IKT Inn-Trøndelag. Møte i styre for IKT Inn-Trøndelag Saker: 13/4 Avviksanalyse pr september /5 Budsjett /6 DDOS og tiltak

Transkript

1 IKT Inn-Trøndelag Møte i styre for IKT Inn-Trøndelag Saker: 13/4 Avviksanalyse pr september /5 Budsjett /6 DDOS og tiltak 13/7 Fremforhandlet beredskapsavtale for IKT Inn-Trøndelag Tilstede kl : Torunn Austheim Jakob Almlid Jon Arve Hollekim Anders Haraldsen Ragnar Andresen Øystein Larsen Kari Aarnes Truls Eggen Kommentarer til protokollen fra forrige møte: Statistikk knytta til helpdesk etterlyses av Jakob Almlid. Truls Eggen ba om å få være tilstede på møtet som observatør. Eventuelt: Styret ber om at arbeid med IT-strategi må påbegynnes. Jon Arve Hollekim ba om at fjerndriftsløsning blir anskaffet og tatt i bruk snarest.

2 IKT Inn-Trøndelag 13/4 Avviksanalyse pr september 2013 Trykte vedlegg: - Budsjettavviksanalyse Vedtak: Budsjettavviksanalysen sendes tilbake til enheten og det skal d.å legges frem for styret en konsekvensvurdert tiltaksplan for å redusere årets budsjett og dermed også budsjett for Det må tas ut spesifisering for tru-up før 2013 for å påse at utgiften knyttes til rett kommune. Det må foretas en egen tellekontroll for å unngå ny tru-up. Saksfremlegg: Inn-Trøndelag IKT ble etablert fra gjennom vedtak i deltakerkommunenes kommunestyrer høsten Samarbeidet er organisert som et 27-samarbeid med Steinkjer kommune som vertskommune, og et styre bestående av rådmennene i de tre kommunene. I saksfremlegget om etablering av tjenesten var det innarbeidet forslag til budsjett for 2013 for samarbeidet og det ble vedtatt at budsjett 2013 for tjenesten skulle fordeles mellom kommunene ihht vedtatt økonomisk fordelingsmodell for samarbeidsordninger i INVEST. Inn-Trøndelag IKT har nå vært i drift i litt over ti måneder, og det er nå utarbeidet en budsjettavviksanalyse for 3. kvartal Det meldes med bakgrunn i denne om en prognose for et samlet avvik på kr i Dette er et avvik som må oppsummeres som flere forhold under ulike budsjettposter: Lønn engasjementer og lønn overtid En økonomisk målsetting med samarbeidet er bl.a. å redusere utgiftene til eksterne driftsavtaler gjennom og utføre større del av driften i egen regi. Dette har bl.a. resultert at man våren 2013 har hatt behov for å engasjere ekstra ressurser, samt utbetalt noe overtid knyttet til bl.a. vaktberedskap. Denne ordningen er under evaluering, og omtales ytterligere under kommentar knyttet til Drift/service-avtaler IT/Data. Ut fra dette er det behov for å styrke postene lønn engasjement og overtid, samt pensjon og arbeidsgiveravgift. Radio/samband, linjeleie Utgiftene til linjeleie radio/samband prognoseres og bli noe høyere enn antatt ved utarbeidelse av budsjett for tjenesten. Dette dreier seg om et beløp i størrelsesorden kr Bakgrunn for økningen er en justering av sambandsløsninger fra radiobaserte linjer til leie fiberbasert samband i

3 tråd med ønsker om bedre tjenestekvalitet og nødvendig kapasitet til å ta i bruk nye digitale tjenester på kommunenes lokasjoner. Lisens datasystemer En gjennomgang av utgiftene så langt til lisenser (i hovedsak Microsoft-lisenser) viser at det her er behov for en betydelig økning av budsjettposten for Beløpet dreier seg om totalt kr Av dette er kr skolelisenser for Steinkjer kommune som kommunen skal dekkes særskilt, og som finansieres gjennom en økt inntekt i budsjettet. Det er for øvrig gjennomført en samordning av lisensavtaler med Microsoft for kommunene etter som tidligere avtaler med Microsoft gikk ut per Dette gjelder den delen av lisensporteføljen som ikke omfatter lisenser til kommunenes oppvekstområder. PC, utstyr til PC og programvare Etableringen av IKT Inn-Trøndelag har medført behov for å utruste både den enkelte ansatte med kontorverktøy, og felles arbeid for en sentralisert IKT-drift fra enheten. I tillegg har det fra kommunene vært etterspurt nye tjenester som har medført driftskostnader knyttet til utprøving og tilpasning av tekniske løsninger. Det foreligger en prognose på et forbruk under denne budsjettposten på kr Kjøp, leie og leasing av transp.midler Realiseringen av tjenesteleveransen for IKT Inn-Trøndelag har medført en økning i omfanget av leasingavtaler på tjenestebiler. Samlet for kommunene var det en bil på leasingavtale ved etablering av enheten, dette er økt til to biler for å kunne nå ut i henhold til bestilt tjenesteleveranse. Økningen medfører en prognose for et avvik på kr i Vedlikehold, nybygg, byggtjenester I 2013 er det gjennomført en rekke mindre infrastrukturelle tilpassninger til nye behov. Dette er el- /tele-/data installasjoner som ligger til felles datasenter og lokale datasentre i kommunene. Under denne budsjettposten ligger også leveranser av tilknytningspunkter til felles samband på kommunenes lokasjoner. Det er en prognose for et merforbruk på denne budsjettposten på kr i Drift-/serviceavtaler Avtalen med ATEA er forlenget for 2013, men med et lavere omfang enn hva som var samlet tjenestekjøp for kommunene i Dette gjør at denne posten vil reduseres sammenlignet med opprinnelig budsjett. Ved inngangen til 2013 var noe av intensjonen ved å øke bruk av engasjementsstilling ved enheten å kunne redusere denne budsjettposten i et slikt omfang at man høstet en nettogevinst av en slik egenproduksjon. Dette synes i henhold til regnskapsprognosen ikke å lykkes, men gi samme resultat som tidligere år. En fortolkning av dette kan være at samlet tjenesteproduksjon har økt. Samme beskrivelse kan leses ut av tjenestevolumet på driftsavtalen, hvor vi ser at antallet enheter på drift og overvåkning fortsatt har en jevn økning i tråd med forespørsler om nye tjenesteleveranser. Konsulent-tjenester

4 Kjøp av konsulent-tjenester i tilknytning til drift har hatt en økning i forhold til tidligere år som i henhold til prognosen synes å lande på kr Det er særlig kompetansekrevende oppgaver innenfor telefoni, nettverk, lagring og backup som ligger til grunn for denne økningen. Med utgangspunkt i de ovenstående kommentarer legges den frem forslag til revidering av budsjett 2013 slik at det er i samsvar med de faktiske utgifter på disse postene. Detaljert oppstilling av de enkelte konti innenfor budsjett 2013 følger som vedlegg i sak 13/5 Budsjett 2014.

5 IKT Inn-Trøndelag 13/5 Budsjett 2014 Vedtak: Styret ber om et konsekvensvurdert budsjett for 2014 fremlagt d.å. inklusive forslag til investeringsbudsjett. Saksfremlegg: IKT Inn-Trøndelag har for 2014 utarbeidet et forslag til budsjett som innebærer en samlet økning på kr fra opprinnelig budsjett Dette medfører et forslag til samlet driftsbudsjett for IKT Inn-Trøndelag på kr for Budsjettet er lagt på grunnlag av prognose for driftsregnskap for enheten per september Behovet for den samlede økningen kan beskrives over flere forhold. Overtidslønn Som lagt frem i sak 13/7 Framforhandlet beredskapsavtale for IKT Inn-Trøndelag, er planlagt beredskap for enheten av et slikt omfang at en liten økning i rammen for overtidslønn er nødvendig. Kostnader knyttet til overtid ved etableringer av nye tjenester legges til investeringsbudsjett for gjeldende tiltak. Telefoni Med bakgrunn i prognose for regnskap 2013 synliggjøres et behov for en mindre økning i budsjett for telefoni. Samband og linjeleie I 2013 er det blitt gjennomført flere migreringer fra radiobasert samband til fiberbasert samband i de tre kommunene IKT Inn-Trøndelag leverer til. Mosvik i Inderøy, Malm i Verran og Kvam og Binde i Steinkjer kan nevnes blant disse. Disse migreringene er bidrag til å øke tjenestekvaliteten betydelig og i de fleste tilfeller nødvendig for å kunne levere forventet innhold i nye digitale tjenester på kommunenes lokasjoner. Det legges til grunn et ønske om å nå alle lokasjoner i kommunesamarbeidet på fiberbasert samband i fremtiden. Husleie I budsjett for 2013 var det ikke budsjettert med husleie for enheten. Dette er lagt inn i budsjett for 2014 med kr Lisenser datasystemer (ikke fagsystemer) Det er lagt inn en betydelig økning i budsjett for lisenser datasystemer (ikke fagsystemer) for En økning på kr representerer i hovedsak kostnader knyttet til bruksendring innenfor kommunenes samlede avtaleportefølje hos Microsoft. I september 2013 er det inngått ny avtale for

6 kommunene med Microsoft hvor uttak av lisenser er avstemt med faktisk forbruk. Dette gjelder ikke den delen av avtaleporteføljen som omfatter bruk av Microsoft-produkter under oppvekst-området i kommunene. PC, utstyr til PC og programvare Det er foreslått lagt inn en budsjettramme på kr til PC, utstyr til PC og programvare. Denne rammen er tenkt til å dekke inn behov for enhetens egne arbeidsverktøy, personlig kontorutrustning for de ansatte og til utstyr i tilknytning til utvikling av forespurte tjenester i kommunene. Kjøp, leie og leasing av transportmidler Enheten har siden etableringen hatt behov for to kjøretøy til transport av personell og utstyr innad i kommunesamarbeidet. Det er inngått leasingavtale på en større bil egnet for varetransport og en mindre bil for personell. Omfanget av leasingavtalen synes å stemme godt overens med behovene til enheten. Budsjett for 2013 ble lagt med utgangspunkt i leasing av en bil. Økningen representerer en ekstra bil i leasing. Vedlikehold, nybygg, byggtjenester Til bakgrunn for budsjettposten vedlikehold, nybygg, byggtjenester ligger et kontinuerlig behov for å justere mindre infrastrukturelle tilpassninger til nye behov. Dette er el-/tele-/data installasjoner som ligger til felles datasenter og lokale datasentre i kommunene. Konsulenttjenester Det er lagt inn en betydelig økning i budsjettramme for konsulenttjenester i Erfaringsmessig ser vi at det er behov for å kompensere fraværende kompetanse og kapasitet. I denne sammenheng må det poengteres at vi har en særlig forventet økning i tjenestekjøp på tjenesteområdet nettverksdrift, hvor vår fagansvarlige vil være i permisjon fra Vedlagt ligger forslag til budsjett for IKT Inn-Trøndelag for 2014, med tilhørende forslag til kostnadsfordeling for kommunene. Vedlegg: IKT Inn-Trøndelag IKT Forslag til budsjett 2014

7 IKT Inn-Trøndelag IKT Forslag til budsjett 2014 Ajour:

8 IKT Inn-Trøndelag 13/6 DDOS og tiltak Vedtak: Styret slutter seg til de tiltak som blir gjort for å hindre konsekvensene av DDOS angrep. Kostnadene innarbeides i budsjettet. Saksfremlegg: Siden desember 2012 har kommunene som IKT Inn-Trøndelag leverer tjenester til vært omfattende rammet av trusler mot IT-sikkerheten. I hovedsak har dette vært i form av såkalte tjenestenektangrep, eller Distributed Denial of Service (DDoS). Kort beskrevet er et DDoS angrep satt opp fra et stort antall datamaskiner på Internett, og har til hensikt å sende et så omfattende volum innholdsløs trafikk mot angrepet part slik at denne i praksis opplever at den ikke har forbindelse til Internett. I tillegg vil mange av interne tjenester og mye av intern trafikk bli rammet fordi knutepunkt i infrastrukturen er overbelastet med mottak av trafikk fra DDoS angrepet. DDoS er et trusselbilde som det er vanskelig å sette inn tiltak mot. Kontrollen på angrepene er i konstant bevegelse, og man er ikke i stand til å identifisere eller nøytralisere kilden til angrepet. Frem til i dag har det vært begrenset effekt av teknologi og analyseverktøy som har vært utviklet til dette formålet. Nå har vår Internettleverandør, NTE Marked tatt grep om problemstillingen og inngått avtale med en teknologi og tjenesteleverandør som etter vår vurdering best er i stand til å nøytralisere DDoS angrep, Arbor Networks. Arbor Networks er en global markedsleder på sitt produktområde, og har som følge av sin markedsposisjon også en relativt høy prisprofil. NTE Marked vil tilby oss DDoS beskyttelse basert på sin anskaffelse som en leid tjeneste til kr 7900,- per måned. Denne kostnaden er ikke lagt inn i forslag til budsjett for IKT Inn-Trøndelag 2014 presentert i sak 13/5.

9 IKT Inn-Trøndelag 13/7 Fremforhandlet beredskapsavtale for IKT Inn-Trøndelag Forslag til vedtak: Forslag til beredskapsavtale tas til orientering. Det jobbes videre med å integrere IKT-beredskap i tilknytning til etablering av Munt. Saksfremlegg: IKT-Inntrøndelag ble som følge av strømstans knyttet til renovering av ventilasjonsanlegg på Steinkjer Rådhus utfordret på en full stans av kommunenes felles datasenter og kjernen i infrastruktur og telefonitjenester den Aksjonen medførte et samlet timeforbruk på 203 arbeidstimer utenfor ordinær kontortid for enheten. I den sammenheng ble det avdekket et behov for en fremforhandlet beredskapsavtale mellom de ansatte og arbeidsgiver som kan benyttes som grunnlag for avklaring av hvilke tjenester beredskap er rettet mot, responstid, og betingelser for de ansatte. I ordinær drift vil IKT Inn-Trøndelag ha behov for regelmessige gjennomføringer av planlagt arbeid som legger til grunn et behov for beredskap til en eller flere ansatte. Dette er tilfeller hvor: Større vedlikeholdsoppgaver skal gjennomføres på maskinvare eller programvare, og dette berører kommunenes tjenesteområder under eller i etterkant av gjennomføringen. Leverandører skal utføre tilsvarende vedlikeholdsoppdrag. Ved anskaffelser som innebærer installasjoner, test og produksjonssetting, og dette av hensyn til kommunenes tjenesteområders produksjon må gjennomføres utenfor ordinær kontortid. Ved leveranser utført av eksterne leverandører som innebærer assistanse til installasjon, test og produksjonssetting hvor gjennomføring legges utenfor ordinær kontortid av hensyn til kommunenes produksjon. Frem til dags dato har denne type oppgaver vært håndtert i tråd med ordinære arbeidsbetingelser for mertid. For gjennomføring av omfattende oppgaver som nevnte strømstans har de ansatte bedt om en tydeligere ramme for sin deltakelse.

10 Vedlegg: Beredskapsvakt for IKT Inn-Trøndelag Beredskapsvakt IKT Inn-Trøndelag I utgangspunktet har ikke IKT Inn-Trøndelag vaktordning før kl eller etter på hverdager. Strømstans eller stans av servere og fagapplikasjoner for legevakt eller andre nødetater dvs DMS Ved strømstans eller stans av servere og fagapplikasjoner for legevakt eller andre nødetater, løses av I spesielle tilfeller ved tilkalt overtid av nødvendig fagkompetanse i IKT Inn-Trøndelag. Fagkompetansen blir tilkalt for å utbedre stans slik at nødetaten blir operativ. Oppfølgingsarbeid meldes IKT Inn-Trøndelags help-desk og utføres innafor ordinær arbeidstid. Nødvendig overtid i oppfølgingsarbeidet avtales med enhetsleder. Ved tilkalling av denne art, er forspenningstiden 2 timer. Planlagt beredskap Ved planlagt beredskap lages en plan for arbeidet der arbeidstider og hvilende timer beskrives så langt det lar seg gjøre. IKT Inn-Trøndelag følger avtale for hjemmevakt inngått for teknisk etat : All hjemmevakt skal omregnes etter forholdstallet 1:5. Det legges til grunn at det da er snakk om hvilende vakt med mer enn 5 t varighet. Om timene det kreves lønn for er hvilende eller aktiv vakt, skal fremgå av timelister som må føres. Vaktplanen skal foreligge senest 14 dager før perioden starter. Betaling For planlagt beredskap gis full økonomisk kompensasjon uten avspasering. Ved akutthendelser avtales det med enhetsleder om det skal gis full utbetaling eller om timene kan avspaseres, og kun overtidstillegg utbetales. Arbeidsmiljølovens bestemmelser om tilkalt overtid vil gjelde Variabel lønn kan ikke legges inn som pensjonsgivende inntekt.