SuperOffice. Remote Travel

Transkript

1 SuperOffice Remote Travel

2 Denne dokumentasjonen er skrevet, redigert og formatert i Microsoft Word SuperOffice AS. Alle rettigheter forbeholdt. SuperOffice AS gir deg rett til å bruke programvaren og ta en sikkerhetskopi. All annen kopiering er forbudt. Det er forbudt å reprodusere, tilpasse eller oversette dokumentasjonen uten å ha innhentet skriftlig tillatelse. Dette gjelder ikke kopiering som er tillatt i henhold til åndsverksloven. SuperOffice og SuperOffice-logoen er registrerte varemerker for SuperOffice AS. Microsoft, Microsoft Office, Microsoft Internet Information Server, SQL Server og Windows 2000 Server er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Word Pro er et registrert varemerke for Lotus Development Corporation. WordPerfect er et registrert varemerke for Corel Corporation. Sybase er et registrert varemerke for Sybase, INC Oracle er et registrert varemerke for Oracle Corporation. Active Reports er et registrert varemerke for Data Dynamics. DynamiCube er et registrert varemerke for Data Dynamics. Idé og opphav: SuperOffice AS. Dokumentasjon: Semantix AS. Internasjonale datterselskaper: SuperOffice AS SuperOffice Norge AS SuperOffice Sverige AB SuperOffice Danmark A/S SuperOffice GmbH SuperOffice Benelux B.V. SuperOffice Software Ltd. SuperOffice Team Brendel Ag

3 Innholdsfortegnelse Kapittel 1: Bruke Remote Travel 1 Hva er Remote Travel?... 1 Forskjellen mellom vanlig Travel og Remote Travel... 1 Synkronisere lokal database med sentral database... 2 Starte SuperOffice Remote Travel... 2 Overføre filer automatisk... 2 Velge overføringsmetode... 3 Overføre utvalgte dokumenter... 4 Hindre sentral oppdatering... 8 Overføre filer manuelt... 8 Når du kommer tilbake fra reisen... 9 Kapittel 2: SuperOffice Travel Gateway 11 Bruke Travel Gateway Legge til nye aktiviteter Endre aktiviteter Slette aktiviteter Starte aktiviteter direkte Travel-menyen Stikkordregister 15 SuperOffice Remote Travel Innholdsfortegnelse i

4

5 Kapittel 1: Bruke Remote Travel Hva er Remote Travel? SuperOffice Remote Travel er en tilleggsmodul til SuperOffice som brukes til å oppdatere informasjon mellom den lokale og den sentrale databasen uten at du må være fysisk tilkoblet nettverket. Oppdateringen utføres ved hjelp av filoverføring. Programmet er den perfekte løsningen for brukere som må arbeide utenfor kontoret i flere dager eller uker i strekk, eller som sitter på et kontor utenfor det sentrale nettverket. Remote Travel krever egen lisens, og du må tildeles rettigheter til å bruke programmet. Dette gjøres av SuperOffice-administratoren i vedlikeholdsklienten (se vedlikeholdsdokumentasjonen for SuperOffice). Bruken av Remote Travel blir nærmere beskrevet under "Synkronisere lokal database med sentral database" på side 2. Forskjellen mellom vanlig Travel og Remote Travel Vanlig Travel gir deg muligheten til å ta med deg en lokal database og bruke den uten å være tilkoblet nettverket. Du kan oppdatere, slette og legge til data på denne lokale databasen. Når du kobler deg til nettverket igjen og starter SuperOffice, får du spørsmål om du vil oppdatere den sentrale databasen. Endringene dine blir overført til den sentrale databasen. Vanlig Travel blir beskrevet nærmere i bruker- og vedlikeholdsdokumentasjonen for SuperOffice. Remote Travel omfatter de samme funksjonene som vanlig Travel, men med dette programmet har du i tillegg muligheten til å synkronisere databasene mens du ikke er koblet til nettverket, ved hjelp av RAS- eller LANtilkobling. Disse tilkoblingsmetodene blir nærmere beskrevet i emnene nedenfor. RAS og LAN SuperOffice Remote Travel brukes til å synkronisere databasene ved hjelp av RAS- eller LAN-tilkobling: RAS står for remote access service (fjerntilgangstjeneste) og innebærer at du bruker ekstern pålogging til å koble deg til nettverket, for eksempel via en telefonlinje og et modem. LAN står for local area network (lokalnett) og innebærer at du kobler deg opp mot filserveren for eksempel via en fastlinje. SuperOffice Remote Travel Kapittel 1: Bruke Remote Travel 1

6 Synkronisere lokal database med sentral database Når du har jobbet for eksempel et par dager uten å være koblet til det sentrale nettverket, og har gjort endringer i den lokale databasen, kan du synkonisere denne databasen med den sentrale databasen. Dette kan gjøres på to måter: Automatisk, ved hjelp av filoverføring via RAS- eller LAN-tilkobling lokalt og SuperOffice Travel Gateway sentralt. Dette blir nærmere beskrevet under "Overføre filer automatisk" på side 2. Manuelt, ved at UP- og DWN-filer skrives og leses både lokalt og sentralt, og overføres uten direkte tilkobling, for eksempel via e-post. Dette blir nærmere beskrevet under "Overføre filer manuelt" på side 8. Starte SuperOffice Remote Travel Du starter Remote Travel ved å klikke på Remote Travel-ikonet i navigatoren i SuperOffice. Vinduet SuperOffice Remote Travel vises. Den øverste delen av vinduet inneholder et statusfelt som blant annet viser tidspunktene for forrige oppdatering. Merk: Første gang du starter Remote Travel, kommer du direkte til dialogboksen Kommunikasjon, der du kan velge overføringsmåte. Se "Velge overføringsmetode" på side 3. Fra hovedvinduet i Remote Travel kan du angi automatisk filoverføring. Dette blir beskrevet under "Overføre filer automatisk" på side 2. Overføre filer automatisk Automatisk overføring av filer er den enkleste og mest vanlige måten å bruke Remote Travel på. Den forutsetter at du kan opprette en RAS- eller LANforbindelse (se "RAS og LAN" på side 1). Hvis du ønsker å overføre andre dokumenter enn dine egne, må SuperOffice Travel Gateway være definert til å utføre aktiviteten for Remote Travel Server automatisk (se "Aktivitetstyper i Travel Gateway" på side 12). Tilpassing av SuperOffice Travel Gateway gjøres av SuperOffice-administratoren, og de viktigste funksjonene i programmet blir beskrevet under "Bruke Travel Gateway" på side 11. Slik utfører du en automatisk filoverføring mens du er på reise: 1. Start Remote Travel (se "Starte SuperOffice Remote Travel" på side 2). Vinduet SuperOffice Remote Travel vises. Merk: Første gang du starter Remote Travel, kommer du direkte til dialogboksen Kommunikasjon, der du kan velge overføringsmåte. Se "Velge overføringsmetode" på side Angi eller endre eventuelle innstillinger for synkroniseringen via Innstillinger-menyen. Valgene på menyen blir beskrevet under "Velge overføringsmetode" på side 3 og "Overføre utvalgte dokumenter" på side 4. 2 Kapittel 1: Bruke Remote Travel SuperOffice Remote Travel

7 3. Merk av for Be om oppdatering fra sentral database hvis du vil at din lokale database skal oppdateres med endringene som er gjort i den sentrale databasen. Som standard er dette valget aktivert. Merk: Denne oppdateringen blir ikke utført med det samme, men først når du kobler deg til det sentrale nettverket igjen. 4. Klikk på Start for å starte synkroniseringen. Det genereres nye oppdateringsfiler med eventuelle endringer som er skjedd i databasene siden forrige generering: En UP-fil med endringene fra den lokale databasen, og eventuelt (hvis du har merket av for Be om oppdatering fra sentral database) en DWN-fil med endringene fra den sentrale databasen. Filene blir automatisk kopiert til den andre databasen. Merk: Disse filtypene blir nærmere beskrevet i vedlikeholdsdokumentasjonen for SuperOffice. Informasjon om hva som skjer under synkroniseringen, vises i Status-feltet. Merk: Hvis du og noen andre har gjort forskjellige endringer samme sted mens du var frakoblet, for eksempel i samme kontaktkort, er det endringen som ble utført sist, som kommer med i den sentrale databasen. Det vil si at hvis din endring er den siste, overskriver denne en tidligere endring 5. Når prosessen er avsluttet, vises meldingen Synkronisering fullført. Klikk på OK. Både databaseinnhold og dokumentarkiv vil nå være overført fra den sentrale serveren til den lokale PCen, og omvendt. 6. Klikk på Lukk for å avslutte Remote Travel. Velge overføringsmetode Før du setter i gang en synkronisering, må du angi ønskede innstillinger for tilkobling og overføring av data. Dette gjøres i dialogboksen Kommunikasjon, som vises første gang du starter Remote Travel. Senere kan du åpne dialogboksen ved å velge Kommunikasjon på Innstillinger-menyen. Merk: Innstillingene må endres hvis du endrer tilkoblingstype eller plassering av datamaskinen. Slik velger du overføringsmetode i dialogboksen Kommunikasjon: 1. Velg tilkoblingstype under Tilkobling: Merk av for Bruk ekstern tilkobling (RAS) hvis du vil koble deg opp mot filserveren via RAS (Remote Access Server), og fyll ut feltene under Oppringingsinnstillinger. Merk av for Bruk eksisterende LAN-tilkobling hvis du vil koble deg opp mot filserveren via lokalnettet. Hvis du vil teste at nettverksforbindelsen fungerer, velger du ønskede alternativer under Test av nettverkstilkobling. 2. Merk av for Test om filserveren er tilgjengelig under Test av nettverkstilkobling for å kontrollere at serveren er tilgjengelig. 3. Klikk på Test nederst i dialogboksen for å teste om tilkoblingen du har valgt, fungerer. Hvis den gjør det, vises meldingen Tilkobling vellykket under Testinnstillinger. Merk: Hvis ikke denne testen er vellykket, kan du merke av for Test ved å tilordne stasjon under Test av nettverkstilkobling for å forsøke å koble til en SuperOffice Remote Travel Kapittel 1: Bruke Remote Travel 3

8 nettverksstasjon. Dette må du gjøre hvis det er angitt spesielle rettigheter på nettverket, eller hvis nettverksoperativsystemet ikke støtter testen ovenfor. Du må angi brukernavn og passord for nettverket du skal koble deg til. Klikk på Test nederst i dialogboksen for å teste om tilkoblingen du har valgt, fungerer. Hvis den gjør det, vises meldingen Tilkobling vellykket under Testinnstillinger. 4. Hvis du merket av for Bruk ekstern tilkobling (RAS), må du under Oppringingsinnstillinger angi RAS-tilkoblingen du skal bruke til å få tilgang til den sentrale databasen. Velg en tilkobling du har angitt i oppsettet for ekstern tilkobling i Windows. 5. Merk av for Bruk standard oppringingsinnstillinger for å bruke de samme innstillingene som allerede er angitt for tilkoblingen, eller angi nye innstillinger i feltene Telefonnr., Tilbakeringingsnr., Brukernavn, Passord og Område. 6. Merk av for Legg på når prosessen er ferdig hvis du vil at programmet skal koble deg fra når synkroniseringen er fullført. 7. Klikk på OK for å lagre innstillingene. Du kommer tilbake til vinduet SuperOffice Remote Travel, hvor du kan starte synkroniseringen (se "Overføre filer automatisk" på side 2). Overføre utvalgte dokumenter Hvis du ønsker det, kan du spesifisere hvilke filer og dokumenter som skal kopieres til serveren. Du kan angi innstillinger for både dine egne dokumenter (se "Overføre egne dokumenter" på side 4) og andres dokumenter (se "Overføre andres dokumenter" på side 5). Overføre egne dokumenter Du kan angi innstillinger for hvilke av dine egne dokumenter som skal kopieres til den sentrale databasen under synkronisering. Slik angir du ønskede innstillinger for dine egne dokumenter: 1. Velg Mine dokumenter på Innstillinger-menyen i hovedvinduet SuperOffice Remote Travel. Dialogboksen Mine dokumenter vises. 2. Under Kopier filer fra følgende periode(r) angir du hvor gamle dokumenter du ønsker å ta med ut på Travel. Du kan velge å ta med filer fra gjeldende periode eller fra gjeldende og forrige periode. Merk: Det du velger her, er uavhengig av hva du angir for det samme alternativet i dialogboksen Andre dokumenter. 3. Under Håndtering av store filer kan du angi hvordan store filer skal håndteres, ved å velge Kopier alltid, Spør alltid eller Hopp alltid over. Her kan du også angi en grense for hvor store filer du vil ta med, ved å skrive antall kb i feltet Grense for stor fil. Merk: Det du velger her, er uavhengig av hva du angir for det samme alternativet i dialogboksen Andre dokumenter. 4. Under Maler kan du velge å oppdatere SuperOffice-malene dine ved å merke av for Oppdater SuperOffice-malene mine. 5. Klikk på OK for å lagre innstillingene. Du kommer tilbake til vinduet SuperOffice Remote Travel, hvor du kan starte synkroniseringen (se "Overføre filer automatisk" på side 2). 4 Kapittel 1: Bruke Remote Travel SuperOffice Remote Travel

9 Du kan også angi innstillinger for andre dokumenter enn dine egne. Dette er beskrevet under "Overføre andres dokumenter" på side 5. Overføre andres dokumenter Du kan angi innstillinger for hvilke av andres dokumenter, det vil si dokumenter som er skrevet enn andre enn deg selv, som skal kopieres til den sentrale databasen under synkronisering. I tillegg til å velge dine egne dokumenter (se "Overføre egne dokumenter" på side 4), kan du velge å ta med deg dokumenter knyttet til bestemte kontakter, prosjekter eller avdelinger. Merk: Når du velger å ta med andre dokumenter, bør du være klar over at visse innstillinger kan medføre at det er en stor mengde data som må kopieres over forbindelsen du bruker. Slik angir du ønskede innstillinger for andre dokumenter enn dine egne: 1. Velg Andre dokumenter på Innstillinger-menyen i hovedvinduet SuperOffice Remote Travel. Dialogboksen Andre dokumenter vises. 2. Under Dokumenter på kontakter har du følgende alternativer: Kopier dokumenter på alle mine kontakter: Merk av for dette hvis du vil ta med deg dokumenter fra alle kontakter der du er definert som "Vår kontakt", det vil si eier av kontakten, uansett hvem som har opprettet dem. Kopier dokumenter på angitte kontakter: Du kan velge å ta med deg dokumenter knyttet til bestemte kontakter, uansett hvem som har opprettet dem. Fremgangsmåten blir beskrevet under "Legge til aktive kontakter" på side 6. Merk: Begge disse avmerkingsboksene kan være merket av samtidig. 3. Under Dokumenter fra prosjekter har du følgende alternativer: Kopier dokumenter fra mine prosjekter: Merk av for dette hvis du vil ta med deg dokumenter fra alle prosjekter der du er definert som ansvarlig, uansett hvem som har opprettet dem. Kopier dokumenter fra angitte prosjekter: Du kan velge å ta med deg dokumenter fra angitte prosjekter, uansett hvem som har opprettet dem. Fremgangsmåten blir beskrevet under "Legge til aktive prosjekter" på side 6. Merk: Begge disse avmerkingsboksene kan være merket av samtidig. 4. Under Dokumenter opprettet av andre har du følgende alternativer. Kopier dokumenter opprettet av min avdeling: Merk av for dette hvis du vil ta med deg dokumenter som er opprettet av andre på din avdeling. Kopier dokumenter opprettet av angitte avdelinger: Du kan velge å ta med deg dokumenter som er opprettet av angitte avdelinger. Fremgangsmåten blir beskrevet under "Legge til aktive avdelinger" på side 7. Merk: Begge disse avmerkingsboksene kan være merket av samtidig. 5. Under Håndtering av store filer kan du angi hvordan store filer skal håndteres, ved å velge Kopier alltid, Spør alltid eller Hopp alltid over. Her kan du også angi en grense for hvor store filer du vil ta med, ved å skrive antall kb i feltet Grense for stor fil. SuperOffice Remote Travel Kapittel 1: Bruke Remote Travel 5

10 Merk: Det du velger her, er uavhengig av hva du angir for det samme alternativet i dialogboksen Mine dokumenter. 6. Under Kopier filer fra følgende periode(r) angir du hvor gamle dokumenter du ønsker å ta med ut på Travel. Du kan velge å ta med filer fra gjeldende periode, eller fra gjeldende og forrige periode. Merk: Det du velger her, er uavhengig av hva du angir for det samme alternativet i dialogboksen Mine dokumenter. 7. Klikk på OK for å lagre innstillingene. Du kommer tilbake til vinduet SuperOffice Remote Travel, hvor du kan starte synkroniseringen (se "Overføre filer automatisk" på side 2). Ved senere bruk vil Remote Travel huske innstillingene for kommunikasjon og automatisk gå til vinduet SuperOffice Remote Travel. Legge til aktive kontakter I dialogboksen Andre dokumenter (se "Overføre andres dokumenter" på side 5) kan du angi at du vil ha med dokumenter knyttet til bestemte kontakter ved synkroniseringen. Hvis du i dialogboksen Andre dokumenter klikker på et av alternativene under Dokumenter på kontakter, vises teksten Angitte kontakter over feltet til høyre i dialogboksen. Her kan du angi dokumenter ut fra hvilken kontakt de er tilknyttet. Slik henter du inn kontakter: 1. Klikk på Legg til aktiv under feltet til høyre i dialogboksen. Den kontakten som akkurat nå vises i Kontakt-bildet i SuperOffice, blir lagt til i listen, og det vises en hake ved alternativet Kopier dokumenter på angitte kontakter. 2. Bla eventuelt til en annen kontakt i SuperOffice, gå tilbake til dialogboksen Andre dokumenter, og klikk på Legg til aktiv igjen. Kontakten som nå er aktiv, blir lagt til i listen. Gjenta prosedyren ovenfor for hver kontakt du vil legge til. Etter hvert som du legger til aktive kontakter, øker tallet bak alternativet tilsvarende. Du finner informasjon om hvordan du fjerner kontakter fra listen, under "Fjerne valgte kontakter, prosjekter og avdelinger" på side 7. Legge til aktive prosjekter I dialogboksen Andre dokumenter (se "Overføre andres dokumenter" på side 5) kan du angi at du vil ha med dokumenter fra angitte prosjekter ved synkroniseringen. Hvis du i dialogboksen Andre dokumenter klikker på et av alternativene under Dokumenter fra prosjekter, vises teksten Angitte prosjekter over feltet til høyre i dialogboksen. Her kan du angi dokumenter ut fra hvilket prosjekt de er tilknyttet. Slik henter du inn prosjekter: 1. Klikk på Legg til aktiv under feltet til høyre i dialogboksen. Det prosjektet som akkurat nå vises i Prosjekt-bildet i SuperOffice, blir lagt til i listen, og det vises en hake ved alternativet Kopier dokumenter fra angitte prosjekter. 6 Kapittel 1: Bruke Remote Travel SuperOffice Remote Travel

11 2. Bla eventuelt til et annet prosjekt i SuperOffice, gå tilbake til dialogboksen Andre dokumenter, og klikk på Legg til aktiv igjen. Prosjektet som nå er aktivt, blir lagt til i listen. Gjenta prosedyren ovenfor for hvert prosjekt du vil legge til. Etter hvert som du legger til aktive prosjekter, øker tallet bak alternativet tilsvarende. Du finner informasjon om hvordan du fjerner prosjekter fra listen, under "Fjerne valgte kontakter, prosjekter og avdelinger" på side 7. Legge til aktive avdelinger I dialogboksen Andre dokumenter (se "Overføre andres dokumenter" på side 5) kan du angi at du ved synkroniseringen vil ha med dokumenter som er opprettet av angitte avdelinger. Hvis du i dialogboksen Andre dokumenter klikker på et av alternativene under Dokumenter opprettet av andre, vises teksten Angitte avdelinger over feltet til høyre i dialogboksen. Feltet inneholder en liste over alle avdelinger. Her kan du angi dokumenter ut fra hvilken avdeling de er opprettet av. Slik velger du avdeling: 1. Merk ønsket avdeling i listen. Det vises en hake ved alternativet Kopier dokumenter opprettet av angitte avdelinger. 2. Du kan merke flere avdelinger samtidig ved å bruke SKIFT og CTRL på samme måte som i Windows Utforsker. Tallet bak alternativet viser hvor mange avdelinger du har valgt. Merk: Knappen Legg til aktiv er ikke tilgjengelig når du skal legge til avdelinger, siden fremgangsmåten er annerledes enn for kontakter og prosjekter. Du finner informasjon om hvordan du fjerner merkingen av avdelinger fra listen, under "Fjerne valgte kontakter, prosjekter og avdelinger" på side 7. Fjerne valgte kontakter, prosjekter og avdelinger Kontakter, prosjekter og/eller avdelinger som du har valgt i dialogboksen Andre dokumenter (se "Overføre andres dokumenter" på side 5), kan du også fjerne igjen fra listen til høyre i dialogboksen. Slik fjerner du valgte kontakter: 1. Klikk under Dokumenter på kontakter slik at teksten Angitte kontakter vises over feltet til høyre i dialogboksen. Listen over kontaktene du har valgt, vises. 2. Merk den aktuelle kontakten under Angitte kontakter og klikk på Slett. Kontakten fjernes fra listen. Gjenta denne fremgangsmåten for hver kontakt du vil slette. Merk: Hvis du fjerner alle kontakter fra listen, forsvinner også haken foran alternativet Kopier dokumenter på angitte kontakter, siden det ikke lenger er noen aktuelle kontakter. Slik fjerner du valgte prosjekter: 1. Klikk under Dokumenter fra prosjekter slik at teksten Angitte prosjekter vises over feltet til høyre i dialogboksen. Listen over prosjektene du har valgt, vises. 2. Merk det aktuelle prosjektet under Angitte prosjekter og klikk på Slett. Prosjektet fjernes fra listen. Gjenta denne fremgangsmåten for hvert prosjekt du vil slette. SuperOffice Remote Travel Kapittel 1: Bruke Remote Travel 7

12 Merk: Hvis du fjerner alle prosjekter fra listen, forsvinner også haken foran alternativet Kopier dokumenter fra angitte prosjekter, siden det ikke lenger er noen aktuelle prosjekter. Slik fjerner du valgte avdelinger: 1. Klikk under Dokumenter opprettet av andre slik at teksten Angitte avdelinger vises over feltet til høyre i dialogboksen. Avdelingene du har valgt, er merket. 2. Klikk på Fjern for å fjerne merkingen av alle avdelinger i listen. Haken foran alternativet Kopier dokumenter opprettet av angitte avdelinger forsvinner, siden det ikke lenger er noen aktuelle avdelinger. Merk: Knappen Slett er ikke tilgjengelig når du skal fjerne avdelinger, siden fremgangsmåten er annerledes enn for kontakter og prosjekter. Overføre filer manuelt Hindre sentral oppdatering Hvis du bruker RAS- eller LAN-tilkobling mens du er på reise, er den sentrale databasen tilgjengelig. Dette får du beskjed om når du logger deg på SuperOffice, og du får spørsmål om du vil oppdatere den sentrale databasen med endringene du har gjort i den lokale databasen. Om denne meldingen vises eller ikke, er imidlertid en preferanse som SuperOffice-administratoren kan angi i vedlikeholdsklienten før du reiser ut. Det kan ta lang tid å prøve å logge seg på den sentrale databasen utenfra, og hvis du uansett ønsker å arbeide lokalt, er det ikke nødvendig å utføre oppdateringen. Slik angis preferansen i vedlikeholdsklienten: 1. Gå til Preferanser-bildet i vedlikeholdsklienten. 2. Velg Travel i listeboksen Vis gruppe. 3. Merk preferansen Hindre sentral oppdatering under Preferanser. 4. Klikk på Legg til nederst i vinduet og angi ønskede innstillinger i dialogboksen som vises. Dette blir nærmere beskrevet i vedlikeholdsdokumentasjonen for SuperOffice. Hvis administratoren har angitt denne preferansen for deg, slipper du å få spørsmål om du vil oppdatere databasen hver gang du logger deg på. På Filmenyen i SuperOffice vises da valget Blokker sentral oppdatering med en hake foran, som angir at blokkeringen er aktivert. Hvis du ønsker å muliggjøre sentral oppdatering, er det bare å klikke på valget for å fjerne haken og deaktivere preferansen. Ved neste pålogging vil sentral oppdatering bli foreslått hvis den sentrale databasen er tilgjengelig. I stedet for å bruke RAS- eller LAN-tilkobling og SuperOffice Travel Gateway, kan du synkronisere databasene ved å overføre såkalte UP- og DWN-filer manuelt. Disse filtypene blir nærmere beskrevet i vedlikeholdsdokumentasjonen for SuperOffice. Ved manuell overføring av UP- og DWN-filer overføres bare databaseinnhold, og ikke dokumentarkiver. Det vil si at det er bare dokumentkoblingene som overføres, slik at det vises i SuperOffice at Travel-brukeren har skrevet et dokument, men uten at dokumentet kan åpnes sentralt, og omvendt. 8 Kapittel 1: Bruke Remote Travel SuperOffice Remote Travel

13 Skrive oppdatering til sentral database Når du er på reise og ønsker å bruke manuell oppdatering, må du opprette en UPfil med endringer som er gjort i den lokale databasen, og sende den til administratoren, som bruker filen til å oppdatere den sentrale databasen hjemme. Dette blir nærmere beskrevet i brukerveiledningen for SuperOffice. Lese oppdatering fra sentral database Når du som Remote Travel-bruker får tilsendt en DWN-fil fra SuperOfficeadministratoren med de siste oppdateringene som er gjort i den sentrale databasen, må du lese denne inn i din lokale database. Dette blir nærmere beskrevet i brukerveiledningen for SuperOffice. Når du kommer tilbake fra reisen Ved bruk av Remote Travel med filoverføring via RAS- eller LAN-forbindelse kan både databaseinnhold og dokumentarkiv overføres fra den sentrale serveren til den lokale PCen, og omvendt. Hvis du i stedet velger å lage og sende UP- og DWN-filer manuelt, overføres bare databaseinnhold, og ikke dokumentarkiver. Da overføres bare dokumentkoblinger, slik at det vises i SuperOffice at du har skrevet et dokument, men uten at dokumentet kan åpnes sentralt, og omvendt. Dette gjelder helt frem til du kommer tilbake, kobler deg på nettverket og foretar en sentral oppdatering (dette blir beskrevet i vedlikeholdsdokumentasjonen for SuperOffice). Derfor anbefales bruk av Remote Travel med filoverføring via RAS- eller LAN-forbindelse hvis du ønsker å ha tilgang til dokumenter, og hvis du skal være lenge borte. Når du kommer tilbake og foretar en sentral oppdatering, slettes alle UP- og DWN-filer i mappen SO_ARC på serveren og i mappen SO_LOCAL på den lokale PCen automatisk. Hvis du har skrevet oppdateringer som ikke er inkludert i en UP-fil, kommer endringene likevel med når du utfører en sentral oppdatering. SuperOffice Remote Travel Kapittel 1: Bruke Remote Travel 9

14 10 Kapittel 1: Bruke Remote Travel SuperOffice Remote Travel

15 Kapittel 2: SuperOffice Travel Gateway Bruke Travel Gateway SuperOffice Travel Gateway er et eget produkt som er inkludert i SuperOffice. Ved hjelp av dette programmet kan du automatisere oppgaver som du vanligvis utfører i forbindelse med Travel, ved å angi at prosesser skal utføres automatisk til bestemte tider. Programmet kan brukes både sentralt og lokalt, av brukere med brukernivå 0 og av Travel-brukere. En bruker kan være logget på SuperOffice og SuperOffice Travel Gateway samtidig. Programfilen for Travel Gateway heter SoTrvGate.exe og ligger i den mappen SuperOffice er installert i på nettverket. Filen kan kopieres manuelt til den lokale programmappen. Slik bruker du programmet: 1. Start SuperOffice Travel Gateway. Dialogboksen Pålogging til SuperOffice Gateway vises. 2. Skriv inn bruker-id og passord (samme som for SuperOffice) og klikk på OK. Hovedvinduet SuperOffice Travel Gateway vises, med en liste over eventuelle aktiviteter som allerede er definert. 3. Velg Inaktiv under Kjørestatus hvis du vil gjøre endringer. Merk: For at SuperOffice Travel Gateway skal kunne utføre aktiviteter, må du sette kjørestatusen tilbake til Aktiv når du har gjort ønskede endringer. 4. Merk av for Start aktiviteter med utløpt frist ved aktivering hvis du vil at forsinkede aktiviteter skal startes når du logger deg på. Hvis du ikke merker av her, venter aktivitetene til neste gang de egentlig skal kjøres. Det vil si at du fortsetter i det gamle driftsmønsteret. Merk: SuperOffice Travel Gateway må kjøre for at de valgte aktivitetene skal kunne utføres. Emnene nedenfor beskriver hvordan du legger til, redigerer, sletter og starter aktiviteter. SuperOffice Remote Travel Kapittel 2: SuperOffice Travel Gateway 11

16 Legge til nye aktiviteter Slik legger du til en ny aktivitet som skal utføres automatisk: 1. Start SuperOffice Travel Gateway (se "Bruke Travel Gateway" på side 11). 2. Velg Inaktiv under Kjørestatus i vinduet SuperOffice Travel Gateway. 3. Klikk på Ny. Dialogboksen Tidfestet aktivitet vises. Her angir du hva SuperOffice Travel Gateway skal gjøre. 4. I feltet Type velger du aktivitet i listeboksen. Det vises en beskrivelse av den valgte aktiviteten nederst i dialogboksen. Alternativene du kan velge mellom, er beskrevet under "Aktivitetstyper i Travel Gateway" på side Under Tidfesting kan du velge mellom disse alternativene: Umiddelbart etter forrige aktivitet aktiviteten utføres rett etter at forrige aktivitet på aktivitetslisten er blitt utført. Intervall aktiviteten utføres med et bestemt intervall, som du angir i feltene til høyre for alternativet. Når signalfil finnes aktiviteten startes med én gang når det finnes en slik signalfil. Når aktiviteten er ferdigkjørt, blir signalfilen slettet. 6. Klikk på OK for å gå tilbake til hovedvinduet i Travel Gateway. Aktivitetene du har valgt, og tidspunktet de skal utføres, vises nå i aktivitetslisten. Når en aktivitet er gjennomført, endres datoen automatisk til neste kjøretidspunkt. 7. Sett kjørestatusen nederst i vinduet tilbake til Aktiv for at SuperOffice Travel Gateway skal kunne utføre aktivitetene. Merk: Du må ikke lukke Travel Gateway. Da vil ingen aktiviteter utføres før du starter programmet igjen. Aktivitetstyper i Travel Gateway I dialogboksen Tidfestet aktivitet (se "Legge til nye aktiviteter" på side 12) i SuperOffice Travel Gateway kan du velge mellom følgende aktiviteter som skal utføres automatisk: Pålogging hvis du vil at Travel Gateway skal startes før en aktivitet skal utføres. Merk: Travel Gateway må kjøre for at de tidfestede aktivitetene skal kunne utføres. Avlogging hvis du vil at Travel Gateway skal avsluttes etter at en aktivitet er utført. Les oppdatering hvis du vil angi at SuperOffice skal lese oppdateringer (UP-filer) som ligger i en bestemt brukers Travel-mappe på serveren. Velg ønsket bruker eller satellitt i feltet ID/satellitt. Skriv oppdatering hvis du vil at SuperOffice skal lage en oppdateringslogg (DWN-fil) for en gitt bruker. Velg ønsket bruker eller satellitt i feltet ID/satellitt. Lag ny prototyp hvis du vil ha laget ny prototyp for et bestemt område, som du angir i feltet Område-ID. Det er en fordel at dette skjer utenom arbeidstiden, fordi ingen kan gjøre en lokal oppdatering mens prototypen genereres. 12 Kapittel 2: SuperOffice Travel Gateway SuperOffice Remote Travel

17 Slett unødvendige data fra loggen hvis du vil at SuperOffice skal rydde i transaksjonsloggen. Les oppdatering fra alle brukere hvis du vil lese inn alle UP-filer som ligger i brukernes Travel-mapper på serveren. Skriv oppdatering til alle brukere hvis du vil skrive nye DWN-filer til alle aktive Travel-brukere. Generer prototyp for alle områder hvis du bruker SuperOffice Area Management og vil lage prototyper for alle områdene. Utfør program/batchfil hvis du vil at SuperOffice Travel Gateway skal sette i gang for eksempel en sikkerhetskopiering eller en BAT-fil for å kopiere filer eller lignende. Angi bane og filnavn i feltet Bane/fil. Opprett signalfil hvis du vil opprette en fil med navn SIGNAL.DAT i en bestemt mappe, som du angir i feltet Mappe. Dette alternativet brukes til å sette i gang en annen Travel Gateway-økt. Merk: Et eksempel på praktisk bruk av de to sistnevnte valgene er bruk av SuperOffice Satellite Management for å få oppdateringene til å utføres automatisk i riktig rekkefølge. Med én gateway sentralt og én ute, kan disse lese eller skrive oppdateringen og gi beskjed til den andre gatewayen at de er ferdige. Remote Travel Server starter Remote Travel Server, som er et program som tar imot og behandler lister over ønskede dokumenter, laget av Remote Travel Client (på den lokale PCen). Du kan for eksempel angi at Remote Travel Client skal hente alle dokumentene til en bestemt kontakt. Serversiden utfører et søk som tilsvarer klientens angitte kriterier, og finner ut hvilke dokumenter som faktisk skal overføres. Man kan godt si at Remote Travel Server bør kjøres like før eller like etter at du har lest eller skrevet oppdateringer til Remote Travel-brukere. Den har ingen funksjon i forhold til satellitter. Merk: Denne aktiviteten må være definert for at du skal kunne overføre andres dokumenter automatisk ved bruk av SuperOffice Remote Travel (se "Overføre andres dokumenter" på side 5). Endre aktiviteter Slik gjør du endringer i en eksisterende aktivitet: 1. Start SuperOffice Travel Gateway (se "Bruke Travel Gateway" på side 11). 2. Velg Inaktiv under Kjørestatus i vinduet SuperOffice Travel Gateway. 3. Merk ønsket aktivitet i aktivitetslisten. 4. Klikk på Endre for å åpne dialogboksen Tidfestet aktivitet. 5. Gjør ønskede endringer (se "Legge til nye aktiviteter" på side 12). 6. Klikk på OK for å gå tilbake til hovedvinduet i Travel Gateway. Endringene du har gjort, vises nå i aktivitetslisten. 7. Sett kjørestatusen nederst i vinduet tilbake til Aktiv for at SuperOffice Travel Gateway skal kunne utføre aktivitetene. Merk: Du må ikke lukke Travel Gateway. Da vil ingen aktiviteter utføres før du starter programmet igjen. SuperOffice Remote Travel Kapittel 2: SuperOffice Travel Gateway 13

18 Slette aktiviteter Slik sletter du en eksisterende aktivitet: 1. Start SuperOffice Travel Gateway (se "Bruke Travel Gateway" på side 11). 2. Velg Inaktiv under Kjørestatus i vinduet SuperOffice Travel Gateway. 3. Merk ønsket aktivitet i aktivitetslisten. 4. Klikk på Slett. Aktiviteten fjernes fra listen. 5. Sett kjørestatusen nederst i vinduet tilbake til Aktiv for at SuperOffice Travel Gateway skal kunne utføre eventuelle andre aktiviteter du ikke har slettet. Merk: Du må ikke lukke Travel Gateway. Da vil ingen aktiviteter utføres før du starter programmet igjen. Starte aktiviteter direkte Slik starter du en aktivitet direkte: 1. Start SuperOffice Travel Gateway (se "Bruke Travel Gateway" på side 11). 2. Velg Inaktiv under Kjørestatus i vinduet SuperOffice Travel Gateway. 3. Merk ønsket aktivitet i aktivitetslisten. 4. Klikk på Start. Aktiviteten startes umiddelbart, og tidspunktet i aktivitetslisten endres automatisk til neste kjøretidspunkt når aktiviteten er utført. 5. Sett kjørestatus tilbake til Aktiv. Travel-menyen Hvis du klikker på Travel-knappen i vinduet SuperOffice Travel Gateway, får du frem en meny som gir deg tilgang til ulike Travel-relaterte oppgaver, for eksempel lesing og skriving av prototyper. Det vil si at du ikke behøver å ha SuperOffice eller vedlikeholdsklienten åpen for å kunne starte disse oppgavene. Menyen er nyttig hvis du trenger å utføre én eller flere oppgaver utenom fastsatt tid. Hvordan du bruker de aktuelle funksjonene på Travel-menyen, blir nærmere beskrevet i vedlikeholdsdokumentasjonen for SuperOffice. 14 Kapittel 2: SuperOffice Travel Gateway SuperOffice Remote Travel

19 Aktiviteter 13 Stikkordregister F Fjerne Avdelinger 7 Kontakter 7 Prosjekter 7 G Gateway Se Travel Gateway A Aktiviteter Endre 13 Legge til 12 Slette 14 Starte direkte 14 Typer i Travel Gateway 12 Aktivitetstyper Remote Travel Server 12 Travel Gateway 12 Andre dokumenter Dialogboks 5 Overføre 5 Automatisk filoverføring 2 Avdelinger Fjerne 7 Legge til aktive 7 B Blokkere Sentral oppdatering 8 Bruke SuperOffice Travel Gateway 11 D Databaser Synkronisere 2 Dialogbokser Andre dokumenter 5 Kommunikasjon 3 Mine dokumenter 4 Dokumenter Fra prosjekter 6 Opprettet av andre 7 Overføre andres 5 Overføre egne 4 Overføre utvalgte 4 På kontakter 6 E Endre H Hindre Sentral oppdatering 8 K Kommunikasjon Dialogboks 3 Kontakter Fjerne 7 Legge til aktive 6 L LAN 1 Legge til Aktive avdelinger 7 Aktive kontakter 6 Aktive prosjekter 6 Aktiviteter 12 Lese oppdatering Fra sentral database 9 M Manuell filoverføring 8 Mine dokumenter Dialogboks 4 Overføre 4 O Overføre Dokumenter 4 Overføre filer Automatisk 2 Manuelt 8 Overføringsmetode Velge 3 P Prosjekter Fjerne 7 Legge til aktive 6 SuperOffice Remote Travel Stikkordregister 15

20 R RAS 1 Remote Travel 1 Starte 2 Tilbake fra reisen 9 Remote Travel Server 12 S Sentral database Lese oppdatering fra 9 Skrive oppdatering til 9 Sentral oppdatering Hindre 8 Skrive oppdatering Til sentral database 9 Slette Aktiviteter 14 Starte Aktiviteter direkte 14 Remote Travel 2 SuperOffice Remote Travel Se Remote Travel SuperOffice Travel Gateway Se Travel Gateway Synkronisere Automatisk 2 Databaser 2 Manuelt 8 T Tilbake fra reisen 9 Tilkobling LAN 1 RAS 1 Travel Meny i Travel Gateway 14 Remote 1 Vanlig 1 Travel Gateway Aktivitetstyper 12 Bruke 11 Endre aktiviteter 13 Legge til aktiviteter 12 Slette aktiviteter 14 Starte aktiviteter direkte 14 Travel-meny 14 V Vanlig Travel 1 Velge Overføringsmetode 3 16 Stikkordregister SuperOffice Remote Travel