Strategisk styring av eiendomsporteføljen

Transkript

1 Strategisk styring av eiendomsporteføljen IK-BYGG konferanse 2013 Tidligere eiendomssjef 1 Tore Justad

2 Foredraget baseres bl.a. på erfaringer fra stilling som eiendomssjef i: Drammen Eiendom KF: (kommunalt foretak) Bærum kommune Eiendom: (etatsmodell) ********* 2 Erfaring fra arbeid i nettverk med storbykommunene (ASSS-samarbeidet) m.m. Deltakelse i arbeidsgruppe KOSTRA-Eiendom (KS-rep.)

3 Fokusområder: Organisatorisk modell for å samle, videreutvikle og synliggjøre eiendomskompetanse Administrativ forankring av eiendomsforvaltningen 3 Politisk forankring

4 Fokusområde: Organisatorisk modell for å samle, videreutvikle og synliggjøre eiendomskompetanse Byggherrerollen Drift og vedlikehold Eiendomsutvikling Helhetlig organisering/ansvar 4

5 Fokusområde: Byggherrerollen 5 o Utarbeide grunnlag for beslutning om realisering av bygge- og rehabiliteringsprosjekter o Etablere system/rutiner for planlegging og styring av bygge- og rehabiliteringsprosjekter o Ivaretakelse av byggherreforskriften o Fra prosjekt til drift overtakelse prøvedrift implementering i driftsorganisasjonen o Oppfølging i garantifasen/reklamasjonstiden

6 Fokusområde: Drift og vedlikehold «etterslep vedlikehold» er et negativt ladet begrep Utilfredsstillende drift/vedlikehold Funksjonelle krav relatert til bruk Har bygget «gått ut på dato»? Endrede myndighetskrav 6 Utfordringer: o Etablere systemer for teknisk drift og vedlikehold av eiendommene o Etablere system for internkontroll/tilstandsvurderinger som grunnlag for kort- og langsiktige tiltak/planer o Klargjøre forholdet mellom teknisk drift og brukeroppgaver

7 Fokusområde: 7 Eiendomsutvikling o Vurdere salg/erverv av eiendom sett i relasjon til kommunens behov o Vurdere behov for regulering av egnede eide eiendommer til utbyggingsformål o Vurdere egenregi kontra eksterne samarbeidsprosjekter (OPSetablering av AS m.m.)

8 Fokusområde: Administrativ forankring av eiendomsforvaltningen Eiendoms plassering i kommuneorganisasjonen Forholdet til kommunalsjefer/enhetsledere Forholdet til Rådmannen 8

9 Fokusområde: Eiendoms plassering i kommuneorganisasjonen o o Eiendom skal være kommunens strategiske kompetansesenter innen forvaltning, drift og utvikling av eiendomsmassen Eiendom skal legge til rette for gode beslutningsprosesser så vel i forvaltning som utvikling av eiendomsporteføljen 9 Aktører: Driftsansvarlige Teknisk fagansvarlige Byggherreansvarlige Eiendomssjef ledergruppe Styret/rådmann ledergruppe Folkevalgte

10 Fokusområde: Forholdet til kommunalsjefer/enhetsledere 10 o Utvikle samhandling med kommunalsjefer/tjenesteledere (kunden) for å klargjøre behov/prioritere o Etablering av samhandlingsarenaer

11 Fokusområde: Forholdet til Rådmannen 11

12 Fokusområde: Politisk forankring o Kommunene bruker ca % av sine økonomiske ressurser på eiendomsforvaltning o Eiendom må selv synliggjøre kompetanse og struktur innen eiendomsforvaltningen opp mot det politiske miljø o Eiendom må legge grunnlag for politiske prioriteringer og beslutninger o Eiendom må synliggjøring resultater av de tiltak som iverksettes (nybygg rehabilitering vedlikehold) 12 Det politiske miljø må føle et reelt «eierskap» i forhold til kommunens eiendomsforvaltning Eiendom har ansvar for å sikre god og forståelig kommunikasjon med det politiske miljø

13 Administrative styringssystemer-rapportering 13 IK BYGG FDVU-system Prosjektstyring Økonomistyringssystemer KOSTRA Brukerundersøkelser M.m.

14 Grunnskoler fra elevundersøkelsen KS

15 15

16 KOSTRA Eiendomsforvaltning. Snitt nettverk = Net.utg. pr innb Andel av totale nto utg Kvm bygg per innb Korr brt utg per kvm Energikostn per kvm Invest.utg e.f. av sum ivest.utg Bærum Snitt ASSS Høyest kommune Lavest kommune Invest.utg per innb

17 Grunn, fundamenter, bæresystem Vinduer og ytterdører Utvendig kledning/overflate, trapper Yttertak, takrenner, nedløp Innvendig kledning, gulv, himling Fast inventar (fastmontert innredning) Sanitær Varme Brannslokking Luftbehandling / ventilasjon Generelle elkraftanlegg / fordeling Lys, elvarme, driftsteknisk Tele og automatisering Heiser Terrengbehandling, drenasje Utendørs tekniske anlegg (VAR og El) Ikke vektet gjennomsnitt SKOLER Kommentarer 17 Bygningsidentitet BTA Byggeår Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Skolen flytter til Wøyen Glassverket skole 3,0 Mølle 2010/selges Evje skole ,0 Er under rehabilitering (HP) Lommedalen Er under rehabilitering (HP) Skal rehabiliteres 2010 Lysaker skole Bygg A 2,9 (HP) Lysaker skole Bygg B 2,7 Skal rehabiliteres 2010 (HP) Lysaker skole Bygg C ,4 Skal teknisk 2010 (HP) Gjettum skole 2, (HP) Jong skole Bygg A 2, (HP) Jong skole SFO 2,6 Skrenten ,2 Tak høst 2009 Skal teknisk rehabiliteres Skal teknisk rehabiliteres Skal teknisk rehabiliteres 2010 (HP) Bærum komm. voksenoppl ,1 Tak høst 2009 Sjøholmen (Musikkskolen) ,1 Hauger skole ,1 Belset skole ,0 Gommerud skole ,9

18 Konklusjon Eiendomsforvaltningen har fått en økt oppmerksomhet i kommunesektoren Eiendom har utviklet bedre styrings- og informasjonsdata både til bruk i egen organisasjon og som verktøy for benchmarking med sammenlignbare kommuner Eiendomsforvaltningen har blitt mye dyktigere til å synliggjøre kompetanse, planer og resultater i administrative og politiske organer 18 Nye funksjons- og myndighetskrav, vedlikehold av kompliserte tekniske anlegg og generelt bygningsmessig vedlikehold, vil i fremtiden stille høye krav til eiendomsforvaltningen og politisk miljø, slik at basisfunksjonene i fremtiden får dekket sine behov for gode lokaler Verktøy/rutiner alene er ikke tilstrekkelig ledelse, administrativ og politisk forankring er også nødvendig for å lykkes med eiendomsforvaltningen

19 Takk for at jeg fikk dele mine erfaringer med dere! 19