IKT Fjellregionen IKS

Transkript

1 IKT Fjellregionen IKS RÅDHUSET 2500 TYNSET Styret i FARTT Tynset Vår ref. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref. 16/ / Sverre Jenssen (Vennligst oppgi Vår ref. ved svar) INNKALLING TIL STYREMØTE IKT FJELLREGIONEN IKS 22. JUNI /2017 Orienteringssak, referat styremøte 31. mai /2017 Orienteringssak, brukerundersøkelse FARTT 41/2017 Budsjettjustering 1 i 2017, investering 42/2017 Budsjettjustering 1 i 2017, drift 43/2017 Investeringsplan /2017 Personressurser FARTT 45/2017 Budsjett /2017 Personvernregler og personvernombud 47/2017 Eventuelt Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Org.nr: Tynset kommune Rådhuset Rådhuset E-post: postmottak@fartt.no 2500 Tynset

2 39/2017 Orienteringssak, referat styremøte 31. mai 2017 Vedlegg: Vedlegg Sak 39/2017 Referat er formelt godkjent av styret jf. e-postrunde etter siste styremøte. Referat styremøte 31. mai 2017 tas til orientering. 40/2017 Orienteringssak, brukerundersøkelse FARTT Vedlegg: Vedlegg Sak 40/2017 I perioden 24. april til 8. mai ble det gjennomført brukerundersøkelse blant ansatte i FARTT kommunene, knyttet til IKT tjenester i FARTT. Tilsvarende undersøkelse ble også gjennomført i KS - Bedre kommune ble benyttet og brukerundersøkelse ble gjennomført elektronisk, med utsending pr e-post til ansatte i kommunene. Resultat og oppsummering av undersøkelsen ligger vedlagt, nærmere orientering gis i møte. Styret tar brukerundersøkelse FARTT til orientering. 41/2017 Budsjettjustering 1 i 2017, investering Vedlegg: Vedlegg Sak 41/2017 I representantskapets behandling av Investeringsplan den , sak 07/2016 ble følgende prosjekter vedtatt for 2017: Prosjekt-tiltak Beløp IKT investeringer for videre drift FARTT WEB publiseringsløsning/ Portalløsning Økonomisystem Visma Flyktning Visma Mobil Barnevern, Visma Flyt Arkiv for Velferd og Familia Sum prosjekter Totale investeringer for 2017 ble vedtatt med kr ,-. Vår ref. : 16/

3 IKT Investeringer for videre drift Uendret, styret opprettholder tidligere vedtak med kr 1,3 million til investeringer i WEB publiseringsløsning/portalløsning Reduseres til kr 1 million, dette ut fra prognose og behov for investeringer i Sak og arkivsystem Innspill til investeringsplan fra utviklingsgruppe Administrasjon, prioritering i Styret støtter forslaget og investering dekkes av budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Det foreligger ikke kostnader for dette pr , dette vil bli ettersendt. Økonomisystem Styret behandlet statusrapport økonomisystem i styremøte 31. mai, sak 34/17. Ut fra tallmaterialet og prognose med kostnader for utløsing opsjoner knyttet til kontrakt, så vedtok styret å øke investeringsbeløpet for nytt økonomisystem i 2017 med kr ,-. Visma Flyktning Økes til kr ,-, jamfør reforhandlet avtale med leverandør Visma Mobil barnevern Reduseres til kr ,- jamfør reforhandlet avtale med leverandør. Visma Flyt arkiv for Velferd og Familia Reduseres til kr ,- jamfør reforhandlet avtale med leverandør. Læringsplattform skole Innspill til investeringsplan fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur, men med ønske om prioritering i Styret støtter forslaget og at investering dekkes av FEIDE fond i Administrasjonssystem Kulturskole Innspill til investeringsplan fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur men med ønske om prioritering i Styret støtter forslaget og at investering dekkes av FEIDE fond i Vår ref. : 16/

4 Styret foreslår følgende med hensyn til budsjettjustering 1 i 2017 Investering: Prosjekt-tiltak Beløp IKT investeringer for videre drift FARTT WEB publiseringsløsning/ Portalløsning Sak og arkivsystem Kostnader under utredning Økonomisystem Visma Flyktning Visma Mobil Barnevern, Visma Flyt Arkiv for Velferd og Familia Læringsplattform skole Administrasjonssystem Kulturskole Sum prosjekter Styret vil kvalitetssikre tall og gjøre eventuelle endringer før låneopptak til høsten. Styret vedtar budsjettjustering 1 i 2017 Investering, som vist i saksfremstilling med vedlegg. 42/2017 Budsjettjustering 1 i 2017, drift Vedlegg: Vedlegg Sak 42/2017 Driftsbudsjettet hovedposter: Tjeneste 1000, driftsutgifter interkommunale tjenester: Reduseres fra kr til kr ,-. Reduksjon på kr ,-. Tjeneste 2000, felles drifts serverpark: Økes fra kr ,- til kr ,-. Økning på kr ,-. Tjeneste 2100, fagsystemer økonomi, administrasjon og næring: Reduseres fra kr ,- til kr ,-. Reduksjon på kr ,-. Tjeneste 2200, fagsystemer skole, undervisning og barnehage: Reduseres fra kr til kr ,-. Reduksjon på kr ,-. Tjeneste 2300, fagsystemer helse- og omsorg, barnevern, NAV/TFF: Reduksjon fra kr til kr ,-. Reduksjon på kr ,-. Driftsbudsjettet spesifisert: Tjeneste 1000, driftsutgifter interkommunale tjenester: - Tingskadeforsikring økes til kr ,- - Husleie Daldata reduseres til kr ,- - Husleie kontor reduseres til kr ,- Vår ref. : 16/

5 - Overtid økes til kr ,- - Reserverte bevilgninger/avsetning lønn tas ut Tjeneste 2000, Felles drift serverpark: - Vedlikeholdsavtaler og lisenser øker til kr ,- - Konsulenttjenester økes til kr ,- Tjeneste 2101, Agresso økonomi: - Konsulenttjenester reduseres til kr ,- Tjeneste 2102, ESA Saksbehandling: - Vedlikeholdsavtaler og lisenser reduseres til kr ,- Tjeneste 2103, Lønn og personal: - Vedlikeholdsavtaler og lisenser økes til ,- Tjeneste 2104, Web: - Vedlikeholdsavtaler og lisenser reduseres til kr ,- - Konsulenttjenester tas ut Tjeneste 2200, Skole: - Vedlikeholdsavtaler og lisenser reduseres til kr ,- Tjeneste 2301, Norsk Helsenett: - Driftsutgifter linjeleie økes til kr ,- Tjeneste 2302, Lege: - Vedlikeholdsavtaler og lisenser reduseres til kr ,- Tjeneste 2304, Pleie- og omsorg: - Vedlikeholdsavtaler og lisenser reduseres til kr ,- Tjeneste 2305, Sosial: - Vedlikeholdsavtaler og lisenser reduseres til kr ,- Alle endringer over foreslås innarbeidet i budsjettjustering 1 i 2017 Drift. Alle endringer vil gjennomføres innafor den totale rammen og i henhold til tidligere vedtatt driftsbudsjett Dette medfører ikke behov for ytterligere styrking av budsjett eller endringer av kostnad for eierkommunene. Styret vedtar budsjettjustering 1 i 2017 drift, som foreslått med saksfremstilling med vedlegg. 43/2017 Investeringsplan Vedlegg: Vedlegg Sak 43/2017 Utkast Investeringsplan Vedlegg Sak 43/2017 Foreløpige innspill til Investeringsplan Vedlegg Sak 43/2017 Systemer til videre utredning Vår ref. : 16/

6 Som en del av årshjul FARTT skal styret behandle Investeringsplan Utviklingsgruppene i FARTT, administrasjon og drift i FARTT har deltatt i prosessen og har meldt inn sine behov for nye investeringer og prioritert blant disse. I vedlagte oversikt ligger tiltak som er meldt inn pr IKT Investeringer for videre drift FARTT. Uforandret, i 2018 er investeringsbehovet knyttet til IKT investeringer for videre drift i FARTT kr ,-. Sak- og arkivsystem: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret foreslår å prioritere dette i 2017 og at dette dekkes gjennom Budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Dette for å få ferdigstilt «møte/utvalg» både i forhold til «Eksporter til politiker» og digital produksjon av møteinnkallinger med sakspapirer, påfølgende protokoll og tilgjengeliggjøring på portal. Styret foreslår i tillegg å sette av midler årlig i kommende periode, dette for å ivareta behov for mer utvikling, integrasjoner og samhandling med andre systemer. I tillegg settes det av et større beløp i slutten av perioden for å synliggjøre behov for større investeringer. Kostnader knyttet til dette er foreløpig under utredning og vil ventelig kunne legges frem i styremøte. Visma Enterprise økonomisystem: Fra utviklingsgruppa Administrasjon, utviklingsgruppa foreslår dette i Styret foreslår dette i Økonomisystem med tilleggsmoduler Ehandel og anleggsmodul (avskrivninger, sjølkost ol) prioriteres. Jamfør prosjektet for nytt økonomisystem så vil tidligere avsatte midler for uttak opsjon i 2018, kr 500 bli redusert til kr 150. resterende beløp kommer da i tillegg til foreslått beløp fra utviklingsgruppa. Totalt foreslår styret at det settes av kr ,- til økonomisystem i Web publiseringsløsning/portalløsning: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018 og utover. Styret foreslår å sette av kr 100 årlig for å ivareta behov for mer utvikling, integrasjoner og samhandling med andre systemer. Verktøy for analyse, budsjettering, økonomiplanlegging og virksomhetsstyring: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret foreslår dette i Compilo Internkontroll: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret mener at dette bør inn i FARTT på sikt men foreslår at dette skyves til Rekruttering/personal: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret foreslår dette i Komtek div moduler: Fra utviklingsgruppe Teknisk, plan og landbruk. Utviklingsgruppa foreslår dette i Vår ref. : 16/

7 Styret støtter tiltak i 2018 men foreslår at tiltak tas ut av hovedoversikt Investeringsplan og legges inn i «arbeidsliste» til FARTT. DGW-viewer: Fra utviklingsgruppe Teknisk, plan og landbruk. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret foreslår dette i Qgis: Fra utviklingsgruppe Teknisk, plan og landbruk. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret foreslår dette i Adobe Pro: Fra utviklingsgruppe Teknisk, plan og landbruk. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret foreslår dette i Direkte remittering Velferd og Familia. Fra utviklingsgruppe Helse- og omsorg. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret foreslår dette i Læringsplattform Skole: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret støtter forslag om å gjennomføre dette i 2017 og at investeringer dekkes av FEIDE Fond gjennom budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Administrasjonssystem Kulturskole: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i Styret støtter forslag om å gjennomføre dette i 2017 og at investeringer dekkes av FEIDE Fond gjennom budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Visma Voksenopplæring: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i Administrasjonssystem barnehage: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018 (forprosjekt) og 2019 (hovedprosjekt). Styret foreslår at dette gjennomføres i Dette er et helt nyutviklet system og det er hensiktsmessig å avvente til systemet er helt ferdig utviklet. Tallgrunnlag for kjøp må kvalitetssikres. Type anskaffelse er ikke endelig avklart. Styret forutsetter at resterende Fondsmidler FEIDE Fond kan disponeres til andre formål når finansiering av Læringsplattform Skole og Administrasjonssystem Kulturskole er gjennomført i Styret vedtar Investeringsplanen som foreslått og sender denne til eierkommunene for høring. Høringsfrist for eierkommunene er 1. september /2017 Personressurs FARTT Vedlegg: Vår ref. : 16/

8 FARTT leier i dag personressurser fra kommunene for å løse oppgaver knyttet til administrasjon, drift, brukerstøtte, utvikling og prosjekter. FARTT er i veldig vekst på flere områder. Omfanget av generell daglig drift og overvåking er raskt økende. I forhold til sikkerhet så er det en klar sammenheng med et stadig endret og økende trusselbilde og behov for ekstra fokus på sikkerhetsarbeid fra FARTT sin side. Ut fra disse forhold er det behov for en styrking av innleide personressurser til FARTT. I styremøte 22. mars, sak 22/2017 orienterte daglig leder om hva som ligger til grunn for behov og at FARTT administrasjon og drift ønsker å kjøre en prosess rundt saken sett i forbindelse med budsjettarbeid frem mot Styret kom med følgende innspill i saken: - Viktig å legge frem historikk på volumendringer innafor produksjonsdata som grunnlag for å dekke behov for økning i personressurser i FARTT - En må kartlegge kompetansebehov - En må se på behov for å styrke område der økt bemanning kreves, for å dekke generell vekst men også for å styrke utvikling - Utvikling må også være fokusområde når en tenker utvidelse av personressurs - Sikkerhet og endring i trusselbildet er en veldig viktig faktor, det vil si at man nå beskrive omfang og trusler - Generelt økt bruk av skytjenester inne IKT-sektoren må vurderes med i framtidig mannskapsrigg for FARTT FARTT drift og administrasjon har sett på områder som er viktige med hensyn til det totale driftsbildet og ut fra dette er det gjort en vurdering som tilsier behov for en styrking av innleide personressurser fremover. Administrasjon og drift i FARTT foreslår følgende med hensyn til personressurs: - Leie av personressurs fra Alvdal kommune økes fra dagens 70 % til 100 % for å dekke behov innen drift, kommunikasjon, sikkerhet og overvåking sett i et driftsperspektiv - Leie av ny personressurs fra Alvdal kommune, i opp til 50% stilling, for å dekke behov innen brukerstøtte, og driftsoppgaver. Dette må også sees i sammenheng med at Alvdal må tilsette ny ressurs som erstatning for dagens ressurs - Samlet ressursbehov for FARTT vil ut fra dette innebære en økning fra dagens 6,4 årsverk til 7,2 årsverk. Driftsleder og daglig leder vil orientere nærmere om behov og skissert løsning i møte. Styret tar stilling til sak vedrørende personressurs FARTT. 45/2017 Budsjett 2018 Vedlegg: Vedlegg sak 45/2017 Driftsbudsjett 2018 Investeringsbudsjett 2018: Vår ref. : 16/

9 Investeringer i 2018 er i henhold til foreslått Investeringsplan , denne sendes på høring til eierkommunene jamfør sak 43/2017. Investeringer i 2018 finansieres ved låneopptak. Driftsbudsjett 2018: I styrets forslag til driftsbudsjett 2018 legges følgende til grunn: Tjeneste 1000 Administrasjon - Økning i forsikringspremie med 4% - Lønnsvekst på 4 % for innleide personressurser - Økning i kjøp av varer og tjenester med 4% - Leie av IKT ressurs fra Alvdal kommune, foreslås økes fra 70 % til 100 % som alternativ 2, dette er nærmere beskrevet i saksutredning, se sak 44/ Leie av ny personressurs fra Alvdal kommune, forslås med 50 %, i tillegg til leie nevnt over. Dette for å dekke behov knyttet til personressurser, se sak 44/2017. Samlet sett innebærer dette en økning med kr ,- for tjeneste Tjeneste 2000 Felles drift serverpark - Justering av avtalepriser under vedlikeholdsavtaler og lisenser - Generell prisstigning på 4% - Vedrørende MS lisensavtale er det lagt inn 10 % økning i kostnader, dette med bakgrunn i prognose for økning antall lisenser Samlet sett innebærer dette en økning på kr ,- for tjeneste Tjeneste 2100 Fagsystemer økonomi, administrasjon og næring - Justering av avtalepriser under vedlikeholdsavtaler og lisenser - Generell prisstigning på 4% Samlet sett innebærer dette en økning på kr ,- for tjeneste Tjeneste 2200 Fagsystemer skole, undervisning og barnehage - Justering av avtalepriser under vedlikeholdsavtaler og lisenser - Generell prisstigning på 4% Samlet sett innebærer dette en økning på kr ,- for tjeneste Tjeneste 2300 Fagsystemer helse og omsorg, barnevern, NAV og TFF - Justering av avtalepriser under vedlikeholdsavtaler og lisenser - Generell prisstigning på 4% Samlet sett innebærer dette en økning på kr ,- for tjeneste Tjeneste 2400 Fagsystemer Kultur og kulturskole - Vedlikehold til administrasjonssystem kulturskole, som konsekvens av investering i Generell prisstigning på 4% Samlet sett innebærer dette en kostnad kr ,- for tjeneste Vår ref. : 16/

10 Tjeneste 3000 Kapitalutgifter Ingen endringer. I styrets forslag til Investeringsbudsjett 2018 legges til grunn investeringer i henhold til vedtatt Investeringsplan, se også sak 43/2017. Til driftsbudsjett 2018 legges det frem 2 alternativer: Drift 2018, alternativ 1: I forslaget legges det til grunn lønnsvekst på 4%, kostnadsvekst på 4 % på årlig drift og vedlikehold. Totalt sett ligger det an til en kostnadsvekst i årlig drift på kr ,-. Dette tilsvarer 5,87 % økning i årlig drift fra Drift 2018, alternativ 2: I forslaget legges det til grunn lønnsvekst på 4%, endring i innleie personressurser med økning i årsverk fra 6,4 til 7,2, kostnadsvekst på 4 % på årlig drift og vedlikehold. Totalt sett ligger det an til en kostnadsvekst i årlig drift på kr ,-. Dette tilsvarer 9,17 % økning i årlig drift fra Styret vedtar forslag til Investeringsbudsjett 2018 som fremlagt. Styret vedtar driftsbudsjett 2018, Alternativ 2. Styrets forslag til budsjett 2018 sendes ut på hørings til eierkommunene med høringsfrist 1. september /2017 Personvernregler og personvernombud Vedlegg: I styremøte 28. april ble det gitt en kort orientering til styret vedrørende de nye personvernreglene fra EU som vil tre i kraft fra 25. mai 2018 og hvilke krav som følger av dette. Styret foreslo at IKT sikkerhetsutvalget skulle se nærmere på dette. I møte i IKT sikkerhetsutvalget 7. juni diskuterte utvalget saken og kom frem til at det er viktig at FARTT kommunene samarbeider om de utfordringer som følger med de nye personvernreglene og ikke minst krav om at alle kommuner må ha et personvernombud, som følge av de nye EU reglene. FARTT drift og administrasjon har gjort en vurdering av og foreslår at funksjonen som personvernombud kan dekkes av de personressurser som FARTT leier inn i dag, i inntil 20% stilling. Driftsoppgaver som må erstattes som konsekvens av dette, i inntil 20%, foreslås dekkes av ny innleid personressurs, jamfør saksutredning i sak 45/2017. Styret støtter forslag om at FARTT dekker behovet for et fremtidig nytt personvernombud for alle FARTT kommunene, i inntil 20% stilling. Vår ref. : 16/

11 46/2017 Eventuelt Vår ref. : 16/