Klagesaker oversendt fra Norad og Fredskorpset. Retningslinjer for behandling i Utenriksdepartementet.

Transkript

1 Notat Til: Seksjon for etatsstyring, budsjett og forvaltning, Lisbeth Skuland, Ole Øveraas Via: Fra: Saksbehandler: Seksjon for tilskuddsforvaltning Carola Bjørklund, fagdirektør Dato: Saksnr.: 16/ Klagesaker oversendt fra Norad og Fredskorpset. Retningslinjer for behandling i Utenriksdepartementet. Det vises til forslag til nye retningslinjer for klagesaksbehandling av vedtak fattet av Norad og Fredskorpset som Seksjon for etatsstyring og forvaltning utarbeidet i desember Forslaget som følger under er en ny modell som etter vår vurdering vil sikre en enhetlig klagesaksbehandling, og som er basert på seksjonens funksjon som rådgivende organ og uavhengighet i tilskuddsfovaltningen. Videre har seksjonen kompetanse til effektivt å vurdere juridiske problemstillinger i klagesakene. Det vises innledningsvis til Kgl.res. av 13. desember om instruks for Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad) at Norad er.. en fagetat administrativt underlagt Utenriksdepartementet. En vanlig tolkning av Kgl.res. er at Norad er funksjonelt sett en integrert del av utenrikstjenestens samlede forvaltningsapparat for utviklingsfeltet på programområde 03. Norad er videre forvaltningsorgan for de tilskuddsmidler som er delegert fra UD. I tillegg er Norad faglig rådgiver for departementet hva angår kvalitetssikring av bruken av bistandsmidler. Norad fatter med hjemmel i denne kompetansefordelingen vedtak som faller inn under Forvaltningslovens bestemmelser. Det er slik vi ser det i departementets interesse at kompetansehåndhevelsen, både beslutningskompetansen og klagesaksbehandlingen, skjer i tråd med gjeldende forvaltningsrettslige prinsipper og er i samsvar med departementets overordnede styringssignaler. Side 1

2 En viktig oppgave for departementet som konstitusjonelt ansvarlig og overordnet organ for Norad er å ivareta saksbehandlingen av klager, som retter seg mot Norads vedtak innenfor den delegerte tilskuddsforvaltningen. Denne oppgaven bør ivaretas sentralt i departementet og under én felles ledelse. Seksjonen for tilskuddsforvaltning har et overordnet koordineringsansvar for utenrikstjenestens tilskuddsforvaltning og ansvar for kvalitetssikring og risikostyring knyttet til departementets tilskuddsforvaltning, (gjelder både programområde 02 og programområde 03). Av mandatet følger videre at Seksjon for tilskuddsforvaltning skal ivareta overordnet juridisk og resultatfaglig kvalitetssikring for tilskuddsmidlene som forvaltes av departementet. Denne oppgaven ivaretas i tett dialog med avdelingene for dermed å sikre effektiv forvaltning med høy kvalitet, og på denne måten bidra til bedre mål -og resultatstyring. Anbefaling: For å sikre en forsvarlig og ensartet lovmessig saksbehandling i departementet av klagesaker har departementet utarbeidet nye retningslinjer for håndtering av klager på vedtak fattet av Norad og Fredskorpset hvor delegerte tilskuddsmidler er involvert. Seksjon for tilskuddsforvaltnings mandat på området kvalitetssikring og risikostyring av departementets tilskuddsforvaltning legger til rette for at denne seksjonen er klageorgan for påklagede vedtak fattet av NORAD og Fredskorpset. Klageordningen bør avpasses kompetansefordeling mellom departementet og NORAD som ligger innenfor departements mandat for etatsstyring. I dette ligger at i tillegg til berørte fagseksjoner skal Seksjon for etatsstyring, budsjett og forvaltning holdes løpende orientert om departementets klagebehandling av vedtak som berører Norad. Det anbefales at organisering av departementets klageordning forankres hos departementsråden og at ordningen deretter gjøres kjent på UD Intra. Side 2

3 VEDLEGG: RETNINGSLINJER FOR KLAGESAKSBEHANDLING I DEPARTEMENTET Forvaltningslovens bestemmelser om klage og omgjøring (kapittel VI) vil være retningsgivende for forvaltning av tilskuddsordninger som forvaltes i departementet og for de ordninger som er delegert til underordnet organ Norad. Dette innebærer at søknader om støtte som underliggende etat, Norad har behandlet kan påklages henhold til Forvaltningslovens kapitel VI. Følgende legges til grunn for behandling i departementet: 1. Enkeltvedtak som er truffet av Norad som underliggende organ kan i første instans vurderes av Norad som skal foreta de undersøkelser klagen gir grunn til. Norad kan oppheve eller endre sitt eget vedtak, hvis Norad finner at klagen er begrunnet, jfr. Forvl. 33,2 ledd. 2. Norad kan også selv velge å omgjøre sitt eget vedtak uten at det er påklaget, dersom endringen ikke er til skade for noen som vedtaket retter seg mot eller direkte tilgodeser, eller dersom vedtaket ikke allerede er kommet frem, eller vedtaket må anses som ugyldig, jfr. Forvl Frist for å klage er tre (3) uker, jfr. Forvl Klageren må i sitt brev ha angitt den endring som ønskes i det vedtak som det klages over, Forvl. 32, 1 ledd, d) og bør ha angitt en nærmere begrunnelse for klagen, jfr. Forvl 32,2. 5. Dersom vilkårene for å behandle klagen ikke foreligger skal Norad avvise klagen. Unntak gjelder hvis klagefristen er oversatt uten at det kan lastes klageren, jfr. Forvl Hvis Norad opprettholder sitt opprinnelig vedtak og avviser klagen, kan klager, som er part i saken, eller har rettslig interesse i saken, bringe klagen inn til Utenriksdepartementet, som er det forvaltningsorgan (klageinstans) som er nærmest overordnet Norad, jfr. Forvl Brev fra Norad med oversendelse av klagesaken til departementet skal være undertegnet på ledelsesnivå i Norad og skal redegjøre for Norads vurdering av klagen og hvorfor den ikke er tatt til følge. Som vedlegg til oversendelsesbrevet skal underliggende etat oversende kopi av alle relevante dokumenter, herunder bl.a. opprinnelig søknad, kopi av interne beslutningsdokument og kopi av avslagsbrev til søker/klager. 8. Departementet må vurdere om vilkårene for behandling av klagen foreligger og skal avvise saken om disse ikke er oppfylt, jfr. Forvl. 34,1. ledd. 9. Departementet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes og kan pålegge underliggende etat å foreta nærmere undersøkelser, jfr. Forvl. 33, 5 ledd. Side 3

4 10. Departementet som klageinstans plikter å ta stilling til de synspunkter klageren har fremmet. Departementet kan prøve alle sider av saken herunder de faktiske forhold, Norads rettsanvendelse og skjønnsutøvelse, samt hvorvidt Forvaltningslovens saksbehandlings regler er fulgt, jfr. Forvl. 34, 2 ledd. Departementet skal videre vurdere hvorvidt Norads vedtak faller innenfor rammen av de utviklingspolitiske retningslinjene som er gitt fra Stortinget og Utenriksdepartementet, samt ordningsregelverk og utlysningstekst. 11. Departementet kan også ta hensyn til nye omstendigheter, samt ta opp forhold som ikke er fremmet av klageren, jfr. Forvl ledd. 12. Departementet kan ikke endre vedtak til skade for klageren, jfr. Forvl. 34,3 ledd. 13. Departementet kan treffe nytt vedtak i saken, eller oppheve vedtaket og sende saken tilbake til Norad til hel eller delvis ny behandling, jfr. Forvl. 34, 4 ledd. 14. Rent faglige eller skjønnsmessige vurderinger bør, så lenge disse ikke strider mot de retningslinjer som er gitt for underliggende etats virksomhet, som hovedregel ikke overprøves av departementet. 15. Departementet skal iaktta pålagt taushetsplikt som følger av Forvl. 13, jfr også Offentlighetslovens 13 og basere sin klagebehandling på bakgrunn av fremlagt informasjon All kommunikasjon med klager skal være skriftlig og departementet bør ikke ha møter og andre former for muntlig drøftinger med klageren i tilknytning til saken. 16. En part i saken har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, jfr. Forvl. 18. Unntak følger av Forvl. 18, b når det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser kan departementet gjøre unntak fra innsyn for dokument som er innhentet fra underordnet organ til bruk for sin interne saksforberedelse. Unntaket gjelder ikke faktiske opplysninger eller annen bearbeidelse av faktum, jfr. Forvl. 18, c. I Forvl. 19 stadfestes ytterligere begrensninger i innsynsretten for dokumenter som er av betydning for: - Norges utenrikspolitiske interesser eller nasjonale forsvars- og sikkerhetsinteresser - Tekniske innretninger og produksjonsmetoder forretningsmessige analyser og betenkninger - Forskningsideer og forskningsprosjekter 17. Dersom det er forventet at saksbehandlingen vil kunne komme til å ta uforholdsmessig lang tid skal departementet gi et foreløpig svar om grunnen til forsinkelsen, samt hvis mulig, angi når endelig beslutning kan forventes jfr. Forvl. 11 a. 18. Svar i klagesaken skal være skriftlig, jfr. Forvl. 23 og skal begrunnes, jfr Forvl ledd. Side 4

5 I begrunnelsen skal det vises til de regler og faktiske forhold vedtaket bygger. De hovedhensyn som har vært avgjørende for utøving av forvaltningsmessig skjønn bør også nevnes, jfr. Forvl. 25. Saksflyt og ansvarsfordeling i departementet. 1. Alle klagesaker på enkeltvedtak sendes fra Norad som underliggende etat til Seksjon for tilskuddsforvaltning (SFT) med kopi til Seksjon for etatsstyring, budsjett og forvaltning (SEBF) i Regionavdelingen. 2. Alle saker for samme år og på samme kap.post legges på felles saksnummer i UDSak (opprettes av SFT). 2. SFT vurderer klagen i samråd med fagseksjonen og holder avdelingsledelsen samt ass. utenriksråd orientert i UDSak. Det skal gjøres rede for søknaden, grunnen til underliggende etats opprinnelig avslag, innholdet i klagen, underliggende etats vurdering av klagen til slutt avdelingens egen vurdering og tilrådning. a. Ass utenriksråd meddeler sin konklusjon til SFT. b. Når klagen ikke tas til følge utarbeider SFT et svarbrev til klager hvor det redegjøres for bakgrunnen for at klagen ikke tas til følge. Kopi av brevet til klager sendes underliggende etat. c. Departementet kan, dersom de finner at underliggende etat har gjort saksbehandlingsfeil eller ikke tatt hensyn til politiske føringer og prioriteringer be underliggende etat vurdere søknaden på nytt, jfr. Forvl. 34, 4 ledd. Bakgrunnen for at underliggende etat anmodes om å se på søknaden på nytt må komme klart frem. d. Dersom underliggende etat bes om å se på søknadene på nytt så skal klager informeres om at søknaden er sendt tilbake til underliggende etat til ny behandling. Side 5