INNKJØPSFORUM. Nyhetsbrev nr oktober 2015

Transkript

1 INNKJØPSFORUM Nyhetsbrev nr oktober 2015 hetsbrev nr. 3 Det faglige hjørnet: Tilbud og protokoller skal være offentlige før kontrakt signeres, men unntak fins.taushetsplikt kan i visse tilfeller gjelde helt til kontraktsinngåelsen. For få år siden hamret Riksrevisjonen løs på den manglende etterlevelsen av reglene for offentlige anskaffelser. Den tid er nå forbi, men det er noen som får unngjelde også i år. Forum for offentlige anskaffelser Rådhusgt Oslo Tlf.: Fax:

2 Litt krass kritikk, men regelbrudd preger ikke lenger Riksrevisjons rapport Modell: Arkitekt PG Campus Ås/Statsbygg Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at større, underliggende virksomheter som Fiskeridirektoratet og Havforskningsinstituttet har omfattende brudd på anskaffelsesregelverket. Likeledes konstaterer Riksrevisjonen at Fiskeridepartementets oppfølging av anskaffelsespraksis i de to virksomhetene ikke har vært tilstrekkelig. Utover denne ramsalte kritikken mot de to etatene er ikke Riksrevisjonens årlige revisjonsrapport til Stortinget lenger preget av sviktende etterlevelse av anskaffelsesreglene. Riksrevisjonen la nylig fram for Stortinget sin rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2014 (Dokument 1 ( ). I mange år preget mangelfull etterlevelse av regelverket for offentlige Foto: Statsbygg/ Thomas Bjørnflaten anskaffelser disse årlige rapportener. Denne gangen ikke. Noen merknader er det, men det er bare Fiskeridirektoratet og Havforskningsinstituttet som denne gangen får mer omfattede revisjonskritikk. Tegning: Cowi Arkitekter Riksrevisjonen påpekte både i 2012 og 2013 at direktoratet hadde manglende anskaffelsesstrategier, manglende skriftlige rutinebeskrivelser og mangelfull dokumentasjon for gjennomførte anskaffelser. I 2014 gjorde så Riksrevisjonen en revisjon av 15 tilfeldig valgte anskaffelser over kroner (eks. mva.) i direktoratet. Brudd på konkurranseprinsippet Foto: Marit Grøttheim Revisjonen avdekket feil og mangler ved nær halvparten av anskaffelsene blant annet brudd på konkurranseprinsippet. Flere av svakhetene som har vært påpekt tidligere år, var ikke utbedret, heter det. Virksomheten har fremdeles utfordringer med å etterleve lov og forskrift om offentlige anskaffelser og bestemmelser om økonomistyring i staten (om anskaffelser). En stikkprøvekontroll i Havforskningsinstituttet av anskaffelser over kroner (eks. mva.) i 2014 viser samme type feil og mangler, fremholder Riksrevisjonen: anskaffelsesprotokoller ble utarbeidet lenge etter at avtalen ble signert anskaffelsesprotokoller var ikke signert anslått anskaffelsesverdi manglet i anskaffelsesprotokoller eneleverandørsituasjon påberopes uten at det er redegjort nærmere for hjemmel for å ikke gjennomføre konkurranse Havforskningsinstituttet har de siste årene etterkontrollert egen praksis. Etterkontrollene viser ulovlige direkteanskaffelser og gjennomgående mangelfull dokumentasjon av innkjøpsprosessen. Dette underbygger Riksrevisjonens revisjonsresultater. Kritikkverdig, skriver Riksrevisjonen Til sammen kjøpte Fiskeridirektoratet og Havforskningsinstituttet inn varer og tjenester for over 800 mill. kroner i Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at departementets større, underliggende virksomheter har omfattende brudd på anskaffelsesregelverket, og konstaterer at departementets oppfølging av anskaffelsesvirksomheten i de to virksomhetene ikke har vært tilstrekkelig. I sin kommentar til revisjonen skriver fiskeriminister Elisabeth Aspaker at departementet vil påse at Fiskeridirektoratet etter lever kravene. Direktoratet har utarbeidet innkjøpsstrategi og handlingsplan for perioden Foto: Statens vegvesen Statsråden skriver også at Havforskningsinstituttet våren 2015 ble instruert om å rette opp de påpekte manglene. Foto: Håvard Jørstad/Posten Norge AS

3 Det faglige hjørnet Taushetsplikten kan gjelde helt fram til kontraktsinngåelsen Tilbud og protokoller skal være offentlige før kontrakt signeres. Det vil si allerede i den såkalte karens perioden. Det kan by på problemer når leverandørene kan få innsyn i hveran dres tilbud på dette stadiet i anbudspro sessen. Justisdeparte mentet legger imidlertid til grunn at opplysningene er omfattet av taushetsplikt inntil det er klart at konkurransen vil bli avgjort på grunnlag av de innkomne tilbudene. Dersom dette ikke er klart før ved kontraktsinngåelsen, er opplysningene omfattet av taushetsplikt frem til dette tidspunktet. I denne spalten tar vi for oss ulike problemstillinger knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Tidligere Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets (FADs) oppdaterte veiledning ligger til grunn (desember 2013). Vi tar denne gangen for oss offentlighet og taushetsplikt. Veiledningen kan studeres/lastes ned her. Foto: Man Diesel & Turbo Det følger av forskriften 3-5 at [f]or allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova». I lov 19. mai 2006 om rett til Foto: Statens vegvesen innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentlighetsloven) 3 er hovedregelen at saksdokumenter er offentlige. Etter offentlighetsloven 23 tredje ledd kan oppdragsgiveren imidlertid unnta tilbud og protokoller fra innsyn frem til valg av leverandør. Etter at leverandør er valgt, er oppdragsgiveren dermed i utgangspunktet forpliktet til å gi innsyn i de innkomne tilbud. Av forskriften 3-6 følger det imidlertid at «[o]ppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13». Selv om utgangspunktet er at oppdragsgiveren skal gi innsyn i tilbudene etter at leverandør er valgt, har oppdragsgiveren etter forskriften 3-6 likevel plikt til å unnta forretningshemmeligheter når innsyn gis. Henvisningen til forvaltningslovens 13 viser at bestemmelsen må forstås på samme måte, og at praksis knyttet til forvaltningslovens 13 er relevant i vurderingen av om det skal gis innsyn i dokumenter knyttet til anskaffelsesprosessen. Bakgrunnen for dagens regler om innsyn i anbudsdokumenter Innsynsreglene skal sikre gjennomsiktighet i forvaltningens saksbehandling. Slik vil leverandører, politikere og allmennheten kunne kontrollere at det ikke tas utenforliggende hensyn når offentlige midler disponeres. Offentlighetsloven trådte i kraft 1. januar 2009 og gir leverandørene en videre innsynsrett i tilbud og protokoller enn de hadde etter det gamle regelverket om innsyn. Forarbeidene begrunner den økte innsynsretten med at den vil sikre at reglene om offentlige anskaffelser anvendes i tråd med de intensjoner som reglene bygger på, og kan bidra til å forhindre alvorlige forhold som korrupsjon o.l. Innsynsreglene styrker også leverandørenes muligheter til å avdekke feil og dermed klage på innkjøpsprosessen Foto/ Hardangerbroen: Statens når det vegvesen er grunnlag for det, samt pressens rolle som vaktbikkje. Illustrasjonsfoto

4 Unntak hva er en forretnings hemmelighet? Hva som utgjør en Forretningshemme lighet, må i utgangs punktet vurderes konkret i forhold til den enkelte anskaf felse. Etter forvalt ningslovens 13 første ledd nr. 2 er opplysninger om «tekniske innret ninger og frem gangsmåter samt drifts- og forretnings forhold som det vil være av konkurran semessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningene angår, omfattet av taushetsplikt. Ved tilbud om levering av fysiske varer er opplysninger om produksjonsmetoder og nye produkter som er under utvikling, tilfeller som berettiger unntak. For tjenesteanskaffelser kan det være aktuelt å unnta informasjon om strategi og lignende, mens for oppdrag som gjelder bygging og annet entreprenørarbeid, kan opplysninger om arbeidsteknikker være å regne som forretningshemmeligheter. Dessuten kan informasjon om markedsanalyser, økonomiske utregninger og prognoser, konkrete forretningsstrategier og lignende ha en slik karakter at konkurrenter kan utnytte denne informasjonen. Justisdepartementet har kommet med en fortolkningsuttalelse (av 20. januar 2011) som redegjør for hvilke opplysninger som er omfattet av taushetsplikt. Klagenemnda for offentlige anskaffelser har i sin praksis lagt til grunn at de innkomne tilbudenes totalpriser som hovedregel ikke kan anses som forretningshemmeligheter, men at enhetspriser lett kan bli ansett som forretningshemmeligheter. Den sentrale avgrensingen av taushetsplikt lig ger i vilkåret om at det må være av «konkurransemessig betydning» for den aktuelle virksomhet at opplysningene ikke er tilgjengelige for andre. For at opplysningene skal være omfattet av taushetsplikt, må det kunne føre til fare for økonomisk tap eller redusert gevinst for virksomheten dersom de blir kjent. Alminnelige kjente eller tilgjengelige opplysninger om produkt, priser, produksjonsmetoder og annet er ikke omfattet av taushetsplikten.

5 Unntak forsvarlig gjennomføring av økonomiforvaltning Unntak på dette grunnlaget kan være aktuelt i tilfelle der oppdragsgivers forhandlingsposisjon eller strategiske stilling kan bli svekket, enten i den aktuelle saken eller i senere saker. Hvem avgjør hva som er taushetsbelagt? Når forvaltningen skal vurdere om visse opplysninger kan unntas fra offentligheten, er det hensiktsmessig å la leverandørene uttale seg om hvilke opplysninger de mener er forretningshemmeligheter. Det er viktig å understreke at forvaltningen likevel alltid må gjøre en selvstendig vurdering av om opplysninger skal unntas offentlighet. Utfordringer «til valg av leverandør er gjort» Skjæringspunktet «til valg av leverandør er gjort» etter 23 medfører at tilbud og protokoller skal være offentlige før kontrakt signeres. Det vil si allerede i den såkalte karensperioden, som er den obligatoriske ventetiden mellom tidsrommet for valg av leverandør til signering av kontrakt. Det er visse utfordringer knyttet til at leverandørene kan få innsyn i hverandres tilbud på dette stadiet i anbudsprosessen. Disse utfordringene er tatt opp av Håndhevelsesutvalget. Der påpeker utvalget at opp dragsgiveren kan endre sin tildelingsbeslutning i karens perioden dersom kontrakten skulle vise seg å være tildelt feil leverandør eller dersom det har skjedd feil i anskaffel sesprosessen som gjør at konkurransen må avlyses og utlyses på nytt. Når konkur ransen må utlyses på nytt, kan det være svært skadelig for kon kurransen at leverandørene har hatt innsyn i hverandres tilbud i den forutgående konkurransen. De vil, så langt opplysninger ikke er unntatt som følge av taushets pliktsreglene, kunne få innsyn i hverandres priser og øvrige be tingelser. Dette legger til rette for at leverandørene kan tilpasse seg hverandres tilbud i den nye konkurransen. Dersom det dreier seg om en forhandlet konkurranse kan en gjenåpning av konkurransen etter at tilbudene har vært offentlig tilgjengelige vise seg umulig, fordi offentliggjøringen har forrykket konkurransesituasjonen. Justisdepartementet tar også opp utfordringene knyttet til skjæringspunktet i 23 i sin fortolkningsuttalelse og uttaler at i visse tilfeller kan opplysninger være omfattet av taushetsplikt frem til kontraktsinngåelsen. De uttaler at «[d] ersom en konkurranse skal lyses ut på nytt, vil også priser, økonomiske prognoser og annen informasjon som kun er relevant for den aktuelle saken, kunne være omfattet av taushetsplikt. Andre tilbydere vil ellers kunne tilpasse sine tilbud etter de aktuelle opplysningene.» Justisdepartementet legger derfor til grunn at opplysningene er omfattet av taushetsplikt inntil det er klart at konkurransen vil bli avgjort på grunnlag av de innkomne tilbudene. Dersom dette ikke er klart før ved kontraktsinngåelsen, er opplysningene omfattet av taushetsplikt frem til dette tidspunktet.