Alta kommune. Nåsituasjonsanalyse - som grunnlag for omstilling. Foreløpige

Transkript

1 Alta kommune Nåsituasjonsanalyse - som grunnlag for omstilling Foreløpige

2 Mål for møtene Målet med møte i prosjektgruppen er å Forankre analysen og grunnlaget for effektiviseringsmål Målet med møte i styringsgruppen er å Forankre analysen Fastsette effektiviseringsmål for den enkelte sektor. Målet med møtet med lederne er å: Forankre analysen og effektiviseringsmålet Bevisstgjøre lederne på ansvaret for å identifisere og gjennomføre tiltak Forberede dem å gjennomføre prosesser i egen enhet/avdeling/sektor

3 Bakgrunn Prosjektet «Alta kommune endret for livskraftig drift i 2018» skal bidra til å skape varige endringer for sunn økonomisk drift og dimensjonering av tjenester i hele tjenesteproduksjonen. Formålet er at kommunen skal bidra til høyest mulig velferd for inn byggerne, blant annet gjennom produksjon av velferdstjenester. Kommunen må sørge for å forvalte økonomien på en bærekraftig måte slik at ressursbruken i dag ikke truer velferden til innbyggerne i fremtiden. Nåsituasjonen i Alta er preget av at budsjettert netto driftsresultat for perioden er i snitt på 1,36 %, ifølge budsjettdrøftingsnotat Et svakt netto driftsresultat vil medvirke til at kommunens disposisjonsfond ikke bygges opp i stor nok grad til å gi kommunen økonomisk handlingsrom. Samtidig har kommunen vært en vekstkommune med markert sterkere vekst enn landet og kommuneplanen legger opp til ytterligere vekst. Den største utfordringen i planperioden er økningen i investeringene. Dersom kommunen skal gjennom føre de investeringsplaner som det legges opp til, må det skapes rom for den finansielle belastningen på driftsbudsjettene dette vil medføre i årene som kommer. Kommunens omstillingsbehov for 2018 er ifølge budsjettdrøftingsnotatet beregnet til 50 mill. kr. Det er beregnet at kommuneproposisjonen for 2018 ikke vil gi Alta ytterligere midler til finansiering av nye tiltak utover det som ligger i opprinnelig økonomiplan. Det betyr at omstillingsbehovet for 2018 og videre i økonomiplanperioden må dekkes ved omprioriteringer og det innebærer reduksjon i eksisterende tjenestetilbud.

4 Mål for prosjektet Nivå Virksomhetsmål Ønsket fremtidig situasjon etter at gevinstene er realisert. Beskrivelse Skape varige endringer for sunn økonomisk drift og dimensjonering av tjenester i hele tjenesteproduksjonen Effektmål Hvilke konkrete endringer skal prosjektet føre til? Prosjektet skal lede frem til konkrete forslag til tiltak som reduserer kostnadene. Tiltakene skal deles inn i kortsiktige og langsiktige tiltak Resultatmål / Prosjektprodukt Hva skal prosjektet levere? Hva er hovedproduktene? Prosjektet skal fremme 1. tiltak som reduserer dagens tjenesteproduksjon 2. tiltak som øker effekten i tjenesteproduksjonen 3. tiltak som øker inntektene 4

5 Mandat for prosjektet Ved oppstart i november 2017 ble det presisert at Alta i første omgang ønsker bistand av Agenda Kaupang til prosjektstøtte innenfor Helse og sosial, og at dette arbeidet skal prioriteres. På denne bakgrunn innsatsen fra Agenda Kaupang justert for å imøtekomme kommunes behov: Begrenset fokus Dypdykk i sektoren Helse og sosial har førsteprioritet. 4 av de 5 virksomhetene innen denne sektoren skal være gjenstand for dypere analyse i denne sammenhengen. NAV tas ikke med. Prioriterte tema: En gjennomgående analyse av de 4 virksomhetene Fastsetting av effektiviseringsmål Prosess for å utvikle tiltak Handlinger for å styrke ledernes muligheter til å gjennomføre endringsprosessen Tidsplan Denne delen av prosessen skal være avsluttet innen

6 Tre hovedaktiviteter 1. Nåsituasjonsanalyse Kartlegging Analyse 2. Tiltaksutvikling 3. Handlinger for å styrke ledelsen 6

7 Datagrunnlag for nåsituasjonsanalysen Dokumentstudier med hovedvekt på kommunens styringsdokumenter Regnskapstall KOSTRA - data Egen PLO database Innledende intervjuer med rådmannens ledergruppe, ordfører og et utvalg blant virksomhets lederne og hovedtillitsvalgte Telefonintervjuer med ledere på nivå 4 og 5 rundt virksomhetsbeskrivelse Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere Befaringer 7

8 Overordnet fremdriftsplan Fase Konseptfasen Tidsrom (fra - til) Planleggingsfasen Hovedleveranser i fasen Vedtak i økonomiutvalget Prosjektforslag utarbeides, formannskapet godkjenner forslaget Ekstern kompetanse innhentes ved konkurranseutsetting Endringsbehov defineres og felles situasjonsforståelse skapes. Styringsdokumenter utarbeides. Gjennomføringsfase Gevinstrealiseringsplan og andre plandokumenter utarbeides og skal ligge til grunn for hele prosjektet. Tidligere analyser gjennomgås. Prosjektet rapporterer fortløpende til styringsgruppe og prosjekteier Avslutningsfasen Evaluere og avslutte prosjektet Sluttrapport utarbeides Realisere Realisere mål og gevinster 8

9 Prosjektorganisering Styringsgruppe Ole Steinar Østlyngen, Monica Nielsen, Hilde Søraa, Anita H. Pedersen, Otto E Aas, Knut Klevstad, Frode Lindahl, Alex Bjørkmann, Odd Erling Mikalsen, Trine Noodt, Jan Martin Rishaug, Bengt S. Johansen Prosjektgruppe Rådmannens ledergruppe, Hovedtillitsvalgt Fagforbundet Grethe Thomassen, Hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Marit Lundgren Prosjektleder Monika Olsen Leder budsjett - og innkjøpsavdelingen 9

10 Prosjektorganisering, arbeidsgrupper Hjemme og institusjonsbaserte tjenester Ingunn Torbergsen Nestleder HS. Leder av arbeidsgruppen Marie Stavang Virksomhetsleder Hjemmetjenester Inger Johanne Kristensen Virksomhetsleder Sykehjem Stina Paulsen Avdelingsleder Sone Vest Rebecca Møller Avdelingsleder Rehabilitering Trond Bjørnø Avdelingsleder Helsesentrets sykehjem Mariann Aleksandersen Avdelingsleder Kåfjord sykehjem Wenke Nilsen Personalavdelingen (HR, KS - ned) Martine Guttormsen Personalavdelingen (HR, omstillingsrutiner) Arne Dahler Budsjett - og innkjøpsavdelingen (Økonomiberegninger) Brita Karlsen - tillitsvalgt May Britt Elvedal Johansen - tillitsvalgt Bistandsgruppen Per Prebensen Spesialrådgiver. Leder av arbeidsgruppen Ingunn Torbergsen Nestleder HS Siri Isaksen Virksomhetsleder Bistand Turid Pedersen - Avdelingsleder Psykiatri - og Rus Inger Lise Borch Avdelingsleder Bistand Linn Therese Guldhaugen Avdelingsleder Barneavlastningen Isabell Pedersen Avdelingsleder Kongleveien Stian L. Lyngmo Personalavdelingen (HR, KS - ned) Martine Guttormsen Personalavdelingen (HR, omstillingsrutiner) Arne Dahler Budsjett - og innkjøpsavdelingen (Økonomiberegninger) Ann - Birgith B. Wærnes - tillitsvalgt Hege Kristin Farstad - tillitsvalgt 10

11 Regnskapsanalyse 11

12 Regnskapsanalyse Hensikten med regnskapsanalysen er å undersøke om regnskapet samsvarer med kostra - hovedveileder. Vi undersøker om: Utgiftene er ført på riktig kostrafunksjon Spesielt om pensjonsutgifter er ført riktig Eventuelle vertskommunetilskudd og refusjoner for ressurskrevende tjenester er ført riktig Eventuelle barnevernsutgifter til enslige mindreårige er ført på riktig funksjon Det har vært bruk av bundne driftsfond som kan gi et feilaktig bilde av utgiftsnivået det enkelte året Vi ser ofte utfordringer med at pensjonsutgifter er ført på feil kostrafunksjon, at utgifter føres feil mellom tjenester innen helse, sosial og barnevern.

13 Konklusjon regnskapsanalysen Hva er hovedfunnene? Kommunen har utfordringer i forhold til å overholde føringer i henhold til KOSTRA veilederen (se vedlegg). Påvirker dette tjenesteområdene? Feilføringene påvirker kommunens beslutningsgrunnlag i og med at feilføringene skjer mellom kostrafunksjoner. Eksempelvis har føringer av utgifter og avskrivninger til helsehuset gitt et inntrykk av at sykehjemsbygg er svært dyre i Alta. Et annet eksempel er at HDO boliger innen psykisk helse og rus var ført på institusjonsdrift. Dette gjør også at utgifter til sykehjem var høye i KOSTRA. Feilføringer mellom undervisning i skole og SFO gjør at SFO ser dyrere ut. Dette har også konsekvenser for kommunens selvkostberegninger. Hva bør kommunen gjøre? Vi anbefaler at dette gjennomgås og rettes opp for rapporteringsåret Videre anbefaler vi at det lages rutiner for å sikre at føringen av regnskapet blir riktig slik at kommunen kan bruke KOSTRA til sammenlikninger. 13

14 Gjennomgang av kjøp fra private og vikarbyrå Kjøp fra staten: Utskrivningsklare pasienter fra sykehus utgjør en kostnad på 3,7 mill. kr i Dette tilsvarer ca. 830 døgn. Beløpet har økt til Til sammenlikning har Asker kommune med innbyggere om lag 300 utskrivningsklare døgn i året. Denne kommunen har i tillegg en lavere dekningsgrad for sykehjem enn det Alta har og legger opp til å ha videre. Kjøp fra vikarbyrå: 241: vikarbyrå inkl. kommunens kommunale 1,3 mill. kr 253: vikarbyrå inkl. kommunens kommunale 4,5 mill. kr 254: vikarbyrå inkl. kommunens kommunale 6,5 mill. kr Kjøp av plasser fra private: 253: Furuly sykehjem 43,3 mill. kr (50 plasser) 253: Tiltaksbasen 0,5 mill. kr 253: Kjøp av plass 4,4 mill. kr (i Stavanger) 254: Elim 6,7 mill. kr (17,4 mill. kr brutto med statstilskudd på 10,66 mill. kr) 254: Psykiatrisk enhet: kjøp av plasser til 7,3 mill. kr. 14

15 Sammenlikning på KOSTRA nivå

16 Metode Vi har korrigert for arbeidsgiveravgift på følgende måte hvor 0,9 representerer andelen lønn i Alta av netto driftsutgifter for pleie og omsorg: Netto utgift + ((netto utgift*0,9)*0,141) = netto inkl. aag Øvrige sektorer er korrigert med andel lønn av netto driftsutgifter i 2016 Vi har valgt ut følgende sammenlikningskommuner: 1. Harstad (også korrigert for aag ) 2. Askim (en kommune i samme situasjon som Alta, vekst og investeringer) 3. Melhus (en kommune som skal omstille i pleie og omsorg) 4. Mandal (en kommune som planlegger pleie og omsorg for ny storkommune) 5. Hamar (litt større enn Alta, omstiller pleie og omsorg) 6. Kostragruppe 13 16

17 Behovet for kommunale tjenester ligger rett over landsgjennomsnittet 140% Utgiftsbehov etter statsbudsjettets metode 120% 100% 102% 100% 97% 101% 101% 103% 99% 80% 60% 40% 20% 0% Alta Kostragruppe 13 Harstad Askim Melhus Mandal Hamar Administrasjon 95% 95% 94% 96% 96% 96% 93% PLO 93% 97% 102% 100% 99% 104% 116% Helse 99% 96% 99% 96% 100% 100% 98% Grunnskole 113% 103% 95% 101% 110% 110% 88% Barnehage 109% 103% 96% 92% 103% 95% 87% Barnevern 116% 104% 97% 116% 94% 97% 96% Sosial 82% 102% 85% 136% 71% 102% 102% Total 102% 100% 97% 101% 101% 103% 99% 17

18 Lavere nettodriftsresultat enn øvrige kommuner 7 Netto driftsresultat ,1 5,6 5 4,3 4 s e n t ro l ip T a 3 2,4 3,5 2,6 2, Alta Kostragruppe 13 Harstad Askim Melhus Mandal Hamar 18

19 Økt driftsresultat fra Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 2,5 2,4 2 1,8 1,8 1,5 s e n t p ro li T a 1 0,8 0, ,1-0,5 19

20 Lånegjelden har økt 80 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 78 77, s e n t 72 l i p ro a T 70 69,5 71, ,

21 I økonomiprogrammet = lånegjelden øker ligger det inne flere større investeringer 120 Lånegjeld i prosent og kroner s e n t l i p ro a T n e r k ro li a T Kostragruppe Alta 13 Harstad Askim Melhus Mandal Hamar Landet Netto lånegjeld 77,7 85,6 110,1 79,3 97,9 76,8 80,7 79,1 Lånegjeld pr. innb

22 Disposisjonsfondet i vanlige kommuner bør være på minst 5 % av driftsinntektene, Alta ligger lavere enn dette. Disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter 14 12, ,4 10 9,2 10,2 10 n t se p ro li a T 8 6 8,1 4 3,8 2,8 2 0 Alta Kostragruppe 13 Harstad Askim Melhus Mandal Hamar Landet Disposisjonsfondet er bufferen i den kommunale driftsøkonomien. Disposisjonsfondet er akkumulert driftsoverskudd, som er avsatt til fri egenkapital. Kommune med høy lånegjeld tar stor rente ris iko og bør derfor ha et disposisjonsfond nærmere 10 % enn 5 %. 22

23 Alta har høyere nettodriftsutgifter innenfor alle tjenester, minus administrasjon og kirke (sammenliknet med Kostragruppe 13) Netto driftsutgift per innbygger korrigert for behov Alta Kostragruppe 13 Harstad Askim Melhus Mandal Hamar Landet Kirke Kultur Sosial Barnevern Barnehage Grunnskole Helse Pleie og omsorg Administrasjon

24 Alta har et teoretisk potensiale til å redusere utgiftene, sammenliknet med gj. snittet for KOSTRA gruppe ,0 Endret utgift med andre kommuners utgiftsnivå (mill. kr) 50,0 0,0-50,0-100,0-150,0-200,0-250,0-300,0-350,0-400,0 Kostragruppe 13 Harstad Askim Melhus Mandal Hamar Landet Kultur og kirke -7,8-1,3-8,7-5,7-6,5 8,2-4,1 Sosial -17,7-10,5-24,3-26,9-26,7-13,8-14,2 Barnevern -18,9-7,5 1,8-14,0 11,5-17,2-14,7 Barnehage -15,3-7,7-20,5-1,1-11,8-10,1-8,1 Grunnskole -75,7-8,9-51,2-50,6-70,0-47,1-194,1 Helse -30,4-18,9-38,9-28,1-30,4-31,0-26,7 Pleie og omsorg -119,9-50,5-131,3-162,4-103,7-98,2-110,4 Administrasjon 4,1 11,9 15,3 13,7-3,4 22,3 9,8 24

25 Kommunebarometeret Basert på 2016 tall 25

26 Rangert som nr. 407 samlet sett 26

27 Rangert som nr. 357 innen PLO 27

28 Detaljgjennomgang i pleie og omsorg Basert på KOSTRA sine definisjoner 28

29 29 Analyse pleie og omsorg I Agenda Kaupangs egenutviklede database foreligger det detaljerte oversikter over ulike kommuners prioritering av pleie - og omsorgstjenester. Dette er tall som ikke finnes i KOSTRA. For å få et mest mulig korrekt bilde av den totale ressurs - situasjonen i Alta har vi foretatt en enkel sammenligning med kommuner vi har kjennskap til og hvor vi har gjennomført tilsvarende datainnsamling. Sammenligningene omhandler antall brukere og utgifter pr. bruker for likartet tjeneste. Vi har tatt utgangspunkt i både brutto og netto driftsutgifter for kommunene i sammenligningene.

30 30 Pleie og omsorg - KOSTRA Pleie og omsorg omfatter følgende deltjenester/kostra - funksjoner: Funksjon 254 pleie i hjemmet: hjemmesykepleie, hjemmehjelp, BPA, miljøarbeidertjeneste, omsorgslønn, privat avlastning. Tilbud gitt i bemannede omsorgsboliger er hjemmebaserte tjenester Funksjon 253 Pleie i institusjon: sykehjem (langtidsplass og ulike typer korttidsplass), barnebolig og avlastningsboliger for barn og unge Funksjon 234 Aktivisering: støttekontakt, dagsenter, matombringing og trygghetsalarm Funksjon 261 Drift av institusjonslokaler: renhold, vaktmester, energi og vedlikehold (FDV - kostnader)

31 Formålet Få bedre innsikt i tjenestene Omsorgstrappen for tre brukergrupper Prioritering av ulike brukergrupper og tjenester Sammenlikning med andre for å lære sammenlikning med 4 andre kommuner og gj.snittet av 12 kommuner Regnskapsanalyse - sjekke kommunens regnskapsføring mot KOSTRA veileder 31

32 Forskjell mellom KOSTRA og databasen skyldes Feilføringer mellom 254 og 253 Feilføringer av vikartjenester på 253 Feilføringer av helsesenteret på 253 Feilføringer av kommunale boliger på 253 Kostra - tallene er korrigert for arbeidsgiveravgift slik at Alta kan sammenliknes med kommuner i avgiftsklasse I. 32

33 Analysen Analysemetodikk utviklet av Agenda Kaupang 33

34 Regnskapsanalysen i kommunene medfører noen justeringer (KOSTRA - veileder) 34

35 59 % av kommunens utgifter innen PLO brukes på brukergruppen andre brukere hovedsakelig eldre 35

36 Alta har høyere utgifter til PLO enn gj.snittet i referansegruppen (..og øvrige sammenligningskommuner) 36

37 Andre brukere - hovedsakelig eldre Pleie og omsorg 37

38 Alta har høye utgifter til både boliger og institusjon - andre brukere hovedsakelig eldre (skyldes høy andel enkelttiltak med høye enhetskostnader, og dekningsgrad og enhetskostnader i sykehjem) 38

39 Alta ligger laver enn snittet på andel brukere i H DO, hjemmetjenester, dag - og aktivitet. Noe høyere på andel brukere med institusjonstjenester. Lavere andel brukere - men høyere utgifter! BRU KE RE/P LASSE R PR I N N B YG G E RE TOTALT PR. I N N B YG G E R JU STE RT FOR BE H OV FORD E LT PR. TYPE TJE N E STE. AN D RE BRU KE RE H OVE D SAKE LI G E LD R E R E S A L /P E R E K U R B L A T N A Alta 16 Årdal 16 Mandal 16 Melhus 16 Tinn 15 Askim 14 Snitt 12 utvalgte Trygghetsalarm 5,8 17,7 19,4 17,7 18,8 14,8 12,5 Matombringing 0,0 9,1 5,4 7,2 15,6 2,9 2,7 Arbeids- og aktivitetstilbud/andre dagtilbud (Ikke NAV tilbud) 1,8 1,3 3,0 2,8 6,6 3,1 3,8 Støttekontakt/organisert fritidstilbud 3,3 1,4 0,0 0,6 3,9 3,7 1,7 Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) og personlig assistanse (PA) 0,1 0,6 0,2 0,6 0,5 0,7 0,4 Omsorgslønn 1,5 0,8 0,0 0,0 0,2 1,6 0,3 Praktisk bistand 10,8 24,8 9,1 11,0 24,0 12,2 14,1 Hjemmesykepleie 15,7 23,4 19,6 24,2 26,1 21,6 20,7 Bolig med heldøgns pleie- og omsorg eldre 1,6 3,4 1,0 1,3 1,0 3,4 2,7 Sykehjem 7,8 8,2 8,1 6,7 9,3 7,4 6,6 39

40 Høye enhetskostnader på omsorgsboliger med heldøgns bemanning, skyldes ikke ordinære HDO boliger, men særlig tilrettelegging/enkelttiltak 40

41 Høye enhetskostnader pr plass i institusjon 41

42 Hovedvekten av institusjonsplassene i Alta er langtidsplasser 42

43 Høyere dekningsgrad enn snittet, og høyest i sammenlikningen 300 Plasser pr innbygger 80 år og over 250 r e s la p l ta n A Snitt 12 Alta 16 Årdal 16 Mandal 16 Melhus 16 Tinn 15 Askim 14 utvalgte Bolig med heldøgns pleie- og omsorg eldre 50,3 67,0 22,6 30,7 20,9 79,2 63,9 Sykehjem 238,6 162,0 181,0 164,1 195,8 174,3 158,5 43

44 Lav prioritering av årsverk til hjemmesykepleie/helsehjelp (ambulant) i hjemmet 44

45 Alta har færre årsverk pr 100. bruker enn referansegruppe innen hjemmesykepleie/helsehjelp i hjemmet (ambulant), men flere årsverk enn snittet til praktisk bistand. 45

46 Mennesker med utviklingshemning/utviklingsforstyrrelser Pleie og omsorgstjenester 46

47 Alta har flere brukere (barn og unge puh) enn gj.snittet i referansegruppen 47

48 Høye bruttodriftsutgifter og høy refusjon 48

49 Høye utgifter i avlastning i bolig og barnebolig 49

50 Alta har noe flere brukere enn gjennomsnittet i referansegruppen 50

51 Høye nettodriftsutgifter 51

52 Høye utgifter i bolig 52

53 Alta ligger høyt på årsverk pr plass 53

54 Mennesker med psykisk helse og rusrelaterte lidelser Pleie og omsorg 54

55 Alta ligger over snittet for andel barn og unge som mottar bistand knyttet til psykisk helse og/eller rus 55

56 Alta har færre som mottar tjenester i bolig, forebygging/psykososiale tilbud, men flere med støttekontakt/organisert fritidstilbud 56

57 Alta har noe høyere andel årsverk til boligformål, lav på forebyggende mv. (har Alta tatt med årsverk i miljøarbeidertjenesten her?) 57

58 Høye utgifter til psykiske helse og rus 58

59 Oppsummering Kommunen har utfordringer med riktig regnskapsføring i tråd med KOSTRA veileder 59 % av kommunens utgifter innen PLO brukes på brukergruppen Andre brukere hovedsakelig eldre Alta har høyere utgifter til PLO enn gj.snittet i referansegruppen (..og øvrige sammenligningskommuner) Alta har høye utgifter til både boliger og institusjon - Andre brukere hovedsakelig eldre Skyldes høy andel enkelttiltak med høye enhetskostnader, og dekningsgrad og enhetskostnader i sykehjem. Alta har noen tiltak andre kommuner ikke har eller løser på annen måte Hovedvekten av institusjonsplassene i Alta er langtidsplasser Alta har høyere dekningsgrad enn snittet, og høyest i sammenlikningen Lav prioritering av årsverk til hjemmesykepleie/helsehjelp i hjemmet Lav andel av utgiftene innen PLO benyttes til tjenester i hjemmet (ikke HDO, men f.eks. hjemmesykepleie, dag og aktivitet mv.) 59

60 Oppsummering forts. Alta har flere barn og unge med en utviklingshemming/utviklingsforstyrrelse som mottar tjenester Flere med barnebolig Færre i avlastningsbolig Alta har høye bruttoutgifter til denne brukergruppen. Høy refusjon medfører noe lavere nettodriftsutgift, men fortsatt høy Hovedvekten av utgiftene er knyttet til avlastning i bolig og barnebolig Høye enhetskostnader Alta har flere voksen med en utviklingshemming/utviklingsforstyrrelse som mottar tjenester Flere i bolig og flere med ambulante miljøarbeidertjenester Færre med dag - og aktivitetstilbud Alta har høye bruttoutgifter til denne brukergruppen. Moderat refusjon medfører noe lavere nettodriftsutgift, men fortsatt høy Hovedvekten av utgiftene er knyttet til bolig. Enhetskostnaden er høy Utgifter til dag - og aktivitet er høy (men andel brukere er lavere= høye enhetskostnader) Flere årsverk pr. plass enn snittet 60

61 Oppsummering forts. Alta har flere barn og unge innen psykisk helse og rus som mottar PLO - tjenester Flere med støttekontakt, fritidstilbud Alta har høyere nettodriftsutgifter enn snittet i referansegruppen Alta har færre voksen innen psykisk helse og rus som mottar PLO - tjenester Færre med tjenester i bolig (kommunen etablerer flere tilbud) Færre med forebyggende tjenester, samt dag - og aktivitetstilbud Alta har høye nettodriftsutgifter til voksne innen psykisk helse og rus Hovedvekten av utgiftene er knyttet til kjøp av tjenester og til tjenester i bolig. Enhetskostnaden er høy Alta har flere årsverk knyttet til tjenester i bolig, enn snittet i referansegruppen Alta kjøper dag - og aktivitetstilbud og har ikke dette i egen regi 61

62 Befolkningsvekst Betydning for kommunen 62

63 Demografi - og endringer i behov Basert på historisk utvikling for perioden og fremskrevet utvikling for perioden har vi laget en analyse for utvikling i tjenestebehov for Alta kommune. Framskrivingen er utarbeidet av Statistisk sentralbyrå (SSB). Denne fram - skrivingen bygger på en videreføring av registrerte trender for flytting og for dødelighet og frukt - barhet jf. figuren under Befolkningsutvikling Alta kommune Flyttingen til kommunen er blant annet avhengig av antall boliger som blir bygget. Framskrivingen til SSB omfatter ingen analyse av fremtidig boligbygging eller hvordan boligbyggingen påvirker flyttingen for ulike aldersgrupper. En økning i boligbyggingen vil kunne gi høyere innflytting enn i framskrivingen til SSB. 63

64 Antall barn og unge i Alta kommune går litt ned i perioden Barn og unge i Alta kommune, historisk og framskrivning år 6-12 år år I henhold til framskrivingen blir det en nedgang i barn og unge i alderen 0-15 år, jf. figuren. 64

65 Antall voksne, i alderen vil øke noe fremover mot Innbyggere mellom år i Alta kommune Alta har hatt en vekst i innbyggere i mellom år, samt år. Samlet sett vil antall innbyggere mellom år øke fremover i perioden Økningen er størst i aldersgruppen år Antall innbyggere i alderen har gått ned, men vil i følge SSB sine beregninger øke Antall innbyggere i alderen er forventet å gå noe ned fra ca og utover i perioden år år år år 65

66 Alta vil få flere innbyggere over 67 år Antall innbyggere i alderen i Alta kommune Alta kommune vil få en sterk vekst for alle de eldste aldersgruppene i perioden frem til 2040, jf. figuren For tiden er det gruppen mellom 67 og 79 år som vokser sterkest. Dette vil vedvare utover i perioden Antall eldre mellom 80 og 89 år får en relativt sterk vekst på tallet, og antallet mer enn dobler seg frem til Allerede fra rundt 2020 vil antall eldre over 90 år doble seg fra 66 til 115personer. Frem mot 2040 vil antall eldre over 90 år øke med ytterligere 150 personer år år 90+ år 66

67 Fremtidige behov for tjenester Det er foretatt en grov beregning av framtidig behov for kommunale tjenester i Alta kommune. Beregningene tar utgangspunkt i utviklingen av befolkningen i ulike aldersgrupper, og sammenhengen mellom demografi og behov slik det er beskrevet av de demografiske kriteriene i det statlige inntektssystemet. Beregningene er et uttrykk for hvordan behovet endrer seg dersom man legger dagens standard til grunn og bare gjør endringer som følge av endringer i befolkningen. Inntektssystemet til kommunene er i endring og i praksis vil utviklingen av de økonomiske rammene også inneholde andre forhold enn demografi. Likevel er demografi pr. i dag den mest sentrale komponenten, og det vil være nyttig med en oversikt over hvor mye denne komponenten alene betyr. For hver av delsektorene grunnskole, barnehage, pleie og omsorg og befolkningen samlet, er det laget en indeks hvor nivået i er satt til Det betyr at figuren på neste side gir uttrykk for endringer i det demografiske behovet sammenliknet med Behovet i årene fremover er beregnet ved hjelp av de demografiske kriteriene i det statlige inntektssystemet. 67

68 Endringer i demografien medfører endringer i behov for kommunale tjenester Det er store forskjeller i hvor mye behovet for ulike tjenester vokser fram til Veksten er klart størst for pleie - og omsorgstjenester med en økning av behovet på 108 % frem til 2040 (sett i fht 2017 nivå). Utviklingen av antall eldre er av særlig betydning for disse tjenestene. Behovet for skole og barnevern er forventet å reduseres noe Behovet for Helsetjenester vil kunne øke med ca. 9 % Sosial vil kunne øke med 6% Barnehage ser ut til å gå noe ned frem mot 2020, men nærme seg 2017 nivå igjen etter dette. Framskrivningen som er skissert i figuren baserer seg på historiske tall og forventet utvikling i alderssammensetning og befolkning i kommunen. Erfaringen er at behovet for skoler, barnehage og helsetjenester er noe mer komplisert å estimere enn behovet for pleie og omsorg. Dette henger sammen med større usikkerhet knytting til ut/innflytting i yngre alder og familier med barn, enn flyttemønsteret til den eldre befolkningen. Kommunens økonomiske planlegging bør ta hensyn til utviklingen i tjenestebehovet, og at behovet utvikler seg ulikt for de ulike tjenestene. Framskrivningen viser at øvrige tjenestene er «avhengige» av at pleie og omsorg løser sine oppgaver på en effektiv måte, ettersom behovet for pleie og omsorgstjenester er forventet å øke så kraftig. 68

69 Vurderinger og anbefalinger effektiviseringsmål 69

70 Mål om effektivisering i perioden Basert på analysene som er gjort er spørsmålet nå hvor mye bør Alta redusere sine årlige netto driftsutgifter, og hvordan effektiviseringskravet bør fordeles mellom tjenestene? Agenda Kaupang foreslår et mål om en samlet årlig kostnadsreduksjon på 80 millioner kroner i løpet av 4 år ( ). Det er omtrent 4 prosent av kommunens brutto driftsinntekter. Analyserapporten viser at Alta har behov for å redusere driftsutgiftene sine. De finansielle nøkkeltallene er noe svake over tid. Kommunen hadde et godt driftsresultat i 2016, men er forventet å få et dårligere resultat i Det er budsjettert med lave netto driftsresultater utover i økonomiplanperioden, noe som reduserer handlingsrommet. Gjelden er litt høy, og vil øke dramatisk utover i planperioden. Reservene er lave. Det gir kommunen lite rom for nødvendige investeringer for å møte fremtidens behov. I tillegg til et overforbruk og høyt driftsnivå i tjenestene er det framtiden som er vanskelig i Alta. Kommunens vedtatte økonomiplan er gjort opp med et lavt netto driftsresultat og uspesifiserte rammereduksjoner. Netto driftsutgifter bør reduseres med 80 millioner kroner i perioden: Økonomiplanen har et netto driftsresultat som varierer mellom ca. 15 og 28,5 millioner kroner per år. Det er mellom 18 og 4,5 millioner kroner mindre enn kravet til sunn kommuneøkonomi på 1,75 %. Alta har en handlingsregel om 2 % netto driftsresultat og differansen er da mellom 23 og 9,5 mill. kroner mindre enn handlingsregelen. Konklusjonen er derfor at det trengs en reduksjon av netto driftsutgifter på 80 millioner kroner for å få en sunn driftsøkonomi i 2022 (et netto driftsresultat på 38 millioner kroner, betjening av økte avdrag og renter på 56 mill. og oppbygging av disposisjonsfond opp mot handlingsregelens 5 %). Mye av årsaken til den vanskelige driftsøkonomien i 2021 er økte kapitalkostnader ved lånefinansierte investeringer som øker fra 1,67 mrd. kroner i 2016 til 2,75 mrd. Reduksjon av investeringene bør vurderes som en del av tiltakspakken. Noen investeringer er samtidig nødvendig for å effektivisere driften. Agenda Kaupang har ikke tatt høyde for planlagte økte driftsutgifter som vil løpe etter 2021 for økte antall plasser som følge av investeringene i sykehjemsbygg. 70

71 Mål om innsparing i perioden forts. Kostnadskuttene fordeles mellom tjenestene i tråd med analysen. Det må kunne antas at det er enklest å redusere utgiftene i tjenester der Alta har høyere behovskorrigerte utgifter enn andre kommuner. Det er tryggest å sammenligne utgiftene med kommunegruppe 13 (49 kommuner). Det burde være enklest å redusere nettoutgiftene innen PLO, grunnskole, helse og barnehage. Selv om eiendomsforvaltning og tekniske tjenester ikke inngår i beregningene av innsparingspotensiale er det ofte også gevinster å hente ved å gå gjennom disse tjenestene. At fokuset ligger på tjenester i tabellen under betyr ikke at andre tjenester skal være unntatt fra kritisk gjennomgang. Det kan være muligheter for å effektivisere i mange deltjenester i tjenester med samlet sett lave kostnader. Det kan være spesielle forhold i Alta i enkelte tjenester. Effektiviseringskravet bør derfor legges til gruppene, ikke til de enkelte tjenestene. Tabellen under viser fordelingen av kuttene på 80 millioner kroner med full årlig effekt fra 2021 fra nivået i regnskap Tjenester Innsparings - potensial i forhold til Kostragruppe 13 Prosentvis fordeling Innsparing 80 mill. kr Kultur og kirke 7,8 0 Sosial 17,7 6 % 5,0 Barnevern 18,9 7 % 5,3 Barnehage 15,3 5 % 4,3 Grunnskole 75,7 26 % 21,2 Helse 30,4 11 % 8,5 Pleie og omsorg 119,9 45 % 35,8 Administrasjon - 4,1 Totalt 285,7 80 I fase 2 i prosjektet, februar til mai 2018 er det besluttet å etablere to arbeidsgrupper innenfor PLO som skal utarbeide tiltak for å redusere kommunens netto driftsutgifter. Gruppene skal finne ut hvordan besparelser kan gjennomføres. Det er viktig at gruppen får et klart sparekrav å forholde seg til. 71

72 Gjennomgang av driftsenheter Aggregerte data 72

73 Hjemmetjenesten 73

74 Sykehjem 74

75 Bistand 75

76 Oppsummering gjennomgang av driftsenheter Strukturutfordringer Størrelsen på enhetene 18 enheter har mindre enn 12 årsverk og vurderes å ha smådriftsulemper bruker 89 årsverk på natt, 62 av årsverkene benyttes i boliger) Fysiske rammevilkår (bygg) Organisering ( f.eks. er enhet Bistand en svært stor enhet) = Høye enhetskostnader og forskjeller i enhetspris - ut over det som kan forklares i forskjeller i brukerbehov Kompetanse Gj.snitt stillingsstørrelse utgjør ca. 68 % Store variasjoner mellom driftsenhetene (fra under 20 % høyskole til 95 %) Gj.snitt på 37 % med høyskole ( inkl ledere). 43 % helsefagutdanning og 20 % ufaglærte Ledelse Store variasjoner mellom driftsenhetene (fra under 10 % høyskole til over 75 %) Bruker i underkant av 35 årsverk til ulike lederfunksjoner ( Vl, avd.leder, boleder, nestleder, stedfortreder) Stort behov for ledelse (stedlig og overordnet) Stort kontrollspenn 76

77 Oppsummering gjennomgang av driftsenheter forts. Økonomistyring Overforbruk i 27 driftsenheter i 2017 ( få enheter har fått tilført rammer i 2018 tilsvarende aktiviteten i 2017) Manglende styring og budsjettdisiplin Styring og utvikling Budsjettoverskridelser ( mer bruk av personalressurser enn budsjettert. Høy bruk av overtid og vikarer i enkelt enheter - ut over sykefravær) Ikke realistiske budsjetter? Ikke stedlige ledere med ansvar for økonomi Stort kontrollspenn for ledere med ansvar for penger, fag og folk Kommunen har ikke klart å tilpasse seg endringer i oppgaver og behov. Dette har resultert i mange dyre tiltak (egenregi og kj øp) Planer og prosesser ( Helse og omsorg) OU - prosjekt; Formål: få til en bedre ressursbruk ved å etablere en helhetlig, effektiv og fremtidsrettet organisering av tjenest en Nytt Omsorgssenter (første byggetrinn): 54 HDO, 6 HDO for yngre, 72 langtidsplasser, 36 korttidsplasser og dagsenter. I tillegg til helsestasjon for eldre, rehabiliteringsavdelingen, legekontor og lokaler til hjemmetjenesten. Kommunen har lagt inn en samlet dekningsgrad på 33 % for heldøgns omsorgsplasser. 23 % dekning for sykehjemsplasser, og 10 % for omsorgsboliger med bemanning. For å få til dette er det lagt inn et byggetrinn 2 Marienlund ; leiligheter, bofellesskap, avlastning, treningsleiligheter ( Bygg A og B før 2025 og medfører 22 plasser, netto nye 13) Skansen Aktivitetssenter 77

78 Alta kommune Oppsummering av spørreundersøkelse

79 Hovedfunn 1 Respondentene er tilfreds med tjenestekvaliteten og kommunens fokus på hverdagsmestring og habilitering/rehabilitering, men hovedinntrykket med hensyn til dagens tjenestetilbud er at forbedringspotensialet synes å være stort Med hensyn til tildeling av tjenester er respondentene i rimelig grad tilfreds med måten vedtakene gjenspeiler brukernes behov og samsvaret mellom tildelte og mottatte tjenester. Det synes imidlertid å være et potensiale for å jobbe mer systematisk med tildelingsfunksjonen Med hensyn til ledelse, utvikling og endring fremkommer det at: Over halvparten av respondentene at det er fokus på dette. 75% oppfatter at lederne ikke har tid og handlingsrom til å ivareta dette godt nok Nesten 90 % opplever tydelige forventninger om at det må jobbes annerledes i fremtiden Det synes å være et forbedringspotensial både med hensyn til økonomistyring og bruk av styringsdata. Kun 30 % av respondentene oppfatter at dagens tjenester leveres på en effektiv måte 79

80 Hovedfunn 2 Samarbeidet mellom de ulike tjenestene, med brukere og frivillige kan etter respondentenes oppfatning bli bedre Forhold respondentene oppfatter at det er viktig å ivareta i en ny organisering av tjenestene er: Større fokus på tidlig og forebyggende innsats samt hverdagsmestring Større grad av tverrfaglighet i tjenesteleveransene Sikre reell samhandling og involvering av brukerne Redusert lederspenn - økt nærhet til nærmeste leder Sikre samhandling og involvering av de pårørende og frivilligheten De viktigste rådene til omstillingsprosjektet er å sikre: God forankring og involvering Utvikling av hensiktsmessige tiltak Klare mål 80