Kommunikasjonsplan Digital arbeidsflyt Skrevet av: Korsnes Daasvand Filnavn: Kommunikasjonsplandigitalarbeidsflyt.docx Status: Utkast Versjon: 1 Opprettet: 16.01.2014 Sist endret: Sider: 8 Revisjonshistorikk Dato Versjon Beskrivelse Forfatter <dd.mm.åååå> <x.x> <Tekst> <Fornavn Etternavn> 1
Innholdsfortegnelse 1. BAKGRUNN 3 1.1. ANSVARLIG FOR PLANEN 3 1.2. BAKGRUNN FOR KOMMUNIKASJONSPLANEN 3 2. MÅL FOR KOMMUNIKASJONEN 4 3. INTERESSENTANALYSE 5 4. DETALJERT KOMMUNIKASJONSPLAN 6 4.1. KANALER 6 4.2. AKTIVITETER 7 5. TIDSPLAN FOR AKTIVITETER 8 2
1. BAKGRUNN 1.1. Ansvarlig for planen Ansvarlig: Korsnes Daasvand Opprettet Januar 2014 1.2. Bakgrunn for kommunikasjonsplanen Beskriv viktige hendelser i prosjektet som er viktig for kommunikasjonen: Beskrivelse Tidsfrist Ansvarlig Oppstart Public 360 ved HIOA Oppstart med e-møter for Høgskolestyret Karin Innlemmelse av AFI/NOVA og andre prosjekter i Arbeidsrom i P360 Integrasjon med rekrutteringssystem Integrasjon med KGV Oppstart med samhandling med DIFIs portalløsninger 01.09.2014 01.09.2014 eller 01.01.2015 01.10.2014 01.07.2015 01.07.2015 31.12.2015 Karin Kari Kari Prosjektets mål og hensikt: Hvem berøres av prosjektets leveranser, og hva er deres oppfatninger og forventinger: Etablere Digital arbeidsflyt som en tjeneste levert av Enhet for arkiv som bidrar til at høgskolen har en effektiv og korrekt håndtering av digital dokumentasjon og informasjon som har verdi for virksomheten. Tjenesten vil bidra til prosesser og tjenester som støtter opp under håndtering og behandling av dokumentasjon ved HiOA, og som muliggjør automatisering og samhandling på tvers. Først og fremst saksbehandlere, ledere, møtesekretærer, prosjektmedarbeidere/forskere og 01.02.2016 André 3
Interne og eksterne utfordringer: Hva har blitt gjort tidligere kommunikasjonsmessig? arkivmedarbeidere. Forventer noe nytt og mer brukervennlig enn dagens system. Internt: Endringsmotstand, motvilje mot å ta i bruk system. Lite forståelse for behov for god dokumentasjons- og informasjonsforvaltning Eksternt: Forsinkelser, tekniske problemer Informasjon på nettsider, noe informasjon på møter og i direkte kommunikasjon 2. MÅL FOR KOMMUNIKASJONEN Kommunikasjonsmål: Hovedbudskap: Målgrupper /interessenter: Kanalvalg (i hvilke kanaler og på hvilke arenaer når vi målgruppen) Kommunikasjonsaktiviteter: Oppfølging hva er viktig å følge opp og hvordan skal vi følge opp dette? Presentere prosjektet på en måte som skaper begeistring og engasjement Digital arbeidsflyt skal forenkle, fornye og forbedre din arbeidshverdag ved hjelp av et effektivt og brukervennlig verktøy, tilpassede arbeidsprosesser og gode løsninger for samhandling og kunnskapsdeling. Saksbehandlere, ledere, møtesekretærer, prosjektmedarbeidere Nett, e-post, møter, direkte kommunikasjon Oppdatere nettinformasjon, sende e-poster, invitere oss selv på møter og holde presentasjoner, være bevisst på å fortelle om prosjektet i direkte kommunikasjon med interessentene, utarbeide elektroniske presentasjoner videoer? Være tilgjengelig for tilsatte. Viktig å følge opp alle spørsmål og innspill så raskt og tydelig som mulig. Ha et klart budskap som kan selges, gjerne tilpasset ulike brukergrupper. Tilby gode løsninger for opplæring tilpasset brukergrupper. 4
3. INTERESSENTANALYSE Brukere (interne og eksterne) Hva skal kommuniseres? Frekvens Kanal/Media Ledere Mulighetene digital arbeidsflyt gir. Nye arbeidsmåter, apper osv. Compliance må drive i samsvar med lover og regler og ivareta autentisk dokumentasjon for virksomheten. To hovedrunder Fortløpende der vi får innpass og mulighet Ledermøter, Khrono, nettsider, e-post, direkte kontakt (møter, brukerstøttesituasjoner), brukerundersøkelser. Tilpasset opplæring i forkant og etter implementering av system. Saksbehandlere Public 360 er enklere og mer brukervennlig enn dagens system Mulighet for å jobbe direkte fra Outlook Fortløpende der vi får innpass og mulighet Nettsider, Khrono, møter, direkte kontakt (møter, brukerstøttesituasjoner), brukerundersøkelser. Tilpasset opplæring i forkant og etter implementering av system. Vi lager prosesser for å forenkle din arbeidshverdag så du kan fokusere på dine oppgaver Møtesekretærer Registrere og styre saksgangen i saker som er til behandling i ett eller flere utvalg. Nettsider, Khrono. Piloter på kurs og intern opplæring. Brukerundersøkelser. Tilpasset opplæring i forkant og etter implementering av system. Gjennomføre elektronisk møtebehandling Prosjektmedarbeidere Enkelt kunne arbeide med prosjektdokumentasjon, dele og Nettsider, Khrono. Tilpasset opplæring og skreddersøm for de enkelte prosjekter. 5
Brukere (interne og eksterne) Hva skal kommuniseres? Frekvens Kanal/Media samhandle om informasjon med eksterne og interne Friere til å strukturere sitt dokumentasjonsbehov ved hjelp at digitale arbeidsrom IKT Klare bestillinger i forhold til hvilke behov vi har fra dem, løpende info om status, god dialog og involvering Ved behov, løpende Møter, e-post, IKT prosjektforum Leverandør/sup port God dialog, klare forventninger, gode tilbakemeldinger Ved behov, løpende 4. DETALJERT KOMMUNIKASJONSPLAN 4.1. Kanaler Kanal Nettsider e-post Ledermøter Andre møter Khrono Brukerundersøkelser Beskrivelse av nytte Leses av mange, men nyttigst hvis vi får lagt inn informasjon fra forside/for tilsatte-side Kan brukes til mindre grupper, ikke for ofte fort gjort å trøtte ut folk Ledelsesforankring ved å gi tidlig og god informasjon Arena for å treffe interessenter og fortelle om prosjektet, både i presentasjoner og i mer uformell sammenheng Leses av mange ansatte, god arena for å formidle informasjon Kan brukes i forkant og etter at systemet har vært i drift en stund 6
4.2. Aktiviteter Aktivitet Formål Målgruppe Kanal Tidspunkt Materiell Ansvarlig Informasjon på Ledelsesforankring, Ledere og Møte Feb-mars, når vi får PP-presentasjon, André/ ledermøter tidlig informasjon mellomledere innpass skjermbilder Oppdatere nettsider Få med det som er Alle Nett Fortløpende Kari nytt / endrer seg Sende ut e-post, produsere nyhetssaker/blogg Informere om konkrete ting Alle, men ikke alle på en gang E-post Når det er hensiktsmessig e-post Anna/ Delta på møter Skrive artikler til Crono Skape en «event», eller «teasere» Brukerundersøkelse med premie Brukerundersøkelse om opplæring Informere, svare på spørsmål Informere, lage nyhetssaker Skape nysgjerrighet for nytt system «skape magi» Undersøke brukernes behov og ønsker for det nye systemet Evaluere opplæringen Saksbehandlere og møtesekretærer (og ledere) Møte Fortløpende når vi får innpass Alle Avis Når vi har litt mer info og får innpass Alle Ikke formell Før lansering av informasjon P360 Alle e-post/nettsider April og desember 2014 Alle som har deltatt e-post/nettsider August 2014 / fortløpende etter kurs PP-presentasjon, skjermbilder Uavklart Lime Survey Lime Survey Margit 7
5. Tidsplan for aktiviteter Måned / uke Aktivitet Informasjon på ledermøter Oppdatere nettsider Sende ut e-post, produsere nyhetssaker / blogg Delta på møter Skrive artikler til Khrono Skape event / teasere Brukerundersøkelse Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Ansvarlig André Kari/ Anna/ André/ Margit 8