USIT lederforum: Motivasjon gjennom tilbakemelding og oppfølging. 2. mai 2019 Even Neeb, Moment organisasjon og ledelse as

Transkript

1 USIT lederforum: Motivasjon gjennom tilbakemelding og oppfølging 2. mai 2019 Even Neeb, Moment organisasjon og ledelse as

2 Motivasjon gjennom tilbakemelding og oppfølging Hva er motivasjon? Hvordan motivere gjennom tilbakemelding og oppfølging? Tips for effektive og gode tilbakeldinger Diskusjonscase

3 Hva er motivasjon? Motivasjon kan defineres som indre psykologisk prosess i det enkelte individ som skaper en drivkraft som får oss til å handle, og som gir retning for handling og opprettholder og forsterker handlingen (Weiner, 1992) Motivasjon Gir energi og kraft til prestasjoner Gir retning til prestasjoner Regulerer prestasjoner Atferd

4 Hva driver, styrer og regulerer folks atferd på jobb? Pull -teorier Vi dras fremover mot et eller annet Mål Eks: Ønske om oppfylle et mål Verdier Eks: Verdien av å arbeide Belønning Eks: anerkjennelse Push -teorier: Vi blir dyttet fremover mot et eller annet Behov Eks: Selvrealiserings-behov Instinkter/drifter Eks: Frykt for autoriteter, lydighet Følelser Eks: bli grepet av entusiasme Straff Eks: Irettesettelse fra leder

5 Indre og ytre motivasjon? (Bård Kuvaas) Indre motivasjon: Aktivitet er motivert av interesse for selve aktiviteten Eks: aktiviteter som gir glede, tilfredshet, mening. Ytre motivasjon: Aktivitet er motivert av ønske om å oppnå en belønning, en positiv konsekvens av aktiviteten Eks: aktiviteter som medfører belønning i form av penger, sosial status, anerkjennelse Indre motivasjon på jobben er assosiert med bedre prestasjoner over tid, det å være dedikert og pålitelig, samt trivsel og livskvalitet.

6 Hva drives du av? Hva drives dine medarbeidere av? Balanse i livet Fag Lede og påvirke Å skape noe Yrkesverdier Autonomi og frihet Utfordring Trygghet og forutsigbarhet Idealisme (Schein, 1991)

7 Hvorfor tilbakemelding? Tilbakemelding er en form for medarbeiderdialog Tilbakemelding er en viktig kilde til motivasjon for medarbeidere Læring og utvikling Belønne og anerkjenne Korreksjon og unngå feil Avklare forventning

8 Diskusjonscase: Tilbakemelding som motivasjon Tenk på en tilbakemelding du selv har fått fra din leder en gang, som motiverte deg til noe. Hva var det lederen din sa eller gjorde som gjorde deg motivert? Var det noe i måten han/hun ga deg tilbakemeldingen på som gjorde deg motivert? Hvorfor tror du at tilbakemeldingen du fikk motiverte deg? 8

9 Kjøreregler for å gi god tilbakemelding Gi tilbakemelding hyppig - God tilbakemelding er ferskvare Vær ærlig og oppriktig - Si det du mener og men det du sier Bruk kikkertsyn Zoom inn og fokuser på én ting ad gangen Vær konkret, spesifikk og presis - Bruk gjerne eksempler Vær balansert Det er alltid noe som er bra og samtidig noe som kan gjøres bedre Vær også prosessorientert Hvorfor gikk det bra/dårlig, hvordan påvirket det du gjorde resultatet? Verdsett mangfold og forskjellighet Den måten du selv ville gjort det på er ikke den eneste eller beste Vær rettferdig Tilbakemelding skal oppleves fortjent og rettferdig for å virke Lytt etter respons Aksept og refleksjon skaper læring

10 Vi kvier oss ofte for å gi negative tilbakemeldinger Vi unngår Vi blir utydelige Vi blir aggressive Redd blir redde for Å såre? Å utløse negative reaksjoner? Å miste kontroll? 10

11 Noen spesielle kjøreregler for å gi konstruktiv tilbakemelding (kritikk) Fortell hvorfor du gir kritikk - Hva du vil oppnå? Bruk «jeg budskap» - Ikke «man», «noen», «mange» Formuler kritikk som et ønske «Jeg ønsker at du begynner» Gi kritikk av atferd/handlinger fremfor person «Det du gjorde/sa var» Lytt etter respons, eller spør - Sikre forståelse Gjenta budskapet Det er ofte nødvendig Bli enig om mål og tiltak Bruk SMARTE mål Følg alltid opp Enten det bedrer seg eller ikke

12 Diskusjonscase: Tilbakemelding manglende leveranser Du har en medarbeider som ikke leverer som forventet, for eksempel ikke gjør ting dere er enige om, ikke leverer i tide, ikke av god nok kvalitet, etc. Hvordan vil du gå frem for å gi vedkommende en tilbakemelding som kan motivere til forbedring? 12

13 Hva er grunnen til manglede prestasjon? Kan vil matrisen Kan, men vil ikke Kan og vil Kompetanse Hverken kan eller vil Kan ikke, men vil Motivasjon

14 Diskusjonscase: Tilbakemelding uakseptabel atferd Du har en medarbeider som gjentatte ganger kommer for sent til jobb eller møter, ikke etterlever kjernetiden, gjør private ærender i arbeidstiden etc Hvordan vil du gå frem for å gi vedkommende en tilbakemelding som kan motivere til forbedring? Hvordan vil du følge opp at vedkommende forbedrer seg? Hvordan vil du agere på at vedkommende forbedrer seg? Evt ikke forbedrer seg? 14

15 7 trinn i nødvendige/vanskelige samtaler Forberedelser Følelsesmessig reaksjon Budskap Aksept Analyse Løsninger Handling Oppfølging

16 Kjøreregler for å ta imot tilbakemelding Vær takknemlig for all tilbakemelding det er viktig informasjon Lytt, forsøk å forstå, spør, vær nysgjerrig, be om eksempler «Ta vare på» positive tilbakemeldinger - Vi trenger alltid bekreftelse og mestringsopplevelser, det bygger selvtillit Det er lov å være uenig men unngå å gå i forsvar eller diskusjon Be om ønsker, innspill og råd på hvordan du kan gjøre det bedre neste gang

17

18 Kjøreregler for god tilbakemelding Gi tilbakemelding hyppig - God tilbakemelding er ferskvare Vær ærlig og oppriktig - Si det du mener og men det du sier Bruk kikkertsyn Zoom inn og fokuser på én ting ad gangen Vær konkret, spesifikk og presis - Bruk gjerne eksempler Vær balansert Det er alltid noe som er bra og samtidig noe som kan gjøres bedre Vær også prosessorientert Hvorfor gikk det bra/dårlig, hvordan påvirket det du gjorde resultatet? Verdsett mangfold og forskjellighet Den måten du selv ville gjort det på er ikke den eneste eller beste Vær rettferdig Tilbakemelding skal oppleves fortjent og rettferdig for å virke Lytt etter respons Aksept og refleksjon skaper læring Kjøreregler for konstruktiv tilbakemelding (kritikk) Fortell hvorfor du gir kritikk - Hva du vil oppnå? Bruk «jeg budskap» - Ikke «man», «noen», «mange» Formuler kritikk som et ønske «Jeg ønsker at du begynner» Gi kritikk av atferd/handlinger fremfor person «Det du gjorde/sa var» Lytt etter respons, eller spør - Sikre forståelse Gjenta budskapet Det er ofte nødvendig Bli enig om mål og tiltak Bruk SMARTE mål Følg alltid opp Enten det bedrer seg eller ikke Kjøreregler for å ta imot tilbakemelding Vær takknemlig for all tilbakemelding det er viktig informasjon Lytt, forsøk å forstå, spør, vær nysgjerrig, be om eksempler «Ta vare på» positive tilbakemeldinger - Vi trenger alltid bekreftelse og mestringsopplevelser, det bygger selvtillit Det er lov å være uenig men unngå å gå i forsvar eller diskusjon Be om ønsker, innspill og råd på hvordan du kan gjøre det bedre neste gang