SAKSFREMLEGG. Dokumenter Dato Trykt vedlegg til IKT-strategi for Vestby kommune 2013

Transkript

1 Behandles i: Partssammensatt utvalg IKT-STRATEGI Dokumenter Dato Trykt vedlegg til IKT-strategi for Vestby kommune 2013 PSU SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Kommunestyret ba i møte (sak K 3/13 ) rådmannen utarbeide et notat til partssammensatt utvalg hvor det igangsettes et arbeid for å utarbeide en IKTstrategi for Vestby kommune. Status blir gjort rede for i saksframlegget og forslag til plan følger vedlagt. Forslaget er drøftet med de ansattes representanter og bygger på funnene i virksomhetsrevisjonen gjennomført høsten 2012, føringer fra Kommunennes Sentralforbund og er i samsvar med IKTstrategi for Follo. Fagfeltet er omfattende og berører mange brukere. Vestby kommune har om lag 850 brukere fordelt på rundt 500 arbeidsstasjoner utenom skole. Innen skole er det 2500 elever og lærere som anvender ca arbeidsstasjoner. Det samlede antall datasystemer er ca. 90 og IKTavdelingens helpdesk håndterer årlig rundt 2000 saker. IT-avdelingen har 5 årsverk. I tillegg er det noen mindre IKTressurser ute på noen av virksomhetene. 2. VURDERING 2.1 Ressurser Antall årsverk og årlig budsjett i IT-avdelingen har over tid vært akkurat tilstrekkelig til å holde kommunen oppdatert, slik at en har unngått store kriser med lang nedetid. Kommunen har som mål å ta over flere tyngre arbeidsoppgaver som det ellers brukes konsulenter til. Det har ikke lykkes i tilstrekkelig grad å rekruttere nye medarbeidere med tilstrekkelig bredde- og dybdekompetanse for å få dette til. IKT avdelingen står for den daglige driften av servere, arbeidsstasjoner, nettverk, telefonsystemer, drift av fagapplikasjoner samt dagligbrukerstøtte. Avdelingen er også med i flere utviklingsprosjekter. Det erogså et utstrakt samarbeid med leverandører og superbrukere ute i virksomhetene. Avdelingen bidrar i ulike prosjekter opp mot tjenestestedene i kommunen. 2.2 Kompetanse i IT-avdelingen. IKT-avdelingen har de siste årene fått tilført kompetanse innenfor drift av servere og nettverk. Det arbeides fortløpende med kursing og kompetanseheving avde ansatte i avdelingen. Det arbeides også med å bygge opp kompetansen rundt drift av databaser, sak /arkivsystemer samt drift av ulike sikkerhetsløsninger.

2 SAKSFREMLEGG I tillegg til den kompetansen de 5 årsverkene på IKT-avdelingen besitter, bruker en medarbeider på Hjemmetjenesten inntil 40 % av sin arbeidstid på Fagsystemet Gerica, IKTspørsmål knyttet til samhandlingsreformen og rapporteringsvertøyet Iplos. Skole har et årsverk knyttet opp mot pedagogisk bruk av programvare, samt at den enkelt skole har ansatte som bruker deler av arbeidsdagen til praktiske forhold knyttet til elevenes ITbruk. Det enkelte RO skal besitte brukerkompetanse på sine fagsystemer, og skal ha superbrukere på de mest kritiske IKTprogrammene. 2.3 Infrastruktur Det har de siste årene blitt investert i fibernett til nesten alle kommunale virksomheter. Dette er gjort i en form der Vestby kommune ved IKT-avdelingen og RO kommunalteknikk harsamarbeidet med andre aktører som har gravd og lagt frem fiber på ulike steder i kommunen. Det har vært et tett samarbeid med ITAS, Hafslund, samt flere lokale antennelag. Dette samarbeidet har medført at kommunen nå har klart å få fiber til nesten alle kommunens lokaler, og det er lagt en plan for å komme frem til de siste lokasjonene i løpet av De lokasjonene som ennå ikke har fiberkommunikasjon har radiolink. Mange enheter har både radio- og fiberkommunikasjon for å ha redundans, dvs. faller den ene bort fungerer fortsatt den andre kommunikasjonsveien. Dette gjelder spesielt sykehjemmet grunnet pasientsikkerhet, og skolene som i forhold til pedagogisk programvare og eksamensavvikling er spesielt avhengige av oppetid. Fibernettet gjør at kommunen har et høyhastighetsnett mellom virksomhetene og rådhuset. Fordi de fleste ROer avhengig av at både fellessystemer og fagsystemer er oppe, er man avhengig av en infrastruktur med tilstrekkelig kapasitet og stabilitet. 2.4 Sikkerhet Kommunen vil i 2013 og 2014 utarbeide en samlet Plan for informasjonssikkerhet. Kommunen har de siste to årene arbeider sammen med leverandør for å utvikle og forsterke de ytre sikkerhetsløsningene. Kommunen vil utvikle kontrollmål og krav innen følgende områder: sikkerhetspolicy sikkerhetsorganisering håndtering av aktiva personellsikkerhet fysisk sikkerhet kommunikasjons- og driftsstyring tilgangskontroll innkjøp av informasjonssystemer utvikling og vedlikehold håndtering av sikkerhetshendelser beredskaps- og kontinuitetsstyring etterlevelse av regelverk

3 2.5 Helpdesk. IKT avdelingen overtok i 2012 helpdesk funksjonen også for Skole, samtidig som IKT medarbeider skole ble overført til IKT avdelingen. Dette har ført til ett større press på helpdesk uten at det i nevneverdig grad har gått utover servicenivået. 2.6 Interkommunalt samarbeid Innenfor byggesak / geodata, nettportaler og fiberkabel utvikling pågår et interkommunalt samarbeid via IKT Follo. Utviklingen foregår i fellesskap, mens driften av løsningene legges til en av kommunene. Det samarbeides også om innkjøp og kompetanseutvikling. I forbindelse med strategiarbeidet er det vurdert om det kan være hensiktsmessig og kostnadseffektivt å samarbeide på flere områder. På grunn av ulikt ambisjonsnivå og forskjellige fagsystemer, avgjøres dette fra sak til sak. IKT Follo utarbeider en egen handlingsplan bygget på deltakerkommunens behov. I tillegg til egne rammeavtaler kjøper kommunene telefoniutstyr og tjenester via avtaler inngått av Akershus fylkeskommune. 2.7 Oppfølging av nasjonal satsning på ulike fagområder. Innenfor områder som barnehage, skole, helse og omsorg og geofag er det mye fokus på IKT fra statlige myndigheter. Lover og retningslinjer må følges opp av kommunene. Vestby kommune har hele veien fulgt opp satsningen i forhold til skolene. Det er bra dekning på utstyrssiden i skolene og en har hatt en helhetlig drift av skole i flere år. Barnehagene ble i 2012 prioritert og vil i enda større grad bli prioritert i årene fremover. Innenfor helse og omsorg er Vestby kommune en av de kommunene som forholdsvis tidlig har tatt i bruk elektronisk samhandling.kommunen har nå to fagsystemer som kommuniserer mot eksterne enheter via Norsk Helsenett. 2.8 Brukernes kompetanse. IKT-verktøyene blir ikke brukt optimalt hvis de ansatte mangler kunnskap om de enkelte fagsystemene. IKT-kompetansen er varierende blant brukerne og dette er noe det enkelte RO tar tak i. Et fortløpende og tilpasset opplæringstilbud innenfor IKT er derfor nødvendig. Ved å øke den lokale IKTkompetansen vil IKT-avdelingen kunne konsentrere seg om mer avanserte utfordringer. 2.9 Utnyttelse av programvare I dag er det ca. 90 større eller mindre ulike fagsystemer i kommunen. Disse programmene utvikles stadig og kommer årlig med utvidet funksjonalitet. Mange av systemene kan utnyttes enda mer, og det er ofte et sterkt ønske om mer samhandling mellom systemer, for å kunne gjenbruke data på tvers av systemene, og dermed kunne spare mye tid på registrering av data. Det er en utfordring å få leverandører til å samarbeide om integrasjon. Det har i de senere årene blitt satset mye på intern effektivisering ved hjelp av IKT. Det er fortsatt et stort potensial i allerede eksisterende løsninger for å ta i bruk flere funksjoner og legge om en del rutiner i forbindelse med det daglige arbeidet Ny teknologi IKT teknolog utvikles raskt og det vil alltid være ønsker om å anskaffe det nyeste. Den største utfordringen med dette er driftskapasitet og kompetanse. Vestby kommune ønsker å tilby brukerne gode løsninger og stabil drift. Man kan derfor ikke alltid være i forkant av teknologisk utvikling, men basere seg på velprøvd teknologi med gode referanser, noe som ikke behøver å stå i motsetningsforhold til gode tjenester. Ett unntak er innføring av Ipad for skole og barnehager. Her

4 er Vestby tidlig ute, både forde man har ambisiøse mål for skolene i Vestby og forde man har god kompetanse ift IKT generelt og pedagogisk bruk av IKT i Vestbyskolene spesielt. Det ble høsten 2012 kjøpt inn og distribuert ca. 200 dvs 8 klassesett IPader til skolene. Våren 2013 fikk barnehagene 40 Ipader fordelt med 5 på hver barnehagene. Disse brukes i det pedagogiske arbeidet. I fremtiden vil det være en balanse mellom tradisjonelle PCer og nettbrett i skole og barnehagene i Vestby Innkjøpsordninger Oppfølging og utlysning av ulike anbud / tilbudsforespørsler tar mye tid for en liten avdeling. Det har vært meningen at en skulle gjøre dette felles i IKT - Follo, men kommunenes ulikhetergjør dette arbeidet komplisert. Det er behov for større tilgang til innkjøpsfaglige kompetanse for IKTavdelingen, dette for å kunne skaffe frem de beste tilbudene og sørge for at en overholder alle regler i forbindelse med anskaffelser. De anbud som er gjennomført er enten gjort av IKT avdelingen, i samarbeid med innkjøperne, eller gjort i samarbeid med Akershus Fylkeskommune. Kommunen har i stor grad standardisert sine IKT innkjøp til virksomhetene. Dette skal være med på å holde kostnadene på utstyret nede og forenkle driften Oppsummering Med bakgrunn i denne statusen er det utarbeidet en strategiplan for kommende 4-årsperiode. 3.ALTERNATIVER Ikke vurdert. 4. KONKLUSJON Forslaget til IKT-strategi anbefales vedtatt. Siden dette blir kommunens første helhetlige IKTstrategidokument bør det revideres allerede i løpet av RÅDMANNENS INNSTILLING: IKT-strategi for Vestby kommune 2013 vedtas som vedlagt. Vestby, 8 august 2013

5 Knut Haugestad rådmann