TREDJEGANGS KLAGE OVER VEDTAK OM AVSLAG PÅ INNSYN OG TIDSBRUK I ANLEDNING BEGJÆRING OM INNSYN

Transkript

1 Fra: Jørgen Dato: :22:19 Til: Postmottak Bodø Kommune Kopi: Robert Myhre; Thomas Angell; Hans Albert Nilsen Tittel: SV: Klage over vedtak om avslag på innsyn og tidsbruk i anledning begjæring om innsyn TREDJEGANGS KLAGE OVER VEDTAK OM AVSLAG PÅ INNSYN OG TIDSBRUK I ANLEDNING BEGJÆRING OM INNSYN ITet har fremstilt krav om innsyn i dokumenter i forbindelse med anskaffelse av «IKT-driftstjenester, tilhørende utstyrskjøp og konsulenttjenester for Bodø Kommune og øvrige kommuner tilsluttet Samordna innkjøp i Salten». Kravet ble fremstilt 13. februar 2017 kl 09:17. Klage på manglende innsyn ble sendt 3. mars 2017 kl Avslag på klagen ble mottatt 6. mars 17:40-20:55. 2.dre gangs klage på manglende innsyn ble sendt 7. mars kl Denne er registrert mottatt av Bodø kommune samme dag og har fått saksnummer 2015/ mars kl bekreftes det at det ennå jobbes med å vurdere kravet. Etter Offentleglova skal klager avgjøres «uten ugrunna opphald», jf. offentleglova 32 (3). Det framgår av punkt 9.3 i Justisdepartementets rettleiar til Offentleglova, at «uten ugrunna opphold» betyr så snart som det er praktisk mulig, helst samme dag og senest innen to til tre virkedager, se s Alle som er underlagt offentleglova har plikt til å behandle klager over avslag fortløpende, og ressurssituasjonen i organet er ikke et legitimt hensyn for å utsette behandlingen. På denne bakgrunn ber vi om at vår klage avgjøres snarest og i tråd med kravene i offentleglova. Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentene, ber vi igjen om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. 32 med kopi til oss. Dersom klagen ikke blir behandlet snarest, vil vi vurdere å ta saken videre til Sivilombudsmannen. Med vennlig hilsen Jørgen Einejord Prosjektleder, itet AS, Mobil: Fra: Jørgen Einejord Sendt: tirsdag 7. mars Til: 'Postmottak Bodø Kommune' <postmottak@bodo.kommune.no> Kopi: Robert Myhre <myhre@wla.no>; Thomas Angell <thomas.angell@angell co.no>; Hans Albert Nilsen <Hans.Albert.Nilsen@itet.no> Emne: Klage over vedtak om avslag på innsyn og tidsbruk i anledning begjæring om innsyn KLAGE OVER VEDTAK OM AVSLAG PÅ INNSYN OG TIDSBRUK I ANLEDNING BEGJÆRING OM INNSYN ITet har fremstilt krav om innsyn i dokumenter i forbindelse med anskaffelse av «IKT-driftstjenester, tilhørende utstyrskjøp og konsulenttjenester for Bodø Kommune og øvrige kommuner tilsluttet Samordna innkjøp i Salten». Kravet ble fremstilt 13. februar 2017 kl 09:17. Klage på manglende innsyn ble sendt 3. mars 2017 kl Avslag på klagen ble mottatt 6. mars 17:40-20:55. Det er ikke gitt innsyn i kommunikasjon mellom leverandørene og kommunen. Dette avslaget er begrunnet i at kommunen i løpet av de 21 dagene som er gått fra begjæringen ble levert ikke har klart å finne frem i kommunikasjonen. Videre begrunnes det med at de ikke har hatt tilstrekkelig tid til å gjøre ferdig vurderingen av innsynskravet. Dette avslaget er atter videre ikke begrunnet med henvisning til lov eller forskrift. Det er ikke gitt innsyn i kontrakten signert med Atea. Dette avslaget på innsyn er ikke begrunnet med henvisning til lov eller forskrift. Det er ikke gitt fult innsyn i Evry sitt tilbud. Avslaget er begrunnet med hemmelighold i henhold til forvaltningslovens 13 første ledd punkt 2. Sladdingen går ut over det loven tillater. Det er ikke gitt begrunnelse for den enkelte sladdingen. Og det er for enkelte dokumenter slik at hele dokumentet er sladdet og ikke bare enkeltavsnitt. Det er ikke gitt fult innsyn i Atea sitt tilbud. Avslaget er begrunnet med hemmelighold i henhold til forvaltningslovens 13

2 første ledd punkt 2. Sladdingen går ut over det loven tillater. Det er ikke gitt begrunnelse for den enkelte sladdingen. Og det er for enkelte dokumenter slik at hele dokumentet er sladdet og ikke bare enkeltavsnitt. Innsyn i kommunikasjon: I brev fra Bodø kommunes advokat datert 6. mars 2017 kommer det frem at Bodø kommune enten ikke har ført journal over innkommende dokumenter eller ikke gir itet innsyn i hvilke dokumenter som er mottatt i sakens anledning. Det følger av offentleglova 10 at organet skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter. Journalen skal inneholde en samlet oversikt av inn og utgående dokumenter som etter offentleglova 2 og 3 må regnes som saksdokumenter for organet. Dette følger av forskrift om offentlege arkiv, av (arkivforskriften) 2-6. Med andre ord skal alle organer som er underlagt offentleglova, også føre postjournal i tråd med nevnte regelverk. Videre følger det av offentleglova 3 at alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. Det er altså ikke bare slik at alle skal føre postjournal, allmennheten har også en lovfestet rett til innsyn i denne. Om innholdet i journalen, stiller arkivforskriftens 2-6, klare krav både til hva som skal journalføres, og hvordan: «(e)it offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakane organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.» De nærmere kravene til journalføring går fram av forskrift om offentlege arkiv, av Her heter det blant annet i 2-7: «Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande: a) journalføringsdato, b) saks- og dokumentnummer, c) sendar og/eller mottakar», d) opplysningar om sak, innhald eller emne, e) dateringa på dokumentet.» På bakgrunn av dette ber jeg om en ny vurdering av mitt krav på innsyn i kommunikasjon med partene i anskaffelsen. Dersom etaten fastholder sin påstand om at de ikke har kontroll på innkommende kommunikasjon, ber vi at saken oversendes klageinstans for behandling med kopi til oss. Vi viser i denne forbindelse til offentleglova 32 som fastsetter at alle avslag på krav om innsyn, skal oversendes organets nærmeste overordnede instans uten ugrunnet opphold. Det følger av forvaltningspraksis, både fra Sivilombudsmannen og fylkesmenn, at det her ligger et krav om rask saksbehandling. Vi viser her til sak 2007/952 der Sivilombudsmannen blant annet uttaler: I saker som gjelder dokumentinnsyn, både begjæringer om innsyn med hjemmel i offentlighetsloven og begjæringer om partsinnsyn etter forvaltningsloven, gjelder det særlige krav til rask saksbehandling. Dette gjelder både ved førsteinstansens behandling av saken og for klageorganets vedkommende.(..) I tidligere saker om innsyn har jeg uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssaker. Tilsvarende følger av Sivilombudsmannen sak 2008/1718. Vi viser også til Justis- og politidepartementets Rettleiar til offentleglova, der det blant annet heter (s.164): Offentleglova 29 fyrste ledd andre punktum slår fast at eit krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. ( ) Kva som skal reknast som grunna opphald, må vurderast konkret ut frå om innsynskravet reiser vanskelege spørsmål, kva omfang kravet har og kva for arbeidsmengde organet har elles. Dette inneber at innsynskravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Vanlege krav bør avgjerast same dag som dei er mottekne, eller i alle fall innan éin til tre verkedagar. I tråd med dette ber vi om snarlig behandling av vårt innsynskrav i all kommunikasjon vedrørende konkurransen. Manglende henvisning til lov eller forskrift I avslaget oppgis ikke lovhjemmel for avslaget. Dette er i strid med offentleglova 31(1), der det heter:

3 Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg. Organet skal alltid vise til den føresegna som gir grunnlag for avslaget, og til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Dersom 13 er grunnlag for avslaget, skal organet også vise til føresegna som pålegg teieplikt. Byggjer avslaget på forskrift, må organet opplyse om dette, og kva punkt i forskrifta avslaget byggjer på. Avslaget skal også opplyse om høvet til å klage og om klagefristen. Vi ber derfor om at det snarest opplyses hvilken lovhjemmel i offentleglova som hjemler avslaget. Vi tillater oss samtidig å minne om kravet til merinnsyn som gjelder i alle tilfeller der det ikke foreligger plikt til å unnta fra offentlighet, dvs. i alle tilfeller der det i lovteksten heter at opplysningene kan unntas fra offentlighet. Vi viser her til 11, der det heter: Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak. I dette ligger en plikt til alltid å vurdere om det foreligger et reelt og saklig behov for innsyn som om det er hjemmel for å unnta dokumenter eller opplysinger. Behovet for unntak skal veies opp mot allmennhetens interesse i å få innsyn i de aktuelle opplysningene. På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav. Vi minner videre om at innsynskrav skal behandles uten ugrunna opphold, noe som stiller krav om rask behandling. Sivilombudsmannen har i flere av sine uttalelser lagt til grunn at innsynskrav skal behandles samme dag, eller senest innen 1-3 virkedager, jf. Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2006/2192, der følgende presiseres: Det følger av offentlighetsloven 9 første ledd at begjæringer om innsyn i forvaltningens dokumenter skal avgjøres «uten ugrunnet opphold». I særskilte meldinger til Stortinget og i flere uttalelser har ombudsmannen lagt til grunn at de fleste begjæringer bør «kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpet av 1-3 virkedager, dersom det ikke skulle foreligge spesielle praktiske vanskeligheter» (Somb ). Både regjeringen og Stortingets justiskomité har sluttet seg til dette, se St.meld. nr. 32 ( ) på side 97 og 100, samt Innst. S. nr. 21 ( ) på side 18. Alminnelig krav om behandling innen 1-3 dager er gjentatt flere steder i forbindelse med arbeid med den nye offentleglova 19. mai 2006 nr. 16, jf. NOU:30 s. 220 og Ot.prp. nr. 102 ( ) s. 151, og er også tatt inn i Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s. 106: Offentleglova 29 fyrste ledd andre punktum slår fast at eit krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dette vil seie at kravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Fleirtalet av innsynskrav gjeld dokument som det ikkje er aktuelt å gjere unntak for eller relativt korte dokument der det fort vil gå fram om det er aktuelt med unntak. Desse krava er såpass enkle å avgjere at dei ofte bør kunne avgjerast same dag som dei er mottekne, om det aktuelle kravet då ikkje kjem heilt på slutten av dagen, det kjem svært mange innsynskrav, eller det oppstår andre liknande situasjonar. To til tre verkedagar må vere nærast maksimal tid i slike tilfelle. Dersom det derimot må gjerast undersøkjingar, kravet reiser vanskelege og tvilsame spørsmål, eller gjeld store eller mange dokument, og difor medfører mykje arbeid, kan det brukast meir tid, men kravet må like fullt behandlast så snart det er praktisk mogleg. Vi ber derfor om snarlig og korrekt behandling av vårt innsyn. Nektet innsyn med henvisning til hemmelighold Kravet er avslått med henvisning til offentlighetslovens 13, jf. forvaltningslovens 13 første ledd punkt 2. Vi vil med dette påklage avslaget. Lovhjemmelen det vises til gjelder taushetsplikt for tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår». I Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, er taushetsplikten for denne type opplysinger utdypet på s. 84 flg: Opplysningar om drifts- eller forretningstilhøve vil omfatte opplysningar som direkte gjeld utøving av næringsverksemd, slik som informasjon om produksjonsmetodar, produkt, kontraktsvilkår, marknadsføringsstrategiar, analyser, prognosar eller strategiar knytt til verksemda.( ). Den sentrale avgrensinga av teieplikta ligg i vilkåret om at det må vere av konkurransemessig betydning for verksemda at opplysningane blir haldne hemmelege. For at opplysningane skal vere underlagde teieplikt, må det med andre ord kunne føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for verksemda dersom dei blir kjende, anten direkte eller ved at konkurrentar kan utnytte dei (vår utheving). Det avgjerande er om opplysningane etter sin art kan ha slike skadeverknader, og ikkje om den konkrete mottakaren av opplysningane sjølv kan ha nytte av

4 dei. Teieplikta er med andre ord til hinder for at næringsopplysningar som kan ha verknader for konkurransen blir gitt ut til andre, uavhengig av om mottakaren vil eller kan bruke dei i eiga verksemd, gje dei vidare til andre eller gjere noko anna som faktisk medfører fare for tap. Taushetsplikten forutsetter altså at det er tale om opplysninger som er av konkurransemessig betydning å holde tilbake. Det er altså ikke opp til virksomheten selv å definere hva som er en forretningshemmelighet. Som eksempel vises det til Fylkesmannens avgjørelse i sak 2010/24674, som gjaldt innsyn i anbud på barnevernstjenester i Oslo kommune: «Fylkesmannen finner at det fremstår som åpenbart at det i de innsendte tilbudene er sladdet i større utstrekning enn det loven gir adgang til. Fylkesmannen finner derfor å måtte oppheve vedtaket og sende saken tilbake til kommunen for ny behandling. Det vises til at kommunen ikke uten nærmere vurdering kan legge den enkelte tilbuderes egne vurderinger til grunn, men må foreta en selvstendig vurdering av hvillke opplysninger som eventuelt kan unntas fra offentlighet. I den grad kommunen er usikker på om opplysninger tilfredsstiller kravene til taushetsplikt for næringsopplysninger må det eventuelt tas kontakt med den aktuelle virksomhet for en nærmere redegjørelse.» Vi viser også om Fylkesmannens i Oslo og Akershus vedtak (oktober 2003) i forbindelse med en klage på nektelse av innsyn i Oslo kommunes avtale med Pareto Securities om salg av kommunens aksjer i Hafslund Energi. Fylkesmannen understreker at: Avtalen gir opplysninger om hva som skal leveres og til hvilke vilkår. Det er noe annet enn konkurransesensitive opplysninger. Fylkesmannen mener det har offentlig interesse at det gjøres kjent hva som skal leveres og til hvilken pris. Økonomiske konsekvenser av avtalen vil kunne reise nødvendig debatt og kritiske spørsmål undergis videre undersøkelser til beste for fellesskapet som kommunen representerer. Avtalepartnerne har ikke krav på beskyttelse mot en slik kritisk gjennomgang av midler som kommunen disponerer på vegne av skattebetalerne. Fylkesmannens avgjørelse i sak 2008/5051 som konkluderer med at en forretningsplan for Røstbollen Villmarksgård, ikke er taushetsbelagt. I avgjørelsen heter det blant annet: Det er her snakk om en forretningsidé som verken er ny eller revolusjonerende. De mer generelle opplysninger om aktiviteten som ønskes etablert, antas for øvrig nå å være kjent. Dokumentet inneholder likevel en del detaljer og markedsanalyser som må unntas fordi de er av en slik karakter at konkurrenter kan utnytte dem. Sivilombudsmannen legger også klare føringer for tolkningen av hva som er en forretningshemmelighet i sak 2008/571: «Det er i denne sammenheng grunn til å peke på at formålet med reglene om taushetsplikt ikke har vært å beskytte næringsvirksomhet mot enhver form for konkurranse eller mot offentliggjøring av enhver ubehagelig opplysning for vedkommende bedrift. Mindre sensitive næringsopplysninger vil derfor ikke være underlagt taushetsplikt og vil kunne offentliggjøres i medhold av offentlighetsloven. Så vel offentlighetsprinsippet og hensynet til andre beskyttelsesverdige interesser, herunder allmennhetens behov for innsyn, tilsier at taushetspliktbestemmelsen i forvaltningslovens 13 nr. 2 ikke må tolkes for vidt. I denne saken må allmennhetens behov for innsyn tillegges betydelig vekt når det nærmere innhold av taushetspliktsbestemmelsen skal fastlegges. I tillegg til at saken gjelder innsyn i miljøinformasjon, er det tale om bruk av offentlige midler. Innsyn og åpenhet er særlig viktig i slike saker, og offentligheten bør prinsipielt ha innsyn i avtaler som forvaltningen inngår med private om utføring av tjenester for det offentlige, se bl.a. ombudsmannens årsmelding for 2005 side 79 (Somb ) og 2007 side 36 (Somb ). I denne sammenheng er det grunn til å trekke frem Justis- og politidepartementets uttalelse om åpenhet i forarbeidene til den nye offentleglova 19. mai 2006 nr. 16 (som ikke var trådt i kraft på det tidspunkt innsynsbegjæringen ble avgjort). Det fremgår i Ot.prp. nr. 102 ( ) kapittel 9 punkt 9.4 at: «Departementet meiner at det er behov for auka innsyn i dokument i saker om offentlege innkjøp. Ein høg grad av innsyn i innkjøpsprosessen vil kunne føre til at det ikkje blir teke utanforliggjande omsyn når midlane til det offentlege blir disponert, og dermed motverke korrupsjon og andre uheldige tilhøve. Departementet meiner at utvalsfleirtalet har lagt for stor vekt på den auka arbeidsbyrda ei utskiljing av opplysningar undergitt teieplikt vil føre til for forvaltningen, og viser til at utvalsfleirtalet også i prinsippet ønskte offentlegheit for tilboda. Departementet legg avgjerande vekt på fordelane ved ein gjennomsiktig innkjøpsprosess, slik at både leverandørar, politikarar og ålmenta kan kontrollere at det ikkje blir teke utanforliggjande omsyn, medrekna at korrupsjon eller korrupsjonsliknande forhold ikkje fann stad. Departementet viser også til at det heller ikkje gjeld særlege unntaksreglar for tilbodsdokument i Danmark og Sverige. På denne bakgrunnen er departementet kommet til at også tilboda bør vere offentlege frå det tidspunktet da leverandøren er vald.»

5 Stortinget stilte seg bak ønsket om større åpenhet i prosessen rundt offentlige anskaffelser. Selv om offentleglova ikke var trådt i kraft på vedtakstidspunktet, må uttalelsene i forarbeidene, særlig i lys av at loven nå er trådt i kraft, tillegges en viss vekt i taushetspliktsspørsmålet. En forutsetning for taushetsplikt etter loven er derfor at det påvises tungtveiende, nærliggende, konkrete og kontrollerbare forhold, som tilsier at åpenhet i etterkant av anbudsprosessen vil være skadelig for konkurranseforholdene (min utheving) Jeg viser her også til min uttalelse i årsmeldingen for 2005 side 79 (Somb ).» Avslutningsvis vil vi minne om at taushetsplikten gjelder opplysninger og ikke hele dokumenter. Dvs. det er kun disse opplysningene som evt. skal sladdes, ikke hele dokumentet. På bakgrunn av dette ber vi om at saken behandles på nytt. Dersom avslaget opprettholdes for hele eller deler av dokumentet, ber vi om at klagen oversendes klageinstans, jf. offl. 32 med kopi til oss. Minner forøvrig om offentlighetslovens 32, tredje ledd, hvor det fremgår at klager skal behandles «uten ugrunnet opphold». Med vennlig hilsen Jørgen Einejord Prosjektleder, itet AS, Mobil: Fra: Jørgen Einejord Sendt: fredag 3. mars Til: 'Postmottak Bodø Kommune' <postmottak@bodo.kommune.no> Kopi: Hans Albert Nilsen <Hans.Albert.Nilsen@itet.no>; Thomas Angell <thomas.angell@angell co.no>; 'Oystein.Nilsen@bodo.kommune.no' <Oystein.Nilsen@bodo.kommune.no> Emne: SV: Innsyn i kontrakt mellom Atea og Bodø kommmune KLAGE PÅ MANGLENDE DOKUMENTINNSYN Gjelder sak: «Innsyn i kontrakt mellom Atea og Bodø kommmune» Etter 18 dager har jeg ennå ikke mottatt svar. Så lang saksbehandlingstid strider med kravet om at innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offentlighetslovens 29 første ledd. Minner også om bestemmelse i 32(2) som fastslår at dersom det tar mer enn 5 dager å besvare et innsynskrav, regnes dette som et avslag som kan tas direkte opp med klageinstans. På bakgrunn av dette ber jeg om en snarlig tilbakemelding på mitt innsynskrav. Dersom jeg ikke mottar svar innen tirsdag 7. mars kl 07:00 eller svaret ikke tilfredsstiller kravene i loven, vil jeg ta saken direkte opp med klageinstansen. Med vennlig hilsen Jørgen Einejord Prosjektleder, itet AS, Mobil: Fra: Øystein Nilsen [mailto:oystein.nilsen@bodo.kommune.no] Sendt: tirsdag 14. februar Til: Jørgen Einejord <Jorgen.Einejord@itet.no>; Hans Albert Nilsen <Hans.Albert.Nilsen@itet.no> Kopi: Rolf Kåre Jensen <Rolf.Kare.Jensen@bodo.kommune.no>; Anna Margrethe Welle <Anna.Welle@bodo.kommune.no>; Frode Nilsen <Frode.Nilsen@bodo.kommune.no>; Bjørn Inge Furunes <Bjorn.Inge.Furunes@bodo.kommune.no>; Roger B. Fredriksen <Roger.B.Fredriksen@bodo.kommune.no> Emne: Innsyn i kontrakt mellom Atea og Bodø kommmune Viser til e post datert hvor itet ber om innsyn i inngåtte kontrakt mellom Atea og Bodø kommune. Vi bekrefter at vi kommer tilbake med svar innen rimelig tid.

6 Øystein Nilsen Mobil Innkjøpssjef Bodø/SIIS Innkjøpskontoret Telefon