INNKJØPSFORUM. Nyhetsbrev nr desember 2014

Transkript

1 INNKJØPSFORUM Nyhetsbrev nr desember 2014 hetsbrev nr. 3 Det faglige hjørnet: Bruk av elektronisk kommunikasjon ved anskaffelser er effektivt. Men oppdragsgiver har ikke ubegrenset frihet til å velge å bruke slike midler. De første rådgiverkontraktene for Norgeshistoriens største jernbanesatsing er tildelt. Dermed starter arbeidet med InterCityjernbanen ut fra Oslo. Forum for offentlige anskaffelser Rådhusgt Oslo Tlf.: Fax:

2 InterCity-jernbane ut fra Oslo Planlegging i gang; fire store rådgiverkontrakter i havn Foto: Statsbygg/ Thomas Bjørnflaten I disse dager går startskuddet for den gigantiske utbyggingen av InterCity-jernbane ut fra Oslo. Fire av de sju store rådgiverkontraktene er signert de tre siste har tilbudsfrist medio januar. Det er strekningsvis planlegging, utarbeidelse av konsekvensutredninger, tekniske planer og planprogrammer som står på dagsorden for rådgivergruppene. Montasje: Statens vegvesen Utbygging av InterCity-strekningene er beregnet å koste 130 milliarder kroner og kan raskest fullføres på ti år, med fem års planprosess og fem års byggetid. Sannsynligvis vil det samlet sett ta 13 år å gjennomføre dette prosjektet. Det omfatter Vestfoldbanen, Østfoldbanen og Dovrebanen senere er også Ringerisbanen knyttet til. Planene omfatter 230 kilometer ny jernbane for InterCity-tog, høyhastighetstog og godstog er utredet. For det meste blir 250 km/t dimensjonerende hastighet, og det planlegges mulighet for fire Intercitytog i timen i Tegning: hver Cowi Arkitekter retning. Strekningene vil bli klimanøytrale etter fem åtte år, og redusere CO2-utslipp i størrelsesorden Foto: Marit tonn Grøttheim pr år. Fire store kontrakter Jernbaneverket signert nylig fire store rådgiverkontrakter for strekningsvis InterCity-planlegging: To med Dr. Ing. A.Aas-Jakobsen AS, en med Norconsult AS og en med Rambøll/Sweco. Rådgiverkontraktene dekker strekningene Venjar - Langset og Kleverud - Sørli på Dovrebanen, Nykirke - Barkåker og Drammen - Kobbervikdalen på Vestfoldbanen og Sandbukta - Moss - Såstad på Østfoldbanen. Kontraktene omfatter arbeid med kommunedelplan med planprogram og reguleringsplan med respektive konsekvensutredninger og teknisk hovedog detaljplan. På sine prosjekter har Dr. Ing. A.Aas-Jakobsen AS med seg en rekke samarbeidspartnere på laget. Jernbaneverket søker løsninger som kan planlegges, bygges, driftes og vedlikeholdes rasjonelt, og som er funksjonelle for den trafikken som skal avvikles på moderne banestrekninger i et langsiktig perspektiv. Det er ikke ikke rom for å velge ekstravagante løsninger eller å utvide omfanget. Tre siste rådgiverkontrakter Jernbaneverket fikk mange og svært gode tilbud. De tre siste rådgiveroppdragene er for tiden ute i konkurranse med first 15. januar. I den runden er det lagt spesielt stor vekt på fagfelt det knyttes store utfordringer til, som for eksempel jernbanetekniske løsninger i Drammen, vanskelige fjell- og grunnforhold blant annet i Moss, knutepunktene i Moss og på Tangen, brokonstruksjoner på stort dyp i Tangenbukta og planprosess med sterke politiske fronter i Horten. Oppdragene starter i ulike planfaser, og inkluderer alle ulike opsjoner i varianter som tar høyde for ulike organiseringsformer og om det velges totalentrepriser eller utførelsesentrepriser. Dersom alle trinn i opsjoner utløses vil de vare helt til oppfølging i byggefasen. Foto: Statens vegvesen Foto: Håvard Jørstad/Posten Norge AS

3 Det faglige hjørnet E-kommunikasjon er effektivt, men ikke fritt fram for bruk Elektroniske kommunikasjonsmidler kan bidra til å effektivisere innkjøpsprosessen betydelig. Hvis oppdragsgiveren f.eks. legger konkurransegrunnlaget fritt tilgjengelig på internett, kan fristene for mottak av tilbud over EØS-terskelverdiene reduseres med inntil fem dager. Men oppdragsgiver har ikke ubegrenset frihet til å velge elektroniske kommunikasjonsmidler. I denne spalten tar vi for oss ulike problemstillinger knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Foto fra Tidligere St. Olavs Fornyings-, Hospital administrasjons- og kirkedepartementets (FADs) oppdaterte veiledning ligger til grunn (desember 2013). En stor del av oppdateringen består i at det er innarbeidet ny praksis for EU-domstolen og Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). Vi tar denne gangen for oss reglene for kommunikasjon, spesielt elektronisk kommunikasjon. Veiledningen kan studeres/lastes ned her. Regler om kommunikasjon Foto: Man Diesel & Turbo I forskriften er elektronisk kommunikasjon likestilt med tradisjonelle papirbaserte kommunikasjonsmidler. Foto: Statens vegvesen denne er tilgjengelig også for ettertiden». Krav til skriftlighet i forskriften, for eksempel ved gjenåpning av konkurransen i rammeavtaler, utelukker derfor ikke bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. I utgangspunktet kan oppdragsgiveren velge om hele eller deler av kommunikasjonen og utveksling av informasjon skal skje per post, telefaks eller ved elektronisk kommunikasjon. Anskaffelsen kan også skje ved en kombinasjon mellom elektroniske og papirbaserte kommunikasjonsmidler, for eksempel ved at konkurransegrunnlaget bare legges ut elektronisk, mens tilbudene leveres inn i papirversjon. Oppdragsgiverens valgfrihet mellom kommunikasjonsmidler er ikke ubegrenset. Hvis nødvendige dokumenter, sertifikater og erklæringer ikke finnes i elektronisk versjon, skal leverandøren levere dette i samsvar med krav til utforming av ordinære «papirbaserte» tilbud. Dette vil for eksempel kunne være aktuelt for innlevering av skatteattester. Dokumentene mv. må i så fall leveres innen fristen som er fastsatt for levering av tilbud eller forespørsel om å delta i konkurransen. Flere steder i forskriften er det stilt krav om skriftlighet. Dette gjelder for eksempel ved innlevering av tilbud, ved gjenåpning av konkurransen i rammeavtaler, eller ved endringer av tilbud i forbindelse med forhandlinger. Skriftlighet er i forskriften definert som: «ethvert uttrykk bestående av ord eller tall som kan leses, reproduseres og deretter kommuniseres. Det kan omfatte elektronisk melding når informasjonen i Foto: Statens vegvesen Foto/ Hardangerbroen: Statens vegvesen Illustrasjonsfoto

4 Bekrefte forespørsel Forespørsel om å delta i en konkurranse kan også alltid skje ved bruk av telefaks og telefon. Gjøres det per telefon, må leverandøren sende en skriftlig bekreftelse innen utløpet av tidsfristen. Gjøres det per telefaks kan oppdragsgiveren, der det er nødvendig av bevishensyn og når det fremgår av kunngjøringen, kreve at en slik forespørsel bekreftes per post eller elektronisk. Opprettelse og forvaltning av en dynamisk innkjøpsordning skal skje ved elektroniske midler, og oppdragsgiveren kan ikke her velge å bruke papirbasert kommunikasjon. Bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler kan omfatte hele eller flere deler av innkjøpsprosessen. Innkjøperen kan for eksempel legge ut konkurransegrunnlaget på Doffin eller på sin egen hjemmeside, eller be om at tilbudene sendes inn elektronisk. Elektroniske kommunikasjonsmidler kan bidra til å effektivisere innkjøpsprosessen betydelig. Hvis oppdragsgiveren legger konkurransegrunnlaget fritt tilgjengelig på internett, kan fristene for mottak av tilbud over EØSterskelverdiene reduseres med inntil fem dager. Dette forutsetter at konkurransegrunnlaget, med alle relevante dokumenter, er tilgjengelig på internett i hele perioden fra kunngjøringen og frem til innleveringsfristen. Det stilles en del generelle krav til kommunikasjonsformen som oppdragsgiveren velger: Kommunikasjonsmidlene skal være allment tilgjengelige, og ikke begrense leverandørens adgang til konkurransen. Sikkerhetstjenester og produkter som brukes ved elektronisk kommunikasjon, og deres tekniske egenskaper må i tillegg ikke være diskriminerende og virke sammen med informa- sjons- og kommunikasjonsprodukter i alminnelig bruk. Allment tilgjengelige kommunikasjonsmidler Bruk av allment tilgjengelige kommunikasjonsmidler er viktig for å hindre at konkurransen begrenses. Bruk av internett vil være allment tilgjengelig kommunikasjonsmiddel. Kravet til allment tilgjengelige kommunikasjonsmidler innebærer at nettverket må være åpent og at alle har mulighet til å koble seg til nettverket. Krav om oppkobling til et nettverk som ikke er tilgengelig overalt, eller bruk av utstyr som ikke er vanlig, eller påfører leverandørene urimelig store kostnader, vil kunne være i strid med forskriften. Et eksempel som vil kunne være i strid med forskriften, er krav om tilknytning til oppdragsgiverens eget interne nettverk. Krav til ikke-diskriminering og integrerbarhet Hvis det stilles krav til at leverandøren må kjøpe utstyr, innebærer kravet i forskriften at utstyret må være enkelt å få tak i, noenlunde enkelt å bruke, og at prisen ikke er uforholdsmessig høy i forhold til hva som er nødvendig. I noen tilfeller vil det være aktuelt for oppdragsgiveren å stille utstyr til rådighet for leverandøren. Også i disse tilfellene må

5 oppdragsgiveren vurdere hvilke krav til kompetanse som forutsettes for å bruke produktene. Kravet til at produktene som skal brukes, kan virke sammen med annet utstyr hos leverandørene blir særlig viktig å vurdere når oppdragsgiveren stiller utstyr til rådighet for leverandørene. Krav til fortrolighet og sikring av dokumentets innhold Kommunikasjon, utveksling og lagring av informasjon må skje på en måte som sikrer dokumentets innhold mot manipulering og uønsket innsyn. Dette gjelder både for tilbud og forespørsel om å delta i konkurransen. Dessuten må det ikke være mulig for oppdragsgiveren å undersøke innholdet i tilbudene og anmodning om å delta i konkurransen før etter tidsfristen som er satt for levering. Kravene gjelder både for levering i Særlige krav til elektroniske systemer Hvis oppdragsgiveren bestemmer at et tilbud eller en forespørsel om å delta i konkurransen skal leveres inn elektronisk, gir forskriften føringer for det elektroniske systemet som kan benyttes hos oppdragsgiveren og leverandøren for overføring og mottak av tilbud eller forespørsel om å delta i konkurransen. Oppdragsgiverens krav til elektroniske systemer hos leverandøren må fremgå av kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Kravene til de elektroniske systemene skal blant annet sikre sporbarhet i innkjøpsprosessen, og at dokumentets opprinnelige innhold bevares og holdes fortrolig. Ordlyden i forskriften bruker innlevering av tilbud både om ordinære tilbud og ved innlevering av tilbud ved gjenåpning av konkurransen i rammeavtaler og under dynamiske innkjøpsordninger. Etter departementets vurdering gjelder kravene til elektroniske systemer både ved ordinære innlevering av tilbud, og ved anmodning om å delta i konkurranser og ved tilbud som leveres ved gjenåpning av konkurransen i rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger. KOFA her ved flere anledninger slått fast at vanlig e-post ikke oppfyller kravene til elektronisk kommunikasjon. Særlig om krav til elektronisk signatur I forskriften er det stilt krav om bruk av elektroniske signaturer ved innlevering av tilbud og forespørsel om å delta i konkurranser. Elektronisk signatur defineres som «data i elektronisk form som er knyttet til andre elektroniske data og som brukes som autentiseringsmetode». Dette er en allmenngyldig definisjon, som er teknologinøytral og som ikke stiller opp noen forutsetninger for hvem som bruker signaturen. Loven inneholder imidlertid flere definisjoner av elektronisk signatur, som setter tilleggskrav til signaturen. Det er stilt krav om at den elektroniske signaturen som benyttes oppfyller kravene i forskriften om frivillige selvdeklarasjonsordninger. Signaturen må også være oppført på Post- og teletilsynets liste med opplysninger om sertifikattyper som sertifikatutstedere har selvdeklarert. Forskriften stiller dermed krav som utstedere av sertifikater til elektroniske signaturer må oppfylle, for at deres produkter og/ eller tjenester kan nyttes i elektronisk kommunikasjon i forbindelse med innsending av tilbud og inngåelse av kontrakter. Hensikten med selvdeklarasjonsordningen er at tilbydere av elektroniske signaturer som skal levere slike produkter til offentlig forvaltning, skal kunne dokumentere at deres produkter og tilknyttede tjenester oppfyller kravene oppstilt i Kravspesifikasjon for PKI i offentlig sektor. Kravspesifikasjonen er en overordnet, funksjonell kravspesifikasjon for selvdeklarering og anskaffelse av PKI-basert eid som skal benyttes i forbindelse med elektronisk kommunikasjon i offentlig sektor.

6 Tre nivåer/typer elektronisk signatur Bestemmelsene viser til tre «nivåer/typer» elektronisk signatur med tilhørende sertifikat. To typer sertifikater identifiserer personer («Person Høyt», «Person Standard») og en type sertifikat som identifiserer virksomheter(«virksomhet»). Skillet mellom de ulike typene signaturer går langs følgende egenskaper: Forskriften om offentlige anskaffelser åpner for at oppdragsgiveren kan velge hvilken av disse typene signatur som er ønskelig å bruke i konkurransen. I henhold til forskriften er det altså tilstrekkelig å bruke sertifikat på virksomhetsnivå. Valget av signatur vil blant annet avhenge av krav til sikkerhet og sporbarhet for det elektroniske tilbudet eller kontrakten som skal inngås. Dette kan igjen ha sammenheng med kontraktens verdi og med hva som er konkurransens gjenstand. Ettersom utenlandske statsborgere bare i avgrensede tilfeller kan få utstedt et personsertifikat, må oppdragsgivere alltid akseptere elektroniske signaturer som oppfyller kravene til utenlandsk kvalifisert sertifikat i e-signaturloven når tilbudet er elektronisk signert av en utenlandsk statsborger.