg får et bedre grunnlag for evt. å påklage deres avgjørelse. Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: ctp.trendmicro.com:443/wis/clicktime/v1/query?url=https%3a%2f%2fwww.mimesbronn.no%2frequ est%2flonnsnivaet%5fi%5fdirektoratet%5ffor%5fm&umid=1b574be aa8-8cff- 4b456cfaed58&auth=536e09a11f3d3ae20a fe c8cc767166e86a97211c fbd dc396 Med vennlig hilsen, Marte Nilsen -----Original Message----- Til Marte Nilsen, Dokumentet 18/ Innsynskrav - lønnsøkninger for øverste leder og gjennomsnittslønn alle ansatte for saken Innsynskrav - lønnsnivå i DMF er utsendt av Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard. Se vedlegget for innholdet i utsendelsen. Dette er en systemgenerert e-post, og skal ikke besvares. Vennlig hilsen Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard Postboks 3021 Lade, N-7441 Trondheim Telefon: epost: [Direktoratet for mineralforvaltning henvendelses-e-postadresse] Besøk vår hjemmeside på ctp.trendmicro.com:443/wis/clicktime/v1/query?url= Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar: foi+request f78d@mimesbronn.no Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her: ctp.trendmicro.com:443/wis/clicktime/v1/query?url=https%3a%2f%2fwww.mimesbronn.no%2fhelp %2fofficers&umid=1b574be aa8-8cff- 4b456cfaed58&auth=536e09a11f3d3ae20a fe c8c- 36ad5cd8fbf27d0f677d5ac91c829129f494e2c5 Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side

10 Marte Nilsen Dato: Vår ref: 18/ Deres ref: Leiv Erikssons vei 39 Postboks 3021 Lade N-7441 Trondheim TELEFON E-POST mail@dirmin.no WEB GIRO SWIFT DNBANOKK IBAN NO ORG.NR. NO SVALBARDKONTOR TELEFON Anmodning om redegjørelse for avslag på innsynskrav - lønnsøkninger for øverste leder og gjennomsnittslønn Vi viser til din epost av 9. juli 2018 vedrørende utvidet begrunnelse for avslag i innsynskrav og spørsmål om vårt regnskapssystem. Vi her oppe i Trondheim benytter Direktoratet for økonomistyring (DFØ) sine systemer for lønn og regnskap. Innsynskrav av 8. juli 2018 ble med hjemmel i offentleglova 9 avslått av DMF 9. juli Begrunnelse for dette var at en sammenstilling av de etterspurte opplysningene ikke kan lages med enkle framgangsmåter. Utvidet begrunnelse følger under: I saken bes det om innsyn i lønnsøkninger øverste leder har hatt i sin ansettelsesperiode, årslønn og navn på de tre siste øverste lederne for DMF og lønnsøkning forrige leder hadde i sin ansettelsesperiode og gjennomsnittlig nåværende lønn for de enkelte stillingskoder som ikke er lederstillinger. Utgangspunktet i offl. 9 er at man kan kreve innsyn i en sammenstilling fra databaser. Bestemmelsen omhandler opplysninger som er elektronisk lagret i databasene til organet og gjelder dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter. På visse vilkår har altså organet plikt til å produsere et nytt dokument (sammenstilling) på bakgrunn av opplysninger som foreligger elektronisk i organets databaser. Det er altså et vilkår i offl. 9 at slike sammenstillinger kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Vilkåret om «enkle fremgangsmåter» peker på den arbeidsbyrden organet vil bli påført ved å lage sammenstillingen. Justisdepartementet har i Ot.prp.nr. 102 ( ) s. 127 uttalt at «Der samanstillinga utelukkande kan gjerast ved hjelp av databaserte løysingar som kan setjast i gang ved hjelp av enkle kommandoar, vil vilkåret vere oppfylt. Dersom derimot samanstillinga krev meir tidkrevjande manuelle operasjonar, f.eks. der ein saksbehandlar sjølv må gå inn og vurdere kva opplysningar som skal samanstillast, vil ikkje dette vilkåret vere oppfylt. Paragrafen vil f.eks.

11 kunne brukast i tilfeller der organet har databaserte løysingar som kan setje saman statistiske opplysningar frå dokument som finst i databasane til organet». DMF tar ikke ut slike sammenstillinger per i dag og kan derfor ikke med «enkle kommandoer» hente ut disse opplysningene. DMF vil måtte innhente bistand fra andre organer som drifter databasen for å sammenstille de opplysningene som det her bes om. Vi kan følgelig ikke se at det faller inn under lovens vilkår om «enkle fremgangsmåter». Opplysninger knyttet til de tre siste øverste lederne for DMF omhandler ansettelsesforhold langt tilbake i tid. Det vil si at de eldste opplysningene ikke er å finne elektronisk, og følgelig ikke omhandles av bestemmelsen i offl. 9. Avslaget går ikke nærmere inn på dette, all den tid en sammenstilling uansett vil være en svært ressurskrevende prosess som ikke kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Vilkåret om «enkle fremgangsmåter» gjelder produksjonen av sammenstillingen jf. Tolkningsuttalelse fra Justisdepartementets lovavdeling av DMF har avslått kravet fordi DMF ikke kan produsere sammenstillingen med enkle fremgangsmåter. Det er følgelig ikke tatt stilling til hvorvidt opplysningene er taushetsbelagte. Vi viser for øvrig til avslaget av 9. juli 2018 hva gjelder nærmere informasjon om klagerett. Vennlig hilsen Hilde Marie Lingstad seksjonsleder Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Saksbehandler: Hilde Marie Lingstad Mottakere: Marte Nilsen Kopi til: 2

12 Fra: Marte Nilsen Sendt: 11. juli :05 Til: mail Emne: Klage over innsyn etter Offentleglova - Lønnsnivået i Direktoratet for mineralforvaltning Kjære Direktoratet for mineralforvaltning, Vær så snill å send denne videre til personen som vurderer innsynsklager. Jeg skriver for å klage på Direktoratet for mineralforvaltning sin håndtering av min innsynshenvendelse «Lønnsnivået i Direktoratet for mineralforvaltning». Et tosifret antall andre offentlige organ har klart å finne frem opplysningene jeg ber om en eller to virkedager etter jeg ba om innsyn, som er mye raskere enn for de fleste andre typer krav, og jeg har bedt dem om akkurat det samme som dere. Jeg kan vanskelig se for meg at deres regnskapssystem er så veldig forskjellig at det er mye vanskeligere for dere. Offentleglova 9 gir rett til innsyn i sammenstillinger fra det offentliges databaser, hvis sammenstillingen kan gjøres «med enkle fremgangsmåter». Dette er utdypet i Justisdepartementets rettleiar, s 44: Etter offentleglova 9 vil eit organ ha plikt til å etablere eit nytt dokument (samanstilling) dersom dette er naudsynt for å etterkome eit innsynskrav, såframt det nye dokumentet (samanstillinga) kan etablerast på grunnlag av opplysningar som finst elektronisk lagra i databasane til organet og samanstillinga kan gjerast ved hjelp av enkle framgangsmåtar. Plikta til å etablere eit nytt dokument gjeld såleis berre når samanstillinga kan etablerast ut frå opplysningar som finst elektronisk lagra i databasane til organet. Av forarbeidene til bestemmelsen fremgår det at uttrykket «enkle framgangsmåter» refererer til den arbeidsbelastning sammenstillingen vil medføre for forvaltningen, jf. Ot. prp. 102 ( ), side 127 der det i merknaden til 9 heter: «Det er vidare eit krav at samanstilling må kunne gjerast med enkle framgangsmåtar. Dette vilkåret peiker på den arbeidsbyrda organet vil bli påført ved å lage samanstillinga. Der samanstillinga utelukkande kan gjerast ved hjelp av databaserte løysingar som kan setjast i gang ved hjelp av enkle kommandoar, vil vilkåret vere oppfylt. Dersom derimot samanstillinga krev meir tidkrevjande manuelle operasjonar, f.eks. der ein saksbehandlar sjølv må gå inn og vurdere kva opplysningar som skal samanstillast, vil ikkje dette vilkåret vere oppfylt. Paragrafen vil f.eks. kunne brukast i tilfeller der organet har databaserte løysingar som kan setje saman statistiske opplysningar frå dokument som finst i databasane til organet.» Sivilombudsmannen uttaler i sak 2013/2480 at man må kunne forvente at den datatekniske kompetanse som organets ansatte har til å trekke ut opplysninger fra databasene, også må være tilgjengelig for den som krever innsyn etter bestemmelsen, og at det må kreves en viss grad av datakyndighet fra forvaltningens side: Ved vurderingen av om lovens vilkår er oppfylt, må det kunne forutsettes at den eller de som skal foreta den aktuelle sammenstillingen, har tilstrekkelig kompetanse til å hente ut informasjon fra databasen på enklest mulig måte. Kravet må altså forstås slik at sammenstillingen må kunne gjøres

13 med «enkle fremgangsmåter» av personell som har tilstrekkelige fagkunnskaper til å sammenstille informasjon fra den aktuelle databasen. Hva som er «enkle framgangsmåter» skal altså vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. I denne vurderingen må også, slik vi ser det, opplysningenes karakter og samfunnsmessig betydning tillegges vekt. I tråd med offentlighetsprinsippet og prinsippet om merinnsyn i 11, skal det mye til for å nekte innsyn i opplysninger som har stor samfunnsmessig interesse. Behovet for unntak må veies opp mot behovet for innsyn. For vårt krav betyr dette at det må kunne kreves noe mer anstrengelser dersom man anser opplysningene som viktige for samfunnet. Vår påstand er at disse opplysningene er av stor betydning for samfunnet, og at det er opplysninger som ikke finnes samlet noe annet sted. Demokratihensyn taler derfor for innsyn. Vi ber i første omgang om en ny vurdering av om sammenstillingen kan gjennomføres med «enkle framgangsmåter». Dersom det fastholdes at gjennomføringen ikke kan gjøres med enkle framgangsmåter, ber vi om en nærmere beskrivelse av hvorfor gjerne i form av en beskrivelse av deres datasystem og en angivelse av estimertt tidsbruk på sammenstillingen, jf. offl. 31(2). Vi ber samtidig om at klagen oversendes klageinstans med kopi til oss. Hvis det er Kongen i statsråd som er klageinstans, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes slik at vi kan vurdere Sivilombudsmannen som et alternativ. Minner også om at offentleglova stiller strenge krav til rask behandling av både innsynskrav og klage over innsynskrav, jf. 32(3). Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: ctp.trendmicro.com:443/wis/clicktime/v1/query?url=https%3a%2f%2fwww.mimesbronn.no%2frequ est%2flonnsnivaet%5fi%5fdirektoratet%5ffor%5fm&umid=5ba29008-f93b-4dd5-affd- 0c89e863cacd&auth=536e09a11f3d3ae20a fe c8c- 8c64b1b0aa533b377b35bc1b1d6ad6db4e1e75ff Med vennlig hilsen, Marte Nilsen Vennligst bruk denne e-post adressen for alle svar: foi+request f78d@mimesbronn.no Merk: Innholdet i denne innsynsforespørselen og alle dine svar vil bli offentliggjort på Internett. Du finner våre regler for personvern og åndsverk her: ctp.trendmicro.com:443/wis/clicktime/v1/query?url=https%3a%2f%2fwww.mimesbronn.no%2fhelp %2fofficers&umid=5ba29008-f93b-4dd5-affd- 0c89e863cacd&auth=536e09a11f3d3ae20a fe c8ce92077b5daf e21d1fe840f4cb69299 Om du, som saksbehandler, syntes denne tjenesten er nyttig, be gjerne nettredaktøren hos dere lenke til oss fra din organisasjons innsyn-side

14