4K-tenkning, et must for eiendomsforvaltningens omdømme

Transkript

1 Stange kommune

2 Tema: 4K-tenkning, et must for eiendomsforvaltningens omdømme Strategisk verktøy i grensesnittet mellom brukere og forvaltere av offentlige bygg. Kunde og brukerfokus i forhold til omfang, ansvar, kompetanse og kroner. Ressursutnyttelse, forutsigbar drift og mest mulig for pengene Stange kommune i tall og omfang Bjørn Lunstøeng Eiendomssjef Stange kommune

3 Stange kommune i tall og omfang: innbyggere 725 km 2 Forvaltningskapital ca 1,5 milliard ca 1500 ansatte

4 Stange kommunens organisering:

5 Organisering eiendomsavdelingen: Eiendomsavdelingen Eiendomssjef 1 årsverk i administrasjon Stab Økonomi Personal HMS Arkiv Leieavtaler Rutiner 2 årsverk i administrasjon Drift renhold og vedlikehold Daglig renhold Vedlikehold 2 årsverk i administrasjon 49,50 årsverk i drift Drift og vedlikehold Drift Vedlikehold Teknisk Grønt Branndok 2,4 årsverk i administrasjon 19,85 årsverk i drift Prosjekt Prosjektledelse Tomteutvikling, erverv og salg 1 årsverk som prosjektsjef 3 årsverk som prosjektleder Stange Produksjonskjøkken Matproduksjon Matombringing 2,5 årsverk i administrasjon 19,20 årsverk i produksjon 102,45 årsverk totalt

6 Eiendomsavdelingen: m 2 kommunale eiendommer 450 da tilstøtende veier og plasser Salg av tomter og parseller, herunder regulering av boligtomter Prosjektutvikling og prosjektstyring ved byggeoppdrag FDVU av kommunal bygningsmasse Renhold av kommunale bygg Branndokumentasjon Forvaltning av leieavtaler Drift av Stange produksjonskjøkken 450 porsjoner pr dag

7 Strategisk verktøy 4K-tenkning

8 4K-tenkning Kunder: Definere kundene våre Forventningsavklaring Kommunikasjon og involvering Kundetilfredshet og omdømme Kvalitet: Brukeravtaler og forutsigbarhet Tjenesteyting Kompetanse Kompetanse: Kompetanseplan Spesialisering Kroner: Optimal ressursutnyttelse

9 Drifts- og vedlikeholdsavdelingen i Eiendomsavdelingen: Drifts- og vedlikeholdsleder Totalansvar budsjett Personalansvar Fakturaansvar Fordele arbeidsordre i IK-Bygg Tilsyn Utvikling IK-Bygg, FDV-Bygg Utvikling tegningsbasen Utvikling brukeravtaler Utvikling gjensidighetsavtaler Teamleder drift Fagansvar Personalansvar Fakturaansvar Fordele arbeidsordre i IK-Bygg Tilsyn Vedlikeholdsplaner Driftsplaner Driftsplaner Teamleder teknisk Fagansvar Personalansvar Fakturaansvar Fordele arbeidsordre i IK-Bygg Tilsyn Vedlikeholdsplaner Driftsplaner Teamleder vedlikehold/grønt Fagansvar Personalansvar Fakturaansvar Fordele arbeidsordre i IK-Bygg Besvare tilsyn Vedlikeholdsplaner Driftsplaner Brukeravtaler Gjensidighetsavtaler

10 Mest mulig for pengene: IK-Bygg: Enkel og praktisk sjekkliste som besvares med trafikklys Oversikt over tilstanden på kommunens bygg Grunnlag for vedlikeholdsplaner Plassering av ansvar FDV-Bygg: Brannbok Rutiner innen FDV Arbeidsordre Elektronisk vaktmesterbok Renhold: Enhetlig frekvenser og rutiner Behovsrenhold Legge til rette for effektivt renhold

11 Brukeravtale: Eiendomsavdelingen Brukeravtale Arstad skole Adresse: Gubberudvegen 30 og 28, 2312 Ottestad. Byggeår: Gnr. og Bnr. :17/2, 17/237 og 17/63 Tomteareal sammen med Ottestad Ungdomsskole: m² Antall elever skolestart 2015: 271 Antall ansatte skolestart 2015: 40 Antall elever som benytter SFO 2015: 120 Oppvarmet areal: m² Ventilasjon: Balansert med gjenvinning. Varme: Vannbårent varmeanlegg med oljekjel og el-kjel. Noe elektrisk oppvarming i fløy for trinn 1 og 2. SD-anlegg lokalt: Type YIT. Om bygget: Arstad skole består av flere bygg som henger sammen med takoverbygg. Det eldste bygget, hvor hovedinngangen er i dag, er fra tallet. Det har vært to større utbygninger i 1997 og Nybygg stod ferdig til bruk ved skolestart Arstad skole har alle funksjoner på ett plan, med unntak av administrasjon. Skolen har relativt store rom, god belysning og terskelfri adkomst til de fleste funksjoner. Det er døråpnere på 9 terskelfri innganger i tillegg til 9-10 dører internt i bygget. Brytere for dørautomatikk er til allmenn benyttelse og gjør bygget tilgjengelig for alle. Arstad har felles parkeringsplass og gangadkomst med Ottestad ungdomsskole i tillegg til egen parkeringsplass for ansatte. Behov for utbedringer utendørs kan skje i samarbeid med ungdomsskolen. Med enkle tiltak vil Arstad skole oppfylle krav til universell utforming.

12 Arstad skole Oppgaver (sortert/basert på NS3451) 1 = Hovedansvar, 2 = bidra Budsjettansvar Utførende ansvar Kommentar Eiendomsavdelingen Virksomheten Eiendomsavdelingen Virksomheten 2. BYGNING Grunn og fundamenter 1 1 Sjekkes 1 gang pr år, avvik meldes Bærende konstruksjoner 1 1 Sjekkes 1 gang pr år, avvik meldes Yttervegger: vinduer, dører, utvendig kledning og overflater 1 1 Sjekkes 1 gang pr år enkeltskader repareres Utskifting av bygningsglass 1 1 Skader repareres Utskifting av bygningsglass - forårsaket av bruker/virksomhet Skader repareres av Eiendom Utvendig solavskjerming 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Dørlåser, sylindere, beslag 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Nøkler/kortsystem: oppbygging av nøkkelsystem og adgangskontroll 1 1 Utføres av Eiendomsavdelingen Nøkler/nøkkelkort: drifte nøkkelsystem, inn-/utlevering, bestille nøkler, kort etc 1 1 Utføres av virksomheten Innervegger: vinduer, dører, innvendig kledning og overflater 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Kan utføres av Eiendom må dekkes av Maling av innervegger fordi man ønsker ny farge (ikke slitasje) 1 1 virksomheten Innvendige solavskjerming, persienner, blending 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Innvendige gardiner 1 1 Utføres av virksomheten Golv og belegg, overflater 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Himlinger og overflater 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Løse tepper 1 1 Utføres av virksomheten Yttertak, tekking, beslag, renner og nedløp 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Trapper, innvendig og utvendig 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Ombygginger på grunn av bygnigstekniske krav eller brukerbehov (eks. flere elever) 1 1 Utføres etter bestilling Spesialinnredninger, spesialutstyr, brukerutstyr, gardiner ol. 1 1 Utføres av virksomheten Bygningsmessige skader forårsaket av bruker/virksomhet Holdes i funksjonsmessig stand Piper, pipestokk, pipehatt 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand 3. VVS Sanitær Ledninger, ledningsnett og kloakkpumper 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Varmtvannsbereder 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand Speil, håndklehåldere, løst inventar 1 1 Utføres av virksomheten Armatur, servanter, WC, såpedispensere o.a fastmontert utstyr 1 1 Holdes i funksjonsmessig stand

13 Gjensidighetsavtale Eiendomsavdelingen Gjensidighetsavtale mellom Drift Grønt Teknisk Vedlikehold Renhold Gjensidighetsavtalen regulere fordeling av oppgaver, ansvarsforhold og hvordan vi skal ha det i Eiendomsavdelingen. Vi skal være kjent for forutsigbarhet, punktlighet, ærlighet, åpenhet, servicevennlighet og en god arbeidsmoral med godt humør. Dokumentasjon på alt vi utfører skal skje i IK-Bygg, FDV-Bygg og Mitt Bygg som vil være vår elektroniske verktøykasse. Vi skal forvalte, drifte og vedlikeholde Kommunenes eiendomsmasse på en best mulig måte for våre innbyggere utfra tildelte budsjettmidler og vi skal gi kommunestyret gode tilstandsoversikter. Vi er synlige i hele kommunen og skal benytte tildelt arbeidstøy med logo i arbeidstiden. På fritiden skal dette ikke benyttes og det er ikke anledning til å benytte kommunenes biler, tilhengere eller utstyr til privat bruk, private ærender i arbeidstiden er ikke tillatt. Vi skal snakke med hverandre - ikke om hverandre - og utnytte hverandres kvaliteter og kunnskaper slik at alle arbeidsoppgaver løses mest mulig med egne ansatte. Det skal være stor takhøyde, diskusjoner og respekt for hverandres meninger, men når avgjørelser er tatt skal det ikke være omkamper. Vi skal være på høyde med utviklingen, og kompetanseheving skal være sentral i Eiendomsavdlingen. Vi skal ha en visjon om at alle tilsyn skal være uten avvik. Vi skal stille krav til andre avdelinger, og brukeravtaler vil være et sentralt dokument som skal revideres hvert andre år. Gjensidighetsavtalen skal revideres hvert år. Eiendomsavdlingen skal være best på eiendomsdrift. 4K tenkning er sentral for Eiendomsavdelingen Kunder: Definerte kunder med brukeravtaler Kvalitet: Definert i brukeravtaler Kroner: Tilstandsrapporter som viser hva som trengs av midler for en god drift og et godt vedlikehold Kompetanse: Kompetanseheving av egne ansatte for å kunne utføre mest mulig uten kjøp av tjenester Slik bidrar vi til et godt omdømme Olrud 2013 Serviceinnstilte Vi er blide Vi er hjelpsomme Vi yter det lille ekstra God informasjon Vi gjør en god jobb Vi holder avtaler Vi vil finne løsninger Rydder opp etter oss Vi er forutsigbare Positiv holdning Vi snakker pent om kommunen vår Vi er tilgjengelige Vi er på høyde med utviklingen Vi er høflige

14 Gjensidighetsavtale mellom Drift, Grønt, Teknisk, Vedlikehold og Renhold Drifts gruppe 1 = Hovedansvar, 2 = delansvar/bidra Ansvarsområder og utførende arbeider Grønt gruppe Teknisk gruppe Vedlikeholds gruppe Renholds gruppe Virksom heten Kommentar Bassengprøver 2 ganger daglig 1 2 ihht krav og forskrifter Fysisk sjekk av ventilasjon daglig i vinterhalvåret på gamle anlegg 1 2 ihht krav og forskrifter Føre oversikt over strømforbruk ukentlig 1 2 For avdekking av feil Føre oversikt over vannforbruk ukentlig 1 2 For avdekking av feil Føre logg over tiltak mot Legionella 2 1 ihht krav og forskrifter Oppvarming av lokaler 1 1 ihht til oppsett for lokalene utskifting av lyskilder lyskilder som ikke virker utbedres så fort som mulig, renhold varsler. Serviceoppdrag gis tilbakemelding i løpet av 3 virkedager. Akutttilfeller straks Dokumentasjon holdes oppdatert Oppdateres i IK-Bygg og FDV Bygg Mangler og ønsker fra virksomheten Meldes inn i Mitt Bygg og tilbakemelding gis i løpet av 3 virkedager Vedlikehold av verktøy, utstyr, biler, lift og tilhengere Biler utstyr og verktøy holdes i orden Sjekkrunder og kvittere tildelte spørsmål fra IK-Bygg Kvittere tildelte spørsmål i IK bygg Sjekk av toaletter,sluk, vannlåser og kraner Renhold gir beskjed om feil Stenge og tappe utekraner 1 1 Slik at alt fungerer som forutsatt Innkjøp av lyskilder Grønt og vedlikehold kan være med på maseutskift Smøre dører og vinduer skru etter løse beslag 1 1 Slik at alt fungerer som forutsatt Stoppe og starte ventialsjon og varme til ferier ol. 1 2 Tett dialog mot teknisk Tenke HMS, bruke verne og sikkerhetsutstyr Viktig for alle grupper Røyking er forbudt i biler og kommunenes eiendommer kun tillat på anviste plasser Viktig at dette overholdes av alle grupper Uteområdene skal være presentable hele året Førsteinntrykket er viktig Barnehager og skoler skal være strøkne til oppstart 1 Viktig dag for nye

15 Brukerundersøkelse - eiendom Undersökningsperiod: > Antal svar: Series 1: 18 Svarsfrekvens: %

16 100,0% Hvordan oppleves vedlikeholdet av bygning og uteareal? 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 33,33% 30,0% 20,0% 22,22% 22,22% 10,0% 5,56% 11,11% 5,56% 0,0% Mindre bra 1 (n=1) 2 (n=4) 3 (n=2) 4 (n=4) 5 (n=6) Svært bra 6 (n=1)

17 4K-tenkning, et must for eiendomsforvaltningens omdømme Kommunikasjon og involvering med kundene Kommunikasjon og involvering internt (karbonadeseminar) Forventningsavklaring og forutsigbarhet Kompetanse og adferd Uniformering En freskere eiendomsavdeling

18 Stange Kommune? Sommerbåten 2016 Skibladner på Atlungstad Jakten på kjærligheten Store Gillund Gård Stjernekamp 2015 Knut Erik Østgård Return Farmen 2014 VG sommeren 2013 Nordens Toscana Bernt Ola Volungholen - operasanger Eskil Rønningsbakken - balansekunster Jan Baker - Billedkunster Takk for oppmerksomheten!