SAS innkjøpsanalyse i Oslo kommune

Transkript

1 Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Konserninnkjøp SAS innkjøpsanalyse i Oslo kommune Seminar om SAS innkjøpsanalyse

2 Oslo kommune Desentralisert innkjøpsorganisasjon Volum på anskaffelser: 17 mrd per år fakturaer per år E-faktura p.t 60%, sterkt stigende

3 Konsernovergripende rammeavtaler samkjøpsavtaler pilotområde for SAS 61 avtaleområder 120 leverandører 1,7 mrd i omsetning 1500 leveringssteder, 2000 bestillere fakturaer 4

4 Anskaffelsesprosessen Risikovurdering Plan for oppfølging Risikovurdering 5

5 Kontraktsoppfølging med utgangspunkt i risikovurderinger 6

6 Pris skrivere - vektet 45 % Alle priser skal oppgis eks mva Prissammenligning foretatt på Teknofil.no og som sjekker priser fra tilbydere på internett, for eksempel Mobilestore.no, Yaha.no, Deal.no, Dropzone.no, Best--buy.com Testen er foretatt 19. januar Type skriver Produktnavn printer Avtalepris Laveste pris Teknofil.no * Gevinst pr skriver i kr Gevinst pr skriver i % Liten multifunksjons blekkskriver - foto farge Lexmark Pro , ,00 485,00 34,32 Mindre laserskriver Nettverk Sort/hvitt Lexmark E360dn 1234, , ,00 49,36 Laserskriver Nettverk Sort/hvitt Lexmark T652dn 3459, , ,00 38,39 Laserskriver Nettverk - farge Lexmark C734dn 3459, , ,00 38,39 Pris tilbehør skrivere - vektet 5 % Produktnavn arkmater Avtalepris Laveste pris Teknofil.no Gevinst pr skriver i kr Gevinst pr skriver i % Ekstra arkmater - Mindre laserskriver Nettverk Sort/hvitt 550 arkmater 714, ,00 733,00 50,66 Ekstra arkmater - Laserskriver Nettverk Sort/hvitt 550 arkmater 1224, ,00 637,00 34,23 Ekstra arkmater - Laserskriver Nettverk - farge 550 arkmater 1735, ,00 863,00 33,22 LCC kostnader - vektet 50 % Ved beregning av LCC kostnader vil forbruk av toner/blekk bli medregnet. Vekting av toner/blekk per skrivermodell er lik vektingen av skrivermodellen. Dersom det tilbys flere typer tonere/blekk til samme skrivermodell (enkeltpakninger/økonomipakninger), vil det mest kostnadseffektive alternativet bli vektlagt i prisevalueringen. Blekk - Liten multifunksjons blekkskriver - foto - farge Produktnavn rekvisita Avtalepris Laveste pris Teknofil.no Gevinst pr skriver i kr Gevinst pr skriver i % Svart (alt 1) 155XL RP 750 pages, PN 14N1619E 73,00 168,00 95,00 56,55 Svart (alt 2) 155XL x 2 RP 1500 pages, PN 14N1811E 139,00 214,00 75,00 35,05 Fargepatroner (det kan legges inn flere rader for fargepatroner hvis behov) 150XL RP 700 pages Cyan, PN 14N1615E 137,00 235,00 98,00 41,70 Fargepatroner 150XL RP 700 pages Magenta, PN 14N1616E 137,00 235,00 98,00 41,70 Fargepatroner 150XL RP 700 pages yellow, PN 14N1618E 137,00 235,00 98,00 41,70 Toner - Mindre laserskriver Nettverk Sort/hvitt Produktnavn rekvisita Avtalepris Laveste pris Teknofil.no Gevinst pr skriver i kr Gevinst pr skriver i % Svart toner E360H31E, 9K Corp. Cartridge 700, ,00 445,00 38,86 Photoconductor E260H22G, 30K PC 194,00 324,00 130,00 40,12 Laveste pris Gevinst pr Gevinst pr Toner - Laserskriver Nettverk Sort/hvitt Produktnavn rekvisita Avtalepris Teknofil.no skriver i kr skriver i % Svart toner T650H31E, 25K Corp. Cartridge 1140, , , ,61

7 To dimensjoner: Er besparelsen konstant gjennom hele avtaleperioden? Bruker vi riktig leverandør/produktsegment? 8

8 Erfaringer fra ekstra ressursbruk - kontraktsoppfølging Overfakturering fra Adecco 8,9 millioner, Kelly services Norengros 12 mill feilfakturering Større krav mot en rekke leverandører Benyttet betydelige ressurser for å oppdage Omfattende bruk av revisorer for å verifisere omfang 9

9 Strategisk prising.

10 Vil SAS endre måten vi jobber på?

11 Implementering av SAS innkjøpsanalyse - status Prosjektstart 05.mars 2014 Dataleveranser Mars/ april : E-fakturaer overføres SAS fortløpende Mai: Org-, avtale- og prisdata overføres SAS en gang pr mnd (18 avtaler pt) Juni: ERP data overleveres SAS en gang pr mnd Første opplæring gjennomført i august Vi har fra 18.august fått tilgang til SAS med Oslo kommune data Det som gjenstår Datavalidering knyttet til ERP data pågår Akseptansetest, pågår Sette opp rutine for oppdatering og levering av data til SAS, Workshoper for se på gevinstrealiserings potensialer Utvikle spesialrapporter for Oslo kommune Kontinuerlig bedre datakvalitet Implementeringsplanen løper til 04.nov 2014 Vi er i dag klar til å starte analysereisen IDENTIFISERE VERIFISERE REALISERE 12

12 Helsevikar Sykehjemsetaten februar juli 2014 Avtaleleverandør Rangering Leverandør Beløp ekskl.moms Avtaleleverandør 3 Centric Care AS (Org.nr: ) Avtaleleverandør 1 Vacant Helse AS (Org.nr: ) Avtaleleverandør 4 Backup Helsepersonell AS (Org.nr: Ikke-avtaleleverandør Ingen kontrakt Konstali Helsenor AS (Org.nr: ) Avtaleleverandør 2 Jobzone Norge AS (Org.nr: ) Ikke-avtaleleverandør Ingen kontrakt Lenas Helsepersonell AS (Org.nr: I alt Centric care har 27% høyere påslag enn Vacant Konstali.. Rangering

13 Område KELLY SERVICES OG MANPOWER LEVERANDØRDIALOG (VIKAR) Analyse baseret på, at ingen af de to leverandører fremgår avtale grensesnit og dermed ikke forventes at have en avtale med Oslo Kommune. Oplægget baserer sig på en leverandørdialog eller løsning af behov via andre vikaraftaler. Samlet estimeret årlig forbrug: NOK Estimeret gns. besparelsesprocent 15%* Estimeret årlig besparelse NOK Estimeret besparelse år NOK *se punkt 4 slide 2

14 Eksempel PRISSAMMENLIGNING /LEXMARK C746A1YG TONER GUL Gns. Enhedspris ikke avtalevare: 1.754,63 NOK Enhedspris substituerende avtalevare: 715 NOK Besparelsesprocent: 59% Company Confidential - For Internal Use Only Copyright 2014, SAS Institute Inc. All rights reserved.

15 Eksempel PRISSAMMENLIGNING Kopipapir STAPLES Copy A4 80g Estimeret årlig samlet forbrug: NOK Gns. enhedspris: 41,5 NOK Enhedspris substituerende avtalevare: 17,0 NOK Besparelsesprocent: 59% Company Confidential - For Internal Use Only Copyright 2014, SAS Institute Inc. All rights reserved.

16 Vi mener SAS Visual analytics kan ha potensiale innenfor to vesentlige områder Avdekke/forebygge arbeidslivskriminalitet «Red flag» rapporter for å forebygge/avdekke korrupsjon og misligheter

17 Samfunnsansvar - hvordan forhindre at vi kontraherer useriøse aktører? Konsernovergripende tiltak Standardkontrakter Begrense bruk av underleverandører Lærlinger Innsyn Sanksjoner Piloterer tiltak: Krav om fullmakt til innsyn hos Skatteetaten i risikoutsatte områder SAS Innkjøpsanalyse: Kan søke i fakturatekst etter indikatorer på fiktiv fakturering 18

18 Skatteetaten/Oslo kemnerkontor Prosjekt «fiktiv fakturering» En fiktiv faktura kjennetegnes ofte ved at den er mangelfull i forhold til de formelle krav som gjelder for utstedelse av salgsdokument (se bokføringsforskriften 5-1). En fiktiv faktura kan mangle konkret beskrivelse av hva som er levert, f eks fremgår kun arbeid i henhold til avtale, arbeid i henhold til timelister, men timelistene kan på forespørsel ikke fremlegges verken av Selskap A eller Selskap B, 19

19 Fakturering Kommunerevisjonsrapport 3/2014 (samlerapport 2013) Fakturaer er så dårlig spesifisert at de er vanskelig å kontrollere

20 Utvikle krav til fakturering Utarbeider interne krav til utforming av fakturaer Kravene skal legge til rette for kontroll og analyse Eksempler: Konsulentavtaler: Navn på konsulent skal fremkomme Bygg/anlegg. Underleverandørnavn,org.nummer og sum skal oppgis

21 Implementering av SAS innkjøpsanalyse - status Prosjektstart 05.mars 2014 Dataleveranser Mars/ april : E-fakturaer overføres SAS fortløpende Mai: Org-, avtale- og prisdata overføres SAS en gang pr mnd (18 avtaler pt) Juni: ERP data overleveres SAS en gang pr mnd Første opplæring gjennomført i august Vi har fra 18.august fått tilgang til SAS med Oslo kommune data Det som gjenstår Datavalidering knyttet til ERP data pågår Akseptansetest, pågår Sette opp rutine for oppdatering og levering av data til SAS, Workshoper for se på gevinstrealiserings potensialer Utvikle spesialrapporter for Oslo kommune Kontinuerlig bedre datakvalitet Implementeringsplanen løper til 04.nov 2014 Vi er i dag klar til å starte analysereisen IDENTIFISERE VERIFISERE REALISERE 22