INTEGRASJON. Mandat for integrasjonskontor 5. MAI 2017

Transkript

1 INTEGRASJON Mandat for integrasjonskontor 5. MAI 2017

2 Bakgrunn Høyskolen Kristiania har en langsiktig ambisjon om å bli et universitet For å styrke fagområdene er det besluttet å kjøpe aksjene i WOACT De to høyskolene skal integreres til én institusjon Westerdals skal beholdes som merkenavn, men som del av HK sin merkevarearkitektur og med mulige justeringer i porteføljen Den nye høyskolen skal ha felles fagstab, administrasjon, kvalitetssystem og administrative systemer Den nye høyskolen skal organiseres for å nå strategien 2030

3 Strategi mot 2030 Formål Vi skal gi flest mulig anledning til utdanning og personlig utvikling i et livslangt læringsperspektiv, og til det beste for samfunnet. Visjon Med faglig tygde og kreativitet skal vi tilby morgendagens studier i dag. Pedagogisk profil Vår strategi for læring er at studentene får arbeide med oppgaver og problemstillinger som er hentet direkte fra praksisfeltet som studentene har valgt å studere. Arbeidslivsuniversitet Kjerneverdier Ambisiøs Praksisnær Kreativ Tolerant Strategiske hovedretninger mot 2030 Vi skal bli et universitet med følgende fire fagområder: Kreativitet/kunst/design Teknologi Markedsføring og ledelse Helse Vi skal være yrkesrelevante, fleksible og pedagogiske Vi skal være faglig robuste og ha høy kvalitet på studietilbudene Vi skal arbeide for statsstøtte på alle studietilbudene Forskning skal styrke høyskolens undervisningskvalitet Økt internasjonalisering Posisjonere fagskoleutdanningene som yrkesrettet høyere utdanning

4 Prosjektmandat Integrasjon Målsettinger Mandat Prosjektet skal styre integrasjonen av de to høyskolene fra gjennomført transaksjon til full integrasjon. Integrasjon med WOACT skal bygge oppunder HKs 2030-strategi og visjonen om å bli et arbeidslivsuniversitet Vi skal skape et robust fagmiljø med spisser innenfor de fire fagområdene; Kreativitet/kommunikasjon/kunst, markedsføring og ledelse, teknologi samt helse Det skal etableres en effektiv faglig og administrativ organisasjon, med fokus på synergiuttak og videre vekst Arbeidet som skal gjøres: Etablere en prosjektorganisasjon Planlegge og organisere integrasjonen Koordinere på tvers av prosjekter og følge opp tidslinjer og milepæler Mobilisere og involvere prosjektets sentrale interessenter Sørge for at ansatte og studenter er godt ivaretatt under prosessen Bidra til tydelige rammer for arbeidsgruppene, og følge opp at prosjektledere holder seg innenfor disse Følge opp, støtte og utfordre prosjektledere i gjennomføring av arbeidsgruppene, med fokus på tidslinjer i utforming av gode beslutningsgrunnlag med maler og rapporteringsverktøy Følge opp at forventede synergier blir tatt ut Kartlegge og avdekke risiko, samt igangsette forebyggende tiltak Bidra til god kommunikasjon rundt integrasjonsprosessen Rapportere til styringsgruppen

5 Mål for integrasjonsprosessen Resultatmål Effektmål Skape engasjement for integrasjonsprosjektet og den nye høyskolen Sikre at studenter og ansatte er godt ivaretatt i prosessen Sørge for tillit til prosessen gjennom god prosjektstruktur og involvering av organisasjonen både i HK og Woact Integrere de to skolene i henhold til den oppsatte tidsplan med full integrasjon per august 2018 En integrasjon av de to høyskolene skal bidra til å nå Høyskolen Kristiania sin langsiktige strategi om å bli et arbeidslivsuniversitet Det skal etableres fire fagspisser med en tydelig posisjonering Vi skal ha en faglig robusthet innenfor de fire fagspissene i tråd med myndighetenes krav Høyskolen Kristiania skal øke attraktiviteten mot studentene og synliggjøre relevans til arbeidsmarkedet innenfor de fire fagspissene Det skal etableres en effektiv organisasjon med økt digitalisering av arbeidsprosesser Fokus på innovasjon skal gi økt inntekts-potensiale

6 Integrasjonsprinsipper Likeverdig sammenslåing = likeverdig prosess Selv om det er HK som formelt kjøper WOACT ser vi dette som en sammenslåing av to likeverdige høyskoler. Dette betyr at det vil bli lagt opp til en integrasjonsprosess med involvering av studenter, tillitsvalgte og ansatte fra begge høyskoler, for å bygge den nye organisasjonen Forstyrre driften minst mulig = integrasjonskontor som støttespiller og pådriver Vi ønsker å få frem de beste løsningene for den nye organisasjonen. Samtidig er det viktig med fullt fokus på daglig drift, mens integrasjonsprosessen pågår Vi ønsker fortsatt å vokse = nye tverfaglige studier og nettsatsing Vi skal vokse minst 8% i året. For å kunne nå så høy vekst skal vi sammen utvikle og lansere nye utdanninger som gir oss et ytterligere forsprang i markedet og som hjelper oss til å nå vår visjon. Sammenslåingen gir store muligheter for fremtidig vekst Effektiv drift er en forutsetning for videre vekst Vi skal ha en effektiv kostnadsstruktur for å sikre at ressursene kommer studentene til gode. Vi har et mål om en langsiktig lønnsomhet med EBITDA på 6%

7 Prosjektorganisering Milepæler Utfordringer Risiko Synergier og Kostnader Statusrapport for prosjekter (ukentlig) Håndtering av utfordringer Varsling om utfordringer Statusrapport for fokusområder (ukentlig) Samlet statusrapport per fokusområde, innbefattet prosjekter Status for synergirealisering Oversikt over risiko og utfordringer Rapport til styringsgruppens Samlet statusrapport for integrasjonsprosjektet Samlet statusrapport for fokusområdene og tilhørende prosjekter Milepælsplan Status for synergirealisering Oversikt over risiko og utfordringer Styringsgruppen

8 Integrasjonsorganisering - roller og ansvar Prosjektledere for arbeidsgrupper Fokusområder og arbeidsgrupper Sponsor for Prosjektmandatansvarlig fokusområde Prosjektledere Konsulentstøtte, BOX arbeidsgrupper Prosjektkoordinator Kjerneteam Høyskoleledelsen (HK) Ledergruppen (WOACT) Styringsgruppe Solfrid Lind, Adm. Dir Trond Blindheim, Rektor Integrasjonskontor Annelise Kiønig leder WOACT Solveig Lillehagen Hansen 50% WOACT Leen Echelpoels 50% Lora Shpak prosjektkoordinator 50% Eilen Skjæråsen prosjektkoordinator 50% Tine Widerøe, Rektor/Adm dir. WOACT Prosjekteier Solfrid Lind, Adm. Dir, (+ styret) Sponsor for Prosjektmandatansvarlig fokusområde Prosjektledere Konsulentstøtte, BOX arbeidsgrupper Prosjektkoordinator Prosjektstøtte HR Økonomi Sponsor for Prosjektmandatansvarlig fokusområde Prosjektledere Konsulentstøtte, BOX arbeidsgrupper Prosjektkoordinator Kommunikasjon Realisere arbeidsgruppens målsetninger og synergieffekter Sørge for rapportering av prosjektets fremdrift til prosjektsponsor og integrasjonskontor Lede og koordinere arbeidsgruppens aktiviteter Løse arbeidsgruppens utfordringer og problemer og ta dette videre til integrasjonskontoret ved behov Styre avhengigheter mellom aktiviteter, budsjetter og ressurser Samle og styre risiko og presentere disse til integrasjonskontoret Opptre som arbeidsgruppens kontaktpunkt for integrasjonskontor og styringsgruppen Deltakere i arbeidsgrupper har et særskilt ansvar for å kommunisere fra gruppens arbeid Sponsor for fokusområde Realisere fokusområdets målsetninger og synergieffekter Definere prosjekter og ressurser tilknyttet prosjektene, som prosjektleder og prosjektdeltakere Følge opp prosjekter og prosjektledere i samarbeid med integrasjonskontoret Integrasjonskontor Utvikle konsistent og presis statusrapportering til styringsgruppen, styre overordnet prosess og tidslinje og koordinere på tvers av fokusområder og prosjekter Håndtere risiko på strategisk nivå, samt håndtere problemer og utfordringer Utvikle maler for leveranser og rapportering for fokusområder og prosjekter samt støtte og veiledning til prosjektledere Støtte og følge opp prosjektledere Ansvarlig for å intern kommunikasjon og synergioppfølging Kjerneteam Diskusjons- og drøftingsorgan som gir innspill til sentrale beslutninger Styringsgruppe Overordnet ansvar for integrasjonsprosessen Ansvar for å engasjere, involvere og begeistre rundt integrasjonen, samt bygge tillitt til ny høyskole Ha fokus på verdiskaping ved initiering og godkjenning av mandater og leveranser Sikre at vi styrer mot målbildet gjennom kontroll av integrasjonsprosjektets omfang, finansiering, målsetninger, strategi, synergier, etc. Løse større problemer og utfordringer utover mandatet til integrasjonskontoret Gi synlig støtte til integrasjonsprosjektet

9 Fokusområder Fokusområde Fokusområde A. Studentinvolvering G. Økonomifunksjon B. Fagmiljø og studier H. Eiendom og fasiliteter C. Ny organisasjonsstruktur I. IT og læringsteknologi D. Human Resources J. Kvalitetssikring E. Studieadministrasjon K. Integrasjonskontor F. Salg, marked og kommunikasjon

10 Tidslinje fokusområder Aktivitet Signing (tentativt) Closing Fokusområder Studentinvolvering Fagmiljøer og studier Nettundervisning og EVU Ny organisasjonsstruktur Human relations Måned Studieadministrasjon Salg, marked og kommunikasjon Økonomifunksjon Eiendom og fasiliteter IT Kvalitetssikring

11 Tidslinje initiering og planlegging Aktivitet Signing (tentativt) Closing Aktiviteter Starte planlegging med rektor Woact Utpeke sponsorer Beslutte integrasjonsplanen Kick-off ledergrupper HK + Woact Fokusområder leverer prosjektoversikt Bemanne prosjektgrupper Kick-off sponsorer og prosjektledere Oppstart integrasjon Mars April Mai

12 Interessenter Interne: Ansatte HK Ansatte WOACT Studenter HK Studenter WOACT Tillitsvalgte HK Tillitsvalgte WOACT Styret HK Styret WOACT Eksterne: KD Presse Alumni HK Alumni WOACT Arbeidsgivere Samarbeidspartnere Internasjonale universiteter Leverandører

13 Ressursbehov integrasjonskontor Leder integrasjonskontor Prosjektstøtte fra WOACT Prosjektstøtte fra WOACT Prosjektstøtte HK faglig linje 50% Prosjektstøtte HK administrativ linje 50% Støtte fra kommunikasjon, HR og økonomi Eventuelt eksternt behov

14 Risikovurdering Er det tilstrekkelig med ressurser tilgjengelig for prosjektet? Holder vi kostnadsrammene? Holder vi tidslinjen? Har det oppstått uventede situasjoner? Er det tegn til uro blant grupper av ansatte? Er det tegn til uro blant grupper av studenter? Uønskede oppsigelser fra nøkkelpersoner Negativ medieoppmerksomhet Prosjektkontoret har ansvar for å følge opp at risiko vurderes løpende, og at forebyggende tiltak igangsettes.