IKT Inn-Trøndelag. Protokoll fra styre for IKT Inn-Trøndelag Saker: 13/1 Avviksanalyse pr 1. kvartal /2 Anbudsprosess

Transkript

1 IKT Inn-Trøndelag Protokoll fra styre for IKT Inn-Trøndelag Saker: 13/1 Avviksanalyse pr 1. kvartal /2 Anbudsprosess 13/3 Statusrapport

2 IKT Inn-Trøndelag Sak 01/13 Budsjettavviksanalyse 1. kvartal 2013 revidering av budsjett 2013 Trykte vedlegg: - Budsjettavviksanalyse og forslag til revidert budsjett 2013, datert Vedtak: 1. Budsjettavviksanalyse pr 1. kvartal tas til orientering 2. Revidert budsjett for 2013, pr godkjennes Saksfremlegg: Inn-Trøndelag IKT ble etablert fra gjennom vedtak i deltakerkommunenes kommunestyrer høsten Samarbeidet er organisert som et 27-samarbeid med Steinkjer kommune som vertskommune, og et styre bestående av rådmennene i de tre kommunene. I saksfremlegget om etablering av tjenesten var det innarbeidet forslag til budsjett for 2013 for samarbeidet og det ble vedtatt at budsjett 2013 for tjenesten skulle fordeles mellom kommunene ihht vedtatt økonomisk fordelingsmodell for samarbeidsordninger i Invest. I 2013 har Steinkjer kommune som vertskommune lagt inn budsjett i saksfremlegget som opprinnelig budsjett 2013 med en liten endring på lønn (reduksjon) som følge av eksakt beregning av lønn ut fra de som innehar stillingene i samarbeidet. Inn-Trøndelag IKT har nå vært i drift i litt over tre måneder, og det er nå utarbeidet en budsjettavviksanalyse for 1. kvartal Det meldes så langt ikke om samlet avvik, men ut fra enkelte avvik internt mellom poster er det behov for å gjøre noen budsjettendringer internt innenfor tjenesten: Lønn engasjementer og lønn overtid En økonomisk målsetting med samarbeidet er bl.a. å redusere utgiftene til eksterne driftsavtaler gjennom og utføre større del av driften i egen regi. Dette har bl.a. resultert at en våren 2013 har hatt behov for å engasjere ekstra ressurser, samt utbetalt noe overtid knyttet til bl.a. vaktberedskap. Denne ordningen vil bli evaluert før det eventuelt blir aktuelt og videreføre som en permanent ordning. Ut fra dette er det behov for å styrke postene lønn engasjement og overtid, samt pensjon og arbeidsgiveravgift.

3 Radio/samband, linjeleie Utgiftene til linjeleie radio/samband prognoseres og bli noe høyere enn antatt ved utarbeidelse av budsjett for tjenesten. Dette dreier seg om et beløp i størrelsesorden kr Lisens datasystemer En gjennomgang av utgiftene og utgifter så langt til lisenser (i hovedsak Microsoft-lisenser) viser at det her er behov for en økning av budsjettposten for Beløpet dreier seg om totalt kr Av dette er kr skolelisenser for Steinkjer kommune som kommunen skal dekkes særskilt, og som finansieres gjennom en økt inntekt i budsjettet. De resterende kr relaterer seg til lisenser innenfor samarbeidet. Det er for øvrig igangsatt et arbeid med forberedelse av en prosess rundt inngåelse av nye lisensavtaler, etter som nåværende avtaler med bl.a. Microsoft går ut i løpet av Drift-/serviceavtaler Avtalen med ATEA er forlenget for 2013, men med et lavere omfang. Dette gjør at denne posten vil reduseres sammenlignet med opprinnelig budsjett. Denne reduksjonen dekker opp de utgiftsøkningene som er skissert ovenfor i sin helhet, og vil også måtte dekke ekstraordinære tiltak jfr sak 13/3. Med utgangspunkt i de ovenstående kommentarer legges den frem forslag til revidering av budsjett 2013 slik at det er i samsvar med de faktiske utgifter på disse postene. Detaljert oppstilling av de enkelte konti innenfor budsjett 2013 (og regnskap pr 1. kvartal 2013) følger vedlagt.

4 BUDSJETTAVVIKSANALYSE OG FORSLAG TIL REVIDERT BUDSJETT 2013 Konto Regnskap Opprinnelig Prognosert Forslag til Kommentarer pr 1. kvartal budsjett årsavvik pr 1. kv. rev budsjett Fast lønn Lønn engasjementer jfr red driftsavtale Overtidslønn jfr red driftsavtale Annen lønn og trekkpl.godtgjørelser Pensjonsavgift KLP jfr red driftsavtale Arbeids.avgift lønn jfr red driftsavtale Arbeids.avgift pensjon Kontormateriell (forbruksvarer) Matvarer, til bevertning (møter osv) Andre forbruksvarer og tjenester Telefon Radio/samband, linjeleie Annonse, reklame, informasjon Kopiering/trykking Møte/kurs-utgifter, eksterne Kjøregodtgjørelse (u. ref.) Diett/kost-godtgjørelser Andre oppgavepl reisegodtgjørelser Telefongodtgjørelse Ikke oppgavepliktige reiseutgifter Drift/vedl.hold egne transportmidler Drivstoff egne biler/maskiner Lisenser datasystemer (ikke fagsystem) herav kr skolelisenser Steinkjer Inventar og utstyr (kjøp og finansiell leasing) PC, utstyr til PC og programvare Kjøp, leie og leasing av transp.midler Vedlikehold, nybygg, byggtjenester Drift/service-avtaler kopimaskiner Drift/service-avtaler it/data Konsulent-tjenester Mva utenfor mva-loven, drift SUM DRIFTSUTGIFTER Annet avgiftspliktig salg,varer/tjenester Fordelte utgifter/intersalg betaling skolelisenser Steinkjer Refusjon sykepenger Refusjon feriepenger av sykepenger Komp mva påløpt drift Fra kommuner (refusjoner) Til fordeling kommunen SUM DRIFTSINNTEKTER NETTO DRIFTSUTGIFTER

5 IKT Inn-Trøndelag 2/13 Anbudsprosess Vedtak: Administrativ styre slutter seg til fremdrift og ramme for anbudsprosess når det gjelder anskaffelse av IKT-driftsytelser og konsulenttjenester. Saksfremlegg: Styringsgruppa fikk d.å. fremlagt fra leder av IKT -Inntrøndelag forslag til fremdrift for arbeid med felles avtale om kjøp av IKT-driftsytelser og konsulenttjenester for kommunene i samarbeidet. Administrativ styringsgruppe la i den sammenheng vekt på følgende: Det er rimelig å anta at IKT-Inntrøndelag som samlet IKT-tjenesteenhet for kommunene i større grad skal være i stand til å levere driftstjenestene basert på egne produksjonsmidler enn hva man kunne forvente av mindre tjenesteenheter før samorganiseringen d.å. Dette kan legges til grunn for omfang av avtalen når leverandørene inviteres til konkurranse om tilsvarende leveranse for ny periode. Det legges vekt på at IKT-Inntrøndelag skal være en tjenesteenhet for kommunene som er i stand til å utvikle nye IKT-tjenester i tråd med de behov som meldes fra andre tjenesteenheter i kommunene. De tjenester og det samarbeid som har funnet sted i forrige avtaleperiode har vært i tråd med de forventninger man hadde til anskaffelsen. Bakgrunn Frem til i dag har IKT-driftsavtale for felles datasenter vært etablert av Steinkjer kommune som vertskommune for datasenteret som leverer felles applikasjonsportefølje for kommunene. Samme datasenter leverer også lokal applikasjonsportefølje for Steinkjer kommune. Fordeling av kostnader til drift av felles applikasjonsportefølje har vært håndtert gjennom en tjenesteavtale mellom Steinkjer og de to øvrige kommunene i samarbeidet. Ved tidspunktet for etablering av IKT-Inntrøndelag bestod felles datasenter av ca 160 tjenermaskiner. 104 av disse var på en driftsavtale som favnet om overvåkning og vedlikehold. Avtalen var tegnet med Atea AS. Bare deler av det totalte volum tjenermaskiner har vært omfattet av driftsavtalen, noe som har medført en utfordring i det å finne en egnet samarbeidsorganisasjon med delt ansvar for driften med Atea. Siden samorganiseringen d.å har porteføljen økt til ca 190 tjenermaskiner totalt. Dette skyldes i hovedsak en mellomstatus hvor applikasjonene for helse, pleie og omsorgstjenestene er samlet i en felles sikker infrastruktur for de tre kommunene samtidig som kommunenes lokale løsninger ikke er avviklet. Det kan forventes at omfanget faller tilbake til ca 160 tjenermaskiner etter opprydding av dette arbeidet. I tillegg til overvåkning og vedlikehold av tjenermaskiner har driftsavtalen med Atea også favnet om overvåkning av nettverkselektronikk og

6 fasttelefoniløsninger. Siden leverandøren har hatt utstrakt kompetanse på våre tekniske løsninger har det også vært hensiktsmessig å ha en avtale som også omfattet leveranse av konsulenttjenester på alle områdene som her er omtalt. I tillegg til avtalen mellom Steinkjer kommune og Atea har Inderøy hatt en tilsvarende avtale for sin lokale portefølje. Verran har inngått en avtale med mer tyngde på periodisk kvalitetskontroll (daglig/ukentlig/månedlig). Alle kommunene har avtale med samme tjenesteleverandør. Vurdering En fremtidig leverandøravtale om IKT-driftsytelser og konsulenttjenester bør ha en helhetlig driftsløsning hvor kunde og leverandør støtter seg til en og samme arbeidsflyt og verktøyplattform for oppgavehåndteringen. Med det som utgangspunkt vil det være enklere å få på plass en tydeligere oppgavefordeling mellom IKT-Inntrøndelag som kunde og leverandøren. IKT Inntrøndelag må kunne være premissgiver på disse områdene i leveransen. Når ny avtale skal inngås i løpet av inneværende år vil det være viktig å finne en spennvidde for avtalen (telefoni, datasenter, applikasjonsvedlikehold osv.) som på gir en best mulig økonomisk uttelling med henblikk på å skape et attraktivt volum for leverandørsiden og samtidig en kompetansemessig best mulig uttelling for å skape kvalitet i tjenesteleveransene. I dette ligger også en vurdering av pris/ytelse med henblikk på tilbydernes soliditet. I gjeldende avtale om IKT-driftsytelser er det også forankret en avtale om konsulenttjenester. Det har vært en fordel at leverandøren har kompetanse om lokale tekniske løsninger. Det har også vært nødvendig pga at kommunene selv ikke har hatt tilstrekkelig kompetanse, noe det nå jobbes med å bygge opp. IKT Inn-Trøndelag velger inneværende år å drifte større grad av overvåkningen med egne ressurser. Erfaringene tas med når nytt anbudsdokument skal utarbeides. Utgangspunktet for kjøp av IKT-driftsytelser og konsulenttjenester for kommunene har vært todelt; en begrenset kapasitet til å levere tjenesten med eget personell og et ønske om å opprettholde en sikker tjenesteleveranse døgnkontinuerlig gjennom hele året. Dette dreier seg om en risikovurdering hvor konklusjonen har falt på at det er mulig å redusere sannsynlighet og konsekvenser av driftsutfall om man velger å inngå samarbeid med en leverandør som er spesialisert på å levere denne typen tjenester. Om man tar et blikk på andre kommunesamarbeid i Nord-Trøndelag, slik som Værnesregionen, Innherred Samkommune, Midtre-Namdal, og kommunenesamarbeidet på IKT gjennom Indre Namdal Regionråd, ser vi at det bare er kommunene i Indre Namdal som har et tjenestekjøp som er av samme omfang som det IKT-Inntrøndelag har i dag. De øvrige kommunesamarbeidene har gjort strategiske valg på å øke innsatsmidlene til intern drift og samtidig heve toleransen for driftsutfall for å spare kostnader knyttet til risikoreduksjon. Ramme og fremdrift Anbud utlyses i september. I anbudsdokumentet fokuseres det på driftsstyring. Bemanningssituasjonen avgjør i hvor stor grad overvåkning kan foretas av enheten selv. Anskaffelsen skal være kontraktfestet og tjenestene skal være i produksjon fra leverandør per

7 IKT Inn-Trøndelag 13/3 Statusrapport Vedtak: Administrativ styre tar statusrapporten til orientering Saksfremlegg: Fordeling av arbeidsoppgaver Siden årsskiftet har IKT-Inntrøndelag vært i steget med å etterkomme fordeling av arbeidsoppgaver slik organiseringen av arbeidet ble beskrevet i saksfremlegg for administrativ styringsgruppe i INVEST høsten Senere la dette grunnlag for politisk saksfremlegg i de tre kommunene i desember samme år. Hovedlinjene i organiseringen av arbeidet er at de ansatte skal samlokaliseres og at arbeidsprosessene i enheten skal utformes i tråd med ITIL-rammeverket (internasjonale ikt prosedyrer)som gir en veiledende ramme for beste praksis i utvikling, drift og forvaltning av IKT driftsmidler i virksomhetene. Det har vært et overordnet mål at overgangen fra et fokus på lokal oppgaveportefølje til et samlet fokus på oppgaveporteføljen for hele kommunesamarbeidet i minst mulig grad skal berøre brukere av IKT og pågående aktiviteter i kommunene. Enhetsleder har sammen med alle ansatte utarbeidet stillingsbeskrivelser. Det gjennomføres ukentlig status for oppgaver, og det er innført beslutningsmøter for å fastsette ansvarlige for prosjekt og utviklingsoppgaver. De som tidligere har vært ansatt i kommunene er blitt bedt om å følge opp sine lokale oppgaver samtidig som de skal sette seg inn i helhetsbildet og lokale forhold i kommuner de tidligere ikke har levert tjenester til. Det pågår et kontinuerlig arbeid med å få en dreining til et helhetsfokus. Det er igangsatt et arbeid med utarbeidelse av arbeidsflyt i tråd med ITIL. Dette er en aktivitet som involverer alle ansatte i enheten. Tanken bak dette er at den enkelte skal ha et fremtidig eierskap og fokus på forbedring av arbeidsflyt og prosesser som enheten skal levere etter. Informasjon til brukere av IKT-tjenestene, implementering av verktøy som støtter arbeidsflyten og kompetanseheving hos de ansatte er også elementer i dette arbeidet. Internt i enheten er etablering av tjenestenivå-begreper eller Service Level Agreements (SLA) for intern styring nyttig. Fokusområder for enheten Den viktigste oppgaven for IKT Inn-Trøndelag er å få på plass verktøy og en arbeidsflyt som effektiviserer og gir økt kvalitet på tjenestene som leveres. Enheten opplever begrenset kapasitet til å levere godt på driftsoppgaver, noe som igjen får følger for eget- og deltakelse i- utvikling av nye tjenester i kommunene. Omstillingsprosessen etter etableringen av IKT Inntrøndelag 1.1.d.å har vist seg å utfordre på å kommunisere ny organisering ut i kommunene, ressursallokering og tilpasning av kompetanse. Fra

8 IKT Inn-Trøndelag sitt ståsted er tverrfaglige referansegruppe for IKT tjenester i hver kommune på sikt ønskelig for å holde en effektiv dialog og for å tydeliggjøre prioriteringer. IKT Inn-Trøndelag har siden etableringen vært under et kontinuerlig trykk på driftskritiske hendelser: Strømstans ved rådhuset på Steinkjer gjør nødnett nødvendig, og anbudsprosess er under arbeid. Serverkapasiteten er blitt utfordret gjennom massive angrep. Det er inngått avtale med NTE om ekstraordinær overvåkning av nettet i perioden til over eksamen, pga DDos angrep, dvs massiv meldingsflom mot kommunens linjenett. Det har vært utfordringer i samarbeidsorganisasjonen med Atea pga endra driftsforhold, og det skal gjennomføres avklaringsmøte Det har så langt i 2013 vært høy utviklingsaktivitet i de tre kommunene som i stor grad har involvert IKT. Arbeidet i IKT Inn-Trøndelag gjennomføres i forhold til vedtatt investeringsramme. Investeringer i forhold til ekstraordinære situasjoner kan påføre Verran og Inderøy ekstra driftsutgifter. En konkretisering angående dette, vil bli gitt i budsjettavviksanalysen etter 2. kvartal.