Du mottar et innsynskrav

Transkript

1 Innsyn

2 Du mottar et innsynskrav Martine Kirkerud ringer til rektor Peder Ås. Hun er frustrert fordi hun mener skolen ikke har gjort det de skal i 9a saken som er opprettet på hennes sønn. Hun ber om innsyn i alt som er gjort i saken, rutiner skolen har for hvordan de behandler personvernopplysninger og innsyn i regnskapet til skolen fra Hva tenker dere? Hvilket lovverk er vi i? Hvordan ville dere gått frem for å håndtere kravet?

3 Du mottar et innsynskrav, hva så? Ingen formkrav Om du er usikker.. Forhåndsvarsel jf. Fvl 11 a Frist - Offentlighetsloven 29 (1) «uten ugrunnet opphold»

4 Forhåndsvarsel Foreløpig svar på innsynsbegjæring. I e-post den x.x.xxxx til x ber du/dere om følgende: x Y I medhold av forvaltningloven 11 a skal forvaltningsorganet forberede og avgjøre saken «uten ugrunnet opphold». Det fremgår av Ot.prp. nr.75 ( ) side 59 at kriteriet «uten ugrunnet opphold» er utpreget skjønnsmessig og vil variere fra sak til sak. Hva som er forsvarlig saksbehandlingstid vil variere med sakens art og omfang, tilgjengelige ressurser m.v. På grunn av omfanget av innsynskravet meddeles det i dette foreløpige svaret at svar på innsynskravet er forventet å foreligge den x.x.xxxx. Mvh

5 Utgangspunktet Hvem Hvilke dokumenter gjelder det? Hjemmel for å unnta? Merinnsyn?

6 HVEM?

7 FORVALTNINGSLOVEN OFFENTLIGHETSLOVEN INNSYN Partsinnsyn Begrensede rettigheter

8 Hvem Offentlighetsloven 3 Hovedregel er at «alle» saksdokumenter i en offentlig virksomhet er åpen for innsyn. Offentlighetsloven 10 Offentlig virksomhet har en plikt til å føre journal etter reglene i arkivloven. Forvaltningsloven 2 Part. «En avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder».

9 FVL OFFL ,28,29 og 31

10 HVILKE DOKUMENTER? - Hovedregel i Offl Dokumentene er offentlige jf. 3 for «alle» - «Saksdokument, journal og lignende register etter offentlighetsloven». - «Sakens dokumenter» etter forvaltningsloven. - Innsynskravet må gjelde en bestemt sak jf. 28 (2) - Organet må foreta en uavhengig og selvstendig vurdering av innsynskravet jf. 29 (1).

11 28 i offentlighetsloven Bestemt sak

12 To utgangspunkter for innsynsvurderingen Er det opplysninger som skal unntas på grunn av taushetsplikt? Er det opplysninger som kan unntas etter en skjønnsmessig vurdering? KAN SKAL

13 Innsyn etter offl. JA Unntak? Kan Skal Nei Skrive vedtak, med klagerett Organinterne? Dokumenter Utenfra? innenfra? Taushetsplikt Offl 13 jf. fvl 13 Skrive vedtak, ikke klagerett ved fult ut innsyn men dette skal presiseres Vurdere Vurdere Svar Unntak for resten av opplysningene? 12 JA, vurdere Merinnsyn? 11 Unntak for resten av opplysningene? 12 Svar Skrive vedtak, med klagerett

14 Hjemmel for å unnta Unntak må ha hjemmel i lov. Skal opplysninger sladdes eller skal dokumentene unntas i sin helhet?

15 SKAL - Taushetsbelagte opplysninger Plikt til å holde visse opplysninger hemmelige «noens personlige forhold» jf. Fvl 13 (1). Se også Offl. 13. Ot.prp. nr. 3 ( ) s. 13 flg.: Slektskaps-, familie og hjemforhold (dersom ømtålige), fysisk og psykisk helse, karakter og følelsesliv, religiøs og politisk overbevisning, økonomi og (ømtålige) boligog arbeidsforhold

16

17 Taushetsplikt Fvl 13 (2) ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted. Mm disse røper forhold som må anses personlige. Skal alltid sladdes og det gis ikke (!) merinnsyn. Offentlighetsloven 12.

18 Unntak for resten av dokumentet Offentlighetsloven 12. -Ved misvisende inntrykk -Ved urimelig arbeidskrevende arbeid -Dersom informasjonen som tas bort utgjør den vesentligste delen av dokumentet.

19 Kan - andre unntak Organinterne dokumenter jf. Offl 14. Dokumenter innhentet utenifra jf. Offl 15. Dokument et organ har utarbeidet eller mottatt som part i en rettssak for norsk domstol jf. Offl. 18. Bl. a unntak for melding, tips eller lignende dokument om lovbrudd fra private eller fra offentlig organ jf. Offl. 24.

20 Innsyn etter offl. JA Unntak? Kan Skal Nei Skrive vedtak, med klagerett Organinterne? Dokumenter Utenfra? innenfra? Taushetsplikt Offl 13 jf. fvl 13 Skrive vedtak, ikke klagerett ved fult ut innsyn men dette skal presiseres Vurdere Vurdere Svar Unntak for resten av opplysningene? 12 JA, vurdere Merinnsyn? 11 Unntak for resten av opplysningene? 12 Svar Skrive vedtak, med klagerett

21 Merinnsyn Kan nekte innsyn etter 14 til 26. Altså der det er adgang men ikke en plikt til å gjøre unntak, skal merinnsyn vurderes 11 Vurderingsmomenter: Gjør hensynet bak unntaket seg gjeldende? Er det et reelt og saklig behov? Veier hensynet om innsyn tyngre enn behovet for unntak. Interesseavveining Bør det gis merinnsyn i deler av dokumentet?

22 Vurderingen Selv om dokumentet er organinternt etter reglene i forvaltningsloven 18 a, har X (skolens navn) vurdert om det likevel kan gis helt eller delvis innsyn etter reglene om merinnsyn i forvaltningsloven 18 andre ledd. Etter denne bestemmelsen bør det gis innsyn dersom hensynet til parten veier tyngre enn behovet for unntak. Dokumentet inneholder råd og vurderinger om problemstillinger i saken. Behovet for å unnta slike dokumenter er å verne om interne avgjørelsesprosesser i organet, og sikre at personer innenfor organet ikke blir tilbakeholdne med å komme med frimodige råd og vurderinger. For å sikre dette er det avgjørende at skolen har en fortrolig sfære der saken kan diskuteres eller der egne notater kan skrives ned. Dokumentet er heller ikke av en slik form at det egner seg for fremleggelse for andre utenfor skolen, da det kan gi et ufullstendig uttrykk for skolens samlede vurdering i saken. En eventuell fremleggelse vil heller ikke bidra til at parten får opplyst saken ytterligere.

23 Merinnsyn - organinternt

24 Taushetsbelagte opplysninger 13 Unntak for resten av dokumentet 12 Andre unntak Merinnsyn etter 11 Unntak for resten av dokumentet 12

25 Utfordring - Martine Kirkerud er fast bestemt på at hun vil ha alt av dokumentasjon i saken som skolen har. Hun tenker at dokumentasjonen skal brukes som bevis i en erstatningssak hun skal føre mot Bergen kommune, fordi hun mener sønnens fremtid er ødelagt på grunn av skolens håndtering av saken. - Skolen har flere hundre dokumenter i saken. Her er det snakk om organinterne dokumenter, e-poster, enkeltvedtak, møtereferat o.l. - Hvordan bør skolen gå frem i organiseringen av alt Martine Kirkerud skal ha utlevert?

26 Store saker Hvordan skal det organiseres Skoleeksempel

27 Klasse Type dokument og tidsrom Formål Bakgrunn /informasjon 1. Observasjonsskjemaer fra vår Dato fra til A. Time for time-skjemaer med instruks B. Ukesrapporter Dokumentere effekt av tiltak i enkeltvedtak Utarbeidet etter veiledning fra BKL Antall dokumenter a. b. Organinternt? Merinnsyn? a. Organinternt. Gis merinnsyn b. Ikke organinternt. Allerede sendt ut. 2. Observasjonsskjemaer fra hver skoledag Skoleåret xxxx-xxxx Kontinuerlig undersøkelse og dokumentasjon ifbm aktivitetsplikten Utarbeidet i samarbeid med x. Organinternt. Gis merinnsyn. Dato fra - til 3. Enkeltvedtak og aktivitetsplaner Datoer fra - til A. Enkeltvedtak B. Aktivitetsplaner, med justeringer fra møter Tiltak vedrørende elevens psykososiale skolemiljø a: B: Ikke organinternt. Er allerede sendt ut 4. Møteinnkallinger, referater m.m. fra møter med foresatte i saken om elevens psykososiale miljø xxxx-xxxx A. Referater B. Notater fra møter C. Søknad BKL Oppfølging av eleven sitt psykososiale skolemiljø a. b: c: 1 A og C: Ikke organinternt, allerede sendt ut b. Organinternt. Gis merinnsyn

28 Opplysninger om den ansattes tjenesteforhold

29 Klage Etter offentlighetsloven Etter forvaltningsloven

30 Klagerett ved avslag på innsyn / delvis innsyn Klagerett som part etter forvaltningsloven: Det er klagerett på vedtaket, jf. forvaltningsloven 21 (2). Klagefristen er 3 uker etter at vedtaket er mottatt jf. 29. Eventuell klage skal sendes til Bergen kommune, men endelig klageinstans er Fylkesmannen i Hordaland. Klagen skal være skriftlig og skal begrunnes, jf. forvaltningsloven 32. Klagen fremsettes for Fagavdeling barnehage og skole, Postboks 7700, 5020 Bergen. En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18 med de unntak som følger av 18 til 19. Klagerett etter offentlighetsloven: Det er klagerett på vedtaket, jf. Offentlighetsloven 32 (1). Klagefristen er 3 uker etter at vedtaket er mottatt jf. 31 (2). Eventuell klage skal sendes til Bergen kommune, men endelig klageinstans er Fylkesmannen i Hordaland. Klagen skal være skriftlig og skal begrunnes, jf. Offentlighetsloven 31 (1). Klagen fremsettes for Fagavdeling barnehage og skole, Postboks 7700, 5020 Bergen. En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18 med de unntak som følger av 18 til 19.

31 Klagerett ved innsyn fult ut Klagerett som part etter forvaltningsloven: Da du har fått innsyn i de dokumenter som eksisterer i henhold til innsynskravet ditt foreligger det ikke klagerett jf. En motsetningsvis forståelse av Forvaltningslovens 21. Klagerett etter offentlighetsloven: Da du har fått innsyn i disse dokumentene foreligger det ikke klagerett på dette i henhold til Offentlighetsloven 32 (1). Av denne heter det at «Avgjerder om å gi innsyn kan likevel ikkje påklagast» jf. Annet punktum.

32 Krav om innsyn Presist nok? 28 Klarer jeg det på 1-3 dager? Nei forhåndsvarsel Fvl 11 a Er det annen informasjon som kan unntas? Eks Offl. 15, 18 Er det taushetsbelagte opplysninger der som skal unntas? Offl 13, Fvl 13. Hvilke dokumenter er det snakk om? Hvem ber om innsyn? Er det part anvendes forvaltningsloven. Medfører en merinnsynsvurdering til at dokumentene helt eller delvis kan unntas? Og/ eller Kan det gjøres unntak for resten av dokumentet? Offl. 12. Avslå, innvilge eller gi delvis innsyn Klagerett Ved avslag Ved innvilgelse fullt ut Ved delvis