SuperOffice Sales & Marketing. Administratorkurs

Transkript

1 SuperOffice Sales & Marketing Administratorkurs

2 Sist endret: Semantix AS. Denne dokumentasjonen er skrevet, redigert og formatert i Microsoft Office Word 2007 fra Microsoft Corporation SuperOffice AS. Alle rettigheter forbeholdt. SuperOffice AS gir deg rett til å bruke programvaren og ta en sikkerhetskopi. All annen kopiering er forbudt. Det er forbudt å reprodusere, tilpasse eller oversette dokumentasjonen uten å ha innhentet skriftlig tillatelse. Dette gjelder ikke kopiering som er tillatt i henhold til åndsverksloven. SuperOffice, SuperOffice-logoen, SuperOffice CRM, SuperOffice Sales & Marketing og SuperOffice Customer Service er varemerker eller registrerte varemerker for SuperOffice AS. Microsoft, Microsoft Office, Microsoft Internet Information Server, SQL Server og Windows 2000 Server er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Sybase er et registrert varemerke for Sybase, INC Oracle er et registrert varemerke for Oracle Corporation. Andre produkter og firmanavn som er nevnt, kan være varemerker for de respektive eierne. Idé og opphav: SuperOffice AS. Dokumentasjon: Semantix AS. Konsernselskap: SuperOffice AS Datterselskaper: SuperOffice Norge AS SuperOffice Sweden AB SuperOffice Danmark A/S SuperOffice GmbH SuperOffice Benelux B.V. SuperOffice Software Ltd SuperOffice Team Brendel Ag

3 INNHOLD KAPITTEL 1: INNLEDNING... 1 Målsetningen med kurset... 1 Forkunnskaper... 1 Innholdet i kurset... 1 KAPITTEL 2: KOMME I GANG... 3 Navigere i SuperOffice Administration... 3 KAPITTEL 3: STATUS... 5 Status-bildet... 5 Database... 5 Statistikk... 6 KAPITTEL 4: LISENSER... 7 Lisenser-bildet... 7 Oppdatere lisensinformasjon... 8 KAPITTEL 5: BRUKERE OG ROLLER... 9 Brukere-bildet... 9 Legge til brukere Dialogboksen Person Redigere brukeropplysninger Redigere brukerrettigheter Slette brukere Våre kontakter Legge til kontakter Slette kontakter Roller-bildet Opprette en rolle Redigere en rolle Slette en rolle KAPITTEL 6: LISTER Lister-bildet Administrere lister Legge til brukerdefinerte lister Endre navn og beskrivelse Slette brukerdefinerte lister Administrere forekomster Legge til forekomster Endre forekomster Slette forekomster Brukergrupper Overskrifter Gruppering og filtrering Legge til overskrifter Endre overskrifter Velge overskrifter Sortere overskrifter Slette overskrifter Spesialiserte lister Generelt Land Generelt Relasjon Generelt Ressurs Generelt Valuta Oppfølging Type Oppfølging Hensikt Salg Type, Faser, Tilbud Salg Fase Prosjekt Type, status Prosjekt Status KAPITTEL 7: DOKUMENTMAL Bruke standardmaler Endre standardmaler Opprette et maldokument Tilknytte en ny mal Legge til forekomster på listen Dokument - Mal E-postmaler Bruk av malvariabler Tilbudsmaler Oppbygning Forberedelser... 50

4 Tilpasse malen Tilpasningsmuligheter KAPITTEL 8: APPLIKASJONER/WEBPANEL Applikasjoner Legge til eksterne applikasjoner (GUI Applikasjon) Webpanel Tilknytte en ny URL-adresse KAPITTEL 9: PRODUKTER, PRISLISTER OG TILBUD Jobbe med produkter og prislister Legge til prisliste Slette/deaktivere prislister eller produkter67 Legge til produkt i prisliste Jobbe med innstillinger for tilbud Tilbudsinnstillinger: Fanen Innstillinger Tilbudsinnstillinger: Vedlegg, standardverdier og godkjenning KAPITTEL 10: QUOTE/SYNC CONNECTORS OG ERP-KOBLINGER Hva er Quote/Sync Connectors og ERPkoblinger? Fanen ERP-koblinger Fanen Sync KAPITTEL 11: ARBEIDSFLYT Salgsguide Opprette faser for salgsguiden Opprette salgstype for salgsguiden Opprette en salgsguide Prosjektguide Opprette statuser for prosjektguiden Opprette prosjekttype for prosjektguiden 83 Opprette en prosjektguide Legge til et dokument for en status Bruke dokumentmaler på flere språk i prosjektog salgsguidene Legge til dokumentmaler for språk Angi dokumentspråk for brukere KAPITTEL 12: BRUKERDEFINERTE FELT Felt-bildet Mer-felt Legge til felt Redigere felt Endre TAB-rekkefølgen på felt Endre feltposisjoner Slette felt Side 1-felt Velge side 1-felt KAPITTEL 13: SYSTEMVALG Systemvalg-bildet Ledetekster Endre ledetekster Tilbakestille ledetekster Nummertildeling Vise nummertildeling Angi nummertildeling Standardverdier for nye dokumentmaler 105 Resultater av nummertildeling SOLoader KAPITTEL 14: PREFERANSER Preferanser-bildet Aktive innstillinger Nivåer for preferanseinnstillinger Viktige preferanser Legge til preferanseinnstillinger Endre preferanseinnstillinger Slette preferanseinnstillinger Tillate brukerinnstillinger KAPITTEL 15: IMPORT Import-bildet og DbSetup.exe Felttilordning Importinnstillinger Avanserte importinnstillinger Duplikater Importbeskrivelser Importrutiner Importere filer TILLEGG Tillegg 1: Arbeidsoppgaver Oppgave 1: Registrere nye brukere og roller Oppgave 2: Lister Oppgave 3: Maler Oppgave 4: Applikasjoner/Webpaneler Oppgave 5: Produkter og tilbud Oppgave 6: Lage en salgsguide

5 Oppgave 7: Lage en prosjektguide Oppgave 8: Felt Oppgave 9: Systemvalg og Preferanser Tillegg 2: Malvariabler Kontaktkortet Valgt kontaktperson Internasjonale adresser Dialogboksen Dokument / systemet Prosjektkortet Avsenderen (dialogboksen Person) Avsenders eget kontaktkort SuperOffice Mail Gateway Salg Utvalg Avtaler Avtaler, formatert ihht ical Integrasjon mot webapplikasjoner Tilbudsalternativer Tilbudsinformasjon Tilbudslinje/produkt Tilbudslinjer/produkter med abonnement 148 Tillegg 3: Flettefelt for tilbud Tilbudsfelt Alternativfelt Gruppefelt Linjefelt

6

7 KAPITTEL 1: INNLEDNING Administratoren får tilgang til alle vedlikeholdsfunksjoner ved å starte en egen applikasjon som heter SuperOffice Administration. Du må tilhøre rollen Brukernivå 0 eller en rolle som gir deg rettigheter til å logge deg på SuperOffice Administration. Merk: For at SuperOffice-brukerne skal kunne ta i bruk endringer som gjøres i SuperOffice Administration, må de logge seg på SuperOffice Sales & Marketing på nytt. Målsetningen med kurset Administratorkurset er beregnet på personer som fungerer som SuperOfficeadministratorer i sine bedrifter. Det vil si såkalte "superbrukere" personer som selv bruker SuperOffice Sales & Marketing, men som i tillegg har tilgang til SuperOffice Administration og kan utføre administrasjonsoppgaver i dette programmet. Målsetningen med dette kurset er å gi en innføring i bruken av SuperOffice Administration til SuperOffice Sales & Marketing. Vi kommer ikke til å gi en detaljert beskrivelse av absolutt alle funksjoner, men minner om at du finner mer informasjon om programmet i hjelpen til SuperOffice Administration. Forkunnskaper Det anbefales at kursdeltakeren har gjennomgått brukerkurset i SuperOffice Sales & Marketing, eller har innhentet tilsvarende kunnskaper på andre måter. Det forventes at deltakerne har kjennskap til bruk av SuperOffice Sales & Marketing, siden det er viktig å vite hva endringer i SuperOffice Administration betyr for SuperOffice Sales & Marketing. I tillegg forutsettes det at deltakerne har relativt gode PC-ferdigheter. Innholdet i kurset Kursboken er ment å brukes som arbeidshefte under og etter kurset. I dette kurset skal vi først se litt på hvordan du navigerer i SuperOffice Administration, og så skal vi gå gjennom de ulike delene av dette programmet. Underveis kommer vi også til å snakke litt om hvilken effekt endringer her har for SuperOffice-brukerne. Kursboken dekker funksjonalitet i SuperOffice Administration for Windows. Sync-modulen er imidlertid beskrevet for SuperOffice Administration for Web. 1

8 2

9 KAPITTEL 2: KOMME I GANG I dette kapittelet skal vi se kort på hvordan du finner frem i SuperOffice Administration. Navigere i SuperOffice Administration SuperOffice Administration består av tolv hoveddeler. Du bruker navigatoren til å veksle mellom disse. Navigatoren finner du helt til venstre i hovedskjermbildet. Den inneholder følgende knapper: Knapp Funksjon Status: Går til Status-bildet, som viser informasjon om systemet. Brukere: Går til Brukere-bildet, der du kan definere bruker- IDer, passord, brukergrupper, roller, våre kontakter (eierkort) og ulike typer tilgangsalternativer. Roller: Går til Roller-bildet, der du kan definere roller for tilgang til data og funksjoner i SuperOffice Sales & Marketing. Brukernes tilgangsnivåer bestemmes av rollen de tilhører. Lisenser: Går til Lisenser-bildet, der du kan laste ned ny lisensinformasjonen for din versjon av SuperOffice Sales & Marketing og tilhørende moduler. Lister: Går til Lister-bildet, som inneholder beskrivelser og definisjoner av listene i SuperOffice Sales & Marketing. Her finner du blant annet dokumentmaler. Tilbud/Sync: Går til Tilbud/Sync-bildet, der du kan administrere koblinger og innstillinger for ERP-systemer som er koblet til SuperOffice Sales & Marketing. Her kan du også jobbe med prislistene og produktene som ligger i SuperOfficedatabasen. Arbeidsflyt: Går til Arbeidsflyt-bildet, der du kan lage salgsguider og prosjektguider i SuperOffice Sales & Marketing. Preferanser: Går til Preferanser-bildet, der du kan angi en rekke innstillinger for ulike deler av SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel antall elementer som skal vises i historikklisten, standardtype for nye aktiviteter og så videre. Systemvalg: Går til Systemvalg-bildet, der du definerer innstillinger som gjelder for hele systemet, det vil si innstillinger for fritekstsøk, nummertildeling, ledetekster og systemoperasjoner. Import: Går til Import-bildet, der du kan importere data til SuperOffice-databasen. 3

10 Felt: Går til Felt-bildet, der du angir brukerdefinerte felt for SuperOffice Sales & Marketing. Replikering: Går til Replikering-bildet, der du administrerer bruken av funksjonene for Travel, Area Management og Satellite. Skript: Går til Skript-bildet, der du kan angi skript som skal brukes i SuperOffice Sales & Marketing. 4

11 KAPITTEL 3: STATUS I dette kapittelet skal vi se på Status-bildet og på hvilke typer statusinformasjon du finner der. Status-bildet Du kommer til Status-bildet hver gang du starter SuperOffice Administration, og ved å klikke på Status-knappen i navigatoren. Status-bildet er inndelt i to hoveddeler Database og Statistikk som vi nå skal se nærmere på. Database Viser databasens eier, serienummer og type, samt navn på databasefilen eller datakilden. Viser også neste utløpsdato og navnet på pålogget bruker. Feltet Tabelladministrasjon, lokal databasebruker viser angitt SQL-databasebruker, som må ha rettigheter til å opprette brukere og tabeller. 5

12 Statistikk Viser hvor mange brukere som var logget på SuperOffice Sales & Marketing da du logget deg på SuperOffice Administration, når forrige prototyp ble generert, og hvor mange aktive Travel-brukere det er nå. 6

13 KAPITTEL 4: LISENSER I dette kapittelet skal vi se på Lisenser-bildet, og på hvordan du oppdaterer lisensinformasjon. Lisenser-bildet I Lisenser-bildet kan du vise og oppdatere lisensinformasjonen for din versjon av SuperOffice Sales & Marketing og tilhørende moduler. Du kommer til Lisenser-bildet ved å klikke på Lisenserknappen i navigatoren. 7

14 Øverst i bildet finner du følgende informasjon: I feltet Kontaktnavn vises firma- eller organisasjonsnavnet ditt automatisk, fordi det ble registrert samtidig med serienummeret første gang du startet programmet. I feltet Serienummer vises serienummeret på programpakken for SuperOffice Sales & Marketing. Hvis det er tidsbegrensning på gjeldende lisensinnstillinger, vises det også et felt med utløpsdato. Oppdatere lisensinformasjon Hvis du vil øke eller redusere antallet lisenser for én eller flere moduler, må du kontakte SuperOffice for å oppdatere lisensinformasjonen. Når du har gjort dette, må du oppdatere SuperOffice Sales & Marketing med den nye lisensinformasjonen. Slik gjør du: 1. Klikk på koblingen Klikk her for å hente ny lisensinformasjon fra web. Lisensoversikten oppdateres med det nye antallet lisenser. Merk: Under lisensoversikten vises neste utløpsdato for lisensene. 2. Kontroller at du har fått riktig antall lisenser for de aktuelle modulene i kolonnen +/-. Økning i antall lisenser vises i grønt. Reduksjon i antall lisenser vises i rødt. Merk: Hvis du ikke har fått riktig antall lisenser eller lisenser for feil modul, må du kontakte SuperOffice. IKKE aktiver lisensene hvis antallet er feil. 3. Hvis du har fått riktig antall lisenser for ønskede moduler, kan du klikke på Aktiver-knappen. Tips: Er Aktiver-knappen deaktivert? Vises lisensnavn med rød skrift? Dette kan skyldes at totalt antall nye lisenser er mindre enn antall lisenser i bruk. Da må du redusere antall brukerlisenser i bruk. Du finner mer informasjon om dette i hjelpen for SuperOffice Administration. I neste kapittel kan du lese mer om hvordan du aktiverer lisenser for individuelle brukere. 8

15 KAPITTEL 5: BRUKERE OG ROLLER Dette kapittelet handler om Brukere- og Rolle-bildene. Vi skal se på hvordan du går frem for å legge til brukere, og da kommer vi blant annet til å gå gjennom feltene i dialogboksen Person, som du også kjenner fra SuperOffice Sales & Marketing. Deretter skal vi ta for oss Roller-bildet og vise hvordan du angir ulike tilgangsnivåer for brukerne. Brukere-bildet I Brukere-bildet administrerer du SuperOffice-brukerne i din organisasjon. Her kan du tilordne bruker-ider, passord, roller, brukergrupper og ulike typer tilgangsalternativer. Du kommer til Brukere-bildet ved å klikke på Brukereknappen i navigatoren. Medarbeidere-fanen I fanen Medarbeidere i Brukere-bildet kan du blant annet legge til brukere av typen Medarbeider, og tildele dem roller, grupper og lisenser, redigere eksisterende brukere og slette brukere. Øverst i fanen Medarbeidere finner du listeboksen Kontakt, der du velger ønsket kontakt. Se "Våre kontakter" på side 17 hvis du vil vite hvordan du legger til nye kontakter (eierkort). 9

16 I midten av bildet finner du en oversikt over alle brukerne som er registrert hos gjeldende kontakt, med informasjon om bruker-id, kontakttilhørighet, navn og rolle. I tillegg viser kolonnene helt til høyre lisensinformasjon: Windows login: Et merke i denne kolonnen angir at brukeren har påloggingsrettigheter til SuperOffice Sales & Marketing for Windows. Web login: Et merke i denne kolonnen angir at brukeren har tilgang til SuperOffice Sales & Marketing for Web. Du kan vise flere lisenser i denne oversikten ved å høyreklikke på kolonnen og velge Konfigurer kolonner. Merk: I Brukere-bildet angir du hvilke lisenser de ulike brukerne skal ha. Hvis du skal legge til nye systemlisenser (eller øke/redusere antall lisenser), gjør du dette fra Lisenser-bildet. Under brukeroversikten i Brukere-bildet finner du listeboksen Vis. Her kan du velge hvilke brukere som skal vises, for eksempel om du vil vise alle brukere, bare tidligere ansatte, bare brukere med Remote Travel-lisens eller bare brukere med påloggingsrettigheter. Merk: Dersom en SuperOffice-klient har hengt seg opp med en pålogget bruker, gjør du følgende: Velg Vis > Logget på Windows-klient. Merk av for den aktuelle brukeren, og klikk på Oppgave > Logg av bruker. Du aktiverer en bruker ved å merke av for Aktiv bruker (ikke sluttet) under Lisensinformasjon. Dette blir nærmere beskrevet under "Legge til brukere" på side 11. Nederst i vinduet finner du detaljinformasjon om brukeren som er merket i oversikten ovenfor. Siden det er denne fanen du sannsynligvis vil ha mest med å gjøre, skal vi kommer nærmere tilbake til de ulike oppgavene du kan utføre her, senere i kapittelet. Eksterne-fanen Eksterne brukere er brukere som har tilgang til data i SuperOffice Sales & Marketing via SuperOffice Audience eller tredjepartsapplikasjoner. I fanen Eksterne i Brukere-bildet kan du blant annet legge til eksterne brukere og endre påloggingsrettigheter, rolle og brukernavn/passord for eksterne brukere. Hvis du vil vite mer om dette, kan du se i hjelpen for SuperOffice Administration. Andre-fanen I fanen Andre i Brukere-bildet kan du endre påloggingsrettigheter for og legge til disse brukertypene: Anonym: Anonyme brukere har rettigheter basert på rollen for anonyme brukere. Det er vanligvis ikke nødvendig å ha mer enn én anonym bruker. System: Systembrukere kan logge seg på systemet via tredjepartsapplikasjoner og har alle rettigheter. Merk: Anonyme brukere og systembrukere krever egne brukerlisenser. 10

17 Hvis du vil vite mer om hvordan du bruker Andre-fanen, kan du se i hjelpen for SuperOffice Administration. Legge til brukere Når du skal legge til en ny bruker, gjør du følgende i fanen Medarbeidere: 1. Velg ønsket kontakt i listeboksen Kontakt. Den inneholder ditt eierkort (definert som databaseeier) og eventuelle andre organisasjoner som har påloggingsrettigheter til SuperOffice-databasen, for eksempel datterselskaper. 2. Klikk på Legg til-knappen under oversikten over registrerte brukere. Dialogboksen Velg autentiseringstype åpnes. 3. Velg ønsket autentiseringstype og klikk på OK. Merk: Hvis du senere vil endre autentiseringstype for brukeren, kan du klikke på knappen bak feltet Passord eller AD-bruker under brukeroversikten. 4. Hvis du valgte autentiseringstypen SuperOffice er ansvarlig for brukernavn og passord, vises dialogboksen Person. Gjør følgende: I dialogboksen Person registrerer du relevant informasjon om brukeren. Klikk på Lagre. Navnet på den nye brukeren vises nå i oversikten. Eller Hvis du valgte autentiseringstypen Active Directory (Windows) er ansvarlig for brukernavn og passord, vises dialogboksen Velg autentiseringstype. Gjør følgende: Velg hvilken brukergruppe som brukeren tilhører i Active Directory, i listen Brukergruppe. Brukerne i den aktuelle gruppen vises i oversikten Potensielle brukere. Merk brukeren du vil legge til, i oversikten Potensielle brukere. Velg hvilken kontakt du vil legge brukeren til, i listen Legg brukere til kontakt. Klikk på OK. Navnet på den nye brukeren vises nå i oversikten. Merk: Hvis organisasjonen din bruker en annen autentiseringstype enn de som er nevnt ovenfor, vises det andre valgmuligheter i dialogboksen Velg autentiseringstype. 5. Registrer relevant informasjon om brukeren. Før vi går videre i dette emnet, slår vi opp på "Dialogboksen Person" på side 15 og ser på hvordan denne dialogboksen skal fylles ut. 6. Når du er ferdig med å fylle ut informasjon om brukeren, klikker du på Lagre i dialogboksen Person. Navnet på den nye brukeren vises nå under oversikten. 7. I feltet Bruker-ID under brukerens navn skriver du inn en ID til brukeren du akkurat registrerte (hvis du ikke ønsker å bruke den automatisk genererte IDen). Du kan ikke angi en bruker-id som allerede finnes i databasen. Det er ingen begrensninger på hvilke tegn som kan brukes i bruker-iden. Merk: Bruker-IDen bør ikke inneholde for mange tegn, siden den vises i ID-kolonnene i SuperOffice Sales & Marketing, og plassen i disse kolonnene kan være begrenset. 11

18 8. I feltet Passord skriver du inn et passord for brukeren hvis du vil at passord skal brukes. Dette anbefales. Det er ingen begrensninger på hvilke tegn som kan brukes i passordet. Hvis det står AD-bruker i stedet for Passord, betyr det at Active Directory er ansvarlig for autentiseringen av denne brukeren. 9. I listeboksen Rolle velger du hvilken rolle brukeren skal ha. Rollen bestemmer datatilgang og funksjonelle rettigheter for brukeren. Du kan lese mer om dette under "Roller-bildet" på side I listeboksen Primærgruppe velger du et av de forhåndsdefinerte alternativene for gruppetilhørighet. Gruppene defineres i Lister-bildet. Brukeren får tilgang til data som eies av andre brukere i samme primærgruppe. Tilgangsrettighetene (for eksempel skrive- eller slettetilgang) for disse dataene er definert i rollen som brukeren tilhører. 11. Under Andre grupper vises resten av gruppene som brukeren er tilordnet. Du kan legge til eller fjerne grupper ved å klikke på knappen Oppgave og velge Endre grupper. 12. Under Lisensinformasjon merker du av hva brukeren skal ha lisens til. Du må merke av for Aktiv bruker (ikke sluttet) under Lisensinformasjon for å aktivere brukeren i SuperOffice Sales & Marketing. 13. Klikk på Lisenser-knappen. Dialogboksen Brukerrettigheter vises. Den venstre delen av dialogboksen er identisk med brukerinformasjonen under brukeroversikten i fanen Medarbeidere. I den høyre delen av dialogboksen vises en oversikt over hvilke lisenser som er tilgjengelige. Lisenser som er aktivert for 12

19 den aktuelle brukeren, er merket av i oversikten. Oversikten viser i tillegg hvor mange lisenser som er ledige og i bruk. User login: Merk av her hvis brukeren skal ha påloggingsrettigheter. I tillegg må du merke av for hva brukeren skal ha påloggingsrettigheter til, i avmerkingsboksene nedenfor. Sales and Marketing for Windows: Merk av her hvis brukeren skal ha klientlisens til SuperOffice Sales & Marketing for Windows. Travel: Merk av her hvis denne personen skal bruke Travel-funksjonene i SuperOffice Sales & Marketing. Remote Travel: Merk av her hvis brukeren skal ha lisens til funksjonene for Remote Travel i SuperOffice Sales & Marketing, det vil si mulighet til å utveksle data med den sentrale databasen uten å være fysisk tilkoblet serveren. Sales and Marketing for Web: Merk av her hvis brukeren skal ha klientlisens til SuperOffice Sales & Marketing for Web. Merk: Klientlisensene forutsetter at du har påloggingsrettigheter til SuperOffice Sales & Marketing. Pocket CRM: Merk av her hvis brukeren skal ha klientlisens til Pocket CRM (SuperOffice Sales & Marketing for mobile enheter). Customer Service: Merk av her hvis brukeren skal ha lisens til SuperOffice Customer Service. Outlook Synchronizer: Merk av her hvis brukeren skal kunne synkronisere med Outlook. Sale Quote Access: Merk av her hvis brukeren skal ha lisens til tilbudsmodulen. System user administrator: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til å legge til, redigere og endre systembrukere fra SuperOffice Sales & Marketing. External user administrator: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til å legge til, redigere og endre eksterne brukere fra SuperOffice Sales & Marketing. Confidential activities: Merk av her hvis du vil at brukeren skal kunne ha avtaler som ikke er synlige for alle. Reporter Studio: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til Reporter Studio. For at en bruker skal kunne få tilgang til denne tilleggsmodulen, kreves det at organisasjonen brukeren tilhører, har en site-lisens til den. Hvis ikke organisasjonen har site-lisens til Reporter Studio, er denne avmerkingsboksen deaktivert. Anonymous user admin: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til å legge til, redigere og endre anonyme brukere fra SuperOffice Sales & Marketing. Publish to external: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til å publisere prosjekter, salg og aktiviteter (oppfølginger og dokumenter) til eksterne brukere som har tilgang til data i SuperOffice Sales & Marketing via SuperOffice Audience eller tredjepartsapplikasjoner. 13

20 emarketing user: Merk av her hvis brukeren skal ha lisens til SuperOffice emarketing. 14. Klikk på OK i dialogboksen Brukerrettigheter. 15. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 14

21 Dialogboksen Person Dialogboksen Person får du frem når du legger til en ny bruker, og når du redigerer opplysningene om en eksisterende bruker. Denne dialogboksen består av fire faner der du kan legge inn informasjon om en SuperOffice-bruker: Generelt, Mer, Interesser og Informasjon. Redigere brukeropplysninger Hvis du vil endre opplysningene som er registrert om en bruker, gjør du følgende i Brukere-bildet: 1. Dobbeltklikk på ønsket rad i oversikten over brukere. 2. Gjør ønskede endringer i dialogboksen Person (se "Dialogboksen Person" ovenfor). Merk: I dialogboksen Person får du ikke endret rettighetsinformasjon. Dette skal vi se nærmere på under "Redigere brukerrettigheter" nedenfor. 3. Klikk til slutt på Lagre i dialogboksen Person. Redigere brukerrettigheter Hvis du vil gjøre endringer i rettighetene du har tilordnet en bruker, gjør du følgende i Brukere-bildet: 1. Merk ønsket bruker på oversikten over brukere. 2. Gjør ønskede endringer i feltene under brukeroversikten og i dialogboksen Brukerrettigheter. Disse feltene ble beskrevet under "Legge til brukere" på side Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 15

22 Slette brukere Hvis du vil slette en eksisterende bruker, gjør du følgende i Brukere-bildet: 1. Merk ønsket bruker på oversikten over brukere. 2. Klikk på Slett. Dialogboksen Fjern bruker vises. 3. Merk av for ønsket alternativ: Fjern påloggingsrettighet: Den aktuelle brukeren blir inaktiv bruker uten påloggingsrettigheter, men vedkommendes dagbok, oppfølginger og dokumenter beholdes i SuperOffice Sales & Marketing, slik at de andre brukerne ikke merker forskjell. Brukes hvis en bruker skal være borte en periode, og lisensen skal brukes av en annen person Angi at medarbeideren er sluttet: Den aktuelle brukerens påloggingsrettigheter fjernes, og i tillegg registreres vedkommende som sluttet. Dette innebærer for eksempel at du i SuperOffice Sales & Marketing må merke av for Tidligere ansatte på detaljkortet Kontaktpersoner i Kontaktbildet for å vise denne brukeren. Fjern bare bruker (og dagbok): Den aktuelle brukerens ID og dagbok fjernes fra SuperOffice Sales & Marketing. I tillegg fjernes referanser til bruker-iden overalt i SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel fra kolonnen ID på detaljkortet Aktiviteter. Dokumenter som er opprettet av denne brukeren, vil ikke lenger kunne åpnes fra SuperOffice Sales & Marketing. Fjern bruker og person: Den aktuelle brukerens ID fjernes, og i tillegg fjernes alle referanser til den tilhørende personen. Dette innebærer blant annet at innholdet i både kolonnen Person og ID på detaljkortet Aktiviteter fjernes. Dokumenter som er opprettet av denne brukeren, vil ikke lenger kunne åpnes fra SuperOffice Sales & Marketing. Merk: Disse alternativene er rangert etter alvorlighetsgrad: Fjern påloggingsrettighet medfører bare endringer for den aktuelle brukeren, mens Fjern bare bruker (og dagbok) og Fjern bruker og person innebærer at den aktuelle personen fjernes helt og holdent fra SuperOffice Sales & Marketing. Du vil da ikke lenger kunne åpne dokumenter som tilhører denne personen, i SuperOffice Sales & Marketing. Vi anbefaler bruk av Fjern påloggingsrettighet og Angi at medarbeideren er sluttet. 4. Klikk på OK. 16

23 Våre kontakter Hensikten med kontaktlisten i fanen Våre kontakter i Brukere-bildet er å angi: Hvem som kan defineres som brukere av SuperOffice Sales & Marketing: For at en person skal kunne defineres som SuperOffice-bruker, må vedkommende være registrert hos en kontakt som vises i listeboksen Kontakt i Brukere-bildet. Og for at en kontakt skal kunne vises i listeboksen Kontakt i Brukere-bildet, må kontakten vises i fanen Våre kontakter i Brukere-bildet. Hvilke kontakter som kan defineres som eiere av en satellitt. Satellitter registreres i Replikering-bildet. Legge til kontakter For at en kontakt skal kunne legges til i fanen Våre kontakter, må den først være registrert som kontakt i SuperOffice Sales & Marketing. Når du vil legge til en kontakt i fanen Våre kontakter, må du først søke etter den. Slik gjør du: 1. Klikk på Legg til-knappen under kontaktlisten. 2. Dialogboksen Finn åpnes. Hvis det allerede finnes søkekriterier i denne dialogboksen, men du ikke ønsker å bruke akkurat disse, kan du klikke på knappen Velg bort alle for å fjerne dem, eller fjerne merkingen i avmerkingsboksen ved de aktuelle kriteriene. 3. Angi ønskede søkekriterier: I listeboksen til høyre for feltet du vil søke i, velger du om du vil søke etter kontakter som Begynner med, Inneholder eller Er lik søkekriteriene du angir. 17

24 Du kan angi flere forskjellige søkekriterier, for eksempel navn, kode, telefonnummer eller e-postadresse. Angir du flere søkekriterier, søkes det etter kontakter som oppfyller alle kriteriene samtidig. Klikk på Legg til under Tilfredsstill også hvis du vil legge til flere kriterier enn de som vises. 4. Når du har angitt ønskede kriterier, klikker du på Finn-knappen. Når søket er ferdig, kan ett av følgende skje: Ett treff: Kontakten som samsvarer med søkekriteriene, vises i oversikten. To eller flere treff: Dialogboksen Finn vises med en liste over søketreffene. Her kan du merke ønsket kontakt og klikke på OK for å vise den aktuelle kontakten i oversikten. Ingen treff: Du får en melding om at det ikke finnes noen oppføringer som samsvarer med søkekriteriene. 5. Når du har valgt ønsket kontakt og klikket på OK, vises kontakten i oversikten. Slette kontakter For at du skal kunne slette kontakter fra fanen Våre kontakter, må følgende to kriterier være oppfylt: Kontakten kan ikke ha noen medarbeidere registrert. Antall medarbeidere vises i kolonnen Medarbeidere på kontaktlisten. Hvis du vil slette en kontakt, må du først slette de registrerte medarbeiderne. Sletting av medarbeidere foregår i Brukere-bildet (se "Slette brukere" på side 16). Kontakten kan ikke være en aktiv satellitt. Om den er definert som en satellitt, vises i kolonnen Aktiv satellitt på kontaktlisten. Administrasjon av satellitter foregår i Replikering-bildet, og dette kan du lære mer om på det tekniske kurset. Hvis disse to kriteriene er oppfylt, kan du slette kontakter ved å merke ønsket kontakt på listen og klikke på Slett-knappen under kontaktlisten. Merk: Du kan ikke slette kontakten som er registrert som databaseeier. Du får ikke tilgang til Slett-knappen hvis du merker databaseeieren. Roller-bildet Ved hjelp av rollebasert sikkerhet i SuperOffice Sales & Marketing kan du skreddersy roller for ulike tilgangsnivåer i bedriften. En rolle beskriver to ting: Hvilke dataobjekter (kontakter, personer, prosjekter, prosjektdeltakere, utvalg, salg, oppfølginger, dokumenter og relasjoner) som skal være tilgjengelige for brukerne som har denne rollen. Tilgjengeligheten angis ved hjelp av rettigheter: ingen, lese, opprette, oppdatere og slette. Hvilke funksjoner (for eksempel administratortilgang i SuperOffice Administration, brevfletting, eksport av utvalg og publisering) som skal være tilgjengelige for brukerne som har denne rollen. 18

25 Du kommer til Roller-bildet ved å klikke på Roller-knappen i navigatoren. Enkelte funksjoner i Roller-bildet krever egen lisens (eksterne brukere og anonyme brukere), og disse vil vi ikke komme inn på her. Hvis du vil vite mer om dette, kan du se i hjelpen for SuperOffice Administration. Det følger med en rekke forhåndsdefinerte roller i SuperOffice Sales & Marketing. Rollene Brukernivå 0 5 tilsvarer brukernivåene fra tidligere SuperOffice-versjoner, der brukernivå 0 er administrator. Du kan redigere disse rollene slik du ønsker. 19

26 Oversikt over de forhåndsdefinerte rollene Rolle Brukernivå 0 Brukernivå 1 Brukernivå 2 Brukernivå 3 Brukernivå 4 Brukernivå 5 Listeadministrator Forklaring Administrator: Har full tilgang til alle data. Kan vedlikeholde alle deler av systemet. Superbruker: Har full tilgang til informasjon, men kan ikke vedlikeholde systemet. Har full tilgang innenfor egen brukergruppe, men begrenset tilgang utenfor brukergruppen. Har full tilgang til egne data og kan lese data innenfor egen brukergruppe, men har begrenset tilgang utenfor brukergruppen. Har full tilgang til egne data, men begrenset tilgang innenfor egen brukergruppe og utenfor brukergruppen. Har lesetilgang til det meste av informasjon, men begrenset tilgang til andres informasjon. Kan opprette aktiviteter. Har full tilgang til informasjon i SuperOffice Sales & Marketing. Kan bruke SuperOffice Administration til å redigere listene i systemet (for eksempel over dokumentmaler og kategorier). Brukeradministrator Har full tilgang til data. Kan bruke SuperOffice Administration til å opprette og redigere brukere i systemet. Lokal bruker Ekstern bruker Anonym bruker Har full tilgang til egne data, men har ingen tilgang til data som tilhører brukere tilknyttet andre kontakter. Konsulent eller partner som har begrenset tilgang til kontakt- og prosjektinformasjon. Har bare tilgang til informasjon som er publisert. Brukes til å gi anonyme personer utenfra begrenset tilgang til enkelte funksjoner via en nettserver, for eksempel en Audience-portal. Denne rollen kan gis alle rettigheter, men brukes helst som en standardbruker for eksterne personer som ikke har noen påloggings-id i systemet. Systembruker Systemintegrasjonsbruker. Overstyrer all sikkerhetskontroll. Denne rollen vises ikke, og kan heller ikke redigeres 20

27 Opprette en rolle Slik oppretter du en rolle for medarbeidere i bedriften: 1. Velg fanen Medarbeidere. 2. Klikk på Legg til under Roller-oversikten. Dialogboksen Opprett ny rolle åpnes. 3. Angi et navn på rollen i feltet Rollenavn. 4. Angi en beskrivelse av rollen i feltet Beskrivelse. 5. Klikk i feltet ved Kopier rettigheter fra, og velg rollen du ønsker å basere den nye rollen på. Du kan også velge Start med tomme rettigheter i listen. 6. Klikk på Lagre. Den nye rollen vises i Roller-oversikten. 7. Klikk på rollenavnet i Roller-oversikten for å vise rettighetene for rollen i fanen Datarettigheter. Angi datarettigheter for rolle 1. Klikk på fanen Datarettigheter. 2. Klikk på pilen ( ) ved siden av rettigheten du vil endre, og velg ønsket rettighet. 21

28 Du kan velge mellom disse rettighetene: Navn Ingen Les Opprett Oppdater Slett Rettighet(er) Ingen rettigheter Leserettigheter Lese- og opprettingsrettigheter Lese-, opprettings- og oppdateringsrettigheter Lese-, opprettings-, oppdaterings- og sletterettigheter Det vises en infoboks når du holder musepekeren over en rettighet. 3. Klikk på Lagre når du er ferdig. Angi funksjonelle rettigheter for rolle 1. Klikk på fanen Funksjonelle rettigheter. I denne fanen kan du bestemme hvilke funksjoner som skal være tilgjengelige for rollen, for eksempel brevfletting, publisering, eksport av utvalg og administratortilgang i SuperOffice Administration. 2. For å legge til en rettighet: Merk én eller flere rettigheter i ruten Denne rollen kan IKKE, og klikk på pil høyre ( ). For å fjerne en rettighet: Merk én eller flere rettigheter i ruten Denne rollen kan, og klikk på pil venstre ( ). 3. Klikk på Lagre nederst i bildet når du er ferdig. 22

29 Redigere en rolle 1. Velg fanen Medarbeidere. 2. Dobbeltklikk på rollen du ønsker å redigere, i Roller-oversikten. 3. I dialogboksen Rediger rolle gjør du ønskede endringer i navnet og beskrivelsen til rollen, og deretter klikker du på Lagre. 4. Rediger eventuelt datarettighetene og de funksjonelle rettighetene til rollen. 5. Klikk på Lagre nederst i bildet når du er ferdig. Slette en rolle Når du sletter en rolle, må du flytte brukerne som har rollen du sletter, til en annen rolle. Du bør derfor være sikker på at brukerne får riktig tilgang i rollen du flytter dem til. Slik sletter du en rolle: 1. Velg fanen Medarbeidere. 2. Merk ønsket rolle i Roller-oversikten. 3. Klikk på Slett. Dialogboksen Slett rolle vises. Merk: Du kan ikke slette rollen du selv tilhører, eller systembrukerrollen (Brukernivå 0). Hvis det bare finnes én rolle, kan du heller ikke slette denne. 4. Klikk på pilen ( ) ved siden av feltet Flytt alle brukere med denne rollen til, og velg en annen rolle for brukerne av rollen du skal slette. 5. Klikk på Slett. Rollen fjernes fra Roller-oversikten. Du kan ikke angre slettingen av en rolle. 23

30 24

31 KAPITTEL 6: LISTER I dette kapittelet skal vi ta for oss lister. Først skal vi se på hvordan du håndterer lister og forekomster (en liste inneholder flere forekomster), og hvordan du behandler overskrifter. Til slutt skal vi vise hvordan du håndterer noen spesielle lister, for eksempel bruk av standardmaler og malvariabler i SuperOffice Sales & Marketing og oppretting og tilknytting av nye maler. Vi skal også se på hvordan du kan knytte eksterne applikasjoner og URL-adresser til SuperOffice Sales & Marketing. Lister-bildet Lister-bildet inneholder beskrivelser og definisjoner av listene som forekommer i SuperOffice Sales & Marketing. Vi skiller mellom forhåndsdefinerte og brukerdefinerte lister. Forhåndsdefinerte lister er lister som følger med som standard i SuperOffice Sales & Marketing. Disse kan ikke slettes, men du kan legge til, endre og slette forekomster i dem. Brukerdefinerte lister er lister som skal vises i Mer-faner i SuperOffice Sales & Marketing. De brukerdefinerte listene er merket med Brukerdefinert liste under feltet Beskrivelse. Slike lister kan du både legge til, slette og endre, pluss at du kan justere forekomstene på dem på samme måte som med forhåndsdefinerte lister. Tips: Hva som skal vises i Mer-fanene i SuperOffice Sales & Marketing, angir du i Feltbildet (se kapittel 7). Du kommer til Lister-bildet ved å klikke på Lister-knappen i navigatoren. Lister-bildet består av fire faner. Vi skal først ta for oss hvilke oppgaver du kan utføre fra fanen Lister, før vi går mer detaljert til verks og ser på fanen Forekomster. De to siste fanene (Brukergrupper og Overskrifter) blir nærmere beskrevet under Administrere forekomster på side

32 Administrere lister Slik ser fanen Lister ut: Til venstre finner du oversikten Lister, som inneholder alle forhåndsdefinerte og brukerdefinerte lister. Hvis du merker en liste her, vises det en beskrivelse av den aktuelle listen under Beskrivelse til høyre i vinduet, dersom det er lagt inn noen beskrivelse. Her kan du legge til og slette brukerdefinerte lister, eller endre navnet og beskrivelsen på en slik liste. Dette skal vi nå se nærmere på. Husk at du ikke kan slette, endre navnet på eller endre beskrivelsen av en forhåndsdefinert liste. Legge til brukerdefinerte lister Slik lager du en ny liste i Lister-bildet: 1. Velg fanen Lister. På oversikten Lister vises alle tidligere definerte lister. 2. Klikk på Legg til nederst i bildet. Dialogboksen Liste vises. 26

33 3. Skriv ønsket navn på listen i feltet Navn. Merk: Dette feltet må fylles ut. 4. Skriv eventuelt en beskrivelse av listen i feltet Beskrivelse. 5. Klikk på Lagre for å lagre listen i SuperOffice Administration. Listen blir nå lagt til på oversikten Lister. Hvis du merker listen der, vises beskrivelsen i feltet Beskrivelse, og teksten Brukerdefinert liste vises under dette feltet, for å angi at dette er en liste du har laget selv. I tillegg til å angi navn på og beskrivelse av listen, må du legge til forekomster i den. Dette skal vi se nærmere på senere, under "Legge til forekomster" på side 29. Endre navn og beskrivelse Slik endrer du navn på og/eller beskrivelse av en brukerdefinert liste i Lister-bildet: 1. Velg fanen Lister. På oversikten Lister vises alle tidligere definerte lister. 2. Dobbeltklikk på ønsket liste. Dialogboksen Liste vises. Merk: Du kan bare endre navn på og beskrivelse av brukerdefinerte lister, og ikke forhåndsdefinerte lister. Hvis du dobbeltklikker på en forhåndsdefinert liste, kommer du direkte til fanen Forekomster. 3. Endre eventuelt navnet på listen i feltet Navn. 4. Endre eventuelt beskrivelsen av listen i feltet Beskrivelse. 5. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. Slette brukerdefinerte lister Slik sletter du en brukerdefinert liste i Lister-bildet: 1. Velg fanen Lister. 2. Merk listen du vil slette, på oversikten Lister. 3. Klikk på Slett nederst i bildet. Merk: Du kan ikke slette lister som er forhåndsdefinert i SuperOffice Sales & Marketing Slett-knappen i fanen Lister er da deaktivert. 4. Når du får spørsmål om du vil slette den aktuelle listen, klikker du på Ja. 27

34 Administrere forekomster En liste består av et varierende antall forekomster, som defineres i fanen Forekomster i Lister-bildet. Fanen inneholder detaljert informasjon om alle forhåndsdefinerte og brukerdefinerte lister i SuperOffice Sales & Marketing. Slik ser fanen Forekomster ut: Øverst til venstre finner du listeboksen Liste, der du velger hvilken liste du vil se på. Under listeboksen finner du oversikten Forekomster, som inneholder alle alternativene som kan stå på den valgte listen. Se "Legge til forekomster" på side 29. Merk: I fanen Brukergrupper i Lister-bildet kan du angi hvilke brukergrupper som skal ha tilgang til hvilke forekomster på de ulike listene i SuperOffice Sales & Marketing. Funksjonaliteten tilsvarer det du gjør i oversikten Synlig for brukergruppe i fanen Forekomster (se Brukergrupper), men her tar du utgangspunkt i den enkelte brukergruppen i stedet for den enkelte forekomsten. Merk: I fanen Overskrifter i Lister-bildet kan du velge én eller flere overskrifter som den valgte forekomsten skal vises under. Funksjonaliteten tilsvarer det du gjør med overskrifter i fanen Forekomster (se Overskrifter), men her tar du utgangspunkt i den enkelte overskriften i stedet for den enkelte forekomsten. Øverst til høyre finner du avmerkingsboksen Tillat gruppering og filtrering. Du må ha merket av her for å kunne gruppere og filtrere forekomster. Like under finner du oversikten Synlig for brukergruppe, der du kan velge hvilken gruppe forekomsten som er merket på oversikten Forekomster, skal vises for. Se "Brukergrupper" på side

35 Nederst til høyre finner du oversikten Overskrifter, som inneholder forekomstgrupper som den merkede forekomsten kan vises under i SuperOffice Sales & Marketing. Se "Legge til overskrifter" på side 32. Merk: Endringene du gjør i fanen Forekomster, trer i kraft når du klikker på Lagre nederst i Lister-bildet. Hvis du klikker på Avbryt, mister du alle endringene du har gjort siden sist du lagret. Hvis du derimot går fra én liste til en annen uten å lagre, blir endringene lagret automatisk. Legge til forekomster I fanen Forekomster kan du legge til forekomster i både forhåndsdefinerte og brukerdefinerte lister. Slik gjør du: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. På oversikten Forekomster vises alle tidligere definerte forekomster for den valgte listen. Hvis du valgte en ny brukerdefinert liste, er oversikten tom. 2. Klikk på Legg til under oversikten Forekomster. Dialogboksen Rediger forekomst vises. 3. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Merk: Dette feltet må fylles ut. 4. Skriv eventuelt en beskrivelse av forekomsten i feltet Beskrivelse. 5. Klikk på OK. Forekomsten blir nå lagt til på oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere forekomster. Forekomstene vises i den rekkefølgen de blir lagt inn. Hvis du vil endre rekkefølgen, kan du merke ønsket forekomst og flytte den opp eller ned med pilknappene til venstre for oversikten ( ). Endre forekomster I fanen Forekomster kan du også endre navnet på eller beskrivelsen av en tidligere opprettet forekomst i SuperOffice Administration. Merk: Hvis du endrer navnet på en forekomst, blir dette navnet endret overalt hvor forekomsten allerede er brukt i SuperOffice Sales & Marketing. Hvis du vil unngå dette, sletter du i stedet den gamle forekomsten og oppretter en ny. Slik gjør du: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. 2. Dobbeltklikk på ønsket forekomst på oversikten Forekomster. Dialogboksen Rediger forekomst vises. 3. Endre eventuelt navnet på forekomsten i feltet Navn. 4. Endre eventuelt beskrivelsen av forekomsten i feltet Beskrivelse. 5. Klikk på OK. 29

36 Slette forekomster Du kan slette både forhåndsdefinerte og brukerdefinerte listeforekomster. Slik gjør du det: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. 2. Merk forekomsten du vil slette, i oversikten Forekomster. 3. Klikk på Slett nederst i bildet. Forekomsten fjernes fra oversikten, og den vil heller ikke lenger vises i den aktuelle listen i SuperOffice Sales & Marketing. 4. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration, eller klikk på Avbryt hvis du ikke vil lagre dem likevel. Merk: Når du sletter forekomster, fjernes de fra oversikten Forekomster, og fra de aktuelle listene i SuperOffice Sales & Marketing. Hvis det finnes tidligere registrerte poster i SuperOffice Sales & Marketing som refererer til den slettede forekomsten eller overskriften, vil navnet på den fortsatt vises i postene, selv om forekomsten/overskriften er fjernet fra listen den opprinnelig ble valgt fra. Slettinger du gjør i fanen Forekomster, er derfor ikke permanent. Du kan vise forekomster og overskrifter du har slettet, ved å merke av for Vis slettede forekomster og overskrifter øverst til høyre. Slettede forekomster og overskrifter vises i rødt med en stjerne i parentes foran. Oppheve sletting av forekomster Hvis du har slettet en forekomst eller overskrift og ikke vil at den skal være fjernet fra listen i SuperOffice Sales & Marketing likevel, kan du oppheve slettingen i fanen Forekomster på følgende måte: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. 2. Merk av for Vis slettede forekomster og overskrifter. Slettede forekomster og overskrifter vises i rødt med en stjerne i parentes foran. 3. Merk forekomsten eller overskriften du vil oppheve slettingen av. 4. Klikk på Gjenopprett nederst i bildet. Forekomsten eller overskriften vises på oversikten igjen på vanlig måte. Du kan også dobbeltklikke på forekomsten og klikke på Gjenopprett nederst i dialogboksen som vises. Merk: Denne knappen er bare tilgjengelig for slettede elementer. Tips: Du kan kontrollere at forekomsten eller overskriften ikke lenger er slettet ved å fjerne merkingen for Vis slettede forekomster og overskrifter. Brukergrupper Brukerne av SuperOffice Sales & Marketing tilhører ulike brukergrupper, avhengig av hva slags rettigheter de har. Dette defineres i Brukere-bildet (se "Legge til brukere" på side 11). Når du angir forekomster for en liste i Lister-bildet, kan du også angi hvilke brukergrupper forekomsten skal være synlig for. Dette er beskrevet nedenfor. 30

37 For de fleste lister kan du velge hvilke brukergrupper hver enkelt forekomst skal være synlig for: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. 2. Merk ønsket forekomst i oversikten Forekomster. 3. Merk av for Tillat gruppering og filtrering øverst til høyre. Merk: Hvis du ikke merker av for Tillat gruppering og filtrering, blir alle forekomster i listen synlig for alle brukergrupper. 4. Velg brukergruppe i oversikten Synlig for brukergruppe. Her vises alle brukergruppene i organisasjonen. Klikk på boksen foran navnet på ønsket brukergruppe for å angi at forekomsten skal være synlig for gruppen. Boksen blir da merket med en hake ( ). Merk: Når du legger til en forekomst i oversikten Forekomster, blir forekomsten automatisk synlig for alle brukergruppene under Synlig for brukergruppe. Du kan eventuelt fjerne merkingen for de brukergruppene du ikke vil at forekomsten skal være synlig for. Du kan velge flere brukergrupper for én forekomst. Klikk på Merk alle ( alle gruppene, eller på Velg bort alle ( ) for å fjerne all merking. Overskrifter ) for å merke Lange lister kan fort bli uoversiktelige. Derfor er det lurt å gruppere listeforekomster under ulike overskrifter, slik at det blir lettere å finne frem i listen i SuperOffice Sales & Marketing. Overskriftene defineres i fanen Forekomster i Lister-bildet, og dette er beskrevet i emnene nedenfor. Gruppering og filtrering SuperOffice Sales & Marketing har ulike typer lister: Type Enkel liste Gruppert liste Gruppert liste med listeoverskrifter Består av Listeforekomster Historikk og listeforekomster To nivåer: Historikk, listeforekomster og overskrifter, i tillegg til listeforekomster under hver enkelt overskrift I SuperOffice Administration kan du for de fleste forhåndsdefinerte lister og alle brukerdefinerte lister angi at de skal være grupperte. Merk: Listen må bestå av et visst antall forekomster for at den skal kunne vises på denne måten. Dette antallet defineres i Preferanser-bildet. Slik angir du at en liste skal være gruppert: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. 2. Merk av for Tillat gruppering og filtrering øverst til høyre. 31

38 Merk: Funksjonen for gruppering er ikke tilgjengelig for enkelte av de forhåndsdefinerte listene (for eksempel Brukergruppe-listen). Hvis en liste ikke kan grupperes, er avmerkingsboksen Tillat gruppering og filtrering deaktivert. Hvis du holder musepekeren over den, vises det en infoboks som forklarer dette. 3. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. Nå skal vi se nærmere på hvordan du definerer overskrifter for grupperte lister. Legge til overskrifter I fanen Forekomster kan du legge til overskrifter i både forhåndsdefinerte og brukerdefinerte lister. Slik gjør du: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. 2. På oversikten Overskrifter nederst til høyre vises nå eventuelle overskrifter som allerede er angitt for den valgte listen. Klikk på Legg til under oversikten Overskrifter for å legge til en ny overskrift. Dialogboksen Rediger overskrift vises. 3. Skriv ønsket navn på overskriften i feltet Navn. Merk: Dette feltet må fylles ut. 4. Skriv eventuelt en beskrivelse av overskriften i feltet Beskrivelse. 5. Klikk på OK. Overskriften blir nå lagt til på oversikten Overskrifter. 6. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere overskrifter. Merk: Du kan ikke registrere to forekomster med samme navn i én liste. Det samme gjelder overskrifter. Hvis du forsøker å registrere noe med nøyaktig samme navn som en eksisterende forekomst eller overskrift, får du melding om at dette ikke er tillatt. Dette gjelder uansett om du bruker store eller små bokstaver. Når du har lagt til ønskede overskrifter, kan du velge hvilke overskrifter hver forekomst skal vises under. Dette er beskrevet under "Velge overskrifter" nedenfor. Endre overskrifter I fanen Forekomster kan du også endre navnet på og/eller beskrivelsen av en overskrift. Slik gjør du: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. 2. Dobbeltklikk på ønsket overskrift på oversikten Overskrifter nederst til høyre. Dialogboksen Rediger overskrift vises. 3. Endre eventuelt navnet på overskriften i feltet Navn. 4. Endre eventuelt beskrivelsen av overskriften i feltet Beskrivelse. 5. Klikk på OK. 32

39 Velge overskrifter Hvis du vil ha en liste med to nivåer, må du velge overskrifter for hver enkelt forekomst og merke av for Tillat gruppering og filtrering øverst til høyre i fanen Forekomster i Lister-bildet (se "Gruppering og filtrering" på side 31). Merk: Listen må bestå av et visst antall forekomster for at den skal kunne vises på denne måten. Dette antallet defineres i Preferanser-bildet. Slik velger du overskrifter for en listeforekomst: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. På oversikten Overskrifter nederst til høyre vises nå alle overskriftene som er angitt for den valgte listen. 2. Merk ønsket forekomst på oversikten Forekomster. 3. Klikk på boksen foran navnet på ønsket overskrift på oversikten Overskrifter for å angi at forekomsten skal vises under den. Boksen blir da merket med en hake ( ). 4. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. Tips: Du kan velge flere overskrifter for én forekomst. Sortere overskrifter I fanen Forekomster kan du velge rekkefølgen overskriftene skal stå i: 1. Kontroller at det er merket av for Tillat gruppering og filtrering. 2. Merk en overskrift på oversikten Overskrifter nederst til høyre i vinduet. 3. Klikk på pil opp ( ) eller pil ned ( ) under listen med overskrifter for å flytte overskriften til ønsket plass. Slette overskrifter I fanen Forekomster kan du også slette en overskrift. Slik gjør du: 1. Klikk på pilen ( ), og velg ønsket liste fra listeboksen Liste. 2. Merk overskriften du vil slette, på oversikten Overskrifter. 3. Klikk på Slett nederst i bildet. Overskriften fjernes fra oversikten, og vil heller ikke lenger vises i den aktuelle listen i SuperOffice Sales & Marketing. 4. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. Merk: Sletting av overskrifter fungerer på samme måte som sletting av forekomster, det vil si at slettingen ikke er permanent selv om du lagrer endringene. Se "Oppheve sletting av forekomster" på side 30 hvis du vil se hvordan du opphever slettingen av overskrifter. Vær også oppmerksom på at navnet på forekomsten fortsatt vil vises i poster i SuperOffice Sales & Marketing som refererer til den. 33

40 Spesialiserte lister De fleste lister kan legges til, endres og slettes som beskrevet ovenfor. Det finnes imidlertid noen lister som er mer spesialiserte, og som inneholder flere alternativer og mer omfattende funksjonalitet enn vanlige lister. De skal vi se nærmere på her. Generelt Land I SuperOffice Sales & Marketing kan du flere steder velge ønsket land fra en valgliste. Listen over land (og tilhørende flagg) er hentet fra ISOs standardliste over land. Denne listen er forhåndsdefinert i Lister-bildet i SuperOffice Administration. Du kan endre forhåndsdefinerte land eller legge til nye på samme måte som andre forekomster. Når du legger til en forekomst på listen Generelt Land i SuperOffice Administration, ser dialogboksen Rediger forekomst slik ut: Slik fyller du ut feltene i dialogboksen: 1. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Dette skal være navnet på landet. Merk: Dette feltet må fylles ut. 2. Skriv eventuelt inn det engelske navnet på landet i feltet Engelsk navn. 3. I feltet Toppdomene kan du angi hvilken landadresse som brukes i internettadresser for det aktuelle landet, for eksempel NO for Norge eller DE for Tyskland. 4. I feltet Postprefiks kan du angi bokstaven(e) som brukes foran postnummeret når du skriver til det aktuelle landet fra et annet land, for eksempel N for Norge. 5. I de tre neste feltene kan du klikke på pilen ( ) og velge ønsket adresseformat fra listen. Vanligvis vil samme format gjelde for alle de tre feltene, men for enkelte land kan det være nyttig med flere formater avhengig av hva adressen brukes til: Visuelt adresseformat: Dette er det vanlige formatet slik det ser ut på skjermen i Kontakt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Som regel er det tilstrekkelig å velge et format her. 34

41 Adresseformat for utskrift (lokalt) og (intl.): Noen land bruker forskjellige adresseformater for brev avhengig om de sendes innenlands eller utenlands. I disse feltene kan du spesifisere hvilket format som skal brukes i hvert av tilfellene. 6. Kontakt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing inneholder feltet Org.nr for kontaktens organisasjonsnummer. Denne ledeteksten kan endres i SuperOffice Administration. Skriv inn ønsket tekst i feltet Ledetekst for org.nr, for eksempel VAT no. for Storbritannia. Når du registrerer en britisk kontakt i SuperOffice Sales & Marketing, vil ledeteksten for kontaktens organisasjonsnummer da være VAT no. 7. Klikk på pilen ( ) bak feltet Valuta og velg ønsket valuta fra listen. Merk: Disse valgene defineres på listen Valuta, som vi skal se nærmere på senere. 8. I feltet Dette landets prefiks kan du angi nummeret du må bruke for å ringe til det aktuelle landet fra et annet land, for eksempel 47 for å ringe til Norge. 9. I feltet Internasjonalt prefiks kan du angi prefikset du må bruke for å kunne ringe utenlands fra det aktuelle landet. Dette er som regel Legg eventuelt inn en beskrivelse av landet i feltet Beskrivelse. 11. Klikk på OK. Landet blir nå lagt til som en egen forekomst på oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere land. Merk: Du kan endre og slette land på samme måte som med andre listeforekomster. Se "Endre forekomster" på side 29 og "Slette forekomster" på side

42 Generelt Relasjon Relasjoner vises på detaljkortet Relasjoner i Kontakt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Detaljkortet Relasjoner viser eventuelle forbindelser som finnes mellom kontakter, for eksempel informasjon om eierstruktur eller om personer som har vært ansatt hos forskjellige kontakter. Når du legger til en forekomst på listen Generelt Relasjon i SuperOffice Administration, ser dialogboksen Rediger forekomst slik ut: Slik fyller du ut feltene i dialogboksen: 1. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Det du skriver inn her, vises i kolonnen Har relasjon på detaljkortet Relasjoner i Kontakt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Det bør være et verb i aktiv form, for eksempel eier. Merk: Dette feltet må fylles ut. 2. Merk av for Toveisrelasjon hvis relasjonen skal gjelde begge veier, slik at du har både en aktiv og en passiv side. 3. Hvis du merker av for Toveisrelasjon, må du fylle ut feltet Passiv form. Det du skriver inn her, vises i kolonnen Har relasjon på detaljkortet Relasjoner i Kontakt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Det bør være et verb i passiv form, for eksempel eies av. 4. Under Dette er en relasjon mellom angir du om relasjonen gjelder en kontakt og/eller en person, på henholdsvis aktiv og passiv side. Disse feltene samsvarer med feltene i dialogboksen Relasjon i SuperOffice Sales & Marketing. Eksempler: 36

43 Kontakt Kontakt: Kontakt Person: Person Kontakt: Person Person: Firma ABC A/S samarbeider med Konsulenter A/S. Firma ABC A/S leier inn Greg Campbell (Konsulenter A/S). Per Arnesen eier Firma ABC A/S. Jon Arnesen (Konsulenter A/S) er sønnen til Per Arnesen (Firma ABC A/S). 5. Under Eksempel ser du et eksempel på hvordan relasjonen blir seende ut i praksis, det vil si på detaljkortet Relasjoner i SuperOffice Sales & Marketing. 6. Skriv eventuelt en beskrivelse av forekomsten i feltet Beskrivelse. 7. Klikk på OK. Relasjonen blir nå lagt til som en egen forekomst på oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere relasjoner. Generelt Ressurs Ressurser vises i dialogboksen for oppfølginger i SuperOffice Sales & Marketing, der du kan legge til ressurser fra fanen Deltakere. Du kan for eksempel legge til ressurser som møterom og projektorer. Slik fyller du ut feltene i dialogboksen Rediger forekomst når forekomstene er ressurser: 1. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. 2. I feltet Type angir du om ressursen er et Sted (for eksempel et møterom eller lignende) eller Andre (for eksempel en projektor eller andre typer utstyr). 3. Hvis du har valgt ressurstypen Sted, kan du angi en adresse i feltet Adresse. 4. Legg eventuelt inn en beskrivelse av ressursen i feltet Beskrivelse. 5. Klikk på OK. Ressursen blir nå lagt til som en egen forekomst i oversikten Forekomster. 6. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere ressurser. 7. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. Generelt Valuta I fanene i Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing angir du blant annet salgsbeløp, kostnad og fortjeneste for salget. Hvilken valuta beløpene vises i, avhenger av hva som er angitt i Preferanser-bildet i SuperOffice Administration, der du velger egen valuta og basisvaluta fra en liste som er definert i Lister-bildet. 37

44 Når du legger til en forekomst på listen Generelt Valuta, ser dialogboksen Rediger forekomst slik ut: Slik fyller du ut feltene i dialogboksen: 1. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Merk: Dette feltet må fylles ut. 2. I feltet Kurs kan du angi kursen for den aktuelle valutaen ved å skrive inn et tall i feltet. Merk: Kursen er i forhold til basisvalutaen. Dersom euro er basisvaluta, regnes kursen for de andre valutaene derfor mot denne valutaen og i henhold til angitt enhet (se neste punkt). Det kan for eksempel bety at NOK 100 tilsvarer EUR 12,677 i henhold til den aktuelle dagens kurs, mens GBP 1 tilsvarer EUR 1, I feltet Enhet angir du hvilken enhet som skal brukes i forhold til basisvalutaen. Standard her vil for eksempel være 100 for norske kroner og 1 for britiske pund. 4. Skriv eventuelt en beskrivelse av valutaen i feltet Beskrivelse. 5. Klikk på OK. Valutaen blir nå lagt til som en egen forekomst på oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere valutaer. Merk: Du må aktivere valuta og angi standardvaluta i Preferanser-bildet (i Systemgruppen). Oppfølging Type Oppfølginger i SuperOffice Sales & Marketing er et samlebegrep for aktivitetene avtale, oppgave og samtale. Hver av disse deles igjen inn i ulike typer, og disse defineres i Lister-bildet i SuperOffice Administration. Typene vises som forekomster på listen Oppfølging Type. 38

45 Når du legger til en forekomst på listen Oppfølging Type i SuperOffice Administration, ser dialogboksen Rediger forekomst slik ut: Slik fyller du ut feltene i dialogboksen: 1. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Merk: Dette feltet må fylles ut. 2. I feltet Type velger du ønsket oppfølgingstype fra listen. Du kan velge mellom Avtale, Samtale og Oppgave. 3. I feltet Retning angir du om oppfølgingen skal være utgående eller innkommende ved å velge ønsket alternativ fra listen. 4. I feltet Farge velger du hvilken bakgrunnsfarge denne oppfølgingstypen skal vises med i Dagbok-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Denne innstillingen vil da gjelde for hele organisasjonen. 5. I feltet Hensikt klikker du på pilen ( ) og velger ett av de forhåndsdefinerte alternativene fra listeboksen. Disse forekomstene brukes i forbindelse med statusovervåking i SuperOffice Sales & Marketing (krever lisens for Sales Intelligence). Tips: Du kan opprette nye alternativer i tillegg til de forhåndsdefinerte ved å legge til forekomster på listen Oppfølging Hensikt i SuperOffice Administration. Dette kan du lese mer om under "Oppfølging Hensikt " på side Merk av for alternativet Hele dagen hvis du vil at det skal være mulig å velge en varighet på en hel dag for den aktuelle oppfølgingstypen i dialogboksen for oppfølginger i SuperOffice Sales & Marketing. 7. Merk av for alternativet Ledig hvis du vil at det skal være mulig å angi ledig og opptatt tid for den aktuelle oppfølgingstypen i dialogboksen for oppfølginger i SuperOffice Sales & Marketing. 39

46 8. Merk av for alternativet Publiser hvis du vil at det skal være mulig å angi at den aktuelle oppfølgingstypen skal gjøres tilgjengelig for eksterne brukere, i dialogboksen for oppfølginger i SuperOffice Sales & Marketing. 9. Skriv eventuelt en beskrivelse av forekomsten i feltet Beskrivelse. 10. Klikk på OK. Oppfølgingstypen blir nå lagt til som en egen forekomst på oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere typer. Oppfølging Hensikt Hensikter brukes til å gi en mer detaljert kategorisering av alle aktivitetstyper og fungerer som et tellerfelt i statusovervåkingsfunksjonen. Du kan for eksempel opprette hensiktene Salg eller Markedsføring for å ha muligheten til å angi hensikten med et møte eller et brev. Merk: Dette krever en egen systemlisens som heter Sales Intelligence. Hensikter opprettes på samme måte som vanlige listeforekomster, som du kan lese mer om under "Legge til forekomster" på side 29. Salg Type, Faser, Tilbud Denne listen blir gjennomgått i kapittel 11 under "Opprette salgstype for salgsguiden" på side 76 og i kapittel 9 under "Tilbudsinnstillinger: Vedlegg, standardverdier og godkjenning" på side 71. Salg Fase Denne listen blir gjennomgått i kapittel 11 under "Opprette faser for salgsguiden" på side 75. Prosjekt Type, status Denne listen blir gjennomgått i kapittel 11 under "Opprette prosjekttype for prosjektguiden" på side 83. Prosjekt Status Denne listen blir gjennomgått i kapittel 11 under "Opprette statuser for prosjektguiden" på side

47 KAPITTEL 7: DOKUMENTMAL Det er viktig for en organisasjons profil at brev, fakser, tilbud, ordrebekreftelser og andre dokumenter har et unikt og helhetlig utseende. Det betyr at alle dokumenter som sendes ut av organisasjonen, bør bruke samme skrifttyper, marger, logoer og så videre. Ved å lage maler som er tilpasset din organisasjon, sikrer du at dine kontakter lett gjenkjenner organisasjonens korrespondanse. SuperOffice Sales & Marketing leveres med flere standardmaler, som du kan bruke med én gang du har installert programmet (se "Bruke standardmaler" nedenfor). Du kan også lage egne maler i applikasjonene du har valgt å bruke sammen med SuperOffice Sales & Marketing. Dette gjør du ved å legge inn malvariabler (i tilbud og ordrebekreftelser brukes flettefelt (MergeFields) i maldokumentene (se "Tilbudsmaler" på side 48), som deretter henter informasjon fra tilsvarende felt i SuperOffice Sales & Marketing når du skriver et dokument med en mal du har laget. Nå skal vi se på bruk av standardmaler og malvariabler i SuperOffice Sales & Marketing, og hvordan vi oppretter og tilknytter nye maler. Bruke standardmaler SuperOffice Sales & Marketing leveres med et sett standardmaler, til både nasjonale og internasjonale formål. Disse malene bruker du når du oppretter dokumenter fra SuperOffice Sales & Marketing. Malene inneholder variabler som trekker ut informasjon fra SuperOffice-databasen og legger den inn i dokumentet automatisk. Du kan redigere malene som følger med SuperOffice Sales & Marketing. Dette skal vi nå se nærmere på. Endre standardmaler Du kan redigere standardmalene som følger med SuperOffice Sales & Marketing, og lagre dem med egne navn. Med standardmalene som utgangspunkt kan du for eksempel endre skrifttype og skriftstørrelse, sette inn grafikk og bytte ut eller legge til felt. Merk: Du må ikke endre filnavnet på systemmalene, for da vil ikke funksjonene som ligger i disse malene, fungere. Standardmalene ligger i mappen..\so_arc\template på filserveren som inneholder SuperOffice-dokumentarkivet. Slik endrer du en standardmal: 1. Gå til Lister-bildet, og velg fanen Forekomster. 2. Klikk på pilen ( ) og velg Dokument Mal fra listeboksen Liste. 3. Dobbeltklikk på standardmalen du ønsker å endre, på oversikten Forekomster. Dialogboksen Rediger forekomst vises. 4. Klikk på Rediger-knappen. Dokumentet åpnes i riktig applikasjon. 41

48 5. Endre for eksempel skrifttyper, skriftstørrelser og eventuelle malvariabler (se "Tillegg 2: Malvariabler" på side 133). 6. Lagre dokumentet med et nytt navn hvis du vil beholde den opprinnelige malen, eller med samme navn hvis du vil overskrive den. Merk: Hvis du lagrer en standardmal med et nytt navn, har du opprettet en ny mal. Da må du knytte malen til SuperOffice Sales & Marketing. Dette skal vi straks se nærmere på. Opprette et maldokument Du lager en mal som et dokument i en applikasjon som er tilknyttet SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel et tekstbehandlingsprogram. Hvis du oppretter malen i Word, må du lagre den som et vanlig dokument (med filtypen DOC eller DOCX), ikke som en mal (med filtypen DOT eller DOTX). Slik oppretter du et maldokument: 1. Start ønsket applikasjon. 2. Opprett et nytt dokument. 3. Sett inn de malvariablene du vil bruke i malen, for eksempel variabler for navn, adresse og telefonnummer, slik det er beskrevet under "Tillegg 2: Malvariabler" på side Lagre maldokumentet et sted du lett finner det igjen. Etter at du har definert en mal og lagret den i malmappen, må du knytte den til SuperOffice Sales & Marketing for å kunne bruke den når du oppretter dokumenter. Merk: I dokumenter med filtypen DOCX i Office 2007/2010 eller nyere må du ikke bruke vinkelparenteser <> men klammeparenteser {} eller (hvis du bruker Unicode som tegnsett) rundt variablene. I klammeparenteser kan du IKKE bruke blanktegn (mellomrom). Se "Bruk av malvariabler" på side 46 Tilknytte en ny mal Før du kan bruke malene du har laget, må du knytte dem til SuperOffice Administration. Hvis du har laget nye maler eller har endret en standardmal og lagret den med et annet filnavn, må du knytte malene til SuperOffice Administration, slik at programmet kan finne dem når du skriver dokumenter fra SuperOffice Sales & Marketing. Når du har tilknyttet malene, kan du skrive brev, fakser, tilbud og andre dokumenter du har laget maler for, på en enkel måte ved hjelp av Skriv-funksjonen i SuperOffice Sales & Marketing. Du knytter en mal til SuperOffice Administration ved å legge den til på listen Dokument Mal. Dette gjør du på samme måte som du oppretter andre forekomster. 42

49 Legge til forekomster på listen Dokument - Mal Når du legger til en forekomst på listen Dokument Mal, ser dialogboksen Rediger forekomst slik ut: Slik fyller du ut feltene i dialogboksen: 1. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Merk: Dette feltet må fylles ut. 2. Klikk på Bla gjennom til høyre for feltet Filnavn, og velg maldokumentet du har opprettet. 3. Gå til fanen Detaljer. 4. I feltet Type angir du hva slags type mal det skal være ved å klikke på pilen ( ). Du kan velge mellom dokument, e-post og faks. 5. I feltet Retning angir du om malen skal være utgående eller innkommende ved å klikke på pilen ( ) og velge fra listeboksen. I feltet Hensikt klikker du på pilen ( ) og velger ett av de forhåndsdefinerte alternativene fra listeboksen. Disse forekomstene brukes i forbindelse med statusovervåking i SuperOffice Sales & Marketing (krever lisens for Sales Intelligence). 43

50 Tips: Du kan opprette nye alternativer i tillegg til de forhåndsdefinerte ved å legge til forekomster på listen Oppfølging Hensikt i SuperOffice Administration. Dette kan du lese mer om under "Oppfølging Hensikt" på side Merk av for alternativet Tilbudsdokumenttype hvis du vil bruke dokumentmalen når du lager tilbud i SuperOffice Sales & Marketing. Du må også velge type i listeboksen. 7. Merk av for alternativet Publiser hvis du vil at det skal være mulig å angi at den aktuelle dokumentmalen skal gjøres tilgjengelig for eksterne brukere, i dialogboksen Dokument i SuperOffice Sales & Marketing. 8. Angi standardoppsett for feltet Vår ref (standard) ved hjelp av malvariabler, for eksempel auth for avsenders fornavn og etternavn (se "Tillegg 2: Malvariabler" på side 133). 9. Gå til fanen Mer. 10. I feltet Lagre i database angir du om dokumenter som blir laget med denne malen, skal lagres i dokumentdatabasen. Hvis du velger Ja, vises dokumentet på detaljkortet Aktiviteter i SuperOffice Sales & Marketing. Hvis du velger Nei, vises ikke dokumentet i SuperOffice Sales & Marketing etter at du har opprettet det, og du får ikke tilgang til det via programmet. 11. I de tre Registry-feltene kan du angi registernøkler hvis du vil overstyre standardkommandoene for henholdsvis åpning, redigering eller utskrift av dokumentmalen. En mal i HTM-format vil som standard åpnes i Internet Explorer. Hvis du ønsker å redigere malen, kan du i dialogboksen Rediger forekomst angi at den skal åpnes i Word i stedet. Dette gjør du ved å angi banen til programmet i feltet Registry Open key, for eksempel C:\Programfiler\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE. På samme måte kan du angi ønsket overstyringsprogram i feltene Registry Edit key (for redigering) og Registry Print key (for utskrift). Merk: I feltet Registry Open key er det tilstrekkelig å angi selve navnet på programfilen i stedet for hele banen til filen hvis ønsket program er blant dem som kan startes ved å velge Kjør på Start-menyen i Windows og skrive inn programnavnet. 12. Legg eventuelt inn en beskrivelse av malen i feltet Beskrivelse. 13. Klikk på OK. Malen blir nå lagt til som en egen forekomst på oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere maler. Legge til språkversjoner av dokumentmalen Når du har lagt til en dokumentmal som beskrevet ovenfor, kan du legge til oversatte versjoner av dokumentmalen. Slik gjør du: 1. Dobbeltklikk på en dokumentmal på oversikten Forekomster. Dialogboksen Rediger forekomst vises. 2. Gå til fanen Språk. 3. Klikk på Legg til. Dialogboksen Legg til språk vises. 4. Velg ønsket språk i listen Legg til språk, og klikk på OK. 5. Klikk på Endre. Dokumentet åpnes i riktig applikasjon. 44

51 6. Legg inn den oversatte teksten på det aktuelle språket, og lagre og lukk dokumentet. 7. Gjenta trinn 3-6 for å legge til flere språkversjoner. Riktig språkversjon av dokumentmalen blir automatisk valgt når du for eksempel oppretter nye tilbud eller sender e-post til en kunde i utlandet. Hvert språk får sin egen undermappe i mappen..\so_arc\template (for eksempel..\us). E-postmaler Ved hjelp av SuperOffice Sales & Marketing og Outlook Mail Link kan du lage egne dokumentmaler for e-post. Dette fungerer litt annerledes enn for andre Microsoft Officeapplikasjoner: Malen må lages i Outlook Express eller i Windows Mail for nyere PCer (brukeren vil likevel kunne bruke Outlook til å sende slike e-postmaler). Du bruker malvariablene på samme måte som i for eksempel Microsoft Word og Excel, men i stedet for vinkelparentes rundt malvariablene, må du sette klammeparentes {}, for eksempel {name}. Du finner en oversikt over malvariablene under "Tillegg 2: Malvariabler" på side 133. Malen må lagres i mappen..\so_arc\template med filtypen.eml, og denne må du deretter endre til.somail. Når du knytter malen til SuperOffice Sales & Marketing, må du angi navn, filnavn, type og retning. I tillegg må du angi SoMailParser.exe som programmet som skal åpne malen, i feltet Registry Open key. 45

52 Bruk av malvariabler Det er enkelte regler som må følges når du bruker malvariabler. Her er en liten gjennomgang: I de fleste applikasjoner må variabler skrives med klammeparenteser {} rundt variablene. I klammeparenteser kan du IKKE bruke blanktegn (mellomrom) som beskrevet ovenfor. I dokumenter med filtypen.doc,.xls etc. i eldre versjoner av Office (2003 og eldre) må du bruke vinkelparenteser <> rundt variablene. Du må legge til nok blanktegn til hele feltinnholdet, for eksempel slik: <name >. Hvis du bruker Unicode som tegnsett i SuperOffice-databasen (se statusbildet i SuperOffice Administration), må du bruke rundt variablene. Du kan også bruke dette med standard ANSI-databaser, og det fungerer med filformat lagret i Office 2003/2007 og nyere. Det er viktig å huske på at hele variabelen må være formatert med samme skrifttype og skriftstørrelse, og du må kun bruke små bokstaver. Hvis preferansen Tillat store bokstaver i malvariabler er aktivert, kan imidlertid malvariabelen formateres. Du kan blande vanlig tekst og variabler i maldokumentet. Du kan for eksempel legge inn malvariabler som henter en kontakts navn og adresse, skrive inn en standardtekst som skal stå i brevet, og legge inn variabelen for vår kontakt som avslutning på brevet. 46

53 Du kan også bruke såkalte fylltegn i maldokumentet. Se nedenfor. Dato og klokkeslett i malvariabler styres av systemklokken på PCen (Windowsinstallasjoner) eller av webserveren (Web-installasjoner). Formateringen av dato og klokkeslett styres av innstillingene du har angitt i SuperOffice Sales & Marketing (Fil > Lokale innstillinger). Fylltegn (kun Office 2003 og eldre) Merk: Gjelder ikke dokumenttyper som.docx,.xlsx,.pptx og så videre. Noen ganger kan det være nødvendig å bruke fylltegn i maler for at feltinnhold eller - formatering ikke skal bli endret eller slettet hvis innholdet i et felt blir kortere enn feltvariabelen angir. 47

54 Du bruker variabelen padd# for å angi fylltegnet som skal brukes. #-tegnet erstattes med ANSI-koden for det tegnet du ønsker å bruke som fylltegn. Du finner vanligvis en oversikt over ANSI-koder i håndboken til programmet du lager maler for. SuperOffice Sales & Marketing har standardverdier for fylltegn for de mest vanlige tekstbehandlings- og regnearksprogrammene. Vanligvis brukes myk bindestrek, fordi den ikke vises på skjerm eller utskrift. Malvariabelen for dette er <padd31>. For applikasjoner der oppsettet er ukjent, bruker SuperOffice Sales & Marketing <padd32>, som er ANSIkoden for blanktegn. Tips: Microsoft Word bruker <padd31> som fylltegn. Fylltegnvariabelen angir du én gang i maldokumentet. Den gjelder da for alle påfølgende malvariabler i dokumentet. Hvis du nedenfor et fylltegn for eksempel har malvariabelen <name > med plass til 15 tegn, og den fylles ut med SuperOffice, som består av 11 tegn, fungerer de fire siste tegnene som fylltegn, og vil da fjernes automatisk, slik at feltet ikke tar mer plass enn nødvendig. Hvis du ikke ønsker å bruke fylltegn, bruker du malvariabelen <padd0>. Merk: Dette fungerer bare for dokumentformater som er sekvensielle, for eksempel Notisblokk og AmiPro-maler uten grafikk. Når du bruker <padd0>, kan du skrive alle malvariablene uten blanktegn mellom navnet på malvariabelen og det avsluttende variabeltegnet (>). Tilbudsmaler Malene for tilbudsdokumenter, tilbudsdetaljer og ordrebekreftelser er annerledes enn vanlig dokumentmaler, siden de benytter flettefelt ("mergefields") i tillegg til standard malvariabler. Tilbudsdokumentet er det dokumentet som ligger tilgjengelig via koblingen på detaljkortet Tilbud og via Skriv-knappen. Tilbudsdetaljene blir generert som PDF-fil sammen med tilbudsdokumentet (dersom det er opprettet) når du klikker på Send på tilbudet. Ordrebekreftelsen blir generert som PDF-fil sammen med tilbudsdokumentet (dersom det er opprettet) når du klikker på knappen Registrer ordre. Et tilbud består ofte av mer enn ett produkt. Det er derfor nødvendig å lage en tilbudsdetaljmal (og ordrebekreftelsesmal) der hvert produkt blir listet opp i en tabell med forskjellige grupperinger (f.eks. alternativ). For brukeren vil kun tilbudsdokumentet være mulig å redigere i Word. Tilbudsdetaljmalen og ordrebekreftelsesmalen blir kun bli generert som PDF og kan ikke endres av brukeren. Alle tilbudsmalene kan redigeres som vanlig i SuperOffice Administration. Du kan skreddersy dine egne maler for tilbud og ordrebekreftelser. Ved hjelp av felt (flettefelt/mergefields) i Word kan du sette inn tilbudsinformasjon i malen. Kombinert med malvariablene, som du bruker til å hente inn kundedata og annen informasjon, kan du lage akkurat det tilbudet eller den ordrebekreftelsen du ønsker. SuperOffice Sales & Marketing leveres med flere standardmaler som du kan bruke slik de er eller tilpasse til ditt behov. Merk: Krever lisens for tilbudsmodulen. 48

55 Flettefeltene med tilbudsdetaljene (linjer, priser, produktnavn osv.) ligger vanligvis i et eget maldokument atskilt fra tilbudsdokumentet. Tilbudsdokumentet er dokumentet/følgebrevet som selgeren oppretter (detaljkortet Tilbud i bildet Salg). Tilbudet genereres som en PDF-fil der tilbudsdetaljene blir flettet inn i tilbudsdokumentet og legges ved i e-postmeldingen som sendes til kunden. Hvis du bruker både tilbudsdokumentet og tilbudsdetaljene, er det to muligheter: Hvis flettefeltet «QuoteDetails» finnes et sted i tilbudsdokumentet, settes tilbudsdetaljene inn der feltet er plassert. Hvis flettefeltet «QuoteDetails» IKKE finnes i tilbudsdokumentet, settes tilbudsdetaljene inn helt til slutt i dokumentet. Hvis du bruker bare tilbudsdokumentet eller tilbudsdetaljene, genereres tilbudet som en PDF og legges ved i e-postmeldingen til kunden. I begge tilfeller genereres det én PDF-fil som legges ved i e-postmeldingen. Oppbygning Bruken av flettefelt i maler er forskjellig fra bruken av malvariabler. Der malvariabler kan plasseres hvor som helst i maldokumentet, må flettefelt følge en struktur eller et hierarki. Dette hierarkiet består av 4 nivåer (tabeller) som må plasseres i følgende rekkefølge ("nesting order"): tilbud > alternativ > gruppe > linje (rad) Feltene «TableStart:xxx» og «TableEnd:xxx» definerer starten og slutten på de ulike tabellområdene (nivåene): «TableStart:quote» «TableStart:alternative» «TableStart:group» «TableStart:line» «TableEnd:line» «TableEnd:group» «TableEnd:alternative» «TableEnd:quote» Eksempel: Linjefelt (for eksempel «line/name») kan bare plasseres innenfor linjetabellen («TableStart:line»«TableEnd:line»), mens alternativfelt kan plasseres innenfor både alternativtabellen og de underliggende tabellene (gruppe og linje). 49

56 Du behøver bare legge inn hver tabell én gang i malen. Eksempel: En produktlinje vises som én rad i malen, men når du genererer et tilbud eller en ordrebekreftelse i SuperOffice Sales & Marketing, gjentas denne raden for hvert produkt i tilbudet. Det samme gjelder alternativer og grupper. Gruppetabellen er ikke obligatorisk, så du behøver ikke bruke denne hvis du ikke vil gruppere produktene. Forberedelser Opprette et salg for testing av maldokumentet I SuperOffice Sales & Marketing bør du på forhånd ha opprettet et tilbud med flere produkter. Da blir det enklere å teste maldokumentet du skal lage. Produktene bør være fra ulike produktfamilier, slik at du får sett hvordan gruppering fungerer. Salget bør ha samme salgstype som du knytter maldokumentet til (se "Knytte maldokumentet til en salgstype" nedenfor). I tilbudet må du klikke på Registrer ordre slik at knappen Vis bekreftelse blir tilgjengelig. Velge felt som skal vises Hvert produkt består av mange felt med produktdata, men som standard er ikke alle disse feltene synlige. Hvis du skal tilpasse et maldokument og sette inn nye felt, må du kontrollere at de aktuelle feltene er satt som synlige i dialogboksen Konfigurer produkt. Det settes ikke inn noen verdi for felt som ikke er definert som synlige i SuperOffice Administration. Du kan lese mer om dette under "Konfigurere produkt" på side 70. Kopiere malen som skal tilpasses Nå skal du kopiere en eksisterende mal og legge den til som en ny mal i SuperOffice Administration. Vi tar utgangspunkt en ordrebekreftelsesmal. Slik gjør du: 1. Gå til Lister-bildet, og velg fanen Forekomster. 2. Klikk på pilen ( ) og velg Dokument Mal fra listeboksen Liste. 3. Dobbeltklikk på malen Ordrebekreftelse, og klikk på Rediger-knappen. Maldokumentet åpnes i Microsoft Word. 4. Lagre maldokumentet med et nytt navn, og plasser det et sted du lett finner det igjen. 50

57 5. Legg til maldokumentet som beskrevet i "Legge til forekomster på listen Dokument - Mal" på side Gi maldokumentet et logisk navn, for eksempel "Ordrebekreftelse Gruppert". 7. Merk av for alternativet Tilbudsdokumenttype slik at maldokumentet blir tilgjengelig når du oppretter tilbud i SuperOffice Sales & Marketing. Du må også velge typen Mal for ordrebekreftelser i listeboksen. 8. Klikk på Lagre når du er ferdig. Knytte maldokumentet til en salgstype Nå skal vi knytte maldokumentet til en salgstype. Salg med denne salgstypen bruker da denne malen når du viser bekreftelsen i SuperOffice Sales & Marketing. Hvis du allerede har opprettet et salg i SuperOffice Sales & Marketing, kan du bruke salgstypen for dette salget. Slik gjør du: 1. Gå til Lister-bildet. 2. Dobbeltklikk på Salg Type, Faser, Tilbud i fanen Lister. Listen åpnes i fanen Forekomster. 3. Dobbeltklikk på en salgstype i oversikten Forekomster. Dialogboksen Rediger forekomst vises. 4. Gå til fanen Standardverdier > listen Bekreftelsesdokument, og velg maldokumentet du har opprettet. 5. Klikk på OK. Tilpasse malen Nå skal vi tilpasse maldokumentet du har klargjort. Vi begynner med å sette inn noen enkle felt og en ekstra kolonne med produktbilder i produktlisten, og deretter skal vi gruppere produktene etter produktfamilie og velge sorteringsrekkefølge. Sette inn felt i Word Nedenfor har vi beskrevet to metoder for å sette inn felt i et maldokument. Den første er den raskeste. 1. Kopier et eksisterende felt i malen. Kontroller at du kopierer hele feltet, inkludert. 2. Lim inn feltet i malen. 3. Høyreklikk på feltet, og velg Rediger felt. 4. I feltet Feltnavn under Feltegenskaper skriver/limer du inn feltnavnet du vil sette inn. Ikke ta med. Du finner en komplett oversikt over feltene i "Tillegg 3: Flettefelt for tilbud" på side Klikk på OK. ELLER 1. Plasser markøren der du vil sette inn feltet. 2. Gå til Sett inn > Hurtigdeler > Felt (Insert > Quick Parts > Field). Dialogboksen Felt vises. 51

58 3. Klikk i listen Feltnavn under Velg et felt, og skriv "merge". Feltnavnet MergeField er nå markert i listen. 4. I feltet Feltnavn under Feltegenskaper skriver/limer du inn feltet du vil sette inn. Ikke ta med. Du finner en komplett oversikt over feltene i "Tillegg 3: Flettefelt for tilbud" på side Klikk på OK. Merk! Du kan ikke endre feltnavnet (MergeField) direkte i maldokumentet. Du må høyreklikke på det og velge Rediger felt. Sette inn felt i maldokumentet 1. Åpne maldokumentet fra listen Dokument Mal (som beskrevet ovenfor). 2. Sett inn disse feltene i maldokumentet: Feltnavn Plassering Beskrivelse «alternative/name» Etter tittelen ("Details") Navnet på alternativet (hentet fra tilbudet) «alternative/numlines» «Image:line/quoteLineThumbnail» Nedenfor produkttabellen (venstrestilt på samme rad som totalsummen for alternativet). Skriv også inn ledeteksten Linjer: foran feltet. Sett inn en ny kolonne med tittelen "Bilde". Antall linjer i alternativet Miniatyrbilde av produktet. Merk! Det er viktig at du skiller mellom store og små bokstaver når du skriver inn feltnavnene. Når du har gjort dette, ser maldokumentet slik ut (nye felt er uthevet i bildet): 3. Lagre maldokumentet, men ikke lukk det. 52

59 Vise ordrebekreftelsen i SuperOffice Sales & Marketing Før vi går videre, kan du vise ordrebekreftelsen i SuperOffice Sales & Marketing og verifisere at endringene dine vises riktig. Du gjør dette slik: 1. Åpne et salg av salgstypen som maldokumentet er tilknyttet. 2. Gå til fanen Tilbud i salget, og klikk på Åpne. 3. Klikk på Registrer ordre hvis du ikke allerede har gjort dette. 4. Klikk på Vis bekreftelse i dialogboksen Rediger tilbud for. Ordrebekreftelsen åpnes som en PDF-fil. 5. Kontroller at ordrebekreftelsen vises riktig: Alt innholdet i tabellene skal vises riktig. Tall skal ikke være delt over 2 linjer. Det skal ikke står feltnavn i dokumentet. Da har du skrevet inn feil feltnavn i malen. Mangler det felt som du har satt inn i malen? Det kan skyldes at tilbudet/produktet mangler data for det aktuelle feltet. 6. Gjør eventuelle tilpasninger i maldokumentet, og lagre det. 7. Vis ordrebekreftelsen på nytt, og kontroller at alt vises riktig. Gruppering og sortering av produkter Vi skal nå gjøre følgende: Sortere produktene etter produktnavn. Gruppere produktene i maldokumentet etter produktfamilie. En produktfamilie kan for eksempel være "maskinvare", "programvare" eller "tilbehør". Legge inn en totalsum for produktene i hver gruppe, men beholde totalsummen på alternativet som allerede finnes i maldokumentet. Angi sorteringsrekkefølge Som standard vises produktene i samme rekkefølge (rangering) som de vises i tilbudet. Du kan imidlertid bruke «OrderBy:» til å velge en annen sorteringsrekkefølge på produktene. «OrderBy:name» sorterer produktene alfabetisk etter produktnavn, og «OrderBy:vatInfo» sorterer produktene etter mva-status. Sett inn feltet «OrderBy:name» et sted i maldokumentet. Alle produkter blir nå sortert etter produktnavn innenfor hvert alternativ. De blir også sortert innenfor hver gruppe etter at grupperingsområdet er definert (se nedenfor). Angi grupperingsområde Gruppen må starte med «TableStart:group» og slutte med «TableEnd:group». Sett inn feltet «TableStart:group» et sted foran «TableStart:line», for eksempel rett etter navnet på alternativet. Sett inn feltet «TableEnd:group» etter «TableEnd:line», for eksempel rett etter tabellen med produktfeltene. Se bildet under "Sett inn gruppefelt" på side

60 Angi grupperingsnøkkel Du må også legge til et felt som angir hva du vil gruppere etter («GroupBy:»). I vårt tilfelle skal vi gruppere etter produktfamilie. Du kan selvfølgelig velge å gruppere etter et annet kriterium, for eksempel produktkategori eller et egendefinert ekstrafelt. Det er mulig å gruppere på alle felt på linjenivå (det vil si alle data som er tilknyttet produktene). Sett inn feltet «GroupBy:productFamilyKey» et sted i maldokumentet. Dette feltet kan plasseres hvor som helst, og vises ikke i selve ordrebekreftelsen. Det er bare mulig å angi én grupperingsnøkkel. Sett inn gruppefelt I gruppen (det vil si mellom «TableStart:group» og «TableEnd:group») kan du legge til felt som er gruppespesifikke. I "Tillegg 3: Flettefelt for tilbud" på side 149 finner du en komplett liste over disse feltene. Tips! Flytt tabellen med totalsum for alternativet (inkludert totalt antall linjer) ned noen linjer, slik at du får plass til å sette inn gruppefeltene. Se bildet nedenfor. 1. Sett inn følgende felt: Feltnavn Plassering Beskrivelse «group/groupfield» Mellom tittelen og tabellen med produktene. Gi feltet en overskriftstil. Tittelen på gruppen (navnet på feltet som produktene er gruppert etter). «group/sumtotalprice» Nederst i kolonnen med priser. Totalsummen for hele gruppen. «group/groupfield»: I cellen til venstre for totalsummen for hele gruppen. Skriv også inn ledeteksten Sum foran feltet. Tittelen på gruppen (navnet på feltet som produktene er gruppert etter). Når du har gjort dette, ser maldokumentet slik ut (nye felt er uthevet i bildet): 54

61 2. Lagre maldokumentet, og vis det i SuperOffice Sales & Marketing (som beskrevet ovenfor). Tilpasningsmuligheter Nedenfor har vi oppsummert flere tilpasningsmuligheter du kan bruke i maldokumentene for tilbud. Formatering Du kan bruke formateringsmulighetene i Word til å skreddersy visningen av feltene i maldokumentene. Nedenfor ser du et eksempel på et sammendrag av grupper og priser i et tilbud, inkludert totalsummen for hele alternativet (tilbudet). Her har vi brukt tabulatorer for å plassere feltene. Maldokument Generert tilbud Tall Tallfelt (for eksempel «line/totalprice») kan formateres med ønsket antall desimaltegn. «line/totalprice:2» viser et tall med 2 desimalplasser. Du kan også angi 5 desimalplasser. Hvis ingen formatering er angitt, brukes standardverdien for valgt språk. Dato/klokkeslett Datofelt (for eksempel «quote/sent») kan angis med ulike datoformat. Du kan for eksempel sette inn feltet «quote/sent:shortdate» hvis du vil ha et kort datoformat eller «quote/sent:longdatetime» hvis du vil vise hele datoen og klokkeslett. Den faktiske formateringen som vises, tar hensyn til hvilket språk/land ("culture") som er valgt for tilbudet. Hvis ingen formatering er angitt, brukes standardverdien for valgt språk. Følgende format er tilgjengelig: ShortDate, ShortTime, ShortDateTime, LongDate, LongTime og LongDateTime. 55

62 Innstillinger for språk og land ("culture") Når du sender et tilbud eller en ordrebekreftelse i SuperOffice Sales & Marketing, må du også velge et språk. Malen for det aktuelle språket blir valgt, og dato, klokkeslett og tall vises med riktig formatering for valgt språk. Formateringen av dato, klokkeslett og tall er imidlertid ikke alltid den samme for alle land, selv om de har samme språk. I slike tilfeller kan du lage en egen mal for det aktuelle språket og landet (for eksempel "Quote to Swiss customers"). I malen må du legge inn feltet «Culture:xx-YY», der xx-yy er språk-/landskoden. Eksempel: de-ch er tysk-sveits og ar-kw er arabisk-kuwait. Du kan plassere dette feltet hvor som helst i malen. Du finner en oversikt over språkkodene på MSDN-sidene ( 56

63 KAPITTEL 8: APPLIKASJONER/WEBPANEL Du kan ha snarveier til andre applikasjoner og URL-adresser (webpanel) i SuperOffice Sales & Marketing, slik at du kan åpne dem direkte derfra. Ved å utnytte malvariablene i SuperOffice Sales & Marketing er det lett å gi hurtig tilgang til informasjon fra tredjepartsapplikasjoner og Internett-sider. Du kan for eksempel bruke malvariabelen for organisasjonsnummer (<orgn>) til å hente kundedata fra ERP-systemer eller firmainformasjon fra organisasjonsregistre. Hvilke applikasjoner og URL-adresser som skal være tilgjengelige for brukerne i SuperOffice Sales & Marketing, defineres i Lister-bildet i SuperOffice Administration. Applikasjoner Applikasjoner vises som forekomster på listen GUI - Applikasjon, og du knytter en applikasjon til SuperOffice Sales & Marketing ved å legge den til som en forekomst på listen. Legge til eksterne applikasjoner (GUI Applikasjon) Når du legger til en ekstern applikasjon på listen GUI - Applikasjon i fanen Forekomster i Lister-bildet, ser dialogboksen Rediger forekomst slik ut: 57

64 Nå skal vi se på hvordan du fyller ut feltene i denne dialogboksen. For å illustrere med et eksempel skal vi legge til en knapp i navigatoren som åpner Internett-siden Google maps i Internet Explorer. 1. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Her skriver vi Google maps. Merk: Dette feltet må fylles ut. 2. I feltet Legg til som angir du hva applikasjonen skal legges til som i SuperOffice Sales & Marketing. Her velger vi Knapp. Du har følgende andre valg: Knapp: Applikasjonsikonet vises i navigatoren i SuperOffice Sales & Marketing. Brukeren kan da åpne applikasjonen direkte ved å klikke på ikonet i navigatoren. Menyvalg: Brukeren får tilgang til applikasjonen ved å klikke på Verktøyknappen ( ) i navigatoren og/eller ved å velge Andre applikasjoner på Vis-menyen i SuperOffice Sales & Marketing. Hendelse: Applikasjonen kjøres når SuperOffice Sales & Marketing startes eller avsluttes, eller ved lokal oppdatering (Travel). Du kan for eksempel kjøre et synkroniseringsprogram for en PDA når SuperOffice Sales & Marketing avsluttes. Oppgave: Velg et alternativ i denne listeboksen for å gjøre applikasjonen tilgjengelig fra fanen Oppgave i Utvalg-bildet eller Oppgave-knappene som finnes flere steder i SuperOffice Sales & Marketing. Kontaktutvalg: Når du har åpnet et kontaktutvalg i Utvalg-bildet, vises applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave. Salgsutvalg (Salg): Når du har åpnet et salgsutvalg i Utvalg-bildet og detaljkortet Salg er aktivt, vises applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave. Salgsutvalg (Kontakter): Når du har åpnet et salgsutvalg i Utvalg-bildet og detaljkortet Kontakter er aktivt, vises applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave. Prosjektutvalg (Prosjekter): Når du har åpnet et prosjektutvalg i Utvalg-bildet og detaljkortet Prosjekter er aktivt, vises applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave. Prosjektutvalg (Kontakter): Når du har åpnet et prosjektutvalg i Utvalg-bildet og detaljkortet Kontakter er aktivt, vises applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave. Oppfølgingsutvalg (Oppfølginger): Når du har åpnet et oppfølgingsutvalg i Utvalg-bildet og detaljkortet Oppfølginger er aktivt, vises applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave. Oppfølgingsutvalg (Kontakter): Når du har åpnet et oppfølgingsutvalg i Utvalg-bildet og detaljkortet Kontakter er aktivt, vises applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave. 58

65 Dokumentutvalg (Dokumenter): Når du har åpnet et dokumentutvalg i Utvalg-bildet og detaljkortet Dokumenter er aktivt, vises applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave. Dokumentutvalg (Kontakter): Når du har åpnet et dokumentutvalg i Utvalgbildet og detaljkortet Kontakter er aktivt, vises applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave. Merk: Hvis din installasjon av SuperOffice Sales & Marketing er tilknyttet en tredjepartsapplikasjon, kan det hende at det vises flere detaljkort for de ulike utvalgene. Du kan da velge for eksempel Salgsutvalg (ekstern) for å vise applikasjonen som en oppgave i fanen Oppgave når du har åpnet et salgsutvalg i Utvalg-bildet og detaljkortet for tredjepartsapplikasjonen er aktivt. Knapperaden: Applikasjonen vises som et valg på knapperaden. Brukerne må konfigurere knapperaden i SuperOffice Sales & Marketing og velge å vise applikasjonen. Dlg. for oppfølginger: Applikasjonen vises som et valg under Oppgaveknappen i dialogboksen for oppfølginger. Dlg. Dokument: Applikasjonen vises som et valg under Oppgave-knappen i dialogboksen Dokument. Dlg. Person: Applikasjonen vises som et valg under Oppgave-knappen i dialogboksen Person. Merk: Det er valgene du gjør under Legg til som, som avgjør hvilke alternativer som skal være tilgjengelige i resten av dialogboksen. 3. Under Tilgjengelig på velger du hvor du vil at applikasjonen skal være tilgjengelig. Du kan velge flere av disse alternativene samtidig. Vi merker av for alle alternativene. Sentral database: Når du jobber på den sentrale databasen. Satellitt: Når du jobber på en satellitt. Travel: Når du bruker en lokal database ved hjelp av Travel-funksjonen. Sales & Marketing for Web: Når du bruker Web-versjonen av SuperOffice Sales & Marketing. 4. I feltet Filnavn angir du ønsket applikasjon. Skriv inn banen manuelt, eller klikk på knappen til høyre ( ) og velg applikasjonen i dialogboksen som vises. I eksemplet vårt skriver vi "%programfiles%\internet Explorer\IEXPLORE.EXE". 5. I feltet Parametere kan du oppgi eventuelle oppstartsparametere for applikasjonen, for eksempel med malvariabler. Her skriver vi " r=<osad>,+<ocsz>,+<ocnr>&daddr=<sadr>,+<city>,+<cntr>" 6. I feltet Arbeidsmappe kan du angi mappen du vil at skal være gjeldende mappe når applikasjonen startes. Skriv inn banen manuelt, eller klikk på knappen til høyre ( ) og velg mappen i dialogboksen som vises. Vanligvis angir du ikke noe i dette feltet, og det gjør vi heller ikke i vårt eksempel. 7. I listeboksen Vis velger du ønsket alternativ. Denne listeboksen vises bare hvis du har valgt Menyvalg under Legg til som, og er derfor ikke aktuell i vårt eksempel. 59

66 Verktøykassemeny: Brukeren får tilgang til applikasjonen ved å klikke på Verktøy-knappen i navigatoren og ved å velge Andre applikasjoner på Vismenyen i SuperOffice Sales & Marketing. Vis-menyen: Brukeren får tilgang til applikasjonen via valget Andre applikasjoner på Vis-menyen i SuperOffice Sales & Marketing. 8. I listeboksen Kjør når velger du hvordan applikasjonen skal startes. Denne listeboksen vises bare hvis du har valgt Hendelse under Legg til som, og er derfor ikke aktuell i vårt eksempel. SuperOffice starter: Applikasjonen startes når SuperOffice Sales & Marketing startes. SuperOffice avsluttes: Applikasjonen startes når SuperOffice Sales & Marketing avsluttes. Lokal oppdatering: Applikasjonen startes ved bruk av Travel. 9. Merk av for Vent på at applikasjonen blir ferdig hvis du vil at SuperOffice Sales & Marketing ikke skal lukkes før du avslutter den eksterne applikasjonen. Hvis du ikke merker av her, kan du lukke SuperOffice Sales & Marketing uten å lukke den eksterne applikasjonen. Denne listeboksen vises bare hvis du har valgt Hendelse under Legg til som, og er derfor ikke aktuell i vårt eksempel. 10. Under Oppstartmodus velger du hva slags vindu applikasjonen skal startes i normalt, minimert eller maksimert. Vi velger Normal her. 11. I feltet Ikon kan du velge hvilket ikon som eventuelt skal vises for applikasjonen i navigatoren i SuperOffice Sales & Marketing. Dette feltet vises bare hvis du har valgt Knapp under Legg til som. Når du velger applikasjon i feltet Filnavn, vises standardikonet for applikasjonen i feltet Ikon. Du kan bruke dette, eller velge et annet forhåndsdefinert ikon ved å klikke på pilene ( og ). 12. Legg eventuelt inn en beskrivelse av applikasjonen i feltet Beskrivelse. 13. Klikk på OK. Applikasjonen blir nå lagt til i oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere applikasjoner. 14. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration, eller klikk på Avbryt hvis du ikke vil lagre dem likevel. Merk: Brukerne må logge på SuperOffice Sales & Marketing på nytt før applikasjonen vises. 60

67 I SuperOffice Sales & Marketing kan brukerne nå se knappen Google maps nederst i navigatoren. Webpanel Du kan ha snarveier til URL-adresser i SuperOffice Sales & Marketing, slik at du kan åpne dem direkte derfra. Hvilke URL-adresser som skal være tilgjengelige for brukerne i SuperOffice Sales & Marketing, defineres i Lister-bildet i SuperOffice Administration. Tilknytte en ny URL-adresse URL-adresser vises som forekomster på listen GUI - Webpanel, og du knytter en URLadresse til SuperOffice Sales & Marketing ved å legge den til som en forekomst på listen. 61

68 Legge til URL-adresser på listen GUI - Webpanel Når du legger til en URL-adresse på listen GUI - Webpanel, ser dialogboksen Rediger forekomst slik ut: Nå skal vi se på hvordan du fyller ut feltene i denne dialogboksen. For å illustrere med et eksempel skal vi legge til en kobling til Enhetsregisteret i WWW-fanen på kontaktkortet, slik at brukerne av SuperOffice Sales & Marketing enkelt kan se informasjonen som er registrert om en kontakt i Brønnøysundregistrene. Når du legger til en kolbing/url-adresse, kan det være nyttig å bruke for eksempel malvariabelen for aktiv kontakt til å hente ut informasjon fra andre applikasjoner via URL. For å få til dette må URL-adressen inneholde parametere, for eksempel slik: orgn er malvariablen for organisasjonsnummer, men andre malvariabler kan også benyttes. Slik gjør du: 1. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Her skriver vi Enhetsregisteret. Merk: Dette feltet må fylles ut. 2. I feltet URL angir du ønsket URL-adresse. Dette kan for eksempel være en Internett-side eller en html-fil som ligger lokalt eller på serveren. I eksempelet vårt skriver vi " 62

69 3. I feltet Vindusnavn angir du ønsket navn på nettleservinduet som URL-adressen skal åpnes i. Hvis du har lagt til ett eller flere vindusnavn tidligere og ønsker å bruke det samme om igjen, kan du klikke i feltet og velge navn fra listen. Du kan også skrive inn et nytt navn direkte i feltet. Det endelige vindusnavnet vises nedenfor med strek under. Vi skriver Enhetsregisteret her. 4. I listeboksen Synlig i velger du hvor URL-adressen skal være tilgjengelig i SuperOffice Sales & Marketing. Vi vil vise URL-adressen i WWW-fanen på kontaktkortet, og velger derfor Panel > Kontaktkort. Du har følgende andre valg her: Panel: Velg et alternativ i denne listeboksen for å gjøre URL-adressen tilgjengelig som et panel i SuperOffice Sales & Marketing. Minikort: Velg et alternativ i denne listeboksen for å gjøre URL-adressen tilgjengelig på et av minikortene i SuperOffice Sales & Marketing. Dialogboks: Velg et alternativ i denne listeboksen for å gjøre URLen tilgjengelig i en dialogboks. Oppgave: Velg et alternativ i denne listeboksen for å gjøre URLen tilgjengelig fra Oppgave-fanen i Utvalg-bildet eller Oppgave-knappene som finnes flere steder i SuperOffice Sales & Marketing. Meny: Velg et alternativ i denne listeboksen for å gjøre URL-adressen tilgjengelig fra en av menyene i SuperOffice Sales & Marketing. Andre: Velg Navigatorknapp i denne listeboksen for å gjøre URL-adressen tilgjengelig som en knapp i navigatoren i SuperOffice Sales & Marketing. 5. I listeboksen URL-format velger du ønsket tegnsett. 6. Under Vis merker du av for de linjene som skal være tilgjengelige i nettleservinduet som URL-adressen startes i menylinje, verktøylinje, adresselinje og statuslinje. 7. Under Tilgjengelig på velger du hvor du vil at URL-adressen skal være tilgjengelig. Du kan velge flere av disse alternativene samtidig. Sentral database: Når du jobber på den sentrale databasen. Satellitt: Når du jobber på en satellitt. Travel: Når du bruker en lokal database ved hjelp av Travel-funksjonen. Sales & Marketing for Web: Når du bruker Web-versjonen av SuperOffice Sales & Marketing. Pocket CRM: Når du bruker SuperOffice Sales & Marketing for nettbrett/mobil. 8. Legg eventuelt inn en beskrivelse av URL-adressen i feltet Beskrivelse. 9. Klikk på OK. URL-adressen blir nå lagt til i oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere URL-adresser. 10. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration, eller klikk på Avbryt hvis du ikke vil lagre dem likevel. 63

70 I SuperOffice Sales & Marketing kan brukerne nå gå til WWW-fanen på kontaktkortet og se hvilke opplysninger som er registrert i Enhetsregistret for kontakten. 64

71 KAPITTEL 9: PRODUKTER, PRISLISTER OG TILBUD I dette kapittelet skal vi se på hvordan du lager prislister i SuperOffice-databasen og legger til produkter i prislisten. I tillegg skal vi gjennomgå hvordan du angir ulike innstillinger for tilbud. Produkter, prislister og tilbud finner du i fanene SuperOfficeprodukter og Innstillinger, som du kommer til ved å klikke på Tilbud/Sync-knappen i navigatoren. Hvis du har lisens for både Integration Server og Sales Quote Management (tilbudsmodulen), består Tilbud/Sync-bildet av fire faner: ERP-koblinger, SuperOfficeprodukter, Innstillinger og Sync. Vi skal kikke nærmere på hvilke oppgaver du kan utføre fra fanene SuperOffice-produkter og Innstillinger. I kapittel 10 gjennomgår vi ERP-koblinger og Sync. Jobbe med produkter og prislister Vi skal gjennomgå bruken av prislister og produkter i SuperOffice-databasen. I SuperOffice Sales & Marketing har du imidlertid også mulighet til å hente produkter og prislister fra ulike ERP-systemer og Excel-regneark ved hjelp av Sync Connectors. Du kan lese mer om dette i kapittel 10. I fanen SuperOffice-produkter i Tilbud/Sync-bildet kan du legge til prislister og produkter. De blir lagret i SuperOffice-database, IKKE i et eventuelt ERP-system som er koblet til SuperOffice. Denne funksjonaliteten er beskrevet i kapittel 10. Legge til prisliste Før du kan begynne å legge til produkter, må du opprette en prisliste. Slik gjør du: 1. Gå til Tilbud/Sync-bildet. 2. Velg fanen SuperOffice-produkter. 65

72 3. Klikk på knappen Legg til øverst i fanen. Dialogboksen Opprett/rediger prisliste vises. 4. Fyll ut disse feltene: Prislistenavn: Gi prislisten et beskrivende navn, slik at det er lett å skille den fra eventuelle andre prislister. Valuta: Velg valutaen som skal brukes i prislisten. Når du oppretter et tilbud, kan du bare velge prislister med samme valuta som salget du oppretter tilbudet fra. OBS! Du kan ikke endre valutaen etter at du har opprettet prislisten. Skriv inn valutakoden i Valuta-feltet for å starte hurtigsøket. Beskrivelse: Skriv inn en beskrivelse av prislisten. Aktiv: Merk av her for å aktivere prislisten, slik at den kan brukes ved oppretting av tilbud. Du bør ikke aktivere prislisten før den er helt ferdig. Begrenset gyldighet: Merk av her hvis prislisten bare skal være gyldig i en bestemt periode. Det kan for eksempel være en tidsbegrenset salgskampanje. Du kan velge en start- og sluttdato ELLER bare en sluttdato. 5. Velg Legg til tom prisliste for å starte med en tom prisliste og legge inn alle produktene manuelt. 6. Klikk på OK når du er ferdig. 66

73 Merk: Når prislisten er opprettet, har du ikke mulighet til å endre valuta og gyldighet. Slette/deaktivere prislister eller produkter I fanen SuperOffice-produkter i Tilbud/Sync-bildet kan du slette eller deaktivere både prislister og produkter i prislistene. Disse prislistene og produktene vil da ikke lenger være tilgjengelige når brukerne skal opprette tilbud. Vi anbefaler imidlertid at du deaktiverer prislister og produkter fremfor å slette dem permanent. Hvis du sletter dem, kan det oppstå problemer ved oppdatering av priser eller sending av tilbud. Deaktivere prislister 1. Velg prislisten du vil deaktivere, i listen Prisliste. 2. Klikk på Endre. 3. Fjern merkingen av Aktiv eller Merk av for Begrenset gyldighet og angi deaktiveringsdatoen i feltet Gyldig til. 4. Klikk på OK. Deaktiverte prislister er ikke tilgjengelige når brukerne skal opprette tilbud. Deaktivere produkter 1. Velg prislisten som inneholder produktet du vil deaktivere, i listen Prisliste. Produktene i prislisten vises i oversikten nederst. 2. Fjern merkingen i avmerkingsboksen lengst til venstre for hvert produkt du vil deaktivere. Deaktiverte produkter er ikke tilgjengelige når brukerne skal opprette tilbud. Legge til produkt i prisliste Når du har laget prislisten, kan du begynne å legge til produkter. Slik gjør du: 1. I listen Prisliste velger du prislisten du akkurat opprettet. 67

74 2. Klikk på Legg til nederst i fanen. Dialogboksen Legg til / rediger produkt vises. 3. Angi en beskrivelse av produktet i feltet nederst til venstre. 4. Legg til produktinformasjon i oversikten til høyre. Her finner du følgende typer felt: Tekstfelt: Her kan du skrive inn for eksempel produktnavn, produktkoder og mva-informasjon. Tallfelt: Her kan du skrive inn for eksempel kostpris, minstepris og antall. Lister: Her kan du velge for eksempel enhet, produkttype og produktgruppe. Du kan legge til flere alternativer på disse listene som beskrevet i Kapittel 6: Lister. Lister med hurtigsøk: Her kan du velge blant alternativene på listen, for eksempel leverandører (kontakter i SuperOffice). Skriv inn tekst i feltet for å starte hurtigsøk. Merk: Du kan redigere egenskapene for disse feltene og velge hvilke felt som skal vises. Du kan lese mer om dette nedenfor. 5. Legg til et bilde av produktet. Slik gjør du: i. Klikk på Endre bilde nedenfor bildefeltet. Dialogboksen Velg bilde vises. ii. Klikk på et av bildene som vises under Bilder (det vises kun bilder her hvis det er lagt inn bilder i databasen). Bildet vises i feltet til høyre. 68

75 Merk: Klikk på Legg til for legge til nye bilder i databasen. Du kan legge til bilder med filtypene.jpg,.png,.gif og.bmp. Vi anbefaler at du bruker en bildestørrelse på 130 x 180 punkter. Hvis bildet er større enn dette, blir det beskåret i nedre og høyre kant. iii. Klikk på OK for å lukke dialogboksen. 6. Merk av for Inkluder i prisliste for å gjøre produktet tilgjengelig i prislisten. Du bør ikke gjøre dette før du har lagt inn all nødvendig informasjon om produktet. 7. Klikk på OK når du er ferdig. Produktet legges til i prislisten. 8. Gjenta denne prosedyren for å legge til flere produkter. Jobbe med innstillinger for tilbud I SuperOffice Administration kan du tilpasse innstillingene for tilbud som opprettes i SuperOffice Sales & Marketing. Dette gjør du primært her: Fanen Innstillinger i Tilbud/Sync-bildet Listen Salg - Type, Faser, Tilbud i Lister-bildet Tilbudsinnstillinger: Fanen Innstillinger I fanen Innstillinger i Tilbud/Sync-bildet kan du tilpasse innstillingene for tilbud. Disse innstillingene gjelder for alle tilbud: Bruk rabatt på totalsum: Merk av her hvis du vil ha muligheten til å legge til en totalrabatt (rabattprosent eller rabattbeløp) for hele det valgte tilbudet/alternativet i SuperOffice Sales & Marketing. Det vises da to rabattfelt nederst i fanen Produkter i dialogboksen Rediger tilbud. Merk: Totalrabatten legges på i tillegg til eventuelle rabatter som er lagt til de ulike produktene. 69

76 Standardtekst for oppfølging: Her kan du skrive inn teksten som skal vises for oppfølgingen som eventuelt opprettes for dette tilbudet. Brukerne får mulighet til å opprette en oppfølging når de sender et tilbud. Åpne salgstyper: Klikk på denne koblingen for å gå til listen Salg - Type, Faser, Tilbud. Hvert salg i SuperOffice Sales & Marketing må ha en salgstype, og mange av standardegenskapene til et tilbud hentes fra salgstypen til salget. Det gjelder blant annet bruk av alternativer, tilbudsmal, tilbudets gyldighet og krav til godkjenning. Innstillinger i dialogboksen Produkt: Her vises feltene som brukes i hver tilbudslinje i tilbudet. Klikk på koblingen med feltnavnene eller knappen Konfigurer produkt for å redigere disse feltene. Du kan lese mer om dette nedenfor. Konfigurere produkt I dialogboksen Konfigurer produkt kan du redigere egenskapene for feltene i tilbudet og velge hvilke felt som skal vises i dialogboksen Legg til / rediger produkt i SuperOffice Administration. I tillegg kan du velge hvilke av feltene som skal vises og være redigerbare og/eller obligatoriske i dialogboksen Produkt i SuperOffice Sales & Marketing, der brukerne legger til og redigerer produkter i tilbudet. Velge språk I språklisten kan du velge språket du vil redigere produktfelt for. Aktiver endring av ledetekster Merk av her for å bruke de endrede ledetekstene. Angi egenskaper for felt I oversikten vises alle produktfelt med tilhørende egenskaper. Nedenfor finner du informasjon om alternativene i de ulike kolonnene. 70

77 Kolonnen Vis feltet: Merk av for hvert felt du vil vise i dialogboksen Produkt i SuperOffice Sales & Marketing. Felt som skal brukes i tilbuds- og ordrebekreftelsesmaler må også merkes av her. Fjern merkingen for hvert felt du ikke vil vise. Grå/ikke-redigerbare avmerkingsbokser er felt som ikke kan fjernes. Siden en del av disse feltene ikke skal fylles av brukerne, er det ikke nødvendig å vise dem i dialogboksen Produkt i SuperOffice Sales & Marketing. Det er likevel viktig å fylle ut disse feltene når du registrerer nye produkter i dialogboksen Legg til / rediger produkt. Det kan for eksempel gjelde produktkategori/-gruppe, leverandørkode eller enkelte ekstrafelt. Kolonnen Ledetekst Her vises standard ledetekst for feltet (feltnavnet). Du kan redigere denne teksten. Hvis du sletter all tekst i dette feltet, gjenopprettes standard ledetekst. Kolonnen Hjelpetekst Her vises standard hjelpetekst for feltet (feltnavnet). Denne teksten vises når du holder musepekeren over feltnavnet i dialogboksen Produkt. Du kan redigere denne teksten. Hvis hjelpeteksten er lang, kan du bruke pilknappene til høyre for feltet til å bla opp og ned i feltet. Kolonnene Redigerbar/Obligatorisk Merk av her hvis brukerne skal kunne redigere feltet og/eller hvis det skal være påkrevd å fylle ut feltet. Feltet blir automatisk satt til Redigerbar hvis du velger Obligatorisk. Merk: I noen tilfeller er disse alternativene låst av funksjonelle årsaker. Rekkefølge Klikk på pilene nederst for å velge plasseringen til feltet. Denne rekkefølgen brukes også i dialogboksen Legg til / rediger produkt. Tilbudsinnstillinger: Vedlegg, standardverdier og godkjenning På listen Salg - Type, Faser, Tilbud kan du angi ulike innstillinger for tilbud i SuperOffice Sales & Marketing. Et tilbud tilhører et salg, og alle salg har en salgstype. I hver salgstype kan du definere mange av egenskapene for tilbud, blant annet vedlegg, innstillinger for godkjenning, bruk av alternativer og maler. Nedenfor kan du lære mer om de tilbudsinnstillinger som defineres i salgstypen. For informasjon om hvordan du oppretter en salgstype, se kapittel 11 under "Opprette salgstype for salgsguiden" på side

78 Fanen Faser Denne fanen gjennomgår vi i kapittel 11 under "Opprette salgstype for salgsguiden" på side 76. Fanen Vedlegg I fanen Vedlegg kan du legge til dokumenter som skal sendes til kunden sammen med et tilbud. Dette kan for eksempel være produktark, brosjyrer og lignende. Dokumentene må registreres i SuperOffice-databasen før du kan legge dem til her. Når du oppretter et tilbud med denne salgstypen, blir de merkede dokumentene lagt til som vedlegg i tilbudet. De blir imidlertid ikke lagt til i dialogboksen Aktiviteter i salget. Standardverdier Her angir du følgende innstillinger for tilbud med denne salgstypen: Tillat bruk av alternativer i tilbud: Merk av her hvis brukerne skal kunne legge til flere alternativer i et tilbud. Antall dager et tilbud er gyldig: Angi antall dager som tilbudet skal være gyldig. Denne verdien kan endres når tilbudet sendes. Mal for tilbudsformat: Merk av for malen du vil bruke for tilbudet. Bekreftelsesdokument: Merk av for malen du vil bruke for ordrebekreftelsen. Fanen Godkjenning Her kan du velge om tilbudet må godkjennes hvis totalrabatten er over en viss grense eller total fortjeneste er under en viss grense: Ingen godkjenning kreves. Ingen begrensninger. Totalrabatt er over grensen. Angi en prosentverdi. Total fortjeneste er under grensen. Angi en prosentverdi. 72

79 KAPITTEL 10: QUOTE/SYNC CONNECTORS OG ERP-KOBLINGER Merk: Dette kapittelet omhandler blant annet Sync Connectors og Quote Connectors. Disse funksjonene er forskjellige i Windows- og Web-versjonene av SuperOffice Administration. Beskrivelsene i dette kapittelet dekker funksjonaliteten i Web-versjonen. I Tilbud/Sync-bildet kan du administrere koblinger og innstillinger for ERP-systemer som er koblet til SuperOffice Sales & Marketing. Oppsettet av Quote/Sync Connectors og ERP-koblinger håndteres av en av våre partnere som et eksternt prosjekt, så denne funksjonaliteten blir bare gjennomgått i korthet i dette kurset. Du finner mer informasjon om dette i hjelpen til SuperOffice Administration. Hva er Quote/Sync Connectors og ERP-koblinger? Hver Quote Connector eller Sync Connector er en DLL-fil/webtjeneste som håndterer kommunikasjonen mellom SuperOffice og ett ERP-system. Quote Connectors brukes blant annet til å kalkulere tilbud, sende ordrer til ERPsystemet, og hente informasjon fra prislister. Sync Connectors brukes til å integrere SuperOffice og ERP-systemet, slik at kontakter i SuperOffice kan tilknyttes/synkroniseres med kunder/leverandører i ERP-systemet. Det samme gjelder for personer og prosjekter. En ERP-kobling består av en Quote Connector eller Sync Connector og konfigurasjonsinformasjon (for eksempel klientinformasjon (hvis ERP-systemet brukes av flere bedrifter) og autentiseringsinformasjon for ERP-systemet). ERPkoblingene er bindeleddet mellom SuperOffice og Sync/Quote Connectors. Fanen ERP-koblinger I fanen ERP-koblinger i Tilbud/Sync-bildet vises Quote Connectors og tilhørende ERPkoblinger. Tilgjengelige Quote Connectors Her vises aktive Quote Connectors. Hold musepekeren over en rad for å vise detaljinformasjon. Merk: Du kan ikke legge til, slette eller redigere Quote Connectors i SuperOffice Administration for Web. Dette er DLL-filer som ligger på serveren, og eventuelle endringer må gjøres direkte i disse filene eller i SuperOffice Administration for Windows. ERP-koblinger Her vises aktive ERP-koblinger. I kolonnen Quote Connector-navn ser du hvilken Quote Connector som ERP-koblingen(e) tilhører. Dobbeltklikk på en ERP-kobling for å redigere den. Du finner mer informasjon om dette i hjelpen til SuperOffice Administration. 73

80 Fanen Sync Merk: Du kan ikke legge til, slette eller redigere Sync Connectors i SuperOffice Administration for Windows. Dette må gjøres i SuperOffice Administration for Web. I fanen Sync i Tilbud/Sync-bildet vises Sync Connectors og tilhørende ERP-koblinger. Sync Connectors håndterer synkroniseringen av data mellom SuperOffice og ERPsystemer (eller Excel-regneark), mens ERP-koblingene er bindeleddet mellom SuperOffice og Sync Connectors. I denne fanen finner du følgende funksjoner: På/Av: Klikk her for å aktivere/deaktivere automatisk synkronisering. Sync Connectors: Her vises eksisterende Sync Connectors. ERP-koblinger: Her vises eksisterende ERP-koblinger. Angi synkroniseringsprioritet: Hvis du bruker flere ERP-koblinger, kan du velge hvilke koblinger som skal prioriteres ved synkronisering. Tilordninger: Når du skal synkronisere data mellom SuperOffice og ERPsystemer, må du angi hvilke SuperOffice-felt og ERP-felt som hører sammen. Her velger du også hvilke felt som skal vises i søkevinduet (Finn) og i ERPfanen i SuperOffice Sales & Marketing. Standardverdier: Angi ønskede standardverdier for felt som vanligvis bare har én aktuell verdi, slik at brukerne slipper å angi verdi for disse feltene. Ranger felt: Velg rekkefølgen på ERP-feltene som vises i ERP-fanen i SuperOffice Sales & Marketing. Import fra ERP: Her kan du importere aktører (kunder, leverandører og personer) fra et ERP-system til SuperOffice-databasen. Merk: Vi anbefaler at du kontakter SuperOffice Support for å ta en sikkerhetskopi av SuperOffice-databasen før du importerer større mengder data. Du finner mer informasjon om Sync i Hjelp for SuperOffice Administration: ndex.htm#quote_sync/quotesync_tab_sync.htm 74

81 KAPITTEL 11: ARBEIDSFLYT I dette kapittelet skal vi se på hvordan du oppretter salgsguider og prosjektguider i SuperOffice Administration. En guide skal veilede selgere og prosjektledere gjennom hele salgsprosessen/prosjektet ved hjelp av oppfølginger og dokumenter som er tilknyttet de ulike fasene og statusene i prosessen. Salgsguide Salgsguiden aktiveres i Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing når brukeren velger en salgstype som har en tilknyttet salgsguide. Dette gjelder både ved oppretting av nye salg og endring av salgstype på eksisterende salg. Salgstypen må ha en tilknyttet salgsguide for at den skal vises. Før du kan sette opp selve salgsguiden, må du opprette fasene som skal være med i salgsguiden, og salgstypen (med tilhørende faser) som salgsguiden skal tilknyttes. Når du har gjort dette, kan du begynne å utforme selve salgsguiden. Opprette faser for salgsguiden Vi skal nå legge til fasene "Første møte", "Tilbud" og "Kontraktsunderskrivelse" for salgsguiden. Dette er kun ment som eksempler, du kan legge til akkurat de fasene du selv ønsker. Slik gjør du: 1. Gå til Lister-bildet. 2. Dobbeltklikk på Salg Fase i fanen Lister. Listen Salg Fase åpnes i fanen Forekomster. 3. Klikk på Legg til. Dialogboksen Rediger forekomst åpnes. 4. Skriv inn navnet på forekomsten i feltet Navn. Her skriver du nå inn "Første møte". Dette vil vises på valglisten til feltet Fase i Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. 75

82 Merk: Dette feltet må fylles ut. 5. I feltet Sannsynlighet angir du ønsket sannsynlighet ved å skrive inn et prosenttall. Skriv inn "20%". Dette tallet vil vises ved siden av fasen i Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing, og indikerer sjansen for et vellykket salg i denne fasen. 6. Legg eventuelt inn en beskrivelse av forekomsten i feltet Beskrivelse. Denne vil vises når man holder musepekeren over fasen i SuperOffice Sales & Marketing. 7. Klikk på OK. Fasen blir nå lagt til som en egen forekomst i oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere faser. 8. Legg til fasene "Tilbud" og "Kontraktsunderskrivelse" på samme måte ved å gjenta trinn 3 til Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. Opprette salgstype for salgsguiden En salgsguide må være knyttet til en salgstype, så etter at du har opprettet fasene for salgsguiden, må du opprette en salgstype. Vi skal nå opprette salgstypen Salg til ny kunde. Slik gjør du: 1. Gå til Lister-bildet. 2. Dobbeltklikk på Salg Type, Faser, Tilbud i fanen Lister. Listen åpnes i fanen Forekomster. 3. Klikk på Legg til. Dialogboksen Rediger forekomst åpnes. 4. Velg fanen Faser. De andre fanene i denne dialogboksen inneholder innstillinger for tilbud, som vi gjennomgår senere i dette kurset. 76

83 5. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Her skriver du inn "Salg til ny kunde". Merk: Dette feltet må fylles ut. 6. Velg eventuelt ønsket kategori for salgstypen i listeboksen Kategori for salgstype. Tips: Du kan opprette nye alternativer i tillegg til de forhåndsdefinerte ved å legge til forekomster på listen Salg Kategori for salgstype. 7. I feltet Anslått tid for denne salgstypen angir du et en varighet for salgstypen (antall dager, uker eller måneder). Når du oppretter et nytt salg med denne salgstypen, settes salgsdatoen i henhold til tiden du har angitt her (dagens dato + estimert tid). 8. I oversikten Aktive faser for denne salgstypen merker du av for de fasene du vil ha med i salgstypen. Merk av for de tre fasene Første møte, Tilbud og Kontraktsunderskrivelse. Merk: Dette trinnet er ikke obligatorisk, men for en salgstype som skal være knyttet til en salgsguide, bør du merke av for minst to faser. 77

84 9. Merk av for Denne salgstypen er tilknyttet en guide. 10. Hvis salgstypen også skal ha interessenter, merker du av for Denne salgstypen har interessenter. Interessenter kan være partnere og underleverandører som er involvert i salget. 11. Skriv inn en beskrivelse av salgstypen. 12. Klikk på OK. Salgstypen blir nå lagt til som en egen forekomst i oversikten Forekomster. 13. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 78

85 Opprette en salgsguide Når du har opprettet faser og angitt en salgstype med salgsguide, kan du utforme selve salgsguiden. Det gjør du ved å legge til oppfølginger og/eller dokumenter for hver fase i salgsguiden. Vi skal nå legge til en oppfølging for fasen Første møte. Deretter skal vi legge til et dokument for den samme fasen. Legge til en oppfølging for en fase 1. Gå til Arbeidsflyt-bildet og velg fanen Salgsguide. 2. Velg salgstypen du vil opprette en salgsguide for, i listen Salg Type, Faser, Tilbud. Her kan du velge Salg til ny kunde, som vi opprettet tidligere. Merk: Hvis det ikke er definert at salgstypen skal ha salgsguide, må du klikke på Klikk her for å tilknytte guide nederst i bildet. Hvis det ikke er angitt faser for salgstypen, må du klikke på Klikk her for å legge til faser nederst i bildet. Du kan også redigere salgstypen ved å klikke på Rediger-knappen øverst. 3. Velg eventuelt Foreslå automatisk flytting av salget til neste fase. 4. Merk fasen Første møte i oversikten. 5. Klikk på Legg til under Foreslåtte oppfølginger i denne fasen. Dialogboksen Foreslått oppfølging åpnes. 79

86 6. Skriv inn navnet på oppfølgingen i feltet Navn. Dette bør være et beskrivende navn for den aktuelle oppfølgingen. Her kan du nå skrive inn "Kundemøte". 7. Skriv inn hva hensikten med oppfølgingen er, i feltet Målsetningen med denne oppfølgingen. Denne teksten vises når du holder musepekeren over oppfølgingen i detaljkortet Salgsguide i SuperOffice Sales & Marketing. Her kan du for eksempel skrive inn "Se på behovene til den potensielle kunden, og vurder om produktet ditt kan dekke kundens behov". Merk: Noen av alternativene nedenfor er av logiske årsaker ikke aktuelle for den første oppfølgingen i en salgsguide. 8. Merk av for Foreslå denne oppfølgingen automatisk hvis du vil at SuperOffice Sales & Marketing skal foreslå denne oppfølgingen når forrige oppfølging (i denne eller forrige fase) er merket som utført. 9. Velg en type for oppfølgingen i listen Oppfølgingstype. 10. I feltet Startdato angir du hvor mange dager det skal være mellom forrige oppfølging og denne oppfølgingen. 11. I feltet Varighet angir du hvor lenge oppfølgingen skal vare. Formatet er 0t 00m. Her kan du for eksempel angi en varighet på "1t 00m". 80

87 12. I feltet Standardbeskrivelse av oppfølgingen skriver du en beskrivelse for den aktuelle oppfølgingen. For et kundemøte kan det for eksempel se slik ut: "Agenda for første møte: Informasjon om virksomheten og organisasjonen til kunden Behov, ønsker, problemer Firmapresentasjon Annet" Tips: Brukeren kan endre informasjonen ovenfor etter behov. 13. Klikk på OK når du er ferdig. 14. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 15. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere oppfølginger i denne eller andre faser. Legge til et dokument for en fase Når du har lagt til en oppfølging for en fase, kan du legge til et dokument. Vi skal nå gjennomgå hvordan du gjør det. Merk: Du trenger ikke legge til et dokument for hver fase, men du bør legge til minst én oppfølging for hver fase. 1. Klikk på Legg til under Foreslåtte dokumenter i denne fasen. Dialogboksen Foreslått dokument åpnes. 2. Skriv inn navnet på dokumentet i feltet Navn. Dette bør være et beskrivende navn for det aktuelle dokumentet. Her kan du for eksempel skrive inn "Møtebekreftelse". 81

88 3. Skriv inn hva hensikten med dokumentet er, i feltet Målsetningen med dette dokumentet. Denne teksten vises når du holder musepekeren over dokumentet i detaljkortet Salgsguide i SuperOffice Sales & Marketing. Et eksempel på en slik målsetning kan for eksempel være "Send en e-post med møtebekreftelse og dato/klokkeslett til alle deltakere på det første møtet". 4. Velg ønsket mal i feltet Mal. Her kan du for eksempel velge E-post. 5. Skriv inn overskriften som skal brukes i dokumentet, i feltet Standardoverskrift. Her kan du skrive inn "Møtebekreftelse (første møte)". 6. Skriv eventuelt inn en referanse i feltet Vår ref.. Her kan du for eksempel legge inn en malvariabel for salgsnummer, salgstittel eller et annet felt som har med salget å gjøre. 7. Klikk på OK når du er ferdig. 8. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 9. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere dokumenter i denne eller andre faser. Salgsguiden vil nå vises i SuperOffice Sales & Marketing for salg med den aktuelle salgstypen, for eksempel slik: Prosjektguide Prosjektguiden aktiveres i Prosjekt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing når brukeren velger en prosjekttype som har en tilknyttet prosjektguide. Dette gjelder både ved oppretting av nye prosjekter og endring av prosjekttype på et eksisterende prosjekt. Prosjekttypen må ha en tilknyttet prosjektguide for at den skal vises. Før du kan sette opp selve prosjektguiden, må du opprette statusene som skal være med i prosjektguiden, og prosjekttypen (med tilhørende statuser) som prosjektguiden skal tilknyttes. Når du har gjort dette, kan du begynne å utforme selve prosjektguiden. 82

89 Opprette statuser for prosjektguiden Vi skal nå legge til statusene "Planlagt", "Under arbeid" og "Lukking" for prosjektguiden. Dette er kun ment som eksempler, du kan legge til akkurat de statusene du selv ønsker. Slik gjør du: 1. Gå til Lister-bildet. 2. Dobbeltklikk på Prosjekt Status i fanen Lister. Listen Prosjekt Status åpnes i fanen Forekomster. 3. Klikk på Legg til. Dialogboksen Rediger forekomst åpnes. 4. Skriv inn navnet på forekomsten i feltet Navn. Her skriver du nå inn "Planlagt". Dette vil vises på valglisten til feltet Status i Prosjekt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Merk: Dette feltet må fylles ut. 5. Legg eventuelt inn en beskrivelse av forekomsten i feltet Beskrivelse. Denne vil vises når man holder musepekeren over statusen i SuperOffice Sales & Marketing. 6. Klikk på OK. Statusen blir nå lagt til som en egen forekomst i oversikten Forekomster. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere statuser. 7. Legg til statusene "Under arbeid" og "Lukking" på samme måte ved å gjenta trinn 3 til Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. Opprette prosjekttype for prosjektguiden En prosjektguide må være knyttet til en prosjekttype, så etter at du har opprettet statusene for prosjektguiden, må du opprette en prosjekttype. Vi skal nå opprette prosjekttypen Konferanse. Slik gjør du: 1. Gå til Lister-bildet. 2. Dobbeltklikk på Prosjekt Type, status i fanen Lister. Listen åpnes i fanen Forekomster. 3. Klikk på Legg til. Dialogboksen Rediger forekomst åpnes. 83

90 4. Skriv ønsket navn på forekomsten i feltet Navn. Her skriver du inn "Konferanse". Merk: Dette feltet må fylles ut. 5. I feltet Anslått tid for denne prosjekttypen angir du et en varighet for prosjekttypen (antall dager, uker eller måneder). Når du oppretter et nytt prosjekt med denne prosjekttypen, settes sluttdatoen i henhold til tiden du har angitt her (dagens dato + estimert tid). 6. I oversikten Aktive statuser for denne prosjekttypen merker du av for de statusene du vil ha med i prosjekttypen. Merk av for de tre statusene Planlagt, Under arbeid og Lukking. Merk: Dette trinnet er ikke obligatorisk, men for en prosjekttype som skal være knyttet til en prosjektguide, bør du merke av for minst to statuser. 7. Merk av for Denne prosjekttypen er tilknyttet en guide. 8. Skriv inn en beskrivelse av prosjekttypen. 9. Klikk på OK. Prosjekttypen blir nå lagt til som en egen forekomst i oversikten Forekomster. 10. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 84

91 Opprette en prosjektguide Når du har opprettet statuser og angitt en prosjekttype med prosjektguide, kan du utforme selve prosjektguiden. Det gjør du ved å legge til oppfølginger og/eller dokumenter for hver status i prosjektguiden. Vi skal nå legge til en oppfølging for statusen Planlagt. Deretter skal vi legge til et dokument for den samme statusen. Legge til en oppfølging for en status 1. Gå til Arbeidsflyt-bildet og velg fanen Prosjektguide. 2. Velg prosjekttypen du vil opprette en prosjektguide for, i listen Prosjekttype. Her kan du velge Konferanse, som vi opprettet tidligere. Merk: Hvis det ikke er definert at prosjekttypen skal ha prosjektguide, må du klikke på Klikk her for å tilknytte guide nederst i bildet. Hvis det ikke er angitt statuser for prosjekttypen, må du klikke på Klikk her for å legge til statuser nederst i bildet. Du kan også redigere prosjekttypen ved å klikke på Rediger-knappen øverst. 3. Velg eventuelt Foreslå automatisk flytting av prosjektet til neste status. 4. Merk statusen Planlagt i oversikten. 5. Klikk på Legg til under Foreslåtte oppfølginger i denne statusen. Dialogboksen Foreslått oppfølging åpnes. 85

92 6. Skriv inn navnet på oppfølgingen i feltet Navn. Dette bør være et beskrivende navn for den aktuelle oppfølgingen. Her kan du nå skrive inn "Planleggingsmøte". 7. Skriv inn hva hensikten med oppfølgingen er, i feltet Målsetningen med denne oppfølgingen. Denne teksten vises når du holder musepekeren over oppfølgingen i detaljkortet Prosjektguide i SuperOffice Sales & Marketing. Her kan du for eksempel skrive inn "Hold møte for å planlegge konferansen og sette opp et konferanseprogram.". Merk: Noen av alternativene nedenfor er av logiske årsaker ikke aktuelle for den første oppfølgingen i en prosjektguide. 8. Merk av for Foreslå å knytte oppgaven til en prosjektdeltaker hvis du vil gjøre det mulig å tildele denne oppfølgingen til en av prosjektmedlemmene. Nå prosjektlederen oppretter oppfølgingen i SuperOffice Sales & Marketing, vises det en dialogboks der prosjektlederen kan velge en av medarbeiderne sine som eier av oppfølgingen. 9. Merk av for Milepæloppfølging hvis du vil angi oppfølgingen som en milepæl. 10. Velg en type for oppfølgingen i listen Oppfølgingstype. 11. I feltet Startdato angir du når oppfølgingen skal starte, antall dager fra i dag. 86

93 12. I feltet Varighet angir du hvor lenge oppfølgingen skal vare. Formatet er 0t 00m. Her kan du for eksempel angi en varighet på "1t 30m". 13. I feltet Standardbeskrivelse av oppfølgingen skriver du en beskrivelse for den aktuelle oppfølgingen. For et kundemøte kan det for eksempel se slik ut: "Planleggingsmøte: - Hva bør konferansen inneholde? - Deltagere? - Foredragsholdere? - Hvor?" Tips: Brukeren kan endre informasjonen ovenfor etter behov. 14. Klikk på OK når du er ferdig. 15. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 16. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere oppfølginger i denne eller andre statuser. Legge til et dokument for en status Når du har lagt til en oppfølging for en status, kan du legge til et dokument. Vi skal nå gjenomgå hvordan du gjør det. Merk: Du trenger ikke legge til et dokument for hver status, men du bør legge til minst én oppfølging for hver status. 1. Klikk på Legg til under Foreslåtte dokumenter i denne statusen. Dialogboksen Foreslått dokument åpnes. 87

94 2. Skriv inn navnet på dokumentet i feltet Navn. Dette bør være et beskrivende navn for det aktuelle dokumentet. Her kan du for eksempel skrive inn "Konferanseprogram". 3. Skriv inn hva hensikten med dokumentet er, i feltet Målsetningen med dette dokumentet. Denne teksten vises når du holder musepekeren over dokumentet i detaljkortet Prosjektguide i SuperOffice Sales & Marketing. Et eksempel på en slik målsetning kan for eksempel være "Sett opp et program for konferansen". 4. Velg ønsket mal i feltet Mal. Her kan du for eksempel velge Notat. 5. Skriv inn overskriften som skal brukes i dokumentet, i feltet Standardoverskrift. Her kan du skrive inn "Konferanseprogram". 6. Skriv eventuelt inn en referanse i feltet Vår ref.. Her kan du for eksempel legge inn en malvariabel for prosjektnummer, prosjekttittel eller et annet felt som har med prosjektet å gjøre. 7. Klikk på OK når du er ferdig. 8. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 9. Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere dokumenter i denne eller andre statuser. Prosjektguiden vil nå vises i SuperOffice Sales & Marketing for prosjekter med den aktuelle prosjekttypen, for eksempel slik: Bruke dokumentmaler på flere språk i prosjekt- og salgsguidene Hvis bedriften din har avdelinger i flere land, kan det være nyttig å ha dokumentmalene i prosjekt- og salgsguidene tilgjengelige på flere språk. Først må du legge dokumentmalene for de ulike språkene i riktige mappe, og deretter angi hvem som skal bruke de ulike språkversjonene. 88

95 Legge til dokumentmaler for språk 1. Åpne Windows Utforsker og gå til mappen \SuperOffice\SO_Arc\Template. 2. Opprett en mappe for hvert av de språkene du vil ha dokumentmaler for (for eksempel \SuperOffice\SO_Arc\Template\GE). Se mappenavnene for de ulike språkene i tabellen nedenfor: Mappenavn Språk Mappenavn Språk NO Norsk SP Spansk US Engelsk CZ Tsjekkisk SW Svensk CN Kinesisk DA Dansk JP Japansk GE Tysk FI Finsk NL Nederlandsk RU Russisk FR Fransk PL Polsk IT Italiensk 3. Legg dokumentmalene for de ulike språkene i de aktuelle språkmappene. Dokumentmalene må ha nøyaktig samme filnavn og filtype som hovedmalen. Hovedmalen er dokumentmalen på hovedspråket dere bruker i SuperOffice. Du finner den i listen Dokument - Mal-listen i Lister-bildet (dobbeltklikk på en dokumentmal i listen for å se filnavnet/-typen). Se "Legge til forekomster på listen Dokument - Mal" på side 43. Tips! Hvis dokumentmalen for det aktuelle språket IKKE ligger i språkmappen, brukes dokumentmalen på hovedspråket. Angi dokumentspråk for brukere Du må nå velge riktig dokumentspråk for brukerne som skal bruke dokumentmalene på de ulike språkene: 1. Gå til Preferanser-bildet, velg System fra listeboksen Vis gruppe, og velg Foretrukket dokumentspråk. 2. Klikk på Legg til nederst i Aktive innstillinger-listen. 3. Velg Bruker under Denne innstillingen gjelder for. Tips! Hvis avdelingene bruker satellittdatabaser, kan du velge å angi dokumentspråk for hele databaser. Du kan også velge dokumentspråk for hele grupper, men da må den aktuelle gruppen være primærgruppen til brukerne som du angir dokumentspråk for. 4. Klikk på Mål-listen, og velg ønsket bruker. 5. Velg ønsket språk i listen Foretrukket dokumentspråk. 6. Klikk på Lagre. 7. Gjenta trinn 2-6 for hver bruker du vil angi dokumentspråk for. 89

96 90

97 KAPITTEL 12: BRUKERDEFINERTE FELT I dette kapittelet skal vi se på hvordan du kan legge til brukerdefinerte felt i SuperOffice Sales & Marketing. Dette gjelder felt du kan legge til i forskjellige kategorier for å tilpasse programmet til bedriftens behov. Merk: I SuperOffice Administration for Web blir brukerdefinerte felt håndtert litt annerledes enn i Windows. Du kan lese mer om dette i Hjelp for SuperOffice Administration for Web: ndex.htm#fields_web/fields_web.htm Du kan angi verdier for alle brukerdefinerte felt følgende steder: Fanen Mer i Kontakt-bildet, dialogboksen Person og Prosjekt-bildet Fanen Detaljer i Salg-bildet Fanen Mer i dialogboksen for oppfølging og dialogboksen Dokument. Du kan angi side 1-felt det vil si hvilke felt som skal vises for ulike brukergrupper, følgende steder: Fanen Kontakt i Kontakt-bildet Fanen Prosjekt i Prosjekt-bildet Fanen Salg i Salg-bildet Fanen Detaljer i dialogboksen Dokument Fanen Generelt i dialogboksen Person. Merk: Å opprette brukerdefinerte felt er for databasen en drastisk endring, selv om det er enkelt å gjøre som administrator. Det er derfor veldig viktig at du tar sikkerhetskopi av eksisterende database før du oppretter nye eller endrer eksisterende felt. Felt-bildet Felt-bildet er inndelt i sju faner, som vi skal se nærmere på under "Mer-felt" nedenfor og "Side 1-felt" på side 97, og i alle disse angir du brukerdefinerte felt for SuperOffice Sales & Marketing. Du kommer til Felt-bildet ved å klikke på Felt-knappen i navigatoren. 91

98 Mer-felt Her ser du fanen Kontakt i Felt-bildet. Denne fanen og fanene Person, Prosjekt, Salg, Oppfølging og Dokument består alle av følgende hoveddeler: Til venstre finner du Navn-listen, som inneholder alle brukerdefinerte felt som er definert for bildet eller dialogboksen. Øverst til høyre finner du forhåndsvisningsfeltet som viser feltene fra Navnlisten, slik de kommer til å se ut i Mer-fanene i SuperOffice Sales & Marketing. Merk: Du kan skrive i datafeltene i forhåndsvisningen, men det er bare for å vise hvordan feltene vil se ut når de inneholder data. Eventuell informasjon du legger inn her, blir ikke tilgjengelig noe annet sted. Nederst til høyre finner du detaljfeltet, som viser verdier for feltet som er merket på Navn-listen. De seks fanene brukes til følgende: I fanen Kontakt angir du hvilke felt som skal vises i fanen Mer i Kontakt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. I fanen Person angir du hvilke felt som skal vises i fanen Mer i dialogboksen Person i SuperOffice Sales & Marketing. 92

99 I fanen Prosjekt angir du hvilke felt som skal vises i fanen Mer i Prosjekt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. I fanen Salg angir du hvilke felt som skal vises i fanen Detaljer i Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. I fanen Oppfølging angir du hvilke felt som skal vises i fanen Mer i dialogboksen for oppfølginger i SuperOffice Sales & Marketing. I fanen Dokument angir du hvilke felt som skal vises i fanen Mer i dialogboksen Dokument i SuperOffice Sales & Marketing. Du legger til, redigerer og sletter felt på samme måte i alle seks faner, og disse fremgangsmåtene skal vi nå se nærmere på. Legge til felt Nå skal vi se på hvordan du legger til nye brukerdefinerte felt i Mer-fanene i SuperOffice Sales & Marketing. For å illustrere med et eksempel skal vi legge til et nummerfelt som heter Antall ansatte i fanen Mer i Kontakt-bildet. Fremgangsmåten vil imidlertid være den samme om du jobber i en av fanene Person, Prosjekt, Salg, Oppfølging eller Dokument. Slik gjør du: 1. Gå til ønsket fane. Her velger vi Kontakt. 2. Under Navn-listen klikker du på Legg til-knappen. Detaljfeltet nederst til høyre i fanen aktiveres. 3. Skriv inn ønsket navn i Navn-feltet: Antall ansatte. 4. I listeboksen Type velger du blant de forhåndsdefinerte alternativene. Disse alternativene kan du lese mer om under "Felttyper" på side 94. Her velger vi Nummer. Merk: Når du har angitt type, legges det nye feltet til på Navn-listen og i forhåndsvisningsfeltet oppe til høyre. Unntaket er når du har valgt felttypen Liste. Da vises det ikke før etter at du har angitt noe i listeboksen Liste nedenfor. 5. I feltet Standardverdi skriver du inn verdien som settes inn som standard i dette feltet. Her behøver vi ikke å skrive inn noen verdi. 6. I feltet Tekst i infoboks skriver du inn en kort beskrivelse som skal vises når du holder musepekeren over feltet. Her skriver vi Antall ansatte hos kontakten. 7. Merk av for Obligatorisk hvis du vil at utfyllingen av dette feltet skal være obligatorisk. Vårt eksempelfelt er et felt som viser informasjon som vil være interessant, men som ikke er så nødvendig at vi behøver å merke av for obligatorisk. Merk: Dette gjelder ikke for felttypen Avmerkingsboks. 8. Merk av for Skjul ledetekst hvis du ikke vil at navnet på feltet skal vises. I vårt eksempel vil vi at ledeteksten skal vises, så vi merker ikke av her. 9. Merk av for Kun lesbart hvis du ikke vil at det skal være mulig å fylle ut feltet. Her vil vi at brukerne skal fylle ut med informasjon, så vi merker ikke av. Merk: Hvis du har merket av for Obligatorisk, kan du ikke velge Kun lesbart. Du kan kun merke av for ett av disse alternativene om gangen. 93

100 10. Merk av for Indeksert hvis du vil at det skal være mulig å søke på dette feltet. I vårt eksempel antar vi at det ikke er så aktuelt å søke etter antall ansatte, så vi merker ikke av. Merk: Fordelen med å velge Indeksert er at det vil være raskere å søke på disse feltene i for eksempel Finn. Ikke-indekserte felt er også tilgjengelig i søk, men søkingen vil ta lengre tid. 11. I feltene til høyre for Ledetekst angir du følgende: X: Horisontal posisjon for ledeteksten. Jo høyere tall, jo lenger til høyre. Y: Vertikal posisjon for ledeteksten. Jo høyere tall, jo lenger ned. Bredde: Ledetekstens bredde. Det blir foreslått standardverdier her, men det kan være lurt å prøve seg frem her. Verdiene angis i piksler. 12. I feltene til høyre for Data angir du følgende: X: Horisontal posisjon for datafeltet. Jo høyere tall, jo lenger til høyre. Y: Vertikal posisjon for datafeltet. Jo høyere tall, jo lenger ned. Bredde: Datafeltets bredde. Det blir foreslått standardverdier her, men det kan være lurt å prøve seg frem her. Verdiene angis i piksler. Tips: Feltets posisjon og bredde kan du sjekke i forhåndsvisningsfeltet ved siden av Navn-listen. 13. Når du har angitt ønskede alternativer, klikker du på OK. 14. Klikk på Lagre hvis du vil lagre endringene bare i SuperOffice Administration, og klikk på Publiser hvis du vil at feltet skal bli tilgjengelig for brukerne av SuperOffice Sales & Marketing. Merk: Hvis du ikke får lov til å opprette et nytt felt, kan det skyldes at du allerede har nådd maksimalt antall tillatte felt av denne typen (se "Maksimalt antall felt" på side 95). Da må du eventuelt slette et eksisterende felt før du kan sette inn et nytt. Vær også oppmerksom på at fire felt av hver type (Kort tekst, Lang tekst, Nummer og Desimal) må være indeksert. Det innebærer at hvis du ikke angir at noen av feltene skal være indekserte, vil du for eksempel kunne angi bare seks Desimal-felt. Felttyper I listeboksen Type (se "Legge til felt" på side 93) kan du velge mellom følgende alternativer: Kort tekst: Tekst på maksimalt 39 tegn. En begrensning på hvor mange tegn SuperOffice-brukerne har lov til å skrive inn i feltet, angir du i feltet Tekstlengde, som aktiveres når du velger dette alternativet. Lang tekst: Tekst på maksimalt 199 tegn. En begrensning på hvor mange tegn SuperOffice-brukerne har lov til å skrive inn i feltet, angir du i feltet Tekstlengde, som aktiveres når du velger dette alternativet. Nummer: Heltall, ubegrenset antall sifre. 94

101 Dato: Dato mellom og Ubegrenset dato: En hvilken som helst dato. Avmerkingsboks: En boks du kan krysse av i. Liste: En listetype, som du velger i listeboksen Liste. Desimal: Tall med desimaler. Maksimalt antall felt Det er begrensninger på hvor mange brukerdefinerte felt du kan angi i hver av fanene Kontakt, Person, Prosjekt og Salg. Følgende begrensninger gjelder: Nummer, Dato, Avmerkingsboks og Liste: Maksimalt 60 stk. til sammen, hvorav fire må være indeksert. Kort tekst og Ubegrenset dato: Maksimalt 40 stk. til sammen, hvorav fire må være indeksert. Lang tekst: Maksimalt 9 stk. til sammen, hvorav fire må være indeksert. Desimal: Maksimalt 10 stk. til sammen, hvorav fire må være indeksert. Redigere felt Hvis du vil endre et felt fra en av Mer-fanene i SuperOffice Sales & Marketing, gjør du slik: 1. Gå til ønsket fane: Kontakt, Person, Prosjekt, Salg, Oppfølging eller Dokument. 2. Under Navn-listen merker du ønsket felt. 3. Klikk på Endre-knappen i detaljfeltet nederst til høyre. Detaljfeltet går over i redigeringsmodus. 4. Gjør ønskede endringer i de ulike feltene (under "Legge til felt" på side 93 finner du en oversikt over hva du angir her). Merk: Når detaljfeltet er i redigeringsmodus, inneholder listeboksen Type bare de alternativene du kan endre til, det vil si der eksisterende data kan konverteres slik at de kan passe inn i den nye felttypen. 5. Klikk på OK. 6. Klikk på Lagre hvis du vil lagre endringene bare i SuperOffice Administration, eller klikk på Publiser hvis du vil at endringene skal bli tilgjengelige for brukerne av SuperOffice Sales & Marketing. Merk: Hvis det er definert side 1-felt, må du først publisere endringene i brukerdefinerte felt. Deretter må du definere side 1-felt for de forskjellige brukergruppene og lagre (ikke publisere). Endre TAB-rekkefølgen på felt Med TAB-rekkefølge mener vi i hvilken rekkefølge du kommer til de ulike feltene når du trykker på tabulatortasten. Denne rekkefølgen vises på Navn-listen til venstre i bildet, og dette er ikke det samme som feltenes posisjon, som er det du ser i forhåndsvisningsfeltet 95

102 oppe til høyre. Hvordan du justerer feltposisjoner, kan du lese mer om under "Endre feltposisjoner" på side 96. Hvis du vil endre TAB-rekkefølgen på feltene i en av Mer-fanene i SuperOffice Sales & Marketing, gjør du slik: 1. Gå til ønsket fane: Kontakt, Person, Prosjekt, Salg, Oppfølging eller Dokument. 2. Under Navn-listen merker du ønsket felt. 3. Klikk på en av pilene til høyre for Navn-listen for å flytte feltet enten opp ( ) eller ned ( ). 4. Klikk på Lagre hvis du vil lagre endringene bare i SuperOffice Administration, eller klikk på Publiser hvis du vil at endringene skal bli tilgjengelige for brukerne av SuperOffice Sales & Marketing. Endre feltposisjoner I forhåndsvisningsfeltet oppe til høyre kan du se hvordan feltene er plassert i forhold til hverandre. Hvis du vil justere feltenes posisjoner, kan du gjøre følgende: 1. Gå til ønsket fane: Kontakt, Person, Prosjekt, Salg, Oppfølging eller Dokument. 2. Under Navn-listen merker du ønsket felt. I detaljfeltet nederst til høyre vises da verdier for feltet som er merket på Navn-listen, blant annet posisjonsverdier. Verdiene angis i piksler. 3. Klikk på Endre-knappen i detaljfeltet nederst til høyre. Detaljfeltet går over i redigeringsmodus. 4. I feltene til høyre for Ledetekst angir du følgende: X: Horisontal posisjon for ledeteksten. Jo høyere tall, jo lenger til høyre. Y: Vertikal posisjon for ledeteksten. Jo høyere tall, jo lenger ned. Bredde: Ledetekstens bredde. 5. I feltene til høyre for Data angir du følgende: X: Horisontal posisjon for datafeltet. Jo høyere tall, jo lenger til høyre. Y: Vertikal posisjon for datafeltet. Jo høyere tall, jo lenger ned. Bredde: Datafeltets bredde. Tips: Feltets posisjon og bredde kan du sjekke i forhåndsvisningsfeltet ved siden av Navn-listen. Hvilken plassering feltet har på Navn-listen til venstre i bildet, har bare å gjøre med feltets TAB-rekkefølge (se "Endre TAB-rekkefølgen på felt" på side 95). 6. Klikk på OK. 7. Klikk på Lagre hvis du vil lagre endringene bare i SuperOffice Administration, eller klikk på Publiser hvis du vil at endringene skal bli tilgjengelige for brukerne av SuperOffice Sales & Marketing. 96

103 Slette felt Hvis du vil slette et felt fra en av Mer-fanene i SuperOffice Sales & Marketing, gjør du slik: 1. Gå til ønsket fane: Kontakt, Person, Prosjekt, Salg, Oppfølging eller Dokument. 2. På Navn-listen merker du ønsket felt. 3. Klikk på Slett-knappen. 4. Klikk på Lagre hvis du vil lagre endringene bare i SuperOffice Administration, eller klikk på Publiser hvis du vil at feltet skal bli utilgjengelig for brukerne av SuperOffice Sales & Marketing. Side 1-felt Blant de brukerdefinerte feltene som vises i Mer-fanene i SuperOffice Sales & Marketing, kan du velge ut tre felt som skal fungere som såkalte side 1-felt (fordi de vises på "førstesiden" i sine respektive bilder eller dialogbokser). Det innebærer at de skal vises for ulike brukergrupper følgende steder: I fanen Kontakt i Kontakt-bildet. I fanen Prosjekt i Prosjekt-bildet. I fanen Generelt i dialogboksen Person. I fanen Salg i Salg-bildet. I fanen Detaljer i dialogboksen Dokument. 97

104 Fanen Side 1-felt består av følgende hoveddeler: Listeboksen Hvor?, der du velger bildet eller dialogboksen du vil sette inn side 1-feltene i. Avmerkingsboksen Tillat forskjellige side 1-felt for forskjellige brukergrupper. Merk av her hvis du vil angi forskjellige side 1-felt avhengig av brukergruppe. Hvis du ikke merker av her, brukes feltene du angir, for alle brukergrupper. Brukergruppe-listen, der du velger hvilke brukergrupper feltene skal gjelde for hvis du har merket av for Tillat forskjellige side 1-felt for forskjellige brukergrupper (se over). Til høyre finner du listebokser som viser navnene på feltene som er definert for valgt bilde/dialogboks og brukergruppe. Velge side 1-felt For å illustrere hvordan dette fungerer i praksis, skal vi angi at feltet Antall ansatte, som vi definerte for fanen Mer i Kontakt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing under "Legge til felt" på side 93, også skal vises i fanen Kontakt i Kontakt-bildet. Slik gjør du: 1. Gå til fanen Side 1-felt. 2. I listeboksen Hvor? angir du hvor du vil ha side 1-felt. Listen viser Kontakt, Person, Prosjekt, Salg og Dokument. 3. Merk avmerkingsboksen Tillat forskjellige side 1-felt for forskjellige brukergrupper hvis du vil angi forskjellige side 1-felt avhengig av brukergruppe. Hvis du ikke merker av her, brukes feltene du angir, for alle brukergrupper. 4. På Brukergruppe-listen til venstre merker du ønsket brukergruppe. Vi skal se nærmere på brukergrupper under "Brukergrupper" nedenfor, men her kan du merke (alle brukergrupper). 5. I listeboksen Felt 1 velger du hvilket felt du vil vise øverst. Her velger du Antall ansatte. Listeboksene Felt 2 og Felt 3 brukes til å velge hvilke felt som skal vises på de neste plassene. Merk: Hvilke felt som er tilgjengelige, avhenger av hvilke felt du har angitt i de andre fanene i Felt-bildet. Du kan ikke vise samme felt to steder. 6. Klikk på Lagre hvis du vil lagre endringene bare i SuperOffice Administration, eller klikk på Publiser hvis du vil at endringene skal bli tilgjengelige for brukerne av SuperOffice Sales & Marketing. Brukergrupper Når du merker et navn på Brukergruppe-listen, vises de tilgjengelige side 1-feltene for den aktuelle brukergruppen under Felt 1, 2 og 3. Merk: Brukergrupper defineres i Lister-bildet, og hvilken gruppe en bruker tilhører, defineres i Brukere-bildet. 98

105 Bildet nedenfor viser det brukerdefinerte side 1-feltet Antall ansatte på Kontakt-kortet i SuperOffice Sales & Marketing. Hvis du på Brukergruppe-listen velger (alle brukergrupper), velger felt og lagrer oppsettet, kommer samme valg til å gjelde for alle brukergruppene som er registrert i SuperOffice Sales & Marketing. Men hvis du deretter merker en bestemt brukergruppe, kan du overstyre det eksisterende feltoppsettet for akkurat denne gruppen ved å angi noe annet. Hvis du ikke angir noe i et felt, blir det stående tomt siden overstyringen gjelder alle tre felt uansett om du har angitt noe i dem eller ikke. Merk: Denne overstyringen for én brukergruppe må lagres (ikke publiseres) etter at du har angitt oppsett for alle brukergrupper. Hvis ikke trer den ikke i kraft. 99

106 100

107 KAPITTEL 13: SYSTEMVALG I dette kapittelet skal vi se på Systemvalg-bildet, der du kan definere en rekke relativt avanserte innstillinger for systemet som helhet. Vi skal ta for oss tre av de viktigste fanene i bildet og vise hva de kan brukes til, og peke på hvilke resultater endringer i dette bildet får for brukerne av SuperOffice Sales & Marketing. Systemvalg-bildet I Systemvalg-bildet definerer du innstillinger som gjelder for hele systemet, nærmere bestemt for fritekstsøk, statusovervåking (krever egen lisens), tidssoner, nummertildeling, ledetekster, systemoperasjoner og SOLoader. For de fleste bedrifter vil det ikke være nødvendig å gjøre noe med standardinnstillingene som SuperOffice Sales & Marketing leveres med, men fra dette bildet er det altså mulig hvis det skulle være ønskelig. Ledetekster Du kommer til Systemvalg-bildet ved å klikke på Systemvalg-knappen i navigatoren. Fra fanen Ledetekster i Systemvalg-vinduet kan du endre navn på bestemte felt i SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel bestemme at alle Kontakt-felt i stedet skal hete Bedrift. 101

108 Endre ledetekster Du søker etter de ledetekstene du vil endre, enten på originalspråket (som regel norsk) eller det aktive språket. Enkelte termer (for eksempel kontakt) brukes i veldig mange tekster i SuperOffice Sales & Marketing, så du bør sørge for at disse blir endret konsekvent. I tillegg bør du være oppmerksom på ulike bøyningsformer når du søker (for eksempel "company" og "companies"). Slik går du frem hvis du vil endre ledetekster i SuperOffice Sales & Marketing: 1. Merk av for Aktiver endring av ledetekster. Merk: Hvis du ikke har merket av for dette alternativet, aktiveres ingen av endringene du angir lenger ned i fanen. 2. I listeboksen Aktivt språk velger du språket du vil endre ledetekstene på. 3. Skriv inn hele eller deler av ledeteksten du vil endre i feltet nedenfor språkfeltet til venstre. Dette er språket som er valgt for din bruker. Tips! Hvis du vil søke på ledetekster på et annet språk, velger du språket i listen til høyre, og skriver inn søkeordet i feltet nedenfor. 4. Trykk på ENTER. Listen oppdateres med ledetekster som inneholder søketeksten OG som du kan endre. Tips! Hold musepekeren over en rad for å vise ressurs-iden til ledeteksten. Ressurs- IDen gir en indikasjon på hvor i brukergrensesnittet ledeteksten brukes. 5. Til høyre for hver ledetekst du vil endre, skriver du inn hvilken ledetekst du vil bruke i stedet. Teksten vises med fet skrift, og avmerkingsboksen ved siden av feltet aktiveres. Klikk på avmerkingsboksen for å bytte mellom endret og opprinnelig tekst. 6. Klikk på Lagre. For at endringene skal tre i kraft i SuperOffice Sales & Marketing, må programmet startes på nytt. Merk: Hvis du skal endre ledetekster for flere språk, kan du velge et språk i listeboksen Aktivt språk oppe til høyre. Tilbakestille ledetekster Hvis du vil bruke den opprinnelige teksten for én bestemt ledetekst, fjerner du merkingen av akkurat denne ledeteksten. Ledeteksten vises nå med kursiv tekst. Dette indikerer at den endrede teksten kan aktiveres på nytt ved å klikke på avmerkingsboksen. Uansett må du klikke på Lagre for å aktivere endringene Hvis du vil oppheve endringen av samtlige ledetekster, fjerner du merkingen av Aktiver endring av ledetekster. 102

109 Nummertildeling I fanen Nummertildeling i Systemvalg-bildet kan du angi innstillinger for tellere. I SuperOffice Sales & Marketing kan tellere gjelde for følgende felt: Nummer-feltene i Kontakt-bildet, Prosjekt-bildet, Salg-bildet og dialogboksen Person. Vår ref-feltet i dialogboksen Dokument, hvis det er definert for den aktuelle malen. Det kan også brukes tellere fra tredjepartsleverandører. En teller fungerer slik at verdien i feltet øker med 1 for hver gang det registreres noe i feltet. Det kan for eksempel bety at den første kontakten du registrerer i databasen, får verdien i feltet Nummer, mens den nittende kontakten får verdien Tellerne vises i tabellen øverst i fanen Nummertildeling. Vise nummertildeling I den øverste delen av fanen Nummertildeling finner du en tabell som viser hvilke tellere som er definert for SuperOffice Sales & Marketing (se også "Nummertildeling" ovenfor). Tabellen består av følgende kolonner: [Ikon]: Viser hvor i SuperOffice Sales & Marketing telleren skal gjelde, for eksempel for Kontakt-bildet. Teller: Viser navnet på telleren, for eksempel Kontaktnummer, som gjelder for feltet Nummer i Kontakt-bildet. 103

110 Verdi: Viser gjeldende verdi for telleren. Neste: Viser neste verdi for den aktuelle telleren. Tildel: Angir om den automatiske tellerfunksjonen skal brukes, slik at systemet legger inn verdier for deg. Unik: Angir om tellerverdiene må være unike. Dette er spesielt aktuelt når SuperOffice-brukerne tildeler verdier selv. Kun lesbar: Angir om SuperOffice-brukerne får lov til å skrive inn verdier i tellerfeltene selv eller ikke. Tillat blank: Angir om tomt tellerfelt er en tillatt verdi. Dette er spesielt aktuelt når tellerverdiene må være unike. Hvis det da er merket av for Tillat blank, betyr det at kravet om unike verdier ikke gjelder tomme felt. Sist brukt: Viser når det aktuelle tellerfeltet sist ble brukt. Av - Bruker-ID/Miniatyrbilde: Viser hvem som sist brukte det aktuelle tellerfeltet. Angi nummertildeling Slik går du frem når du vil angi nummertildeling for et felt: 1. Dobbeltklikk på ønsket teller i tabellen øverst i fanen Nummertildeling. Det vises en dialogboks for den aktuelle telleren. 2. Merk av for Tildel hvis du vil at den automatiske tellerfunksjonen skal brukes, slik at systemet legger inn verdier i Nummer-feltet for deg. 3. I feltet Neste nummer ser du hva neste nummer vil bli. Denne verdien kan du endre hvis du vil. 4. Merk av for Unik hvis du vil at tellerverdiene i Nummer-feltet skal være unike. Dette er spesielt aktuelt når SuperOffice-brukerne tildeler verdier selv. 5. Merk av for Kun lesbar hvis du ikke vil at SuperOffice-brukerne skal få lov til å skrive inn verdier i Nummer-feltet selv. 104

111 6. Merk av for Tillat tomt hvis du vil at tomt tellerfelt skal være en tillatt verdi. Dette er spesielt aktuelt når tellerverdiene må være unike. Hvis det da er merket av for Tillat tomt, betyr det at kravet om unike verdier ikke gjelder tomme felt. Merk: Resultatet av ulike kombinasjoner av disse verdiene finner du under "Resultater av nummertildeling" på side I feltet Intervall reservert per satellitt skriver du inn hvor mange verdier som er tilgjengelige per Nummer-felt for hver satellitt, det vil si hvor mange ganger de kan bruke samme felt. Dette er for å unngå overlapping satellittene imellom. Hvis verdien for feltet Intervall reservert per satellitt er satt til , vil det si at hver ny satellitt vil få et nummer som er 1 million høyere enn den forrige satellitten. 8. I feltet Intervall reservert per Travel-bruker skriver du inn hvor mange verdier som er tilgjengelige per Nummer-felt for hver Travel-bruker, det vil si hvor mange ganger de kan bruke samme felt. Dette er for å unngå overlapping Travelbrukerne imellom. Hvis verdien for feltet Intervall reservert per Travel-bruker er satt til , vil det si at hver ny Travel-bruker vil få et nummer som er femti tusen høyere enn den forrige Travel-brukeren. Merk: Redigering av intervaller for satellitter og Travel-brukere bør fortrinnsvis skje bare rett etter installering av SuperOffice Sales & Marketing. 9. Klikk på OK. Standardverdier for nye dokumentmaler Hvis du vil, kan du angi standardverdier for nye dokumentmaler. Dette innebærer for SuperOffice-brukerne at verdien i Vår ref-feltet i dialogboksen Dokument øker med 1 hver gang akkurat denne malen brukes. Hvis det ikke er merket av for Lag en ny teller for hver ny dokumentmal, brukes samme teller på alle dokumentmaler, slik at verdien i Vår ref-feltet øker med 1 hver gang en mal brukes, uavhengig av hvilken mal det er. Merk: Om Vår ref-feltet i dialogboksen Dokument fungerer som et tellerfelt, avhenger av om malvariabelen <snum> er angitt for den aktuelle malen. Dette definerer du i Listerbildet ved å dobbeltklikke på Dokumentmal i fanen Lister, dobbeltklikke på den aktuelle dokumentmalen under Forekomster, og redigere feltet Vår ref (standard) i dialogboksen Rediger forekomst. Slik angir du at nye dokumentmaler skal få egen teller: 1. Under Standardverdier for nye dokumentmaler nederst i Nummertildelingfanen merker du av for Lag en ny teller for hver ny dokumentmal. 2. Merk av for Tildel hvis du vil at den automatiske tellerfunksjonen skal brukes, slik at systemet legger inn verdier i Vår ref-feltet for deg. 3. Merk av for Unik hvis du vil at tellerverdiene i Vår ref-feltet skal være unike. Dette er spesielt aktuelt når SuperOffice-brukerne tildeler verdier selv. 4. Merk av for Kun lesbar hvis du ikke vil at SuperOffice-brukerne skal få lov til å skrive inn verdier i Vår ref-feltet selv. 5. Merk av for Tillat tomt hvis du vil at tomt tellerfelt skal være en tillatt verdi. Dette er spesielt aktuelt når tellerverdiene må være unike. Hvis det da er merket av for Tillat tomt, betyr det at kravet om unike verdier ikke gjelder tomme felt. 105

112 6. I feltet Start telling på skriver du inn hvilken verdi du vil at telleren skal starte på. 7. I feltet Intervall reservert per satellitt skriver du inn hvor mange verdier som er tilgjengelige per dokumentmal for hver satellitt, det vil si hvor mange ganger de kan bruke samme dokumentmal. Dette er for å unngå overlapping satellittene imellom. Hvis verdien for feltet Intervall reservert per satellitt er satt til , vil det si at hver ny satellitt vil få et nummer som er 1 million høyere enn den forrige satellitten. 8. I feltet Intervall reservert per Travel-bruker skriver du inn hvor mange verdier som er tilgjengelige per dokumentmal for hver Travel-bruker, det vil si hvor mange ganger de kan bruke samme dokumentmal. Dette er for å unngå overlapping Travel-brukerne imellom. Hvis verdien for feltet Intervall reservert per Travelbruker er satt til , vil det si at hver ny Travel-bruker vil få et nummer som er femti tusen høyere enn den forrige Travel-brukeren. Merk: Redigering av intervaller for satellitter og Travel-brukere bør fortrinnsvis skje bare rett etter installering av SuperOffice Sales & Marketing. 9. Klikk på Lagre. Resultater av nummertildeling Tabellen nedenfor viser hvilke konsekvenser ulike kombinasjoner av verdiene Tildel (T), Unik (U), Kun lesbar (L) og Tillat tomt (Tt) har i praksis: T U L Tt Resultat x Brukerne kan legge inn hva de vil. Det tildeles et nummer, som brukeren kan endre. x x Det tildeles et nummer, som brukeren kan endre til en unik verdi. Databasen kan bare ha ett tomt felt. x x x Det tildeles et nummer, som brukeren ikke kan endre. x x x x Det tildeles et nummer, som brukeren ikke kan endre. x x x Det tildeles et nummer, som brukeren kan endre til en unik verdi eller fjerne. Databasen kan ha flere tomme felt. x x Det tildeles et nummer, som brukeren ikke kan endre. Hvis eventuelle eksterne prosesser, for eksempel et regnskapsprogram, en PDA-kobling eller en import, endrer nummeret, kontrolleres det ikke om det nye nummeret er unikt. x Det tildeles ikke noe nummer. Brukeren kan angi et nummer selv, men det må være unikt. Databasen kan bare ha ett tomt felt. x x Det tildeles ikke noe nummer. Brukeren kan angi et nummer selv, men det må være unikt. Databasen kan ha flere tomme felt. x x Det tildeles ikke noe nummer, og brukeren kan heller ikke angi et nummer selv. Nyttig ved bruk av tellere fra 106

113 x tredjepartsleverandører. Det tildeles ikke noe nummer, og brukeren kan heller ikke angi et nummer selv. Databasen kan bare ha ett tomt felt. (Anbefales ikke.) SOLoader Ved hjelp av fanen SOLoader kan du angi innstillinger for oppdatering av klienten, og velge hvilke plugin-moduler som skal kopieres til og kjøres på klienten ved oppstart (for eksempel Quote Connectors, egendefinerte arkiv-plugin-moduler og Sentry-pluginmoduler for NetServer). Automatisk oppdatering av SuperOffice-klienten Merk av for dette alternativet hvis du vil at SuperOffice-klienten skal oppdateres automatisk når en ny versjon er tilgjengelig. Du må angi banen i feltet Sentral oppdateringsbane nedenfor. Sentral oppdateringsbane I dette feltet angir du banen til nye versjoner av SuperOffice-klienten og eventuelle pluginmoduler. Kopier merkede filer fra sentralt til lokalt lager Merk av for dette alternativet hvis du vil kopiere plugin-moduler fra banen som er angitt i feltet Sentral oppdateringsbane til klienten. DynamicLoad Merk av for modulene som skal kjøres når klienten starter. Listen viser hvilke moduler (DLL-filer) som ligger på banen du har angitt i feltet Sentral oppdateringsbane. 107

114 108

115 KAPITTEL 14: PREFERANSER Temaet for dette kapittelet er Preferanser-bildet. I tillegg til å se på hvilken informasjon du finner der, skal vi vise hvordan du kan endre den og dermed påvirke flere ulike deler av SuperOffice Sales & Marketing. For å illustrere hvordan en preferanseendring virker i praksis, skal vi vise hvordan du definerer typen for en ny samtale. Vi skal også ta for oss hvordan noen av de viktigste preferansene fungerer. Preferanser-bildet I Preferanser-bildet kan du angi en rekke innstillinger for ulike deler av SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel antall elementer som skal vises i historikklisten, adressen til SuperOffice Mail Gateway og standardvaluta i Salg-bildet. Du kommer til Preferanser-bildet ved å klikke på Preferanser-knappen i navigatoren. 109

116 Øverst i Preferanser-bildet kan du velge ønsket preferansegruppe fra listeboksen Vis gruppe. Resten av Preferanser-bildet er delt inn i tre hoveddeler: Til venstre finner du Preferanser-listen, som inneholder alle preferansene som er definert for den aktuelle preferansegruppen. Øverst til høyre finner du feltet Beskrivelse, som viser en beskrivelse av preferansen som er merket på Preferanser-listen. Under Beskrivelse finner du feltet Aktive innstillinger, som viser innstillingene som er angitt for preferansen som er merket på Preferanser-listen. Aktive innstillinger Feltet Aktive innstillinger inneholder en oversikt over innstillingene for preferansen som er merket i Preferanser-listen, og nivåene og verdiene for hver av dem. Her kan du endre og slette eksisterende innstillinger og legge til nye. Feltet består av tre kolonner: Hvem: Viser hvem innstillingen gjelder for, det vil si navnet på systemet, databasen, gruppen eller brukeren. Merk: Hvis dette er en enkeltbruker, vises en infoboks for denne brukeren når du holder musepekeren over brukerens initialer i denne kolonnen. Nivå: Viser hvilket nivå innstillingen gjelder for: system, database, gruppe eller bruker (se "Nivåer for preferanseinnstillinger" nedenfor). Verdi: Viser hvilken verdi som er angitt for innstillingen. Innholdet i disse kolonnene velges i dialogboksen Innstilling, som du kan lese mer om under "Legge til preferanseinnstillinger" på side 115. Nivåer for preferanseinnstillinger Preferanseinnstillinger kan angis for fire ulike nivåer: System Database Gruppe Globale preferanser som gjelder for alle brukerne i systemet, inkludert alle satellitter, grupper og enkeltbrukere. Preferanser som gjelder for én bestemt database, og alle grupper og brukere som er tilknyttet denne databasen. Preferanser som gjelder for alle brukerne i en bestemt gruppe. 110

117 Bruker Preferanser som er tilknyttet hver enkelt bruker. Du kan angi ulike verdier for ulike nivåer, slik at du for eksempel kan ha én innstilling for en bruker, og en annen innstilling for brukergruppen personen tilhører. Det er alltid det laveste nivået som gjelder. Merk: Ikke alle nivåer er tilgjengelige for alle preferanser. Hvis ett eller flere av alternativene er deaktivert, kan du ikke velge dette for denne preferansen. Vise ulike nivåer I feltet Aktive innstillinger kan du velge hvilke innstillinger som skal vises på listen, ut fra nivået de er angitt for. Hvilke nivåer som vises, avhenger av hvilke av følgende avmerkingsbokser du har merket av for nederst i feltet: Bruker Gruppe Database Merk: Innstillinger på systemnivå vises alltid. Du kan merke av for å vise alle nivåer, eller bare én eller to typer. Viktige preferanser Før vi forteller hvordan preferanser håndteres i Preferanser-bildet, vil vi ta for oss noen av de viktigste preferansene. Disse preferansene finnes både i SuperOffice Sales & Marketing (Rediger > Preferanser) og i SuperOffice Administration. Standardverdier I preferansegruppen Standardverdier finner du blant annet følgende preferanser: Kategori for ny kontakt Denne preferansen brukes til å angi standardkategori for ny kontakt. Du kan for eksempel angi at Samarbeidspartner skal være standardverdi for feltet Kategori når du oppretter en ny kontakt i Kontakt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Bransje for ny kontakt Denne preferansen brukes til å angi standardbransje for ny kontakt. Du kan for eksempel angi at Forsikring skal være standardverdien for feltet Bransje når du oppretter en ny kontakt i Kontakt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Tekst for ny oppgave Denne preferansen brukes til å angi standardtekst for ny oppgave. Du kan for eksempel angi at teksten Dagens huskeliste: skal stå i fanen Beskrivelse i dialogboksen Oppgave når du oppretter en ny oppgave i SuperOffice Sales & Marketing. Type for ny oppgave Denne preferansen brukes til å angi standardtype for ny oppgave. Du kan for eksempel angi at Privat skal være standardverdien for feltet Type i dialogboksen Oppgave når du oppretter en ny oppgave i SuperOffice Sales & Marketing. 111

118 Husk synlighet for oppfølginger Denne preferansen brukes til å angi at synlighet på nye oppfølginger (avtale, oppgave eller samtale) skal være det samme som du brukte på forrige oppfølging. Dette vises i feltet Synlig for. Oppfølgingen kan være synlig for alle, privat (det vil si bare synlig for den som er definert som eier) eller synlig for alle i brukergruppen som eieren tilhører. Tekst for ny samtale Denne preferansen brukes til å angi standardtekst for ny samtale. Du kan for eksempel angi at teksten Husk å følge opp disse punktene: skal stå i fanen Beskrivelse i dialogboksen Samtale når du oppretter en ny samtale i SuperOffice Sales & Marketing. Type for ny samtale Denne preferansen brukes til å angi standardtype for ny samtale. Du kan for eksempel angi at Telefon ut skal være standardverdien for feltet Type i dialogboksen Samtale når du oppretter en ny samtale i SuperOffice Sales & Marketing. Varighet på ny samtale Denne preferansen brukes til å angi standardlengde for ny samtale. Hvis du bruker å snakke lenge i telefonen, kan du for eksempel sette verdien til 30 min. Funksjoner I preferansegruppen Funksjoner finner du blant annet følgende preferanse: Marker utgåtte aktiviteter Denne preferansen bruker du til å angi om aktiviteter som er utført innen den angitte fristen, skal markeres på alle detaljkort. Hvis du velger Ja, vises alle utgåtte aktiviteter med rød skrift på detaljkortet Aktiviteter og aktivitetslisten i Dagbok-bildet. Vis dager fremover Denne preferansen bruker du til å angi hvor mange dager frem i tid du ønsker å vise oppgaver og salg på detaljkortene Aktiviteter og Salg i Dagbok-bildet. Eksempler: Detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet viser som standard oppgaver du ikke har utført frem til dagens dato. Men hvis du for eksempel angir 7 for denne preferansen, vises oppgaver 1 uke frem i tid. På detaljkortet Salg i Dagbok-bildet vises da også alle salg der datoen i kolonnen "Neste aktivitet" er inntil 7 dager frem i tid. System I preferansegruppen System finner du blant annet følgende preferanser: Nåværende hjemland Denne preferansen bruker du til å angi hvilket land du for tiden befinner deg i. Dette påvirker prefikser på telefonnumre og foreslått land når ny kontakt registreres. Foretrukket dokumentspråk Denne preferansen bruker du til å angi hvilket språk dokumenter skal opprettes på, det vil si hvilket språk malen som dokumentet opprettes fra, skal være på. Malen må ligge i undermapper (for eksempel \SV og \US) av Template-mappen med samme navn på malfilen som hovedmalen. Ved oppretting av dokumentet vil malen fra riktig språkmappe bli brukt. 112

119 Valutapreferanser Følgende preferanser kan angis for valuta: Aktiver bruk av valuta Ledende valuta Egen valuta Denne preferansen bruker du til å aktivere bruk av valuta i SuperOffice Sales & Marketing, slik at når SuperOffice-brukerne registrerer et beløp for et salg, må de også velge valuta for salget. (Er preferansen satt til Nei, vises bare beløpet uten valuta.) Denne preferansen bruker du til å angi hovedvaluta for systemet, det vil si valutaen som brukes som felles valuta i blant annet rapportering. Denne preferansen bruker du til å angi standardvalutaen for nye salg. Velger brukerne en annen valuta enn standardvalutaen når de registrerer et salg, regner systemet automatisk om beløpet og viser både beløp i valgt valuta og standardvaluta. Selve kursen på de forskjellige valutaene legges inn for hver valuta under Lister > Valuta. I SuperOffice Sales & Marketing vil brukeren for eksempel se følgende hvis bruk av valuta er aktivert, Egen valuta er satt til GBP og brukeren registrerer salget i NOK: Visuelle effekter I preferansegruppen Visuelle effekter finner du blant annet følgende preferanser: Fjern utførte aktiviteter Du bruker denne preferansen til å angi om utførte aktiviteter skal fjernes fra aktivitetslisten i Dagbok-bildet. 113

120 Antall elementer i historikklisten Denne preferansen brukes til å angi maksimalt antall elementer som skal vises i historikklister. Dette styrer for eksempel hvor mange oppføringer som skal vises når du klikker på teksten Kontakt i navigatoren i SuperOffice Sales & Marketing. JPEG-kvalitet Denne preferansen brukes til å angi bildekvaliteten på lagrede bilder i SuperOffice Sales & Marketing. Skalaen går fra 5 til 100, der 100 er best. Jo høyere verdi du velger, jo skarpere blir bildet, men jo større lagringsplass vil bildet oppta i databasen. Gjennomsiktighet på statusbilde Denne preferansen angir hvor gjennomsiktig et statusbilde skal være. Jo høyere verdi, jo lysere blir vannmerkene, noe som kan gjøre at synligheten på enkelte detaljer blir mindre. Statusbilder er en del av statusovervåkingsfunksjonen og krever lisens for Sales Intelligence. E-post E-postklient Denne preferansen brukes til å velge e-postklienten som skal brukes som innboks i SuperOffice Sales & Marketing. Velger du en annen e-postklient enn standard SuperOffice-klient, kreves det en tilleggsmodul. Eksempel: Hvis du vil at alle SuperOffice-brukerne skal ha Outlook som innboks i SuperOffice Sales & Marketing, velger du System under Denne innstillingen gjelder for, og ved siden av feltet E-postklient velger du Outlook. Hvis du vil bruke Outlook-signaturen i stedet for SuperOffice-signaturen, kan du endre dette i Outlook: 1. Klikk på pilen ved SuperOffice på verktøylinjen i Outlook for å åpne dialogboksen SuperOffice-alternativer (i Outlook 2010 og nyere). (I Outlook 2007 går du til Verktøy > SuperOffice CRM-alternativer). 2. I dialogboksen som vises velger du fanen Generelle innstillinger. 114

121 3. Fjern merkingen av Bruk e-postmal fra SuperOffice. 4. Klikk på OK. Nye e-postmeldinger bruker nå signaturen fra Outlook i stedet for SuperOffice Sales & Marketing. Legge til preferanseinnstillinger Du kan legge til nye innstillinger for hver av preferansene på Preferanser-listen. Som et eksempel skal vi nå definere at standardtypen for en ny samtale skal være telefonsamtale. Slik gjør du: 1. Velg ønsket preferansegruppe fra listeboksen Vis gruppe. Her velger vi Standardverdier. 2. Merk ønsket preferanse på Preferanser-listen. Her merker vi preferansen Type for ny samtale. I feltet Aktive innstillinger vises eventuelle innstillinger som allerede er definert for denne preferansen. 3. Klikk på Legg til nederst i vinduet. Dialogboksen Innstilling vises. Her skal du angi kriterier for den nye innstillingen. 115

122 4. Under Denne innstillingen gjelder for velger du hvilket nivå innstillingen skal gjelde for hele systemet, én database, én brukergruppe eller én enkelt bruker. Her merker vi av for Bruker. 5. I feltet Mål velger du navnet på ønsket database, gruppe eller bruker, i henhold til hva du valgte ovenfor. Her velger vi navnet på en bruker. 6. Navnet på feltet under Verdi varierer avhengig av hvilken preferanse det gjelder. Her angir du verdien for innstillingen ved å skrive inn noe i feltet, velge fra en forhåndsdefinert liste, merke av i en valgboks eller lignende, avhengig av hva slags preferansetype det dreier seg om. I vårt eksempel velger vi Telefonsamtale fra listen. 7. Hvis du valgte et høyere nivå enn det lavest mulige under Denne innstillingen gjelder for, kan du merke av for Fjern innstillinger på lavere nivå nederst i dialogboksen hvis du vil fjerne innstillingene på alle lavere nivåer. Denne nye innstillingen vil da overstyre innstillingene som er angitt for lavere nivåer. I og med at vi valgte Bruker under Denne innstillingen gjelder for, er ikke dette aktuelt for vårt eksempel. 8. Klikk på Lagre-knappen for å lagre den nye innstillingen i SuperOffice Administration. Endre preferanseinnstillinger Slik endrer du en eksisterende innstilling i Preferanser-bildet: 1. Velg ønsket preferansegruppe fra listeboksen Vis gruppe. 2. Merk ønsket preferanse på Preferanser-listen. I feltet Aktive innstillinger vises innstillingene som allerede er definert for denne preferansen. 3. Dobbeltklikk på innstillingen du vil endre, eller høyreklikk på den og velg Endre på hurtigmenyen. Dialogboksen Innstilling vises. 4. Gjør ønskede endringer i dialogboksen. De ulike feltene er beskrevet under "Legge til preferanseinnstillinger" på side Klikk på Lagre-knappen for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 116

123 Slette preferanseinnstillinger Slik sletter du en eksisterende innstilling i Preferanser-bildet: 1. Velg ønsket preferansegruppe fra listeboksen Vis gruppe. 2. Merk ønsket preferanse på Preferanser-listen. I feltet Aktive innstillinger vises innstillingene som allerede er definert for denne preferansen. 3. Merk innstillingen(e) du vil slette, og klikk på Slett nederst i vinduet. Alle merkede innstillinger forsvinner fra listen. Tillate brukerinnstillinger Via Preferanser på Rediger-menyen i SuperOffice Sales & Marketing kan brukerne selv redigere innstillingene for enkelte preferanser for å tilpasse dem til sitt eget bruk. Hvilke preferanser som vises for brukeren i SuperOffice Sales & Marketing, avhenger av hva som er angitt i SuperOffice Administration. Slik angir du i Preferanser-bildet at en preferanse skal vises i SuperOffice Sales & Marketing: 1. Velg ønsket preferansegruppe fra listeboksen Vis gruppe. 2. Merk ønsket preferanse på Preferanser-listen. 3. Merk av for Tillat brukerinnstillinger under listen. Preferansen vil da vises i dialogboksen Preferanser i SuperOffice Sales & Marketing, og hver enkelt bruker kan redigere innstillingene til eget bruk. 117

124 118

125 KAPITTEL 15: IMPORT Nå skal vi se på hvordan du kan hente inn viktige data til SuperOffice-databasen. Vi skal først ta for oss de ulike delene av Import-bildet, og se på hva du kan bruke dem til. Dette gjelder for eksempel importbeskrivelser og mer avanserte innstillinger. Til slutt skal vi se på noen viktige importrutiner. Merk: Eksport av data fra SuperOffice-databasen foregår nå via Utvalg-bildet eller Rapporter-bildet i SuperOffice Sales & Marketing. Hvis du vil eksportere en fil for å importere den via Import-bildet i SuperOffice Administration, må du eksportere den som en ANSI-fil (se "ANSI-filer" på side 126). Vi kommer ikke til å gå nærmere inn på eksport på dette kurset. Du kan også gå til et detaljkort og bruke Eksporter-knappen nederst til venstre for å eksportere til Excel. Husk da på å konfigurere kolonner først, slik at du får med de ønskede kolonnene i eksporten. Import-bildet og DbSetup.exe Fra Import-bildet kan du hente inn viktige data til SuperOffice-databasen. Du kan for eksempel importere et kunderegister du har fra før, slik at du kan bruke det i SuperOffice Sales & Marketing. I tillegg kan du bruke applikasjonen DbSetup.exe som ligger i programmappen på serveren til SuperOffice Sales & Marketing, til å importere såkalte initialiseringsdata (primedata), som er grunnleggende informasjon som ikke ligger programmert i selve SuperOffice-programmet. Ved hjelp av Import-bildet og DbSetup.exe kan du importere følgende data til SuperOffice-databasen: kontakter med tilhørende brukerdefinerte felt og interesser kontaktpersoner med tilhørende brukerdefinerte felt og interesser prosjekter med tilhørende brukerdefinerte felt oppfølginger salg valuta postnummer røde dager 119

126 Du kommer til Import-bildet ved å klikke på Importknappen i navigatoren. På de neste sidene skal vi se på de ulike innstillingene du må gjøre før du kan importere filer. Selve importeringen er beskrevet under "Importere filer" på side 127. Før du begynner med importen, bør du imidlertid lese om "Importrutiner" på side 126. Importfil: I feltet Importfil velger du filen du vil importere. Hvis du allerede har valgt en Importbeskrivelsesfil, behøver du ikke velge importfil. Du kan lage en importbeskrivelsesfil for å lagre alle importinnstillingene til senere bruk. Se "Importbeskrivelser" på side 125. Felttilordning Med felttilordning mener vi forholdet mellom feltene i importfilen og feltene i databasen. Dette forholdet gjenspeiles i tabellen Felttilordning, som består av følgende kolonner: Felt i fil: Når du angir en datafil i feltet Importfil, hentes innholdet i den første posten i datafilen du importerer, inn i denne kolonnen. Felt i SuperOffice: Viser hvilke felt i SuperOffice-databasen opplysningene i kolonnen Felt i fil importeres til. 120

127 Angi felttilordning Slik angir du felttilordning: 1. Klikk på bak feltet Importfil, og velg en datafil i dialogboksen som vises. 2. I kolonnen Felt i fil under Felttilordning vises innholdet i den første posten i importfilen. Merk et felt du vil importere til databasen. 3. Klikk på Legg til-knappen under Felttilordning. Merk: Du kan også dobbeltklikke på ønsket felt. 4. Navnet på det aktuelle feltet i importfilen vises i feltet Felt i importfil i dialogboksen Felttilordning. I listeboksen Velg felt fra tabell velger du hvilken type data du vil importere til SuperOffice-databasen, for eksempel kontakter. 5. I tabellen under Navn vises alle tilgjengelige felt, minus de som allerede er tilordnet, for datatypen du valgte i listeboksen Velg felt fra tabell. Merk ønsket felt. 6. Klikk på OK. Opplysningene under Felttilordning i Import-bildet er nå blitt oppdatert. 7. Gjenta eventuelt prosedyren for flere felt. Det går an å importere flere forskjellige datatyper. Husk at felt som ikke er tilordnet en post i SuperOffice-databasen, ikke vil bli importert. Merk: Hvis du har angitt en importbeskrivelsesfil i feltet Importbeskrivelsesfil, vil det muligens allerede være informasjon i kolonnen Felt i SuperOffice under Felttilordning (se "Importbeskrivelser" på side 125 hvis du vil vite mer om importbeskrivelser). Hvis du vil, kan du endre denne felttilordningen ved å slette ønsket tilordning (se "Slette felttilordning" nedenfor) og deretter legge inn ny felttilordning som beskrevet over. Valgene du gjør i forbindelse med felttilordning, kan lagres slik at samme oppsett kan brukes igjen. Dette kalles importbeskrivelser. Slette felttilordning Når du skal slette felttilordning, merker du ønsket rad under Felttilordning og klikker på Fjern-knappen. Den aktuelle raden har da ikke lenger innhold i kolonnen Felt i SuperOffice. Tilbakestille felttilordning Hvis du vil slette all felttilordning som er definert, kan du klikke på knappen Fjern alle under Felttilordning. Ingen av radene i tabellen har da lenger innhold i kolonnen Felt i SuperOffice. Importinnstillinger Under Importinnstillinger kan du angi grunnleggende innstillinger for import av en fil: Fil har overskriftsrad: Merk av her hvis filen begynner med en overskriftsrad ( det vil si en rad som ikke skal importeres), siden den ikke inneholder faktiske data. Legg til ukjente forekomster på lister: Merk av her hvis du vil at eventuelle ukjente forekomster skal inkluderes på eksisterende lister i SuperOffice- 121

128 databasen. Hvis du ikke merker av, importeres ikke den ukjente forekomsten, og det aktuelle feltet i SuperOffice-databasen blir stående tomt. Legg til som medlemmer i nytt utvalg: Merk av her hvis du importerer datatypen kontakt eller person og vil at kontaktene/personene du importerer, skal inkluderes i et eget utvalg. I så fall må du også angi et navn på utvalget i feltet Navn. Merk: Hvis du velger Legg til som medlemmer i nytt utvalg, vil kontakter og eventuelle personer som berøres av importen, bli lagt til i et nytt utvalg, som har det navnet du har angitt. Kontakter og personer som ikke blir berørt (det vil si hvis du har valgt Hopp over i dialogboksen Håndter duplikater), blir ikke lagt til i utvalget selv om de finnes i importfilen. Avanserte importinnstillinger Avanserte importinnstillinger omfatter blant annet innstillinger for datoformat og feltskilletegn, og hensikten med dem er at SuperOffice-databasen skal tolke importfilen på riktig måte. Slik går du frem når du vil angi avanserte importinnstillinger: 1. Klikk på Avansert-knappen. Dialogboksen Avanserte innstillinger vises. 2. I listeboksen Datoformatering velger du blant de forhåndsdefinerte datoformatene. Månedsnavn kan ikke brukes, bare tall. Merk: Native ID vil si et datoformat som teller sekunder fra , og det er dette tallet som kalles Native ID. SuperOffice bruker nå "datetime"-format, men vil også gjenkjenne Native ID. 3. I listeboksen Nummerformatering velger du blant de forhåndsdefinerte alternativene for desimalskilletegn. 4. I feltet Avmerkingsboksformatering skriver du inn tegnet/tegnene som brukes i importfilen til å angi at en avmerkingsboks er aktivert. 122

129 5. I feltet Tekstskilletegn skriver du inn det tegnet som brukes i importfilen til å angi at det som står mellom to slike, skal tolkes som ren tekst. Merk: Tekstskilletegn overstyrer eventuelle felt- og radskilletegn. Det vil for eksempel si at hvis et feltskilletegn forekommer mellom to tekstskilletegn, oppfattes det som ren tekst. Du er imidlertid ikke nødt til å bruke tekstskilletegn hvis ikke importfilene dine inneholder felt- eller radskilletegn. 6. I listeboksen Feltskilletegn velger du blant de forhåndsdefinerte alternativene for hvilke tegn som skal skille felt fra hverandre. 7. I listeboksen Radskilletegn velger du blant de forhåndsdefinerte alternativene for hvilke tegn som skal skille rader fra hverandre. 8. I listeboksen Medarbeiderformatering velger du blant de forhåndsdefinerte formatene for hvordan navn i importfilen skal tolkes, for eksempel om fornavn kommer før etternavn. Merk: Native ID vil si medarbeiderens associate_id, som finnes i databasen. Hvis det ikke finnes noen slik ID, brukes innholdet i feltet Standard medarbeider. 9. I listeboksen Standard medarbeider velger du hvilket navn som skal settes inn som standard hvis SuperOffice-databasen ikke klarer å tolke medarbeiderformateringen i importfilen. 10. I listeboksen Landformatering velger du blant de forhåndsdefinerte formatene for hvordan land skal tolkes, for eksempel om landsnavnet er lokalt eller engelsk. Merk: Native ID vil si country_id, som finnes i databasen. 11. I listeboksen Standard landsnavn velger du hvilket land som skal settes inn hvis SuperOffice-databasen ikke klarer å tolke landformateringen i importfilen. 12. I listeboksen Valuta velger du hvilken valuta som skal settes inn hvis SuperOfficedatabasen ikke klarer å tolke valutaformateringen i importfilen. 13. Merk av for Oppdater fritekstindeks hvis du vil at fritekstindeksen skal oppdateres fortløpende under import, slik at den er ferdig oppdatert når importen er ferdig. Merk: Importhastigheten reduseres hvis du merker av for Oppdater fritekstindeks. Hvis du skal importere store mengder data, kan du kjøre importen uten dette valget avmerket, og senere bygge en ny fritekstindeks fra Systemvalg-bildet. 14. Når du har angitt ønskede innstillinger, klikker du på OK. Merk: Hvis du har angitt en importbeskrivelsesfil i feltet Importbeskrivelsesfil, vil det allerede være angitt informasjon i dialogboksen Avanserte innstillinger. Denne informasjonen kan du imidlertid endre i henhold til beskrivelsen ovenfor. Husk at importbeskrivelsesfilen må lagres for at den skal oppdateres med de nye valgene som er gjort. Duplikater Et duplikat forekommer hvis du har samme oppføring i importfilen som i databasen. I en importbeskrivelse (se "Importbeskrivelser" på side 125) må du alltid angi regler for hvordan duplikater skal håndteres ved import. Disse valgene vil også inkluderes i 123

130 importbeskrivelsen, dersom du lagrer denne. Dette gjelder alle datatyper. I tabellen Duplikathåndtering finner du følgende kolonner: Tabell: Viser hvilken datatype denne duplikathåndteringsregelen gjelder for. Innholdet i denne kolonnen baseres på hva du har angitt i kolonnen Felt i SuperOffice under Felttilordning. Nøkkel: Viser importnøkkel, det vil si hvilke kriterier som må oppfylles for at en oppføring skal oppfattes som et duplikat. Handling: Viser hva som skjer hvis det registreres et duplikat. Oppdatere regler for duplikathåndtering Du må alltid angi regler for hvordan duplikater skal håndteres ved import. Slik gjør du: 1. Merk raden du vil angi duplikathåndteringsregel for, under Duplikathåndtering. 2. Klikk på Oppdater-knappen. Dialogboksen Håndter duplikater vises for den valgte datatypen. 3. Under Når disse feltene samsvarer vises alle tilgjengelige felt av ønsket datatype som du har definert felttilordning for. Her merker du av for hvilke(t) felt som må ha identisk innhold for at posten skal oppfattes som et duplikat. Det er dette som kalles en importnøkkel. 4. Under Gjør følgende velger du hva som skal skje hvis det oppdages duplikater under importen: Oppdater: Verdiene i importfilen overskriver verdiene i databasen. Du velger dette hvis du mener at informasjonen i importfilen er mer oppdatert enn den som allerede er i databasen. Flett: Alle nye poster legges til, og for eksisterende poster oppdateres bare de feltene som er tomme. Du velger dette hvis du mener at informasjonen i databasen er mer oppdatert enn den som er i importfilen. 124