Oppgaver og liten verktøykasse i mentoring

Transkript

1 Oppgaver og liten verktøykasse i mentoring OsloMet. Mentoringprogrammet for opprykkskandidater 2018 Utarbeidet av Jennybeth Ekeland, AFF

2 Formålet med programmet Mentorprogrammet ble startet fordi en økning av toppkompetansen innebærer en styrking av forskningen, fagmiljøene og studieprogrammene. Et komplekst, moderne kunnskapssamfunn krever mye spisskompetanse og forskningskapasitet. Programmet et middel for å nå dette målet. På individnivå representerer programmet et viktig karriereutviklingstilbud for UF-tilsatte med toppstillingsambisjoner.

3 Mentoringprogram for opprykkskandidater 2018 OsloMet Forberedelse Oppfølging Mentor master class Avslutningssamling Koblingsprosess Koblingprosess Underveis samling 1 Underveis samling 2 Startsamling Adeptsamling Utvelgelse av adepter og mentorer Samtaler m adepter Mentor: Oppgave før kobling 9-13 Endelig kobling Mentortrening Samling for opprykkskandidater Fellessamlinger mentor og opprykkskandidater Forarbeid, oppgaver mellom samlinger, etterarbeid

4 OsloMet Mentoring for opprykkskandidater Sted: P46 KK-Lounge Samlinger Dato Kl Mentor master class 30.Januar Startsamling 14.Februar Adeptsamling 4.April Underveis 1 29.mai Underveis 2 11.September Avslutningssamling 29.November

5 Tema på samlingene Opprykkforskriften Medietrening Strategisk akademisk cv-skriving Universitetsstatus. Hva betyr det for oss? «Min opprykksreise» Rollemodeller som snakker om sin karrierevei Identitet, verdier og rolleforståelse. Hva vil det si å være i en akademisk toppstilling? Karriere- og karriereplanlegging knyttet til opprykk til akademisk toppstilling Nettverksbygging Erfaringsutveksling fra kullet Mentoring hvordan bidra til læring, utvikling og utbytte av programmet Samarbeidet med mentor Erfaringsutveksling med deltakerne i programmet basert på programmets målsetting

6 Oppgaver i mentoringprogrammet

7 Oversikt Oppgaver før og mellom samlingene Målsettingsdokument før Startsamlingen i samarbeid med egen leder/forskningsleder Samarbeidsavtale adept-mentor innen 4.april (før Adeptsamlingen) Trekantsamtale med nærmeste leder og eventuell forskningsgruppeleder ved oppstart og før avslutningssamlingen Medietrening/Bli-kjent-oppgave Lesing Rollemodellanalysen til Underveissamling 1 Arbeid med utviklings-karriereplan fra Adeptsamling til Avslutningssamling Adept skal skrive agenda til møter og refleksjonsnotat etter møtene Kort refleksjonsnotat knyttet til foreløpig læring for både adepter og mentorer - til Underveissamling 2 1 år etter. Oppsummering av mentoringprogrammet til Avslutningssamlingen Minst møter i mentorskapet. Adept har hovedansvaret for å få møtene på plass Adept/Opprykkskandidat tar ansvar for å knytte mentoringprogrammet til medarbeidersamtalen

8 Oppgaver frem mot Adeptsamling og Underveissamling 1 Gjøres snarest og før Adeptsamling: 1. Samarbeidsavtale 2. Tre- eller firkantsamtale: mentor, adept, adeptens leder og eventuelt forskningsgruppeleder 3. Medietrening-/nettverksoppgave 4. Lesing Til Underveissamling 1 29.mai: 5. Rollemodellanalyse

9 1. Samarbeidsavtale Adept og mentor skal skrive en samarbeidsavtale knyttet til hvordan samarbeidet skal foregå for å sikre at det blir en suksess. Avtalen skal undertegnes og sendes Vibeke snarest og innen 1.april. Under følger noen punkter som bør drøftes før samarbeidsavtalen skrives og undertegnes.

10 Viktige punkter som bør gå inn i en samarbeidsavtale mellom adept og mentor Ekeland (2014) s. 114 Hvor og hvor ofte skal vi møtes? Hvor lange skal møtene være? Hva betyr åpenhet og tillit i vårt samarbeid? Hvor åpent skal det være i mentorskapet for ærlighet og for å gi feedback? Dvs. Å være en kritisk venn overfor hverandre? Hva betyr konfidensialitet for oss og hvordan skal vi håndtere dette? Hvilke tema ønsker vi ikke å snakke om i denne sammenhengen? Hvordan kan begge bidra til å skape et ønsket nivå/kvalitet i samarbeidet? Hvem bør kjenne til vårt samarbeid? I hvilke sammenhenger bør vi gjøre denne relasjonen kjent? Hvilket ansvar har vi overfor andre for eksempel: adeptens leder, forskningsleder, kolleger, OsloMet, egen familie eller andre? Hvilke spilleregler skal det være i vårt samarbeid? Hvem skal være ansvarlig for hva? Er det annet som er viktig for oss for å sikre utvikling og utbytte i mentorskapet? Når og hvordan skal vi sjekke ut at mentorskapet er det rette for oss?

11 Samarbeidsavtale for mentor og adept Vi er blitt enige om følende for å sikre at samarbeidet vårt blir vellykket: Dato: Mentor (sign) Adept (sign) Samarbeidsavtale sendes Vibeke - snarest eller senest innen 1.april

12 2. Tre eller firkantsamtale Samtale mentor, opprykkskandidat og leder til opprykkskandidaten og/eller forskningsgruppeleder Hensikten med samtalene er: 1. Informasjon til leder og /eller forskningsgruppeleder om programmet 2. Ha en dialog med leder og/eller forskningsgruppeleder knyttet til hvordan adept kan få et opprykk i løpet av en definert periode 3. Avslutningsvis ha en samtale om hvordan leder og /eller forskningsgruppeleder kan støtte videre prosess mot en opprykksøknad

13 Tre- eller firkantsamtale Innledningsvis Tema: Informere om programmet struktur og innhold Mentors rolle og oppgave Målsettingsdokumentet. Hva blir det viktig å ha fokus på? Avslutningsvis, november 2018 «Tilbakeleveringssamtale» Tema: Hva har vi arbeidet med. Hvordan har «reisen» vært. Hva har vi oppnådd? Hva nå? Hvordan kan leder/forskningsgruppeleder støtte videre prosess mot opprykk?

14 3. Medietrening-/nettverksoppgave Basert på arbeid med medietrening på Startsamlingen skal adept og mentor lage hver sin power point presentasjon på en side. Med utgangspunkt i det viktigste av dine forskningsprosjekter, skal du skrive en tittel og en kort ingress. Tenk gjennom hvordan du skal formulere dette slik at det når frem i attraktive journaler og i media. Skriv også en liten reell eller tenkt nyhet som kan øke innsalget. Power pointarket sendes på epost til Vibeke senest 1.april, som lager en samlet oversikt som distribueres til alle deltakere i mentoringprogrammet. Oppgaven bidrar dermed også til at deltakerne i mentoringprogrammet blir kjent med hverandres forskningsområder.

15 4. Lesing Mentoring. Lærende allianser i ledelse (Ekeland 2014) Mentors utgangspunkt s Roller og atferd s krevende spørsmål s Adeptrollen s Samarbeidet mellom adept og mentor s Verktøy i samarbeidet s Tips knyttet til samarbeidet s Det kinkige kompetanseproblemet s Etiske retningslinjer s. 206

16 5. Rollemodellanalyse Oppgave til Underveissamling 1, 29.mai Egne forventninger til en akademisk toppstilling OsloMet og omgivelsenes forventninger Din rolle som opprykkskandidat Andres erfaringer og forventninger

17 Rollemodellanalyse Til underveissamling 1 skal du gjennomføre en Rollemodellanalyse. Hensikten med oppgaven er å skaffe deg ytterligere innsikt i områder som er relevante i din opprykksprosess. Du skal gjennomføre samtaler med 3 personer, rollemodeller, som du mener har gjort erfaringer som kan være nyttige for deg eller som kan inspirere deg i din opprykksreise. Disse personene er relevante for deg fordi de har fått opprykk innen samme fagfelt som deg og dermed kan bistå /rådgi deg i din opprykksprosess innen ditt fagfeltet. De utmerker seg eller har utmerket seg på ulike måter som for eksempel gjennom forskning, publisering, undervisning, veiledning, ledelse, nettverksbygging, osv. I tillegg vil samtalene bidra til å tydeliggjøre forventningene til den toppstillingen du ønsker å søke opprykk til. Velg en av de tre personene som din personlige rollemodell og som gjennom 2-3 treff kan følge deg opp faglig og for å sjekke ut om du er på rett spor med hensyn til opprykk. Rollemodellanalysen består av tre trinn

18 Rollemodellanalysen - trinn 1 Trinn 1. Forberedelse Hvem kan du ha nytte av å snakke med, som har kunnskap og erfaring fra områder du du trenger å styrke i opprykksprosessen eller som kan være til inspirasjon for deg? Tenk taktisk rundt hvem du vil snakke med; Tenk på at dette også er en mulig nettverksarena for deg. Drøft med din mentor om han/hun vet om noen som kan være nyttig for deg å ha en samtale med. Personene kan være på OsloMet eller på andre universiteter, høyskoler eller andre virksomheter. Det kan også være andre mentorer i programmet. Finn minst 3 rollemodeller. Noter ned noen stikkord om hvilke krav og forventninger du tror de vil vektlegge som suksessfaktorer for opprykk, og spørsmål det kan være aktuelt å stille dem. Se vedlegg Drøft med mentor spørsmål eller tema som det kan være aktuelt å samtale om.

19 Rollemodellanalysen - trinn 2 og 3 Trinn 2. Samtaler Ta kontakt med de ulike rollemodellene. Forklar hensikten med samtalen og avtal tidspunkt. Sett av minimum 45 minutter til hver samtale. Gjennomfør samtalene. Trinn 3. Forberedelse til Underveissamling 1 Utarbeid et kort notat. Notatet skal inneholde: Dine viktigste «funn» fra samtalene. For eksempel: Hvor det er samsvar mellom dine og andres oppfatninger av hva som kreves for å få en opprykksstilling, og hvor er det motstridende forventninger og krav. Var det noe som ble tydeligere for deg etter samtalene? Var det noe som overrasket deg, gledet eller inspirerte deg? På bakgrunn av samtalene hva blir viktig for deg nå? Hvordan vil nå du prioritere og hva du vil ha fokus på framover? Hva er de viktigste utfordringer du ønsker hjelp til av mentor? Hva mestrer du godt/mindre godt av det som kreves? Hva er dine utviklingsområder?

20 Rolleanalysen - Hjelpespørsmål Noen eksempler på hjelpespørsmål: Fortell meg om ditt lureste grep for å få en akademisk toppstilling? Hva ville du ha gjort annerledes dersom du skulle startet forfra? Hvordan har du motivert deg selv underveis? Hva kan jeg forvente i fremtiden med tanke på min nye rolle som professor, dosent eller forsker 1 dersom jeg lykkes med opprykk? Hva ville du anbefale meg å gjøre dersom du var i mitt sted? Hva bør jeg ikke gjøre? Har du en person du kan anbefale meg å snakke med som kan være nyttig for meg på min opprykksreise?

21 Hvordan adept kan forberede seg til møter med mentor og lage refleksjonsnotat

22 Adeptens forberedelse til møtene med mentor Til hvert møte skal du forberede deg og lage en agenda. Her følger noen forslag til refleksjonsspørsmål 1. Hvilke tema trenger jeg aller mest hjelp til? 2. Hva trenger jeg støtte på? 3. Gjenstår noen temaer fra tidligere møter? 4. Hvilken dokumentasjon og/eller eksempler kan hjelpe min mentor til å forstå mine utviklingsbehov knyttet til opprykksprosessen? 5. Hva kan jeg gjøre for å få maksimalt ut av møtet vårt? 6. Hva skal jeg skrive i en e-post til min mentor slik at mentor har anledning til å forberede seg til møtet? ( Agenda)

23 Logg etter møtet - et forslag Etter hvert møte skal du sende et lite notat til din mentor. Spørsmålene under kan være til hjelp når du skal skrive notatet Dato for møtet: Dato for neste møte: 1. De viktigste temaene vi diskuterte på møtet? 2. Hva var det mest effektive/beste jeg gjorde i dette møtet? 3. Hva var det minst effektive jeg gjorde i dette møtet? 4. Hva er jeg mest fornøyd med etter møtet? 5. Hva fikk jeg svar på? 6. Hva lurer jeg på? 7. Hvilke nye spørsmål har jeg? 8. Hvordan kan min mentor hjelpe meg videre i opprykksprosessen? 9. Hva skal jeg skrive i et lite notat som jeg kan oversende mentor?

24 Mentors refleksjoner før møter med adept

25 Hva gjør gode mentorer? Se Ekeland (2014) s.122 ff Et ambisiøst prosjekt i EMCC-regi gikk ut på å kartlegge hva som karakteriserer effektive utviklingsrelasjoner: Gode mentorer: - etablerer tillitt og tilstedeværelse - holder tilbake egne erfaringer inntil adepten selv har utforsket temaet tilstrekkelig - oppsummerer underveis og lar adepten oppsummere til slutt - utfordrer og støtter etter behov - snakker mindre enn 20 % av tiden - bruker gode, utforskende spørsmål - gir råd når det er passende - bruker aktivt pauser for å sikre refleksjon

26 Mentors forberedelse til et møte se også Ekeland s. 86 Hvilke tema ønsker adepten å ta opp? Hvilke tema gjenstår fra siste møte? Har jeg gjort alt jeg sa jeg skulle gjøre? Hvordan har jeg bidratt så langt? Hvilke spørsmål bør jeg stille min adept?

27 Hvordan forstår jeg hva min adept ønsker av meg? Hva kan jeg hjelpe adepten til å tenke over/tenke gjennom? Kan vi sammen klargjøre hva adepten ønsker å oppnå og hva adepten verdsetter? Hvem kan jeg presentere adepten for? Kan jeg hjelpe ved bare å være der og lytte til hva adepten har å si? Hvilke ønsker har min adept for opprykksprosessen?

28 Refleksjonsnotat Adeptene skal skrive et refleksjonsnotat etter hvert møte og sende det til mentor. Dersom du gjør tilsvarende, blir samarbeidet enda mer kraftfullt.

29 Andre verktøy for å øke utbyttet av samarbeidet

30 Metakommunikasjon Adept og mentor skal gjennomføre metakommunikasjon etter hvert møte Å snakke om hvordan vi snakker sammen Evnen til å reflektere rundt egen praksis Sette ord på mønstre og fenomener Gjør det mulig for oss å forbedre samhandlingsformen vår Meta (gresk)= etter Eks: Hva skapte en god prosess? Hva hindret en god prosess?

31 Metakommunikasjon et eksempel Hvordan var møtet? Hva var bra? Hvordan var ditt eget bidrag? Hvilken plass tok du? Hva kunne du ønske deg annerledes? Når dere jobber sammen neste gang, hva må dere da være oppmerksom på?

32 De første møtene - samtalepunkter 1. Hvem er jeg? * Bakgrunn, familie, interesser osv. (Både jobb-og privatliv!) Se Milepælsoppgave * CV 'en 2. Mine forventninger til vår relasjon * Hva er adeptens ønsker, mål og forventninger? * Hva er mentors forventninger til adepten og samarbeidet? 3. Samarbeidsavtale og spilleregler: Hvordan skal vi gjøre dette? Hvordan sikre suksess for begge? 4. Møteplan

33 Milepæler i liv og arbeidsliv Et forslag til en bli-kjent-oppgave Tenk gjennom hvordan personer, hendelser, episoder i ditt liv, både privat og på jobb, har påvirket deg i din rolle på OsloMet og menneske. Lag en grafisk fremstilling/tidslinje knyttet til de viktigste personene og hendelsene og når de fant sted i ditt liv. Vær forberedt på å reflektere høyt rundt disse milepælene. Vektlegg hvordan de ulike milepælene har påvirket måten du forholder deg til kolleger, ansatte, ledere og andre i jobben du har i dag.

34 Kort om forskningsbasert mentoring

35 En helhetlig definisjon på mentoring En samarbeidsrelasjon hvor objektivitet, ansvar, ærlighet, tillit og konfidensialitet er avgjørende. Å hjelpe og støtte personer i deres læring for å utvikle ferdigheter, øke prestasjoner, maksimere sitt potensial og gjøre dem i stand til å bli den personen som de ønsker å være. (Parsloe, 2000,2009)

36 Faser i samarbeidet mellom adept og mentor se Ekeland (2014) s Ekeland 2014

37 Atferd og roller i mentoring se Ekeland (2014) s Ekeland 2014

38 Reflekterende tenkning «Hjelp meg til å se hva jeg tenker» (Sokrates)

39 Mentoring og refleksjon Mentoring handler om å øke kvaliteten i tenkning og refleksjon D.Schön (1983): Reflection in action Reflection on action

40 Adept - mentorrelasjonen møter à ca. 1,5 timer i den tiden programmet varer. Det anbefales hyppige møter innledningsvis. Kontakt via: Fysiske møter Telefon og e-post Skype

41 Se Ekeland (2014) s.90, Adeptens rolle og ansvar Ta ansvar for eget utbytte Vise initiativ Være forberedt Villighet til å investere tid Sette mål for prosessen Lage agenda for hvert møte Forberede seg til møtene Lage refleksjonsnotat etter møtene

42 Menneskemodell et balansert samspill mellom tre komponenter Integritet og troverdighet: samsvar mellom tanke, følelse og handling Tanker er den logiske del av mennesket. Kan skape orden og struktur i våre følelser og handlinger. Tanke Følelse Følelser er drivkraft, energi, «fuel boxen». Det som gir motivasjon til handling. Handling Handling er hva vi sier og gjør; og vårt kroppsspråk. Det vi kan observere hos oss selv og andre.

43 Sentrale spørsmål Mentor Adept Hvem er min adept? Hva trenger min adept? Hva trenger jeg av min mentor? Hvordan kan jeg være en god adept?

44 Utviklingsdialog se eget hefte og Ekeland (2014) s.160 Støtte ny innsikt Forvente mestring HVA SKJER? Datagrunnlaget for samtalen Åpne spørsmål Aktiv lytting ANVENDE DET SOM SKJER UNDERSØKE DET SOM SKJER Oppsummeringer -hva har du hørt? -hva har blitt tydelig for deg? -hva har blitt tydelig for den andre? FORSTÅ DET SOM SKJER Refleksjon speile / melde tilbake det du hører : - tanker - følelser - motivasjonskonflikt

45 Utviklingsdialogen 1. Stille spørsmål Åpne spørsmål for å utforske Lukkede spørsmål for å få bekreftelse Spørsmål knyttet til tanker, følelser og atferd/handlinger 2. Refleksjoner Gjenta nøkkelord Speile tanker og følelser. ( f.eks: Mitt inntrykk er at du liker å tenke at dette ikke vil fungere, Jeg får inntrykk av at du er engstelig knyttet til..) 3. Oppsummere og klargjøre Det jeg hører er at., Så du mener at Har jeg forstått deg rett når du sier.. 4. Utforske dilemma og ambivalens knyttet til å løseproblemet, gjøre endringer, handle. (Motstand, årsaker til ikke gjøre endringer, prioritere annerledes etc) 5. Støtte ved å vise empati og tydeliggjøre sterke sider og ressurser som hun/han kan bruke for å håndtere utfordringer