Oslo kommune Bymiljøetaten

Transkript

1 Oslo kommune Bymiljøetaten Monica Stensrud Dato: Deres ref.: Vår ref.: 18/ Saksbeh.: Y. Solberg Org. enhet: Juridisk avdeling Arkivkode: 042,4 KRAV OM INNSYN I DOKUMENTER VEDRØRENDE INNKJØP OG IMPLEMENTERING AV TEKNOLOGI FOR SKILTAVLESNING - OVERSENDELSE AV KLAGE TIL FYLKESMANNEN Viser til din klage på Bymiljøetatens vedtak om å delvis avslå dine innsynsbegjæringer, samt til tidligere korrespondanse i saken. Saken er i dag oversendt Fylkesmannen, som vil behandle klagen. Vedlagt følger kopi av oversendelsesdokument uten vedlegg. Med hilsen Y. Solberg jurist Godkjent elektronisk Bymiljøetaten Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr: NO Postboks 636, Løren Karvesvingen 3 Bankgiro: Oslo 0579 OSLO E-post: postmottak@bym.oslo.kommune.no Internett:

2 Oslo kommune Bymiljøetaten Fylkesmannen i Oslo og Akershus c/o Fylkesmannen i Østfold Posboks MOSS Unntatt offentlighet jfr Offl 13 jfr Fvl 13 Dato: Deres ref.: Vår ref.: 18/ Saksbeh.: Y. Solberg Org. enhet: Juridisk avdeling Arkivkode: 042,4 KRAV OM INNSYN I DOKUMENTER VEDRØRENDE INNKJØP OG IMPLEMENTERING AV TEKNOLOGI FOR SKILTAVLESNING - OVERSENDELSE AV KLAGE TIL FYLKESMANNEN Bymiljøetaten (BYM) mottok innsynsbegjæring fra Monica Stensrud den , vedlegg 1. Stensrud begjærte innsyn i alle dokumenter, møtereferater og all korrespondanse knyttet til innkjøp og implementering av teknologi for skiltavlesning i forbindelse med beboerparkering. Det ble henvist til informasjon som fremgikk i artikkel i Aftenposten samme dag som innsynskravet ble fremmet. Det ble også bedt om etatens vurdering av bruk av teknologien sett i forhold til innføring av nytt personvernregelverk. Den videre saksgangen har vært som følger: 1. Innsynskravet ble sendt til Bymiljøetatens e-postadresse som genererte en automatisk e-post hvor Stensrud fikk beskjed om at normal saksbehandlingstid er 14 dager. Stensrud skrev en ny e-post til BYM hvor hun gjorde oppmerksom på at offentleglova stiller krav om saksbehandling innen 3 virkedager, og ber om bekreftelse på at dette er mottatt og vil bli fulgt, vedlegg Brev til Monica Stensrud fra BYM av , vedlegg 3. Innsynsbegjæringen ble delvis innvilget i dette brevet, da det ble gitt innsyn i en del av de dokumentene som innsynskravet omfattet. De dokumentene det ble gitt innsyn i her legges ikke ved som en del av dokumentene i forbindelse med klagesaksbehandlingen. For øvrig fremgår det av brevet at dette er et midlertidig svar, og at etaten arbeider med å gjennomgå resten av de dokumenter og opplysninger som er omfattet av innsynskravet. 3. Monica Stensrud sendte e-post til BYM hvor hun ba om å få en tidsangivelse for ferdigstilling av resten av dokumentene, vedlegg I brev til Stensrud , vedlegg 5 orienterte BYM om hvordan etaten vurderer bruk av denne teknologien i forhold til ny personvernlovgivning. Samtidig ble det opplyst om at det ville ta noe lenger tid enn forventet å ferdigstille gjennomgangen av de øvrige dokumentene og opplysningene det ble bedt om innsyn i. Bymiljøetaten Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr: NO Postboks 636, Løren Karvesvingen 3 Bankgiro: Oslo 0579 OSLO E-post: postmottak@bym.oslo.kommune.no Internett:

3 5. I ny e-post klaget Stensrud på Bymiljøetatens håndtering av innsynsforespørselen, vedlegg 6. Hun aksepterte imidlertid at innsynsforespørselen først besvares etter feriefravær. 6. Etter korrespondanse med leverandøren besvarte BYM innsynsforespørselen i brev til Monica Stensrud Det ble gitt delvis innsyn i utviklings og tilpasningsavtale med vedlegg og bilag, samt driftsavtale med bilag, vedlegg 7 med bilag Den klaget Stensrud på at det var blitt sladdet opplysninger i en del av dokumentene. vedlegg 8. Det ble vist til at det ikke var begrunnet hvorfor det ble nektet innsyn i deler av dokumentene, og det var heller ikke opplyst om klageadgang. 8. I brev fra BYM til Monica Stensrud ble det gitt begrunnelse for hvorfor det kun ble gitt delvis innsyn i en del av dokumentene, vedlegg 9. Det ble vist til at det var taushetsbelagte opplysninger som ble sladdet med hjemmel i offentleglova 13 jf. forvaltningsloven 13 første ledd nr. 2. Opplysningene som ble unntatt offentlighet ble kategorisert som enhetspriser samt opplysninger som kunne bidra til å identifisere enhetspriser, rabattprosenter, driftsmarginer, produksjonsmetoder, opplysninger i forhold til produktutvikling og fremtidige produktlanseringer, tekniske tegninger eller beskrivelser og unike trekk ved produktet. Det ble lagt vekt på leverandørens behov for hemmelighold av disse opplysningene, og at dette veide tyngre enn hensyn som begrunner offentlighet. 9. I e-post fra Monica Stensrud ble avslag på innsyn i opplysninger påklaget, vedlegg 10. I begrunnelsen for klagen ble det i stor grad vist til departementets veileder til offentlighetsloven, samt avgjørelse av saker hos Fylkesmannen og Sivilombudsmannen. 10. BYM besvarte klagen i nytt brev til Stensrud Etter en ny gjennomgang med leverandøren hadde BYM kommet frem til at noe av sladdingen kunne tas bort. Dette fremgår av vedlegg 11 med bilag 1. Det ble også begrunnet ytterligere hvorfor det var behov for å hemmeligholde opplysningene som fortsatt var sladdet. Bymiljøetatens vurdering var at det ville kunne føre til en reell økonomisk skade for leverandøren dersom de sladdede opplysningene ble offentligjort ved at andre markedsaktører kunne tilpasse sine produkter og priser i senere konkurranser og dermed få et fortrinn i forhold til kommunens leverandør dersom de fikk sine priser og produktbeskrivelser offentlig kjent. 11. I en ny e-post til BYM bekreftet Stensrud på nytt at saken skal oversendes klageorganet for ny behandling, vedlegg I brev til Stensrud bekreftet BYM at saken ville bli forberedt med tanke på oversendelse til klageinstansen, men at dette arbeidet ville ta en del tid, vedlegg Stensrud sendte ny e-post til BYM hvor hun klaget over sen saksbehandling og viste til at det allerede var brukt for lang tid på saksbehandlingen, vedlegg 14. Det ble særlig vist til at klager skal avgjøres «uten ugrunna opphald», jf. offentleglova 32 (3). 14. I forbindelse med klageomgangen har BYM gjennomgått dokumentene på nytt sammen med leverandøren og kommet frem til at enkelte opplysninger som ble sladdet i første behandling av innsynsbegjæringen likevel kan åpnes for innsyn. Den versjonen som klageinstansen skal vurdere er vedlegg 15, bilag 1-4. Usladdet versjon av disse dokumentene følger som vedlegg 16, bilag 1-4. Hovedregelen etter offentleglova er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, med mindre det finnes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet, jf. 3. Bymiljøetaten har unntatt de aktuelle opplysningene fra innsyn med hjemmel i offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13 2

4 første ledd nr. 2. Det fremgår her at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan har taushetsplikt for det man får vite om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Det fremgår av Justisdepartementets veileder til offentleglova s 84 at: opplysningar om drifts- eller forretningstilhøve vil omfatte opplysningar som direkte gjeld utøving av næringsverksemd, slik som informasjon om produksjonsmetodar, produkt, kontraktsvilkår, marknadsføringsstrategiar, analyser, prognosar eller strategiar knytte til verksemda. Videre er det et vilkår for å unnta opplysninger fra innsyn etter bestemmelsen at det må være av konkurransemessig betydning for virksomheten at opplysningene blir holdt hemmelige, eller med andre ord at det vil kunne føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for virksomheten dersom de blir kjent, typisk ved at konkurrenter kan utnytte de til deres fordel i utviklingen av eget produkt. Alle opplysningene som er sladdet er hjemlet i bestemmelsen om taushetsplikt for forretningsmessige forhold i forvaltningsloven 13 første ledd nr. 2, og det anses ikke hensiktsmessig å gi en konkret begrunnelse for hver opplysning som er sladdet siden denne uansett vil bli lik. Det fremgår av fremstillingen ovenfor gjelder de opplysninger som er sladdet enhetspriser samt opplysninger som kunne bidra til å identifisere enhetspriser, rabattprosenter, driftsmarginer, produksjonsmetoder, opplysninger i forhold til produktutvikling og fremtidige produktlanseringer, tekniske tegninger eller beskrivelser og unike trekk ved produktet. Enhetsprisene/delpriser er særegne for leverandøren som BYM har kontrakt med. Bymiljøetaten av den oppfatning at delprisene er unntatt offentlighet etter offentleglova 13 første ledd, jf. forvaltningsloven 13 første ledd nr. 2. Opplysningene er etter vår oppfatning taushetsbelagte siden de kan være egnet til å skade leverandørenes forretningsinteresser. Totalprisene er ikke sladdet. Når det gjelder disse veier allmennhetens behov for innsyn tyngre enn leverandørens eventuelle interesse i å hemmeligholde disse. De andre opplysningene som er sladdet gjelder hvordan leverandørens løsning refererer seg til krav som BYM har stilt i anbudskonkurransen som er spesifikk for deres system, tekniske beskrivelser og funksjonalitet, håndbøker og manualer mv som BYM anser at leverandøren har grunnlag for å hemmeligholde av konkurransehensyn. Det er Bymiljøetatens vurdering at offentliggjøring av disse opplysningene, enkeltvis eller samlet, vil kunne skade leverandørens forretningsinteresser ved at andre markedsaktører kan tilpasse sine produkter og priser i senere konkurranser og dermed få et fortrinn i forhold til vår avtalepart som har fått sine priser og produktbeskrivelser offentliggjort. BYM mener at de sladdede opplysningene kan utnyttes av andre konkurrenter dersom opplysningene offentliggjøres. Leverandøren vil på denne måten bli direkte økonomisk skadelidende. Opplysningene gjelder et forretningsmarked hvor den teknologiske utviklingen skjer raskt, og en konkurrerende markedsaktør vil kunne ha stor strategisk og økonomisk fordel av å få innsyn i konkurrentens drifts- og forretningsforhold og den tekniske løsningen til BYMs leverandør. I vår vurdering av om opplysningene bør unntas fra offentlighet er det videre lagt vekt på at vår avtalepart behov for hemmelighold veier tyngre enn allmennhetens behov for offentlighet. Opplysningene kan ikke utgis med mindre leverandørene måtte gi samtykke til dette, jf. 3

5 forvaltningsloven 13 a. pkt. 1. Som det fremgår av oversikten ovenfor, har ikke leverandørene gitt slikt samtykke. Bymiljøetaten har gått gjennom klagen, og kan ikke se at det er grunnlag for å omgjøre våre vedtak. Da vi er av den oppfatning at de sladdete opplysningene er taushetsbelagte er det ikke grunnlag for å vurdere merinnsyn, jf. offentleglova 11. Klagen oversendes derfor til Fylkesmannen i Oslo og Akershus for behandling, jf. offl. 32. Kopi av dette oversendelsesdokumentet uten vedlegg sendes til klager i egen forsendelse. Med vennlig hilsen Gerd Robsahm Kjørven etatsdirektør Godkjent elektronisk Siv Rønneberg divisjonsdirektør Vedlegg: Som angitt 4