SUPEROFFICE AS. SuperOffice emarketing. Brukerkurs. Sist endret: Semantix AS.

Transkript

1 SUPEROFFICE AS SuperOffice emarketing Brukerkurs Sist endret: Semantix AS.

2 Denne dokumentasjonen er skrevet, redigert og formatert i Microsoft Office Word 2007 fra Microsoft Corporation SuperOffice AS. Alle rettigheter forbeholdt. SuperOffice AS gir deg rett til å bruke programvaren og ta en sikkerhetskopi. All annen kopiering er forbudt. Det er forbudt å reprodusere, tilpasse eller oversette dokumentasjonen uten å ha innhentet skriftlig tillatelse. Dette gjelder ikke kopiering som er tillatt i henhold til åndsverksloven. SuperOffice, SuperOffice-logoen, SuperOffice Customer Service, SuperOffice emarketing og SuperOffice Sales & Marketing er varemerker eller registrerte varemerker for SuperOffice AS. Andre produkter og firmanavn som er nevnt, kan være varemerker for de respektive eierne. Idé og opphav: SuperOffice AS. Dokumentasjon: Semantix AS. Konsernselskap: SuperOffice AS Datterselskaper: SuperOffice Norge AS SuperOffice Sweden AB SuperOffice Danmark A/S SuperOffice GmbH SuperOffice Benelux B.V. SuperOffice Software Ltd SuperOffice Team Brendel Ag

3 INNHOLD KAPITTEL 1: INNLEDNING 1 Målsetningen med kurset 1 Forkunnskaper 1 Innholdet i kurset 1 KAPITTEL 2: KOMME I GANG MED SUPEROFFICE EMARKETING 3 Navigere 3 KAPITTEL 3: LAGE EN MELDINGSMAL 5 Opprette en mappe for maler 5 Opprette meldingsmalen 5 Skrive innholdet i meldingen 6 Eksempel på mal for nyhetsbrev i HTML 6 Skrive en melding som HTML-tekst 7 Skrive en melding som vanlig tekst 9 Bruke malvariabler i meldinger 10 KAPITTEL 4: FINNE MÅLGRUPPE (I SUPEROFFICE SALES & MARKETING) 13 Registrere et statisk utvalg av kontaktpersoner 13 Legge til kontaktpersoner i statiske utvalg 14 KAPITTEL 5: BRUKE GLOBALE KOBLINGER 19 Eksempler på bruk av sporbare koblinger 19 KAPITTEL 6: ARBEIDE MED UTSENDELSEN 25 Opprette utsendelsen 25 Registrere visninger av meldingen 26 Arbeide med meldingen 26 Sette inn koblinger som skal spores 26 Bruke vedlegg 29 Enkel test av meldingen 29 Lagre og lukke meldingen 30 Opprette sak for hver melding 30 KAPITTEL 7: TESTE UTSENDELSEN 31 Sende utsendelser til testutvalg 31 Kvalitetssikre utsendelser 32 Nullstille tellere etter testen 32 KAPITTEL 8: FORETA UTSENDELSEN 33 Legge til mottakere i utsendelsen 33 Sende utsendelsen til et utvalg 34 KAPITTEL 9: RESPONSHÅNDTERING OG STATISTIKK 35 Vise statistikk for utsendelser 35 Vise statistikk for globale koblinger 35 Vaske adresser 36 TILLEGG: ARBEIDSOPPGAVER 37 Oppgave 1 37 Oppgave 2 37 Opprette globale koblinger 20 Registrere ny sak for hvert koblingsklikk 22 Registrere ny oppgave i SuperOffice Sales & Marketing for hvert koblingsklikk 23

4

5 KAPITTEL 1: INNLEDNING SuperOffice emarketing er en modul i SuperOffice Customer Service. I tillegg kan emarketing brukes fra SuperOffice Sales & Marketing. Mens Customer Service handler om å systematisere informasjon som kommer inn til organisasjonen, handler emarketing om utgående kommunikasjon. Med emarketing-modulen kan du foreta masseutsendelser av e-post (eller SMS, hvis du har denne modulen) til hele eller deler av din kundegruppe. Slike utsendelser kan f.eks. være nyttige for å informere kunder om oppgraderinger og produktnyheter eller sende regelmessige nyhetsbrev og tilbud. Meldingene som sendes ut, kan skreddersys til hver enkelt kunde ved hjelp av malvariabler. I emarketing kan du lage alt fra enkle utsendelser til omfattende markedsføringskampanjer med sporing av klikk og generering av oppgaver/avtaler til selgerne. emarketing handler imidlertid også om hva som skjer etter at utsendelsen er foretatt. I etterkant av utsendelsen kan du nemlig måle resultatene umiddelbart: Du kan se hvem og hvor mange som mottok og åpnet utsendelsen, du kan vise informasjon om klikkfrekvens, og lage utvalg av kunder som har klikket på koblinger. Målsetningen med kurset Målsetningen med dette kurset er å gi nye brukere av SuperOffice emarketing en praktisk innføring i de grunnleggende funksjonene i programmet. Når du har fullført dette kurset, skal du kunne bruke alle de vanligste funksjonene i SuperOffice emarketing. Du finner mer informasjon om programmet i Hjelp for SuperOffice Customer Service > emarketing. Forkunnskaper Det anbefales at kursdeltakeren har gjennomgått brukerkurset i SuperOffice Sales & Marketing og/eller SuperOffice Customer Service, eller har innhentet tilsvarende kunnskap på andre måter. Det forutsettes at deltakerne har kjennskap til bruk av Windows og generelle PC-ferdigheter. Innholdet i kurset Kursboken er ment å brukes som et arbeidshefte under og etter kurset. I dette kurset skal vi gå gjennom de vanligste funksjonene i SuperOffice emarketing. Vi skal se på viktige skjermbilder i de ulike delene av programmet og lære hvordan vi bruker funksjonene. Deltakerne vil få anledning til å sitte foran en PC og arbeide med praktiske oppgaver underveis. 1

6 2

7 KAPITTEL 2: KOMME I GANG MED SUPEROFFICE EMARKETING Navigere Du kommer til emarketing-modulen ved å klikke på emarketingikonet i navigatoren i SuperOffice Customer Service. I emarketing har du følgende valg: Utsendelser Her oppretter, tester og sender du utsendelser til kunder. Lister Koblinger Vasking Her kan du lage enkle adresselister over mottakere, eller importere adresser fra adressefiler. Her oppretter du sporbare koblinger som skal settes inn i utsendelser, slik at du kan samle inn data om hvor mange og hvem som har klikket på de ulike koblingene. Her finner du oversikt over mottakeradresser som ikke fungerer, dvs. at utsendelsene dine kommer i retur. Bruk denne oversikten som et utgangspunkt for å korrigere adresser med feil eller slette adresser som ikke er i bruk. Meldinger Her lager du meldingene som skal være med i utsendelser. Du kan også lage meldingsmaler her. Innstillinger Her håndterer du forskjellige parametere for hvordan e-postdistribusjon skal fungere. Merk: Bildene Lister, Vasking og Innstillinger blir ikke gjennomgått i dette kurset, men du kan lese mer om disse funksjonene i Hjelp for SuperOffice Customer Service > emarketing. 3

8 4

9 KAPITTEL 3: LAGE EN MELDINGSMAL Ved hjelp av maler kan du raskt og enkelt lage skreddersydde meldinger til ulike kunder/kundegrupper og for ulike typer utsendelser. En mal for bedriftens månedlige nyhetsbrev kan stiles til hver enkelt kunde ved hjelp av malvariabler. I dette kapittelet skal vi se på hvordan du kan lage en melding med malvariabler, noen enkle koblinger og bilder, og deretter lagre den som en mal som kan brukes senere. SuperOffice emarketing leveres med et sett ferdige meldingsmaler. Disse finner du ved å velge emarketing > Meldinger og gå til mappen emarketing-maler. Tips: Du kan også gjenbruke meldinger fra eksisterende utsendelser. Opprette en mappe for maler For at meldingen skal være tilgjengelig som mal, må du lagre den i en egen mappe. Slik oppretter du en ny mappe: 1. Velg emarketing > Meldinger. 2. Klikk på knappen Ny mappe. Bildet Egenskaper for mappe vises. 3. Skriv for eksempel "Nyhetsbrevmaler" i feltet Navn. 4. Hvis denne mappen skal være en undermappe av en annen mappe, kan du klikke på mappeikonet ( ) bak feltet Undermappe av og velge den overordnede mappen på listen som vises. 5. Klikk på OK. Den nye mappen opprettes og åpnes. Ikke gå ut av mappen du akkurat opprettet. Vi skal bruke den når du skal lage en meldingsmal i neste avsnitt. Opprette meldingsmalen Du lager en mal ved ganske enkelt å opprette en vanlig melding. Slik gjør du: 1. I mappen du opprettet i forrige avsnitt, klikker du på knappen Ny melding. Bildet Opprett ny melding vises. 2. Velg Begynn med tom melding, og klikk deretter på OK. Bildet Egenskaper for melding vises. 5

10 3. I fanen Beskrivelse angir du følgende informasjon: Navn: Angi et beskrivende navn på meldingen, for eksempel "Nyhetsbrev 2012". Da er det lett å se hva den inneholder (også for andre brukere). Emnelinje: Her skriver du hva som skal stå på emnelinjen i e-postmeldingen, som vises for mottakerne. Skriv for eksempel "Nyhetsbrev fra SuperShop produktnyheter og gode tilbud". Mappe: Her står navnet på mappen du har opprettet. Du behøver ikke velge noe her. Registrer visninger: Merk av her for å registrere når mottakeren har lest e-postmeldingen (hvis dette støttes av mottakerens e-postprogram). Dette skal vi se mer på i kapittel 6, når vi lager selve utsendelsen. Bilder i e-post: Merk av for Bruk koblinger hvis du vil inkludere bilder som koblinger, eller merk av for Bruk vedlegg hvis du vil inkludere bilder som vedlegg. Hvis du skal bruke mange bilder i meldingen, bør du velge Bruk koblinger slik at meldingen ikke blir for stor. Merk: Bilder i e-post gjelder bare for meldinger med HTML-innhold. 4. Åpne fanen HTML-tekst og gå videre til neste avsnitt. Skrive innholdet i meldingen De fleste mottakere vil kunne lese en melding (for eksempel et nyhetsbrev) som er formatert som HTML-tekst. Budskapet kommer ofte tydeligere frem hvis du sender meldingen som HTML, fordi du kan bruke bilder og farger i teksten. For ikke å ekskludere mottakere som ikke kan vise HTML, kan du også legge inn meldingen som vanlig tekst. Eksempel på mal for nyhetsbrev i HTML Her har vi noen tips til hva slags layout og innhold du kan ta med i en mal for et nyhetsbrev: Tabell bruk en tabell med flere spalter/kolonner for å få et ryddig nyhetsbrev. 6

11 Firmalogo legg inn firmaets logo øverst i nyhetsbrevet, og legg inn en kobling på logoen. Kobling til hjemmeside gjør det enkelt for kundene å gå til hjemmesiden din. Kobling for å vise meldingen online. Mer om dette nedenfor. Avmeldingskobling gi kundene mulighet til å reservere seg mot utsendelser. Mer om dette nedenfor. Malvariabler sett inn kundedata for hver mottaker for å gjøre meldingen personlig. Mer om dette nedenfor. Hvis du vil se eksempler på hvordan et nyhetsbrev kan se ut, kan du gå til emarketing > Meldinger > emarketing-maler. Klikk på en av malene på listen og velg HTML-tekst. Skrive en melding som HTML-tekst 1. Gå til fanen HTML-tekst i meldingen, hvis du ikke allerede har gjort det. 2. I det store feltet midt i bildet skriver du inn HTML-formatert tekst som du vil inkludere i meldingen til kunden. Her kan du formatere tekst omtrent som i MS Word, og teksten lagres i HTML-format. Programmet inneholder også en Kilde-knapp du kan klikke på for å vise og redigere HTML-koden direkte. Tips: Du kan lese mer om knappene på verktøylinjen her: 3. Merk av for Inkluder HTML-tekst for å inkludere teksten i det store feltet i en HTML-versjon av e-postmeldingen. 7

12 4. Klikk på på verktøylinjen, og velg et språk hvis du vil stavekontrollere meldingen på det aktuelle språket.. Legge inn kobling for avmelding Når du sender ut for eksempel et nyhetsbrev, er det god folkeskikk (og ofte lovpålagt) å gi mottakerne muligheten for å melde seg av utsendelseslisten. Dette kan du gjøre ved å sette inn en kobling som mottakerne kan klikke på. Slik gjør du: 1. Gå til fanen HTML-tekst. 2. Plasser markøren der du vil sette inn koblingen, for eksempel nederst i meldingen. 3. Klikk på knappen Legg til tekst ( ) på verktøylinjen, og velg Sett inn av- /påmeldingskobling. 4. Endre om nødvendig teksten i feltet Koblingstekst til for eksempel "Klikk her hvis du ikke vil motta utsendelser fra SuperShop". 5. I feltet Sett inn av-/påmeldingskobling velger du Alle emarketingmeldinger. 6. Klikk på OK. Koblingen settes inn i meldingen. Hva skjer videre? Mottakere som ikke ønsker å motta utsendelser fra dere, kan nå klikke på denne koblingen for å avslutte abonnementet. Kunden får en melding om at abonnementet er avsluttet. I Customer Service registreres det at kunden ikke skal motta emarketing-meldinger (i bildet Egenskaper for kontaktperson). Merk! Dette innebærer dermed at kunden ikke mottar utsendelser fra SuperOffice emarketing, uansett hvilken mottakerliste som brukes til utsendelsen. Dette kan være uheldig for fremtidig markedsføring. Les mer om alternative avmeldingsmetoder under "Eksempler på bruk av sporbare koblinger" på side 19. Legge inn kobling for å vise meldingen online Hvis mottakeren har problemer med å vise hele meldingen i e-postprogrammet sitt (det kan for eksempel være problemer med bilder som ikke vises), kan du legge inn en kobling for å vise meldingen på en nettside. Slik gjør du: 1. Gå til fanen HTML-tekst. 2. Plasser markøren der du vil sette inn koblingen, for eksempel øverst i meldingen. 3. Klikk på knappen Legg til tekst ( ) på verktøylinjen, og velg Sett inn malvariabel. Dialogboksen Sett inn malvariabel vises. 8

13 4. Klikk i listen, og velg Kobling for å vise melding online. 5. Klikk på OK. Koblingen settes inn i meldingen. Sette inn bilder i meldingen Vi skal nå legge inn et bilde i meldingen, slik at den ser mer innbydende ut for mottakerne. Hvis du for eksempel skal lansere et nytt produkt, vil du gjerne vise det frem til kundene dine. Slik gjør du: 1. Gå til fanen HTML-tekst i meldingen, hvis du ikke allerede har gjort det. 2. Plasser markøren der du vil sette inn bildet, for eksempel ved siden av teksten som beskriver det nye produktet deres. 3. Klikk på knappen Bilde ( ) på verktøylinjen. Dialogboksen Bildeegenskaper vises. 4. Klikk på Bla gjennom server i fanen Bildeinformasjon for å velge bildet du vil sette inn. 5. Klikk på mappen Bilder for emarketing-maler. Det vises en liste over tilgjengelige bilder. 6. Klikk på bildet du ønsker å sette inn. Du kommer tilbake til dialogboksen Bildeegenskaper. 7. I feltet Alternativ tekst kan du skrive inn en tekst som vises hvis bildet ikke vises hos mottakeren. Det kan for eksempel være en beskrivelse av bildet. Tips: Hvis du vil bruke et annet bilde enn de som vises i listen, kan du klikke på Bla gjennom for å velge en bildefil på PCen din, og deretter klikke på Last opp. Hvis du for eksempel skal sette inn et bilde av et produkt du skal lansere, kan du legge til en kobling på bildet. Koblingen kan for eksempel gå til en informasjonsside om dette produktet. 8. Velg fanen Lenke, og skriv inn URLen til den aktuelle siden. 9. Klikk på OK når du er ferdig. 10. Kontroller at bildet vises riktig i meldingen, og gjør eventuelle tilpasninger. Skrive en melding som vanlig tekst Vi vil at alle mottakerne skal ha mulighet til å lese meldingen, så vi gjør meldingen tilgjengelig også som vanlig tekst. Slik gjør du: 9

14 1. Kopier teksten fra fanen HTML-tekst over til fanen Vanlig tekst. 2. Rediger teksten slik at den er ryddig og lesbar. 3. Merk av for Inkluder vanlig tekst for å inkludere teksten din i en vanlig tekstversjon for e-postprogrammer som ikke støtter HTML. Merk: Hvis du ikke merker av for dette alternativet, ignoreres teksten. Den lagres imidlertid, slik at du kan velge å inkludere den senere. Hvis du inkluderer både vanlig tekst og HTML-tekst, velger e-postprogrammet den "beste" utgaven, og det vil vanligvis være HTML. Husk at meldinger som blir sendt uten vanlig tekst, bare kan leses av e-postprogrammer som støtter HTML. 4. Klikk på OK. Bruke malvariabler i meldinger I e-postmeldingen som sendes ut, kan du bruke malvariabler til å sette inn informasjon som er lagret om kundene, slik at meldingen får et mer personlig preg. På denne måten kan du skreddersy innholdet til hver enkelt kunde. I tillegg får hver melding et unikt innhold, slik at de ikke stoppes av søppelpostfiltre. Det finnes flere typer malvariabler: Malvariabler knyttet til kontaktpersoner, f.eks. customer.name, som setter inn hele navnet til kontaktpersonen. Malvariabler knyttet til kontakter, f.eks. company.name, som setter inn navnet på kontakten som kontaktpersonen tilhører. Malvariabler knyttet til saker, f.eks. ticket.id, som setter inn sakens ID (utvalget som meldingen skal sendes til, må da være basert på en kildetabell som inneholder saker). Tips: Du finner en komplett oversikt over tilgjengelige malvariabler i Hjelp for SuperOffice Customer Service. Klikk på og gå til Tillegg. Eksempel: I stedet for denne teksten: "Kjære kunde. Vil du vite mer om hvordan vårt produkt kan hjelpe din bedrift med å skaffe nye kunder? Vennlig hilsen oss på SuperShop." Kan du sende denne: "Kjære Jonas. Vil du vite mer om hvordan vårt produkt kan hjelpe Bilbutikken AS med å skaffe nye kunder? Vennlig hilsen Kari Nordmann på SuperShop." Slik ser teksten ut: "Kjære customer.firstname. Vil du vite mer om hvordan vårt produkt kan hjelpe company.name med å skaffe nye kunder? Vennlig hilsen company.oursalescontact.name på SuperShop." Merk: Du kan også bruke malvariabler i vanlig tekst, men da må du bruke formatet %customer.name% (dvs. prosenttegn foran og bak malvariabelen). 10

15 Slik skriver du inn meldingen: 1. Gå til fanen HTML-tekst. 2. Skriv for eksempel "Kjære ". 3. Plasser markøren etter teksten, og klikk på Sett inn malvariabel ( ). 4. I dialogboksen som vises, velger du Fornavn i listen Sett inn malvariabel. 5. Klikk på OK. Malvariabelen customer.firstname settes inn med oransje bakgrunn. 6. Fortsett med resten av teksten, og sett inn ønskede malvariabler. Tips: Før du sender ut en utsendelse, må du teste at kundedata settes riktig inn i meldingen. Du kan lese mer om dette i kapittel 7. 11

16 12

17 KAPITTEL 4: FINNE MÅLGRUPPE (I SUPEROFFICE SALES & MARKETING) I dette kapittelet får du lære hvordan du lager et statisk utvalg av kontaktpersoner i SuperOffice Sales & Marketing. Dette utvalget skal vi bruke til å lage mottakerlisten for en utsendelse. I tillegg har du disse mulighetene når du skal legge til mottakere i en utsendelse: Utvalg i Customer Service: I Utvalg > Nytt utvalg kan du lage ulike typer utvalg av kontaktpersoner. Du kan lese mer om dette i Hjelp for SuperOffice Customer Service > Utvalg. Prosjekter i Sales & Marketing: Du kan også sende utsendelser til prosjektdeltakere i prosjekter som er laget i SuperOffice Sales & Marketing. Statiske lister i Customer Service: I emarketing > Lister kan du lage en enkel adresseliste over mottakere, eller importere en kommadelt adressefil. Du kan lese mer om dette i Hjelp for SuperOffice Customer Service > emarketing > Arbeide med statiske lister. Kontaktpersoner fra SuperOffice-databasen: Du kan legge til enkeltpersoner fra databasen i mottakerlisten (i fanen Legg til kontaktperson i bildet Velg mottakere). Manuell adresseliste: Du kan legge til mottakerne ved å skrive e- postadressen direkte i en adresseliste eller kopiere og lime inn fra en annen adresseliste (i fanen Adresselist i bildet Velg mottakere). Import: Du kan importere mottakerne fra en ekstern kommadelt fil. Du kan kombinere disse metodene for å lage skreddersydde mottakerlister. Les mer om disse mulighetene i Hjelp for SuperOffice Customer Service > emarketing > Velge mottakere. Registrere et statisk utvalg av kontaktpersoner Vi skal nå se på hvordan du lager et statisk utvalg av kontaktpersoner i SuperOffice Sales & Marketing. Slik gjør du: 1. Logg på SuperOffice Sales & Marketing. 2. Gå til Utvalg-bildet. 3. Klikk på Ny-knappen på knapperaden. Det vises et tomt utvalgskort. 4. Skriv inn navnet på utvalget i det grå feltet der det står Utvalgsnavn med rødt. 13

18 5. I feltet Utvalg av velger du at utvalget skal inneholde Kontakter/personer. 6. I feltet Utvalget er velger du Statisk for å opprette et statisk utvalg. 7. I feltet Eier vises automatisk pålogget bruker. 8. I feltet Kategori velger du hvilken type utvalg du oppretter. 9. Sørg for at avmerkingsboksen Kontakt er unik ikke er merket av. Hvis den er merket av, vil kontakten bare vises én gang på medlemslisten. Det vil i praksis si at det bare blir 1 mottaker per kontakt. 10. Klikk på pilen bak feltet Synlig for, og velg Alle (slik at utvalget blir tilgjengelig i SuperOffice emarketing). 11. Ikke merk av for Utført, siden du vil at utvalget skal være aktivt. 12. I det store tekstfeltet midt på utvalgskortet legger du inn en tekst som beskriver utvalget. 13. Når du har angitt ønskede alternativer på utvalgskortet, klikker du på OK. Utvalget er nå opprettet, og du får opp dialogboksen Legg til medlemmer, slik at du kan få lagt til medlemmer i det nye utvalget. Dette skal vi nå se nærmere på. Legge til kontaktpersoner i statiske utvalg Når du har opprettet utvalget, må du velge hvilke kontaktpersoner som skal inkluderes i utvalget. I dette eksempelet tar vi utgangspunkt i at du vil ha et utvalg av personer med interessen Nyhetsbrev. Tips: De kraftige og fleksible søkefunksjonene i Sales & Marketing gjør at du kan lage utvalg basert på en mengde ulike kriterier, slik at utvalget inneholder nøyaktig de personene du vil ha med i utsendelsen din. Du kan lese mer om dette i Hjelp for SuperOffice Sales & Marketing (trykk på F1). 14

19 Slik gjør du: 1. Hvis ikke dialogboksen Legg til medlemmer vises, må du klikke på knappen Legg til medlemmer. Merk: Hvis det allerede finnes kriterier i dialogboksen Legg til medlemmer, kan du klikke på knappen Blank ut nederst for å fjerne kriteriene. 2. Klikk på knappen Legg til. Dialogboksen Kontakt vises. 3. I dette tilfellet er vi på jakt etter alle kontaktpersoner som har interessen Nyhetsbrev. Klikk på pilen til høyre for Felt, og velg Kontaktperson > Personinteresse. Tips: Du kan også begynne å skrive teksten "personinteresse" til høyre for Felt:, og velge fra listen som vises. 15

20 4. Velg Er lik i feltet nedenfor Felt: Personinteresse. 5. I feltet Kategori velger du kategorien som personinteressen tilhører (for eksempel kategorien for abonnement). 6. Velg interessen Nyhetsbrev i feltet nedenfor, og klikk på høyrepilen for å flytte den til feltet Valgte verdier. 7. Klikk på OK for å legge til søkekriteriet i dialogboksen Legg til medlemmer. Tips: Alternativene for Håndtering av Stopp og Ingen utsendelser kan du lese mer om i Hjelp for SuperOffice Sales & Marketing. 16

21 8. Klikk på OK i dialogboksen Legg til medlemmer. Oppføringene som samsvarer med søkekriteriene, legges til i utvalget. Du har nå opprettet et statisk utvalg med kontaktpersoner som kan brukes i SuperOffice emarketing. I "Kapittel 8: Foreta utsendelsen" skal vi bruke dette utvalget når vi sender utsendelsen. 17

22 18

23 KAPITTEL 5: BRUKE GLOBALE KOBLINGER I dette kapittelet skal vi vise hvordan du kan bruke globale koblinger i markedsføringsstrategien din. Med globale koblinger mener vi koblinger som er tilgjengelig for alle emarketingbrukere som jobber med utsendelser, og som kan spores på tvers av alle utsendelser som bruker disse koblingene. Disse koblingene finner du under emarketing > Koblinger. Merk: Alternativet til globale koblinger er "vanlige" koblinger som bare kan spores i hver enkelt utsendelse. Du kan lese mer om disse i kapittel 6. Ved bevisst bruk av koblinger i utsendelsene kan du og bedriften innhente verdifulle data om kundenes interesse for nye produkter, tilbud og andre nyheter. Disse koblingene kan også brukes til å generere nye mottakerlister og prospekter for nysalg for salgsavdelingen. Sporbare koblinger er unike for hver mottaker, slik at du er sikker på at det var ulike mottakere som har klikket på dem, og ikke samme mottaker som har klikket flere ganger. I tillegg får du vite hvilke mottakere som har klikket på koblingen. Eksempler på bruk av sporbare koblinger Sporbare koblinger kan brukes på flere nyttige måter: Merk: Eksemplene nedenfor fungerer likt for vanlige koblinger, men klikkene måles da bare for den enkelte utsendelse. Respons: Hver mottaker som klikker på en kobling, for eksempel til en ny produktside, registreres i systemet. På denne måten ser du hvor stor interessen er blant alle mottakerne på tvers av flere utsendelser. Prospektliste: Hvis du skal lansere et nytt produkt, kan mottakerne melde sin interesse for produktet ved å klikke på koblingen "Jeg vil gjerne ha et tilbud". De som klikker på koblingen, kan bli lagt til i et statisk utvalg i SuperOffice Sales & Marketing, der selgerne kan håndtere videre kontakt med kundene. Vi skal vise hvordan dette gjøres under "Opprette globale koblinger" nedenfor. Oppgaver/avtaler for selgere i SuperOffice Sales & Marketing: Et alternativ til prospektlisten i eksempelet ovenfor er å generere en oppgave/avtale for selgere/kundekontakter for hvert koblingsklikk. Et klikk på koblingen "Kontakt meg" kan for eksempel generere en avtale i SuperOffice Sales & Marketing med typen "Telefon ut" for kontakten til den aktuelle kunden. I tillegg kan avtalen tilknyttes et aktuelt prosjekt 19

24 i SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel en markedsføringskampanje. Avmelding: I kapittel 3 lærte du å sette inn en kobling for å melde seg av utsendelser. Det innebærer at kunden ikke lenger mottar utsendelser fra SuperOffice emarketing, uansett hvilken mottakerliste som brukes til utsendelsen. Dette er kanskje uheldig hvis firmaet ditt sender ut mange ulike typer utsendelser, for eksempel tilbud, nyhetsbrev og viktig produktinformasjon. Da kan du heller la kundene melde seg av den aktuelle mottakerlisten, for eksempel "nyhetsbrev", slik at de fremdeles vil kunne motta utsendelser fra andre mottakerlister. Du gjør dette ved å legge inn en kobling (f.eks. "Klikk her hvis du ikke ønsker å motta nyhetsbrev fra oss") som kunden kan klikke på for å fjerne seg fra mottakerlisten. Da fjernes kunden fra utvalget du brukte som grunnlag for utsendelsen. Hvis et nyhetsbrev sendes kun til kontaktpersoner med interessen "Nyhetsbrev", kan du definere at denne interessen skal fjernes for mottakere som klikker på koblingen. Du kan lese mer om dette i Hjelp for SuperOffice Customer Service > emarketing > Arbeide med kobling > Opprette koblinger. Tips: For å ha kontroll med hvem som avslutter abonnementet, kan du også sørge for at de som klikker på koblingen, også legges til i et eget utvalg, som heter for eksempel "Nyhetsbrev 2011 avsluttede abonnementer". Det er nemlig mulig å legge til flere handlinger på samme kobling. Individuell oppfølging: Dere har akkurat sluppet en stor oppdatering til produktet deres. Ikke alle kunder har egne IT-folk som kan håndtere oppdateringen, så du legger inn en kobling som kunden kan klikke på for å bestille en konsulent. Da registreres det en ny sak for hver kunde som klikker på koblingen. Saken får kategorien "Konsulent" og sjefen for konsulentavdelingen settes som eier. I tillegg får kunden tilbakemelding om at de blir kontaktet av en konsulent. Dette er bare noen eksempler på effektiv bruk av globale koblinger, og du kan sikkert komme på mange andre bruksområder for denne nyttige funksjonaliteten. Opprette globale koblinger Du skal nå lage en global kobling som skal brukes i utsendelsen din senere i dette kurset. Vi tar utgangspunkt i nyhetsbrevet du skal sende ut til kundene dine. Her informerer du om et nytt produkt dere skal lansere om kort tid, og legger inn en kobling som mottakerne kan klikke på for å be om mer informasjon om produktet. Hensikten er å finne ut hvor mange og hvem som er interessert i dette produktet, og å samle de interesserte kundene i et utvalg som skal brukes til ytterligere rettet markedsføring. Siden koblingen er global, kan den også brukes i andre utsendelser, slik at responsdataene registreres på ett sted. 20

25 Merk: Før du begynner på denne prosedyren, må du opprette et tomt statisk utvalg av Kontakter/personer i Sales & Marketing. Utvalget kan for eksempel hete "Product 5.0 Prospektliste" eller "Product 5.0 Nysalg". Vi skal bruke dette utvalget i fremgangsmåten nedenfor. Slik oppretter du en global kobling: 1. Velg emarketing > Koblinger. 2. Klikk eventuelt på Ny mappe for å lage en mappe for koblingen. 3. Klikk på knappen Ny kobling. Du kommer til bildet Egenskaper for kobling. 4. Øverst i bildet angir du følgende informasjon: Merk: Vi gjennomgår bare noen av disse feltene i dette kurset. Du finner mer informasjon i Hjelp for SuperOffice Customer Service > emarketing. Navn: Her angir du et beskrivende navn på koblingen, for eksempel "Klikk her for å motta mer informasjon om Product 5.0". Da blir det lettere for kollegaene dine å finne riktig kobling til sine utsendelser. Lagre i mappe: Hvis du opprettet en mappe i trinn 2, så vises den her. Hvis ikke kan du klikke på mappeikonet ( ) og velge en mappe du vil plassere den nye koblingen i. Vis tilbakemeldingstekst: Velg dette alternativet slik at kunden får en bekreftelse på at de vil få mer informasjon fra dere. Du må skrive inn tilbakemeldingsteksten i feltet nedenfor. Tips: Alternativt kan du velge Omdiriger til ny nettside, og skrive inn en URL-adresse i feltet URL til ny side. Dette gjør du hvis du vil at det skal åpnes en ny nettside når mottakeren klikker på koblingen. 21

26 5. Velg fanen Legg til / fjern kontaktperson fra utvalg/prosjekt under Koblingshandlinger nederst i bildet. 6. Klikk i feltet Legg til i Sales & Marketing-utvalg, og begynn å skrive navnet på SuperOffice Sales & Marketing-utvalget du har laget. 7. Klikk på utvalget i resultatlisten for å velge det. 8. Klikk på OK. Du kommer til bildet Koblingsdetaljer. Øverst i bildet kan du se tilbakemeldingsteksten du har angitt, i tillegg til koblingshandlingen(e) du har angitt for den aktuelle koblingen. I fanen Koblingstrykk fra kundelister kan du følge med på hvem som har klikket på koblingen, når de klikket og hvilken utsendelse de klikket i. Her kan du også eksportere listen til Excel, HTML, tekst eller SuperOffice Sales & Marketing. Fanen Koblingstrykk fra statiske lister er bare aktuell hvis du bruker mottakslister fra emarketing > Lister. Tips: Dette fungerer på samme måte for koblinger som bare spores for én utsendelse (det vil si koblinger som ikke er globale). Slik gjør du: Åpne den aktuelle utsendelsen, gå til fanen Koblinger, klikk på den aktuelle koblingen, og klikk på Rediger kobling. Registrere ny sak for hvert koblingsklikk I et av eksemplene på hva globale koblinger kan brukes til, nevnte vi muligheten for å registrere en ny sak for hvert klikk på en kobling. Slik gjør du: 1. Åpne den aktuelle koblingen i redigeringsmodus. 2. Gå til fanen Ny sak og angi følgende informasjon: Opprett ny sak: Merk av her for å registrere en ny sak når kunden klikker på koblingen. Det blir bare registrert én sak per kunde, selv om kunden klikker på koblingen flere ganger. Tittel: Her skriver du inn ønsket tittel på den nye saken, for eksempel "Oppgradering til versjon 5.0". Prioritet: I denne listeboksen velger du hvilken prioritet saken skal ha. 22